q,,. Sundbybergs stad Granskning av intern kontroll med auseende på administrativa rutiner och finansiell rapportering =~ ERNST &YOUNG o ~ Q i' o

Transkript

1 Revisjonsrapport 5 / 2012 Genomford på uppdraq av revisorevna 2012 Sundbybergs stad Granskning av intern kontroll med auseende på administrativa rutiner och finansiell rapportering 2012 o ~, ~L~ ~~C~~ C~ ~ J~ v ~- ~~, ~i ~~ i ooaa~ ~' o_~o,~., C~ C~ ~-, = 4 ~ /~j `r o ~ Q i' o q,,. i O' =~ ERNST &YOUNG

2 J ERNSr~ YovNc Qua/ityln Everything We Do Innehåll 1. Sammanfattning Inledning Syfte och inriktning Ramverk for intern styrning och kontroll i Sundbybergs stad Lopande redovisning Bokslutsprocessen Leverantorsfakturor och utbetalningsrutiner Ledningsnyra kostnader I ntåkter Loneprocessen Hantering av konst (en uppfoljning)

3 J ERNST & YovNc 1. Sammanfattning På uppdrag av de fortroendevalda revisorerna har Ernst &Young genomfort en granskning av administrative interne kontroller inom Sundbybergs stad. Granskningen har genomforts enligt den revisjonsplan som tidigare faststållts. Vår overgripande bedomning ~r att staden inom de fleste områden har goda forutsåttningar att uppnå en tillfredsstållande intern kontroll rorande administrative processer. Med utgångspunkt från granskningen I~mnas dock nedanstående rekommendationer isyfte att ytterligere forstårka den interne kontrollen. Det bor noteras att vissa rekommendationer åven I~mnats i samband med tidigare granskningar. Staden bor tydliggora rutiner for sammanst~llning och uppfoljning av nåmndernas utvårdering av den interne kontrollen. Denne utvårdering bor presenteres på ett tydligt och jåmforbart sitt i årsredovisningen. Staden rekommenderas att overvåga att specificera beloppsgrånser for olika befattningar iattestreglementet, samt given i fakturaportalen (ekonomisystemet). Regelbundne kontroller bor utforas av att attestbehorighet enligt ekonomisystemet stemmer overens med gallande attestforteckning. Detta for att s~kerstålla att "gamla" roller finte ligger kvar i systemet. Staden bor såkerst~lla att kostnader aldrig ska attesteres av den person som kostnaden beror. Detta serskilt i samband med foretagende av representation, resor, kurser och konferenser. Staden bor tydliggora riktlinjer for den kontroll av logglistor over forandringar av data i leverantorsregistret, som ska genomforas med regelbundne intervaller. Det ~r av stor vikt att syftet med kontrollen tydliggors, hur den ska utforas och d~refter dokumenteras. Kontroll och attest av lonelistor utgor en nyckelkontroll i prosessen for loneutbetalning. Staden bor tilise att rutiner skapes for finsamling av statistik over avvikelser rorande elektronfiska attester. Staden rekommenderas att arbeta fram policy- och giktlinjer når det gyller hanteringen av stedens konst. Staden rekommenderas att tilise att all offentlig konst finns registrerad i den for åndamålet gallande databasen. 2

4 JERNSr&YovNc Quality In Everything We Do 2. Inledning På uppdrag av de fortroendevalda revisorevna har Ernst &Young genomfort en granskning av administrativa finterna kontroller inom Sundbybergs stad. De processer som valts ut for granskning ~r våsentliga for den finansielle rapporteringen, och given viktige ur ett fortroendeskapande perspektiv. kommunallegen anges att kommunerna ska forvalta sine medel på ett sådant sitt att betryggende s~kerhet kan tillgodoses och att kommunerna ska ha en god ekonomisk hushållning. Kommunerna ~r också skyldige att uppr~tta delårsrapporter och årsredovisningar som overensstemmer med god redovisningssed. For att klara dessa krav kråos vil utvecklade finterna kontrollsystem. Med "system for intern kontroll" auses alla de riktlinjer och rutiner som kommunen, via fullm~ktige, styrelse och nemnder har finfort for att uppnå målet, så långt det år praktiskt mojligt, for att såkra att verksamheten skots på ett ~ndamålsenligt och effektivt sitt. Heri ingår bland ennat rutiner for att s~kerstålla att de riktlinjer som lagts fast foljs, att fullm~ktiges beslut genomfors, att tillgångar skyddas, att oegentligheter och fel forhindres och uppt~cks, att redovisningen ~r riktig och fullstendig, samt att tillforlitlig ekonomisk information uppr~ttas i ritt tid. Kommunstyrelsen har ett overgripande ansvar for den finterna kontrollen. Enligt kommunallagen ska n~mnderna tilise att den finterna kontrollen ~r tillr~cklig samt att verksamheten bedrivs på ett i ovrigt tillfredsst~llande sitt. N~mnderna ska given tilise att verksamheterna bedrivs i enlighet med gållande mål och riktlinjer som fullm~ktige beslutat och vad som i ovrigt foljer av lagar och foreskrifter. Enligt Sundbybergs stad rutiner ska n~mnderna genomfora riskanalyser utifrån de riskområden som anges i reglementet och fastst~lla en plan for uppfoljning av den finterna kontrollen. Forvaltningschefen svarar for att konkreta regler och anvisningar utformas for att uppråtthålla en god intern kontroll. Intern kontroll ska utformas och organiseres på ett sådant sitt att den bidrar till att oka effektiviteten. Den ska given sikra stedens tillgångar samt s~kerst~lla en korrekt och ~ndamålsenlig redovisning och hantering. En god intern kontroll ska minimera risken for att staden drabbas av forluster till foljd av att aysiktliga eller oaysiktliga fei begås. Revisorevnes uppgift år enligt kommunallegen att prova om den kontroll som utfors inom n~mnderna ~r tillråcklig. 3. Syfte och inriktning Syftet med granskning av intern kontroll inom Sundbybergs stad ~r att skapa en uppfattning om hur vil v~sentliga rutiner och processer fungerer och dermed erhålla verdefull information till årsbokslutet. Genom att testa v~sentliga kontroller kan en bedomning gores om områdena bedoms innehålla en hog kontrollrisk. Granskningen har genomforts enligt den revisjonsplan som tidigare fastst~llts for Granskningen ticker endast områden och aspekter v~sentliga for revisjonen och ~r ej av sådan omfattning att den ticker in alla eventuelle svagheter i rutiner och intern kontroll. Granskningen ~r inriktad mot intern kontroll med auseende på den finansielle rapporteringen. 3

5 J ERNST&YovNc De administrativa processer som vi i årets risk- och våsentlighetsanalys har identifierat med vesentlig påverkan på den finansiella rapporteringen eller i ett fortroendeskadligt perspektiv utgors av: Stadens overgripande styrning och uppfoljning av intern kontroll Bokslutsprocessen Hantering av leverantorsfakturor ssmt attestrutiner Ledningsnyra kostnader Int~kter och hantering av kundfaktureringar Hantering av Ioner, socials avgifter samt kållskatt Hantering av konst samband med vår granskning av stadens årsbokslut 2012 kommer kompletterande granskningsinsatser genomforas med auseende på ovanstående områden. 4. Ramverk for intern styrning och kontroll i Sundbybergs stad Under 2011 inr~ttade staden ett nytt Tamverk for intern styrning och kontroll. Enligt Sundbybergs stads till~mpningsforeskrifter for "budget- och uppfoljningsprocessen" ska samtliga nemnder varje år anta en intern kontrollplan. N~mndernas planer for intern kontroll ska omfatta måluppfyllelse for n~mndspecifika och kommunovergripande mål. Fasts~llandet av den interns kontrollplanen ska foregås av en risk- och v~sentlighetsanalys. Senast finfor uppr~ttandet av årsredovisningen ska en uppfoljning ske av n~mnderna rorande utfallet av de kontrollmoment som planerna omfattar. Enligt Tamverket har varje nåmnd en skyldighet att styra och lopande folja upp den finterna kontrollen inom nåmndens olika verksamheter. Nemnden ska genomfora grundliga risk- och våsentlighetsanalyser fot sins verksamheter samt årligen anta en serskild plan for den interna kontrollen. Det år enligt Tamverket varje nåmnd som ansvarar for att konkreta regler och anvisningar utformas for att uppr~tthålla en god intern kontroll. Det overgripande ansvaret for intern kontroll ligger dock på kommunstyrelsen. Den mall for intern kontrollplan som tillåmpas ~r till viss del utformad efter "COSO-modellen", men anpassad efter stadens specifika forhållanden. Ramverket ~r utformat med tydliga riktlinjerfor vilka risker som bor tas upp vid riskanalys samt exemplifierar kontrollfrågor och kontrollaktiviteter som n~mnderna kan tillempa. Det framgår också overgripande hur ansvaret for arbetet med intern styrning och kontroll ~r fordelat på de olika rollerna. Exempelvis har nemnden det yttersta ansvaret for den finterna kontrollen medan forvaltningschefen bland annat ansvarar for att en risk- och v~sentlighetsanalys genomfors och dokumenteras. Ovriga chefer har ansvar for den lopande finterna kontrollen for sin verksamhet och den enskilda medarbetaren ansvarar for att vara medvetna om deras roll ner det kommer till att uppnå en siker och effektiv verksamhet. På detaljnivå ska utformningen av intern kontrollplanen utforas av forvaltningschefen eller av person delegerat av densamma. Planen godk~nns av nemnden som given har uppfoljningsansvar. Avsikten år att samtliga nåmnder ska rapportera utfallet av arbetet med Intern styrning och kontroll i samband med årsbokslutet 2012 vilket var en rekommendation från revisorernas sida

6 J ERNST&YovNc samband med foregående års finterna kontrollgranskning rekommenderade vi att Tamverket for intern kontroll skulle fortydligas gallande hur olika kontrollmoment ska utforas, vilka metoder som ska anv~ndas samt hur uppfoljning forv~ntas ske. Detta i syfte att mojliggora for mer effektiv och tydlig utvårdering i erterhand. Under år 2012 har n~mnderna arbetat med sins finterna kontrollplaner. Nåmndernas finterna kontrollplaner kommer att rapporteras och utv~rderas isamband med årsbokslutet Revisjonens uppfoljning av dessa n~mndernas egna utv~rderingar kommer att ske i samband med vår revision av årsbokslutet Rekommendation: Staden bor tydliggora rutiner for sammanstållning och uppfoljning av n~mndernas utv~rdering av den finterna kontrollen. Denna utvårdering bor presenteras på ett tydligt och j~mforbart sitt i årsredovisningen. 5. Lopande redovisning 5.1. Bokslutsprocessen Stadens ekonomifunktion har finte omorganiserats under det senaste året. Punktioner for redovisning, bokforing, budgetsamordning samt viss controlling ~r samlade i en centraliserad enhet under kommunstyrelsens forvaltning, kommunkontoret. Ivår granskning har vi har tagit del av stadens dokumenterade rutiner och riktlinjer auseende uppr~ttandet av finansiell rapportering, framfor allt gallande periodbokslut, prognoser, delårsbokslut, årsbokslut samt årsredovisning. Vår bedomning ~r att det foreligger en tydlig roll- och ansvarsfordelning kring uppr~ttande av bokslutsunderlag och ovriga moment i samband med bokslutsarbetet. Tydliga rutiner finns också ner det gåiler finansiell återrapportering till kommunstyrelsen. Vid tidigare granskningar har vi identifierat brister inom vissa nemnder ner det gyller prognoss~kerhet då betydande underskott redovisats relativt sent under r~kenskapsåret. Vår bedomning ~r dock att prognossåkerheten har blivit något bittre ner det gyller driftsredovisningen inom staden och under 2012 har arbetet med prognoss~kerheten fortgått. Staden har under 2012 ~ndrat prognosintervallerna så att det numera gors farre prognoser årligen ~n tidigare. Forhoppningen år att n~mnderna genom detta sammantaget ska I~gga mer tid och energi på de prognoser som uppr~ttas och på så vis nå ett bittre och mer tillforlitligt resultat ~n tidigare. I samband med vår granskning av årsbokslutet kommer vi att folja upp prognoss~kerheten underår Vår prelimin~ra bedomning ~r att kommunens rutiner och processer for uppr~ttande av delårs- och årsbokslut håller en tillfredsst~llande kvalitet. Bokslutsprocessen kommer n~rmare att bedomas i samband med granskningen av årsbokslut och årsredovisning for Leverantorsfakturor och utbetalningsrutiner Rutinerna gallande hastering av leverantorsfakturor och utbetalningar har granskats och intervjuer har genomforts med berord personal inom den centrals ekonomifunktionen samt med ett urval av personal ute i verksamheterna, på olika enheter. Inga våsentliga for~ndringar av till~mpade rutiner har noterats j~mfort med foregående år. Huvuddelen av alla leverantorsfakturor scannas och genomgår d~refter ett elektroniskt attestforfarande innan utbetalning sker. Enligt gallande rutin ~r det endast fakturor som innehåller sekretessbelagd information som hasteras manuellt. Detta gåiler framfor silt fakturor auseende placeringar inom 5

7 J ERNST&YouNc Quality In Everything We Do socialtj~nsten. Varje månad sker avstemning av leverantorsreskontran samt konton for kassa & banktiligodohavanden. Staden har sedan tidigare uppr~ttat en process- och rutinhandbok som beskriver flodet i hanteringen av leverantorsfakturor samt beskrivning av ansvarsfordelning for respektive del i flodet. Dessutom har tilihorande checklistor tagits fram for varje delprocess dir dessa beskrivs steg for steg. Rutinhandboken bedoms vara kind och efterfoljas i organisationen i tillfredsst~llande omfattning, vilket ~r en forutsåttning for en god intern kontroll. Vi har tidigare I~mnat rekommendation om att staden bor overv~ga att finfora beloppsgr~nser i attestreglementet samtiden elektronfiska fakturaportalen. Under 2012 har Miljo- och stadsbyggnadsn~mnden finfort beloppsgr~nser i attestreglementet. Ovriga nåmnder saknar detta. Rekommendationen från revisjonen kvarstår. Regelbunden kontroll av att behoriga attestanter i den elektronfiska fakturaportalen overensst~mmer med aktuell attestforteckning ingår som en del i nåmndernas finterna kontrollplaner och ska således rapporteras till kommunstyrelsen varje år. Attestregister i ekonomisystemet, med tillhorande moduler, bor kontrolleras stickprovsvis av den Gentrala ekonomifunktionen i syfte att s~kerstålla en god intern kontroll. Vi har stickprovsvis granskat attester av fakturor mot attestforteckning och granskningen har finte påvisat några v~sentliga oforklarade avvikelser. Dock har vi noterat att lopande genomgångar av de anst~lldas behorigheter finte dokumenteras på ett tydligt sitt. Det inneber att spårbarheten i de kontrollmoment som genomfors ~r bristf~llig. Vi anser dermed att det foreligger en risk att personer som slutat eller bytt tjånst inom staden behåller sina gamla behorigheter i systemet. Leverantorsfakturor har åven granskats med auseende på rorelsetillhorighet och kontering. Granskningen har finte foranlett några våsentliga anmårkningar. Under året har det hint att vissa fakturor har felkonterats vilket gjort att prosessen for betalning har forsenats. Staden har dock rutiner for identifiers dessa tidigt i syfte att undvika forseningsavgifter. Stadens kostnader for forseningsavgifter uppgår finte till v~sentliga belopp. Rekommendationer Staden rekommenderas att overv~ga att specificera beloppsgrånser for olika befattningar iattestreglementet, samt given i fakturaportalen (ekonomisystemet). Regelbundna kontroller bor utforas av att attestbehorighet enligt ekonomisystemet stemmer overens med gållande attestforteckning. Detta for att s~kerst~lla att "gamla" roller finte ligger kvar i systemet Ledningsnyra kostnader Vår årlige granskning av så kallede ledningsnyra kostnader har omfattet foljande kostnadsposter: Extern och intern representation Resor Kurser Konferenser C^

8 J ERNST & YovNc Vår substansgranskning har omfattat bokforda kostnader for perioden januari till och med augusti Granskningen har visst att attest av egna kostnader fortfarande forekommer i viss utstr~ckning, dock i mindre omfattning ~n tidigare år. Denna notering avser att person som sj~ly deltagit vid aktuell aktivitet också attesterat kostnaden. Granskningen har också visst att fullt~ndiga underlag, med auseende på deltagere, syfte etc, saknes i viss utstråckning men att andelen brister har minsket i j~mforelse med tidigare granskningar. Detta kan till viss del bero på att systemet ger automatiske påminnelser om krav på bifogande av underlag. Vår bedomning ~r att identifierade avvikelser ~r jamt fordelade mellan de olika n~mnderna. Vidare har granskningen visst att representation dir alkohol forekommer endast sker i begr~nsad omfattning. samband med vår granskning av årsbokslutet 2012 emnar vi genomfora kompletterade stickprovsvisa granskningsmoment isyfte att t~cka transaktioner under hela året. Rekommendation Staden bor såkerst~lla att kostnader aldrig ska attesteres av den person som kostnaden beror. Detta serskilt i samband med foretagende av representation, resor, kurser och konferenser I nt~ kte r Av stedens totala intåkter utgor skatter och statlige bidrag ca 73 procent. Int~kter h~nforliga till taxor och avgifter utgov sju procent av de totala int~kterna. Rutiner kopplade till redovisning av skatter och avgifter granskes huvudsakligen i samband med årsbokslutet då risken kopplat till dessa intåkter bedoms som låg. samband med årets granskning har vi stickprovsvis granskat stedens int~kter h~nforliga till åldreomsorgsavgifter samt barnomsorgsavgifter. Vår granskning har omfattet kontroll av verifierande underlag kopplat till respektive intåktsflode samt såkerst~llande av att dessa int~kter redovisas på ett tillfredsst~llande sått i stedens råkenskaper Inbetalningar och kravrutiner Inbetalningar av avgifter och taxor: Inbetalning från kunder/brukave sker fremst via "OCR-string" och ankommer staden via betalningsfil från banken. Transaktionerna matches mot referensnummer och transaktionskoder i kundreskontran och/eller verksamhetssystem. Inbetalningar som finte kan matches foljs upp och utreds manuellt. Inbetalningar konteras d~refter. Det år upp till respektive nåmnd/forvaltning att s~kerst~lla att fakturering sker i enlighet med faktisk produktion. Uppfoljning av detta sker i den lopande verksamhets- och budgetuppfoljningen. Någon central uppfoljning av dessa intåktsfloden sker ej. Stedens rutiner for s~kerst~llande av inbetalningar har granskats genom stickprov. Processen bedoms som tillforlitlig och vid stickprovstagningen har finte några v~sentliga brister noterats. Kravhanterinq: Obetalda fordringar identifieras och foljs upp Gentralt inom staden. For obetalda fakturor, skickas påminnelse ut direkt efter forfallodatum. Efter 15 dagar skickas fordran till externt 7

9 J ERNST & YouNc inkassoforetag. Oreglerade kundfakturor anses vara os~kra efter 90 dagar. Beslut från nåmnd kråos for att en obetald fordran ska betraktas som definitivt forfallen. Stickprov har tagits vid granskning av prosessen. Vi bedomer prosessen som tillforlitlig och har finte noterat några v~sentliga brister i samband med granskningen. 6. Loneprocessen Personalkostnader utgor en vesentlig del av stadens totala kostnadsmassa. Prosesser och rutiner kopplade till loneutbetalningar år således av vesentlig betydelse. Vi har genomfort en granskning av stadens process for loneberedning och loneutbetalning. Vid granskningen har det noterats att inga våsentliga foråndringar med auseende på stadens rutiner har identifierats jåmfort med foregående år. Vår bedomning ~r att staden på ett overgripande plan har tiliforlitliga rutiner for beredning och utbetalning av Ion samt inbetalning av socials avgifter och kallskatter till Skattemyndigheten. Alla månadsanst~llda rapporterar sedan ett antal år tillbaka avvikelser i form av sjukfrånvaro, beviljad frånvaro etc, i tonemodulen "Sjålvservice". Utover vår kartlåggning och bedomning av toneprosessen har vi genomfort en databaserad registeranalys av stadens samtliga lonetransaktioner under perioden januari november Antalet transaktioner som analysen omfattat uppgår till stycken och antalet unika individer uppgår till stycken. Vid analysen har vi stickprovsvis granskat foljande: Stora enskilda transaktionsbelopp Hogs bruttoloner (de 20 hogsta inom staden) Avstemning av kallskatter och socials avgifter Kontroll vid forekomst av dubbla transaktionsposter Analyser av anv~ndandet av olika tonearter. Forekomst av "udda" personnummer Kontroll av anst~llningsnummer mot personnummer (flera anstållningar) Oregelbundna utbetalningar per individ Med utgångspunkt från ovanstående har vi stickprovsvis granskat fasta och rorliga data i tonesystemet mot verifierande beslutsunderlag. Granskade underlag utgors framfor alit av anst~llningsavtal, andra avta) som ror en anst~llning, lonerevisioner samt godkånnande av ledighet och overtid. Vår granskning har finte påvisat att v~sentliga avvikelser mellan registrerade data i tonesystemet och verifierande underlag foreligger. Det finns mojligheter att ur systemet generera "logg-listor" auseende forandringar av fasta data i tonesystemet på individnivå. Dessa anv~nds for att utreda tel som identifierats, men ej som en preventiv kontroll. Enhetscheferna ansvarar for att det i samband med den månatliga lonekorningen ur lonesystemet genereras en analyslista for kontroll av samtliga individers Ioner inom respektive enhet. Historiskt har detta skett manuellt och listorna har sparats i pappersformat. I och med det manuelle forfarandet har det varit svårt att s~kerstålla att denne kontroll verkligen efterlevts. Staden har under 2012 kopt in en modul till tonesystemet som mojliggor elektronisk attest. Arbete pågår med att utbilda chefer i verktyget och modulen ska borja anvåndas under det forsta kvartalet I och med att attest kommer att ske elektroniskt kommer det nu vara mojligt att folja upp vilka enhetschefer som finte har attesterat lonelistorna och skicka påminnelser till dessa. Vår bedomning ~r att det ~r positivt att staden genom detta forst~rkt 0

10 J ERNST&YouNc sin loneprocess. Dock år det viktigt att rutin skapas for finsamling och analys av statistik samt påminnelserutiner kopplat till det nya forfarandet. Då det manuella forfarandet, kontroll av lonelistor g~llt under 2012 har vi genomfort en stickprovsvis granskning av ett antal enheter. Enhetschefernas kontroll och attest av lonelistor bedoms vara en nyckelkontroll for att s~kerst~lla korrekta loneutbetalningar. Vid våra granskningar tidigare år har vi noterat brister gållande denna kontroll då listor saknats for vissa månader, alternativt att listor finte varit attesterade i enlighet med rutinbeskrivningen. Årets granskning visar att det fortfarande foreligger brister auseende attest av analyslistorna på enhetsnivå. Vid granskningen har det bland annat visst sig att analyslistor finte i samtliga fall arkiveras i enlighet med gållande rutin, vilket inneber att verifiering och kontroll av gjorda attester i erterhand omojliggors. Kontroll av utforda toneattester bedoms således fortfarande vara beh~ftad med vissa brister men vi bedomer att rutinen kommer att storkas i och med mojligheten att attesters elektroniskt samt den okade mojligheten till uppfoljning som det nya systemet medfor. Rekommendationer Kontroll och attest av lonelistor utgor en nyckelkontroll i processes for loneutbetalning. Staden bor tilise att rutiner skapas for finsamling av statistik over avvikelser rorande elektronfiska attester. E

11 J ERNST& YovNc 7. Hantering av konst (en uppfoijnin9~ Sundbybergs stad haren serskild "konstsamordnare" vars uppgift år att mojliggora en effektiv och samlad kontroll och hantering av stadens konstsamlingar. Det overgripande ansvaret for samlingarna ligger på kultur- och fritidsn~mnden. Vid delårsbokslutet 2012 uppgick det bokforda verdet på stadens konstsamlig till ca 2,0 mkr. Under den senaste treårsperioden har det finte genomforts någon overgripande och fullst~ndig inventering av stadens konstinnehay. Dock sker punktvisa inventeringar av innehavet ute i stadens olika verksamheter. Stadens konstinnehav ska på ett systematiskt sitt identifieras och dokumenteras. I samband med de punkvisa inventeringar som genomforts under det senaste året kunstverk identifierats som finte tidigare blivit registrerad i stadens konstdatabas. Stadens uttalade ambition ~r att samtliga kunstverk ska finnas registrerade i databasen, vilket finte år fallet i for n~rvarande. Det finns en implementerad rutin dår listor skickas ut till olika enheter for ayståmning och finsamling av information auseende den kunst som finns. Detta kan dock finte likstållas med en regelritt inventering. Vid vår Stickprovsvisa granskning ute i olika verksamhetslokaler har vi kontrollerat huruvida identifierad kunst finns registrerad i enlighet med gållande riktlinjer och på ett ~ndamålsenligt sitt. Våra stickprov har visst att det fortfarande saknas fullst~ndiga forteckningar av kunsten ute i verksamheten. Vidare har vår uppfoljande granskning visst att de kunstverk som omfattats av vår granskning finte varit merkt på fullstendigt sitt. Rekommendationer: Staden rekommenderas att arbeta fram policy- och riktlinjer ner det gåiler hanteringen av stadens kunst. Staden rekommenderas att tilise att all dess kunst registreres i den for ~ndamålet g~llande databasen. Stockholm den 7 mars?l013 C,~ div J han Pe s ertifiera kommunal revisor Ikon Hedef Ik 1~~---~ 10

12 Sundbybergs stad ~~ Revisorerna Revisjonsskrivelse Till: Till Kommunstyrelsen Granskning av internkontroll Ernst &Young har på uppdrag av revisorerna i Sundbybergs stad genomfort en granskning av interns kontroller kopplat till administrative rutiner samt den finansielle rapporteringen. Syftet med granskningen har varit att bedoma om den interns kontrollen ~r tillr~cklig. Flere åtg~rder har vidtagits for att forsterka den interns kontrollen inom staden, vilket ~r positivt. Tidigare års rekommendationer har delvis åtg~rdats. Ett ental rekommendationer kvarstår dock utan åtg~rd trots att de tidigare påtalats av revisjonen (se bifoged revisjonsrapport). Revisjonen onskar serskilt kommentarer till verfor rekommendationer från tidigare år ej åtgårdats, samt vilka åtg~rder som kommer att vidtas for att forstårka den interns kontrollen ytterligere. Kommunrevisionen onskar kommunstyrelsens kommentarer till de iakttagelser och rekommendationer som låmnas i granskningsrapporten. Vidare onskar revisjonen redovisning av vilka åtg~rder kommunstyrelsen avser att vidte. Svar onskas senest 31 maj år ns revisorer ~T1T~'~i ~ HansErik Salamo~ss~n Vree c~rdfor~~~ttl~: For kinnedom: Fullmåktiges presidium