Arbetsförmedlingens Återrapportering 2014

Transkript

1 Arbetsförmedlingens Återrapportering 2014 REDOVISNING AV MILJÖLEDNINGSARBETET

2 Sida: 2 av 26

3 Sida: 3 av 26 miljöledningsarbete Arbetsförmedlingen ska årligen redovisa miljöledningsarbetet enligt förordning (2009:907) om miljöledning i statliga myndigheter, 20, enligt formulär, bilaga 2. Denna rapport omfattar fem delar: En övergripande del om Arbetsförmedlingens arbete med Miljöledningssystemet och sedan en uppföljning av miljöledningsarbetets effekter indelat i tre delar: Tjänsteresor och transporter, Energianvändningen och Miljökrav i upphandling samt en sista del med frivilliga frågor kopplade till arbete med Grönt IT. Beslut i detta ärende har fattats av t f generaldirektör Clas Olsson. Ärendet har föredragits av Gun Lange. I den slutliga handläggningen har chefen för avdelningen Infrastruktur Viktoria Byback och t f biträdande generaldirektör Lena Liljebäck deltagit. Clas Olsson Arbetsförmedlingens generaldirektör Gun Lange Miljöstrateg

4 Sida: 4 av 26

5 Sida: 5 av 26 Innehållsförteckning Inledning... 7 Sammanfattning... 7 Del 1 Miljöledningssystemet... 8 Miljöcertifiering... 8 Miljöpolicy... 8 Miljöutredning... 9 Aktiviteter med betydande direkt och indirekt miljöpåverkan... 9 Interna miljömål... 9 Handlingsplan och åtgärder Måluppfyllelse Kunskap och utbildning...13 IT för minskad energianvändning IT för minskat antal tjänsteresor Del 2 Uppföljning av miljöledningsarbetets effekter Antal årsarbetskrafter och kvadratmeter Tjänsteresor och övriga transporter Beskrivning av insamlat resultat Hur uppgifterna är framtagna Energianvändning Normalårskorrigering Beskrivning av insamlat resultat Hur uppgifterna är framtagna Miljökrav i upphandling Beskrivning av insamlat resultat Hur uppgifterna är framtagna Frivilliga frågor Frågor om policy Har myndigheten ett internt styrande dokument för IT och miljö? Frågor om IT-anskaffning Hur är dessa uppgifter framtagna? Vilken typ av miljöhänsyn har tagits vid IT-anskaffningar? Hur är dessa uppgifter framtagna? Frågor om energianvändning... 25

6 Sida: 6 av 26 Hur är dessa uppgifter framtagna? Frågor om resfria möten Hur är dessa uppgifter framtagna? Beskriv insamlat resultat... 25

7 Sida: 7 av 26 Inledning Denna rapport följer strukturen och uppbyggnaden av Naturvårdsverkets webbformulär för återrapportering enligt 2009:907. Rapporteringen är fastlagd enligt förordningen och skall omfatta de i rapporten angivna delar och rubriker. Sammanfattning Sammanfattningsvis är trenden för måluppfyllelsen för myndighetens fem miljömål positiv, se bild nedan. Exempel på detta är att allt fler medarbetare har tagit del av miljöutbildningen, koldioxidutsläppen från tjänsteresorna minskar, andelen miljöanpassade upphandlingar ökar och energianvändningen per årsarbetskraft minskar. Bild 1. Trenden för måluppfyllelsen av Arbetsförmedlingen miljömål 2013 jämfört mot 2012.

8 Sida: 8 av 26 Del 1 Miljöledningssystemet Miljöcertifiering Myndigheten är inte miljöcertifierad. Miljöpolicy Miljöpolicyn antogs som en intern instruktion med Dnr: Af--2013/ och lyder: Arbetsförmedlingen ska minska sin samlade miljöbelastning genom att bedriva ett systematiskt miljöarbete. Miljöledningsarbete ska vara en integrerad del av den övriga verksamheten och miljöhänsyn ska vägas in vid strategiska beslut. Arbetsförmedlingen ska verka för att minska verksamhetens negativa miljöpåverkan genom att: sätta upp mål för miljöarbetet, vilka sedan följs upp med övrig verksamhetsuppföljning samt använda resultaten till ständiga förbättringar beakta miljökonsekvenser i samband med organisatoriska förändringar i verksamheten säkerställa att vi alltid följer den lagstiftning som vi berörs av arbetsgivaren ansvarar för att kontinuerligt informera och utbilda medarbetarna i miljöfrågor. Samtliga medarbetare ansvarar för att tillgodogöra sig tillgänglig miljökunskap och beakta miljöhänsyn i det dagliga arbetet ställa relevant energi, klimat och miljökrav vid upphandling av varor och tjänster samt integrera miljöhänsyn i arbetsmarknadsutbildningar utnyttja distansmöten samt beakta miljöpåverkan vid val av resandeform enligt mötesoch resepolicy aktivt arbeta för att minska verksamhetens energi- och resursanvändning samt mängden avfall använda miljöanpassade IT -lösningar

9 Sida: 9 av 26 Miljöutredning Miljöutredningen uppdaterades Aktiviteter med betydande direkt och indirekt miljöpåverkan De betydande miljöaspekterna som har identifierats är följande: - Värmeenergi-, el- och vattenanvändning - Tjänsteresor och sökanderesor samt distansmöten - Brev och varutransporter - Avfallshantering - Grön IT - Lokalvård och kemiska produkter - Medarbetarnas miljökompetens - Upphandling av varor och tjänster, inkl. programverksamhet - Förbrukning av kontorsmaterial, inventarier och elektronisk utrustning Interna miljömål Arbetsförmedlingen har fem övergripande miljömål som bryts ner till detaljerade och mätbara mål. Nedan anges de övergripande målen. De detaljerade målen återfinns i myndighetens handlingsplan för miljöarbete år De övergripande målen är följande: 1. Arbetsförmedlingen ska sprida miljökunskap, både internt och externt, inom ramen för vårt uppdrag 2. Växthusgasutsläpp till luft från Arbetsförmedlingens totala verksamhet ska minska 3. Totala mängden avfall ska minska. Andelen källsorterat avfall ska öka 4. Andelen miljöanpassade upphandlingar och avrop ska öka 5. Energi- och resursanvändningen ska minska

10 Sida: 10 av 26 Handlingsplan och åtgärder 1. Arbetsförmedlingen ska sprida miljökunskap, både internt och externt, inom ramen för vårt uppdrag. a. Arbetsförmedlingen har sedan juni 2011 en obligatorisk webbaserade miljöutbildning. Enklare uppdateringar har gjorts under året. b. Under året har en större utbildningsinsats i videokonferensmötesteknik genomförts i samband distansmötessatsningen. c. I alla nya upphandlingar av arbetsmarknadsutbildningar där det är relevant läggs krav på miljöutbildning in. Miljöutbildningen ska omfatta miljökunskap ur ett samhälls- och yrkesperspektiv. d. Till handläggarstödet finns en miljöhandbok med tydliga förslag på aktiviteter och åtgärder på kontorsnivå kopplat till miljömålen. e. I anvisningar för verksamhetsplaneringen för avdelningar och marknadsområden ligger sedan 2013 ett krav på att den ska omfatta aktiviteter för att främja myndighetens miljömåluppfyllelse. 2. Växthusgasutsläpp till luft från Arbetsförmedlingens totala verksamhet ska minska. a. Ett intern mål för minskning av koldioxidutsläpp för tjänsteresor trädde i kraft under året: En minskning med 5 % kg koldioxid per årsarbetskraft under 2013 jämfört mot b. En distansmötessatsning med förstärkning av videokonferenser på huvudkontoret och marknadsområdenas kanslier samt inom två pilot marknadsområden, gjordes under året (se IT för minskat antal tjänsteresor). c. En ny kommunikationsplattform i form av Microsoft Lync rullades ut till alla medarbetare (se IT för minskat antal tjänsteresor). d. För att få ekonomisk ersättning då egen bil använts i tjänst, blev det 1 oktober obligatoriskt att ange vilket drivmedel som använts i bilen. 3. Totala mängden avfall ska minska. Andelen källsorterat avfall ska öka. a. När myndigheten byter ut IT-utrustning säljs den vidare till ett företag som rekonditionerar de och säljer dem vidare. De exemplar som inte kan säljas miljöskrotas i Sverige. 4. Andelen miljöanpassade upphandlingar och avrop ska öka. a. Arbetsförmedlingen deltar i två nystartade externa nätverk kring miljöanpassad upphandling. b. Miljöskrivningar med som mall/grundkriterie i arbetsmarknadsutbildningar se punkt 1.c.

11 Sida: 11 av 26 c. Myndigheten har utvecklat kontrollfrågor för att säkerställa integrering av kvalitetsanpassade miljökrav i upphandling. d. Myndigheten har i sin gemensamma elupphandling med Försäkringskassan redan i marknadsanalysen arbetat systematiskt med miljö- och hållbarhetskrav. 5. Energi- och resursanvändningen ska minska. a. Ett utbyte av alla medarbetares PC har gjorts under året. Dessa är mer energieffektiva än de äldre varianterna. b. Ett utbyte av alla kontorsservrar till nya mer energieffektiva har genomförts under c. På kundarbetsplatserna ute på förmedlingarna samsas man om en skrivare på 12 enheter istället för sex per varje enhet. d. Myndigheten genomför en gemensam elupphandling med Försäkringskassan där målsättningen är att det ska vara uppstarten till ett energisamarbete myndigheterna mellan. e. De nya skrivarna som distribuerades ut under 2012 är kopplade till ett statistikuppföljningsprogram som möjliggör uppföljning på varje enskild skrivare. f. Närvarostyrdbelysning har installerats på 300 toaletter. g. I rutiner för nytecknande av hyresavtal anges att Grönt hyresavtal alltid ska föreslås. h. Under året har 234 servrar och 160 fysiska och 74 virtuella serverar avvecklats. Måluppfyllelse 1. Arbetsförmedlingen ska sprida miljökunskap, både internt och externt, inom ramen för vårt uppdrag. a. Över 80 % av medarbetarna har gått miljöutbildningen b. Cirka 100 personer har deltagit i utbildningar och workshops i videomötesteknik i samband med distansmötessatsningen. c. Cirka 80 % av arbetsmarknadsutbildningarna innehåller miljökunskap som är relaterad till utbildningen som sådan. d. Det är svårt att härleda ett enskilt resultat till publiceringen av miljöhandboken utan förhoppningen är att den medverkat till att öka engagemanget och till faktiska miljöåtgärder i verksamheten.

12 Sida: 12 av 26 e. Ett 30-tal miljörelaterade aktiviteter finns med i avdelningarnas och marknadsområdenas verksamhetsplan. 2. Växthusgasutsläpp till luft från Arbetsförmedlingens totala verksamhet ska minska. a. Målet har uppnåtts då utsläppen minskat med 8 % kg koldioxid per årsarbetskraft 2013 jämfört mot b. På myndighetsnivå har användandet av videokonferenser minskat från cirka 800 möten i månaden till runt 500 från I snitt används utrustningarna 0,65 gång per dag. En trolig förklaring till minskat antal videomöten med videokonferensutrustning, är att de användarna som mest använde videoutrustningen, är de som snabbast börjat använda Lync för sina videomöten istället. Dessa siffror bör alltså ses tillsammans med Lync siffrorna. c. Användandet av Lync har ökat stadigt under hela året och gjorde en kraftig ökning i samband med lanseringen av den utökade varianten med videomötesfunktion, i november Användandet av Lync och dess olika funktioner kan följas i detalj och uppföljningen för nästa år kommer därmed kunna ge en bättre bild av Lync som mötesplattform. d. Då kravet först infördes den 1 oktober 2013 är det för tidigt att härleda några resultat till denna åtgärd. 3. Totala mängden avfall ska minska. Andelen källsorterat avfall ska öka. a. Siffrorna från leverantören visar att de återanvänt enheter och därmed har Arbetsförmedlingen bidragit till en miljöbesparing på kg koldioxidekvivalenter samt MJ. Besparingen beräknas på skillnaden i resursåtgång för nyproduktion av en dator eller skärm jämfört mot att återanvända dessa produkter. 4. Andelen miljöanpassade upphandlingar och avrop ska öka. a. Deltagande i nätverken främjar kunskapsutbytet och stärker kompetensen i området. b. I runt 80 % av anskaffningarna av arbetsmarknadsutbildningarna har det ställts miljökrav. c. Kontrollfrågorna har utarbetats men inte implementeras i arbetsrutiner ännu, därför kan inget konkret resultat härledas till dem. d. Förarbetet med upphandlingen har medfört till ett samarbete med Försäkringskassan och ett potentiellt samarbete kring

13 Sida: 13 av 26 energieffektivisering. Själva upphandlingen i sig är klar först under 2014 och därför kan inga konkreta resultat ännu anges. 5. Energi- och resursanvändningen ska minska. a. Baserat på leverantörsdata bör PC-utbytet generera en energibesparing på cirka 76,9 MWh där halva besparingen beräknas på 2013 då utbytet först var klart vid i kvartal två b. Utbytet av kontorsservrar förväntas generera en besparing på 333,6 MWh. c. Effektiviseringen av kundarbetsplatserna förväntas generera en besparing på ungefär 41,6 MWh. d. Några siffror på vad samarbetet genererat i energibesparingar finns ännu inte eftersom upphandlingen är klar under e. Det finns numer data för hela Detta underlag kommer ligga till grund för kommande målsättningar gällande minskade utskrifter. f. Installationen av närvarostyrdbelysning på 300 toaletter förväntas generera en besparing på kwh. g. Ett grönt hyresavtal har förhandlats under året och tre medarbetare har deltagit i en utbildning i hur man arbetar med de gröna hyresavtalen. h. De avvecklade komponenterna har förbrukat el och kyla för cirka MWh. Kunskap och utbildning Den viktigaste kanalen är den webbaserade miljöutbildningen som har marknadsförts på intranätet och är obligatorisk för alla medarbetare. Utbildningen är tydlig med vad man som medarbetare kan göra för att minska sin miljöpåverkan på arbetsplatsen men även utanför. Vidare har myndighetens intranät miljöinformation som kontinuerligt uppdateras med aktuell information. Miljöhandboken togs fram 2013 som en bilaga till handläggarstödet Arbetsförmedlingens miljöledningsarbete. Den innehåller tydliga förslag på aktiviteter och åtgärder på kontorsnivå kopplat till miljömålen. I samband med implementeringen av distansmötessatsningen (för mer information se punkt IT för minskat antal tjänsteresor) genomfördes riktade utbildningar i videomötesteknik för runt 60 medarbetare och chefer i de två marknadsområden som deltog i piloten. Tanken är att de ska fungera som ambassadörer och föra över sin

14 Sida: 14 av 26 kompetens till medarbetarna på sina respektive kontor. Utöver detta deltog ett 40-tal till i de öppna workshoparna i praktisk videomötesteknik som anordnades på huvudkontorer i Stockholm. IT för minskad energianvändning Under 2013 byttes alla PC på myndigheten ut. De nya modellerna är något mer energieffektiva än de äldre. Under 2012 byttes alla skrivare ut. Därmed gick myndigheten från ett större antal enskilda skrivare till nätskrivare. Till dessa kopplades en programvara som möjliggör uppföljning av statistik på varje enskild skrivare blir därmed är 0 som mål rörande utskrifter kan sättas och följas upp mot. All kontorsservrar på 400 kontor byttes ut till nyare och mer energisnåla varianter. På kundarbetsplatserna ute på förmedlingarna har arbetet med att byta ut en skrivare på 12 enheter istället för sex per varje enhet, slutförts. Under året har även 234 servrar och 160 fysiska och 74 virtuella serverar avvecklats. De avvecklade komponenterna har förbrukat el och kyla för cirka MWh. IT för minskat antal tjänsteresor Arbetsförmedlingen har under året genomfört två större projekt inom detta område. -Distansmötessatsningen - Detta projekt delades in i två etapper. Etapp 1 syftade till att säkerställa tillgång till videokonferens för samtliga marknadsledningar samt att utöka tillgängligheten på huvudkontoret. Totalt omfattade detta ca 12 utrustningar. Öppna workshops genomfördes på huvudkontoret med en introduktion och demonstration av videokonferenstekniken. Etapp 2 syftade till att skapa goda förutsättningar för interna distansmöten inom två av myndighetens elva marknadsområden (MO), efter tillgängligt budgetutrymme. Valet föll på MO Södra Norrland samt MO Småland utifrån resekostnader och geografi. Videokonferensutrustningarnas placering, kompletterande systemstöd och utbildning utformades i detalj och beslutades i samråd med respektive MO. I samband med leverans av Etapp 2 utbildades både chefer och medarbetare inom berörda marknadsområden. Arbetsförmedlingen har totalt 122 videoutrustningar i produktion. 47 stycken används externt till kundtjänst och distansservicekontor.

15 Sida: 15 av 26 - Lyncsatsningen - I början av 2013 fick alla medarbetare tillgång till en kommunikationsoch samarbetsplattform i form av Microsoft Lync Sedan mitten av november 2013 har samtliga medarbetare inom myndigheten tillgång till en utökad variant som utöver chattfunktionen och dela filer samt genomföra presentationer, möjliggör att ringa ljud och/eller videosamtal via datorn, eller videokonferenser från ett och samma program. Det är även möjligt att bjuda in externa parter till videomöten, den externa parten deltar då via sin webbläsare. En integration med fast videokonferensutrustning är under utredning. Om den genomförs kan samtliga medarbetare inom myndigheten delta i möten via sin bärbara dator (utrustade med webbkamera och headset) oavsett var man befinner sig, bara man har en tillgång till Internet. Införande av Lync och förtätningen av videokonferensanläggningar är en orsak till att användningen av Telias konferenslösningar har minskat till möten under 2013 från möten under 2012 samt att de mobila anknytningarna gått från till vilket betyder att det är färre medarbetare som kan använda tjänsterna. Arbetsförmedlingen deltar även i Trafikverkets REMM - Resfria möten i myndigheter. REMM ska samordna arbetet inom ett antal av regeringen utvalda myndigheter i arbetet att bli bättre på att byta vanliga möten inom och mellan myndigheterna mot resfria möten. Arbetsförmedlingen har valt att delta på eget initiativ.

16 Sida: 16 av 26 Del 2 Uppföljning av miljöledningsarbetets effekter Antal årsarbetskrafter och kvadratmeter Antal årsarbetskrafter: Antal kvadratmeter lokalyta: Tjänsteresor och övriga transporter Utsläpp av koldioxid Kg CO 2 Totalt Kg CO 2/årsarbetskraft Flygresor under 50 mil Bilresor Tågresor 323,00 460,00 398,00 0,028 0,040 0,037 Bussresor ,65 1,36 1,16 Maskiner och övriga fordon Sammanlagt ovan Flygresor över 50 mil Beskrivning av insamlat resultat Utöver utsläppen från tjänsteresor, genererar verksamheten koldioxidutsläpp via förmedling av sökanderesor. De var 2013 på runt 831 ton koldioxid och har därmed ökat något jämfört mot Koldioxidutsläpp från tjänsteresor har minskat med totalt 7 % samt 8 % beräknat per årsarbetskraft jämfört mot 2012 och därmed har det interna målet med att minska utsläppen med 5 % kg koldioxid/årsarbetskraft jämfört mot 2012, uppnåtts. Några förklaringar till de minskade utsläppen kan vara att myndigheten haft en snävare budget 2013 jämfört mot 2012; ett av myndigheten största kostnadsställen för resor: utbildningsproduktion, anordnade färre interna utbildningar under året och därmed har resorna till och från dem minskat (- 31 %, bokningsvolym och kostnader, myndigheten som helhet - 15 %). De två stora satsningarna på distansmöten bör också ha lett till att en del av resorna ersatts med Video/Lyncmöten. Mest anmärkningsvärt är att

17 Sida: 17 av 26 resor med egen bil minskat (- 18 % resta km jämfört mot 2012). Detta beror främst på minskade medel och att man uppmanats använda modern mötesteknik. En del av resorna med egen bil torde ha ersatts med resor med tjänstebil. Ytterligare en anledning kan vara ändrade arbetssätt på kontoren som inneburit mer platsbundet arbete. De korta flygresorna har minskat med cirka en femtedel jämfört mot Utsläppen från alla transportslag har minskat, utom bussar, ägda och långtidshyrda tjänstebilar. Under andra halvåret 2012 köptes 33 tjänstebilar in. Därav de högre utsläppsvärdena för Leverantören för långtidshyrda tjänstebilar har bytts och därmed ersattes de flesta etanolmed dieselbilar. Schablonen för utsläpp per resta km har även räknats upp. Slutligen bör man vid jämförelsen beakta att 2012 var ett högintensivt år med många nyanställningar, utbildningsinsatser, externa uppdrag och nationella projekt och med ett bättre budgetläge. Statistik erhålls via Arbetsförmedlingens resebyrå Af Resor och ovan redovisade resor med taxi, buss, tåg och flyg avser resor bokade via resebyrån. Det kan således, främst för resor med taxi, och lokala stads och länsbussar förekomma resor som ej köps via Af Resor. Redovisningen av utsläpp från bussresor omfattar numer utsläpp från charterbussar som används vid olika tjänstevenemang. Sedan 2012 är det även möjligt att separera ut de resor som bokas genom SJ men som de facto är bussresor. Detta kan förklara att de redovisade utsläppen från bussresor ökat. För 2013 har Naturvårdsverket schablon för medelbil använts för beräkningen av koldioxidutsläppen för resor med egen bil. Sedan 1 oktober 2013 är det obligatoriskt att ange med vilket drivmedel bilen körs för att få bilersättning och därmed kommer siffrorna i 2014 års rapportering baseras på mer korrekta utsläppsiffror. Utsläppen för myndighetens långtidshyrda bilar beräknas med schablon i dagsläget. Under 2014 kommer istället mätarställningen avläsas vid däckbytet som genomförs två gånger under året och därmed kommer de siffrorna baseras på faktiska värden under Utsläppen från förmånsbilar beräknas från och med 2013 på faktiska värden och en noggrannare kvalitetssäkring som sållat bort vissa felkällor. Beräkningarna för utsläppen från flyg har även korrigerats och kvalitetssäkrats för Värt att notera är att fler transportslag följs upp, därmed har precisionen i rapporteringen ökat och antalet faktiska värden för utsläpp. Detta är givetvis eftersträvansvärt men kan ha till följd att vissa utsläpp tycks ha ökat, när det snarare är så att rapporteringen blivit mer korrekt.

18 Sida: 18 av 26 Hur uppgifterna är framtagna Eget uppföljningssystem: Samtliga resor förutom bilpool är framtagna genom ett eget uppföljningssystem. Leverantörsuppgifter: Statistiken för buss omfattar resor med flygbussar, charterbussarna och även bussarna som köps via SJ, samt regionalbussar. Avstånd och utsläpp per km och passagerare utgår från värden som erhållits från leverantör. Utsläpp från bilpool samt uppgifter från biluthyrare. Schablonlista som Naturvårdsverket tillhandahåller: Naturvårdsverkets schablonlista har använts vid beräkning av utsläppen från resor med egen bil och förmånsbilar. Uppgifter som tagits fram på annat sätt, nämligen: Utsläppsstatistik erhålls från Af Resor som bokar alla Arbetsförmedlingens tjänsteresor. Utsläppsvärden för flygresor och tåg erhålls direkt från bokningssystemet, i övrigt används utsläppsvärden baserat på genomsnittsvärden för respektive transportslag.

19 Sida: 19 av Energianvändning Energianvändning i lokaler kwh totalt Verksamhetsel Fastighetsel Värme Kyla Totalt kwh/årsarbetskraft kwh/m Verksamhetsel Fastighetsel Värme Kyla Totalt Energianvändning utanför lokaler kwh totalt El Normalårskorrigering Värmeförbrukningen är normalårskorrigerad.

20 Sida: 20 av 26 Förnybar energi Verksamhetsel 96 % 96 % 82 % Fastighetsel 82 % 72 % 87 % Värme 73 % 74 % 74 % Kyla 65 % 85 % 85 % Utanför lokaler % % % Totalt 81 % 79 % 82 % Beskrivning av insamlat resultat Under 2013 har en kvalitetssäkring och därmed en justering av data rörande verksamhetsel gjorts. Därmed har siffrorna även från tidigare år korrigerats. Arbetsförmedlingen har eget elavtal för verksamhetselen i ca 70 % sett till ytan av våra lokaler. Den totala verksamhetselanvändningen har minskat jämfört mot 2012, både på totalen, sett till årsarbetskraft men även till ytan. Utbytet av kontorsservrar beskrivet under IT för minskad energianvändning, är den aktivitet som har medfört störst energibesparingar under Förutom den egna andelen av verksamhetselen, finns det en stor svårighet att erhålla tillförlitlig statistik över energianvändningen. Energibesparande åtgärder som genomförs är därmed svåra att härleda tillbaka till faktiska förändringar i förbrukningssiffror kopplat till fastighetsel, värme och kyla framförallt. Vad gäller data från fastighetsägarna är det svårt att dra några slutsatser från detta då osäkerheten i underlaget är så pass stort. Med tanke på denna felmarginal tycks användningen, med avseende på fastighetsel och kyla, inte skilja sig inte nämnvärt åt från förra året. Värmen ska vara angiven som normalårskorrigerad men osäkerheten är mycket hög och därför är troligen det mildare vädret under 2013 den största anledningen till minskad värmeanvändning. Under 2014 kommer Arbetsförmedlingen teckna nytt verksamhetselavtal. Uppföljningen av faktisk användning i våra lokaler ska förbättras i samband med detta. Ett energieffektivisering samarbete med Försäkringskassan är även tänkt att påbörjas under Arbetsförmedlingen hade i december 2013, 335 förmedlingskontor och runt 100 övriga lokaler i hela Sverige och över 330 olika fastighetsägare. För att samla in

21 Sida: 21 av 26 energidata har en energienkät skickats ut, svarsfrekvensen låg på 64 %, vilket är i princip det samma som förra året. Det råder dock en stor säkerhet i denna energistatistik eftersom separat mätning för Arbetsförmedlingens lokaler sällan finns. Ofta har fastighetsägaren bara en elmätare per fastighet och vår andel av den totala energianvändningen anges i dessa fall via uppskattning och schablonberäkning. I enkäten har vi efterfrågat värmeanvändningen som normalårskorrigerad men det finns en osäkerhet i att de verkligen angivit användningen som sådan. Allt som oftast går inte heller kylan att separera från övrig elanvändning. Vidare har fastighetsägarna haft svårigheter i att ange andelen förnybar energi, vilket resulterar i att även denna siffra är baserad på viss uppskattning. Myndigheten har genom sitt samarbete i HyLok (Statliga Hyresgäster för energieffektivisering av Lokaler) utarbetat ett förslag för förbättrad statistikinsamling och vill återigen lyfta detta och hoppas det kommer antas de kommande åren, för att säkerställa kvaliteten i rapporteringen. Hur uppgifterna är framtagna Leverantörsuppgifter i kombination med uppskattning. Verksamhetsel: Faktiskt förbrukning av verksamhetsel från elleverantören. Uppräkning av denna förbrukningssiffra har skett för de lokaler där eget elavtal inte finns. Övrig energi: Information om övrig energi kommer från fastighetsägarna via en utskickad energienkät. Svarsfrekvens var ung 64 %, och uppräkning har skett utifrån medelenergianvändning/kvm.

22 Sida: 22 av Miljökrav i upphandling Antal upphandlingar med miljökrav Antal st Anskaffningar med miljökrav Anskaffningar totalt Andel anskaffningar med miljökrav 69 % 56 % 39 % Värde av upphandlingar med miljökrav Värde kr Anskaffningar med miljökrav Anskaffningar totalt Andel anskaffningar med miljökrav 77 % 79 % 43 % Beskrivning av insamlat resultat Andelen miljökrav sett till antal har ökat procentuellt 2013 jämfört mot 2012 från 56 % till 69 %. Myndigheten har därmed blivit bättre på att ha med miljökrav i fler upphandlingar. Värdet av dessa upphandlingar motsvarar inte samma procentökning, och sett till den så är procentsatsen i princip den samma som förra året. Tjänsteupphandlingar för arbetssökande utgör en stor del av totalt antal genomförda upphandlingar på Arbetsförmedlingen. I denna kategori, är antalet upphandlingar med miljökrav bättre än föregående år, en ökning från runt 69 % till 80% men förbättringspotential finns. Statistiken vore mer korrekt om hänsyn även togs till antal deltagare i utbildningarna, inte bara antal uppskattade upphandlingar. Omsättning för 2013 års upphandlingar är markant lägre än 2012, men de är helt i linje med förväntad förbrukning för Skillnaden beror främst på att det under 2012 gjordes framförallt tre större upphandlingar av tjänster för arbetssökande med ett totalt värde på 9 miljarder. För 2013 har endast en sådan större upphandling genomförts.

23 Sida: 23 av 26 Vad gäller tjänster för arbetssökande är det värt att notera att värdet för avtalen är beräknade på maxdeltagarantal på varje kurs och optioner, som i vissa fall sträcker sig i maximalt 4 år. Det är prognoser som ligger till grund för upphandlingarna, och det leder till att det faktiska utfallet kan komma att se annorlunda ut. Sammanställningen av statistiken sker till stor del manuellt eftersom det i upphandlingssystemet inte enkelt går att få fram upphandlingar med ställda miljökrav. Kvaliteten på de olika miljökraven och effekten av dessa, har inte granskats ingående. Detta är något som ska ses över under Hur uppgifterna är framtagna Eget uppföljningssystem

24 Sida: 24 av 26 Frivilliga frågor Frågor om policy Har myndigheten ett internt styrande dokument för IT och miljö? Ja som en del i Miljöpolicyn. Energianvändning för IT, IT-användning för resfria möten, Miljöhänsyn vid anskaffning av IT. Frågor om IT-anskaffning Andel IT-anskaffningar där miljökrav ställs av det totala antalet IT-anskaffningar per år Andel (%) % % % Värde (Skr) Skr Skr Skr Hur är dessa uppgifter framtagna? Vilken typ av miljöhänsyn har tagits vid IT-anskaffningar? Vid till exempel PC utbytet och skrivarutbytet görs avrop enligt kammarkollegiet där bland annat energisparkrav och krav på ämnen i produkten ställts. Arbetsförmedlingen har inte ställt några egna miljökrav som går utanför kammarkollegiets upphandling. Hur är dessa uppgifter framtagna? En definition av vad som ska klassas som IT-anskaffning behöver först tas fram för att kunna göra en redovisning. Arbetsförmedling inväntar en sådan innan separat uppföljning görs.

25 Sida: 25 av 26 Frågor om energianvändning Årlig energianvändning i kilowattimmar totalt och per årsarbetskraft uppdelat på kwh kwh/årsarbetskraft PC-arbetsplats Skrivare Servrar och Serverrum Hur är dessa uppgifter framtagna? Genomsnittsanvändningen baseras på faktisk mätning av bärbar PC i dagligt bruk, inte leverantörens siffror. Det som inkluderas i mätningen är bärbar PC i dockningsstation med tangentbord och mus samt skärmen. Beräkningen har gjorts på enheter som är i bruk. Frågor om resfria möten Antal resfria möten totalt och per årsarbetskraft Antal Antal/årsarbetskraft Resfria möten Hur är dessa uppgifter framtagna? Eget uppföljningssystem, Leverantörsuppgifter Beskriv insamlat resultat Vad gäller frågan rörande resfria möten är den i princip omöjlig för oss att svara på enligt den definitionen Naturvårdsverket använder: Resfria möten definieras här som tre eller fler deltagare, varav minst en på distans, via t.ex. webb eller video. De siffror vi angivit nu är en summering av videokonferensmöten (interna), Lyncmöten samt Telias konferensmöten. Vi kan inte med säkerhet säga att det deltagit tre eller fler personer på alla dessa möten. Det är trenden för distansmöten i sig som är intressant och kopplingen till utsläppen samt kostnader för tjänsteresor.