Styrande dokument beslutat av GD. Kommunikation STATENS FASTIGHETSVERK

Transkript

1 Styrande dokument beslutat av GD Kommunikation

2 Kommunikation (3) Styrande dokument Kommunikation innehåller: Krav. KOMMUNIKATION MARKNADS- OCH KUNDKOMMUNIKATION SFV som varumärke och grafisk profil Annonsering/reklam Marknadsföring av lediga lokaler Marknadsföring tillfälliga lokaler Kundkommunikation Nyhetsbrev Extranätet Tidskriften Kulturvärden Sponsring Reklam/PR-byråkontakter Profilprodukter Bilder KOMMUNIKATION MED ALLMÄNHET, UPPDRAGSGIVARE OCH ÖVRIGA INTRESSENTER (EX. LEVERANTÖRER) Leverantörskommunikation Projektinformation Skyltar och trycksaker Externa webben Publika evenemang Utställningar och mässor Tidskriften Kulturvärden Bakom fasaden (nyhetsbrev) Bokproduktion INTERN KOMMUNIKATION Ventil Intranätet Powerpoint- och OH-presentationer KOMMUNIKATION VIA MASSMEDIER Massmedia KRISKOMMUNIKATION... 2 KOMMUNIKATION VID KRIS SKA UTGÅ FRÅN SFV:S KRISPOLICY (VSA) ANSVAR GENERALDIREKTÖREN (GD) ANSVARAR FÖR KOMMUNIKATIONSCHEFEN ANSVARAR FÖR KOMMUNIKATIONSENHETENS INFORMATÖRER ANSVARAR FÖR ENHETSCHEFER OCH FASTIGHETSCHEFER ANSVARAR FÖR MEDARBETAREN ANSVARAR FÖR LOKALA INFORMATÖRER ANSVARAR FÖR... 3

3 Kommunikation (3) SFV:s styrelse har fattat beslut om Varumärkespolicy (beslutsdatum ), som detta styrande dokument har sin utgångspunkt i. KRAV. Kommunikation Allt kommunicerar. Kommunikation är ett styrmedel och ska vara en ständigt integrerad del i organisationens totala verksamhet. Kommunikation är därför ett strategiskt viktigt medel för att nå SFV: s verksamhetsmål och att underlätta verkets interna och externa relationer. Ur ett varumärkesperspektiv är det centralt att vi kan strukturera kommunikationen och anpassa våra budskap till de olika målgrupper som vi vill nå och till de olika situationer och sammanhang vi verkar och syns i. Nedan följer de krav som SFV har vad gäller kommunikation i flera perspektiv och målgrupper. SFV:s kommunikation ska vara öppen, begriplig, saklig, snabb och anpassad till målgruppen. Vi ska ha en långsiktig planering så att vi ligger steget före och har initiativet. SFV:s kommunikation internt och externt ska vara aktiv. Den ska ske med omdöme, vara väl genomtänkt och ligga i linje med vårt uppdrag. All kommunikation ska utgå från SFV:s värderingar mod, respekt och glädje. Den ska förmedla våra kärnvärden: kompetens, tradition i utveckling samt ödmjuk auktoritet. För att uppnå detta krävs att vi uppträder konsekvent och tydligt utifrån SFV:s varumärkespolicy kommunikationshandbok och kommunikationsprocessen i VSA. Målen med vår kommunikation är att öka kännedom och kunskap om SFV för målgrupper som uppdragsgivare, kunder, presumtiva kunder, allmänhet osv. Vårt kommunikationskoncept kallas Bakom fasaden. Med det menas att vi i all vår kommunikation ska förmedla något intressant och spännande för mottagaren. Vi ska bjuda in till vår verksamhet, till våra byggnader och vår mark. Vi ska hitta relevanta detaljer och bjuda på målande beskrivningar. Vi ska berätta historier i text och bild som väcker nyfikenhet och intresse - alltid med SFV:s verksamhet i fokus. Målet är att uppfattas som ett professionellt, trovärdigt och ansvarstagande verk. Vi delar in kommunikationen i fyra delar:.marknads- och kundkommunikation 2.Kommunikation till allmänheten, uppdragsgivare och övriga intressenter (ex. leverantörer) 3.Intern kommunikation 4.Kommunikation med massmedier

4 Kommunikation (3).. Marknads- och kundkommunikation... SFV som varumärke och grafisk profil Alla kommunikationsaktiviteter ska följa SFV:s varumärkespolicy. Varumärket SFV ska vara tydlig avsändare av våra fastigheter. SFV äger och förvaltar ytterligare ett varumärke - House of Sweden. SFV ska inte utveckla ytterligare varumärken och inte heller profilera enskilda objekt utan ett tydligt syfte och en strategi. Den grafiska profilen ska alltid följas. SFV:s typsnitt heter Meta. För interna dokument och presentationer (Word och Powerpoint) ersätts Meta av typsnittet Tahoma. SFV:s färgskala består av nio färger, inspirerade av svenska färger och det svenska landskapet. Anvisningarna i SFV:s kommunikationshandbok ska följas i alla informationsaktiviteter. De av SFV beslutade kommunikationsbyråerna* ska alltid tillfrågas i första hand. Finns det anledning att frångå dessa ska alltid kommunikationsenheten tillfrågas. *) Kontaktuppgifter till SFV:s kommunikationsbyråer finns på intrawebben under Om SFV...2. Annonsering/reklam All annonsering och reklam är varumärkesskapande och ska följa SFV:s profilprogram enligt kommunikationshandboken. De av SFV beslutade kommunikationsbyråerna* ska alltid tillfrågas i första hand. Finns det anledning att frångå detta ska alltid kommunikationsenheten tillfrågas. *) Kontaktuppgifter till SFV:s kommunikationsbyråer finns på intrawebben under Om SFV...3. Marknadsföring av lediga lokaler I marknadskommunikationen ska fokus ligga på lokalernas unika egenskaper och dess möjligheter. Inledningsvis ska marknaden definieras (målgruppen, presumtiva hyresgäster) för marknadsföringen. Det ger förutsättningarna för vilken position (vad har vi som ingen annan har) och vilket koncept (kommunicerar den valda positionen och kopplas till SFV:s varumärke) man väljer.

5 (3)..4. Marknadsföring tillfälliga lokaler Visstidsuthyrningar ger SFV en möjlighet att synas i hyresgästens evenemang och det ska vi sträva efter. Det kan ta sig uttryck på flera sätt och avgörs vid varje tillfälle...5. Kundkommunikation Kundkommunikation ska vara lyhörd, regelbunden och tillgänglig. Den ska leda till nöjda kunder och skapa bra relationer med våra kunder. Nya hyresgäster/arrendatorer Nya hyresgäster/arrendatorer ska få ett skriftligt välkomnande från ansvariga på SFV. Där ska finnas uppgifter som viktigt att veta som hyresgäst i SFV, introduktion till kundens portal på extranätet (där kan avtal, ritningar, kontaktuppgifter m.m finnas tillgängliga), flyttvykort att skicka till viktiga relationer, prenumeration av Kulturvärden, information om fastigheten och dess historia. Nuvarande hyresgäster/arrendatorer Nuvarande hyresgäster/arrendatorer ska få löpande information via tex återkommande möten, nyhetsbrev, kundens portal på webben. GD-kommunikation Varje år ska några av SFV: kunder bjudas in till en kundpanel med GD och ansvariga fastighetschefer. GD ska varje år besöka ett antal kunder i SFV:s bestånd. Uppföljning och feedback NKI redovisas löpande för kunden och lägger grunden för en kontinuerlig kommunikation...6. Nyhetsbrev Nyhetsbrev till våra kunder ska ha som syfte att förmedla aktuell information om fastigheten. Nyhetsbrev vara ett komplement till SFV:s övriga kanaler. Nyhetsbrevet ska distribueras löpande efter behov. Genom att dela in våra kunder i olika målgrupper riktar vi informationen och når lättare fram med våra budskap. Innehållet skapas utifrån kundens perspektiv och informationsbehov.

6 (3)..7. Extranätet Extranätet ska vara kundens portal till sin samlade information om sin och SFV:s och relation. Ansvaret för informationen har SFV. Extranätet erbjuder kunden snabbhet och lättillgänglighet...8. Tidskriften Kulturvärden Kulturvärden ska vara en varumärkesskapare för SFV och bidra till att levandegöra SFV:s, och därmed hela svenska folkets, unika fastighetsinnehav. Kulturvärden ska förmedla en positiv bild av SFV till hyresgäster, beslutsfattare, massmedia och allmänhet och lyfta fram SFV:s kompetens och engagemang. Artiklarna ska ha ett allmänintresse och beröra SFV:s samtliga verksamhetsområden. Kulturvärden ska distribueras gratis till riksdag, regering, hyresgäster, medarbetare och press. Alla som vill ska kunna prenumerera på tidningen mot en administrativ avgift...9. Sponsring SFV har en mycket restriktiv hållning till sponsring. Eventuell sponsring ska planeras och redovisas i enhetens/fastighetsområde verksamhetsplan och beslutas av GD...0. Reklam/PR-byråkontakter Vid reklam/pr-byråkontakter ska anvisningarna i SFV:s kommunikationshandbok följas. De av SFV beslutade kommunikationsbyråkontakterna* ska alltid tillfrågas i första hand. Om något fastighetsområde eller någon enhet vill frångå detta måste alltid kommunikationsenheten tillfrågas och avsteget motiveras. *) Kontaktuppgifter till SFV:s kommunikationsbyråer finns på intrawebben under Om SFV.... Profilprodukter Profilprodukter används som gåva både internt och externt.

7 (3) Profilprodukturvalet ska godkännas av kommunikationschefen före tillverkning. Produkterna ska präglas av kvalitet och ansluta till SFV:s verksamhet, profil och/eller värderingsord...2. Bilder Bilder är starka informationsbärare. Upphovsrätten till en bild är alltid fotografens. SFV avtalar om rätten att använda bilden och får aldrig lämna över den till annan användare. SFV ska i sin information använda bilder som skapar intresse för vår verksamhet, våra byggnader och vår mark. Bilderna ska hålla en hög kvalitet. De av SFV upphandlade fotograferna ska anlitas i första hand. Val av annan fotograf ska meddelas kommunikationsenheten och motiveras. Då avtal om bildrättigheter tecknas med en upphovsman ska SFV reglera att bilden får användas i samtliga våra informationskanaler (t ex webb och tryck). Mall för avtal finns i Vårt sätt att arbeta..2. Kommunikation med allmänhet, uppdragsgivare och övriga intressenter (ex. leverantörer).2.. Leverantörskommunikation Varje möte med en ny eller gammal relation är en möjlighet till kommunikation om SFV. Alla SFV:s leverantörer ska få en tydlig introduktion av vad SFV är och vårt uppdrag. Det kan ske muntligt eller skriftligt. Alla ska erbjudas prenumeration på Kulturvärden under projektens varaktighet. Varje projektägare ansvarar för att de anmäls till adressregistret. Leverantörer som ska arbeta med kommunikationsfrågor som rör SFV ska erbjudas utbildning i SFV:s grafiska profil, mediaträning el. dyl Projektinformation

8 (3) Med projekt menar vi en ny-, om-, eller tillbyggnad. Eller en restaurering eller renovering. Följande steg och beslut ska tas i samband med ett projekt och formuleras i en kommunikationsplan. Många gånger är det bra att berätta om projektet redan innan det startar för att möta eventuell kritik. Förändring väcker ofta känslor. Exempel: Pressrelease, informationsbrev och inbjudan till informations- och/eller pressträffar. När projektet är igång Människor är intresserade av vad som sker i deras närmiljö och kulturmiljö. Berätta därför löpande om vad som händer. Exempel: Skyltar utomhus som berättar om projektet och dess konsekvenser för t ex vägar, gångvägar, parkeringar etc. Täck hela eller delar av byggnaden med vepor som berättar om byggnadens historia och framtid samt SFV:s roll. Se till att broschyrer, som berättar om projektet, finns tillgängliga för allmänhet, press och hyresgäster. Hissa SFV:s flagga. Ta fram annonser/affischer, som löpande berättar om projektet. Bjud in till visningar och berätta vad som händer under projektets gång. Använd SFV:s egna kanaler; webbplats, Kulturvärden, Ventil mm. När projektet är klart Avsluta med en pressträff/invigning/husesyn beroende på projektets storlek och art och objektets lämplighet Skyltar och trycksaker Vi ska tydligt, kunnigt och konsekvent berätta om våra fastigheter. Alla trycksaker och skyltar ska följa SFV:s profilprogram enligt kommunikationshandboken. De av SFV beslutade kommunikationsbyråerna* ska alltid tillfrågas i första hand. Det ska finnas minst en skylt och en broschyr vid samtliga besöksmål som beskriver objektets historia och SFV:s roll. Alla trycksaker ska i god tid före tryckning anmälas till kommunikationsenheten. Alla SFV:s trycksaker ska levereras till vaktmästeriet i en upplaga stor nog att räcka för ett exemplar till varje medarbetare. Samtliga trycksaker ska vara miljömärkta med svanen hos licensierade tryckerier. *) Kontaktuppgifter till SFV:s kommunikationsbyråer finns på intrawebben under Om SFV Externa webben

9 (3) Webben är SFV:s primära informationskanal, dels på grund av snabbheten i informationsspridningen, dels på grund av dess betydelse som profilskapande kanal. vänder sig till externa målgrupper. Informationen på webben ska vara aktuell, öppen, strukturerad, pedagogisk och målgruppsanpassad. Webbplatsen ska vara tillgänglig för så många som möjligt oavsett funktionshinder Publika evenemang Publika evenemang som SFV väljer att arrangera eller delta i ska vara målgruppsdefinierade och tydligt förmedla kunskap om SFV:s verksamhet. Publika evenemang ska planeras och redovisas i enhetens/fastighetsområdets verksamhetsplan. Ansvaret för planering, finansiering och genomförande som är kopplat till ett enskilt fastighetsområde eller en enskild enhet ligger hos fastighetsområdet/enheten. Publika evenemang som berör hela SFV eller stora delar av SFV ska beslutas av GD efter samråd med kommunikationschefen. Dessa evenemang planeras och leds i första hand av kommunikationsenheten. SFV ska vara huvudaktör vid följande evenemang: - egna initerade evenemang - presentation av bygg- och arkitektuppdrag - spadtag och taklag - överlämnande till hyresgäst. SFV ska stå för evenemanget och bjuda in relevanta gäster. Hyresgästen ska alltid inbjudas. När hyresgästens verksamhet invigs eller öppnar ska hyresgästen vara huvudaktör Utställningar och mässor Vid generell SFV-presentation kan basutställningen om SFV användas. Utställningar och mässor som SFV väljer att delta i respektive producera ska ha en väl definierad målgrupp. Utställningen ska utgå från SFV:s varumärkespolicy.

10 (3).2.7. Tidskriften Kulturvärden Tidskriften Kulturvärden ska vara en varumärkesskapare för SFV och bidra till att levandegöra SFV:s, och därmed hela svenska folkets, unika fastighetsinnehav. Kulturvärden ska förmedla en positiv bild av SFV till hyresgäster, beslutsfattare, massmedia och allmänhet och lyfta fram SFV:s kompetens och engagemang. Artiklarna ska ha ett allmänintresse och beröra SFV:s samtliga verksamhetsområden. Kulturvärden ska distribueras gratis till riksdag, regering, hyresgäster, medarbetare och press. Alla som vill ska kunna prenumerera på tidningen mot en administrativ avgift Bakom fasaden (nyhetsbrev) Nyhetsbrevet vänder sig till våra uppdragsgivare, riksdag och regering och ska kortfattad och lättsamt berätta om våra pågående projekt. Ges ut 4 ggr/år Bokproduktion SFV ska regelbundet ge ut böcker, sammanhållna i en serie som belyser SFV:s ansvar för kulturarvet, stärker relationen till hyresgäster och utvalda målgrupper och bygger ett starkt förtroende för SFV som en garant för kunskap, ansvar och information. Böckernas ämnesområde och innehåll ska beslutas i ett bokråd bestående av utvalda personer inom SFV. GD är rådets ordförande, kommunikationschefen är föredragande. Förslag till böckernas innehåll kan lämnas av verkets medarbetare antingen på eget initiativ eller efter önskemål från hyresgäst eller annan. Det innebär att all bokproduktion inom SFV ska beslutas av bokrådet. All bokproduktion ska samordnas av kommunikationsenheten. SFV ska inte stödköpa böcker utgivna av andra intressenter eftersom det i realiteten är en form av sponsring som vi ska avstå från. Böcker som produceras i samarbete med kommersiella förlag ska ha en projektbeskrivning och ett avtal som reglerar SFV:s ekonomiska och tidsmässiga engagemang. Dessa bokprojekt ska bara göras i samarbete mellan kommunikationsenheten och förlagen och ska inte förväxlas med stödköp..3. Intern kommunikation

11 (3) SFV:s interna kommunikation ska skapa delaktighet och kunskap. Den ska stärka samhörigheten, informera och tydliggöra våra kommunikativa roller..3.. Ventil Tidningen ska stärka känslan av samhörighet inom SFV och informera om verkets olika verksamhetsområden. Ventil ska följa upp och konkretisera SFV:s mål och värderingar, tydliggöra SFV:s roll och uppgift bl a genom omvärldsbevakning. Via Ventil ska medarbetarna känna sig delaktiga i hela SFV:s verksamhet. Tidningens innehåll ska bygga på ett aktivt deltagande från såväl ledning som medarbetare Intranätet Informationen på intranätet ska vara aktuell, öppen, strukturerad, pedagogisk och målgruppsanpassad. Webbplatsen ska vara tillgänglig för så många som möjligt oavsett funktionshinder. Innehållet på intranätet ska bygga på ett aktivt deltagande från såväl ledning som medarbetare Powerpoint- och OH-presentationer Hjälpmedel, såsom powerpoint- och OH-presentationer, ska följa SFV:s profilprogram enligt kommunikationshandboken..4. Kommunikation via massmedier.4.. Massmedia Massmedia har en viktig roll för att öka allmänhetens och andra målgruppers medvetenhet och kunskap om SFV och det nationella kulturarvet. Syftet är att genom en planerad, öppen och aktiv relation till massmedia få ett ökat förtroende för, och större kunskap om, SFV: s vision, mål och verksamhet. Presstjänsten ska alltid kontaktas om du blir uppringd av media eller om du planerar att kontakta media i något ärende.

12 (3) Presstjänsten ska bl a i samarbete med enheter och fastighetsområde: - samordna samtliga pressaktiviteter i SFV och vara ett stöd för fastighetsområdet och enheternas kontakter med media - samordna alla pressmeddelanden från SFV - ansvara för att media under svensk kontorstid ska kunna förvänta sig en kontakt senast en timme efter att de anmält en fråga - utarbeta massmediemål, handlingsplan och utbildning - uppföljning. Kommunikationschefen och presstjänsten ska ingå i den grupp som utses vid uppkommen kris. 2. Kriskommunikation Kommunikation vid kris ska utgå från SFV:s krispolicy (VSA) 3. Ansvar (se även SD Arbetsordningen) 3.. Generaldirektören (GD) ansvarar för - SFV:s varumärke och övergripande kommunikation - SFV:s övergripande massmedierelationer och är talesperson i verksövergripande frågor om SFV:s uppdrag, framtid och ekonomi. I andra hand har kommunikationschefen och därefter presstjänsten det ansvaret Kommunikationschefen ansvarar för - utveckla strategier och planer för all SFV:s varumärkeshantering och kommunikation - strategiska initiativ och att GD och direktionen får professionella och omdömesgilla råd i varumärkes- och kommunikationsfrågor samt att samsyn råder - det operativa genomförandet av de kommunikationsåtgärder som blir konsekvensen av GD:s riktlinjer och vägval - SFV:s massmediestrategi och dess genomförande - att utveckla och förvalta SFV:s varumärkespolicy och SD kommunikation

13 (3) - verkets gemensamma skriftliga informationskanaler genom att vara ansvarig utgivare för dessa (tidskriften Kulturvärden, interntidningen Ventil, Nyhetsbrevet, webbplatserna och trycksaker) 3.3. Kommunikationsenhetens informatörer ansvarar för - att planera, genomföra och följa upp de av kommunikationschefen beslutade projekten. Arbetet ska planeras och genomföras i samråd med ansvarig enhet/fastighetsområde - verkets gemensamma skriftliga kanaler (tidskriften Kulturvärden, interntidningen Ventil, nyhetsbrevet, webbplatserna, skyltar och trycksaker m. m) - verkets pressaktiviteter Enhetschefer och fastighetschefer ansvarar för - att vara talespersoner gentemot media i frågor som rör den egna verksamheten - att förse SFV:s gemensamma informationskanaler med uppdaterad information. - fastighetschef/ enhetschef kan delegera ansvaret att svara på frågor från media till sakkunnig förvaltare/ handläggare. - kommunikation och dialog med medarbetare 3.5. Medarbetaren ansvarar för - att genom verkets informationskanaler hålla sig informerad om verksamheten - att förse SFV:s gemensamma informationskanaler med uppdaterad information Lokala informatörer ansvarar för - att planera, genomföra och följa upp de av fastighetschefen och GD beslutade projekten. Arbetet ska planeras och genomföras i samråd med kommunikationsenheten - medverka i arbetet med verkets gemensamma skriftliga kanaler (tidskriften Kulturvärden, interntidningen Ventil, Nyhetsbrevet, webbplatserna, broschyrer och skyltar m.m ) - vidarebefordra medieärenden till presstjänsten