Sida: 2 av 20 Redovisning av Miljöledningsarbetet Avdelningen Infrastruktur Enheten Strategi

Transkript

1 Arbetsförmedlingens Återrapportering 2012 Redovisning av miljöledningsarbetet

2 Sida: 2 av 20

3 Sida: 3 av 20 Dnr: Af-2012/ Datum: Återrapportering enligt Förordning (2009:907) om miljöledning i statliga myndigheter Redovisning av miljöledningsarbetet Arbetsförmedlingen ska årligen redovisa miljöledningsarbetet enligt förordning (2009:907) om miljöledning i statliga myndigheter, 20, enligt formulär, bilaga 2. Beslut i detta ärende har fattats av generaldirektör Angeles Bermudez- Svankvist. Ärendet har föredragits av Gun Lange. I den slutliga handläggningen har chefen för avdelningen Infrastruktur Heike Erkers, biträdande generaldirektör Jan-Olof Dahlgren och chefen för Ledningsstaben Christina Storm Wiklander deltagit. Angeles Bermudez-Svankvist Gun Lange

4 Sida: 4 av 20

5 Sida: 5 av 20 Innehållsförteckning Redovisning av miljöledningsarbetet...3 Redovisning av miljöledningsarbetet Del 1 Miljöledningssystemet...6 Miljöcertifiering...6 Miljöpolicy...6 Miljöutredning...6 Aktiviteter med miljöpåverkan...7 Miljömål...7 Handlingsplan och åtgärder...7 Måluppyllelse...9 Kunskap och utbildning...10 IT för minskad energiförbrukning IT för minskat antal tjänsteresor Del 2 Uppföljning av miljöledningsarbetets effekter Antal årsarbetskrafter och kvadratmeter Tjänsteresor och övriga transporter Energianvändning Miljökrav i upphandling... 17

6 Sida: 6 av 20 Redovisning av miljöledningsarbetet 2011 Arbetsförmedlingen Enligt förordning (2009:907) om miljöledning i statliga myndigheter Del 1 Miljöledningssystemet Miljöcertifiering Myndigheten är inte miljöcertifierad. Miljöpolicy Miljöpolicyn antogs som en intern instruktion med Dnr: Af- 2011/ och lyder: Arbetsförmedlingen ska minska sin samlade miljöbelastning genom att bedriva ett systematiskt miljöarbete där lagar och förordningar utgör en miniminivå. Hänsyn till miljön ska genomsyra all vår verksamhet. Arbetsförmedlingen ska bidra till en hållbar miljöutveckling genom att sätta upp mål för miljöarbetet, vilka sedan följs upp med övrig verksamhetsuppföljning och använda resultaten till ständiga förbättringar vid alla beslut undersöka vad de kommer att ge för miljöeffekter och beakta miljökonsekvenser i samband med organisatoriska förändringar i verksamheten samtliga anställda ansvarar för att tillgodogöra sig tillgänglig miljökunskap och beakta miljöhänsyn i det dagliga arbetet ställa relevanta miljökrav vid upphandling av varor och tjänster samt integrera miljöhänsyn i arbetsmarknadsutbildningar utnyttja distansmöten samt beakta miljöpåverkan vid val av resandeform aktivt arbeta för att minska verksamhetens energi- och resursanvändning samt mängden avfall Miljöutredning Miljöutredningen uppdaterades 2008.

7 Sida: 7 av 20 Aktiviteter med miljöpåverkan De betydande miljöaspekterna som har identifierats är följande: Medarbetarnas miljökompetens Upphandling av varor och tjänster, inkl. programverksamhet Transporter och tjänsteresor Sökanderesor och bohagstransporter Värmeenergi-, el- och vattenförbrukning Förbrukning av inventarier och elektronisk utrustning Avfallshantering Lokalvård och kemiska produkter Miljömål Arbetsförmedlingen har fem övergripande miljömål som årligen bryts ner till detaljerade och mätbara mål. Nedan anges de övergripande målen. De detaljerade målen återfinns i myndighetens handlingsplan för miljöarbete år De övergripande målen är följande: 1. Arbetsförmedlingen ska sprida miljökunskap, både internt och externt, inom ramen för vårt uppdrag. 2. Utsläpp till luft från Arbetsförmedlingens totala verksamhet ska minska. 3. Totala mängden avfall ska minska och andelen källsorterat avfall ska öka. 4. Andelen miljöanpassade upphandlingar och avrop ska öka. 5. Energi- och resursförbrukningen ska minska. Handlingsplan och åtgärder Mål nr 1. Arbetsförmedlingen ska sprida miljökunskap, både internt och externt, inom ramen för vårt uppdrag.

8 Sida: 8 av 20 Arbetsförmedlingen lanserade sin webbaserade miljöutbildning i juni Alla medarbetare skall genomgå denna. Utbildningen syftar till att sprida information om miljöarbetet med fokus på hur den enskilde medarbetaren kan bidra till att uppnå myndighetens miljömål. Myndighetens intranät har utvecklats och information om Arbetsförmedlingens miljöarbete finns här tillgängligt för alla anställda. Myndigheten har arbetat fram och antagit ett handläggarstöd gällande miljöledning som finns tillgängligt på intranätet för alla anställda. Myndigheten har arbetet fram tydliga riktlinjer som rör miljökunskap i Arbetsmarknadsutbildningar. Arbetsmarknadsutbildningar ska innehålla miljökunskap som är relaterad till utbildningen i samtliga fall då utbildningens innehåll motiverar det. Miljöorganisationen inom myndigheten har etablerats och fastställts under året. Mål nr 2: Utsläpp till luft från Arbetsförmedlingens totala verksamhet ska minska. Etableringen av bilpooler runt om i landet har fortsatt och i dagsläget har Arbetsförmedlingen bilpooler etablerade på 28 platser omfattande totalt 94 bilar. Därutöver har myndighetens registrerade Sunfleetmedlemmar även tillgång till Sunfleets öppna bilpooler i hela landet. Det finns långtgående planer på nyetablering på ytterligare 11 orter under Användandet av videokonferenser ligger på ungefär samma nivå som 2010, däremot har användandet av telefonikonferensertjänsterna har ökat under 2011 (se punkten IT för minskat antal tjänsteresor). Underlaget till ett styrkortsmål gällande minskning av koldioxidutsläppen från tjänsteresor har arbetats fram under året och beslutats av högsta ledningen. Det träder i kraft under 2012 och målet är att myndigheten ska minska koldioxidutsläppen per rest km med 5 % per rest km, jämfört med 2011 Mål nr 3: Totala mängden avfall ska minska och andelen källsorterat avfall ska öka. Aktiviteten för att kartlägga källsorteringen på samtliga kontor är initierad och nästan klar. Denna inventering lägger grunden för att successivt kunna utöka andelen källsorterat avfall. Mål nr 4: Andelen miljöanpassade upphandlingar och avrop ska öka.

9 Sida: 9 av 20 Myndigheten har arbetat fram och antagit ett handläggarstöd gällande miljöanpassad upphandling och inköp som innehåller tydliga rutiner och instruktioner. Detta underlag hjälper medarbetarna att lättare kunna ställa miljökrav vid upphandling och avrop. Mål nr 5: Energi- och resursförbrukningen ska minska. Utbytet av stationära datorer till bärbara har slutförts under 2011, vilket i sin tur har bidragit till en mycket stor energibesparing Nya, mer energibesparande dataskärmar har installerats på kontoren Kundarbetsplatserna ute på förmedlingarna samsas numer om en skrivare på 6 enheter istället för en per varje enhet Närvarogivare har installerats på toaletterna i ett hundratal av våra kontor Ett samarbetsprojekt med Naturvårdsverket och SIDA gällande energibesparing i lokaler har påbörjats. Resultat kommer dock först under 2012 Måluppfyllelse Arbetet med att skapa mätbara och uppföljningsbara mål har fortsatt men det är svårt att sätta upp mätbara mål då statistikuppgifterna i många fall var osäkra. Nedan beskrivs därför främst måluppfyllelsen med ord. Mål nr 1. Arbetsförmedlingen ska sprida miljökunskap, både internt och externt, inom ramen för vårt uppdrag. Arbetsförmedlingen lanserade sin webbaserade miljöutbildning i juni Den 22 december 2011 hade 69 % av alla medarbetare gått utbildningen. 20 % av Arbetsmarknadsutbildningar innehåller miljökunskap som är relaterad till utbildningen Alla arbetsförmedlingens 11 marknadsområde har en egen miljösamordnare som säkerställer att miljöarbetet sprids i landet Mål nr 2: Utsläpp till luft från Arbetsförmedlingens totala verksamhet ska minska. Utsläppet till luft av koldioxid från tjänsteresor har, räknat per årsarbetskraft, ökat med 10 % och totalt sett med 4 % mellan 2010 och 2011.

10 Sida: 10 av 20 Användning av de interna videokonferensutrustningarna har varit relativt konstant med ett genomsnittligt antal på 930 videokonferenser per månad. Detta är något lägre än de rapporterade 1200 st/månad i slutet av Utöver detta finns ca 20 videosystem som idag ej omfattas av statistiken. Däremot har användningen av Telias konferens tjänster ökat med 37 % under året till jämfört mot Mål nr 3: Totala mängden avfall ska minska och andelen källsorterat avfall ska öka. Kartläggning av avfallshanteringen på kontorsnivå är ännu inte helt klar. Målet är att alla kontor ska ha möjlighet till källsortering, men innan mätbara mål sätts upp måste nuläget analyseras och en strategi och färdplan för införande upprättas Mål nr 4: Andelen miljöanpassade upphandlingar och avrop ska öka. Antalet miljöanpassade upphandlingar har minskat från 44 till 39 % under Vad gäller värdet av dem har de minskat än mer, från 94 % till att endast motsvara 43 % av värdet av den totala anskaffningsvolymen. Mål nr 5: Energi- och resursförbrukningen ska minska. Energisparfunktioner har lagts in på samtliga datorer. Med hjälp av fjärrstyrning, kan datorerna nu stängas nattetid, vilket har lett till stora energivinster. Ett PC-byte av samtliga Arbetsförmedlingen datorer skedde under 2010 och slutfördes under Dessa datorer skickades för rekonditionering och datorer kunde på detta sätt helt eller delvis återanvändas. Återanvändning leder till en stor resurs- och energibesparing i jämförelse med om datorerna skulle ha destruerats och återvunnits. Utbytet av dataskärmarna till mer energisnåla versioner samt insparandet av skrivare kopplade till nya kundarbetsplatser har också fört till en minska energiförbrukning De ovannämnda aktiviteterna har säkerligen medfört till att myndigheten minskat sin verksamhetselförbrukning 14 % jämfört med Kunskap och utbildning Den webbaserade miljöutbildningen har marknadsförts på intranätet och den är obligatorisk för alla medarbetare. Utbildningen är tydlig med vad man

11 Sida: 11 av 20 som medarbetare kan göra för att minska sin miljöpåverkan på arbetsplatsen men även utanför. Vidare har myndighetens intranät miljöinformation som kontinuerligt uppdateras med aktuell information. Handläggarstödet för miljöledning och miljöanpassad upphandling och inköp ger tydlig information i frågorna. Miljösamordnarna i de olika marknadsområden fungerar även som en direktkanal ut i verksamheten. De har under året informerat både chefer och medarbetare om det miljöarbete som myndigheten driver. IT för minskad energiförbrukning Under 2011 har de sista stationära datorer på Arbetsförmedlingen bytts ut och därmed minskat energiförbrukningen gällande datorer. Dataskärmar har även bytts ut till energisnålare varianter. Likaså har kundarbetsplatserna ute på förmedlingarna inte längre en egen skrivare utan numer går det sex kundarbetsplatser per skrivare. IT för minskat antal tjänsteresor Arbetsförmedlingen har 115 videoutrustningar i produktion, varav 39 stycken används externt till kundtjänst och distansservicekontor. Resterande används för internt bruk i bokningsbara lokaler eller personliga system. Antalet möten per månad har under 2011 varit ung 930 stycken per månad. Därmed har användandet av videokonferenser för distansmöten minskat något under 2011 jämfört mot de sista månaderna i Istället har användningen av Telias telefonkonferenser ökat med konferenser 2010 till under 2011 vilket motsvara ungefär 37 %. Arbetsförmedlingens medarbetare har tillgång till en internchatt som förnyades under 2011 och därmed ökade användarantalet från 400 till Utöver detta använder ett mindre antal medarbetare en videochatt funktion där användarantalet under 2011 ökat från 40 till 120. För närvarande arbetar myndigheten med att hitta en bredare lösning för videochatten som alla medarbetare ska få tillgång till. Innan årsskiftet lanserades även en videochatt som arbetsförmedlingen erbjuder arbetsgivare som tjänst vid rekrytering. Därmed kan en del sökanderesor sparas in. Vidare är förvaltningsorganisation för distansmöten under upprättande. Syftet är att denna ska ha ett helhetsansvar för alla former av distansmöten, oavsett teknisk plattform (videokonferens, telemöte, teleweb). På så sätt ska bättre förutsättningar för stöd och styrning mot högre nyttjandegrad av distansmöten, i stället för resor, skapas. Detta arbete har fortsatt under 2011 och förväntas landa i ett resultat under 2012.

12 Sida: 12 av 20 Del 2 Uppföljning av miljöledningsarbetets effekter Antal årsarbetskrafter och kvadratmeter Antal årsarbetskrafter: Antal kvadratmeter lokalyta: Tjänsteresor och övriga transporter Utsläpp av koldioxid Kg CO 2 Totalt Kg CO 2/årsarbetskraft Flygresor under 50 mil Bilresor Tågresor 398,00 333,00 0,037 0,029 Bussresor ,16 0,98 Maskiner och övriga fordon Sammanlagt ovan Flygresor över 50 mil Beskrivning av insamlat resultat Ovanstående utsläpp avser tjänsteresor. Utöver dessa, genererar Arbetsförmedlingens verksamhet utsläpp till luft via förmedling av sökanderesor i landet. Utsläppen från sökanderesor var 2011 totalt kg CO2. Årsarbetskraften har under 2011 har minskat något jämfört mot 2010, trots detta har de totala utsläppen till luft från tjänsteresor ökat. Detta gäller alla transportslagen. En förklaring till de ökade utsläppen kan vara att myndigheten har utökat dess kontakter med arbetsgivare och därmed haft fler externa möten under året. Utöver detta, har det under 2011 nyanställts ett större antal medarbetare och de har under året åkt på ett flertal utbildningar. Att jämföra mot 2010 kan också vara missvisande på grund av att det var ett år då det rådde anställningsstopp och stora besparingar hos myndigheten. Användningen av videokonferenser har inte ökat på samma sätt som vi önskat, vilket kan vara ytterligare en anledning till de ökade utsläppen från

13 Sida: 13 av 20 tjänsteresor. Nytt för i år är att vi lättare och mer ingående kan följa upp utsläppen från hyrbilar samt tjänstebilar, då de numer finns i en samlad förvaltning hos AF resor och Telefoni. Därmed kan vi också rapportera in fler och mer korrekta värden gällande utsläpp vilket i sin tur leder till att det kan se ut att öka, p.g.a. vi kan ha missat några värden i förra året. Då vi under året avyttrat nästan 100 ägda tjänstebilar har vi fått en ökning av korttidshyrda bilar under period, vilket resulterar i ökade utsläpp för just hyrda tjänstebilar. Arbetsförmedlingen har fortsatt sin etablering av bilpooler runt om i landet, se mer under punkten Handlingsplan och åtgärder, och kommer att fortsätta med detta under Statistik erhålls via Arbetsförmedlingens resebyrå Af Resor och ovan redovisade resor med taxi, buss, tåg och flyg avser resor bokade via resebyrån. Det kan således, främst för resor med taxi, och lokala stads- och länsbussar förekomma resor som ej köps via Af Resor. De transportslag där statistikuppgifterna kan förbättras ytterligare, är främst resor med egen bil och resor med taxi. Egen bil: Utsläpp från egen bil har under 2011 utgått från antal registrerade km i ekonomisystemet. Koldioxidutsläppet är därmed baserat på en snittbil enligt Naturvårdsverkets schablonmall. Den interna reserapporteringen har under hösten 2010 kompletterats med en CO2-modul. Härigenom kan en mer korrekt beräkning av koldioxidutsläppen ske. Det är dock tekniska problem med denna modul så inför 2011 års rapportering går det inte att få ut några siffror gällande CO2 utsläppen. Taxi: Buss, tåg och flyg bokas till största delen via resebyrån och tillförlitliga uppgifter finns därmed att tillgå. Taxi är dock ett transportmedel som i viss utsträckning även bokas direkt av resenären via egna utlägg likaså lokala stads- och länsbussar. Detta medför att inte alla taxiresor idag går att redovisa på ett tillförlitligt sätt. Genom den nya CO2-modulen vid reserapporteringen, kommer dessa resor kunna fångas upp i bättre utsträckning eftersom sträcka och utsläpp kommer att registreras. Hur uppgifterna är framtagna Eget uppföljningssystem, Leverantörsuppgifter Schablonlista som Naturvårdsverket tillhandahåller, Uppgifter som tagits fram på annat sätt, nämligen Utsläppsstatistik erhålls från Af Resor som bokar alla Arbetsförmedlingens tjänsteresor. Utsläppsvärden för flygresor och tåg erhålls direkt från

14 Sida: 14 av 20 bokningssystemet, i övrigt används utsläppsvärden baserat på genomsnittsvärden för respektive transportslag.

15 Sida: 15 av Energianvändning Energianvändning i lokaler kwh totalt Verksamhetsel Fastighetsel Värme Kyla Totalt kwh/årsarbetskraft kwh/m Verksamhetsel Fastighetsel Värme Kyla Totalt Energianvändning utanför lokaler kwh totalt El Normalårskorrigering Värmeförbrukningen är inte normalårskorrigerad. Förnybar energi Verksamhetsel 97 % % % Fastighetsel 87 % % % Värme 74 % % % Kyla 85 % % % Utanför lokaler % % % Totalt 82 % % %

16 Sida: 16 av 20 Beskrivning av insamlat resultat Förutom den egna andelen av verksamhetselen, finns det en stor svårighet att erhålla tillförlitlig statistik över energianvändningen. Energibesparande åtgärder som genomförs är därmed svåra att härleda tillbaka till faktiska förändringar i förbrukningssiffror. Det genomförda PC-bytet, beskrivet under punkt IT för minskad energiförbrukning, är dock en enskild aktivitet som har medfört stora energibesparingar. Denna aktivitet har säkerligen medfört till att myndigheten minskat sin verksamhetselförbrukning 14 % jämfört med Vad gäller den minskade värmeförbrukningen är det svårare att avgöra vad den beror på. Då de värden vi angivit inte är normalårskorrigerade, kan en förklaring vara den relativt varma vintern Myndigheten har ingen bra förklaring till den ökade förbrukningen av fastighetsel. Däremot är det ett starkt incitament för att arbeta tätare med förvaltarna med att minska och effektivisera energiförbrukningen i fastigheterna. Arbetsförmedlingen har över 400 lokaler i hela Sverige och flera hundra olika fastighetsägare. För att samla in energidata har en energienkät skickats ut, svarsfrekvensen var ungefär 56 %, något lägre än förra året. Det råder dock en stor osäkerhet i denna energistatistik eftersom separat mätning för Arbetsförmedlingens lokaler sällan finns. Ofta har fastighetsägaren bara en elmätare per fastighet och arbetsförmedlingens andel av den totala energianvändningen anges i dessa fall via uppskattning och schablonberäkning. Vidare har fastighetsägarna haft svårigheter att ange andelen förnybar energi, vilket resulterar i att även denna siffra är baserad på viss uppskattning. Myndigheten har genom sitt samarbete i HyLok (Statliga Hyresgäster för energieffektivisering av Lokaler) utarbetat ett förslag för förbättrad statistikinsamling och hoppas det kommer antas de kommande åren, för att säkerställa rapporteringen. Hur uppgifterna är framtagna Eget uppföljningssystem, Leverantörsuppgifter

17 Sida: 17 av Miljökrav i upphandling Antal upphandlingar med miljölkrav Antal st Anskaffningar med miljökrav Anskaffningar totalt Andel anskaffningar med miljökrav Värde av upphandlingar med miljökrav 39 % 44 % % Värde kr Anskaffningar med miljökrav Anskaffningar totalt Andel anskaffningar med miljökrav 43 % 94 % % Beskrivning av insamlat resultat Tjänster för arbetssökande Antalet genomförda upphandlingar avseende tjänster för arbetssökande har minskat jämfört med Detta beror i första hand på en strävan från myndigheten att göra bredare upphandlingar av arbetsmarknadsutbildning, upphandlingar som kan inkludera utbildningar inom en hel bransch och samtliga arbetsmarknadsområden. Detta kan också utläsas av att det totala värdet av de gjorda anskaffningarna under 2011 överstiger 2010 års värde. Noteras bör att för 2011 rapporteras även upphandling av arbetsförmedlingstjänster (2 upphandlingar) som utgör 4,7 miljarder av upphandlingsvärdet, dessa tjänster var inte inkluderade i rapporten för Tjänsteupphandlingar för arbetssökande utgör en stor del av totalt antal genomförda upphandlingar på Arbetsförmedlingen. I denna kategori, är antalet upphandlingar med miljökrav relativt lågt. En förklaring är att merparten av de upphandlingar som saknar miljökrav, avser direktupphandling av en arbetsmarknadsutbildning för en enskild individ. I dessa direktupphandlingar (149 st 2011 motsvarande 4,5 miljoner kr) s k enstaka platser - finns svårigheter att ställa relevanta miljökrav. I större utbildningsanskaffningar vilka omfattar fler deltagare ställs miljökrav. De 68 arbetsmarknadsutbildningar som innehåller miljökrav har, till skillnad mot de enstaka platserna, alla många deltagare vilket ger god spridning av ställda miljökrav. Numer ställs även i så gott som samtliga

18 Sida: 18 av 20 arbetsmarknadsutbildningar, bortsett från de sk enstaka platserna, miljökrav. Statistiken vore således mer rättvisande om hänsyn även togs till antal deltagare i utbildningarna, inte bara antalet anskaffningar. En ytterligare förklaring till det lägre antalet anskaffningar med miljökrav är att det under 2011 gjordes några större upphandlingar gällande tjänster som ska stärka den enskilda individen att få ett jobb inom t.ex. garantierna, rehabiliteringstjänster, validering/yrkesprövning samt hjälpmedelsutprövning. De nämnda tjänsterna är inga arbetsmarknadsutbildningar och leder således inte heller fram till arbete inom någon särskild bransch, varför vi inte kan ställa krav på att någon branschrelaterad miljökunskap integreras i utbildningen. Utrustning och produkter som behövs för tjänstens genomförande har även mycket låg miljöpåverkan. Därför har det bedömts vara orimligt att ställa relevanta miljökrav vid dessa upphandlingar. Det sammanlagda värdet för dessa upphandlingar är c:a 5,4 miljarder kr. Varor och tjänster (internt) De upphandlingar som saknar miljökrav är företrädesvis tjänsteupphandlingar. Under 2011 var en av myndighetens största upphandlingar en tjänsteupphandling av IT-resurskonsulter, där det bedömdes att det inte gick att ställa relevanta miljökrav. Därför är värdet på anskaffningarna med miljökrav relativt lågt för Året innan var den mest kostsamma upphandlingen utbytet av PC-parken, där det var relativt enkelt att ställa tydliga och relevanta miljökrav. Det var en viktig anledning till att myndigheten det året kunde redovisa att 94 % av värdet av anskaffningar hade miljökrav. Dessa ovannämnda omständigheter gör att jämförelsen mellan de två åren är något missvisande. Miljökrav kan även saknas vid direktupphandlingar, där det istället ställs indirekta miljökrav eftersom de tekniska specifikationerna värderats på produkten innan anskaffning. En åtgärd för att öka andelen upphandlingar med miljökrav är att i upphandlingssystemet utöka förslagsbanken på avtalstexter och alternativ på relevanta miljökrav. För interna varor och tjänster är en annan åtgärd att öka andelen direktupphandlingar som genomförs i upphandlingssystemet, i syfte att styra mot att krav ställs på ett tydligt sätt även vid anskaffningar vid lågt värde. Myndighetens handläggarstöd för miljöanpassad upphandling och inköp skall vara ett verktyg i de ovannämnda aktiviteterna. Hur uppgifterna är framtagna Eget uppföljningssystem

19 Sida: 19 av 20

20 Sida: 20 av 20 Arbetsförmedlingen Besöksadress Hälsingegatan 38 Stockholm Postadress Stockholm Telefon: