Uppdrag i budget - princip för resursfördelningssystem för lokalbidrag inom barn- och utbildningsnämndens ansvarsområde.

Transkript

1 Utdrag ur protokoll fört vid sammanträde med kommunstyrelsens arbetsutskott i Falkenberg FALKENBERG 345 Uppdrag i budget - princip för resursfördelningssystem för lokalbidrag inom barnoch utbildningsnämndens ansvarsområde. Dnr KS KS Beslut Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta 1 Strategienheten ska se över kommunstyrelsens resursfördelningssystem så att en lokalersättning finns med i det å-pris som används för beräkning av volymförändringsersättning. Detta bör med fordel samordnas med det uppdrag som lämnats avseende resursfördelningssystemet i samband med budget Tekniska nämnden ska i samråd med barnoch utbildningsförvaltningen se över internhyresavtalen för att möjliggöra flexibilitet i lokalanvändandet hos förvaltningarna. 3 Tekniska nämnden ska utarbeta ekonomistyrningsprinciper kring hantering av tomställda lokaler. För detta har lämnats ett uppdrag i samband med budget Ge kommunschefen i uppdrag att utreda förutsättningarna för införande av kundvalsmodell för barnoch utbildningsnämnd med förvaltning. 5 Strategienheten ska se över principerna för hantering av över- och underskott för att öka det ekonomiska ansvartagandet hos nämnderna. Beslutsunderlag Uppdrag i budget Fastställande av uppdragshandlingar, dnr KS Tjänsteskrivelse från strategienheten, "Budgetuppdrag - princip för resursfördelningssystem för lokalbidrag inom barnoch utbildningsnämndens ansvarsområde". Budgetuppdrag - princip för resursfördelningssystem för lokalbidrag inom nämndens ansvarsområde, dnr B UN /60. Tjänsteskrivelse från barnoch utbildningsförvaltningen, "Lokaluppdrag i Budget 2012". Sammanfattning av ärendet Barn- och utbildningsnämnden fick i samband med budget 2012 i uppdrag att i samråd med kommunstyrelsen ta fram en princip för hur hyrorna inom barnoch utbildningsnämndens område, med hänsyn tagen till privata huvudmän inom området, ska hanteras. Uppdraget innefattar att ta fram en princip för hur resursfördelningen avseende hyrorna inom barnoch utbildningsnämndens området ska ske. Principen ska vara långsiktigt hållbar både för barnoch utbildningsnämnden och e-posl: kommun@ralkenberg.se www. fal kenberg.se

2 Utdrag ur protokoll fört vid sammanträde med kommunstyrelsens arbetsutskott i Falkenberg FALKENBERG Forts. 345 andra huvudmän. En ekonomisk redovisning för hur principen påverkar kommunens budget ska redovisas. I samband med utredningen har studiebesök genomförts i två kommuner som har en stor del av sin utbildningsverksamhet hos andra huvudmän. Utifrån studiebesöken har ett antal brister i s styrprinciper observerats. Två brister har noterats avseende kommunstyrelsens resursfördelning och en ökad andel elever hos annan huvudman. Dels att ersättningen från kommunstyrelsen till barnoch utbildningsnämnden ej innehåller lokalkostnader i priset per barn/elev, vilket påverkar barnoch utbildningsnämnden negativt vid ökad andel av elever hos annan huvudman. Den andra bristen är att barnoch utbildningsnämnden ej har vidtagit åtgärder för att minska de fasta kostnaderna (lokalkostnaderna) då elevantalet minskat i den kommunala verksamheten. För att komma till rätta med problematiken är huvudmålet att skapa förutsättningar för större ekonomiskt ansvar och flexibilitet för barnoch utbildningsnämnden i hushållning med budgetramen. Då uppdraget kommit att inriktas på större övergripande frågor såsom förändring av ekonomistyrningsprinciper och förändringar av organisationen överlämnar barnoch utbildningsnämnden uppdraget till kommunstyrelsen för vidare behandling. Ekonomi Beslutet i sig har ingen påverkan på kommunens ekonomi. De uppdrag som ges i samband med beslutet har dock troligtvis påverkan på kommunens ekonomi. Övervägande De förslag som uppdragsgruppen har kommit fram till innebär förändringar i ekonomistyrningsprinciper och större organisatoriska förändringar. Därmed har barnoch utbildningsnämnden lämnat sin syn i frågan och kommunstyrelsen formulerar uppdrag för hur arbetet gällande detta område bör fortskrida. Barn- och utbildningsnämnden måste anpassa den kommunala verksamheten utifrån den ökade andelen elever hos andra huvudmän. För detta måste kommunstyrelsens å-priser i resursfördelningsmodellen till barnoch utbildningsnämnden räknas om och lokalkostnader läggas till "elevpengen" för att resurstilldelningen ska vara styrande. Vidare måste internhyressystemet ses över för att öka barnoch utbildningsnämndens flexibilitet i lokalanvändandet. Principerna för överföring av över- och underskott mellan år är ett viktigt styrmedel avseende ekonomiskt ansvarstagande hos nämnderna. Denna modell bör utvärderas och eventuellt justeras för att minska de negativa effekter denna har medfört.

3 Utdrag ur protokoll fört vid sammanträde med kommunstyrelsens arbetsutskott i Falkenberg FALKENBERG Forts. 345 Det kan konstateras att många av de kommuner som under längre tid haft en stor andel verksamhet hos privata huvudmän har lämnat den traditionella nämnds- och förvaltningsorganisationen för en mer kundvalsbaserad modell där man skiljer på beställande och producerande uppdrag. Detta bör övervägas även i för att säkerställa likabehandling och renodla ansvar inom kommunen. Vid protokollet Oskar Åhrén Protokollet justerat och anslaget samma dag. Utdragsbestyrkande

4 <S L / t -/ Datum FALKENBERG Kommunledningskontoret Strategienheten Ingrid Sennerdal ingrid.sennerdal@falkenberg.se Uppdrag till barnoch utbildningsnämnden Uppdrag Ta fram en princip för hur hyrorna inom barnoch utbildningsnämndens område, med hänsyn tagen till andra huvudmän inom området ska hanteras. Bakgrund I budgetramen ersätts barnoch utbildningsnämnden med en fast summa per elev som väljer skolgång hos andra huvudmän än kommunen. Kostnaden ska täcka undervisning, läromedel och måltider. Enligt skollagen ska andra huvudmän ersättas med en summa per elev som ska, förutom undervisning, läromedel och måltider, även täcka lokalhyra och administration. Summan är olika beroende vilket stadium det gäller. Den ökande konkurrensen kräver en effektivare lokalanvändning och lokalerna behöver anpassas till ett lägre elevantal. Effekterna av detta bör undersökas. Omfattning och ansvar Utredningen ska omfatta: Ta fram en princip för hur resursfördelningen avseende hyrorna inom barnoch utbildningsnämndens område ska ske. Principen ska vara långsiktigt hållbar både för barnoch utbildningsnämnden och andra huvudmän. En ekonomisk redovisning för hur principen påverkar kommunens budget. Barn- och utbildningsnämnden är ansvarig för uppdraget. Uppdraget ska göras i samarbete med kommunstyrelsen. Tidplan Uppdraget ska redovisas under 2012.

5 Tjänsteskrivelse Datum FALKENBERG Kommunledningskontoret Budgetuppdrag - princip för resursfördelningssystem för lokalbidrag inom barnoch utbildningsnämndens ansvarsområde Bakgrund Ökat antal externa utför are De kommunala verksamheterna inom utbildningsområdet har under senare år i allt högre grad utsatts för konkurrens från privata utförare. De nya förutsättningarna gör att kommunen måste genomfora anpassningar av den kommunala verksamheten. Ett av kommunfullmäktiges övergripande mål är: "Alternativa driftsformer ska uppmuntras och ständigt utvecklas och brukarnas valmöjligheter ska öka". Idag finns flera valmöjligheter for elever inom såväl förskola, grundskola som gymnasieskola. Lag om bidrag på lika villkor Skollagen förändrades år 2010 då bidrag på lika villkor infördes. De elever som väljer att studera hos en annan huvudman ska få sin ersättning beräknad på samma villkor som en elev som väljer att gå i kommunal skola. Bidragsbeloppet består av ett grundbelopp samt ett tilläggsbelopp. Grundbeloppet avser ersättning för undervisning, läromedel, skolmåltider, elevvård, lokalkostnader samt administration. På detta får de privata huvudmännen även en momsersättning baserad på 6 % av kostnaderna ovan. Utöver detta bidrag kan ett så kallat tilläggsbelopp utbetalas för de elever som behöver särskilt stöd för att tillgodogöra sig undervisningen. Detta bidrag ska utbetalas på samma villkor som till kommunens egen verksamhet. Alla bidragsbeslut går att överklaga till förvaltningsrätten. Resursfördelning till barnoch utbildningsnämnden Barn- och utbildningsnämnden tilldelas resurser utifrån volymförändringar multiplicerat med ett å- pris, baserat på rörliga kostnader, vilket till stor del sammanfaller med det bidrag som utbetalas som till fristående enheter. Å-priserna innehåller dock inte lokalkostnader utan förändringar i lokalhyror justeras särskilt i barnoch utbildningsnämndens budgetram. Vid upprättande av resursfördelningsmodellen 2010 fördes resonemanget att "med ett övergripande uppdrag om effektivt lokalutnyttjande och samordning mellan verksamheter bedöms inte denna hantering av lokalkostnader vara kostnadsdrivande". Man såg det också som ett incitament för barnoch utbildningsnämnden att sträva efter att hålla kvar elever i egen regi. Efter ett par års användning av resursfördelningsmodellen kan dock några negativa effekter ses.

6 Bidraget för lokaler baseras på tekniska nämndens beräkning av intern hyra till barnoch utbildningsnämnden. Denna budget fördelas per skolform och divideras därefter med antalet kommunala elever. Resultatet är ett bidrag for lokalkostnad per elev och år. Under verksamhetsåret får sedan annan huvudman ersättning utifrån volym multiplicerat med å-priset för lokalersättningen. Problematiken för barnoch utbildningsnämnden är att det i resursfördelningen från kommunstyrelsen enbart ingår rörliga delar och inte lokal- eller administrationskostnader. Detta betyder att om inte barnoch utbildningsnämnden minskar de fasta kostnaderna måste lokalkostnads- och administrationskostnadsbidrag till andra huvudmän finansieras via omfördelning från de kommunala verksamheternas undervisnings-/ läromedelsbudget. När större andel elever väljer annan huvudman slås lokalhyran (fast kostnad) ut på färre elever och därmed ökar å-priset och utbetald ersättning till andra huvudmän. Problematiken förstärks av att kommunen har en minskande elevvolym i grundskola och gymnasieskola och en ökande andel elever som väljer utbildning hos annan huvudman. Två brister kan alltså noteras. Dels att ersättningen från kommunstyrelsen till barnoch utbildningsnämnden ej innehåller lokalkostnader i priset per barn/elev, vilket främst påverkar barnoch utbildningsnämnden negativt vid ökad andel av elever hos annan huvudman. Den andra bristen är att barnoch utbildningsnämnden ej har vidtagit åtgärder för att minska de fasta kostnaderna (lokalkostnaderna) då elevantalet minskat i den kommunala verksamheten. Barn- och utbildningsnämnden äskade inför budget 2012 om en ökad budget med ca 8,5 mkr för att täcka lokalkostnader till annan huvudman. Äskandet avslogs och ett uppdrag att utreda frågan upprättades. Uppdrag I samband med budget 2012 fick barnoch utbildningsnämnden i uppdrag att i samråd med kommunstyrelsen ta fram en princip för hur hyrorna inom barnoch utbildningsnämndens område, med hänsyn tagen till privata huvudmän inom området, ska hanteras. Enligt uppdragsbeskrivningen ska utredningen omfatta: Framtagande av princip för hur resursfördelningen avseende hyrorna inom barnoch utbildningsnämndens område ska ske. Principen ska vara långsiktigt hållbar både för barnoch utbildningsnämnden och andra huvudmän. En ekonomisk redovisning för hur principen påverkar kommunens budget. Då uppdraget kommit att inriktas på större övergripande frågor såsom förändring av ekonomistyrningsprinciper och förändringar av organisationen överlämnar barnoch utbildningsnämnden uppdraget till kommunstyrelsen för vidare behandling. Uppdraget Uppdragets genomförande För att genomföra uppdraget bildades en projektgrupp med representanter från barnoch utbildningsförvaltningen, stadsbyggnadskontoret samt strategienheten. Gruppen har besökt två kommuner som har en hög andel elever hos annan huvudman för att få en genomgång av deras organisation och arbetssätt. Kommunerna som besöktes var Uppsala och Nacka som har en stor del av sin utbildningsverksamhet hos andra huvudmän.

7 Iakttagelser hos besökta kommuner En gemensam nämnare hos båda kommunerna är en tydlig uppdelning av organisationen, såväl politisk som förvaltning, enligt kundvalsmodell, där man särat på beställaruppdrag och utföraruppdrag. Även utifrån studier av fler kommuner i Stockholmsområdet, vilka är långt framme när det gäller verksamheter i extern regi, ser man tydligt att de flesta är organiserade enligt kundvalsmodell. 1 båda kommunerna ingår lokalersättning på något sätt i priset vid fördelning av resurser från kommunstyrelsen. Vidare finns möjlighet att säga upp de lokaler man ej har behov av och på så vis friställa lokalytor och minska de fasta kostnaderna i verksamheten. Utredning Lagen om bidrag på lika villkor ställer krav på att ersättningen till eleverna ska beräknas på samma grunder oavsett om eleven går i en kommunal skola eller hos annan huvudman. Beräkningarna ska ske utifrån kommunens budgeterade nettokostnad. För att det verkligen ska handla om lika villkor krävs att kommunen har en rättvisande kostnadsfördelning. Införandet av lagen har fått många kommuner att se över sin hantering av lokalkostnader inom skolverksamheten. Det har blivit viktigt att se över hur internhyror beräknas så att kostnader för lokaler ligger på rätt nivå. Detta föranleder att internhyressystemet i bör ses över så att verksamheten inte belastas med kostnader för annan verksamhet. Det kan bl.a. handla om hur kommunens tomställda lokaler finansieras. Vidare bör barnoch utbildningsnämnden ges större frihet och flexibilitet i sitt användande av lokaler. Om en lokal inte behövs av barnoch utbildningsförvaltningen ska denna kunna sägas upp i syfte att lokaleffektivisera. Barn- och utbildningsnämnden ska inte bara ges frihet och flexibilitet i sitt användande av lokaler utan ska också ha som krav att arbeta kontinuerligt med att utifrån elevunderlag och prognoser anpassa lokalanvändandet och minska de fasta kostnaderna. Ansvaret för att finna användning för de tomma lokalerna ligger hos tekniska nämnden, som kan hyra ut lokalen till annan hyresgäst, sälja lokalen eller, om ingen användare finns inom överskådlig framtid, riva lokalen. Detta kominer att utredas närmare i det uppdrag som kommunfullmäktige gett till kommunstyrelsen i samband med budget 2013 att utreda hur kostnader för lokalbanken, ska hanteras i ekonomisystemet". Målet att öka flexibiliteten hos barnoch utbildningsnämnden ställer i sin tur krav på kommunstyrelsens resursfördelning. För att barnoch utbildningsnämnden ska få ersättning för lokalkostnader även för elever som väljer annan huvudman bör lokalkostnaderna läggas in i å- priset. Här bör man utreda vad kapacitetsutnyttjandet är i skollokalerna och därefter beräkna vad som ska räknas in i å-priserna då ökningen av andelen elever hos annan huvudman torde innebära att det skett en "utglesning" av lokalutnyttjandet. På så vis ställs också krav på lokaleffektivisering. Arbetet med detta bör samordnas med det uppdrag som kommunfullmäktige gett till kommunstyrelsen i samband med budget 2013, att ta fram en modell för hur å-priset per barn/elev ska räknas i resursfördelningssystemet, så att principen om bidrag på lika villkor för kommunens verksamheter och andra utövare kan upprätthållas. För att skapa flexibilitet inom barnoch utbildningsnämndens budgetram krävs vidare att barnoch utbildningsnämnden har större frihet att hushålla med sin budgetram. Kommunstyrelsen har vid budgetberedningar av tradition justerat nämndernas ramar för "småposter" och detaljer. Istället bör

8 en modell eftersträvas där nämnderna tilldelas medel utifrån de volymer de har (inom de områden där det är möjligt) och därefter enbart justera budgetramarna utifrån volymförändringar och löneoch prisuppräkningar samt för ökad måluppfyllelse eller utökat uppdrag enligt Regeringens finansieringsprincip. Det står därefter nämnden fritt att fördela medel så att budgetramen hålles. A- priserna som används vid fördelning av resurser från kommunstyrelsen till nämnderna ska löneoch pri sjusteras centralt. Sedan några år tillbaka använder en modell för resultatöverföring mellan åren med syfte att öka det ekonomiska ansvarstagandet hos nämnderna. Som principerna har tolkats har inga nämnder burit med sig över-zunderskott som härrört från volymförändringar. Denna formulering kan skapa passivitet hos nämnderna i arbete med volymprognoser. Det finns inte ur ekonomisk synpunkt något incitament för nämnderna att göra noggranna prognoser då kommunstyrelsen stryker underskott härrörande från volymer. Därmed kan nämnderna anse det rättfärdigt att lämna stora underskott till följd av ökade volymer, vilket naturligtvis skulle påverka kommunens totala ekonomi. För att öka nämndernas ansvartagande för ekonomin och även öka flexibiliteten inom budgetramen bör även modellen för resultatöverföring ses över. I och med ökningen av konkurrensen inom skolområdet har barnoch utbildningsnämnd med förvaltning ett tudelat uppdrag. Dels ett marknadsstyrningsuppdrag där nämnd och förvaltning ska fastställa behov och vad som ska åstadkommas. Vidare ska kommunen garantera att det faktiskt sker. Det andra uppdraget kan benämnas förvaltningsstyrning där det handlar om att styra och utveckla egenregin i konkurrens med andra utförare. Denna tudelning av uppdraget gör att barnoch utbildningsnämnden med förvaltning bör utforma sin organisation enligt någon form av kundvalsmodell där man skiljer på beställande och producerande uppdrag. Enligt forskningen inom området kundval är det tydligt att kommuner under de senaste åren gått mer åt att dela upp förvaltningen i beställare och utförare. Denna utveckling ses som en förutsättning för likabehandling av de producerande enheterna, både inom egenregin och externt. Det blir då tydligt att uppdraget för beställarorganisationen är att varje barn/ungdom inom kommunen ska erbjudas barnomsorg/utbildning. För utförarorganisationen är målet att producera utbildning. Då samma ersättning för verksamheten per elev ska utgå från beställaren till utförarna såväl kommunala som till annan huvudman blir det viktigt för den kommunala utföraren att konkurrera för att elever ska välja just det alternativet. Förslag De förslag som uppdragsgruppen kommit fram till innebär förändringar i ekonomistyrningsprinciper och större organisatoriska förändringar. Därmed ger strategienheten förslag till hur arbetet gällande detta område bör fortskrida: 1. Kommunstyrelsens resursfördelningssystem bör ses över så att en lokalersättning finns med i det å-pris som används för beräkning av volymförändringsersättning. Detta bör med fördel samordnas med det uppdrag som lämnas avseende resursfördelningssystemet i samband med budget Internhyresavtalen bör ses över för att möjliggöra flexibilitet i lokalanvändandet hos förvaltningarna.

9 3. Ekonomistyrningsprincip kring hantering av tomställda lokaler bör utarbetas. För detta har lämnats ett uppdrag i samband med budget Förutsättningarna för införande av kundvalsmodell för barnoch utbildningsnämnd med förvaltning bör utredas. 31 I 80 Falkenberg. Telefon växel: Fax:

10 FALKENBERG Utdrag ur protokoll fört vid sammanträde med barnoch utbildningsnämnden i Falkenberg Kommunlt-diiinuskcnrlorcl k 'H xfarxlecji ev heten scf. H 59 K s m, - w 6 0 Dpi Budgetuppdrag- princip för resursfördelningssystem för lokalbidrag inom nämndens ansvarsområde. Dnr /60 Beslut Barn- och utbildningsnämnden beslutar 1 Föreslå kommunstyrelsen att arbeta vidare med uppdraget då beslutsrätten för att genomföra de nödvändiga förändringarna i resursfördelningssystemet inte ryms inom barnoch utbildningsnämndens beslutsrätt. 2 Överlämna projektgruppens rapport till kommunstyrelsen med följande förslag: - En budgetram inklusive lokal- och administrationsersättning for elever hos annan huvudman införs i kommunstyrelsens resursfördelningssystem till barnoch utbildningsnämnden. - Någon form av övergångsregel vid volymminskning införs i fördelningssystemet om reglering sker via a-priset. - Fortsatt utredning av vilken nämnd som ska betala för (övertaliga) lokaler. - Ge fortsatt uppdrag att utreda om strukturell ersättning ska ges i KS resursmodell. Beslutsunderlag Beslutsförslag, Fastställande av budgetuppdrag princip för hyror, (KS ) Tjänsteskrivelse, Sammanfattning av ärendet Sedan lagstiftningen kring bidrag på lika villkor förändrades 2010 har kommunerna arbetat för att hitta transparanta och rättvisa system för resursfördelning till kommunala och fristående skolor. Avsikten med lagstiftningen är att kommunala och fristående enheter ska tilldelas medel utifrån samma principer vilket ska ge likvärdighet. Barn- och utbildningsnämnden har uppmärksammat att Falkenbergs system för att fördela medel för hyror innebär att nämnden inte får full täckning i budget för lokalhyror vilket gör att medel måste tas från andra delar av verksamheten. I förra årets budgetprocess lyftes ärendet igen och utmynnade i ett utredningsuppdrag där barnoch utbildningsförvaltningen i samarbete med kommunledningen fick följande uppdrag: Ta fram en princip för hur resursfördelningen avseende hyrorna inom barnoch utbildningsnämndens område ska ske. Principen ska vara långsiktigt hållbar både för barnoch utbildningsnämnden och andra huvudmän. En ekonomisk redovisning för hur principen påverkar kommunens budget.

11 Utdrag ur protokoll fört vid sammanträde med barnoch utbildningsnämnden i Falkenberg FALKENBERG Utredningen har innefattat studiebesök i andra kommuner som har arbetat framgångsrikt för att ta fram modeller för resursfördelning. Utredningen visar att det går att ta fram mer ändamålsenliga system där även lokalhyra för barn och elever hos annan huvudman ingår i den ekonomiska ram nämnden tilldelas per elev av kommunfullmäktige istället för dagens rörliga ersättning. Det är viktigt att i systemet bygga in mekanismer som tar hänsyn till minskade elevkullar och skapar förutsättningar för landsbygdsskolor. En annan viktig fråga att lösa är att om lokalanvändandet effektiviseras och det blir övertaliga lokaler så ska dessa inte belasta hyresersättningssystemet till enskilda huvudmän. Ekonomi Förslaget innebär en påverkan på kommunens resursfördelningssystem. Övervägande Principen är att ersättning som ges per elev ska fördelas likvärdigt oavsett vilken huvudman som utför utbildningen. Expedieras till Kommunstyrelsen Vid protokollet Frida Byrsten Protokollet justerat och anslaget Utdragsbestyrkande

12 Beslutsförslag tM i SA 2aW_ FALKENBERG Barn- och utbildningsförvaltningen BUN-kansliet Stefan Bergdoff Budgetuppdrag- princip för resursfördelningssystem för lokalbidrag inom nämndens ansvarsområde. Dnr /60 Förslag till beslut Barn- och utbildningsnämnden beslutar 1 Föreslå kommunstyrelsen att arbeta vidare med uppdraget då beslutsrätten för att genomföra de nödvändiga förändringarna i resursfördelningssystemet inte ryms inom barnoch utbildningsnämndens beslutsrätt. 2 Överlämna projektgruppens rapport till kommunstyrelsen med följande förslag: - En budgetram inklusive lokal- och administrationsersättning för elever hos annan huvudman införs i kommunstyrelsens resursfördelningssystem till barnoch utbildningsnämnden. - Någon form av övergångsregel vid volymminskning införs i fördelningssystemet om reglering sker via a-priset - Fortsatt utredning av vilken nämnd som ska betala för (övertaliga) lokaler. - Ge fortsatt uppdrag att utreda om strukturell ersättning ska ges i KS resursmodell. Beslutsunderlag Fastställande av budgetuppdrag princip för hyror, (KS ) Tjänsteskrivelse, Sammanfattning av ärendet Sedan lagstiftningen kring bidrag på lika villkor förändrades 2010 har kommunerna arbetat för att hitta transparanta och rättvisa system för resursfördelning till kommunala och fristående skolor. Avsikten med lagstiftningen är att kommunala och fristående enheter ska tilldelas medel utifrån samma principer vilket ska ge likvärdighet. Barn- och utbildningsnämnden har uppmärksammat att Falkenbergs system för att fördela medel för hyror innebär att nämnden inte får full täckning i budget för lokalhyror vilket gör att medel måste tas från andra delar av verksamheten. 1 förra årets budgetprocess lyftes ärendet igen och utmynnade i ett utredningsuppdrag där barnoch utbildningsförvaltningen i samarbete med kommunledningen fick följande uppdrag: Ta fram en princip för hur resursfördelningen avseende hyrorna inom barnoch utbildningsnämndens område ska ske. Principen ska vara långsiktigt hållbar både för barnoch utbildningsnämnden och andra huvudmän. En ekonomisk redovisning för hur principen påverkar kommunens budget.

13 Utredningen har innefattat studiebesök i andra kommuner som har arbetat framgångsrikt för att ta fram modeller för resursfördelning. Utredningen visar att det går att ta fram mer ändamålsenliga system där även lokalhyra för barn och elever hos annan huvudman ingår i den ekonomiska ram nämnden tilldelas per elev av kommunfullmäktige istället för dagens rörliga ersättning. Det är viktigt att i systemet bygga in mekanismer som tar hänsyn till minskade elevkullar och skapar förutsättningar för landsbygdsskolor. En annan viktig fråga att lösa är att om lokalanvändandet effektiviseras och det blir övertaliga lokaler så ska dessa inte belasta hyresersättningssystemet till enskilda huvudmän. Ekonomi Förslaget innebär en påverkan på kommunens resursfördelningssystem. Övervägande Principen är att ersättning som ges per elev ska fördelas likvärdigt oavsett vilken huvudman som utför utbildningen. Expedieras till Kommunstyrelsen 2

14 Datum ! FALKENBERG Barn- och utbildningsförvaltningen BUN-kansliet Stefan Bergdoff Lokaluppdrag i Budget 2012 Bakgrund Skollagen förändrades år 2010 då bidrag på lika villkor infördes. De elever som väljer att studera hos en annan huvudman ska få sin ersättning beräknad på samma villkor som en elev som väljer att gå i kommunal skola. Barn och utbildningsnämnden i Falkenberg har följt detta regelverk sedan det infördes. Bidragsbeloppet består av ett grundbelopp samt ett tilläggsbelopp. Grundbeloppet avser ersättning för undervisning, läromedel, skolmåltider, elevvård, lokalkostnader samt administration. På detta får företagen även en momsersättning baserad på 6% av kostnader ovan. Utöver detta bidrag kan ett så kallat tilläggsbelopp utbetalas för de elever som behöver särskilt stöd för att tillgodogöra sig undervisningen. Detta bidrag ska utbetalas på samma villkor som till kommunens egen verksamhet. Alla bidragsbeslut går att överklaga till förvaltningsrätten. Barn och utbildningsnämndens lokalbudget är baserat på den internhyra som stadsbyggnadskontoret tar fram för våra skollokaler. Nämnden får alltså ersättningen som en samlad summa. Sen ska nämnden i sin tur betala ut ersättning till fristående huvudmän vilka ska få samma ersättning per elev som kommunen har för att det ska vara rättvist. Därför måste nämnden beräkna hur stort lokalbidraget är per elev. Detta görs genom att lokalbudgeten fördelas per skolform och divideras med antalet kommunala elever. Resultatet är ett bidrag för lokalkostnad per elev och år. Under verksamhetsåret får sedan de fristående huvudmännen ersättning utifrån hur många elever de har multiplicerat med lokalbidraget. Problematiken för barnoch utbildningsnämnden är att delar av den budget som nämnden får för lokaler är en fast summa som inte är beroende av antal elever. Det innebär att när elever väljer en fristående skola så betalar nämnden ut bidrag samtidigt som kostnaderna för de egna lokalerna är de samma vilket innebär att man får ta från de kommunala rektorernas undervisning/läromedels budgetar för att täcka kostnaderna. Om en större andel elever väljer annan huvudman blir effekten att lokalhyran slås ut på färre elever och därmed ökar a-priset och utbetald ersättning till andra huvudmän. Det blir därför en negativ ekonomisk spiral med nuvarande resursfördelningsmodell. Systemet innebär att likvärdigheten sätts ur spel. Barn- och utbildningsnämnden äskade inför budget 2012 om en ökad budget med ca 8,5 mkr för att täcka lokalkostnader till annan huvudman. Äskandet avslogs och ett uppdrag att utreda frågan upprättades. Uppdraget från Kommunstyrelsen/Kommunfullmäktige Utredningen ska omfatta: Ta fram en princip för hur resursfördelningen avseende hyrorna inom barnoch utbildningsnämndens område ska ske.

15 Principen ska vara långsiktigt hållbar både för barnoch utbildningsnämnden och andra huvudmän. En ekonomisk redovisning för hur principen påverkar kommunens budget. Barn- och utbildningsnämnden är ansvarig för uppdraget. Uppdraget ska göras i samarbete med kommunstyrelsen. Uppdragets genomförande För att genomföra uppdraget bildades en projektgrupp med representanter från barnoch utbildningsförvaltningen, stadsbyggnadskontoret samt strategienheten. Tanken är att gruppen täcker upp lokalfrågan tvärs igenom de kommunala förvaltningarna i Falkenberg. Gruppen tog gemensamt fram ett frågeformulär, se bilaga, som skickades till de kommuner som ansågs intressanta utifrån faktorer som hög andel privata aktörer inom kommunen eller utifrån unika lösningar för hantering av lokal beståndet inom kommunen, se nedan. Därefter har gruppen har två kommuner som har en hög andel elever hos annan huvudman för att få en genomgång av organisation och hantering av resursfördelning från kommunstyrelsenivå till nämnds nivå. Kommunerna som besöktes var Uppsala och Nacka. Båda dessa kommuner har en stor del av sin verksamhet inom utbildningsdelarna hos andra huvudmän. Hela deras organisation, både den politiska och förvaltningen är tydligt indelad i en beställar- och utförare organisation. 1 Uppsala låg beställardelen på en nämnd medan den i Nacka låg direkt under kommunstyrelsen så kallad KS/VU(verkställande utskott). 1 båda kommunerna ingick lokalersättning till utförarorganisationen och till annan huvudman i ersättningen från kommunstyrelsen. Vidare har man ett incitament för rektorerna att enbart utnyttja de lokaler de har behov av vilket gjorde att lokaldelar med separat ingång kunde sägas upp och lämnas över till fastighetsförvaltningen. På detta sätt frigjordes lokalytor och de budgeterades inte längre på utbildningssidan. Rektorerna i kommunerna har vidare befogenhet att hyra ut lokalerna till andra och kan på så sätt få in intäkter i verksamheten. De måste givetvis följa framtagna brandriktlinjer osv. Kommunerna tar även med de fristående skolorna i pågående diskussioner. 1 Nacka så är de med i en gemensam och öppen hantering vid intagning till förskola, grundskola samt gymnasieskola, (så kallad gemensam kö i barnomsorgen). I Uppsala så tillämpades olika typer av strukturersättning. En liten skola på landet kunde därför få en högre tilldelning. Skulle en friskola etablera sig enligt dessa villkor skulle den också få del av samma strukturersättning. Tidplan Uppdraget ska redovisas under Utredning Lagen om bidrag på lika villkor ställer krav på att ersättningen till eleverna ska beräknas på samma grunder oavsett om eleven går i en kommunal skola eller hos annan huvudman. Beräkningarna ska ske utifrån kommunens budgeterade nettokostnad. För att det verkligen ska handla om lika villkor krävs att kommunen har en rättvisande kostnadsfördelning. Införandet av lagen har fått många kommuner att se över sin hantering av lokalkostnader inom skolverksamheten. Det har blivit viktigt att se över hur internhyror beräknas så att kostnader för lokaler ligger på rätt nivå. Detta föranleder att internhyressystemet bör ses över så att verksamheten inte belastas med kostnader för annan verksamhet. Det kan bl.a. handla om hur kommunens övertaliga lokaler finansieras. Vidare bör barnoch utbildningsnämnden ges större frihet och flexibilitet i sitt användande av lokaler. Om en

16 lokal inte behövs av barnoch utbildningsförvaltningen ska denna kunna sägas upp i syfte att lokaleffektivisera. Om barnoch utbildningsnämndens lokalkostnader slås ut på ett färre antal elever ökar lokalkostnaden per elev och ersättningen per elev till annan huvudman ökar omotiverat. Detta ställer i sin tur krav på kommunstyrelsens resursfördelning till barnoch utbildningsnämnden. I nuläget tilldelas barnoch utbildningsnämnden resurser beräknat utifrån ett å-pris per elev i de olika skolformerna. I å-priset ingår inte ersättning för lokaler och administration. Förändringar av internhyror justeras automatiskt i nämndernas budgetramar varje år och eventuella förändringar av externa hyror behandlas särskilt. Problematiken i detta är som redan beskrivits att om barnantalet minskar och inte barnoch utbildningsnämnden kan dra ner sina fasta kostnader, ökar ersättningen till annan huvudman. Detta far finansieras via befintliga undervisningsresurser. För att barnoch utbildningsnämnden ska få ersättning for lokalkostnader även för elever som väljer annan huvudman bör lokalkostnaderna läggas in i å-priset. Då å-priserna räknades om infor budget 2011 såg man det som ett incitament för barnoch utbildningsförvaltningen att sträva efter att behålla elever i egen regi, att inte ge ersättning for lokaler per elev. För kommunen som helhet strider dock detta mot kommunfullmäktiges mål att alternativa driftformer ska uppmuntras och ständigt utvecklas och att brukarnas valmöjligheter ska öka. För den enskilda skolan bör det dock vara självklart att sträva efter att behålla elever för att utgöra en valmöjlighet. Förslag För att svara på vad uppdraget i första hand handlade om, dvs. lokalersättningar inom barnoch utbildningsområdet är det tydligt att å-priset som används for resursfördelning från kommunstyrelsen till barnoch utbildningsnämnden bör innehålla lokalkostnader. Problemet med införandet av detta i nuläget är att kommunen for tillfället är inne i en period av minskade volymer inom grundskola och gymnasieskola. Att då räkna in lokalkostnaderna i å-priset och direkt justera barnoch utbildningsnämndens ram med detta skulle innebära stora minskningar i budgetramen. Något som skulle ge svåra omställningsproblem för barnoch utbildningsnämnden. Vidare bör internhyressystemet ses över i syfte att garantera att hyresgästen betalar en rättvisande hyra. Detta för att garantera att elevpengen är rättvisande. Barn- och utbildningsnämnden använder merparten av sina lokaler i grund- och gymnasieskola 36 veckor om året, vardagar kl Övrig tid kan lokalerna budgeteras på annan nämnd och på så sätt hyras ut till andra intressenter. Förslag till beslut: 1. En budgetram inklusive lokal- och administrationsersättning för elever hos annan huvudman införs i kommunstyrelsens resursfördelningssystem till barn och utbildningsnämnden. a. Någon form av övergångsregel vid volymminskning införs om detta ska regleras via volym multiplicerat med ett a-pris. 2. Ersättningsmodeller med strukturkostnad utreds vidare. 3. Utreda vidare vilken nämnd som ska betala för (övertaliga) lokaler så att inte ersättning till friskolor höjs omotiverat.

17 Bilaga 1. Frågor till kommuner angående lokalkostnader samt bidrag för lokaler till andra huvudmän (Svar från Uppsala kommun i "fet" stil) Strategienhetens frågor: 1. Hur ser kommunens organisation ut (nämnder och inom förvaltning)? i. (Är man t ex organiserad i beställar-zutförarenhet osv?) Kommunen är organiserad i uppdragsnämnder respektive produktionsenheter. Det är en variant av beställare och utförare där konkurrens med marknaden är etablerad för utförarna. Uppdragsnämnderna är organiserade utifrån verksamhets- och ålderssegment medan egen regi på produktionssidan består av två enheter, Teknik och Service som levererar tjänster internt samt Vård och Bildning som har sina kunder externt. Idag produceras ca 65 procent av de externt levererade tjänsterna av Vård och Bildning. 2. Hur ser kommunens övergripande styrmode 1 I/styrsystem ut? Uppdragsnämnderna styrs genom inriktningsmål vilka formuleras av politiken (med stöd av kommunledningskontoret) samt ett kommunbidrag (pengar) som korresponderar dels med ambitionen i inriktningsmål dels med det åtagande som uppdragsnämnden har genom befolkningen. Produktionen styrs dels genom direktiv rörande enskilda forhållanden dels genom att avkastningskrav. Både uppdrag och produktion kan även få direkta uppdrag från KF. 3. Vad har nämnderna för ekonomiskt ansvar (kostnadsenhet/resultatenhet/balansenhet)? Både uppdragsnämnd och styrelserna för produktion är balansenheter men endast produktionen är en fullständig balansräkningsenhet i så motto att de för med sig sitt ekonomiska resultat över åren och har rätt att disponera det egna kapitalet for utveckling/anpassning. 4. Vad har kommunen för resursfördelningsmodell centralt till förvaltning? i. Om någon form av å-pris används, hur är detta framräknat och hur räknas detta upp? Resursfördelning bygger på hur demografin förändras i de ålderssegment och verksamhet (tjänster)som respektive nämnd svarar för. "priset" per tjänst och individ i segmentet bestäms utifrån den kostnad som nämnden hade för verksamheten året före, eventuellt korrigerat för bedömda över- eller underkostnader. Detta pris räknas sedan upp med den kostnadsförändring som SKL har för kommunal verksamhet. Efter det kan ett effektiviseringskrav komma att läggas på respektive tjänst. 5. Har kommunen någon form av resurstilldelning till nämnder utöver ovanstående (äskanden/extra behov/tilläggsanslag)?

18 Nämnderna äskar normalt inte men det finns kompletterande kommunbidrag för nya eller utökade åtaganden som inte speglas av befolkningsförändringen. Kompletterande kommunbidrag kan även ges för förändring av en tjänsts innehåll eller kvalitet. Barn och utbildningsförvaltningens frågor: 6. Hur ser finansieringen av facknämndens ram ut när det gäller lokalkostnaden och administrationskostnaden för barn/elever hos andra huvudmän? Vi ersätter utförarna med ett lika stort belopp, momskompensation tillkommer för fristående aktörer, där hänsyn inte tas till respektive utförares specifika kostnadsbild. 7. Vilken typ av organisation har facknämnden avseende lokalnyttjande: a. Hur bokför man "tomma" stolar Ersättning betalas månadsvis för belagda stolar från uppdragsnämnden till utföraren, samma villkor for egen regi som externa producenter. b. Hur säger man upp lokaler eller delar av lokaler som ej används inom utbildningsverksamheten och vem betalar för dessa? Tomma lokaler kan sägas upp med 6 månaders uppsägningstid. Lokalen går då åter till fastighetsförvaltaren som har att hitta ny hyresgäst. 8. Styrkor och svagheter med nuvarande resursfördelningsmodell där kommunstyrelsen styr budgetmedel till utbildningsnämnd? Genom att den baseras på demografi och generell uppräkning blir det rätt mycket av automatik i fördelningen där politiken måste gå in med effektiviseringskrav för att hitta utrymmer för innehållsmässiga förändringar. Samtidigt speglar demografln för de större verksamheterna relativt väl det åtagande som uppdragsnämnderna har att möta. Stadsbyggnadskontorets frågor: Organisation 9. Vem äger fastigheterna? Kommunen eller kommunalt bolag? Kommunen äger skolfastigheter medan boenden for äldre har sålts ut till externa fastighetsbolag (ej något av de egna bostadsbolagen) 10. Om bolag; Finns det någon central förvaltning som hyr in lokalerna från det kommunala fastighetsbolaget, eller hyr respektive förvaltning direkt från bolaget? Alla lokaler för utbildning och äldreomsorg hyrs in genom fastighetskontoret. Ingen verksamhet, vare sig på uppdragssidan eller hos produktionen, får hyra in lokaler. Genom upphandling från uppdragssidan har det dock i några fall ingått i de upphandlade tjänsterna att även lokalen ska ingå i tjänsten, exempelvis köp av platser för särskilt boende inom äldreomsorg. 11. Vem hyr in externa lokaler? Har respektive nämnd rätt att göra det själva, eller görs det centralt? Vilken roll har kommunens lokalansvariga vad gäller externt inhyrda lokaler? Den lokalansvarige som äger den sk tillhandahålla-lokaler-processen har ansvaret att matcha mellan behov och tillgång på lokaler. Genom att arbeta med en portfölj av hyreskontrakt på externa lokaler och de som kontrakteras från det egna fastighetsbeståndet skapas förutsättningar att matcha behov mot tillgång.

19 Internhyressystem 12. På vilka villkor har förvaltningarna rätt att lämna lokaler? Får de lämna del av lokal såsom ett par klassrum? Ska det vara en uthyrningsbar del? Uppsägningstid? Uppsägning under pågående kontrakt? Lokaler kan lämnas med 6 månaders uppsägning på löpande kontrakt. Kontrakten faller då tillbaka till fastighetskontoret som har att hitta nya hyresgäster eller avyttra fastigheten i de fall den blivit helt tom. 13. Vem tar kostnaden för tomma lokaler? Fastighetskontoret efter det att uppsägningstiden löpt ut. 14. Hur hanteras ev överkapacitet av lokaler, exempelvis nedläggning av skolor? Svårt att lägga ned skolor då det alltid bildas en lokal opinion, då kommunen växer stadigt så har behovet av nedläggning inte varit så stort. I de fall det aktualiseras ska det ske i dialog mellan uppdragsnämnd och produktionsstyrelse. 15. Om en skola har lämnat exempelvis tre klassrum som kommunen hyr ut till annan hyresgäst. Vad händer om skolan helt plötsligt behöver klassrummen? Genom att utbildning är en kundvalsverksamhet så fungerar det ibland så att om eleven inte får plats i den önskade skolan får plats beredas i annan skola, vilket kan fungera på högre år och i tätorten. Grunden för att säja upp lokaler måste dock vara den att det finns en planering där produktionen har bra kontroll över elevtal, efterfrågan och de externa aktörerna.