Årsredovisning 2016 SAMMANFATTANDE ANALYS OCH FRAMTIDSBEDÖMNING VIKTIGA HÄNDELSER 1 (11) KOLLEKTIVTRAFIKFÖRVALTNINGEN

Transkript

1 1 (11) SAMMANFATTANDE ANALYS OCH FRAMTIDSBEDÖMNING Kollektivtrafikförvaltningen har en strategisk och målinriktad verksamhet med en kontrollerad och stabil ekonomi. Under verksamhetsåret 2016 har hållbarhet, bättre täckningsgrad och effektiv användning av resurser har varit nyckelorden i förvaltningens arbete. Bedömningen är att merparten av de mål som är uppsatta i förvaltningsplanen har uppnåtts eller påbörjats under året. VIKTIGA HÄNDELSER Organisationsförändring Den 1 januari 2016 separerades försäljningsverksamheten från marknads- och informationsenheten. En ny försäljningsavdelning med tre anställda bildades med huvudinriktning att verka för att fler medborgare använder kollektivtrafiken. Verksamheten ansvarar även för kontakten med VL:s alla ombud, försäljning av reklam på och i bussarna samt externa samarbeten och affärsutveckling. Försäljningsorganisationen har under året kraftsamlat för att kunna lansera ett flertal nyheter under 2017 gällande såväl företagsförsäljning som reklamförsäljning. Årets kampanjer och informationsinsatser Under året har det genomförts flera kampanjer i syfte att få fler personer att åka kollektivt, använda våra digitala betalsätt (Mina Sidor och VL-appen) samt stärka varumärket. Bland dessa kampanjer kan nämnas tre prova-på-tillfälle som genomförts i samband med Earth Hour, Kulturnatten (enbart Västerås) samt en lördag i samband med Lucia. I syfte att nå nya målgrupper har förvaltningen haft samarbeten med idrottsföreningar, till exempel Skiljebo SK vid deras årliga arrangemang Aros-cupen. Ett antal större arrangemang har medfört ett ökat behov av informationsinsatser vid trafikomläggningar. Merparten av dessa arrangemang har genomförts i och omkring Västerås centralort, till exempel Västeråsfestivalen, Power Meet, cykel-sm samt Action Run. Vid förändringar i trafikutbudet och i samband med störningar på Bergslagspendeln har det funnits behov att genomföra större informationsinsatser samt göra trafikinsatser med bussar. Digitala informations- och säljkanaler Under året har såväl mindre som större förändringar genomförts på VL.se i syfte att underlätta för besökare och resenärer att kunna åka kollektivt. Bland annat har sökfunktionen för biljetter förenklats och förbättras. Små justeringar har även genomförts i webbshopen Mina Sidor. Under våren lanserades VL:s Facebook-kanal, där kunderna ges möjlighet att få information om nyheter, produkter, trafikförändringar och i viss mån trafikstörningar. Facebook-kanalen hanteras främst av personal från kundcenter med stöd av förvaltningens kommunikatörer. I strävan efter att öka försäljningen via de digitala kanalerna fortsätter arbetet med att förbättra och utveckla VL:s reseapp. Under året har en totalt uppdaterad app lanserats, med generellt bättre funktionalitet och som är mer lättnavigerad. I samband med detta lanserades även funktionen busspå-karta, vilket möjliggör för resenären att följa givet fordon i realtid.

2 2 (11) Nytt system för handläggning av sjukreseersättning I februari infördes ett nytt system för handläggning av sjukreseersättning, Sam3001. Sam3001 är en webbaserad systemlösning som har byggts ihop med förvaltningens systemstöd för beställningscentralen. En av nyheterna är att systemet automatiskt mäter sträckan som sjukreseersättningen ska utbetalas för. Genom den automatiska mätningen av samtliga ersatta resor, har kostnaden för sjukreseersättning minskat med ca sex procent (uppskattningsvis ca 200 tkr för perioden mars till december). Upphandling av särskild kollektivtrafik Angående upphandlingen avseende färdtjänst, skolskjuts, resor till daglig verksamhet för Västerås, Sala, Hallstahammar och Surahammar, och sjukresor för Landstinget, kompletteringstrafik mm, har Förvaltningsrätten utfärdat dom till förvaltningens nackdel. Upphandlingen avbröts därför. Ny upphandling pågår och beräknas slutföras under september. För att säkerställa trafiken har förvaltningen direktupphandlat tjänsterna till och med Upphandling av tågfordon Förvaltningsrättens dom i överprövningen av tågfordonsupphandlingen kom den 11 maj och var till Transitios fördel. Beslutet överprövades inte igen utan ett avtal kunde tecknas med Stadler den 24 maj. Överprövningsprocessen har medfört ca ett års försening av fordonsleveranserna och första fordonen bedöms nu vara i trafik första kvartalet Trafikstart augusti I augusti utökades antalet turer på fredags- och lördagskvällar i den regionala trafiken. På linje 511 (Västerås-Hallstahammar), linje 514 (Västerås-Surahammar) och linje 569 (Västerås-Sala) har förstärkningsturer morgon och eftermiddag satts in, för att klara kapaciteten. FRAMTIDSBEDÖMNING Förvaltningens verksamhet fungerar tillfredsställande. Fokus fortsätter vara att utveckla och optimera aktiviteter inom förvaltningens verksamhetsområde, för att kunna erbjuda länets innevånare en ännu högre kvalitet och trygghet inom kollektivtrafikområdet. Utbud och efterfrågan följs kontinuerligt upp, och med tanke på det ökade resandet kan utbudsökningar bli aktuellt i kommande tidtabellperioder. Under 2017 kommer förvaltningen att fortsätta arbeta med analys och kvalitetsuppföljning inom hela förvaltningens ansvarsområde. För detta ändamål har ett nytt interaktivt webbaserat analysverktyg (IWA) upphandlats och utvecklats under Systemet kommer att tas i drift under första kvartalet Under 2016 har ett arbete gjorts för att optimera förvaltningens organisation, för anpassa den tydligare till verksamhetens uppdrag. Målsättningen är att den nya organisationen ska finnas på plats från första mars För att den nya organisationen ska bli framgångsrik kommer förvaltningen att arbeta för att hitta synergier mellan allmän och särskild kollektivtrafik. Andra viktiga områden kommer att vara bättre informationskanaler, digitalisering av tjänster samt ett offensivt arbete med företagsförsäljning. Tillsammans kommer dessa insatser att underlätta för alla länets invånare att nyttja kollektivtrafiken.

3 3 (11) MEDBORGARPERSPEKTIV (KUND) Allmän kollektivtrafik Nöjd Kund-Index för 2016 landar på 78 procent, som är en kraftig ökning med 7 procentenheter jämfört med föregående år. Nöjdheten hos allmänheten hamnar på 55 procent, vilket är 3 procentenheter högre än Resenärernas nöjdhet med den senaste resan har ökat med en procentenhet sedan 2015 och hamnade 2016 på 86 procent. Västmanland som län landar på första plats i Sverige bland resenärerna och på tredje plats bland allmänheten vad gäller nöjdheten med kollektivtrafiken i Sverige. Särskild kollektivtrafik Någon undersökning av kundnöjdhet bland resenärer i den särskilda kollektivtrafiken har inte genomförts det senaste året. Förvaltningen har under hösten gjort ett förarbete för att kunna börja använda Svensk Kollektivtrafiks verktyg Barometern för Anropsstyrd trafik (ANBARO), eftersom det bedöms vara ett lämpligt verktyg för att mäta kundnöjdhet för dessa resenärer. Med start i mitten av januari 2017 kommer fyra resenärer per dag att tillfrågas om kundnöjdhet och kvalitet på transporterna, via telefonintervjuer. För att ge en god service till länets invånare ska väntetiden i beställningscentralen inte överstiga fem minuter. Minst 50 procent av samtalen ska besvaras inom 60 sekunder och minst 60 procent ska besvaras inom 90 sekunder. Under 2016 är 58 procent av inkomna samtal expedierade inom 60 sekunder (58 procent 2015). 65 procent av inkomna samtal är expedierade inom 90 sekunder (66 procent 2015). Den genomsnittliga kötiden på inkomna samtal är 154 sekunder (131 sekunder 2015). Förvaltningen har som målsättning att betala ut sjukreseersättning inom fyra veckor. Under helåret 2016 var den genomsnittliga handläggningstiden fyra veckor. Utbetalning av ersättning för st sjukresor har gjorts under 2016 ( st 2015), en minskning om sex procent som sannolikt främst beror på att det utbetalningssystem som implementerats i februari 2016 automatiskt mäter sträckan för varje som sjukreseersättningen ska utbetalas för. Ansökan om ersättning har avslagits avseende st resor. Under 2016 har st frikort för sjukresor utfärdats (2015 utfärdades frikort), en ökning om elva procent. Ur medborgarens perspektiv sker utfärdandet av frikort automatiskt.

4 4 (11) PROCESS/PRODUKTIONSPERSPEKTIV (RESANDE OCH TRAFIKPRODUKTION) Resor allmän kollektivtrafik Resandeutvecklingen i Västmanland är fortsatt mycket positiv. I augusti månad 2015 infördes det nya biljettsystemet Ridango. Systemet möjliggör visering av övergångsresor på enkelbiljetter, vilket inte var möjligt i det gamla systemet. Därför är 2016 års statistik inte fullt ut jämförbar med Man har också under året upptäckt felaktigheter i rapporter från systemet, vilket gjort att statistiken för 2015 måste justeras. Arbete pågår med att kvalitetssäkra systemet. Totalt ökar antalet delresor med 13 procent jämfört med motsvarande period i fjol. Under 2016 utökades utbudet på de regionala stomlinjerna, de så kallade 500-linjerna, vilket har bidragit till resandeökningen. Trafikslag Resande jan-dec 2016 Resande jan-dec 2015 Procentuell förändring Västerås stad och förort % Övriga tätorter % Övrig lokal trafik % Regional trafik % Totalt % Resandet med den regionala busstrafiken ökar totalt sett med 11 procent jämfört med motsvarande period Regionala linjer Resande jan-dec 2016 Resande jan-dec 2015 Procentuell förändring % % % % % % % 569/ % % Resandeutvecklingen på tåg har varit svår att följa på grund av ombyggnation av sträckan Ransta till Sala, samt att byte av tågoperatör på Bergslagspendeln medfört störningar under en längre övergångsperiod.

5 5 (11) Trafikutbud allmän kollektivtrafik Trafikproduktion januari-december (1000-tal tidtabellkilometer): Trafikslag Tidtabellkilometer jan-dec 2016 Tidtabellkilometer jan-dec 2015 Procentuell förändring Västerås stad och förort ,1% Övriga tätorter ,4% Övrig lokal trafik ,1% Regional trafik ,4% Totalt ,2% Särskild kollektivtrafik För den särskilda kollektivtrafiken finns inga mål kring att öka antalet resor, utan målsättningen är att utföra de resor som länets medborgare har ett behov av med rätt kvalitet och en så låg kostnad som möjligt. För att uppnå kostnadseffektivitet samordnas resorna och under 2016 har 88 procent av transporterna samordnats (2015: 89 procent). Produktion särskild kollektivtrafik, samordning med mera: Samordning Antal resor (exkl bom/bär) Singelresor Resor i slinga Samåkningsresor Antal rullstolsresor Medresenär/ledsagare Antal resor inom den särskilda kollektivtrafiken 2016 är ungefär i nivå med Avseende sjukresor är totalt antal resor oförändrat. Värt att notera är att antalet sjukresor med bårfordon har ökat med 19 procent. Utifrån den flyktingsituation som råder, har antalet sjukresor för asylsökande ökat ungefär 20 procent jämfört med Dock har antalet resor återgått till tidigare års nivåer under årets sista månader. Förvaltningen har fått statsbidrag för kostnadsökningen kring sjukresor för asylsökande, inom ramen för SamFlykt (totalt statsbidrag 2,4 mnkr, varav 1,6 mnkr avseende sjukresor). För de kommuner som Kollektivtrafikförvaltningen utför trafik åt, kan noteras att de färdtjänstresor som utförs för Västerås räkning har minskat. För Surahammar har antalet resor minskat markant jämfört med Kommunen utför en större del av sina resor i egen regi. För mer detaljerad statistik kring kommunernas resor hänvisas till årsrapport för särskild kollektivtrafik som kommer att upprättas särskild ordning.

6 6 (11) Antal resor särskild kollektivtrafik Utfall 2016 Utfall 2015 Landstinget Västerås färdtjänst Västerås skol/omsorg Sala Hallstahammar Surahammar Totalt För den särskilda kollektivtrafiken ska fem nyckeltal tas fram varje år. Syftet är att ge en övergripande beskrivning av kostnadsutvecklingen för den särskilda kollektivtrafiken, och nyckeltalen ska ligga till grund för en analys av utvecklingen. Då det finns ett flertal faktorer som ligger utanför förvaltningens kontroll, som har en betydelsefull påverkan på utvecklingen, är det inte relevant att ha mätbara mål för respektive nyckeltal. Den totala transportkostnaden ökar från 2015 till 2016, främst beroende på att antal resor ökat, samt att resorna har blivit längre. Transportkostnaden per resa är tre procent högre än föregående år. Kostnadsutvecklingen kan jämföras med den indexjustering på 1,0 procent som gjordes per Direktrestiden per resa har ökat jämfört med 2015, vilket motsvarar tre procent längre resor. Sett över en femårsperiod är kostnadsutvecklingen (transportkostnad/resa) lägre än de indexjusteringar som gjorts. En indexuppräkning av 2012 år transportkostnad per resa skulle ge en beräknad kostnad per resa motsvarande 226 kr Faktisk transportkostnad per resa 2016 är 224 kr, ca en procent lägre än om kostnaden skulle följt indexjusteringarna. Nyckeltal Transportkostnad Planet Antal resor Planet Direktrestid (timmar) Direktrestid/resa (min) 20,17 19,56 19,34 19,77 18,94 Transportkostn/resa MEDARBETARPERSPEKTIV Förvaltningen har per den 31 december personer tillsvidareanställda (58 personer 2015). Förvaltningen har också 10 visstidsanställda. Antal årsarbetare uppgick till totalt 67 st (65 st 2015). Medelåldern på de anställda är 45 år (2015: 43 år).

7 7 (11) Under 2016 har flera rekryteringar gjorts, för att fylla de tjänster som varit vakanta. På planeringssidan har höga krav ställts i kravprofilerna, för att kunna förstärka förvaltningen med rätt kompetens. Inom beställningscentralen och kundcenter har fokus för rekryteringen varit dels personer med erfarenhet att erbjuda god service mot förvaltningens kunder, dels att öka berörda yrkens status för att undvika att tjänsterna uppfattas som genomgångsyrken. I och med att kraven varit höga i rekryteringarna, har det i vissa fall tagit längre tid att hitta rätt person. Medarbetarundersökningen som genomfördes i september-oktober 2015 visade att nöjd medarbetare-index (NMI) för förvaltningen som helhet minskade jämfört med Under 2016 har arbetet med arbetsmiljöfrågor fortsatt inom förvaltningen. Fokus för 2016 har varit att förbättra den upplevda hälsan. Bland annat har ett pausgym iordningsställts samt en massagefåtölj har införskaffats. Utbildning av medarbetare har skett löpande och med riktade insatser under året. Samtlig personal i beställningscentralen och kundcenter har under året fått utbildning i aktivt kundbemötande. Det ingick även individuell coaching vid flera tillfällen i utbildningen. Syftet är att medarbetarna ska vara trygga i samtalet med kund, att känna att det är medarbetaren som styr samtalet framåt samtidigt som kunden känner sig nöjd med bemötandet. För kundcenter ingick även ett moment kring det fysiska kundmötet. Kundcenter har också genomfört en utbildning kring hur hotfulla eller våldsamma situationer bäst kan hanteras. Under året har också medarbetarna deltagit i kurser och konferenser i för förvaltningen relevanta ämnen. Medarbetarna också möjlighet att ta del av de e-utbildningar som erbjuds via Kompentensplatsen. Sjukfrånvaron ökar jämfört med 2015 och Regionhälsan kommer att anlitas för att göra en djupare utredning om orsaker och stöd i att ta fram åtgärdsprogram. Bland annat planeras en undersökning kring den psykosociala arbetsmiljön inom förvaltningen. Den ökning av sjukfrånvaron som finns bedöms bero på främst långtidssjukfrånvaro som inte är arbetsrelaterad. Åtgärder har vidtagits genom att utöka personalstyrkan men ett fortsatt arbete krävs för att minska sårbarheten och uppfylla ställda mål. Förvaltningen tar ökningen av sjukfrånvaron på allvar och kommer fortsätta analysera vad ökningen beror på för att komma tillrätta med problemet. Sjukfrånvaro % (ack.) 2015 % 2016 % Total sjukfrånvaro 7,5 9,2 varav korttidsfrånvaro, dag ,1 2,7 andel långtidsfrånvaro över 60 dagar 39,2 65,7 Män 6,8 7,0 Kvinnor 7,7 9,9 Anställda -29 år 4,4 6,0 Anställda år 7,1 12,9 Anställda 50 år - 9,6 6,4

8 8 (11) EKONOMIPERSPEKTIV Periodens resultat och helårsprognos översikt Förvaltningens ackumulerade ekonomiska resultat uppgår till 10,2 mnkr, varav 8,2 mnkr härrör till den allmänna kollektivtrafiken och 2,0 mnkr till den särskilda kollektivtrafiken. Av överskottet i den särskilda kollektivtrafiken avser hela beloppet Landstingets sjukresor. Transporter utförda för länets kommuners räkning har bokats upp som en skuld till kommunerna i Landstingets balansräkning (totalt 4,2 mnkr). Ekonomisk uppföljning Utfall Budget Budget- Prognos Budget- Resultrapport avvikelse okt 2016 avvikelse Intäkter Trafikintäkter Driftbidrag allmän kollektivtrafik Kommunbidrag sk kollektivtrafik Landstingsersättning allmän kol Landstingsersättning sjukresor Övriga intäkter Summa intäkter

9 9 (11) Utfall Budget Budget- Prognos Budget- Resultrapport avvikelse 2015 avvikelse Kostnader Trafikkostnader buss Trafikkostnader tåg Transportkostnad sjukresor Transportkostnad färdtjänst Transportkostnad skol/omsorg mm Kostnader inhyrda tjänster Hållplatsunderhåll Försäljningsomkostnader Personalkostnader Lokalkostnader Transportmedel, resekostnader Telefoni, IT, konsultkostnad Övriga omkostnader Avskrivningar Finansiella kostnader Summa kostnader Resultat Trafikintäkter Biljettintäkterna överstiger intäkterna för motsvarande period föregående år med 7,1 procent (ca 9,0 mnkr). Ökningen av biljettintäkterna innebär att dessa överstiger budget med ca 3 procent (3,8 mnkr). I detta ligger förköpshäften och värdekuponger köpta av Asyl- och integrationshälsan för ca 1,8 mnkr. Av biljettintäkterna utgör ca 19 procent försäljning via appen och Mina Sidor (11 respektive 8 procent). Föregående år var motsvarande siffra ca 12 procent. Försäljningen på bussarna har ökat med 2,5 mnkr, men andelen uppgår till ca 37 procent, vilket är en minskning med 0,7 procentenheter jämfört med föregående år. Försäljningen via externa ombud uppgår till ca 16 procent och försäljningen på kundcenter också 16 procent. Försäljningen hos ombuden har minskat med ca 1,5 procentenheter medan försäljningen hos vårt kundcenter har minskat med ca 3 procentenheter. Mnkr 60,0 40,0 20,0 0,0 Intäkter per försäljningskanal 47,7 50,2 23,4 22,4 13,4 15,2 21,0 21,9 10,4 9,7 1,8 1,0 1,5 3,1 3,0 6,5 3,5 4,1 Appen Bussar Biljettautomater Mina Sidor Kundcenter Autogiro Ombud Värdekuponger Övrigt

10 10 (11) Skolkortsintäkterna uppgår till ca 32,8 mnkr, vilket är 4,8 mnkr högre än budgeterat. Ökningen beror främst på att antalet skolkort till asylsökande har ökat. Erhållna bidrag Avseende den särskilda kollektivtrafiken är landstingsersättningen samt driftbidrag från Västerås och Sala i linje med budget. Hallstahammars och Surahammars driftbidrag har sänkts i samband med delårsbokslut (Hallstahammar 0,2 mnkr sänkning, Surahammar 0,5 mnkr sänkning). Trafikkostnader buss Entreprenadkostnaderna från AB Västerås Lokaltrafik är ca 1,2 mnkr lägre än budget, medan övriga trafikkostnader buss (separat skolskjuts, anropsstyrd trafik med mera) är ca 1,3 mnkr högre än budget. Trafikkostnader tåg Kostnaderna för Tåg i Bergslagen är ca 1,0 mnkr högre än budgeterat medan kostnaderna för SJ är ca 1,6 mnkr lägre än budgeterat. I tågkostnaderna ingår också leasingkostnader för tåg via Transitio. Dessa tåg hyrs i sin tur ut till SJ. Transportkostnader Transportkostnaderna för den särskilda kollektivtrafiken är något högre än budgeterat. För sjukresorna rör det sig om ca 1,9 mnkr högre än budget. Den del av höjningen som beror på sjukresor för asylsökande har kompenserats fullt ut med statsbidrag. Kostnaden för färdtjänst, skolresor med mera finansieras i sin helhet av de kommuner som är huvudman för resorna. Kostnader för detta rapporteras i särskild ordning till kommunerna och kommenteras därför inte ytterligare här. Försäljningsomkostnader Försäljningsomkostnaderna överstiger budget med ca 0,2 mnkr. Som försäljningsomkostnader redovisas förutom kostnader för information och reklam (4,4 mnkr) även exempelvis provisionskostnader (2,1 mnkr) och reparationer och underhåll av biljettmaskiner (3,1 mnkr). Personalkostnader Personalkostnaderna uppgår till 32,8 mnkr, vilket är 6,9 mnkr lägre än budgeterat. Budgetavvikelsen kan förklaras av vakanta tjänster och sjukfrånvaro, se vidare avsnitt Medarbetarperspektiv. Övriga kostnader Kostnaden för hyra av lokalerna på Ängsgärdsgatan uppgår till 1,9 mnkr. I posten transportmedel/resekostnader ingår bland annat kostnader för stationsavgifter med ca 1,7 mnkr och kostnader för kommunikationsutrustning (bland annat RAKEL) med 2,4 mnkr. Kostnaderna för programvara/licenser överstiger budget med 1,1 mnkr. Skillnaden kan bland annat förklaras med kostnader på ca 0,4 mnkr för det nya analysverktyget IWA, som inte ingår i budgeten. Det lager av gammal BIMS-utrustning som bokades upp vid bokslut 2014 har under året inventerats. Större delen av den utrustning som fanns där, har bedömts inte ha något värde eftersom utrustningen kan anses föråldrad och därför inte möjlig att använda i något annat BIMS-län. Följaktligen har en nedskrivning gjorts med ca 11 mnkr. Kvar i lager finns kablar med mera till ett värde av ca 0,6 mnkr.

11 11 (11) Avskrivningar De totala avskrivningarna understiger budget med 1,6 mnkr. I de budgeterade avskrivningarna finns med avskrivningar på investeringar som ännu inte har realiserats. Investeringsredovisning Under året har investeringar gjorts för 2,2 mnkr. Större delen, 1,5 mnkr, avser nya kontokortsterminaler i bussarna. Denna investering äskades redan i budget 2014, men har först nu realiserats. De övriga investeringarna avser i huvudsak kompletteringar till biljettsystemet BRA-S. I den budgeterade investeringen för året på totalt 5,0 mnkr ingår bl.a. förbättrade tekniska stödsystem för Beställningscentralen, vilket heller inte har realiserats under året. Intern kontroll Under året har intern kontroll utförts på följande områden: Kontroll och avstämning av intäktsflödet utifrån upprättade rutinbeskrivningar: Kontroll och avstämning har skett kontinuerligt under året. Säkerställa att leverantörer av särskild kollektivtrafik betalar lagstadgade skatter och avgifter: Kontroll av samtliga leverantörer och underleverantörer (109 st) har gjorts under våren Två underleverantörer stängdes av på grund av obetalda skatter. Mohammad Sabet Tf förvaltningschef