Kontaktuppgifterna för Paulig Ltd vid frågor som rör personalens integritet är:

Transkript

1 Sida 1 / 9 INTEGRITETSPOLICY FÖR PAULIG-KONCERNENS ARBETSSÖKANDE Gäller från och med 25 maj, Personuppgiftsansvarig för dataregistret Registeransvarig för detta dataregister är det finska företaget Paulig Ltd (med organisationsnummer ) och de företag som vid tidpunkten ingår i Paulig-koncernen, som tillsammans hänvisas till som Paulig. Kontaktuppgifterna för Paulig Ltd vid frågor som rör personalens integritet är: Paulig Ltd / Job Applicant Privacy Matters Satamakaari 20 FIN Helsingfors FINLAND employee-privacy@paulig.com Tel: Tveka inte att kontakta oss om du har frågor, funderingar eller synpunkter som rör Pauligs personuppgiftsbehandling. 2. Definitioner Nedan förklaras de viktigaste termerna som används i denna integritetspolicy: 1. Sökande avser en person som har skickat en specifik eller allmän arbetsansökan till något av Paulig-koncernens företag eller till ett rekryteringsföretag som arbetar åt Pauligkoncernen, som svar på en jobbannons eller som en öppen ansökan. 2. Personuppgifter avser information som rör en identifierad eller identifierbar fysisk person ( registrerad person ). En identifierbar fysisk person är en person som direkt eller indirekt kan identifieras. 3. Samtycke från en registrerad person avser att en registrerad person frivilligt, specifikt, informerat och på ett sätt som inte kan misstolkas uttrycker, genom ett uttalande eller tydliga godkännande handlingar, sitt tillstånd till att personuppgifter rörande personen får behandlas. 4. Profilering avser alla former av automatiserad behandling av personuppgifter där personuppgifter används för att utvärdera olika data som rör en fysisk person, framför allt för att analysera eller förutse data som rör den fysiska personens arbetsprestation,

2 Sida 2 / 9 ekonomiska situation, hälsa, personliga preferenser, intressen, tillförlitlighet, beteende, plats eller rörelser. 3. Vilka principer följer vi för att skydda dina personuppgifter? Paulig har tagit fram elektroniska och administrativa säkerhetsåtgärder avsedda att hålla alla insamlade uppgifter säkra. Endast utsedd personal hos Paulig och organisationer som arbetar på uppdrag av Paulig eller för Paulig är behöriga att använda persondataregistret. Alla personer som arbetar med systemet har en personlig användarrätt som beviljas av Paulig eller dess samarbetsparter. Olika åtkomstnivåer har skapats utifrån vilka data personer kan behöva få åtkomst till för att kunna utföra sina arbetsuppgifter. Systemet skyddas av en brandvägg som skyddar det mot åtkomst utanför Paulig. All personal hos Paulig och dess underleverantörer är skyldiga att hemlighålla all information rörande de personuppgifter de fått tillgång till i arbetet. Dokument som innehåller personuppgifter och som behandlas manuellt skyddas mot obehörig åtkomst. 4. För vilka ändamål och på vilka grunder behandlar vi dina uppgifter? Paulig kan behandla personuppgifter som är nödvändiga för rekryteringsprocessen och för din potentiella anställning (antingen hos Paulig eller genom ett privat bemanningsföretag) och som rör hanteringen av rättigheterna och skyldigheterna hos parterna inblandande i anställningen eller rör de potentiella förmåner som Paulig kan tillhandahålla dig, eller som uppstår till följd av det specifika arbetet. Behandlingen av dina personuppgifter görs på följande grunder i EU:s allmänna dataskyddsförordning (en eller flera av dessa grunder kan gälla samtidigt): a) Behandlingen krävs för att utföra åtgärder på din begäran innan vi ingår ett avtal. b) Behandlingen krävs för att Paulig ska kunna utöva sina legitima affärsintressen. c) Du har gett ditt samtycke till att dina personuppgifter behandlas. Pauligs och tredje parts legitima affärsintressen som nämns i punkt b) ovan kan bland annat omfatta: att ha en pool av kandidater för eventuella framtida rekryteringsbehov att föra loggfiler över vilka som har behandlat personuppgifter affärsutveckling

3 Sida 3 / 9 Utöver vad som nämns ovan kan Paulig använda dina uppgifter om vi anser att det är nödvändigt av säkerhetsskäl eller för att undersöka möjliga bedrägerier eller andra överträdelser av våra avtal eller denna integritetspolicy. 5. Vilka typer av information kan vi samla in om dig? Innehållet i Pauligs dataregister kan omfatta följande typer av data samt ändringar som görs av dessa datatyper: A. Personuppgifter Efternamn, alla förnamn, tidigare efternamn Hemadress E-postadress Telefonnummer Födelsedatum Personnummer Kön Nationalitet Foton och videoklipp Språk Medicinska och läkemedelstestdata (om tillämpligt) Användning av dina rättigheter rörande dina personuppgifter (såsom rätten till åtkomst av dina personuppgifter) B. Information som rör anställningen Arbetshistorik Utbildning Fullföljda utbildningar och intygkompetenser, färdigheter och expertis (såsom språkkunskaper, utbildning) CV och arbetsansökan LöneanspråkResultat från personlighets- och lämplighetsbedömningar Exempel på tidigare arbete eller presentationer (såsom en kreativ portfölj) Innehåll från sociala medier (med samtycke) Annan information från anställningsintervjuer och referenskontroller Arbetstillstånd (om tillämpligt) Kreditvärdighet(om tillämpligt) Utdrag från brottsregistret (om tillämpligt) 6. Från vilka källor samlar vi in dina personuppgifter? Paulig samlar in uppgifter direkt från dig, till exempel via: webbplatsformulär fysiska formulär

4 Sida 4 / 9 telefonkonversationer där du tillhandahåller Paulig dina personuppgifter e-postkonversationer där du tillhandahåller Paulig dina personuppgifter diskussionstillfällen videoklipp i samband med arbetsansökan Paulig kan samla in personuppgifter från tredje part med ditt samtycke, exempelvis från: personer som du angett som referenser företag som tillhandahåller Paulig-koncernen med rekryteringskonsultation och personlighets- och lämplighetsbedömningar Paulig kan samla in personuppgifter från tredje part utan ditt samtycke när: en myndighet delar uppgifter med arbetsgivaren för att arbetsgivaren ska kunna utföra en lagstadgad plikt arbetsgivaren erhåller personliga kredituppgifter eller information från brottsregistret för att säkerställa den anställdas pålitlighet. Paulig kan erhålla och uppdatera personuppgifter i sitt dataregister från offentliga tjänstemän och företag som erbjuder persondatatjänster. 7. Vem överför och tilldelar vi dina personuppgifter till? Paulig-företagen har ett legitimt intresse i att överföra personuppgifter inom Paulig-koncernen för interna administrativa ändamål. Paulig säljer inte, leasar inte eller delger inte på något sätt dina personuppgifter till tredje parter utanför Paulig-koncernen utöver vad som beskrivs nedan. Paulig kan dela dina personuppgifter med behöriga tredje parter som inom gränserna för gällande lagstiftning utför tjänster åt Paulig för de ändamål som beskrivs i denna integritetspolicy. Detta kan till exempel bestå av att tillhandahålla tjänster som programvarutjänster, att hantera och analysera personuppgifter och att bedriva forskning. Paulig tar sitt ansvar för att skydda dina personuppgifter på allvar och tillåter därmed inte att dessa företag använder uppgifterna för några andra ändamål än att utföra sina tjänster. Paulig kräver dessutom att dessa tredje parter skyddar dina personuppgifter på ett sätt som överensstämmer med denna integritetspolicy. Paulig kan dela dina personuppgifter vid ett giltigt föreläggande från en domstol eller annan officiell myndighet med tillräcklig behörighet. Paulig kan dela dina personuppgifter som en del av sammanslagningar, förvärv, försäljning av företagstillgångar eller när tjänster övertas av andra leverantörer. Detta gäller även vid eventuell insolvens, konkurs eller likvidering där dina personuppgifter kan överföras till en annan enhet till följd av denna typ av process.

5 Sida 5 / 9 8. Kommer dina personuppgifter överföras till länder utanför Europeiska unionen? Pauligs tjänster kan tillhandahållas med hjälp av resurser och servrar i olika länder över hela världen. Det kan därför hända att Paulig överför dina personuppgifter utanför landet där du använder våra tjänster, även länder utanför EU och EES som inte har några lagar om specifikt skydd för personuppgifter eller som har andra lagar gällande dataskydd. I sådana fall säkerställer Paulig att det finns en juridisk grund för överföringen och att tillräckligt skydd av dina personuppgifter tillhandahålls i enlighet med gällande lagar, till exempel genom att använda standardavtal som godkänts av relevanta myndigheter (där så krävs) och genom att kräva att andra lämpliga tekniska och organisatoriska informationssäkerhetsåtgärder används. 9. Hur länge behandlar vi dina uppgifter? Paulig kan behandla dina uppgifter i sitt system för arbetssökanden fram till slutet av det andra året efter året för din ansökan (till exempel, ansökan från den 1 augusti 2018 behålls till 31 december 2020). Med ditt samtycke kan Paulig behandla dina personuppgifter så länge som beskrivs nedan. Paulig kan behandla dina personuppgifter utifrån juridiska krav så länge som gällande lagar tillåter det. 10. Hur utövar du dina olika rättigheter? Alla rättigheter kan utövas genom att kontakta Pauligs integritetsgrupp med någon av kontaktmetoderna som beskrivs i avsnitt 1 ovan. Gruppen ger dig ytterligare anvisningar om hur du utöver dina specifika rättigheter. Om Paulig av rimliga skäl tvivlar på identiteten på personen som gör denna begäran kan Paulig begära ytterligare information för att kunna bekräfta personens identitet. Paulig tillhandahåller information om åtgärder som vidtagits om du begär det, inom en månad från det att din begäran mottagits. Detta kan ta upp till ytterligare två månader vid behov beroende på komplexiteten hos och antalet begäranden Rätten att få tillgång till personuppgifter Du har rätt att få en bekräftelse från Paulig om huruvida personuppgifter om dig behandlas eller inte och, om så är fallet, få information om dina personuppgifter Rätten till korrigering

6 Sida 6 / 9 Du har rätt att utan onödigt dröjsmål få felaktiga personuppgifter om dig korrigerade av Paulig Rätten till radering ( Rätten att glömmas bort ) Du har rätt att utan onödigt dröjsmål få personuppgifter om dig raderade av Paulig, om något av följande gäller: (a) dina personuppgifter behövs inte längre i samband med de ändamål de samlades in eller behandlades för (b) du återkallar ditt samtycke som behandlingen baserades på och det finns inga andra juridiska grunder för behandlingen (c) du invänder till behandlingen och det finns inga legitima grunder till behandlingen som har företräde (d) dina personuppgifter har behandlats på ett olagligt sätt (e) dina personuppgifter måste raderas för att följa en juridisk skyldighet i Unionen eller lagstiftningen i en medlemsstat som omfattar Paulig (f) personuppgifterna samlades in i samband med ett erbjudande om informationssamhällets tjänster. Men du har inte rätt till radering om behandlingen krävs: (a) för att utöva rätten till yttrandefrihet och information (b) för att följa en juridisk skyldighet som kräver behandlingen i Unionen eller lagstiftningen i en medlemsstat som omfattar Paulig (c) för att etablera, utöva eller försvara juridiska anspråk Rätten att begränsa behandlingen Du har rätt att få behandlingen begränsad av Paulig, om något av följande gäller: (a) riktigheten hos personuppgifterna ifrågasätts av dig, under en period där Paulig kan bekräfta personuppgifternas riktighet (b) behandlingen är olaglig och du motsätter dig radering av personuppgifterna och begär att behandlingen begränsas istället (c) Paulig behöver inte längre personuppgifterna för behandling, men de krävs för att etablera, utöva eller försvara juridiska anspråk

7 Sida 7 / 9 (d) du har motsatt dig behandlingen i väntan på en bekräftelse av att Pauligs legitima intressen har företräde över dina egna intressen Rätten till invändningar Du har rätt att när som helst, mot bakgrund av din speciella situation, invända mot sådan behandling av dina personuppgifter som baseras på Pauligs legitima intressen, även profilering. Paulig ska inte längre behandla personuppgifterna om inte Paulig lägger fram tvingande legitima grunder för behandlingen som har företräde över dina intressen, dina rättigheter och din frihet, för att etablera, utöva eller försvara juridiska anspråk. I de fall där personuppgifter behandlas för direkt marknadsföring har du rätt att när som helst invända mot att dina personuppgifter behandlas för sådan marknadsföring, vilket omfattar profilering i den utsträckning denna rör sådan direkt marknadsföring. Observera att du inte kan avböja att få servicemeddelanden från Paulig, vilket bland annat omfattar säkerhets- och juridiska meddelanden Rätten till dataöverförbarhet Du har rätt att få personuppgifter om dig som du tillhandahållit Paulig i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format och du har även rätt att överföra dessa uppgifter till en annan registeransvarig om: (a) behandlingen baseras på samtycke eller avtal samt om (b) behandlingen utförs automatiskt. 11. Är det obligatoriskt att lämna personuppgifter till oss? Om behandlingen av dina personuppgifter krävs för att Paulig ska kunna utföra åtgärder på din begäran innan vi ingår ett avtal är det obligatoriskt för dig att lämna in de personuppgifter som behövs för rekryteringsprocessen. 12. Hur kan du återkalla ditt samtycke? Du kan återkalla ditt samtycke genom att kontakta Pauligs integritetsgrupp (kontaktuppgifter finns i avsnitt 1) eller via de elektroniska metoder som tillhandahålls av Paulig. 13. Tar vi beslut som påverkar dig baserat på automatiska metoder?

8 Sida 8 / 9 Paulig tar inga beslut som baseras helt på automatisk behandling om detta ger upphov till juridiska effekter som rör dig eller på liknande sätt påverkar dig. 14. Behandlar vi dina personuppgifter för att profilera dig? Paulig bedriver inte profilering av sökanden i den mening som används i EU:s allmänna dataskyddsförordning. 15. Hur kan du utöva din rätt att lämna in ett klagomål till tillsynsmyndigheten? Om du misstänker att det skett en överträdelse av dataskyddslagstiftningen ber vi dig att först kontakta Pauligs integritetsgrupp (kontaktuppgifter finns i avsnitt 1). Denna integritetspolicy omfattar Pauligs verksamhet i följande länder: Belgien Danmark Estland Finland Frankrike Irland Lettland Litauen Nederländerna Norge Sverige Storbritannien Om ärendet inte kan lösas mellan dig och Paulig, kan du kontakta dataskyddsmyndigheten i landet där den aktuella Paulig-enheten är verksam. Du hittar kontaktuppgifter till den behöriga myndigheten i varje land där Paulig verkar här. 16. Vilken lagstiftning tillämpar vi för behandlingen av personuppgifter? Behandlingen av personuppgifter i Pauligs dataregister regleras av Europeiska unionens tillämpliga dataskyddslagar samt av den nationella lagstiftningen i länderna där Paulig är verksamma. 17. Hur uppdateras denna integritetspolicy? Paulig kan komma att ändra denna integritetspolicy. Om vi gör väsentliga ändringar kommer vi att meddela detta via intranätet eller på annat sätt för att du ska få möjlighet att granska ändringarna innan de träder i kraft och blir bindande.

9 Sida 9 / 9