Värdeskapande kommunikation med aktiviteter

Transkript

1 Värdeskapande kommunikation med aktiviteter Aktiviteter Tidigare användes aktiviteter främst gällande Säljstöd (kunder) och Inköpsstöd (leverantörer), men även gällande avvikelser. Från och med version 8.2 av MONITOR finns det nu hela tretton aktivitetstyper. I denna minikurs går vi inte igenom funktionaliteten gällande Avvikelseaktivitet och Projektaktivitet då utseendet och var data registreras skiljer sig lite men funktionaliteteten på aktivitetshanteringen är lika även i dessa rutiner. Grunddata I rutinen Aktiviteter (under Systemvård Allmänt) finns en lista över tillgängliga aktiviteter. Här är det också möjligt att skapa fördefinerade mallar. Här visas inte avvikelseaktiviteter som istället registreras i rutinen Registrera grunddata under Lager Kvalitet. Projektaktiviteter visas inte heller här utan registreras i rutinen Registrera grunddata projekt under Redovisning Projekt. Aktiviteterna är uppdelade i olika aktivitetstyper. Kundaktivitet: Kundaktivitet (Uppdatering kunder och Kundfråga) Offertaktivitet (Registrera offert) Kundorderaktivitet (Registrera kundorder) Ramorderaktivitet - Försäljning (Registrera ramorder - Försäljning) Leverantörsaktivitet: Leverantörsaktivitet (Uppdatering leverantörer och Leverantörsfråga) Förfråganaktivitet (Registrera förfrågan) Inköpsorderaktivitet (Registrera inköpsorder) Ramorderaktivitet - Inköp (Registrera Ramorder - Inköp)

2 Artikelaktivitet: Artikelaktivitet (Uppdatering artiklar - Lager, Uppdatering artiklar - Inköp, Uppdatering artiklar - Försäljning och Artikelfråga) Avtalsaktivitet: Avtalsaktivitet (Registrera avtal - Inköp och Registrera avtal - Försäljning) Anställdaktivitet: Anställdaktivitet (Uppdatering anställda) Aktiviteterna registreras med kod och benämning. Skapa aktivitetsmallar Här är fönstret uppdelat i två sektioner. Den övre delen visar en lista innehållande mallarna där det går att ange ett nummer och benämning på mallen samt att välja om den ska vara förvald. I den nedre delen visas vilka aktiviteter som ingår i varje mall. I fältet Nr väljs aktivitet Text hämtas från vald aktivitet Ansvarig för aktiviteten Markera Handläggare om istället artikelns handläggare eller vår referens ska vara ansvarig för aktiviteten I fältet K anges kommentarer Här visas kopplade dokument Välj det datum som ska gälla då man använder mallen Diff = Antalet dagar från valt datum som sätts som färdigdatum i aktiviteten Om Ej påminnelse markeras ges inga påminnelser för denna aktivitet

3 Aktivitetsfliken Aktivitetsfliken består av tre sektioner och det inringade området har jag valt att kalla för Aktivitetsområde. Detta aktivitetsområde består av: Rullgardinsmeny för att välja mall samt en knapp för att infoga aktiviteter från vald mall Kryssruta där du kan välja att visa avslutade aktiviteter Aktivitetsrader Radnummer Rullgardinsmeny för att välja aktivitet (det går bara att välja aktiviteter som registrerats i rutin Aktiviteter under Systemvård Allmänt) Fältet text som visar benämningen på aktiviteten (texten går att ändra/förtydliga, tänk på att statistiken bara tittar på aktivitetsnumret) Planerat datum för en aktivitet

4 Den tidpunkt aktiviteten ska utföras Ansvarig för aktiviteten Kommentarer för aktiviteten Kopplade dokument till aktiviteten Status på aktiviteten När avrapporterades aktiviteten Vem avrapporterade aktiviteten Med Skicka e-post går det att skicka ett e-postmeddelande till ansvarig för aktiviteten Rullgardinsmeny för att välja om påminnelse ska skickas eller inte, eller om en påminnelse redan har skickats Kryssrutan Kalender markeras om du vill synkronisera aktiviteter med Outlook eller Lotus Notes. Du kan bara synkronisera dina egna aktiviteter till din kalender. (Detta kan sättas som förvalt under personliga inställningar, se slutet av detta åhörarmaterial) Fältet Plats aktiveras då Kalender är valt Fältet Längd (timmar) aktiveras då Kalender är valt Påminnelser Då man loggar in i MONITOR och har en förfallen aktivitet så öppnas påminnelsefönstret automatiskt (om den inställningen inte har avaktiverats). Aktiviteterna visas då under en egen flik. Längst upp till höger i fönstret visas personliga påminnelseinställningar.

5 Här visas även en knapp stänga rutinen. som används för att uppdatera listan utan att behöva Till höger på aktivitetsraden kan du välja bort ytterligare påminnelser samt öppna aktiviteten. Inställningar: Använd påminnelser - aktiveras om användaren ska få påminnelse om aktiviteter Avisering - aktiveras om du vill få en notering i en pratbubbla samt en ljudsignal Visa påminnelsefönster automatiskt Påminn om påbörjade aktiviteter (inte förvalt markerad) Föregående aktivitet avslutad (aktiveras denna visar den bara den första aktiviteten eller de aktiviteter som föregås av en avslutad aktivitet) Framförhållning - här anges hur många dagar innan planerat datum och tid en påminnelse ska skickas Under Aktiviteter kan du välja vilka aktiviteter du vill bli påmind om.

6 Rapportera aktiviteter Det finns fler sätt att rapportera aktiviteter: Öppna rutinen där aktiviteten ligger och sätt status till Avslutad Öppna aktiviteten genom påminnelsefönstret Länka till aktiviteten vid påminnelse via e-post Där ändrar du statusen på aktiviteten och då fylls datum och utförd av i automatiskt. Då en aktivitet avslutas infogas en notering med namn och datum i Loggning av aktiviteter/kontakter (detta kan dock avmarkeras i dina personliga inställningar). Använd rapporteringsrutiner: Rapportera aktivitet inköp (Leverantör, Förfrågan, Inköpsorder, Ramorder - Inköp) Rapportera aktivitet försäljning (Kund, Offert, Kundorder, Ramorder - Försäljning) Rapportera aktivitet artikel Rapportera aktivitet (Avvikelser) Rapportera aktivitet anställd Rapportera aktivitet projekt Rapporteringsrutinerna är listor där du kan göra urval och skapa förvalda värden. Den inloggade användaren kan endast rapportera sina egna aktiviteter.

7 I listan kan du ändra status och skriva kommentarer på aktiviteten. Om du i beställningsbilden har valt att öppna loggfönstret när aktiviteten avslutas så öppnas fönstret Loggning av aktiviteter/kontakter där du har möjlighet att lägga in kommentarer. Observera att den personliga inställningen Automatisk loggpost vid avslut av aktivitet inte fungerar i rapporteringsrutinerna. Uppföljning Det finns även behov av statistik och uppföljning av ej förfallna aktiviteter. Vi går inte igenom listorna mer nu, men som vanligt går det i beställningsbilden att välja vad du vill visa samt göra de grupperingar och urval du önskar.

8 Data presenteras olika beroende på vald gruppering och listyp Loggning av e-post och aktiviteter/kontakter Loggning av e-post består av: En knapp för att skicka e-post (se systeminställningarna i slutet av detta åhörarmaterial gällande detta) En lista med sparade e-postmeddelanden (använd dra- och-släpp för att spara ett e-postmeddelande)

9 Loggning av aktiviteter/ kontakter består av: En knapp för att infoga notering (infogar en text med användare och datum) En enklare ordbehandlare, där valfri text kan skrivas. Hyperlänkar kan också infogas här. Om du drar och släpper ett e-postmeddelande i Loggning av aktiviteter/kontakter istället för i Loggning av e-post så sparas meddelandet och en hyperlänk skapas (en kopia på originalmeddelandet sparas inklusive bifogade filer). Sökning Det är även möjligt att söka i loggarna. Du söker genom att ange sökord (vid flera sökord så används mellanslag mellan orden). Sökningen visar var i loggen sökorden finns samt i vilka epostmeddelanden.

10 Systeminställningar Det går att använda kalenderprogrammen Outlook eller Lotus Notes för integration med aktiviteter. Det finns sju systeminställningar gällande Outlook-integration. Följande val finns för dessa inställningar: Nej Ja, men fråga varje gång Ja

11 Det finns fyra systeminställningar gällande Notera i logg vid e-post. Personliga inställningar per användare Under Inställningar Anpassa fliken Övrigt finns personliga inställningar per användare. Ska det vara förvalt att synkronisera aktiviteter med kalendern

12 Vill du aktivera påminnelse i kalendern Vill du få en automatisk loggpost när du avslutar en aktivitet Backup av sparad e-post Alla sparade e-postmeddelanden sparas i en mapp (Monwinmappen) som heter EXTFiles. Var Monwinmappen ligger beror på hur systemet ser ut och var MONITOR är installerat. Det är viktigt att backup tas på denna mapp då det inte görs i standardbackupen.