samtliga kommunanställda ska genom sitt arbete ha tillgång till kommungemensam information och information som är relevant för yrkesutövningen

Transkript

1 Internetpolicy

2 Antagen av kommunstyrelsen den 20 november Inledning Till grund för denna policy ligger Höganäs kommuns IT-policy, intranätriktlinjer, informationspolicy samt gällande regler för offentlighet, sekretess och personuppgifter på Internet. Syftet med Höganäs kommuns webbplats är att förbättra samhällsinformationen, underlätta kommunikationen mellan kommunens invånare, tjänstemän och förtroendevalda samt skapa förutsättningar för en effektivare kommunal verksamhet genom förbättrad service åt kommuninvånarna. Den är också ett viktigt medel när det gäller att marknadsföra kommunen som ett attraktivt boendealternativ, intressant turistmål och som etableringsmöjlighet för näringslivet. Målsättningen är att: samtliga kommunanställda ska genom sitt arbete ha tillgång till kommungemensam information och information som är relevant för yrkesutövningen samtliga förvaltningar/bolag ska självständigt publicera information som rör den egna verksamheten och ge medborgarna möjlighet till dialog all information som är av intresse för allmänheten ska publiceras på kommunens webbplats de verksamhetssystem som används ska i möjligaste mån integreras med kommunens webbplats kommunens webbplats ska sträva efter att föra de politiska besluten närmare medborgarna genom att kontinuerligt publicera uppdaterad och relevant information tyngdpunkten i utvecklingen av kommunens webbplats ligger på förstärkt interaktivitet, genom t ex utveckling av offentliga debattforum för medborgare, politiker och tjänstemän, som ett medel att ge medborgarna förbättrade möjligheter att delta i de demokratiska processerna samt bidra med information och synpunkter på verksamheten. 1. Medborgarkommunikation Ett syfte med kommunens webbplats är att underlätta kommunikation mellan kommunens verksamheter och politiker och medborgarna samt andra intressenter. Kommunikationen kan ske i form av e-post eller via s.k. diskussionsforum. Inom en snar framtid kommer det också att bli möjligt att ställa sig i olika kommunala köer eller göra ansökningar av olika slag samt få bekräftelse/svar på dessa.

3 Detta ställer krav på kommunens förvaltningar/verksamheter att sköta kommunikationen på ett acceptabelt sätt i enlighet med de regler för arkivering, diarieföring, offentlighet och sekretess som gäller i övrigt. Varje förvaltning/verksamhet har ett ansvar för att gällande regler följs. 2. Kvalitetskrav Höganäs kommuns webbplats ska uppfylla Toppledarforums uppställda krav på offentliga myndigheters webbplatser. Det innebär att kommunens webbplats: har uppgifter om när informationen senast uppdaterats har länkar och innehåll som regelbundet kontrolleras innehåller grunduppgifter om utgivare är läsbar från så många webbläsare som möjligt har resurssnåla bilder uppger namn på kontaktpersoner för enskilt dokument ger möjlighet att enbart välja textbaserad information har en länk från varje dokument till beaktar handikappaspekter inte innehåller tomma sidor, d v s sidor under konstruktion är lätt att hitta i har genomtänkt innehåll är anpassad till näthastigheten, d v s minimerar väntetider På kommunens webbplats skall enbart information som berör kommunens egna verksamheter/bolag publiceras men det ligger i kommunens intresse att även annan information som är av nytta eller intresse för allmänheten ska vara sökbar från kommunens webbplats. Webbplatsen skall inte innehålla länkar till informationslämnare som kommunen normalt inte vill förknippas med.

4 3. Ansvar för information/kommunikation på webbplatsen Övergripande ansvar för information och innehåll på Höganäs kommuns webbplats ligger hos informationsansvarige. Ansvarig för att information om kommunens förvaltningar och verksamheter publiceras är respektive förvaltningschef. Varje informationslämnare (förvaltningarna och dess olika verksamheter) ansvarar för att information och tjänster på respektive hemsidor är korrekt, relevant och uppdaterad. För varje informationslämnare finns en ansvarig utgivare på respektive förvaltning, som har ett övergripande ansvar för att förvaltningens innehåll på webbplatsen följer givna riktlinjer och att eventuell kommunikation sköts på ett korrekt sätt. Övergripande ansvarig utgivare, informationsansvarig, har rätt att ta bort sådan information som är inaktuell, som inte följer de givna riktlinjerna eller på annat sätt är olämplig. 4. Avsändare All Internetinformation som publiceras inom kommunens verksamheter ska följa de grafiska mallar som finns framtagna samt de riktlinjer som är fastställda i denna policy. 5. Namnstandard (elektronisk post) Målet med namnstandarden är att det ska vara enkelt för allmänhet och anställda att hitta rätt inom kommunen. Standarden är också en kvalitetssäkring då namnet ska garantera att information från kommunen har rätt avsändare. För elektronisk post är standarden att adressen är uppbyggd av personens för- och efternamn tillsammans med kommunnamnet/bolagsnamnet.se. Bokstäverna å, ä, ö får ej ingå. Ex: cecilia.olla@hoganas.se Alla förvaltningar inom Höganäs kommun ska kunna ta emot e-post via en s.k. myndighetsbrevlåda. Standarden är att adressen är uppbyggd av förvaltningens namn tillsammans med kommunnamnet. Bokstäverna å, ä, ö får ej ingå. ex socialforvaltningen@hoganas.se

5 6. Informationsperspektivet Vid informationsinsatser och marknadsföringsåtgärder bör användandet av kommunens webbplats som en kanal alltid övervägas. Användandet skall ses som ett sätt att öka tillgängligheten till kommunal information och service samt som ett sätt att underlätta kommunikationen mellan medborgare och andra målgrupper och kommunens tjänstemän och politiker. Vid all publicering av information ska enkelhet och tydlighet eftersträvas. Innehåll, sammanhang och användbarhet är det väsentliga. Varje förvaltning ansvarar för att den information som publiceras strävar efter att spegla helheten inom de olika verksamheterna. 7. Språk Grundprincipen är att informationen på webbplatsen publiceras på svenska. Vid vissa tillfällen, t ex när informationen även riktar sig till en målgrupp som inte talar svenska, kan information behöva publiceras på andra språk. Översättning till andra språk övervägs vid varje enskild publicering med hänsyn till målgrupp. Varje förvaltning svarar för att eventuella översättningar blir gjorda samt att de är korrekta. Vid tveksamheter om när översättning till annat språk kan vara nödvändig, kontaktas ansvarig utgivare; informationsansvarig. 8. Samarbete med övriga organisationer/institutioner och IT-producenter Reklamfinansierade tjänster kan få förekomma på kommunens webbplats under förutsättning att de bidrar till att stärka kommunens profil, t ex i turistsammanhang, eller på annat sätt bidrar till att stärka interaktiviteten på webbplatsen. Ansvarig utgivare, informationsansvarig, avgör vilka tjänster som eventuellt läggs ut på webb-platsen. För att utveckla kompetens och tjänster kan kommunen aktivt söka samarbete med högskolor, institutioner och olika IT-leverantörer 9. Tekniska aspekter/säkerhetsaspekter Inga externa klienter, förutom för i kommunfullmäktige representerade politiska partier, skall finnas på kommunens servrar.

6 Detta grundar sig på säkerhets- och funktionalitetsaspekter men också på att det är omöjligt att göra en rättvis bedömning av vilka som får respektive inte får tillåtelse att utnyttja kommunens servrar. Separata program, i form av bifogade filer, får inte publiceras på kommunens webbplats utan godkännande av ansvarig utgivare och kontroll av IT-avdelningen.