Nationens skatter tillgängliga för alla. tjänsterna i spetsen. Nationalbibliotekets strategi

Transkript

1 Nationens skatter tillgängliga för alla tjänsterna i spetsen Nationalbibliotekets strategi Godkänd av direktionen

2 NATIONALBIBLIOTEKET Strategi Innehållsförteckning 1 Ramarna för Nationalbibliotekets strategi 3 2 Mission och värderingar 4 3 Utgångspunkter för strategireformen 5 4 Strategireformens mål och reformprocessen 8 5 Nationalbibliotekets strategiska avsikter 9 6 Strategiska spjutspetsar 11

3 NATIONALBIBLIOTEKET Strategi Nationalbibliotekets strategi Ramarna för Nationalbibliotekets strategi under perioden Nationalbibliotekets strategi går ut på att utveckla och reformera. Den strategiska tyngdpunkten ligger på den digitala tidsålderns servicekoncept och nationens gemensamma informationsinnehåll. Tjänsterna och kunden står i centrum. Målet är att skapa omfattande digitala tjänster som ger kostnadsfördelar och som är värdefulla ur kundens och samhällets synvinkel. Strategin gäller perioden , men den drar också upp riktlinjerna för verksamheten på längre sikt. Ändringen av lagen om deponering och förvaring av kulturmaterial och främjandet av elektronisk överlåtelse förutsätter långsiktigt arbete och samarbete mellan många aktörer innan den tillämpas i praktiken, förhoppningsvis senast 2020.

4 NATIONALBIBLIOTEKET Strategi Mission och värderingar Nationalbibliotekets mission grundar sig på de lagstadgade uppgifter som föreskrivs i universitetslagen och kulturmateriallagen (Universitetslag 558/2009, 70 och 71 och Lag om deponering och förvaring av kulturmaterial). Nationalbibliotekets grundläggande uppgifter och värderingar sträcker sig över en längre period än strategiperioden. Mission Nationalbiblioteket tryggar den samhälleliga tillgängligheten till det publicerade nationella kulturarvet. Nationalbiblioteket förmedlar och producerar informationsinnehåll för forskning, studier, invånarna och samhället samt utvecklar tjänster i samarbete med biblioteksnätverket och andra aktörer i informationssamhället. Värderingar Vi är professionella och vi utvecklas. Vi jobbar tillsammans. Vi handlar öppet och pålitligt. Vårt kulturarv är alltid närvarande. Vi främjar tillgängligheten till information. Bibliotekets alla värderingar kan betraktas ur tre perspektiv: kundens, personalens och ledningens.

5 NATIONALBIBLIOTEKET Strategi Utgångspunkter för strategireformen Bedömning av nuläget Den föregående strategiperioden var resultatrik. Nationalbibliotekets största framgångar var reformeringen av kulturmateriallagen, grundandet och etableringen av ett nationellt webbarkiv, stärkandet av Nationalbibliotekets ställning som forskningsinfrastruktur, Nationalbibliotekets framträdande roll i projektet Nationella digitala biblioteket, stärkandet av samarbetet mellan bibliotek, museer och arkiv, ökningen av digitaliserade resurser, uppbyggandet av styrsystemet för gemensamma tjänster, den ökade användningen av tjänsterna och det ökade samarbetet inom internationella digitala tjänster. Verksamheterna som ännu fortsätter har att göra med utveckling av systemet för överlåtelse av digitala resurser, permanenta förutsättningar för digitalisering och därmed brister i fråga om digital innehållsproduktion, utveckling av systemet för långtidsförvaring, kundinriktad utveckling av bibliotekssystemet och beskrivning av den övergripande arkitekturen för gemensamma tjänster, upphovsrättsfrågor i anslutning till användningen av e-resurser, utveckling av Nationella digitala bibliotekets kundgränssnitt och allmänt, globalt metadataarbete. Rekommendationerna från den internationella utvärderingen av Nationalbiblioteket 2011 har beaktats i utgångspunkterna för den nya strategin. Förändringsfaktorer i verksamhetsmiljön Under strategiperioden kommer de starkaste förändringsfaktorerna i verksamhetsmiljön att vara hotbilderna mot världsekonomin och Finlands ekonomi, den kraftigt ökande digitaliseringen, den snabba förändringen i utgivningsbranschen, de snabba förändringarna i användarmiljöerna i fråga om tjänster och informationsinnehåll, bibliotekens strukturella förändring, det minskande antalet bibliotek och det stora kravet på förändrig i fråga om kompetens. De ekonomiska hotbilderna är betungande i synnerhet när det gäller finansieringen av offentliga tjänster. Nationalbiblioteket måste för egen del kunna säkerställa att samhället också i framtiden anser att de lagstadgade uppgifterna i anslutning till bevarandet av kulturarvet är viktiga. Det är särskilt viktigt att kunna visa att centraliserade tjänster ger kostnadsfördelar i ett nationellt perspektiv. Arbetsfördelningen mellan centraliserade och lokala tjänster bör vara tydlig i synnerhet i dagsläget när bibliotek läggs ner och slås ihop, deras uppgifter ändras och finansieringsstrukturen reformeras. Det är en stor utmaning att digitalisera samlingarna och göra dem tillgängliga via internet. Finansiering behövs för de kostnader som både digitaliseringen och upphovsrättsliga frågor medför. Nationalbiblioteket har lagt ut upphovsrättsfritt, redan digitaliserat material på nätet. Det övriga materialet väntar på att finansieringen klarnar. Det rör sig om flera miljoner euro, om biblioteken ska kunna låna ut upphovsrättsbelagda e-resurser på samma sätt som annat material. Samarbetet med utgivarna, förläggarna, upphovsrättsorganisationerna och ministeriet är mycket viktigt. Användarnas arbetsmiljö förändras snabbt. Såväl sociala medier som ny teknik kräver ett nytt koncept för digitala tjänsters användbarhet.

6 NATIONALBIBLIOTEKET Strategi Partnerskap och intressegrupper Nätverket som består av Nationalbibliotekets intressegrupper har under strategiprocessen beskrivits på följande sätt: Nätverket av intressegrupper har förväntningar som framför allt gäller kommunikationen och det gemensamma utvecklingsarbetet samt att det visas att de delade tjänsterna ger kostnadsfördelar. I centrum för den digitala tidsålderns servicestrategi står olika kundgrupper som använder tjänsterna via nätet (inklusive forskarsamhället och allmänheten som söker information). Strategiska kundrelationer är dessutom olika institutioner (bibliotek, arkiv och museer). Biblioteket satsar också på ett starkt partnerskap med utvecklingsnätverken (bl.a. service- och systemlösningar, leverantörer av e-publikationer, utgivnings- och bokbranschen, ontologier och standarder) och samarbetet med finansiärerna. För att förbereda den nya strategin genomförde biblioteket en omfattande webbenkät för att utreda hur intressegrupperna och personalen bedömde de strategiska målen. I utvärderingen användes fyrfältsdiagram, vilket möjliggjorde en bedömning av svaren ur flera synvinklar. Enkäten genomfördes av Talent Partners som använde den fin-

7 NATIONALBIBLIOTEKET Strategi ländska metoden ZEF. Enkäten skickades till cirka 500 representanter för intressegrupperna och personalen. Cirka hälften av dessa besvarade enkäten. De olika grupperna nämnde som de viktigaste målen bl.a. följande: Personalen, Undervisnings- och kulturministeriet och direktionen: öppen tillgänglighet till digitala resurser och lösningar på upphovsrättsproblematiken, säkerställande av förvaring av och tillgänglighet till digitala resurser, utveckling av datasystem enligt modultänkande, digitalisering av viktigt material Biblioteken: uppbyggande av tjänsterna i samarbete med biblioteken, utveckling av datasystem enligt modultänkande, öppen tillgänglighet till digitala resurser, digitalisering av viktigt material Samarbetspartner och forskarsamhället: utveckling i samarbete med inhemska och internationella partner, öppen tillgänglighet till digitala resurser, ibruktagande av elektronisk överlåtelse, infrastruktur av hög kvalitet. Nationalbibliotekets interna förändringsmål Reformeringen av bibliotekets verksamhet är kontinuerlig. Biblioteket förnyar sin organisation och sina processer efter behov. Bibliotekets interna verksamhet har i allt större utsträckning i praktiken organiserats i nätverk. Långa nyckelprocesser som löper genom hela biblioteket förenar serviceproduktion och utvecklingsexpertis och stärker det interna och externa nätverksbaserade arbetet. Effektiva processer av hög kvalitet blir allt viktigare när tjänster förbättras med mindre resurser än i dagsläget. På grund av förändringsfaktorerna ställs allt större förväntningar på bibliotekspersonalens kompetens. Koncepten för och produktifieringen av digitala tjänster, nya system och arkitekturer, ekonomiskt kunnande, kommunikations-, marknadsförings- och kundkompetens och ledning är föremål för kontinuerlig förnyelse. I bibliotekets personalstrategi dras riktlinjerna upp till år Kompetensutvecklingsprogrammet omfattar perioden från 2012 till Biblioteket fortsätter den ekonomiska anpassningen genom att ytterligare dra in tjänster som blir lediga. De inbesparingar som görs på detta sätt är inte stora, men de möjliggör en viss flexibilitet inom biblioteket. Bibliotekets största utmaningar när det gäller finansieringen har att göra med utvecklingsprojekt, den otillräckliga basfinansieringen och de ständigt stigande lokalkostnaderna. Utveckling och nya tjänster finansieras i huvudsak med tipsmedel, vilket medför osäkerhet i verksamheten. Uppbyggandet och genomförandet av den digitala tidsålderns servicehelheter förutsätter att finansieringen är stabil och fortlöpande. Biblioteket effektiviserar medelanskaffningen och gör den mångsidigare, något som medelsanskaffningens fadderverksamhet stöder. Nationalbiblioteket hör till de minnesorganisationer som kräver stora lokaler. Biblioteket kan inte göra sig av med sina samlingar, tvärtom växer de oavbrutet. Nationalbibliotekets samlingar behöver säkra och tillräckliga lokaler. Lokalkostnaderna stiger årligen med 5 10 % och mera utrymme behövs ungefär vart tionde år. Lokalerna för Nationalbibliotekets samlingar kommer att vara fulla 2013, och samarbetet med Depåbiblioteket, liksom också med Riksarkivet, kommer att öka.

8 NATIONALBIBLIOTEKET Strategi Strategireformens mål och reformprocessen Nationalbibliotekets föregående strategi för perioden färdigställdes I den betonades starkt uppbyggandet av gemensamma system och utformandet av det digitala biblioteket som redan fanns på horisonten. För att fullfölja strategin har biblioteket utarbetat en personalplan, ett åtgärdsprogram för samlingsuppbyggnadspolicyn, digitaliserigspolicyn och IT-policyn, ett kommunikationsprogram och en tills vidare icke-fastställd beskrivningspolicy. Biblioteket ansåg att det var nödvändigt att precisera strategin för att kunna svara på den digitala tidsålderns behov av tjänster. Under arbetets gång beslutade man att utarbeta en ny strategi, även om bibliotekets verksamhetsidé inte ändrades. Strategigarbetet har letts av en konsult från Talent Partners. Strategiarbetet omfattade en utvärdering av hur lyckad den nuvarande strategin har varit och behovet av förändringar, en utvärdering av verksamhetsmiljön, identifiering av intressegruppernas förväntningar, en definiering av visionen och de strategiska målen, beslut om strategiska val och bortval, precisering av målsättningarna och fastställande av konkreta åtgärder och projekt. Strategiarbetet inleddes i juni 2011 och direktionen godkände den nya strategin Resultatledningen ansvarade för strategiarbetet. I olika skeden av strategiarbetet behandlades olika teman och större helheter såväl av direktionen, cheferna som hela personalen. Åtgärdsprogrammet utarbetades av en liten nyckelgrupp i november. Resultaten från olika faser av strategiarbetet lades ut på en intern webbplats, där det också fanns en strategiblogg för utbyte av idéer. I beredningsarbetet för den nya strategin genomförde biblioteket en omfattande webbenkät för att kartlägga intressegruppernas och personalens uppfattningar om de strategiska målen. Enkäten skickades till universitetsbiblioteken, yrkeshögskolebiblioteken, specialbiblioteken, de allmänna biblioteken och friexemplarsbiblioteken. Dessutom sändes enkäten till representanter för både ministeriet och universitetet, till direktionen, representanter för forskarsamhället, bibliotekets samarbetspartner och hela personalen. Nationalbibliotekets strategi består av strategiska riktlinjer och konkreta åtgärder. Biblioteket har som mål att strategin ska stå i tydlig relation till det konkreta genomförandet och att den ska gå att tillämpa på verksamheten på årsbasis så entydigt som möjligt. Positionering av den nya strategiperioden Nationalbibliotekets strategier under 2000-talet bildar en inbördes kontinuitet. Bibliotekets mål på lång sikt är att bygga upp ett digitalt bibliotek som gör det möjligt för olika grupper av informationssökande att hitta information tack vare de mångsidiga innehållen och ett system som är lätt att använda. Under den föregående och den pågående strategiperioden har biblioteket koncentrerat sig på att bygga upp strukturer och system.

9 NATIONALBIBLIOTEKET Strategi Under strategiperioden kommer tyngdpunkten att ligga på det digitala bibliotekets innehåll och på att skapa och erbjuda tjänster i samarbete med bibliotekets samarbetspartner, kunder och användare. Utöver att Nationalbiblioteket utvecklar det digitala bibliotekets tjänster är det också landets största humanistiska forskningsbibliotek och ansvarar i den egenskapen för det humanistiska vetenskapsområdets bibliotekstjänster och tjänsterna i anslutning till samlingarna. Nationalbiblioteket ansvarar för de tjänster som biblioteksnätet erbjuder samt friexemplarsverksamheten enligt kulturmateriallagen. Biblioteket utvidgar sin verksamhet genom att erbjuda tjänster också till arkiv och museer. Biblioteket deltar aktivt i internationellt samarbete inom branschen. Strategiska kriterier Nationalbiblioteket har fastställt kriterier för de insatsområden som ska tas upp i den nya strategin: de ska ge kunderna, biblioteken, samarbetspartnerna och finansiärerna ett mervärde; tjänstekoncepten ska vara dynamiska och kunna tillämpas för olika kunder och ändamål; de ska vara till stor nytta för användarna och ha stor genomslagskraft. I Nationalbibliotekets strategi har man beaktat målsättningarna för utveckling i Helsingfors universitets nya strategi, särskilt strävan efter att uppnå internationell nivå som forskningsinfrastruktur, synliggöra internationaliseringen och flerspråkigheten, ställa forskningsresultaten och kompetensen till samhällets förfogande, fungerande strukturer, tydliga rutiner och ett mångsidigt utnyttjande av finansieringsmodellerna. 5. Nationalbibliotekets strategiska avsikter Nationalbibliotekets vision avspeglar de strategiska avsikterna. Vision Nationens skatter tillgängliga för alla. Den nya strategin fokuserar på tjänsterna och det värde de ger kunden. Målsättningarna i strategin är koncentrerade till dynamiska och flexibla digitala tjänster och produktionskoncept, med vilka man säkerställer tillgängligheten till tjänsterna. Lösningarna ska vara kundanpassade och de ska ge ett ökat kundvärde. Tjänsterna ska i allt högre grad vara tillgängliga för forskarna och allmänheten i deras användarmiljö. Skatterna utgörs av olika, till och med unika samlingar och innehåll som biblioteket förmedlar på olika sätt till den som behöver information. Under strategiperioden görs det uttryckligen med hjälp av digitala servicekoncept. Skatterna tillhör hela nationen. Alla är enligt missionen den heterogena skaran av informationssökare, nu och i framtiden. Under strategiperioden försöker man dynamiskt hitta sådana serviceformer med vilka de gemensamma innehål-

10 NATIONALBIBLIOTEKET Strategi len kan göras tillgängliga för olika användare i deras användarmiljöer. Detta genomförs genom att man använder infrastrukturer som bygger på både samlingarna och teknik. Strategiska val Nationalbibliotekets allmänna strategiska utgångspunkter för val grundar sig på att bibliotekets verksamhets genomslag i samhället ökar, det kundvärde som nya digitala servicekoncept ger och ett genomgående kundanpassat verksamhetssätt. Målsättningarna utkristalliseras i sloganen Tjänsterna i spetsen". De strategiska teman sammanhänger med reflektionerna om bibliotekets framtida nationella ställning och roll, med att lägga ut samlingar på nätet och med förmågan till strategisk förnyelse. Nationalbibliotekets strategiska mål 1 Erbjuder den digitala tidsålderns bästa lösningar i fråga om förvaring och tjänster. 2 Främjar det finländska forskarsamhällets resultatrika verksamhet. 3 Gör information (de nationella innehållen) tillgänglig för allmänheten. Strategiperiodens infallsvinklar fokuserar på 1. skapandet av digitala innehåll och tjänster 2. planeringen och genomförandet av nationella, ekonomiska förvarings- och systemlösningar av hög kvalitet 3. omfattande digitala samlingar i forskarnas och allmänhetens användning 4. bibliotekets växande betydelse som utvecklare av nationell och internationell metadata 5. marknadsföring av och information om tjänsterna. Enligt Nationalbibliotekets strategiska avsikter kommer biblioteket år 2020 att vara en ledande samhälls- och kulturaktör på sitt område.

11 NATIONALBIBLIOTEKET Strategi Strategiska spjutspetsar Nationalbibliotekets strategiska insatsområden, visionens spjutspetsar och de avsikter som definierats i målsättningarna är följande: - elektronisk överlåtelse - långtidsförvaring av det publicerade kulturarvet - öppna och interoperabla informationssystem - öppen och interoperabel metadata - öppna digitala användartjänster - digitala tjänster tillgängliga i forskarnas arbetsmiljöer - digitalisering av unikt och nationellt betydelsefullt material - digitala tjänster tillgängliga i allmänhetens användarmiljöer.

12 NATIONALBIBLIOTEKET Strategi NATIONALBIBLIOTEKETS STRATEGIKARTA Strategiska mål 1. Erbjuder den digitala tidsålderns bästa lösningar i fråga om förvaring och tjänster Kundlöfte: Strategisk förmedlare av webbresurser Strategiska prioriterade områden Mål Åtgärder Ansvar Tidpunkt Elektronisk överlåtelse. Långtidsförvaring av av det publicerade kulturarvet. Riktlinjer dras upp tillsammans med andra friexemplarsbibliotek och ministeriet. En plan utarbetas för överslåtelse av digitala versioner av fysiskt material. Nationalbiblioteket eftersträvar ställningen som administrativ koordinator för NDB-LDB. Kostnadseffektiv långtidsförvaring av fysiskt material. 1. En utredare utses för att ta fram en plan för revidering av kulturmateriallagen, i vilken elektronisk överlåtelse betonas. 2. På basis av projektet Comellus utarbetas en plan för vidare utveckling av elektronisk överlåtelse. 3. Digitala förvaringstjänster erbjuds utgivare och förläggare. 4. I samarbete med LDBprojektet bygger man upp ett tillfälligt förvaringssystem för Nationalbibliotekets behov. 5. Kostnadseffektivare långtidsförvaring av fysiskt originalmaterial utvecklas. Forskningsbibliotek, biblioteksnättjänster, förvaltningen Resultatområdena, förvaltningen Resultatområdena, förvaltningen Informationssystem utvecklas i enlighet med informationsförvaltningslagen (öppenhet och interoperabilitet). Nationalbiblioteket producerar öppna, interoperabla modullösningar som kan utvidgas. 6. Open source-lösningar utvecklas och tas i bruk (t.ex. kundgränssnitt). 7. De digitala resursernas bakgrundssystem förnyas. Biblioteksnättjänster Resultatområdena

13 NATIONALBIBLIOTEKET Strategi Öppen och interoperabel metadata ökar biblioteksnätets/minnesorganisationernas effektivitet och genomslag i samhället. Öppna digitala användartjänster produceras. En ny datamodell används som lämpar sig för strukturerad metadata och metadata med länkningar. Lösningar i fråga om upphovsrätt och licensförfaranden revideras. För att möta kundernas behov utvecklas och tas bättre rutiner i bruk. 8. RDA-projektet genomförs. 9. Planering och ibruktagande av en nationell metadatareserv. 10. Nationalbiblioteket verkar aktivt på EU-nivå och finländsk nivå för att lagstiftningen utvecklas i en riktning som stöder bibliotekens målsättningar. 11. Samarbetet med upphovsrättsorganisationerna är strikt planenligt. 12. Ett stegvist program framför allt för digitalisering av viktiga korpusar och för att lägga ut samlingar på nätet i samarbete med internationella samarbetspartner. 13. Avtalslicensmekanismer skapas för användingen av tidningar och tidskrifter. 14. Mätare av kundnöjdheten i fråga om de digitala tjänsterna (tjänster/innehåll) utvecklas och används för att ytterligare förbättra tjänsterna. Biblioteksnättjänster, Forskningsbibliotek Resultatområdena, förvaltningen Resultatområdena

14 NATIONALBIBLIOTEKET Strategi Strategiska mål 2. Främjar det finländska forskarsamhällets resultatrika verksamhet Kundlöfte: Stöd för forskare Strategiska prioriterade områden Mål Åtgärder Ansvar Tidpunkt Digitala tjänster tillgängliga i forskarnas arbetsmiljöer. Vetenskapliga bibliotekstjänster utarbetas i aktivt samarbete med forskarsamhället. 15. Nya former skapas för samarbete med institutioner som ger undervisning och sådana som bedriver forskning. 16. Tjänstedesign används i förnyandet av digitala och lokala tjänster. 17. Bibliotekets digitala datamaterial utvecklas så att de smidigt kan användas i forskarnas arbetsmiljöer. Resultatområdena, förvaltningen (forskningsbibliotek) 2012 kartläggning val av planerare och samarbetspartner 2015 genomförande Digitala tjänster erbjuds i synnerhet för humanistisk forskning. 18. Samarbete med de viktigaste nationella minnesorganisationerna för att utveckla gemensamma digitala korpusar och tjänster som bygger på dessa (t.ex. medeltiden, Rysslandstudier). 19. Licensiering av inhemska digitala resurser för forskning. Också finansieringen utreds. Resultatområdena, förvaltningen 2012 inledande diskussioner

15 NATIONALBIBLIOTEKET Strategi Frågan om licensiering av och användarbehörigheter till unika humanistiska e-resurser avgörs. 21. Nationella elektroniska bibliotekets centraliserade tjänst förvärvar huvudparten av de licensierade resurser som biblioteksnätet behöver. Biblioteksnättjänster Resultatperioden Helsingfors universitets spetsforskare erbjuds en konkurrenskraftig infrastruktur. 22. Lämpliga och tillräckligt omfattande förvärv av resurser (analoga och elektroniska). 23. Effektiva och kundvänliga forskarrum. Resultatområdena

16 NATIONALBIBLIOTEKET Strategi Strategiska mål 3. Främjar allmänhetens tillgång till information Kundlöfte: Tillgänglighet till de nationella innehållen Strategiska prioriterade områden Mål Åtgärder Ansvar Tidpunkt Unikt och nationellt viktigt material ur samlingarna digitaliseras. Det finns kanaler och verktyg med vilka olika grupper deltar i valet av innehåll. 24. Projektet Finland 100 år: viktiga viktigt material från självständighetstiden läggs ut på nätet. 25. För allmänhetens deltagande skapas en modell med många parallella kanaler, som också möjliggör medelsanskaffning. Överbibliotekarien, resultatområdena, förvaltningen 2012 kartläggning planering och samarbetsavtal, affärsmodell (i anslutning till ett nytt kundgränssnitt) 2015 pilotprojekt 2016 genomförande Samlingar digitaliseras också utgående från kundens eller andra behov. En affärsmodell för digitalisering skapas för produktion av resurser som bygger på digitaliserade innehåll. 26. Ett servicekoncept skapas för förmedling av digitala resurser. 27. Möjligheterna till EBooks on Demand utreds. 28. Bildbank/Real Case Lab Resultatområdena, förvaltningen Resultatområdena, förvaltningen möjligheterna utreds

17 NATIONALBIBLIOTEKET Strategi Digitala tjänster är tillgängliga i allmänhetens användarmiljöer. Koncept skapas för allmänhetens deltagande i bearbetningen av digitala innehåll. 29. Bildprojekt 30. Användargränssnitt i t.ex. sociala medier förnyas. 31. Tillsammans med samarbetspartnerna skapas ett koncept för försäljning och distribuering av finländska elektroniska till bibliotek och andra kunder. Digitaliserings- och konserveringstjänsten (Dimiko) Resultatområdena, förvaltningen Biblioteksnättjänster Metoderna och kanalerna för marknadsföring av bibliotekets tjänster till allmänheten förbättras. 32. Den miljonte kunden tilldelas ett pris. 33. Evenemang på nätet 34. Bokmässa 35. Sociala medier Hela biblioteket