Internkontrollplaner

Transkript

1 Internkontrollplaner Innehållsförteckning Sida Servicestöd Hälsa 3 Samhällsutveckling 4 Myndighetsnämnden 7 Välfärdsnämnden 8 Överförmyndarnämnden 9 Ängelholms kommun 6 80 Ängelholm Tel: E-post: info@engelholm.se

2 INTERNKONTROLLPLAN SERVICESTÖD Nämnd: Kommunstyrelsen Verksamhetsår: 016 Granskningsperiod Granskningsperiod Enhet Process Risk Granskningsområde Kontrollmål/-syfte Metod Antal stickprov Frekvens Kontrollansvarig Risknivå Avvikelserapporteras till Bedömning av den interna kontrollen Redovisning Intäktsprocessen Risk för att fakturor inte skickas till kunderna. Risk för att regler kring kravrutiner inte följs. Risk för leverantörer läggs upp felaktigt. 1. Kundfakturering. Kravrutiner 3. Nya leverantörer Att rätt kund faktureras med rätt belopp samt att mervärdesskatt redovisas korrekt. Att kunder behandlas lika gällande utskick av påminnelser och inkasso. Att alla ändringar i fasta register är korrekta samt godkända. Kontroll av slumpvis utvalda fakturor. Kontroll av slumpvis utvalda påminnelser och inkassobesked. Kontroll att uppgifterna i de fasta registren avseende nya leverantörer överensstämmer mot inskannade fakturorna samt att organisationsnumret stämmer mot bankgiro. 1 ärenden Ekonomiassistent Mellan Redovisningschef Ekonomiassistent Mellan Redovisningschef Ekonomiassistent Hög Redovisningschef Risk för att leverantörsfakturor inte bokförs korrekt. 4. Leverantörsfakturahantering Att leverantörsfakturor konteras med korrekt kodsträng. Kontroll av slumpvis utvalda leverantörsfakturor. Ekonomiassistent Mellan Redovisningschef Inköps- och upphandlingsprocessen Risk för att tjänsteperson som inte är utsedd enligt attestreglementet attesterar leverantörsfakturor. Risk för att fel varor köps in för att felinlästa pricuts finns upplagda i Proceedo. 5. Leverantörsfakturahantering 6. Inlästa precuts Att leverantörsfakturor är attesterade av behörig person enligt attestreglementet. Att endast avtalsprodukter finns inlästa i pricuts i Proceedo. Kontroll av slumpvis utvalda leverantörsfakturor. Stickprov på inlästa pricuts. avtal/tillfälle Ekonomiassistent Mellan Redovisningschef Upphandlare Mellan Upphandlingschef Upphandling Kansli Administrationsprocessen Risk för att inköp sker i strid med gällande avtal. 7. Avtalstrohet Risk för att beställare inte är behöriga avropare. 8. Behöriga avropare Att avtal följs vid inköp i Proceedo. Att beslutat regelverk kring vem som får beställa varor i kommunen följs och att det är utbildade avropare som lägger beställningar. Kontroll av slumpvis utvald varugrupp att köp är gjorda hos rätt leverantör enligt gällande avtal. Kontroll av slumpvis utvalda beställningar för att se att behörig avropare genomfört köpet. 3 konto/tillfälle Risk för att fel person hanterar beslut. 9. Delegationsbeslut Att rätt person hanterar beslut. Avstämning av beslut mot register. 0 st/tillfälle Risk för att handlingar som ska diarieföras inte blir diarieförda. 10. Diarieföring Att handlingar som ska Avstämning av ankomna skrivelser diarieföras är diarieförda korrekt mot diarieföring. och i tid. Stickprov, en dags ankomna skrivelser Upphandlare Mellan Upphandlingschef Upphandlare Mellan Upphandlingschef Förvaltningssekreterare Mellan Kanslichef Förvaltningssekreterare Mellan Kanslichef Säkerhet Säkerhetsprocessen Att personuppgifter/namn skrivs i händelseförloppet i KIA (Kommunernas Informationssystem för Arbetsmiljö). 11. Att inte personuppgifter röjs. Stickprov i KIA, chef kontrollerar vid varje ny händelse Stickprov i KIA, chef kontrollerar vid varje ny händelse. 0 st/tillfälle ggr/år Säkerhetshandläggare Mellan Säkerhetschef IT IT-processen Risk för att kommunens interna nätverk inte fungerar tillfredsställande. 11. Kommunens interna nätverk Att kommunens interna nätverk fungerar tillfredsställande och att kommunens datorer är Kontroll mot logg. uppkopplade mot ITplattformen. Alla 1 IT-assistent Mellan IT-chef Risk för att daglig back-up inte tas och kommunen blir av med viktig information. 1. Back-up Att daglig back-up fungerar. Uppföljning av driften av databaserna. Alla 1 IT-assistent Hög IT-chef Granskningsrapporten lämnas till ansvarig chef vid granskningsperiodens slut.

3 Intern kontrollplan för verksamhetsåret 016 Nämnd: KS (Hälsa) Beslut: Rutin/system Kontrollmoment Metod Frekvens Väsent- Kontrollansvarig Avvikelserapport till lighet Debitering av vård- och Ändamålsenliga och väl dokumenterade Stickprovskontroller 1g/år mellan Avgiftshandläggare Huvuduppdragschef omsorgsavgifter rutiner, eliminering eller upptäckt av Kontroll av 50 debiteringar allvarliga fel It-säkerhet Uppföljning av intern säkerhet kontroll av loggfiler löpande hög IT-ansvarig Huvuduppdragschef Rutiner för hantering av Att antagna riktlinjer efterlevs Stickprovskontroll g/år mellan Ekonom Huvuduppdragschef vårdtagares/funktions- 6-8 områden/år hindrades medel, inköp mm

4 Intern kontrollplan Verksamhetsår 016 Nämnd: Kommunstyrelsen, huvuduppdrag Samhällsutveckling Rutin/system Kontrollmoment Metod Frekvens Kontrollansvarig Avvikelserapport Risk / väsentlighet 1. Kundfakturering Att utförda tjänster faktureras. Att hyror faktureras enligt avtal. Att makuleringar görs enligt regelverk. Att planavgifter faktureras rätt. Kontroll av slumpvis utvalda fakturor. ggr/år Ekonom Verksamhetschef. Beslut Att beslut verkställs enligt kommunstyrelsens beslut. 3. Upphandling Att regelverken följs. 4. Leverantörsfakturor 5. Delegationsbeslut 6. Representationsutgifter 7. Handkassor 8. Redovisning av investeringsutgifter 9. Tillstånd för projekt Att gällande regler och rutiner följs. Att beslut fattas och återrapportering sker enligt delegationsordning. Att riktlinjer och policies för typ av utgifter, underlag, kontering etc följs. Att gällande rutin för kassahantering följs. Att regler för gränsdragning mellan investerings- och driftutgifter följs. Att samtliga tillstånd finns före projektets byggstart. 10. Inventariehantering Att gällande riktlinjer följs. Stickprovskontroll av tio beslut ggr/år Kommunsekreterare Chef, Shu Granskning av tre ramavtal och fyra direktupphandlingar. Granskning av dokumentation. Granskning av förfrågningsunderlag vid projektupphandling. Allvarlig 1 gg/år Upphandlare/ekonom Chef, Shu/Projektchef Stickprovskontroll ggr/år Ekonom Chef, Shu Stickprovskontroll av slumpmässigt utvalda delegater. ggr/år Kommunsekreterare Chef, Shu Stickprovskontroll. ggr/år Ekonom Chef, Shu Stickprovskontroll av två kassor. ggr/år Avdelningschef / Ekonom Verksamhetschef Stickprovskontroll ggr/år Ekonom Chef, Shu Kontroll av samtliga projekt. 1 gg/år Projektledare Projektchef Stickprovskontroll av två utvalda arbetsplatser. 1 gg/år Ekonom Verksamhetschef Sannolik / Osannolik / allvarlig

5 Intern kontrollplan Verksamhetsår 016 Nämnd: Kommunstyrelsen, huvuduppdrag Samhällsutveckling Rutin/system Kontrollmoment Metod Frekvens Kontrollansvarig Avvikelserapport Att bidrag utbetalas enligt beslut 11. Bidrag Stickprovskontroll av tio föreningar. 1 gg/år Ekonom Verksamhetschef och avtal. Att plan finns och att 1. Verksamhetsplan Kontroll av samtliga avdelningar ggr/år Rattenombud Chef, Shu uppföljning sker. 13. Personlig skyddsutrusning 14. Ensamarbete 15. ÄTA-hantering Att personlig skyddsutrustning används. Uppföljning att ensamarbete inte utförs vid vissa arbetsmoment. Säkerställa ÄTA-hantering under entreprenadtiden. Stickprovskontroll, fem tillfällen per gruppchef Stickprovskontroll, två tillfällen per gruppchef ggr/år Gruppchef Avdelningschef ggr/år Gruppchef Avdelningschef Granskning av hanteringen varje ÄTA Projektledare Projektchef Risk / väsentlighet Osannolik / kännbar mycket allvarlig Allvarlig Allvarlig 16. Utbildning Säkerställa att all personal har erforderlig utbildning för att utföra sina arbetsutgifter, t.ex. heta arbeten, säkerhet på väg. Medarbetarsamtal 1 gg/år Gruppchef Avdelningschef Osannolik / allvarlig 17. Sjukfrånvaro 18. Förråd Att sjukfrånvaro analyseras och rapporteras regelbundet Rimlighetsbedömning mot gjorda inköp/uttag. Samtliga avdelningar 3 ggr/år Avdelningschef Verksamhetschef Stickprovskontroll på två enheter. 1 gg/år Ekonom Verksamhetschef 19. Diarieföring i ByggR Att handlingar och beslut har registrerats samt att avslutning av ärenden har skett 0. Planpärm 1. Digitala handlingar (planavd). Webbpublicering (planavd) Att register och handlingar förts enligt internmall. Arkiverat enligt intern rutin Dokumentation i ByggR

6 Intern kontrollplan Verksamhetsår 016 Nämnd: Kommunstyrelsen, huvuduppdrag Samhällsutveckling Rutin/system Kontrollmoment Metod Frekvens Kontrollansvarig Avvikelserapport 3. Granskningsskede Urval och förfarande enligt PBL - Underrättelse 5:11, 5:17 och 5:0 4. Granskningsskede Synpunkter som inte - Utlåtande tillgodosetts PBL 5:3 5. Granskningsskede - Underrättelse om Enligt PBL 5:4 utlåtande 6. Granskningsskede - Underrättelse om antagande 7. Antagandeskedet - Revideringar 8. Lagakraftskedet - Underrättelse och utskick 9. Lagakraftskedet - Planöversikt 30. Lagakraftskedet - Planarkiv, kontor Enligt PBL 5:9 Enligt PBL 5:7-31 och handbok Enligt PBL 5:3 Laga krafthantering enl. mall Pärm och hängskåp Risk / väsentlighet Allvarlig Granskningsrapporten lämnas till ansvarig chef vid granskningsperiodens slut. Modell för risk- och väsentlighetsbedömningen: Klassificering i fyra nivåer utifrån dels vilken påverkan på kommunen ett fel/brister har (väsentlighet) och dels vilken sannolikhet som finns för ett visst fel (risk). Skala för väsentlighet: kännbar allvarlig mycket allvarlig. Skala för risk: osannolik möjlig sannolik högst sannolik.

7 Internkontrollplan för verksamhetsåret 016 Nämnd: Myndighetsnämnden Rutin / System Kontrollmoment Metod Frekvens Kontrollansvarig Avvikelserapport till Delegationsordning Att delegationsbeslut rapporteras till MYN Ecos, Bygg-R och övriga varje MYN Malin Andersson Karin Valtinat Kvalitetsdeklaration Att antagen kvalitetsdeklaration följs Avstämning Ecos gånger per år Administratör MYN Tillsynsplan Att antagna tillsynsplaner följs Avstämning Ecos 4 gånger per år Karin Valtinat och MYN verksamhetsansvariga Miljö och Mat & Dryck Enligt frågor i Ecos Rapp Avstämning Ecos gånger per år Cecilia Åkesson Karin Valtinat Bygglov Enligt intern checklista Handläggare utför stickprovskontroll åt 1 gång per år Byggteam Bygglovschef och Karin Valtinat varandra Kundfakturering Att avslutade ärenden fakturerats Stickprov från Ecos 1 gång per år Administratör Karin Valtinat Kundfakturor Dubbelkolla bygglov mot kundfakturor Stickprov 1 gång per år Handläggare utför kontroll Bygglovschef och Karin Valtinat Mångfaldsplan Uppföljning Genomgång På anmodan Karin Valtinat MYN Arbetsmiljöuppgifter Uppföljning enligt avtal Genomgång ggr per år Karin Valtinat MYN Expediering av beslut Att expediering och kungörelse utförts enligt Stickprov 1 gång per år Administratörer utför Bygglovschef och gällande lagstiftning kontroll Karin Valtinat Delegationsordning Kontroll av gjorda delegationsbeslut Stickprov 1 gång per år Ordförande, 1:e vice ordf. :e vice ordf. Karin Valtinat

8 INTERNKONTROLLPLAN 016 Nämnd: Välfärdsnämnden Bilaga 4. Rutin/system Kontrollmoment Metod Frekvens Väsentlig- Kontrollansvarig Rapportering het till Delegationsordning Att beslut fattas enligt delegationsordning Stickprovskontroll av 4 En gång/år mellan nämndssekr. Planeringschef och att anmälan till VFN sker i tillämpliga fall slumpmässigt utvalda delegater Verkställighet av beslut Att beslut rörande enskilda verkställs inom stipulerad tid Stickprovskontroll, minst 10 ärenden En gång/år hög vht.utv Verksamhetschef Myndighetsutövning och rättsäkerhet Att lagar, riktlinjer, processer och rutiner följs i Stickprovskontroller av 0 ärenden inom SoL och En gång/år mellan vht.utv Verksamhetschef handläggning av ärenden Avvikelsehantering Att rutiner för avvikelsehantering är framtagen/efterlevs Stickprovskontroll En gång/år mellan vht.utv Verksamhetschef Rutiner för hantering av enskildas Att enskildas medel säkerställs Årliga stickprovskontroller vid 4 gruppbostäder En gång/år mellan ekonom Verksamhetschef medel inom funktionsnedsättningsomr. Leverantörsfakturor Att gällande arbetsinstruktion följes Stickprovskontroll, 0 st, vid 5 registreringsställen En gång/år hög Chefstöd LoF Planeringschef Att attestförteckning är aktuell Upphandling/inköp Att inköp sker mot kontrakterarde leverantörer Kontroll av inköpskonto under 1 månad En gång/år hög Chefstöd LoF Planeringschef Ekonomiska bidrag, barnomsorg/skola Att lämnade uppgifter stämmer med utbetalning Stickprovskontroll, minst 10 st En gång/år mellan ekonom Planeringschef Interkommunal ersättning Att lämnade uppgifter stämmer med utbetalning Stickprovskontroll, minst 10 st En gång/år mellan ekonom Chef HO Ekonomiskt bidrag, f-stöd Att gällande rutiner efterlevs Stickprovskontroll En gång/år hög ekonom Enhetschef Inventariehantering Att inventarieförteckningar är aktuella Stickprovskontroll, minst 10 st nyinköp En gång/år mellan ekonom Planeringschef IT-säkerhet Att ingen obehörig tar del av journaler kontroll av loggfiler 1 ggr/år hög Systemansvarig Verksamhetschef Arbetsmiljö Att arbetsmiljödelegeringar finns för samtliga chefer samt Stickprovskontroller En gång/år hög vht.utv Planeringschef att tillämpning sker av arbetsmiljöarutiner (ex. incident Riskanalys Att riskanalyser upprättas vid verksamhetsförändringar Stickprov av föreslagna verksamhetsförändringar En gång/år hög vht.utv Planeringschef

9 Överförmyndarnämnden Mariette Denckert Plan för intern kontroll för överförmyndarnämnden 016 Rutin/system Kontrollmoment Metod Frekvens Kontrollansvarig Avvikelserapport till Delegeringsbeslut Att gällande delegeringsregler följs Stickprov ggr / år Mariette Denckert/Birgitta Johansson (ordf) Mats Ulfwinger Lönerapportering Leverantörsfakturor Rimlighetskontroll av lämnade rapporter Att gällande attestregler följs Stickprov Månadsvis Stickprov ggr / år Mariette Denckert Mats Ulfwinger Mariette Denckert/Inger Petersen Mats Ulfwinger Ängelholms kommun 6 80 Ängelholm Tel: E-post: mariette.denckert@engelholm.se