Behandling av kundernas personuppgifter vid FINE

Transkript

1 Behandling av kundernas personuppgifter vid FINE EU:s dataskyddsförordning (EU) 2016/679, artiklarna 13 och 14 För att bank-, försäkrings- och värdepappersärenden ska kunna behandlas behöver FINE och de nämnder som verkar i anslutning till FINE kunna identifiera kunden och behandla kundens personuppgifter med anknytning till tjänsten i fråga. Om du inte ger FINE de personuppgifter som behövs, kan ditt ärende inte behandlas. Dina uppgifter registreras i FINE:s kundregister. I den här beskrivningen redogörs det för omständigheter kring registreringen och behandlingen av dina personuppgifter som du bör beakta när du ber FINE om råd eller anhåller om att FINE ska ge en beslutsrekommendation. Personuppgiftsansvarig FINE Försäkrings- och finansrådgivning, Försäkringsnämnden, Banknämnden, Investeringsnämnden Porkalagatan HELSINGFORS Telefon , e-post info@fine.fi Företrädare för den personuppgiftsansvarige: Verkställande direktör Elli Reunanen, tfn Nyckelfrågor i samband med registrering och behandling av personuppgifter Ändamålet med behandlingen av personuppgifter: att det rådgivnings- eller tvisteärende som du har fört till FINE för behandling ska utredas och avgöras. Rättsliga grunder för behandling av personuppgifter: 1) När ärendet gäller ett avtal som du själv har ingått i din egenskap av konsument grundar sig behandlingen av personuppgifter på FINE:s lagstadgade förpliktelse att behandla ett sådant försäkrings-, bank- eller värdepappersärende som faller under dess behörighet.

2 2) I övriga ärenden grundar sig behandlingen av personuppgifter på FINE:s berättigade intresse; FINE kan inte utreda och behandla ditt ärende utan att samtidigt behandla också dina personuppgifter. Kategorier av personuppgifter som behandlas: Förutom att FINE behandlar de personuppgifter och handlingar som du ger i samband med begäran om behandling behöver FINE be tjänsteleverantören, som är din motpart, om handlingar i ärendet och ett bemötande. Du ombes ge en separat fullmakt för att det ska vara möjligt för FINE att inhämta sekretessbelagda handlingar och uppgifter hos tjänsteleverantören. Det kan också vara nödvändigt att höra någon annan part, exempelvis skadevållaren i ansvarsförsäkringsärenden. Medan ärendet behandlas underrättar FINE dig separat om alla uppgifter som har inhämtats hos ovannämnda övriga parter. Om du är ombud eller företrädare för en kund eller en tjänsteleverantör eller om du hörs med anledning av ett ärende som behandlas vid FINE, registrerar FINE för ditt vidkommande som personuppgifter de nödvändiga namn- och kontaktuppgifter som behandlingen av ärendet förutsätter, t.ex. e-postadress och telefonnummer samt, i den omfattning ärendets behandling förutsätter, övriga uppgifter som du eventuellt har gett i ärendet. FINE skyddar dina uppgifter och lämnar inte ut till utomstående personuppgifter som gäller parter eller deras företrädare. Det material som du har överlämnat delges emellertid den tjänsteleverantör som är din motpart och eventuella andra personer som hörs i ärendet, exempelvis skadevållaren i ansvarsförsäkringsärenden. Om FINE bedömer att ärendets avgörande förutsätter att ett sakkunnigutlåtande inhämtas, kan FINE lämna ut uppgifter till den sakkunnige som FINE anlitar. FINE kan också bli tvungen att lämna ut uppgifter till myndigheter till följd av en begäran som myndigheten i fråga framställer separat med stöd av lag. FINE bevarar dina personuppgifter i tio (10) år efter att behandlingen av ärendet har upphört. Tiden för bevarandet grundar sig på lagstadgade tider för väckande av talan och preskription.

3 Inledandet och behandlingen av tvisteärenden vid FINE påverkar också din motparts rättsliga ställning. Det är fråga om behandling av personuppgifter för att göra rättsliga anspråk gällande eller försvara dem. Automatiserad behandling av dina uppgifter sker inte. Av de här anledningarna har du enligt dataskyddsförordningen inte rätt att kräva att dina personuppgifter ska raderas eller överföras eller att behandlingen av dem ska begränsas, och inte heller har du rätt att invända mot uppgiftsbehandlingen. Du har rätt att av FINE få en bekräftelse på huruvida personuppgifter som rör dig håller på att behandlas, rätt att rätta sådana uppgifter om dig som är felaktiga och rätt att, medan de registrerade uppgifterna om dig bevaras, av FINE få en kopia av de här uppgifterna. Ändamålet med behandlingen av personuppgifter Kundens personuppgifter FINE registrerar och behandlar dina personuppgifter i den mån det är nödvändigt för att tillsammans med tjänsteleverantören utreda ett rådgivningsärende som du har fört till FINE för behandling, för att kunna ge en beslutsrekommendation i ditt tvisteärende, för att kunna hålla den kontakt som behövs i samband med de ovannämnda ärendena Personuppgifter för en annan person som hörs i ärendet FINE kan registrera och be om att få dina personuppgifter också när du ska ges tillfälle att bli hörd i samband med att ett tvisteärende som en annan person har fört till FINE avgörs. Så sker t.ex. när du anses ha orsakat någon annan en skada och du omfattas av en ansvarsförsäkring, och den skadelidande har anfört klagomål hos FINE över ett beslut som gäller ansvarsförsäkringen. Du kan behöva bli hörd också om du är delägare i ett dödsbo eller äger ett försäkrat objekt tillsammans med någon annan. Personuppgifter för en parts företrädare och ombud När du är ombud eller företrädare för en part i ett ärende som FINE behandlar registrerar FINE dina kontaktuppgifter (namn, adress, e-post och telefon) som är nödvändiga för ärendets behandling. Rättsliga grunder för behandling av personuppgifter Den rättsliga grunden för behandlingen av personuppgifter är följande, beroende på arten av det ärende som behandlas:

4 1) När ärendet gäller ett avtal som du själv har ingått i egenskap av konsument Den rättsliga grunden för behandlingen av personuppgifter är att den personuppgiftsansvarige fullgör en rättslig förpliktelse, artikel 6.1 c i EU:s dataskyddsförordning. Bestämmelser om skyldigheten för FINE att behandla konsumenttvister som gäller försäkrings-, bank- och värdepapperstjänster och enligt FINE:s reglemente faller under FINE:s behörighet finns i 3 i lagen om lösning av konsumenttvister utanför myndigheter (1696/2015). Det är fråga om FINE:s fullgörande av rättsliga förpliktelser också när du med stöd av 68 i lagen om försäkringsavtal blir hörd i din egenskap av försäkrad skadevållare i ett tvisteärende som gäller ansvarsförsäkring och dina uppgifter behandlas i det sammanhanget. 2) Övriga försäkrings-, bank- eller värdepappersärenden som faller under FINE:s behörighet Den rättsliga grunden för behandlingen av personuppgifter är den personuppgiftsansvariges berättigade intresse, artikel 6.1f i EU:s dataskyddsförordning. Behandlingen av dina personuppgifter grundar sig på den kundrelation mellan dig och FINE som uppstår i och med en utredningsbegäran som du ger in till FINE eller ett klagomål som du anför hos FINE. Det är inte möjligt att utreda och avgöra försäkrings-, bank- och värdepappersärenden som faller under FINE:s behörighet utan att behandla handlingar som innehåller dina personuppgifter. Behandling av kundens personbeteckning Att använda personbeteckning i ärenden som gäller finans- och försäkringstjänster är nödvändigt för att kunden ska kunna identifieras. Användningen grundar sig på 29 i dataskyddslagen (2018). Behandling av särskilda kategorier av personuppgifter (känsliga uppgifter) Enligt artikel 9.2 f i EU:s dataskyddsförordning får känsliga personuppgifter, t.ex. sådana som rör en persons hälsotillstånd, behandlas när behandlingen är nödvändig för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk inom ett utomrättsligt förfarande. Ett sådant förfarande tillämpas när FINE på din begäran behandlar t.ex. ett ärende som gäller en personförsäkring eller en personskada. Det är fråga om att grunden för dina yrkanden utreds ur ett rättsligt perspektiv, varvid det är nödvändligt att behandla personuppgifter som rör ditt hälsotillstånd.

5 Kategorier av personuppgifter som behandlas och uppgifter som erhålls från andra än dig själv Utöver att FINE behöver dina personuppgifter och de handlingar som du ger till FINE i samband med begäran om behandling ber FINE också den tjänsteleverantör som är din motpart bemöta din begäran om behandling och ge de uppgifter och handlingar som behövs för att ärendet ska kunna avgöras. De här uppgifterna gäller t.ex. avtalsförhållandet mellan dig och tjänsteleverantören, fakturering och betalningar samt uppdrag som du har gett tjänsteleverantören. I ärenden som handlar om försäkringsersättning behövs också uppgifter om alla utredningar som hänför sig till skadan i fråga, exempelvis de tekniska och ekonomiska utredningar som tjänsteleverantören har inhämtat, och patientjournaler i samband med personskador. FINE ber att du ger till FINE en särskild fullmakt att inhämta ovannämnda sekretessbelagda handlingar och uppgifter hos tjänsteleverantören. Du kan ge fullmakten på FINE:s kontaktblankett eller, om du har tagit kontakt per brev, genom att fylla i och återsända en fullmaktsblankett som FINE skickar till dig. Uppgifter som behövs för att ärendet ska kunna avgöras kan FINE få också av en annan part som ska höras i ärendet, t.ex. av en skadevållare i ett ansvarsförsäkringsärende. Medan ärendet behandlas underrättar FINE dig separat om alla uppgifter som har inhämtats hos tjänsteleverantören eller hos en eventuell annan part. Om du är ombud eller företrädare för en kund eller en tjänsteleverantör registrerar FINE för ditt vidkommande som personuppgifter de namnuppgifter och övriga kontaktuppgifter som ärendets behandling förutsätter, t.ex. postadress, e-postadress och telefonnummer. Också en advokat eller något annat ombud behöver alltid en fullmakt som huvudmannen har gett för att FINE ska kunna lämna ut till ombudet sådana sekretessbelagda uppgifter som gäller huvudmannen. Du kan ladda ner fullmaktsblanketten här. Om du i egenskap av annan part blir hörd i samband med en begäran om att FINE ska behandla ett ärende, t.ex. därför att du är skadevållare i ett ansvarsförsäkringsärende, registrerar FINE i den omfattning ärendets behandling förutsätter dina namn- och kontaktuppgifter samt de uppgifter som du ger.

6 Mottagare av personuppgifter och utlämnande av personuppgifter FINE Försäkrings- och finansrådgivning är mottagare av personuppgifter som du ger i din egenskap av kund, part som blir hörd i ett ärende, företrädare eller ombud för nämnda personer eller företrädare eller ombud för kundens motpart. När du tar kontakt via den elektroniska klagomålsblankett som finns på FINE:s webbplats och förutsätter identifiering är Koodiviidakko Oy (Kansankatu 53, Uleåborg, personuppgiftsbiträde, dvs. behandlar dina personuppgifter för FINE:s räkning inför översändningen av dem till FINE. FINE lämnar inte ut parternas, deras företrädares eller ombuds personuppgifter till utomstående. Personuppgifter och handlingar som du har gett in för att den rättsliga behandlingen av ärendet ska kunna genomföras delges emellertid motparten i ärendet och en eventuell annan part som ska höras i ärendet, t.ex. skadevållaren i ett ansvarsförsäkringsärende. Om FINE bedömer att ärendets avgörande förutsätter att ett sakkunnigutlåtande inhämtas, lämnar FINE ut uppgifter också till den sakkunnige som FINE anlitar. Också den sakkunnige omfattas av tystnadsplikt. FINE kan dessutom bli tvungen att lämna ut uppgifter till myndigheter till följd av en begäran som myndigheten i fråga framställer separat med stöd av lag. Tiden för bevarande av personuppgifter FINE bevarar dina personuppgifter i tio (10) år efter att behandlingen av ärendet har upphört. Den tid under vilken personuppgifterna bevaras grundar sig på lagstadgade tider för väckande av talan och preskription. Uppgifterna i den elektroniska klagomålsblanketten lagras på proxyservern i en vecka för att det ska kunna säkerställas tekniskt att de har nått FINE. Efter det raderas de. Skyddande av personuppgifter Det material som innehåller dina personuppgifter förvarar FINE i lokaler som är skyddade med passerkontroll. Det elektroniska kundregistret är skyddat, och åtkomst till det har bara FINE:s personal och personer som ger tekniskt stöd och omfattas av tystnadsplikt. Långtidsförvaringen av

7 personuppgifter har säkerställts med hjälp av ett separat tekniskt system. All elektronisk kommunikation där personuppgifter ingår sker över en krypterad kanal. Rätt att kontrollera, rätta och radera personuppgifter samt rätt att lämna in klagomål Du har rätt att på begäran få en i artikel 15 i dataskyddsförordningen avsedd bekräftelse på huruvida personuppgifter som rör dig håller på att behandlas och en kopia av de uppgifter om dig som har registrerats hos FINE. Du har en med artikel 16 i dataskyddsförordningen förenlig rätt att kräva att felaktiga personuppgifter rättas eller kompletteras. Efter att du har fört ditt ärende till FINE för behandling har du i tvisteärenden inte rätt att i enlighet med artiklarna 17, 18 och 20 i dataskyddsförordningen kräva att personuppgifter ska raderas eller överföras eller att uppgiftsbehandlingen ska begränsas. Du har inte heller rätt att i enlighet med artikel 21 i dataskyddsförordningen göra invändningar mot behandling av personuppgifter under den ovannämnda tiden för behandling och bevarande av personuppgifter. De här restriktionerna är en följd av att det i FINE:s utomrättsliga förfarande för avgörande av tvister är fråga om att göra rättsliga anspråk gällande och försvara dem, enligt dataskyddsförordningen. Behandlingen av ärendet har väsentlig inverkan också på din motparts rättigheter och ställning, bl.a. med avseende på den lagenliga preskriptionen av relevanta rättsliga anspråk, och det är fråga om anknytande lagenliga förpliktelser för FINE att bevara uppgifterna om behandlingen av ärendet. FINE behandlar inte personuppgifter genom automatiserad behandling och tillämpar inte automatiserat beslutsfattande. Med undantag för rätten att överföra uppgifter gäller de ovannämnda restriktionerna inte rådgivningsärenden som utreds vid FINE. I rådgivningsärenden har du rätt att, om du så önskar, be att FINE raderar dina personuppgifter ur sitt kundregister eller begränsar behandlingen av dina uppgifter.

8 Rätt att lämna in klagomål till en tillsynsmyndighet Enligt artikel 77 i dataskyddsförordningen har varje registrerad, utan att det påverkar något annat administrativt prövningsförfarande (dvs. ett förfarande för sökande av ändring) eller rättsmedel, rätt att lämna in ett klagomål till en tillsynsmyndighet, särskilt i den medlemsstat där han eller hon har sin hemvist eller sin arbetsplats eller där det påstådda intrånget begicks, om han eller hon anser att behandlingen av personuppgifter som avser henne eller honom strider mot dataskyddsförordningen. Du kan föra FINE:s förfarande vid behandlingen av dina personuppgifter till dataombudsmannen för behandling: Dataombudsmannens byrå Besöksadress: Bangårdsvägen 9, 6 våningen, Helsingfors Postadress: PB 800, Helsingfors Växel: Telefax: E-post: tietosuoja(at)om.fi