Nyhetsbrev från Kanslistöd

Transkript

1 Nyhetsbrev från Kanslistöd mars 2012 Innehållsförteckning Information om planerade systemstopp... 2 Webb för hantering av behörigheter... 2 Åtkomst till gemensamma behörighetssystemet via webb... 2 Hur fungerar det?... 2 Uppgiften att vara behörighetsadministratör innebär ett stort ansvar... 2 Tilltalsnamn skrivs nu ut på namn- och adresslistor från sök person i Kbok... 3 Församlingsdistrikt laddat med nya postnummer... 3 Kyrklig välsignelse... 4 Registrering av kyrklig välsignelse... 4 Utskrift av välsignelseblankett... 4 Gallringsfrist för Svenska kyrkans räkenskapshandlingar... 5 Avgifter för Svenska kyrkans offentligrättsliga handlingar från tiden före Nationellt inventarieregister för kyrkliga inventarier SACER... 6 Tidsplan för införande och utbildning... 6 Rekommendationer för start... 6 Kyrkoprojektet hjälp att registrera inventarier:... 6 Insamlingen av kyrkobyggnadsstatistik avslutad... 7 Information från webbförvaltningen... 7 Kontakt... 8 Vilka har fått detta brev... 8 Nyhetsbrev från Kanslistöd Sida 1

2 Information om planerade systemstopp Nedan finns information om planerade systemstopp den närmsta tiden. För aktuell information, håll dig informerad via Söndagen den 1 april kl Orsaken till stoppet är systemunderhåll. Söndagen den 22 april kl Orsaken till stoppet är systemunderhåll. Webb för hantering av behörigheter Behörigheterna till Svenska kyrkans gemensamma IT-system hanteras i ett gemensamt behörighetssystem och delas ut av lokalt utsedd behörighetsadministratör. Det lokala behörighetssystemet finns nu som en webbapplikation. Det betyder att du som behörighetsadministratör inte längre behöver arbeta i Kbok för att administrera behörigheter. Under en övergångsperiod kommer det gå att administrera behörigheter både i Kbok och i den nya webbapplikationen för behörighetssystemet, behörighetswebben. Åtkomst till gemensamma behörighetssystemet via webb Det gemensamma behörighetssystemet som webbapplikation nås via en länk under inloggningar på och fliken IT-system, eller via följande länk: Hur fungerar det? Behörighetssystemet som webb liknar det som finns i Kbok idag. Instruktioner finns på webbsidan för behörighetsadministratörer under menyval Lathundar. Sidan nås via fliken IT-system och menyval Behörigheter. Uppgiften att vara behörighetsadministratör innebär ett stort ansvar Som behörighetsadministratör fyller du en viktig funktion. Du bör vara väl förtrogen med verksamheten inom Svenska kyrkan och de anställdas arbetsuppgifter. Personer med behörighet till systemen får tillgång till känsliga personuppgifter och annan information som inte obehöriga ska ha tillgång till. En person skall därför inte arbeta med högre behörighet än vad arbetsuppgiften kräver. Det är även av största vikt att alla som arbetar i systemen har sina egna behörigheter och inte använder andras inloggningar. Nyhetsbrev från Kanslistöd Sida 2

3 Tilltalsnamn skrivs nu ut på namn- och adresslistor från sök person i Kbok Samtliga namn- och adresslistor som skrivs ut från sök person skriver nu ut tilltalsnamn. Saknas tilltalsnamn så skrivs förnamn ut. Det gäller följande rapporter: Namn- och adresslista Namn- och adresslista med dopuppgift Namn- och adresslista med fastighet Namn- och adresslista med födelsedatum (sorterad på namn) Namn- och adresslista med födelsedatum (sorterad på födelsedatum) Namn- och adresslista med konfirmationsuppgift Församlingsdistrikt laddat med nya postnummer Vid sökning i tillhörighetsregistret i Kbok finns möjlighet att söka med kriteriet postnummerdistrikt (finns i den avancerade sökningen). Dessa distrikt registreras i ett webbformulär som sedan läses in i Kbok. Registrering av församlingsdistrikt För de församlingar som vill använda funktionen distriktssök är det första steget att fundera på vilka distrikt som kan vara aktuella i församlingen. Distrikten ska namnges och kopplas till postnummer. Det är postnumren på personernas adresser som ligger till grund för sökurvalet. Observera att ett postnummer endast kan ingå i ett av församlingens distrikt. Databasen/webbformuläret är nu laddat med de nya postnummer som började gälla den 5 mars Nästa steg är att handläggaren registrerar distrikten och de postnummer som hör till. Detta görs i webbformuläret som nås via Kboks hemsida: För församlingar som väljer att inte registrera några distrikt fungerar sökfunktionen som vanligt, men det är då inte möjligt att söka på distrikt i den församlingen. Inläsning av distrikt till Kbok sker 15 maj, 21 augusti och 6 november. För att logga in i webbformuläret krävs behörigheten Handläggare KBOK eller Handläggare KBOK skyddad för de församlingar som du vill registrera församlingsdistrikt för. Nyhetsbrev från Kanslistöd Sida 3

4 Kyrklig välsignelse Registrering av kyrklig välsignelse Kyrklig välsignelse kan bara registreras via personakt -> ny -> vigsel (välsignelse), eller ministerialbok -> ny -> vigsel (välsignelse). För att aktivera att registreringen är en välsignelse, kryssa i rutan välsignelse. Vigselboken anpassas nu för välsignelse. På fliken välsignelse finns endast uppgifter om välsignelsepräst, församling och plats. Fälten för hindersprövning som finns för vigsel är dolda. Ange uppgifter om välsignelsen. Klicka på spara så du får en preliminär post. Utskrift av välsignelseblankett För att skriva ut blankett, välj utskrifter och välsignelseblankett. Blanketten går endast att skriva ut från en preliminär post. Välsignelse hanteras i övrigt som vigsel. En kyrklig välsignelse är inte en egen kyrklig handling, utan ska hanteras som en vigsel. Därför är fortsatt hanteringen av registreringen som en vigsel. Verifikatet för att bekräfta handlingen är av typen vigsel, och när du söker posten i ministerialboken får du söka den som vigsel. Instruktioner för registrering av kyrklig välsignelse finns att läsa på kboks hemsida, under Verktygslåda och Lathundar. Dokumentets titel är: Registrering av kyrklig välsignelse. Nyhetsbrev från Kanslistöd Sida 4

5 Gallringsfrist för Svenska kyrkans räkenskapshandlingar Den 1 januari 2011 trädde vissa förändringar i bokföringslagen i kraft. En av förändringarna var bland annat att arkiveringstiden för räkenskapsinformation sänktes från tio till sju år. Detta har resulterat i att många felaktigt har uppfattat det som att man kan gallra Svenska kyrkans räkenskapshandlingar redan efter sju år. Bokföringslagen anger det antal år som räkenskaper måste bevaras, men därefter är det upp till arkivbildarna själva att reglera om de önskar bevara sina räkenskaper längre än de sju år som bokföringslagen anger som ett minimum. Svenska kyrkan har i sina egna arkivbestämmelser (Svenska kyrkans bestämmelser 2003:1-3) reglerat att räkenskaper som t.ex. verifikat (SvKB:1, 9 kap.2 ) ska gallras först efter tio år. I de myndighetsspecifika föreskrifter som Riksarkivet ger ut för hanteringen av begravningsverksamheten och för den kyrkoantikvariska ersättningens handlingar gäller också fortfarande den tioåriga gallringsfristen. I Svenska kyrkans verksamhet (inkluderat begravningsverksamheten och hanteringen av den kyrkoantikvariska ersättningen) ska räkenskapshandlingar som har en gallringsfrist på tio år enligt Svenska kyrkans bestämmelser och Riksarkivets föreskrifter alltså även i fortsättningen bevaras i tio år. Avgifter för Svenska kyrkans offentligrättsliga handlingar från tiden före 2000 Den senaste tiden har vi vid ett par tillfällen uppmärksammats på att olika landsarkiv har meddelat stift och församlingar att de ska betala en årlig avgift efter inleverans av sina handlingar till landsarkiven, eller att de ska betala när de önskar få en handling ur sina redan levererade arkiv. Vi vill därför passa på att understryka att Svenska kyrkan är undantagen bestämmelsen om ersättning till Riksarkivet/Landsarkiven för kostnader i samband med bevarande, vård och tillhandahållande av handlingar. Då kyrkan skiljdes från staten 2000 kom man överens om att kyrkan skulle stå för samtliga kostnader för arkiven fram till att de levererats till arkivmyndigheten. Kyrkan ska även stå för kostnader i samband med det praktiska överförandet av de allmänna handlingarna till arkivmyndigheten. Staten ska däremot svara för kostnaderna för den fortsatta förvaringen och för de engångskostnader som kan uppstå i samband med att arkiven i färdigställt skick kommer in till Riksarkivet/Landsarkiven. Nyhetsbrev från Kanslistöd Sida 5

6 Nationellt inventarieregister för kyrkliga inventarier SACER Projektet som syftar till att ta fram ett nationellt inventarieregister för kulturhistoriskt värdefulla kyrkliga inventarier drivs av den nationella nivån tillsammans med Västerås stift. Utgångspunkten är det av Västerås stift utvecklade inventarieregistret Sacer. Alla uppgifter som finns i Västerås Sacer kommer att konverteras till det nya nationella Sacer och i och med det kommer Västerås system att avvecklas. Tidsplan för införande och utbildning Acceptanstester i maj och produktionssättning i juni. Systemet kommer inte att kräva någon omfattande utbildning utan kommer att kunna tas i bruk så snart det är produktionssatt. Det kommer att finnas interaktiv utbildning i Utbildningsportalen samt lathundar. Rekommendationer för start Församlingar som i dag använder Västerås Sacer kommer att få en egen tidsplan för införande. Projektet kommet att kontakta alla och informera hur övergången till det nationella Sacer kommer att ske. Församlingar som idag inte har något digitalt register kan börja registrera sina kyrkliga inventarier i det nya systemet redan i juni. Det kommer att finnas en generell importfunktion för överföring av data från andra digitala inventarieregister. Om terminologi och antal fält skiljer sig alltför mycket kan det dock vara klokt att registrera allt på nytt i det nationella systemet. Detta bör dock bedömas från fall till fall. Kyrkoprojektet hjälp att registrera inventarier: Sensus tillsammans med Arbetsförmedlingen i Örebro län driver ett projekt som går ut på att sysselsätta arbetslösa med att registrera församlingarnas kyrkliga inventarier. Projektet har hittills använt Västerås Sacer för detta ändamål. Församlingar har möjlighet att få hjälp av Kyrkoprojektet att registrera sina kyrkliga inventarier i det nya nationella registret. Kontakta projektledare Karin Werhahn, Sensus, tel Karin.Werhahn@sensus.se Läs mer om projektet på KOBs hemsida. ( ) Nyhetsbrev från Kanslistöd Sida 6

7 Insamlingen av kyrkobyggnadsstatistik avslutad Årets insamling av kyrkobyggnadsstatistik avslutades fredagen den 23 mars. Vi tackar alla som besvarat enkäten. Svaren är till stor betydelse för det fortsatta arbetet med Svenska kyrkans årliga redovisning till staten om de kyrkliga kulturvärdena och användningen av kyrkoantikvarisk ersättning. Tyvärr blev svarsfrekvensen lägre än förra året trots att svarstiden förlängdes med 23 dagar i år. I år besvarades enkäten av 87 % mot 92 % för 2010: års enkät. Frågorna i årets enkät var de samma som tidigare, undantaget frågan om huvudsakligt värmesystem. Vi kommer att lägga ut årets regeringsrapport under maj på Information från webbförvaltningen Webbstrategi En öppen inbjudan att delta i webbstrategiarbetet. Läs mer om webbstrategidagen den 20 april på I övrigt fortsätter webbstrategiarbetet. Här kan du läsa om de senaste uppdateringarna i projektets framfart på 7 Samverkansrum Hur ska arbetet prioriteras när samverkansrummen vidareutvecklas? Hur skulle du vilja använda samverkansrummen i framtiden? Var med och tyck till i en kort enkät på Webbverkstad Vill du avsätta en dag för att arbeta tillsammans med din webb/intranät så är du välkommen på webbverkstad. Nästa tillfälle är den 25 april. Äs mer om webbträffar och utbildningstillfällen på Uppgradering I slutet av maj/början av juni kommer årets andra uppgradering. Läs mer om vad den kommer att bjuda på här Nyhetsbrev från Kanslistöd Sida 7

8 Om Kanslistöd Kanslistöd svarar på frågor som rör Svenska kyrkans gemensamma IT-system, t ex kyrkobokföring, Organisationsregistret, Gemensam Webb och KOB. Vi svarar både på teknik- och regelverksfrågor. Aktuell information finns på Våra telefontider Knappval 1: Driftläget på Kyrknätet (telefonsvarare) Alltid öppet, uppdateras vardagar Knappval 2: Frågor om de Gemensamma IT systemen som Kbok, KOB, Webb, Intranät, Organisationsregistret, Statistik mm. Måndag - Torsdag 09:00-12:00, 13:00 15:00 Fredag 09:00-12:00 Knappval 3: Frågor om den Gemensamma tekniska plattformen som kyrknätsanslutningar, VPN, e-post, GIP och andra tekniska frågor samt licensärenden Måndag - Fredag 08:00 16:30 (t.o.m. 30 november) Måndag - Fredag 08:00 12:00, 13:00 16:30 (fr.o.m. 1 december) Kontakt Du når oss via e-post på adressen: kanslistod@svenskakyrkan.se Eller via telefon Vilka har fått detta brev Vi har använt oss av organisationsregistret för att göra detta utskick. Utskicket går alltså till alla stift, samfälligheter och församlingar som har lagt in sin e- postadress i Organisationsregistret. Kontaktperson IT, Informatörer och kyrkoherdar som registrerat sin e-postadress i Organisationsregistret får nyhetsbrevet direkt. Utskicket går även till sändlistorna för sakkunniga i kyrkobokföringsfrågor. Ni hittar Nyhetsbreven på den här sidan under länken Nyhetsbrev. Nyhetsbrev från Kanslistöd Sida 8