Trackit! En rapport om Lunds universitets rutiner för att följa sina studenter före, under och efter studierna

Transkript

1 Rapport 23 mars 2012 Trackit! En rapport om Lunds universitets rutiner för att följa sina studenter före, under och efter studierna Hanne Smidt & Kristina Josefson

2 Trackit! 2 Innehållsförteckning 1. Introduktion Europeisk bakgrund för projektet Lundaprojektet och metodik Intervju med universitets gemensamma förvaltning Intervju med studenter Intervju med representanter för fakulteterna Lundaprojektets konklusion och rekommendationer References: Bilaga Bilaga Bilaga Bilaga 4 LU dokument kring studiemisslyckanden Bilaga 5 Fakultetens aktiviteter för uppföljning av studenter och alumner... 29

3 Trackit! 3 Förord Vi är mycket tacksamma för all den information, det stöd och intresse vi fått i detta projekt av studenter och anställda vid Lunds universitet. Utan deras deltagande hade det inte varit möjligt att göra denna kartläggning så omfattande, eller att dra våra konklusioner och rekommendationer. Ett särskilt stort tack riktar vi till Olof Nelsson, verksamhetskontroller vid Lunds universitet, utan hans stora kunskap, entusiasm och kreativa stöd hade det inte varit möjligt att nå vårt resultat. Ett stort tack också till tidigare prorektor, Eva Åkesson och Vicerektor, Eva Wiberg för deras stöd och intresse för projektet. Vi är vidare mycket tacksamma för den konstruktiva kritik som referensgruppen (Peter Ahlm, Leif Bryngfors, Malou Engberg de Carvalho, Tarmo Haavisto och Olof Nelsson) har givit oss. Det är vår förhoppning att rapporten ska kunna bidra till att utveckla en gemensam policy för studentuppföljning och stöd vid Lunds universitet. Det är också vårt hopp att den kan vara till stöd och inspiration för alla som arbetar med att följa och stödja studenter inom akademin och att ett ökat fokus på studentuppföljning ska kunna bidra till den kvalitativa och strategiska utvecklingen av studiemiljöerna vid Lunds universitet för alla studenter oavsett vid vilken fakultet han/hon studerar vid. Hanne Smidt & Kristina Josefson

4 Trackit! 4 1. Introduktion I oktober 2010, lanserade EUA (the European University Association) i samarbete med fem europeiska partners, bland annat Lunds Universitet, det så kallade TRACKIT! projektet. Partners i projektet är European University Association (EUA); Irish Universities Association/ UCD Geary Institute; Hochschul Informations System GmBH (HIS); Lunds universitet; University of the Peloponnese/ Centre for Social and Educational Policy Studies; Danish School of Education, Aarhus University. Projektet får stöd av den europeiska unionens Lifelong Learning Programme. Syftet med projektet är att göra en jämförande studie över hur lärosäten inom Europa följer studenters vägar in i högskolan, genom utbildningen och ut i arbetslivet. Projektet kommer att kartlägga internationella, nationella och institutionella modeller och drivkrafter för studentuppföljning. Det kommer också att belysa den strategiska användningen av uppföljningen av studenter och alumner och värdera dess betydelse för högskolan och dess studenter. Definitionen av en uppföljningsaktivitet är i detta sammanhang; insamling (via enkäter eller administrativa data) för att följa progressionen eller genomströmningen av (1) studenter genom deras studier (t.ex. studieprogression, byte av studieprogram, studieavbrott), (2) alumners arbetsmarknad (t.ex. tid mellan examen och anställning, typ av job, relevans av utbildning) eller (3) studiebyte (t.ex. problem vid byte av program eller utbildning). Den europeiska rapporten förväntas bli en kunskapsbank för europeiska lärosäten, för policy makers på nationell och europeisk nivå och för alla som jobbar med uppföljning av studenter och alumner. Rapporten kommer att bygga på information insamlat från 31 länder genom intervjuer med nationella kontaktpersoner. Intervjuerna skapar bakgrunden till en beskrivning av nationell praxis för uppföljning (tracking). Dessutom kompletteras kartläggningen av platsbesök vid 20 lärosäten i tio länder. Lunds universitet etablerade i början av 2011 en projektgrupp med Hanne Smidt (projektledare vid LU och senior advisor vid EUA), Kristina Josefson (utvärderingschef) och Olof Nelsson (verksamhetscontroller). Projektgruppens medlemmar har på olika sätt deltagit i utvecklingen av, och arbetet med, projektet. Utvecklingsrådet uppdrog i början av 2011 åt projektgruppen att parallellt med EUA-projektet göra ett Lundaprojekt för att kartlägga hur fakulteterna och den gemensamma administrationen vid Lunds universitet följer upp studenter och alumner. Projektgruppen skulle kartlägga hur Lunds universitet använder uppföljning i ett utvecklande och strategisk syfte. Intentionen med Lundaprojektet var att få en fördjupad inblick i LU:s egen praktik kring uppföljning, men syftade också till att förbereda inför den internationella projektgruppen som kom på ett platsbesök den 8 februari Projektet skapar grunderna för en kunskapsbank vid Lunds Universitet för uppföljning av studenter och alumner och utarbetar rekommendationer till hur man kan stärka universitets varumärke genom att skapa gemensamma rutiner för alla fakulteter. Rutiner som är kvalitetsfrämjande, som stödjer breddad rekrytering och som samtidigt ger alla studenter likvärdig service eller möjligheter oavsett vid vilken fakultet han/hon studerar vid. Denna rapport ligger i linje med rapporten från projektet Education Quality 2011 (EQ11) och dess intention om att sprida positiva exempel från andra håll i ett fortsatt utvecklingsarbete mot att höja kvaliteten på alla utbildningar på Lunds Universitet. 2. Europeisk bakgrund för projektet Bolognaprocessen har radikalt förändrat utbildningsstrukturen ( ) vid högskolorna i många europeiska länder och skapat ökat fokus på anställningsbarhet/användbarhet. Samtidigt med denna

5 Trackit! 5 process har tillströmningen av studenter ökat radikalt. Den här utvecklingen har tillsammans med ökad autonomi och ändrade finansieringsformer i många länder lett till ett större intresse för att veta vilka studenterna är, hur de klarar sig på högskolan och vart de tar vägen efter examen. Att etablera metoder för att bedöma genomströmning och framgång för studenterna under studietiden och alumner i arbetslivet har fått en ökad betydelse för hur lärosäten kan erbjuda utbildningar av hög kvalitet till alltmer växande och heterogena grupper av studenter. Ökad systematisk kunskap om studenter och alumner (genomströmning och framgång på arbetsmarknaden samt utbildningarnas arbetsmarknadsrelevans) kan generera den nödvändiga informationen för en ständig förbättring av innehållet och kvaliteten i kurser, program och stödfunktioner (studentinformation, studie och karriärvägledning, international desk). Uppföljningen av studenter som studerar i det Bolognafierade utbildningssystemet är viktigt för att förstå om implementeringen av Bolognaprocessen påverkar de europeiska högskoleutbildningarna mot mera konkurrens, fokus på det livslånga lärandet, förbättrad ledning/management och kvalitetssäkring. Preliminära resultat från EUA-projektet visar att man i några europeiska länder på både nationell- och universitetsnivå arbetar mycket aktivt med uppföljning i syfte att skapa kontinuerlig förbättring av utbildningarna, men det sker generellt sett i långsam takt och ofta ganska fragmentariskt (Trends 2010). Trackit!-projektets kartläggning visar att man i flertalet länder i Europa har datainsamling på nationell nivå. På universitetsnivå finns det en tendens till att lärosäten av olika orsaker (krav om breddad rekrytering, kvalitetssäkring, marknadsföring av utbildningar, pedagogisk utveckling, finansiering, internationell konkurrens och förbättrat studentstöd) har börjat implementera en mera aktiv uppföljning av studenter och alumner samt en bättre återkoppling tillbaka till verksamheten. Den europeiska utvecklingen går mot ett mer aktivt uppsökande och uppföljande stöd till studenterna i motsättning till uppfattningen om att studenten själv ska söka kunskap om stöd. Dessa europeiska tendenser kan uppsummeras i kraven på större redovisningsskyldighet som den ökade autonomin har fört med sig och som tar sig uttryck på många olika sätt inte minst genom uppkomsten av olika typer av internationella, europeiska och nationella rankingar och insamling av information och nyckeltal. 3. Lundaprojektet och metodik Lundadelen av EUA projektet: Tracking the Progression Paths of Students and Graduates kartlägger genom intervjuer hur fakulteterna och den gemensamma förvaltningen både följer och följer upp studenter och alumner och hur resultatet av dessa uppföljningar används i ett strategiskt utvecklingsarbete. Frågorna projektet ställer är: Hur följer och följer man upp studenter och alumner på fakultetsnivån och i den gemensamma förvaltningen? Hur kan en bättre koordinering av praxis kring uppföljning och studentstöd mellan fakulteterna bidra till den långsiktiga och kvalitativa utvecklingen av utbildningarna och lärandemiljön vid Lunds universitet? Hur kan man utveckla ett gemensamt minimum av uppföljning och stöd för Lunds universitets studenter?

6 Trackit! 6 Information (och studentstöd) kommer att bli essentiellt i den framtidiga rekryteringen av studenter oavsett om det handlar om internationell, nationell eller breddad rekrytering, eller om information till arbetsgivare kring kvaliteten i utbildningarna. Projektet kan också ses som ett led i institutional research, det vill säga forskning om det egna lärosätet och om hur resultatet av denna forskning kan användas. Denna typ av forskning har många europeiska universitet börjat använda för att främja och utveckla sin kvalitet och konkurrenskraft. Projektets metodik baserar sig på strukturerade intervjuer med representanter från den gemensamma förvaltningen, studenter och alla fakulteter (förutom den konstnärliga fakulteten). Intervjuerna syftade till att kartlägga existerande praxis och policy för att följa studenterna. Metodiken innebär en viss upprepning av konklusioner eftersom synpunkterna från de intervjuade grupperna många gånger stämde överens. I motsättning till EUA-projektet valde Projektgruppen att också kartlägga olika typer av studentstöd på universitetsnivå och fakultetsnivå för att främja studenters progression genom sina studier och ut i arbetslivet. Gruppen har varit inspirerad av Tintos och Thomas teorier om retention som utgår från vikten av studenternas både sociala och akademiska integration i universitetets värld. Resultatet av Lundaprojektets kartläggning kan användas som ett första steg mot att bygga upp och dela kunskap om best practice när det gäller insamling och användning av nyckeltal, rekrytering, uppföljning och stöd till studenter både när det gäller akademisk och social integration, men också för uppföljning och användning av kunskaper kring universitetets alumner. Fakultetsrepresentanterna identifierade fyra drivkrafter som ligger till grund för behovet av en kartläggning i relation till utvecklingen av utbildningsutbudet vid Lunds universitet: (1) demografiska förändringar, (2) ökat focus på retention samt (3) utvecklingen av utbildningsmiljöer. Intervjuerna pekar dessutom på (4) ett ändrat förhållningssätt när det gäller universitetets engagemang för sina studenter och i studenternas hållning till universitetet. Projektet har haft en referensgrupp som representerar olika delar av universitetet (Malou Engberg de Carvalho, Peter Ahlm, Tarmo Haavisto och Leif Bryngfors). 4. Intervju med universitets gemensamma förvaltning Intervjuerna med den gemensamma förvaltningen koncentrerade sig till avdelningar som jobbar med uppföljning av studenter och alumner på olika sätt: Student och utbildning, Planering, Utvärdering, Externa Relationer och Förvaltningsstaben. Alla fem avdelningar arbetar på olika sätt med nationella rapporter, dels som bakgrund för analys och omvärldsbild (Planering och Utvärdering), dels för att kunna informera och vägleda studenterna (Student och utbildning, Externa relationer) och dels för att utveckla det gemensamma stödsystemet för fakulteterna via t.ex. KUBEN (Förvaltningsstaben) som är ett verktyg som förmedlar data från LADOK. Sektionen för Student och utbildning har ett nära samarbete med HSV kring statistik, nationell studievägledning och jobbar både med information till presumtiva studenter och Lundastudenter. Intervjuerna visade att det för att etablera ett bra studentstöd baserat på behov krävs en bra behovsanalys och att det som en av deltagarna i intervjuerna uttryckte det: krävs enorm skicklighet och

7 Trackit! 7 struktur på var saker ska göras och en tydlighet i det. Det finns många eldsjälar vilket innebär att många rycker i saker men det finns ingen tydlighet. Det finns inget tydligt ledarskap och motivation bakom organisationen. Det finns inget underlag som stödjer varför de pekar hit eller dit. I den gemensamma förvaltningen finns det en allmän uppfattning om att studenterna inte ska behöva veta hur universitetet är organiserat, men att alla delar av universitetet ska jobba för att skapa en minimumnivå av studentstödsaktiviteter (information, studie- och karriärvägledning, studenthälsa, stöd till internationella studenter, etc) med en klar arbetsdelning mellan universitetsnivå, fakultetsnivå och institutionsnivå, som gynnar studenten. Det fanns en allmän uppfattning om att universitetet bör utveckla en policy som ska ha som utgångspunkt att studenter ska ha samma tillgång till uppföljning oavsett var han eller hon befinner sig på universitetet. Otydligheten avspeglades också i intervjuerna med studentrepresentanterna från fakultetsnivå 4.1 LADOK och KUBEN LADOK utgör grunden för universitetets möjligheter att följa studenter (i begränsat omfång före, men under studierna) och utveckla nyckeltal som kan användas på alla nivåer. LADOK levererar underlaget för KUBEN, som är ett systemverktyg som bland annat ledningen använder för att ta fram aggregerade data. KUBEN har i nuläget problem med att överförda studentinformation som kan bidra till att förbättra och utveckla systemet som verktyg för ledningen på alla universitetets nivåer och därmed förbättra informationen om och uppföljningen av alla studenter. Från intervjuerna framgick att det finns en stor potential för att förbättra och utveckla informationen i KUBEN. Detta speglas också tydligt i intervjuerna med representanterna från fakulteterna (se avsnitt 6). Det finns en klar brist i kunskapsöverföringen mellan vad KUBEN potentiellt kan leverera och behovet av information på universitets-, fakultets- och institutionsnivå. Exempel på existerande informationsöverföring är instruktionen kring Early warning som LADOK har tagit fram (bilaga 4) samt KUBENs uppföljningsrapporter. Dessa rapporter har redan varit ett viktigt verktyg i arbetet med HSV:s utvärderingar. Det finns en diskrepans mellan det som förväntas av LADOK (särskilt av studenter) och det existerande nationella regelverket. Detta gäller särskilt studenter som flyttar mellan olika lärosäten. Dessa efterfrågar bättre extern tillgång till sin högskolepoängproduktion. Inom universitetet finns också en diskrepans mellan LADOK som en matrikel och behovet av ett statistiskt stöd. Rutiner saknas för att skicka ut information till olika målgrupper. Informationen fanns före KUBEN bara tillgänglig för den grupp som har tillgång till LADOK och som vet hur man söker informationen. Rutiner kring om/hur studenter tar ut examensbevis diskuterades. Från i år blir det möjligt att ansöka om examensbevis via webben, vilket förhoppningsvis ska förbättra tillgängligheten. Vidare diskuterades möjligheten att förbättra och målinrikta information till studenterna kring uttagning av examensbevis. Intrycket från arbetet med det nationella LADOK-konsortiet är att studenter har ändrat beteende. Studenterna flyttar nu i större utsträckning runt mellan lärosäten och fokuserar mer på att få överblick över samtliga sina studier. Det som kan anses vara ett drop-out på ett lärosäte kan vara ett drop-in på ett annat. Detta betyder att anknytningen till ett universitet inte är lika stark längre. Om det blir en större politisk press på att följa studenter (även fristående kurser) kan man ta fram en programvara

8 Trackit! 8 inom LADOK-konsortiet det är i så fall en resursfråga (på nationell nivå). Förändringar är på väg på nationell nivå vilket innebär att regelverket håller på att ändras. Nu går det att söka information om personer som har tagit ut en examen och alumner på SCB, snart blir det dessutom möjligt för universitetet att definiera och få information om andra grupper av studenter Delkonklusioner Överföringen av datainformation från LADOK till KUBEN bör förbättras för att därmed förenkla och spara resurser på fakultets- och institutionsnivå som tidigare ofta manuellt har sökt och producerat statistik direkt från LADOK. Det finns möjligheter att i KUBEN utveckla och definiera ett universitetsgemensamt statistiskt material och samtidigt belysa institutions- och fakultetsspecifika frågor. Projektgruppens uppfattning är att man kan arbeta mera proaktivt med att utveckla rutiner för studenterna att få ut sina examensbevis vilket kan gynna både studenter och universitets rykte och varumärke. Det är viktigt att satsa (nationella?)resurser på att utveckla metoder som kan göra det möjligt att följa studenter som tar en generell examen och göra det möjligt även att aktivt stödja studenter på fristående kurser tidigt i studieförloppet. 4.2 Studie och karriärvägledning, alumnverksamhet Studievägledernas nätverk har under det senaste året arbetat med att utveckla nya gemensamma rutiner för uppföljning och stöd och har utarbetat skrivelsen: Att förebygga studiemisslyckande (augusti 2011). Skrivelsen ger en överblick över praxis vid olika fakulteter och påpekar också de extra svårigheter fakulteter med många fristående kurser har när det gäller att följa och följa upp studenter som väljer att läsa fristående kurser. Bilagan till rekommendationen visar att en del fakulteter har tydliga processer och fokus på retention och genomströmning men också att man vid några fakulteter inte anser att man har resurser till att följa och följa upp sina studenter. Intervjuerna inom ramen för denna studie med fakulteternas representanter stödjer denna konklusion. En del av fakulteternas studievägledare efterfrågade ett bättre och inte så tidskrävande uppföljningssystem. Det är en gemensam uppfattning att LADOK inte på ett enkelt sätt gör nödvändig statistisk information tillgänglig. Studievägledarnas rekommendation och diskussionen i samband med föreliggande studie berörde inte de potentiella möjligheter som KUBEN erbjuder. Mera information behövs. Ett exempel på gemensamt stöd ger International Desk (Externa relationer). Här har man samlat alla stödfunktioner för internationella studenter, vilket innebär att studenterna bara behöver känna till en kontaktpunkt. Här jobbar man med att ta fram gemensamma rutiner för att bara behöva behandla sökande en gång (via Customer Relationship Management (CRM)), för mottagandet av internationella studenter, och för karriärvägledning på engelska. STARS (Study Abroad Report System) databasen har hittills använts för att följa utbytesstudenter och fånga upp deras erfarenheter, och samtidigt ge nya studenter möjlighet att ta del av tidigare utbytesstudenters erfarenhet av studier vid olika lärosäten.

9 Trackit! 9 Avdelningen arbetar inte än med att följa internationella studenter genom studierna eller ut i arbetslivet, men nyckeltal skulle kunna ge ett bra stöd framöver som vägledning till internationella studenter och som marknadsföring. Detta universitetsgemensamma initiativ är viktigt för universitetets varumärke som ett internationellt attraktivt universitet. Arbetet med alumnverksamheten har intensifierats och det uppfattas som viktigt att också arbeta på gemensam nivå eftersom alumnerna inte alltid har en relation till en fakultet utan till ett program eller till universitetet som helhet. Alumndatabasen är ett gemensamt system, men ansvaret för insamling av data ligger på fakulteterna, institutionerna och programansvariga. Insamlingen upplevs inte som svår, utan det svåra är att sedan dra nytta av information. För ögonblicket drar man inte så stor nytta av informationen i syfte att informera Lundastudenterna om deras karriärmöjligheter. Det gemensamma karriärstödet är kraftigt decimerat, och både fakultetsrepresentanter och studenter uttryckte att det är en stor otydlighet kring hur ansvaret mellan fakultet och den gemensamma förvaltningen är fördelat. Ansvaret ska ligga på fakulteterna och där har man i allmänhet inte börjat arbeta med att dra nytta av den information som finns i alumndatabasen eller använda den för datainsamling. Goda exempel finns dock, kulturgeografen använder det mycket. När det gäller nyrekrytering till alumndatabasen är Lunds universitet det största universitetet i Sverige. Det är inte resursmässigt möjlig att ta kontakt med lundastudenterna i slutet av deras utbildning. För att nå dem i slutet av utbildningen krävs det mer engagemang från t ex lärare och studievägledare. Det finnas potentiellt stora möjligheter till att bevara en bra kontakt med alumner genom att kontakta kandidaterna redan under sina studier. En kontakt som inte bara bör etableras med syfte att attrahera donationer, utan också, vilket redan sker på vissa fakulteter, för att hitta mentorer till studenter och doktorander i utbildningen och för att få fram praktikplatser eller för utveckling av studieprogram och kurser. Nya rutiner kring uttagning av examen och alumnregistrering kan med fördel diskuteras. Det är viktigt att hjälpa studenterna med övergången mellan studier och arbetsliv. För varje student är övergången ny och då är informationen från alumnerna som redan har gjort den erfarenheten värdefull. Studenterna frågar alltmer om karriärhjälp. Genom alumnverksamheten har universitetet ett bra (men i stort sett outnyttjat) underlag som skulle kunna användas för att ge studenterna information om möjligheter på arbetsmarknaden. Informationen från alumner och alumnundersökningar kan också användas i marknadsföringen, men det är en resursfråga när det gäller att utnyttja möjligheterna. Möjligheterna borde synliggöras bättre Delkonklusion Gemensamma rutiner för uppföljning och stöd bör utarbetas i likhet med skrivelsen: Att förebygga studiemisslyckande. Informationen från Alumndatabasen har en stor potential. Den kan användas till att informera studenterna om vad man kan bli efter utbildningen och t.ex. hjälpa studenter att tydliggöra detta gentemot föräldrar och avnämare. Nya rutiner för uttagning av examen och registrering som alumn bör tas fram gemensamt.

10 Trackit! Strategisk utveckling och kvalitetssäkring Den gemensamma förvaltningen hade, i intervjuerna, en tydlig samsyn kring universitets strategiska utveckling och hur uppföljning av studenter och alumner kan främja den strategiska utvecklingen. De fem intervjuade avdelningarna kompletterade varandra i arbetet även om det i intervjuerna framgick att det inte förelåg något direkt samarbete kring uppföljningsfrågor med sikte på strategisk utveckling och kvalitetsfrämjande aktiviteter. Ett viktigt undantag är Kvalitets- och utbildningsdialogerna som bygger på ett samarbete mellan avdelningarna Planering och Utvärdering. Som underlag inför dialogerna med fakultetsledningarna finns ett material som belyser studentproduktionen på olika sätt (utfall, prognos och planering) genom att presentera nyckeltal för studieaktivitet, registrerade studenter (per program och kurs) prestationsgrader, retention, antal examina och nyckeltal kring internationella studenter. Dialogerna utgör ett gott exempel på hur uppföljning genom nyckeltal kan främja både kvalitet och strategisk utveckling utan en stor insats i tid och resurser för fakulteterna. Intervjuerna med fakultetsrepresentanterna visar emellertid att det finns en kommunikationsbrist mellan fakultetsnivån och institutionsnivån när det gäller att sprida denna information. I dialogerna tas även resultatet av undersökningar som t ex student- och alumnundersökningar, International Student Barometer och utvecklingsprojekt som EQ11 upp. Huvudsyftet med att ta fram dessa uppgifter är att ge ett bra underlag för universitetsledningen och eventuellt fakultetsledningen i det strategiska utvecklingsarbetet. Avdelningen Planering arbetar med strategisk utbildningsplanering och uppföljning av studenterna på grund- och avancerad nivå. Rapporter lämnas till universitetsstyrelsen och till rektor. Det handlar exempelvis om överproduktion, rekrytering och demografi. Nyckeltalen/uppgifterna kommer både från nationell nivå t.ex. HSV, SCB och VHS och lokal nivå, LADOK och KUBEN. De används som underlag både inför budgetdialoger och kvalitets- och utbildningsdialoger. Intentionerna med KUBEN är att göra uppgifterna mera lättillgängliga. KUBEN går ner på individnivå och möjliggör därmed att följa enskilda studenter. Dock kan man på gruppnivå bara se nutid och inte följa grupperna över tid. KUBEN har t.ex. levererat uppgifter som är viktiga i arbetet med självvärderingar inför Högskoleverkets utvärderingar. KUBEN innehåller också uppgifter om ekonomi och personal som stöd för ledningen i sådana frågor. Uppgifter som tas fram har oftast ett treårigt perspektiv och är sådana som det går att jämföra med andra universitet, men Planering gör även själv längre tidsserieanalyser för att hitta samband. Avdelningen Utvärdering arbetar också med att genomföra Studentbarometrar för varje fakultet. Frågorna utvecklas i ett samarbete mellan avdelningen Utvärdering och studentkåren. Ett antal frågor är alltid med i undersökningen och går att följa tillbaka i tiden såsom schemalagd tid och egen studietid. Ett antal frågor är utbildningsspecifika och ett antal frågor är nya. Det är ett stort fokus på målfrågor i undersökningarna.

11 Trackit! Student-alumnbarometrar Alumnundersökningarna började som sidoprojekt men har utvecklats i riktning mot en synkronisering med barometerundersökningarna. Det innebär att utbildningarna speglas både utifrån studenternas synvinkel och alumnernas. Det är fakulteterna och studenterna som mottar undersökningsresultaten. Fakulteterna har sedan i uppgift att redogöra för resultat och åtgärder i det universitetsgemensamma utvecklingsrådet (t.o.m. 2011). Intervjuerna med fakultetsrepresentanterna bekräftade att resultaten i barometerundersökningarna och diskussionerna i Kvalitets- och utbildningsdialogerna används i både kvalitetssäkrande och kvalitetsutvecklande syfte. Ett annat projekt som har haft en betydelse för utvecklingen av kvaliteten i utbildningarna är EQ11 (Education Quality 2011) som baserades på fakulteternas självreflektion eller självvärdering och därmed huvudsakligen på mjuka data. Platsbesök på fakulteterna gjordes av så kallade externa rådgivare (kritiska vänner). Rådgivarna delades upp i tre grupper och besökte de olika fakulteterna. Vid fakulteterna träffade de olika grupper såsom fakultetsledning, lärare, studenter. Fakultetsledningen fick feedback samma dag och en samlad återkoppling i slutet av besöket. Fakulteterna arbetar nu vidare med resultaten. Uppföljningen av EQ11 ansvarar den nya utbildningsnämnden för. Under 2014 ska en utvärdering av EQ11 genomföras. Resultaten från EQ11 har även, som ovan nämnts, varit med i diskussionerna i samband med kvalitets- och utbildningsdialogerna. Utöver ovan nämnda undersökningar gör avdelningen Planering en omvärldsanalys som information till universitets styrelse och som underlag för den strategiska utbildningsplaneringen. Det är dock ofta problematiskt att använda de nationella (HSV och SCB) och internationella (Education at a Glance) statistiska uppgifterna. Dessa presenteras oftast på en allt för hög aggregerad nivå. SCB och HSV redovisar på universitetsnivå. För att kunna göra jämförelser (benchmark) måste man kunna göra jämförelser på fakultetsnivå mellan olika lärosäten Delkonklusion Utvecklingen och sammansättningen av frågorna i Studentbarometern har en bra balans mellan gemensamma, specifika och långsiktiga frågor som möjliggör jämförelser både mellan fakulteter och över tid. Denna modell bör användas även vid utvecklingen av enkäter i VETA eller för metodutveckling av KUBEN. Internationella erfarenheter visar att det lönar sig att kommunicera ut till studenterna vilka åtgärder man gör med anledning av resultaten från barometerundersökningar och EQ11. Studenterna uppfattar det som mycket positivt att det finns ett tydligt samband mellan resultat av barometerundersökningar och åtgärder. 4.5 Konklusioner och rekommendationer Intervjuerna har visat att universitetet arbetar brett med olika sammanställningar av nyckeltal och barometrar och att resultaten används i ett policyarbete. Det finns dock en stor potential för att

12 Trackit! 12 vidareutveckla KUBEN som ett uppföljningsinstrument på universitets-, fakultets- och institutionsnivå. Den gemensamma förvaltningen ser goda möjligheter att kunna utveckla ett instrument som kan leverera både gemensamma och specifika data för de olika nivåerna. Kvalitets- och utbildningsdialogerna, uppföljningsrapporterna i KUBEN, skrivelsen för att förebygga studiemisslyckande (se bilaga 4) och student-alumnbarometrarna är goda exempel på detta. Frågan kring definition av nyckeltal togs även upp i HSV:s rapport från 2009 om Lunds universitets kvalitetsarbete, och finns med i universitetets handlingsplaner, men en definition är inte klar än. Rekommendation: Implementera en universitetsgemensam policy för insamling och användning av nyckeltal så att det finns åtminstone en miniminivå av studentstöd för att förebygga studiemisslyckanden för alla studenter vid Lunds Universitet. Utveckla gemensamma rutiner (med in/uppsamling och analys av nyckeltal kring studenter före, under och efter studierna med hjälp av KUBEN, VETA och CRM) som stöds av den gemensamma förvaltningen. Många resurser kan sparas på institutions- och fakultetsnivå som i stället kan användas till aktiv studentkontakt. Överföringen av datainformation från LADOK till KUBEN bör förbättras. Det skulle leda till en förenkling och besparing av resurser på fakultets- och institutionsnivå eftersom de inte som tidigare skulle behöva söka och producera statistik själva direkt från LADOK. KUBEN har en stor potential att leverera uppgifter på universitets-, fakultets- och institutionsnivå. Utvecklingen och sammansättningen av frågorna i Studentbarometern har en bra balans mellan gemensamma, specifika och långsiktiga frågor och denna modell skulle kunna vara en modell även för utvecklingen av VETA och KUBEN eftersom det möjliggör jämförelser. Det skulle därmed innebära en möjlighet att se såväl fakultets, institutions- och universitetsgemensamma mönster. Använd informationen proaktivt i universitetets marknadsföring och information till studenterna. Det internationella Trackit!-Projektet har flera goda exempel på hur man vid universitet i Belgien, England och Irland har utvecklat It-baserade system som sköter en stor del av arbetet med nyckeltal och producerar rapporter som är riktat till olika grupper (studievägledare, studierektorer, programledare, kanslichefer, prorektorer, etc.) 5. Intervju med studenter I intervjun med studenterna, som alla var studentpolitiskt aktiva, var tyvärr inte alla fakulteter (LTH, S och M N var representerat genom en ordförande för Doktorandkåren) representerade. Intervjun visade emellertid stor spridning när det gäller studenternas syn på och erfarenhet av fakulteternas uppföljning och stöd till studenter. En av huvudfrågorna i intervjun handlade om hur studentrepresentanterna upplevde att universitetet/fakulteten aktivt följer sina studenter. Svaret var, inte helt oväntat, att de fakulteter som har ett aktivt och synligt uppföljningsarbete, uppfattas i positiva ordalag som mycket proaktiva. Det ansågs viktigt att fakulteten visar intresse för hur studenterna klarar sig under studierna och att den aktivt stödjer studenterna genom uppsökande verksamhet baserat på studieresultat. För de studenter

13 Trackit! 13 som vistas vid fakulteter som inte har uppföljande studentstöd var omdömet kring studievägledningen och studentstödet inte lika positivt. Studentrepresentanterna från LTH och M kommer från fakulteter som har en stark tradition (M inspirerad av LTH) av att följa och följa upp sina studenter. Dessa studenter hade en tydlig och positiv bild av vilka verktyg fakulteten använder, vilka resultat man uppnår och hur stödet fungerar. Aktiviteterna sträcker sig från nybörjarenkäter (Early Alert) till retentions- och genomströmningsuppföljning samt arbete med karriärvägledning och arbetsmarknadsanknytning (se bilaga 5). Båda dessa fakulteter har en tydlig arbetsmarknadsanknytning, men har olika behov och strategier i sitt arbete med att attrahera presumtiva studenter. Studenterna menade att de fakulteter som har en aktiv rekryteringspolicy (inklusive breddad rekrytering) har ett större fokus på att samla in relevant kunskap kring sina studenter. Dessa fakulteter använder denna kunskap proaktivt och på ett stödjande sätt i motsättning till de fakulteter som inte har detta fokus (i intervjuerna med fakultetsrepresentanterna speglade detta förhållande tillgången på resurser). Frågor kring avhopp ( drop-out ) eller byte av utbildningstillhörighet ( drop-in ) mellan fakulteter och lärosäten både nationellt och internationellt diskuterades och då främst med utgångspunkt i frågan om studenter flyttar på sig mera nuförtiden än tidigare och vilken betydelse detta har för Lunds universitet. Har utbildningarna blivit så individualiserade att det är svårt att flytta mellan lärosäten? Studenterna efterfrågade i detta sammanhang möjligheter att byta studieort utan att behöva läsa om redan avklarade kurser. Intervjun visade tydligt att de utbildningar som består av fristående kurser (en utbildningsform som studenterna värnade om) i större utsträckning saknar uppföljning och en tydlig koppling till arbetsmarknaden. Studenterna uttryckte vidare en svidande kritik mot t ex uppföljningen av kursvärderingar vid vissa fakulteter. Samtliga intervjuade studentrepresentanter hade tillgång till de nationella rapporterna från HSV och olika fackföreningar om arbetsmarknadsläget och dessa läses oavsett hur tydlig kopplingen till arbetsmarknaden uppfattas vara. Student- och doktorandbarometrarna ansågs vara viktiga verktyg och delaktigheten när frågorna tas fram värderades högt. Det framhölls att den tidigare doktorandbarometern hade kritiserats mot bakgrund av hur frågorna var utformade, men man var nöjd med de nya frågorna i den kommande barometern. Doktoranderna var nöjda med att man bjöd in personer från arbetslivet redan under introduktionskursen för doktorander. De inbjudna hade disputerat inom de senaste fem åren vilket innebar att man fick en bra bild av karriärmöjligheter både inom och utom akademin. Genom studentögon syntes LTH vara den fakultet som jobbade mest målinriktat med rekrytering, studiestart och studiestöd, retention och genomströmning, arbetsmarknadsanknytning och alumnverksamhet. Andra fakulteter kan lära sig av detta explicita och tydliga helhetstänkande kring studentens väg före, under och efter studierna.

14 Trackit! Konklusioner och rekommendationer Det fanns en allmän enighet kring behovet av att nyckeltal och statistik ska användas till att förbättra utbildningarna och att man ska ha ett minimumstöd oavsett vid vilket fakultet man läser vid Lunds universitet. Insamlingen av nyckeltal och statistik bör vara riktad och tillgänglig (gärna årlig), och användas till att förbättra information kring studierna och arbetslivet. Insamlingen av statistik ska vara riktad och tillgänglig (gärna årlig), och användas till att förbättra information om studierna och arbetslivet. Det bör finnas en miniminivå vad gäller stöd till studenterna oavsett vid vilket fakultet man studerar vid Lunds universitet. 6. Intervju med representanter för fakulteterna Projektgruppen intervjuade representanter för fakulteterna (utom den konstnärliga fakulteten) med syftet att kartlägga hur man vid respektive fakultet arbetar med student- och alumnuppföljning. I detta sammanhang är uppföljning definierat som alla de aktiviteter där man följer och stödjer studenterna före, under och efter studierna vid Lunds universitet. Intervjuerna gav mycket information och visade på ett stort engagemang på de olika nivåerna vid universitetet. De intervjuade fakulteterna har både gemensamma och specifika typer av uppföljning av studenter och alumner. I bilaga 5 finns en översikt i schematisk form över de olika fakulteternas uppföljningsaktiviteter. I översikten finns främst aktiviteter som har en tydlig koppling mellan insamling av data och olika former av stöd (uppföljning). Presentationen är översiktlig och har inte med alla initiativ som finns på institutionsnivå. På motsvarande sätt finns inte alla aktiviteter vid alla institutioner inom en fakultet. Översikten ska ses som exempel över aktiviteter vid varje fakultet. Diskussionerna med fakultetsrepresentanterna reflekterade tydligt tre drivkrafter i relation till utvecklingen av utbildningsutbudet vid Lunds Universitet: (1) demografiska förändringar och (2) ökat focus på retention samt (3) utvecklingen av utbildningsmiljöer. Dessa speglar trender i de senaste årens svenska utbildningspolitiska debatt kring resurstilldelning och ett nytt landskap för högre utbildning. Intervjuerna gav uttryck för en stor förståelse på fakultetsnivån för kopplingen mellan studentgruppens sammansättning, kvalitet, antal uttagna examina, genomströmning och resurstilldelning. Denna koppling har varit väsentlig i finansieringen av högre studier sedan lång tid tillbaka i andra länder i Europa, och man kan förmoda att den kommer att komma att spela en allt större roll även i Sverige framöver. I t.ex. England, Frankrike, Holland och Irland har en koppling mellan breddad rekrytering och resurstilldelning ökat behovet för rutiner kring uppföljning av studenter med fokus på retention och genomströmning. Intervjuerna visade föga överraskande att fakulteter med många program- och yrkesutbildningar fann det enklare att etablera rutiner för uppföljning medan fakulteter med en traditionellt stor andel fristående kurser inte hade ett bra etablerat sätt att följa studenterna. Det saknas helt enkelt ett bra verktyg för uppföljning av studenter som läser på fristående kurser. Dessa fakulteter uttryckte ett klart behov av att man (från centralt håll, KUBEN) utvecklar ett system som gör det möjligt att följa dessa studenter utan att behöva investera i stora personalresurser för att följa upp denna grupp studerande.

15 Trackit! 15 Intervjuerna visade att man såg mycket positivt på den statistik och de nyckeltal som man får från den gemensamma förvaltningen genom Kvalitets- och utbildningsdialogerna. Denna typ av uppföljning med både universitetsgemensamma och specifika nyckeltal upplevdes som ett bra sätt att jobba med siffror och statistik. 6.1 Hur används externa och interna rapporter och nyckeltal? Intervjuerna tog utgångspunkt i hur man använder data och rapporter som är genererade utanför universitetet (exempelvis rapporter från HSV och SCB, olika fackförbund och Svenskt näringsliv). Det visade sig i intervjuerna att det finns en ojämn och olikartad praxis mellan fakulteterna. Det var tydligt att fakulteter med en eller få programutbildningar (med en specifik arbetsmarknad) hade mera användning av externa rapporter än de fakulteter som hade en hög andel fristående kurser och få program. Genomgående fanns en kritik av den höga aggregerade nivån i HSV:s och SCB:s rapporter (SCB använder inte samma koder vilket gör det mycket svårt att använda informationen) och som gjorde jämförbarheten nästan omöjlig på fakultets- och programnivå. Nyckeltal som tas fram inför kvalitets- och utbildningsdialoger eller planeringssiffror av olika slag, uppfattas ha dålig spridning vidare inom respektive fakultet. Många uttryckte en önskan om att introduktionen av Kuben ska göra det lättare att generera och sprida relevant information till flera på fakultets- och utbildningsnivå. Representanterna hade en förväntan om att Kuben och VETA ska göra det möjligt att arbeta mera aktivt och effektivt (använda färre resurser till att sammanställa resultat av enkäter t.ex.) med uppföljning och retention Delkonklusion: Skapa nya (gemensamma) rutiner för definitionen av nyckeltal på institutions-, fakultets- och universitetsnivå och använd dessa i utveckling av Kuben och VETA. Definitionerna ska ta hänsyn till både gemensamma och specifika uppföljningsbehov vid institutions-, fakultets- och universitetsnivå och skapa möjligheter till uppföljning över tid. 6.2 Ska studentuppföljning vara en resurs fråga? I intervjun tog flertalet av fakulteterna upp resursfrågan i samband med uppföljningen av studenter och påtalade att det är en svår balansgång mellan undervisning och studentuppföljning och stöd. Studentuppföljning upplevdes inte bara som en fråga om ekonomiska resurser, utan också om kompetensen som behövs vid användning av LADOK på ett bra sätt. Frågan om resurser kom också upp när det gäller enkäter, studentstöd (t ex SI (Supplemental Instruction)) och stöd inför utslussningen till arbetslivet (t ex student portföljer, PDP (Personal Development Planning) och karriärplanering, CVskrivande, och kunskap om, samt kontakt med arbetsmarknaden Delkonlusion: Lunds universitet bör säkra att alla studenter kan erbjudas samma studentstöd (Early alert och early warning system, tillgång till kurator, studieplanering, SI, karriärplanering och vägledning etc) oavsett vilken fakultet de läser vid. Den gemensamma förvaltningen bör utveckla bättre verktyg och

16 Trackit! 16 tillgänglighet av nyckeltal och statistik för fakulteterna att jobba med som inte kräver så stora insatser lokalt. Resurser ska i stället användas till studentstöd. Gemensamma förvaltningen bör genom KUBEN utveckla en strukturerad gemensam uppföljning med regelbundna uppdateringar när det t ex gäller rekrytering, studieframgång, genomströmning och retention till olika grupper (programansvariga, studierektorer, kanslichefer, prodekaner, dekaner och universitetsledning) med ansvar för studenter. Fundera kring att utveckla ett differentierat uppföljningssystem för olika grupper av studenter (internationella studenter, studenter med studieovan bakgrund, samt studenter som läser för livslångt lärande). 6.3 Hur löser man uppföljning av studenter som läser fristående kurser? Uppföljning av studenter är ett särskilt problem för fakulteter med en stor andel studerande på fristående kurser. Det är helt enkelt svårt att följa upp retention, genomströmning och utslussning till arbetsmarknaden vad gäller studenter på fristående kurser. Det fanns i intervjun en enighet om att det är en trend att studerande alltmer söker sig till programutbildningar och att fristående kurser blir allt mindre attraktiva. Denna utveckling underlättar studentuppföljningen, men reducerar samtidigt det naturliga livslånga lärandet och den innovativa kombinationen som studenten själv kan skapa Delkonklusion: Utveckla ett gemensamt sätt att följa studenter på fristående kurser och skapa möjligheter i KUBEN att följa dem genom systemet. Detta möjliggör också att man kan jämföra (benchmark) sig sinsemellan fakulteterna med höga andelar av studenter på fristående kurser. 6.4 Kan man etablera nätverk som delar med sig av goda exempel (best practice) kring uppföljning av studenter och alumner? Projektgruppen fann stor variation i praxis kring organiseringen av aktiviteter på gemensam-, fakultetseller på institutionsnivå t ex när det gäller studentmottagandet samt uppföljning av nybörjare och alumner. På vissa fakulteter gav detta sig uttryck i en fragmenterad praxis på institutionsnivå, vilket gjorde det svårt att på fakultetsnivå få en överblick över studenterna och deras progression och därmed också vid insamling av nyckeltal som kan användas i ett strategiskt utvecklingsarbete. I detta sammanhang kan det vara viktigt att påpeka att erfarenheten från LADOK-ansvariga är att studenter ändrat beteende. Studenter flyttar mellan lärosäten i ökad grad och identifierar sig i lägre grad med sitt lärosäte. Studenter förväntar sig till skillnad från tidigare att universitetet ska veta mer om sina studenter och ska ta ett större ansvar för deras lärande. Om detta stämmer kräver det en stor insats kring retention under det första året och detta bygger på att man följer studenterna från studiestarten. Erfarenheterna från LTH, som har arbetat mycket målmedvetande kring rekrytering och retention, visar att klarar studenten första året så klarar han/hon i allmänhet att slutföra sina studier. Flera av fakulteterna har utvecklat olika aktiviteter kring studentrekrytering, breddad rekrytering, studentstöd, och utslussning till arbetsmarknaden men det saknas nätverk eller kanaler för att dela

17 Trackit! 17 information och god praxis till exempel när det gäller SI, praxis för retentionsinitiativ och studie- och karriärplanering (användning av alumndatabasen och -kontakter). Kartläggningen av fakulteternas användning av student- och alumnuppföljning visar olika praxis beroende på fakulteternas uppbyggnad och fördelningen mellan program och fristående kursstudenter. På några fakulteter har man en klar uppfattning av hur man ska följa studenterna från gymnasiet in i utbildningen och genom utbildningen. På andra har man uppfattningen att man inte kan göra så mycket på grund av både resurser eller typ av utbildning. Generellt sett ligger fokus mest på att följa studenterna genom deras studier. En del fakulteter arbetar också mycket med stöd till utslussning på arbetsmarknaden. Alumnerna registreras i alumndatabasen, men på nästan alla fakulteter saknades reflektion över hur den potentiellt kan användas i syfte att samla in mer strukturerad och långsiktig information - information som kan användes till att både attrahera nya studenter (marknadsföring), och till utveckling av utbildningarna. Alla fakulteter har i någon mån gjort egna alumnundersökningar Delkonklusion: Alla fakulteter uttrycker att det är mycket manuellt arbete vid insamling och sammanställning av nyckeltal. Den tiden borde istället läggas på tolkning av nyckeltal, uppföljning av studenter och initiering av åtgärder. Detta borde kunna avhjälpas genom en vidare utveckling av KUBEN och genom att mer systematiskt lägga in information som hämtas från LADOK. Detta ansvar bör ligga på den gemensamma förvaltningen. En del representanter uttryckte att det vore bra att ha en gemensam nationell statistik kring studenter, genomströmning och arbetsmarknad som utarbetas lärosätena sinsemellan på ett sätt så att utbildningar kan jämföra sig med varandra och ge tydlig information till presumtiva studenter. Intervjuerna visade också att det för tillfället inte finns en tillräckligt systematisk insamling och utbyte av fakulteternas goda exempel på utvecklade metoder och resultat. Genom att dela med sig av goda exempel och arbetsformer skulle hela universitet kunna förflytta sig gemensamt mot de strategiska målen kring t ex retention, breddad rekrytering och internationalisering. Nätverk finns för studie och karriärvägledare och universitetet har ett gemensamt utvecklingsråd men kunskapen och erfarenheterna samlas och delas inte på ett övergripande och systematisk sätt. Utveckla en gemensam standard för KUBEN och VETA som redskap och stöd för olika studentgrupper, men med möjlighet till fakultetspecifika frågor. Diskussion kring en miniminivå av stöd under den första terminen som kan främja retention och Lunds Universitets varumärke. Utveckla gemensamma rutiner för breddad rekrytering och nybörjarmottagning utan att förlora fakultetens säregenskaper. 6.5 Nya rutiner för att ta ut examensbevis Nästan alla fakulteter uttryckte kritik och frustration över universitetets rutiner kring uttagning av examensbevis. Detta uppfattas leda till att universitetet får en till synes dålig genomströmning. Det är

18 Trackit! 18 unikt för Europa att man i Sverige kan söka och få jobb utan att ha ett slutgiltigt examensbevis. Det är viktigt att såväl nationella som internationella studenter får med sig ett examensbevis efter fullföljd utbildning. I detta sammanhang är det också viktigt att påpeka att examensbeviset bidrar till att sprida varumärket Lunds universitet. Examensavdelningen arbetar med att göra det möjligt att söka examensbevis på webben, men jobbar för tillfället inte med att aktivt informera studenterna om denna möjlighet Delkonklusion: Det är angeläget att såväl nationella och som internationella studenter får med sig ett examensbevis efter fullföljd utbildning. Det är därför viktigt: Att fästa uppmärksamhet kring vikten av att ta ut sitt examensbevis och etablera snabbare rutiner för uttagning av beviset. Studenternas uppmärksamhet kan ökas bland annat genom att systemet skickar ut ett automatiskt mejl med information till alla studenter som har fått sin uppsats godkänd och genom att skriva om det i universitets tidningar. Att undersöka hur LADOK/ KUBEN kan användas som underlag för information om hur man tar ut examensbevis. Mailet ska formuleras som en information och det ska göras tydligt att alla krav måste vara uppfyllda innan ansökningen skickas. 7. Lundaprojektets konklusion och rekommendationer Konklusionerna i projektet stämmer överens med många av resultaten från EQ11 och intentionen om att skapa ett starkt internationellt varumärke för Lunds Universitet. Projektgruppen fann en stor överensstämmelse mellan projektresultatet och följande rekommendationer från EQ11-rådgivarnas rapport: There were a myriad of examples of outstanding achievements and outcomes and excellent and innovative practices ( ) which, paradoxically, are often not shared or disseminated. In practice there was a silo or even closed mentality where sharing good practice was not evident or perhaps not even encouraged. The new economic-administrative system recently introduced for Swedish universities was also considered by many faculties to be contra-productive for the collaboration between faculties. Not surprisingly, the observation can be made that there was faculty centric rather than whole of university thinking. Given that the faculties are complex entities, with internal priorities revolving around day to day challenges (resources, people etc) this is not surprising. However, if the aspirations of the University are to be realized, especially through the practice of interdisciplinary and transdisciplinary research and teaching, there is a need to look over the battlements and develop collaborations and partnerships across the University.