Minikurs Har du koll på företagets nyckeltal?

Transkript

1 Minikurs Har du koll på företagets nyckeltal? I denna minikurs går vi igenom verktyget MONITOR Beslutsstöd (BI) som är standard, men ligger som ett separat program utanför MONITOR. I programmet finns en färdig vy för varje modul i MONITOR. Dessa vyer är standard vilket gör det möjligt att använda MONITOR BI direkt. Beslutsstödet är er hjälp när ni ska fatta beslut på ert företag. Det ger er en uppfattning om vilken väg ni ska välja för att på ett strategiskt sätt uppnå bättre resultat. Om ni har en organisation bestående av flera företag kan MONITOR BI på ett enkelt sätt sammanställa och visa data från flera databaser. Beslutsstödet presenterar data på ett sätt som underlättar analys och leder till mer genomtänkta beslut. Grunddata/ Uppsättning För att komma igång med MONITOR BI så krävs några uppstartsåtgärder: 1. Användare Koppla ihop användarna i företagen och användare i Beslutsstödet. 2. Fabrikseditor Bygg upp din fabrik med avdelningar och produktionsgrupper.

2 3. Företag Vilka företag ska tas med i Beslutsstödet? 4. Rapporteditor Bygg dina rapportmallar för ekonomisk översikt.

3 5. Rättigheter Bygg rättighetsgrupper i Beslutsstödet som sedan knyts till respektive användare. 6. Schemaläggning Hur ofta ska information hämtas från MONITOR till Beslutsstödet?

4 Konsolidera data från flera databaser/företag Med MONITOR BI kan ni på ett enkelt sätt slå ihop data från flera databaser och företag. När man arbetar på detta sätt är det viktigt att man tänker till hur grunddatat är strukturerat, så att korrekt data och värden visas vid konsolidering av databaser. Eftersom det är olika databaser och företag kan det vara möjligt att de data som ska konsolideras "heter" olika saker i respektive databas. Om man slår ihop data, så skulle det vara möjligt att KUND A i båda bolagen är två helt olika kunder som man inte vill slå ihop, utan de råkar bara ha lika kundkod. För att komma runt detta så finns begreppet "ALIAS" i MONITOR, vilket gör det möjligt att skapa en form av översättningstabell från respektive MONITOR databas till MONITOR BI. Detta aktiveras i systeminställningen nedan: När denna systeminställning är aktiverad så öppnas nya fält på exempelvis konto i kontoplanen, varugrupper, artikel, kund och leverantör m.m. för att slå ihop data och analysera detta i MONITOR BI och på ett ställe. Exempel på artikel:

5 Konsolidera/välja flera bolag När man öppnar MONITOR BI kan man välja vilket eller vilka bolag man vill ta med i sin analys. Markera de företag som ska analyseras, eller avmarkera de som inte ska analyseras. Detta beskrivs i bilden nedan: Filtrering / Skapa förvalda filter Sökning i MONITOR BI görs genom att trycka på värden i de olika "boxarna" som beskrivs nedan. Här kan man trycka på flera värden för att addera val till den aktiva sökningen för att exempelvis kunna selektera fram flera kunder samtidigt genom knapptryckning. I avsnitten nedan beskriver vi hur man ska tolka/söka information i MONITOR BI, samt hur man går tillväga för att skapa egna filter/sökningar och i nästa steg spara dessa. Detta gör att man snabbt kan ta fram sin sökning genom att välja den sparade filtreringen. Filtrering: Försäljningsstatistik Här ser man vyn för Försäljningsstatistik där man i box 1 ser en världskarta. Där kan man markera vilka land man vill titta närmare på och zooma in. I box 2 visas det totala beloppet på de kunder man har sålt till. I box 3 kan du se på artikelnivå hur din försäljning har sett ut. Längst ner visas fakturerat belopp och man kan även visa staplar för täckningsbidrag och täckningsgrad genom att markera dessa alternativ. Det går även att fördjupa sig ytterligare genom att exempelvis titta på ett specifikt år, vecka, eller dag.

6 Skapa förvalda filter: Försäljningsstatistik När man har gjort sin sökning genom att arbeta enligt beskrivningen ovan kan denna unika sökning sparas till ett register av filtreringar. Detta gör att man snabbt kan ta fram sina rapporter på exempelvis ett ledningsgruppsmöte eller liknande. Efter gjorda sökningar/grupperingar så gör man enligt nedan: 1. Tryck på drop-down 2. Tryck på plusknappen (Lägg till filter) 3. Döp din sökning Använda skapade filter När man sedan sitter på exempelvis ett ledningsgruppsmöte eller liknande så kan man enkelt ta fram ett filter som man har skapat och slipper göra selekteringen manuellt varje gång, vilket ger ett snabbare analysarbete samt att risken för felaktiga jämförelser minimeras. 1. Tryck på drop-down 2. Välj sparad sökning

7 Vill man sedan djupdyka eller spåra tillbaka värden till MONITOR, så finns en utökad funktion genom att trycka på högermusknapp och välja enl. bilden nedan. Eller om man vill öppna Artikelfråga i MONITOR för att analysera vidare. Det går även att exportera värden eller diagram för att presentera dem på papper. Nya vyer i samband med version 8.2 De vyer som tidigare var tilläggsvyer kommer nu att ingå som standard i MONITOR 8.2. För att få reda på vilka övriga vyer som finns så läs vidare på: