Användarregister för Södra Österbottens evenemangskalender (

Transkript

1 DATASKYDDSBESKRIVNING Personuppgiftslagen (523/1999) 10 och 24 EU Dataskyddsförordning 2016/679 Datum för uppgörande uppdaterad Den registeransvarige Namn Södra Österbottens förbund Adress Kampusranta 9 C, PL 109, Seinäjoki Övriga kontaktuppgifter (t.ex. telefon under tjänstetid, e-postadress) kirjaamo@etela-pohjanmaa.fi 2 Kontaktperson i ärenden gällande Namn Dataskyddsansvarig Marjut Ojanperä Adress Kampusranta 9 C, PL 109, Seinäjoki Övriga kontaktuppgifter (t.ex. telefon under tjänstetid, e-postadress) tel , marjut.ojanperä@etela-pohjanmaa.fi 3 Registrets namn 4 Beskrivning av grupper av registrerade / Personuppgifterna s ändamålsbundenhet (ändamålet med behandlingen) / kundens samtycke Artikel 5, 1 b 5 Registrets uppgiftsinnehåll / uppgifternas relevans Artikel 5, 1 c Användarregister för Södra Österbottens evenemangskalender ( De registrerade i är personer som har registrerat sig som användare av Södra Österbottens evenemangskalender. Användar används för att verifiera användaren av tjänsten och för att bevilja användarrätt samt för att informera de registrerade om frågor som gäller kalendern. Användaren registrerar sig själv i evenemangskalendern. Användaren kan registrera sig i landskapet Södra Österbottens evenemangskalender endast via evenemangskalendern. Registret grundar sig på ett avtal mellan den registrerade och den registeransvarige. Användarvillkoren för Södra Österbottens evenemangskalender utgör ett avtal mellan användaren (den registrerade) och Södra Österbottens förbund. Genom att registrera sig som användare och trycka på registrera -knappen i tjänsten godkänner användaren (den registrerade) användarvillkoren för Södra Österbottens evenemangskalender och förbinder sig att följa dem. Användaren uppger vid registreringen följande personliga uppgifter (obligatoriska uppgifter): - Efternamn - Förnamn - E-postadress (= användar-id) - Lösenord Användaren kan också uppge följande personliga uppgifter (frivilliga uppgifter): - Telefonnummer - Organisationens namn Södra Österbottens evenemangskalender erbjuder arrangörer av olika kultur-, utbildnings- och andra evenemang en möjlighet att i evenemangskalendern själva mata in information om sina evenemang i Södra Österbotten.

2 Den registeransvarige kan använda evenemangskalenderns användarregister för att informera användarna om evenemang och om ändringar i systemet samt för allmän användarinformation. Användar används för att verifiera användaren av tjänsten och bevilja användarrätt samt för att informera de registrerade om frågor som gäller kalendern. Användaren registrerar sig själv i evenemangskalendern. Användaren kan registrera sig i landskapet Södra Österbottens evenemangskalender endast via evenemangskalendern. 6 Regelmässiga uppgiftskällor Användarna ger sina uppgifter självständigt på basis av ett avtal. Uppgifter samlas inte till från några andra uppgiftskällor. 7 Registeruppgifternas korrekthet De registrerade kan kontrollera och uppdatera uppgifterna om sig själva på begäran som sänds till den registeransvarige. Uppgifterna raderas på begäran, när den registrerades avtal upphör att gälla. Åtkomsten till den registrerades uppgifter fås genom tjänstens administratörer. Artikel 5, 1 d 8 Regelmässigt utlämnande av uppgifter Uppgifterna utlämnas inte till utomstående.

3 9 Översändande av uppgifter utanför EU eller EES Uppgifterna utlämnas inte till utomstående. 10 Lagring av registeruppgifterna och begränsning av lagringen Uppgifterna lagras i tjänstesystemet () endast under den tid den registrerades avtal är i kraft. (system, överförbara medier, papper) Artikel 5, 1 e 11 Avförande av uppgifter i Uppgifterna avförs på begäran, när den registrerades avtal upphör att gälla. Motsvarar punkt Handläggare av inom organisationen Utsedda anställda inom kommunikation och kulturteamet vid Södra Österbottens förbund. 13 Handläggare av utanför organisationen Metatavu Oy. Datorsalens administratör har inte teknisk åtkomst till uppgifterna.

4 14 Anvisningar till handläggarna av /avtal Beskrivning och lokalisering av anvisningarna Inom organisationen Anvisningar har getts muntligt. Utanför organisationen Anvisningar har getts muntligt. 15 Administrering av åtkomsträtter till Åtkomsträtterna administreras av tjänstens administratörer vid Södra Österbottens förbund samt Metatavu Oy på begäran av Södra Österbottens förbund. Administratörerna har tillgång till alla uppgifter som den registrerade har lämnat. 16 Principerna för skyddet av A Manuellt material Artikel 5, 1 f och Artikel 32 B Uppgifter som hanteras med hjälp av ADB För skyddet ansvarar av Södra Österbottens förbund utsedda administratörer samt personalen vid Metatavu Oy, som är den tekniska leverantören av evenemangskalendern. Systemet samt servern som systemet finns på är skyddade med ett tidsenligt antivirusprogram och en brandvägg. Systemet uppdateras kontinuerligt. 17 Övervakning och testning av skyddsmekanismer (Larm, uppdateringar, loggar, bekräftelser osv.) Tjänstens funktion följs av dess administratörer samt Metatavu Oy:s personal och leverantören av serverutrymmet. Artikel 5, 1f & 5 Artikel 2 Artikel 32 1 d

5 18 Agerande vid kränkning/läcka motiveringarna Artiklarna 33 och Den registrerades användning av sina rättigheter De registrerade underrättas utan dröjsmål om driftsavbrott i tjänsten eller andra liknande funktionsfel så fort felet uppdagats. Myndigheter och registrerade informeras utan dröjsmål i enlighet med kraven i dataskyddsförordningen om datasekretessen har kränkts eller uppgifter har läckt ut. Den registrerade har rätt att av den registeransvarige begära tillgång till sina egna personuppgifter samt rätt att be om rättelse i dessa uppgifter eller radering av dem eller att användningen av uppgifterna begränsas och rätt att invända mot behandlingen samt rätt att överföra uppgifterna till ett annat system. Om behandlingen av personuppgifter baserar sig på den registrerades samtycke har den registrerade dessutom rätt att återkalla sitt samtycke när som helst utan att det påverkar lagligheten av behandlingen på grundval av samtycket, innan detta återkallades. Den registrerade har också rätt att lämna in klagomål till tillsynsmyndigheten (Dataombudsmannens byrå, PB 800, Helsingfors, tietosuoja@om.fi, ) om den registrerade anser att personuppgifterna används på ett olämpligt eller lagstridigt sätt. Den registrerade har rätt att: få tillgång till uppgifterna om sig själv göra rättelser i uppgifterna om sig själv radera uppgifterna om sig själv begränsa behandlingen av uppgifterna om sig själv be om överföring av uppgifterna till ett annat system invända mot behandlingen av uppgifterna om sig själv invända mot automatiserat individuellt beslutsfattande o automatiserade individuella beslut görs ej 23 Beskrivning av behandlingsprocesserna för uppgifterna i Den registeransvarige har beskrivit behandlingsprocessen för uppgifterna i i dokumentet Etelä-Pohjanmaan liiton rekisterit koontilomake (Sammandragsblankett över Södra Österbottens register), som preciserar behandlingen av personuppgifter. Dessutom har den registeransvarige gett anvisningar om behandlingen av personuppgifter till handläggare både inom och utom organisationen.