Urval av frågor som Kanslistöd får Tips och trix från Kanslistöd Aktuella ämnen

Transkript

1 KSSK

2 Vilka är vi? Oscar Björnhag Kanslistöd Nikki Classon Kanslistöd Elisabet Andersson Ämnesansvarig Kbok Mikael Dahl Systemförvaltare Kyrksam Gabriella Lange Utbildningssamordnare Johan Berkman Informationssäkerhetssamordnare

3 Kanslistöd Även om inte Kanslistöd har lösningen på alla problem, så kan du alltid förvänta dig att svar. Kanslistöd förmedlar frågor, funderingar och felanmälningar till systemförvaltare eller experter.

4 Årscykel Under året infaller även saker som påverkar oss alla Indelningsändringar vid årskiften Mitten av januari till mitten av mars är statistikperioden Mars- april skattedeklaration Oktober, kyrko och begravningsavgifter 1:a november kyrkotillhörighet Okt/nov. Minnesgudstjänster Valår 2017 Lanseringar

5 Urval av frågor som Kanslistöd får Tips och trix från Kanslistöd Aktuella ämnen

6 Kyrkobokföringssystemet för Svenska kyrkan

7 Kbok-Kyrkobokföringssystemet: ett av Svenska kyrkans mest verksamhetskritiska It-system ett av de största personregistren i Sverige har höga krav på säkerhet, användarvänlighet och datakvalitet

8 Olika behörighetsnivåer i Kbok Rätt behörighet krävs för den aktuella arbetsuppgiften. Information som finns registrerad i databasen skyddas. Varje sökningen ska ha ett tydligt ändamål.

9 Certifieringsutbildning för handläggare Kbok och skyddad Sedan den 1 september 2005 krävs certifiering(beslutat av kyrkostyrelsen) för de användare som ska arbeta med behörigheterna Handläggare KBOK och Handläggare KBOK skyddad. Certifieringsutbildningar drivs av utbildarna i respektive stift Utbildningskalender

10 Sakkunniga och utbildare i kyrkobokföring Sakkunniga Utbildare i Kbok

11 Digital underskrift räcker inte för att gå ur Svenska kyrkan Den som vill gå ur Svenska kyrkan behöver skriva under sin utträdesanmälan och skicka in den med vanlig post till sin församling. Reglerat KO 29 5 En digital underskrift räcker inte men om det inkommer en egenhändigt underskriven anmälan, godtas datum för inkommen anmälan som är digitalt underskriven. I Kbok finns rapport Följebrev utträdesanmälan via e-post med instruktion till avsändaren. En påföljande egenhändigt underskriven anmälan bör inkomma inom 3 veckor. Det är allmän praxis. Datum 3 veckor framåt sätts i ovan nämnd rapport i Kbok. Inkommer det inte någon underskriven anmälan inom den tiden, kvarstår personen som tillhörig. Mer information finns att läsa på:

12 Utträden Hur hanterar man en utträdesanmälan? Frågor om en person fortfarande är medlem När har en person utträtt?

13 Kan jag se när någon är utträdd? I Kbok om personen är bosatt inom er församling samt att du har behörighet som handläggare Kbok. Det gör du via menyn person personakt gallrad (from 1/7 1991). I församlingens diarie i dåvarande hemförsamling (vid tidpunkt för utträde). Landsarkiv/stadsarkiv före 1/ Eller ta kontakt med Kanslistöd. De kan se historik from 1/7-91

14 Inträde vad gäller då? Anmälan om inträde ska ske skriftligen. (KO 29 kap 4) Med skriftligen anses förutom pappershandling inlämnad personligen, även brev, fax, e-post och formulär genererat från webben. Det finns inget krav på underskrift. När inträde gjorts ska personen i fråga genast få skriftligt besked om det. Exempelvis upptagandebevis(ko 29 kap 9)

15 Ny namnlag 1 juli 2017 Lag (2016:1013) om personnamn Skatteverket ensam namnmyndighet Inte längre möjligt att lämna ansökan om namn till vigselförrättare/dopförrättare

16 Barnet saknas i Kbok? Sedan 2 juni 2015 får barn bara vara antecknade i avvaktan på dop till 4 månaders ålder, därefter tas uppgifterna bort. Datainspektionens beslut ligger som grund för detta. Vi kan fortfarande nå barn som inte är medlemmar, men som har minst en tillhörig vårdnadshavare, i Adressuttag för Barn och Ungdom. Vid registrering av alla kyrkliga handlingar hämtas personuppgifter alltid från folkbokföringen om personen inte är medlem, gäller personer med fullständigt personnummer.

17 Personakt gallrad

18 Verifikat: Det går att välja att visa vissa verifikat på startsidan Per församling: Administration Enhet Ärendetyper Bilden visar nuvarande inställning. Klicka på nåt av typerna för att ställa in. Obs! Kom ihåg att inställningen för verifikat gäller för alla användare av Kbok i församlingen.

19 KyrkSpar är till för att hitta information för eller om enskild person och inte för urvalssökning. träfflistan är inte tänkt som underlag för utskick utan för att hitta eftersökt person ifall man inte har personnummer vid intervallsökning kan avlidna komma med i träfflista.

20 Sökbilden i KyrkSpar

21 Visa sökning på jokertecken Vid osäker stavning rekommenderar vi att söka med hjälp av jokertecken. Med jokertecken menas här att tecknet * används som fritt tecken och kan ersätta de tecken man inte känner till i te x ett namn. Exempel: Björnhag eller Björnhaug? > Björn*

22 Behörigheten KyrkSpar begravningsverksamhet

23 Konfirmation

24 Vem som får konfirmeras? Den som är döpt, tillhör Svenska kyrkan och själv begär det får konfirmeras. Den som tillhör en annan evangelisk-luthersk kyrka inom Lutherska världsförbundet eller en kyrka eller ett samfund som Svenska kyrkan genom beslut av kyrkomötet ingått en överenskommelse om särskild ekumenisk samverkan med får också konfirmeras i Svenska kyrkan. Kyrkoordningen 22 kap. 2

25 Överenskommelser och avtal om särskild ekumenisk samverkan, t.ex. Borgå Kyrkoordningen 59 kap. 5 med kommentarer och angränsande lagstiftning.

26 Man måste inte tillhöra Svenska kyrkan för att få konfirmera sig, man kan t.ex. vara Döpt i Norska kyrkan Tillhörig Norska kyrkan Men FÅR konfirmeras Ingen clearingsituation

27 När uppgift om dop och/eller tillhörighet till Svenska kyrkan saknas så måste ansvarig präst utreda

28 Finns det några hjälpmedel för att hitta uppgifter om den blivande konfirmanden t.ex.dop?

29 Börja med.. Kbok (Kyrkobokföringen) Hbok Historisk miljö KyrkSpar

30 Kyrkobokföring Kbok startsida Sök personer Ministerialbok

31 Länkar till Arbetsflöden och regelverk, Hbok, konfirmationsinformation, KyrkSpar och mycket annat finns på Kboks startsida.

32 Personakt för en tillhörig och döpt.

33 Personen saknas i Kbok, kan vara tillhörig och döpt i annan ordning (det norska exemplet)

34 Dop som skett från och med 1 januari 1996 i Svenska kyrkans ordning är medlemsgrundande Om tillhörighet till Svenska kyrkan saknas är det därför viktigt att veta dopdatum och inte bara att personen är döpt

35 Om inga uppgifter hittas Kontakta kanslistöd, dopet kan finnas i kyrkostyrelsen särskilda register för personer som aldrig varit folkbokförda i Sverige. Registret kan även innehålla uppgift om konfirmation samt tillhörighet.

36 Den finns en bra rapport/blankett Förfrågan/meddelande inför konfirmation Som utgör ett bra underlag för alla parter t.ex. konfirmationspräst, lägeradministratör, kyrkobokföringshandläggare/assistent i församlingen

37 Hej, Ditt/ert barn är anmält till konfirmationsundervisning och ska konfirmeras. För att få konfirmeras ska man vara döpt och medlem i Svenska kyrkan men även andra kan få konfirmeras, se nedan*. För ditt/ert barn saknas någon av de uppgifter man behöver veta innan konfirmationen - vilken uppgift som behöver kompletteras framgår på den bifogade blanketten. Vi ber att du/ni fyller i den uppgiften och lämnar blanketten till den präst som ska ha konfirmationen, eller skickar den till den avsändande församlingen. Svenska kyrkan kommer sedan att uppdatera de uppgifter som finns i kyrkobokföringen för konfirmanden. Om barnet är folkbokfört i Sverige så kommer uppdateringen att göras i den församling där ni är folkbokförda. Om barnet bor utomlands kommer uppdatering att göras från kyrkostyrelsen i Svenska kyrkan. Från den 1 januari 1996 blir den som döps i Svenska kyrkans ordning upptagen i Svenska kyrkan. Har ni några frågor eller funderingar, kontakta den präst som ska konfirmera ert barn. För folkbokförda i Sverige (s.1)

38 För folkbokförda i Sverige (s.2) Barnet är medlem i Svenska kyrkan sedan, år...månad...dag... Barnet är inte noterat som medlem i Svenska kyrkan men vi vill att barnet ska bli medlem. Barnet är medlem i en annan evangelisk-luthersk kyrka, vilken?... Barnet är medlem i en annan kristen kyrka, vilken?... Barnet är döpt i Svenska kyrkans ordning, år...månad...dag... ange i vilken församling... Barnet är döpt i en annan kyrkas ordning, år...månad...dag... ange vilken kyrka... Barnet är inte döpt men vi vill att barnet ska döpas

39 Rapporter

40 Då konfirmanden är folkbokförd i Sverige Så är det den administrativa församlingen (konfirmationsläger) eller handlingsförsamlingen (traditionell konfirmation) som hjälper till Det är endast hemförsamlingen som kan registrera inträde/dop

41 Då konfirmanden är utlandsboende Handlägger kyrkostyrelsen ärendet och då måste Svenska kyrkans kanslistöd kontaktas eller knappval 2. Kyrkostyrelsen tillhandahåller då en särskild blankett.

42 Svar på förfrågan/meddelande inför konfirmation Namn Adress Personnummer Land Telefonnr eller e-postadress Svenska kyrkan saknar uppgift om medlemskap dop, var vänlig markera nedan. Barnet är medlem i Svenska kyrkan sedan, år...månad...dag... Barnet är inte noterat som medlem i Svenska kyrkan men vi vill att det ska vara det. Barnet är medlem i en annan evangelisk-luthersk kyrka, vilken?... Barnet är medlem i en annan kristen kyrka, vilken?... Barnet är döpt i Svenska kyrkans ordning, år...månad...dag... ange i vilken församling... Barnet är döpt i en annan kyrkas ordning, år...månad...dag... ange vilken kyrka... Barnet är inte döpt men vi vill att barnet ska döpas Om det finns två vårdnadshavare ska båda underteckna meddelandet. Namnteckning av vårdnadshavare Namnteckning av vårdnadshavare Personnummer Personnummer För utlandsboende Samtycke krävs för barn som fyllt 12 år. Jag samtycker till att min/mina vårdnadshavare ovan meddelar att jag vill vara medlem i Svenska kyrkan. Namnteckning Blanketten sänds till: Kyrkokansliet, kyrkobokföringen, S UPPSALA. De uppgifter som ni uppgett kommer att uppdateras i kyrkobokföringsregistret. Registerutdrag/bevis om inträde skickas till adressen ovan när registrering gjorts. Kyrkostyrelsens anteckningar Inkom Registrerat Registrerat Registerutdrag eller bevis utsänt

43 Konfirmationsprästen måste förklara för familjen/konfirmanden vad de olika alternativen på blanketten innebär. Blanketten ska fyllas i av konfirmanden och vårdnadshavarna samt undertecknas. Den ifyllda blanketten ska skickas till hemförsamlingen eller kyrkostyrelsen.

44 Registerutdrag Skriv gärna ut ett registerutdrag och skicka till familjen, när all registrering är klar.

45 Konfirmationsinformation

46 Ibland uppstår en clearingsituation det skapas då en Kboks händelse i KOB Clearing vid kyrkliga handlingar

47 Koppling till varandra

48 Konfirmationsgrupp Visa uppgifter från medlemsregistret

49 Befintlig konfirmationsgrupp finns i Kyrksam

50 Visa grupp från Kyrksam i Kbok Användare med behörigheten Handläggare Kbok har rätt att hämta och visa konfirmationsgrupper från Kyrksam till Kbok. Välj funktionen genom att klicka på ikonen på startsidan eller via menyval.

51 Visade grupper från Kyrksam Konfirmationsgrupper från inloggad församling visas i formuläret. Om du har behörighet för fler församlingar, kan du välja annan församling i droplistan och klicka på förstoringsglaset för att hämta grupper för den valda församlingen.

52 Visa information om personer i grupp Dubbelklicka på gruppen du vill arbeta med. Ett formulär öppnas med de personer som finns i gruppen och med information från medlemsregistret.

53 Visa information om personer i grupp För varje person som finns i medlemsregistret visas medlemstyp och uppgift om dop och konfirmation. I formuläret ska även aktuell tillhörighetsförsamling visas. Om en person saknas i medlemsregistret hämtas uppgifter om namn (tidigare visades ett kommatecken här i namnfältet). Denna person kommer med i rapporten Uppgifter från medlemsregistret, med en notering om att personen EJ är tillhörig. Det går inte att skapa gemensam konfirmationsblankett för denna.

54 Skriv ut lista med uppgifter från medlemsregistret Välj, Utskrifter -> Rapportlista. Markera rapporten Uppgifter från medlemsregistret och klicka på ikonen Skriv ut.

55 Uppgifter från medlemsregistret Rapporten Uppgifter från medlemsregistret skrivs ut.

56 Konfirmation som sker i svensk församling för ej folkbokförda Med personnummer Registrera konfirmationen i Kbok med fullständigt personnummer Konfirmationsposten finns i ministerialboken i den församling där konfirmationen sker Kopia av konfirmationsposten skickas per automatik till kyrkostyrelsen Utan personnummer Registrerar konfirmationen i Kbok med födelsedatum, namn, adress Konfirmationsposten finns i ministerialboken i den församling där konfirmationen sker Kopia av konfirmationsposten skickas per automatik till kyrkostyrelsen. Enligt SvKB 2009:9

57 Vårt gemensamma mål är ju konfirmationen!

58 Adressuttag barn och ungdom

59 Ger möjlighet att nå barn som inte är medlemmar i kyrkan (tidigare antecknade), men vars vårdnadshavare är det.

60 Blanketthantering Uppdragsförsamlingen tar ut en blankett för kyrklig handling, i samband med att kyrka och präst bokas. Blanketten lämnas till prästen. Den preliminära ministerialboksposten finns hos uppdragsförsamlingen. Blanketten är prästens arbetsmaterial"

61 Registrera kyrklig välsignelse

62 Skriv ut välsignelseblankett Lathund

63 Hitta präst vid kyrklig handling

64 Sök präst med hjälp av kikaren.

65 Fyll i minst två sökkriterier

66 Klicka på aktuell präst

67

68 Glöm inte att slutföra preliminära kyrkliga handlingar, sök så här:

69 Sök preliminära poster skapade i andra församlingar

70 Vem ansvarar för registreringen i ministerialboken Kyrkoherden ansvarar för att registrering sker i enlighet med SvKB 2009:9

71 Lite annat Personuppgifter hämtas alltid från folkbokföringen om personen inte är medlem. Vilka kyrkliga handlingar ska registreras i Kbok? Alla kyrkliga handlingar i Svenska kyrkans ordning ska registreras i Kbok.

72 Skapa dop i annan ordning? Vad får man göra? Om man är döpt i annan ordning så kan man anmäla inträde i Svenska kyrkan Då registreras dopet i annan ordning på personakten

73 Många dop sker i svensk församling men personen är inte folkbokförd i Sverige. Asylsökande som döps i Sverige Personer som bor utomlands men döps i Sverige

74 Dop som sker i svensk församling för ej folkbokförda Med personnummer Registrera dopet i Kbok med fullständigt personnummer och adress. För personer under 18 år ska föräldrar/vårdnadshavares namn födelsedatum/personnummer registreras Dopposten finns i ministerialboken i den församling där dopet sker Kopia av dopposten skickas per automatik till kyrkostyrelsen. För de som Kyrkostyrelsen tar beslut om tillhörighet för skickas bevis om tillhörighet till den adress som finns registrerad i dopposten Utan personnummer Registrera dopet i Kbok med födelsedatum, namn och adress. För personer under 18 år ska föräldrar/vårdnadshavares namn födelsedatum/personnummer registreras Dopposten finns i ministerialboken i den församling där dopet sker Kopia av dopposten skickas per automatik till kyrkostyrelsen. För de som Kyrkostyrelsen tar beslut om tillhörighet för skickas bevis om tillhörighet till den adress som finns registrerad i dopposten. Enligt SvKB 2009:9 kap.3

75 Hjälpmedel Kyrkoordningen (56 kap.) Svenska kyrkans bestämmelser (SvKB 2009:9) Arbetsflöden och regelverk för kyrkobokföring KyrkSpar Clearinginformation Hjälpen i Kbok

76 Diarieföring, arkivering och gallring Här kommer länkar till olika regelverk som handlar om diarieföring, arkivering och gallring. Hoppas Ni kan ha hjälp av dessa. Kyrkoordningen Kap. 55 Diarier och arkiv Kap. 56 Kyrkobokföring och andra register Svenska kyrkans bestämmelser SvKB 2003:1 om vården av Svenska kyrkans arkiv. Se särskilt 11 kap. Bevarande av ministerialböcker. SvKB 2003:2 om förteckningsplaner och gallring för Svenska kyrkan på lokal nivå. Se särskilt 2 kap. Gallring. SvKB 2016:6 om registrering av handlingar m.m.

77 Diarieföring, arkivering och gallring fortsättning Innehåller kommentarer till SvKB 2003:1 och 2003:2 Arbetsflöden och regelverk för Kyrkobokföringen sid.6-7 Arkivering av blanketter kyrklig handling, ministerialbok, blanketthantering sid Inträde och utträde sid Anteckning och borttag av anteckning sid. 36 Diarieföring av kyrkobokföringsärenden så som inträden, utträden, beslutsunderlag och notering i personakt. sid Beslutsunderlag