Registerbeskrivning enligt 10 personuppgiftslagen (523/1999) över studieregistret vid Åbo Akademi ( STURE )

Transkript

1 Registerbeskrivning enligt 10 personuppgiftslagen (523/1999) över studieregistret vid Åbo Akademi ( STURE ) 1. Den registeransvarige Åbo Akademi Domkyrkotorget 3, Åbo tfn (02) Registerärendenas handläggare och/ eller kontaktperson Ledande studiekoordinator Harriet Kurtén Åbo Akademi/ Forskning och utbildning Tavastgatan Åbo tfn (02) fax (02) e-post harriet.kurten@abo.fi 3. Registrets namn Studieregistret vid Åbo Akademi, förkortat STURE. 4. Syftet med behandlingen av personuppgifter (registrets användningsändamål) Registret behövs för handhavande av studieadministrativa uppgifter. För planering av studier och studieutbud kommunicerar Sture med studieplaneringsverktyget MinPlan. Exempel på uppgifter inom studieförvaltningen där registret används: - Konstaterande av en persons studierätt. - Kontroll av studieprestationer t.ex. då intyg eller betyg skall utfärdas eller då slutbedömning ska ges. - Uppföljning av hur studierna framskrider. De studerande kan erhålla utdrag där samtliga studieprestationer för den aktuella studierätten framgår. De studerande kan också erhålla engelskspråkiga intyg. - Inofficiella utdrag (minsture, minperson) kan erhållas i elektronisk form. De enskilda institutionerna/ämnena har möjlighet att för någon/några personer anhålla om rätt att i en delfunktion av STURE (inststure) kontrollera de studerandes prestationer. - Statistisk för uppföljning av studieprestationer, examina, studerande osv. - Närvarointyg kan erhållas som en utskrift ur STURE. - STURE fungerar också för arkivering av bl.a. studieprestationer.

2 4.1. Orsak till att registret förs: - Universitetslagen 558/ Förordning om universitetsexamina 794/ Examensstadga för Åbo Akademi - Tentamensinstruktion för Åbo Akademi - Åbo Akademis förvaltningsinstruktion - Instruktion för forskarutbildningen 5. Registrets datainnehåll 5.1 Personuppgifter om studerande - matrikelnummer - personbeteckning - namnuppgifter - adressuppgifter - födelsekommun - hemkommun - kön - nationalitet - modersmål - tillstånd att utlämna uppgifter - medlemskap i Studentkåren - när- och frånvaro per termin - avbrutna studier/ tidsperiod - inskrivningsår och termin vid ÅA - studierätt/studierätter, aktiva och passiva, samt antagningsår och termin till dem. - tidigare utbildning - läroverk/ gymnasium/annan skola - studentexamensår - skolutbildningsspråk 5.2 Studierätt - aktiv studierätt, som är definierad av studiernas syfte, utbildningsprogram/utbildning, inriktning och huvudämne -passiva studierätter, definierade som ovan -avslutade studierätter, definierade som ovan Varje studierätt är via huvudämnet kopplat till institution. 5.3 Studieprestationer - matrikelnummer - kurskod och namn - prestationstyp - omfattning i studiepoäng, för äldre prestationer i studieveckor - vitsord - datum - ämnesinstitution - ämne

3 5.4 Examina avlagda vid Åbo Akademi - matrikelnummer - studierätt - antagningsår/ termin - examen - examensdatum - omfattning - datum då avhandlingen godkänts - bedömning av avhandlingen - antal medförfattare - hemkommun då examen avlagts 5.5 Övriga uppgifter (rapporter) - samtliga koder som används i registret (benämningar finns på svenska och på engelska för att möjliggöra också de engelskspråkiga intygen) - studerande enligt studierätt - examina - studentkatalogen (alla terminsanmälda studerande med namn, adress, telefon och anmälningsstatus) - statistikrapporter, studerande enligt olika sorteringskriterier 6. Regelmässiga uppgiftskällor - Inskrivningsuppgifter från Åbo Akademis antagningsregister, HAREK eller av den studerande på basis av anmälningsblankett. - Uppgifter om närvaro baserade på terminsanmälan - Uppgifter om studentkårsmedlemskap baserade på terminsanmälan - Uppgifter om förändrad studierätt och examina. - Studieprestationer. - Ändringar i grunduppgifter från de studerande själva, antingen via terminsanmälningsblanketten eller via adressändringsformuläret på nätet som bl.a. är länkat till minperson. 7. Regelmässigt utlämnande av uppgifter - Universitetens register över sökande och studierätt HAREK (560/2009 Lag om ändring av lagen om antagningsregistret och studentexamensregistret). - Statistikcentralen (Statistiklag 280/2004) - Folkpensionsanstalten (Lag om studiestöd 65/1994) - Uppgifter om medlemskap i studentkåren till Åbo Akademis Studentkår (Studentkårsförordning 116/1998) - Studenternas hälsovårdsstiftelse (Folkhälsolag 66/1972) - För vetenskaplig forskning (Lag om offentlighet i myndigheternas verksamhet 621/1999 och personuppgiftslag 523/1999). Anhållan härom bör göras

4 skriftligt och den som anhåller om uppgifterna bör för registerföraren presentera en forskningsplan och uppge den ansvariga forskarens namn. - Undervisningsministeriets databas KOTA - Uppgifter om utbytesstuderande till Centre for International Mobility (CIMO) - Uppgifter om studieprestationer inom ramen för samarbetsavtaletmellan åbouniversiteten till Åbo universitet - Åbo Akademis biblioteks databas - Registerutdrag över studieprestationer till de studerande själva på begäran. Även inofficiella i elektronisk form, minsture. - Registerutdrag över personuppgifter till de studerande själva i elektronisk form, minperson - Uppgifter om närvaroanmälan till de register över Åbo Akademis datoranvändare som upprätthålls av Datacentralen vid Åbo Akademi - Med de studerandes samtycke kan namn och adressuppgifter utges för information om och marknadsföring av utbildning 7.1 Regelmässigt översändande av uppgifter utanför EU eller EES. - uppgifter utges inte 8. Principerna för skyddet av registret 8.1 Manuellt material - Anmälningsblanketter och studentmatriklar i låsta skåp. - Studieprestationsrapporter (Sturelappar och utskrivna tentamensresultat (TeRes) rapporter arkiveras i 10 år kronologiskt i låsta skåp på resp. studiekansli. 8.2 ADB-register - Användarna har tillgång till den del eller de delar av registren som deras arbetsuppgifter förutsätter under ifrågavarande tid. - Användarna har egna användarnamn och lösenord - Användartillstånd ges på skriftlig begäran - Användarrättigheterna granskas med jämna mellanrum, minst två gånger per termin.

5 9. Delregister För hantering av olika specifika uppgifter finns mindre register som delregister av Sture. 1. Anne för hantering av ansökningar till studier på kandidatnivå. Uppgifter hämtas från HAREK till Anne och uppgifter om de antagna överförs vidare till Sture. De uppgifter som överförs till Sture är personuppgifter, uppgifter om tidigare utbildning samt studierätt som den studerande fått via antagningen. 2. Stip för behandling av de stipendieansökningar som gäller Åbo Akademis stipendier. Till Stip hämtas de studerandes grunduppgifter vilka är relevanta för behandling av ifrågavarande sökta stipendium. 3. Inststure finns för institutionernas och ämnenas bruk och är en del av Stures aktiva register, dvs endast uppgifter om terminsanmälda studerande finns att tillgå. Inststure erbjuder möjlighet att se personuppgifter, prestationer, enskilda avklarade kurser samt vissa rapporter så som grundexamensstuderande per studierätt, forskarstuderande per studierätt, studerande per kurs, avlagda prestationer per ämne och avlagda examina per huvudämne. Användarrätt till dessa delregister ges också på skriftlig ansökan.