HELSINGFORS STAD Registerbeskrivning 1 (5)

Transkript

1 HELSINGFORS STAD Registerbeskrivning 1 (5) Utgivningsdatum/uppdaterad Registrets namn 2. Registerförare 3. Registeransvarig 4. Kontaktperson i registerärenden 5. Ändamål och grunder för behandlingen av personuppgifter 6. Informationsinnehåll i registret 7. Regelrätta informationskällor 8. Regelrätta utlämnanden av uppgifter 9. Överföring av information utanför EU eller EES 10. Principerna för skyddet av registret 11. Rätt till insyn 12. Rätt att begära rättelse av en uppgift 13. Förbudsrätt 14. Information till den registrerade 15. Registerförvaltning SL 33 Registerbeskrivning Personregister 1. Registrets namn 2. Registerförare 3. Registeransvarig 4. Kontaktperson i registerärenden 5. Ändamål och grunder för behandlingen av personuppgifter Klientregister för mottagning av invandrare som erhåller internationellt skydd och vissa andra invandrare Verkschefen för social- och hälsovårdsverket Andra linjen 4 A PB HELSINGFORS STAD Chefen för invandrartjänster Befattning Dokumentcentralen vid social- och hälsovårdsverket Adress Helsingfors stad Social- och hälsovårdsverket/dokumentcentralen PB HELSINGFORS STAD Andra kontaktuppgifter (t.ex. telefonnummer under tjänstetid, e-postadress) Social- och hälsovårdsverket (växel/dokumentcentralen) sosiaalijaterveys@hel.fi Med mottagning avses all den mottagningsservice som Helsingfors stads social- och hälsovårdsverk arrangerar som en helhet, vars avsikt är att göra en inledande kartläggning av servicebehoven för, säkra utkomsten och trygga omsorgen av, verkställa hälsovården för samt stöda och främja integreringen av personer som erhåller internationellt skydd och vissa andra invandrare som kan jämställas med dessa. Uppgifterna används för att verkställa mottagningstjänsterna inom öppenvården och anstaltsvården (familjegrupphem eller annan bostadsenhet för minderåriga utan vårdnadshavare). Klientregistret kan även användas för lagstadgad vetenskaplig forskning, statistikföring eller i myndigheternas planerings- och utredningsarbete.

2 HELSINGFORS STAD Registerbeskrivning 2 (5) 6. Informationsinne håll i registret Registerföringen utgår från klient- eller patientrelationen samt lagstiftningen om verksamheten, bland annat följande lagar och genom dem meddelade förordningar: Lag om främjande av integration (1386/2010) Utlänningslag (301/2004) Lag om mottagande av personer som söker internationellt skydd och om identifiering av och hjälp till offer för människohandel (746/2011) Socialvårdslag (710/1982, 1301/2014) Lag om utkomststöd (1412/1997) Barnskyddslag (417/2007) Hälso- och sjukvårdslag (1326/2010) Lag om specialiserad sjukvård (1062/1989) Lag om klientens ställning och rättigheter inom socialvården (812/2000) Lag om patientens ställning och rättigheter (812/2000) Lag om klientavgifter inom social- och hälsovården (734/1992) Personuppgiftslag (523/1999) Förvaltningslag (434/2003) Lag om hemkommun (201/1994) Lag om befolkningsdatasystemet och Befolkningsregistercentralens certifikattjänster (661/2009) Lag om utlänningsregistret (1270/1997) I klientregistret lagras de nödvändiga och tillräckliga uppgifterna som krävs för att planera, arrangera, genomföra, verkställa och uppfölja klientens ärende, tjänster och stöd samt för att ansöka om statsersättning (fakturering). Följande uppgifter om klienterna registreras i registret: Personbeteckning, namn, adress, telefonnummer, hemkommun, modersmål, kommunikationsspråk, civilstånd, yrke, uppehållstillstånd, adresskydd Personens familjeuppgifter Servicebehov Ansökningsuppgifter och kontakter Anteckningar och klientkontakter som hänför sig till klientarbetet Klientspecifika planer Service- och utbetalningsbeslut samt delgivning av dem Klientuppgifter som härrör sig till familjegrupphemmets eller annan bostadsenhets dagliga verksamhet Uppgifter om klientavgifter Om barn som bor i familjegrupphem eller andra bostadsenheter samlas in uppgifter om antalet vårddygn samt kostnaderna för anstaltsvården. Följande uppgifter om resurserna registreras i registret: Företrädarnas och stödpersonernas namn och kontaktuppgifter (adress och telefonnummer) I registret kan därtill läggas andra uppgifter som är nödvändiga för att arrangera mottagningstjänsterna. Registret innehåller social- och hälsovårdens register som delregister: 1. Uppgifter som krävs för att bedöma, planera, verkställa och uppfölja socialtjänster som ges av yrkespersoner inom socialvården och därtill hörande stödtjänster. 2. Uppgifter som en yrkesmänniska inom hälsovården har antecknat och som behövs för bedömning av hälsotillstånd eller sjukdom samt för planering, genomförande och uppföljning av vård. Registret består också av anteckningar som gjorts ATJ- och Effica-datasystemen, patientdatasystemet (PEGASOS) samt i klient- och patientdokumenten.

3 HELSINGFORS STAD Registerbeskrivning 3 (5) 7. Regelrätta informationskällor Uppgifterna erhålls och upprätthålls baserat på de uppgifter som den registrerade och/heller hens lagliga företrädare meddelat samt utgående från de uppgifter som uppkommer i social- och hälsovårdsverket. Personens uppgifter kan erhållas från myndigheterna eller andra parter, antingen med klientens samtycke eller utgående från bestämmelserna i en viss lag. Om anskaffningen av uppgifterna ska göras en anteckning i klientregistret. Arbets- och näringsministeriet, Regionförvaltningsverket, närings-, trafik- och miljöcentralen, arbets- och näringsbyrån, kommunala myndigheter samt Folkpensionsanstalten har rätt att trots sekretessbestämmelserna avgiftsfritt få de upplysningar som är nödvändiga för att utföra uppgifterna enligt 2, 5 och 6 kap. i lagen om främjande av integration av varandra, av Migrationsverket, av förläggningar och flyktingslussar, av producenter av åtgärder och service som stöder integration samt av företrädare för barn utan vårdnadshavare. Person- och familjeuppgifterna fås huvudsakligen från Helsingfors invånarregister samt Befolkningsregistercentralens befolkningsregister. Uppgifterna kompletteras med de uppgifter som man får av klienten eller hens representant samt från följande källor: Migrationsverkets register Klient- och patientdatasystemen (ATJ, EFFICA, PEGASOS) Förläggningarna Nylands TE-byrå Helsingfors stad/social- och hälsovårdsverket/avdelningar Andra kommuner Uppgifterna kan lämnas ut enligt överenskommelse med registerföraren, även i maskinläsbar form eller med hjälp av en teknisk anslutning, ifall den som begär om uppgifterna visat upp en utredning om skyddet av uppgifterna på det sätt som avses i 32 1 mom. i personuppgiftslagen. De beskattningsuppgifter om personer som är registrerade i Helsingfors och som skatteförvaltningen har lämnat ut finns tillgängliga i datasystemet med hjälp av en teknisk anslutning. Med stöd av 80 a 1 mom. i beskattningslagen lämnar skatteförvaltningen ut beskattningsuppgifterna för varje skatteår till stadsstyrelsen som i sin tur lämnar ut uppgifterna till klientdatasystemet en gång om året. Uppgifterna om arbetsmarknadsstöd fås från FPA varje månad med hjälp av en teknisk anslutning i samband med klientuppgifterna om utkomststödets klienter. 8. Regelrätta utlämnanden av uppgifter Uppgifter om den registrerade kan lämnas ut till andra myndigheter och aktörer med den registrerades samtycke eller med stöd av en bestämmelse i lagen i fråga. Om personen saknar förutsättningar att bedöma betydelsen av sitt samtycke får uppgifterna lämnas ut med samtycke av en laglig representant för personen. Registeruppgifterna lämnas ut på begäran till myndigheter eller aktörer som med stöd av lag har rätt till registrets uppgifter. Den som begär utlämnande av uppgifter ska ha en rättslig grund med stöd av vilken hen begär uppgifterna. Om utlämnandet av uppgifterna ska göras en anteckning i klientregistret. Arbets- och näringsministeriet, Regionförvaltningsverket, närings-, trafik- och miljöcentralen, arbets- och näringsbyrån, kommunala myndigheter samt Folkpensionsanstalten har rätt att trots sekretessbestämmelserna avgiftsfritt få de upplysningar som är nödvändiga för att utföra uppgifterna enligt 2, 5 och 6 kap. i lagen om främjande av integration av varandra, av Migrationsverket, av förläggningar och flyktingslussar, av producenter av åtgärder och service som stöder integration samt av företrädare för barn utan vårdnadshavare. Uppgifterna kan även lämnas ut i maskinläsbar form eller med hjälp av en teknisk anslutning. Innan uppgifter lämnas ut genom teknisk anslutning ska den som begär uppgifterna visa att de skyddas på det sätt som avses i 32 1 mom. i personuppgiftslagen.

4 HELSINGFORS STAD Registerbeskrivning 4 (5) Uppgifter om de betalningar som betalas till klienterna eller på deras vägnar via banken ges banken. Till kassan för allmänheten vid Helsingfors stads ekonomiförvaltningstjänster lämnar man ut uppgifter om de betalningar som betalas via kassan ifråga. Klientfaktureringsuppgifterna skickas till faktureringssystemet för Helsingfors stads ekonomiförvaltning. Uppgifterna i klientdatasystemet överförs till verkets interna statistikföringssystem som används som hjälp vid produktion av statistik- och rapporteringsinformation. Därutöver lämnar man ut uppgifter för forskningsverksamhet enligt de forskningstillstånd som social- och hälsovårdsverket beviljat. 9. Överföring av information utanför EU eller EES 10. Principerna för skyddet av registret Registeruppgifterna överförs inte utanför EU eller EES. A. Manuella uppgifter Arkiven och vårdenheterna har passerkontroll och låsning av dörrar. Vid verksamhetsenheterna förvaras dokumenten i övervakade lokaler och/eller låsta skåp. B. Uppgifter som behandlas elektroniskt De registeruppgifter som sparats elektroniskt har krypterats så att endast därtill behöriga anställda har tillgång till uppgifterna. Användningen av datasystemen övervakas och systemen är endast tillgängliga med användarnamn och lösenord. 11. Rätt till insyn Var och en har utan hinder av sekretessbestämmelserna rätt att, sedan de meddelat de fakta som behövs för att söka en uppgift, få veta vilka uppgifter om hen som har registrerats i ett personregister eller att registret inte innehåller uppgifter om honom eller henne. En registrerad kan personligen eller skriftligen vid social- och hälsovårdsverkets enheter framföra begäran om rätt till insyn. I regel verkställs rätten till insyn vid den enhet där uppgifterna har uppstått. Man strävar efter att utan dröjsmål och på begäran ge uppgifterna i skriftlig form. För klienten reserveras möjlighet att bekanta sig med uppgifterna om hen på en skärm och på begäran ges uppgifterna som utskrifter i önskad omfattning. Om rätten till insyn undantagsvis förvägras, får klienten ett skriftligt intyg om detta. Orsakerna till att rätten till insyn förvägrades samt besvärsanvisningarna framgår av intyget. Den registrerade kan föra ärendet till dataombudsmannen för behandling. 12. Rätt att begära rättelse av en uppgift rättelse av en uppgift Registerföraren ska utan ogrundat dröjsmål på eget initiativ eller på den registrerades begäran rätta, radera eller komplettera en registrerad uppgift som med tanke på behandlingens ändamål är felaktig, onödig, bristfällig eller föråldrad. Om man i registret upptäcker en felaktig, onödig eller bristfällig uppgift, kan den rättas eller raderas. Ändringarna görs så att det i registret finns information om ändringen, vem som har gjort den och när, och så att det även i efterhand är möjligt att se den ursprungliga anteckningen. Klienten/patienten ska begära om rättelse av en uppgift/uppgifter skriftligt av den enhet där anteckningen har gjorts. Om klientens/patientens yrkande på rättelse av en uppgift avslås, får klienten/patienten ett intyg över vägran varav orsakerna till vägran framgår. Till intyget bifogas anvisningar om hur ärendet kan föras till dataombudsmannen för behandling.

5 HELSINGFORS STAD Registerbeskrivning 5 (5) 13. Förbudsrätt 14. Information till den registrerade 15. Registerförvaltning Uppgifterna i klientdatasystemet är sekretessbelagda. De lämnas ut endast med klientens/patientens uttryckliga samtycke eller på en laglig grund. Den registrerade behöver inte visa upp något uttryckligt förbud mot utlämnande av uppgifter. Verkets olika verksamhetsenheter svarar för behandlingen av sina klienters/patienters uppgifter, uppgifternas riktighet, att den registrerade informeras och registerbeskrivningarna finns till påseende. Enligt social- och hälsovårdsnämndens beslut av den 19 mars 2013 är verkschefen för social- och hälsovårdsverket registeransvarig för verkets register. Ansvarspersonerna för registren tillsätts genom beslut av verkschefen. En ansvarsperson för ett register har hand om fastställande av registrets informationsinnehåll och användningsändamål principer och förfarandesätt med vilka användarrättigheter beviljas, att den registrerade informeras och rätten till insyn verkställs, uppgifter rättas och lämnas ut utarbetande av registerbeskrivningar