Nyhetsbrev från Kanslistöd

Transkript

1 Nyhetsbrev från Kanslistöd Extra nyhetsbrev december 2009 Innehållsförteckning Planerat systemstopp efter årsskiftet... 2 Preliminära poster i Kbok Hantering av dop när dopkandidaten bor utomlands och inte är folkbokförd i Sverige... 2 Flöde för registrering av dop för icke folkbokförd... 2 Registrering av ombudsuppdrag i Organisationsregistret... 3 Statistikinsamling för Kyrkobyggnadsstatistik... 4 Verksamhetsstatistik... 4 Ekonomisk redogörelse... 5 Boka tidigt-rabatt för intranätet... 5 Julhälsning... 6 Om Kanslistöd... 6 Kanslistöds ordinarie öppettider... 6 Öppet under helgerna... 6 Vilka har fått detta brev... 7 Nyhetsbrev från Kanslistöd Sida 1

2 Planerat systemstopp efter årsskiftet I januari planeras ett längre systemstopp för Kbok2003, Organisationsregistret och behörighetsadministrationen. Orsaken är att medlemmar som berörs av de indelningsändringar som sker vid årsskiftet ska flyttas till rätt församling i Kbok2003. Bearbetningen baseras på material från skatteverket, och är tidskrävande. Bedömningen är att systemen kommer vara stängda från den 5 januari till den 11 januari. Stoppet kan bli kortare än så, eller om problem inträffar, längre. Aktuell information om driftläget och prognosen för när systemen kommer bli tillgängliga finns alltid på Svenska kyrkans intranät ( välj verksamhetsstöd Under det planerade stoppet kommer Svenska kyrkans referensregister att vara öppet via en omstyrd länk. Detta innebär att du kan söka fram en person via personnummer och få tillgång till uppgifter som namn, tillhörighet, dop och konfirmation. Du loggar in med det användarnamn och lösenord som du har för att logga in i Kbok2003 och Organisationsregistret. Länken kommer du att finna på Kboks hemsida, Preliminära poster i Kbok 2003 Nu är det snart nytt år och det är viktigt att se över församlingens preliminära poster i Kbok2003. Detta för att ni ska få så korrekta siffror som möjligt i det uttag som görs till verksamhetsstatistiken. Slutför de kyrkliga handlingar som har ägt rum. Du hittar dessa i ministerialboken, under fliken Preliminära. Tryck på förstoringsglaset så ser du alla preliminära poster. Ta bort de preliminära poster där den kyrkliga handlingen har blivit inställd. För att ta bort en preliminär post öppnar du först posten, därefter klickar du på soptunnan som finns bland ikonerna under menyraden. Hantering av dop när dopkandidaten bor utomlands och inte är folkbokförd i Sverige Med anledning av att många registreringar som inkommer saknar vissa uppgifter så vill vi informera om det här igen: I dokumentet "Arbetsflöden och sammanfattande regelverk för kyrkobokföring" kan du läsa om hanteringen av dop när dopkandidaten bor utomlands och inte är folkbokförd i Sverige. T ex. Vad händer när Kyrkostyrelsen ansvarar för ärendet? Nedan beskrivs flödet för registrering i Kbok2003. Flöde för registrering av dop för icke folkbokförd o Arbeta med ministerialbok utskrifter dopblankett eller o Arbeta med ministerialbok utskrifter ny dop o Ange uppgifter för huvudpersonen Nyhetsbrev från Kanslistöd Sida 2

3 a. Saknar svenskt personnummer, ange födelsedatum (ÅÅÅÅMMDD), fullständiga uppgifter om namn och utlandsadress. b. Har svenskt personnummer, ange personnummer och klicka på kikaren. Uppgifterna hämtas från folkbokföringen. Kontrollera att fullständiga uppgifter om namn och utlandsadress finns. o Ange vårdnadshavare. Om någon av vårdnadshavarna har svenskt personnummer ange detta och klicka på kikaren för att hämta uppgifter från centrala tillhörighetsregistret. Om vårdnadshavaren saknar svenskt personnummer ange födelsedatum (ÅÅÅÅMMDD) och namn. o Dopet äger rum. o Blankett åter till den expedition som skrivit ut blanketten (underskriven av präst) o Sök fram dopboken i ministerialboken. (Arbeta med ministerialbok fliken preliminära ange dop som handlingstyp klicka på sök (förstoringsglaset) o Komplettera vid behov uppgifterna i dopboken o Skapa slutgiltig post o Information om dopet skickas med automatik till Kyrkostyrelsen Registrering av ombudsuppdrag i Organisationsregistret Från och med 1 januari startar en ny mandatperiod och detta innebär att det är dags att registrera församlingens ombud och andra ombudsrelaterade uppdrag som avser mandatperioden i Organisationsregistret. Uppdrag för ombud som valdes för mandatperioden har fått slutdatum i systemet. Eftersom det internationella arbetet har genomgått förändringar kommer ett antal funktionstyper i Organisationsregistret inte längre att användas. Ombud Lutherhjälpen och Ombud Svenska kyrkans mission ersätts med funktionstypen Internationellt ombud. Funktionstyperna Informationsmottagare Lutherhjälpen och Informationsmottagare Svenska kyrkans mission ersätts av Intresserad Hela världen, Svenska kyrkans int arb. Samtidigt anpassas motsvarande funktionstyp för Svenska kyrkan i utlandet till Intresserad Svenska kyrkan i utlandet. Dessutom införs funktionstypen Samordnare Internationella gruppen. För att underlätta registreringen finns det en blankett att använda i församlingen där alla ombud fyller i namn och e-post adress. Blanketten underlättar att få in e-postadresser i systemet. Blanketten och mer information finns på Nyhetsbrev från Kanslistöd Sida 3

4 Statistikinsamling för 2009 Under perioden 7 januari april 2010 ska församlingar och samfälligheter vid tre tillfällen rapportera in olika statistikuppgifter. Nedan följer en sammanställning av dessa. Kyrkobyggnadsstatistik insamlingsperiod 7 januari 29 januari Enkäten finns från 7 januari 2010 i Svenska kyrkans kyrkobyggnadsregister, som finns i Svenska kyrkans kollekt- och betalsystem (KOB). Enkäten som ska vara besvarad senast 29 januari ifylls av den som har behörighet till kyrkobyggnadsregistret vilket man får via sin lokala behörighetsadministratör. Innan årsskiftet bör alla församlingar försäkra sig om att minst en medarbetare har behörigheten KOB-KBR-Adm i KOB. Till hjälp kommer under insamlingsperioden både en instruktion för att fylla i enkäten och en lista med vanliga frågor och svar att publiceras på KOB:s hemsida. Komplettera 2008 års uppgifter I den ekonomiska redogörelsen våren 2009 insamlades uppgifter om kyrkobyggnader för året Svarsfrekvensen för insamlingen var låg. Därför är det nu möjligt att komplettera 2008 års uppgifter via en enkät i kyrkobyggnadsregistret i samband med insamlingen. Mer information finns i nyhetsbrevet från 1 december under länken Nyhetsbrev på sidan: Verksamhetsstatistik insamlingsperiod 12 januari 26 februari Redovisningen av 2009 års verksamhetsstatistik kommer att påbörjas den 12 januari. Ett e-brev kommer att skickas ut till samtliga församlingar med instruktioner om hur man når det elektroniska formulär som används vid insamlingen. Insamlingen av verksamhetsstatistik pågår till och med den 26 februari. De uppgifter som efterfrågas har inte förändrats från föregående insamling. Vilka uppgifter som räknas samt beskrivningar av dessa finns i boken Konsten att räkna kyrkostatistik som kan laddas ned i elektronisk form från statistikdatabasens hemsida ( under Artiklar och analyser, alternativt via följande direktlänk: Nyhetsbrev från Kanslistöd Sida 4

5 Ekonomisk redogörelse insamlingsperiod 15 februari 30 april Kyrkostyrelsen genomför med hjälp av Statistiska centralbyrån (SCB) årets insamling av uppgifter i den ekonomiska redogörelsen. E-postmeddelande med länk till blanketten sänds ut den 15 februari till alla samfälligheter och församlingar med egen ekonomi. Den ekonomiska redogörelsen ska lämnas in senast fredagen den 30 april. Eventuella redovisningsfrågor ställs till kyrkokansliet (Kyrklig ekonomi). Tekniska frågor om enkäten besvaras av SCB. Telefonnummer och e- postadress återfinns på startsidan i respektive enkät. Varför parallella insamlingar av statistik? På grund av att insamlingen av kyrkobyggnadsstatistik sker redan i januari detta år innebär det att insamlingarna delvis sker parallellt. De indelningsändringar som sker vid årsskiftet kan leda till att sammanställningen av statistiken blir mer arbetskrävande eftersom insamlingen sker enligt 2009 års organisation. Vi är medvetna om detta och inför kommande år utreds på kyrkokansliet hur insamlingarna kan samordnas bättre och göras på ett smidigare sätt. I kyrkobyggnadsstatistiken efterfrågas ett antal uppgifter som även har beröringspunkter med verksamhetsstatistiken. Skillnaden är att uppgifterna samlas in på kyrkobyggnadsnivå på ett håll och på församlingsnivå på ett annat. Inom kyrkan har det under de senaste decennierna funnits ett intresse att följa ett urval av församlingarnas verksamhet för att kunna se utvecklingen över tid såväl regionalt som nationellt. Det finns också ett statligt uppdrag att följa utvecklingen av Svenska kyrkans kyrkobyggnadsbestånd bland annat avseende kyrkobyggnadernas öppethållande och användning. Kyrkobyggnadsstatistiken är central för de långsiktiga förutsättningarna för samhällets stöd till kyrkorna - den kyrkoantikvariska ersättningen. Boka tidigt-rabatt för intranätet Kyrkostyrelsen har beslutat att erbjuda alla församlingar, samfälligheter och stift med fler än 50 anställda en rabatterad anslutningsavgift. Beslutet har tagits för att säkerställa att anslutningen fortsätter i samma takt som vid lanseringen. För att intranätet ska bli ett verktyg med möjlighet till delande för hela Svenska kyrkan behöver stiften och många samfälligheter och församlingar ansluta sig tidigt. Den nya rabatten innebär att en samfällighet på 123 anställda betalar kr under år 2010 istället för kr. Den lägre prisnivån gäller även för dem som slutit avtal tidigare. Nyhetsbrev från Kanslistöd Sida 5

6 Julhälsning Kanslistöd önskar alla sina användare en riktigt God Jul och Gott Nytt År. Om Kanslistöd På Kanslistöd svarar just nu tio medarbetare på frågor som rör Svenska kyrkans gemensamma IT system, t ex Kyrkobokföring, Organisationsregistret, Gemensam Webb och KOB. Vi svarar både på teknik- och regelverksfrågor: Elisabet Andersson, Ann-Cecile Björklund, Oscar Björnhag, Mikael Dahl, Stefan Kostet, Jim Lilja, Monica Jansson, Linnea Edlund, IdaMaria Ekholm och Kristoffer Hedström. Stefan Olsson Granmo är samordnare. Aktuell information finns på Kanslistöds ordinarie öppettider Mån-tors 9-12 samt Fre 9-12 Dag före helgdag öppet 9-12 Lördag och helgdagar stängt Öppet under helgerna Kanslistöds telefoner är stängda den 23 december. Under helgerna är kanslistöds telefoner bemannade följande dagar och tider: Måndagen den 28 december samt Tisdagen den 29 december samt Onsdagen den 30 december samt Måndagen den 4 januari samt Tisdagen den 5 januari Torsdagen den 7 januari samt Fredagen den 8 januari Nyhetsbrev från Kanslistöd Sida 6

7 Vilka har fått detta brev Vi har använt oss av organisationsregistret för att göra detta utskick. Utskicket går alltså till alla stift, samfälligheter och församlingar som har lagt in sin e- postadress i Organisationsregistret. Utskicket går även till sändlistorna för sakkunniga i kyrkobokföringsfrågor samt kontaktperson IT som registrerat sin e-postadress i Organisationsregistret. Ni hittar Nyhetsbreven på den här sidan under länken Nyhetsbrev. Nyhetsbrev från Kanslistöd Sida 7