Mikael Svanström, ordförande (S) Peter Lilja, vice ordförande (M) Kaj Göransson (S) Christina Davidson (C) Anders Lundell (S)

Transkript

1 Sammanträdesdatum 112 Plats och tid Eken, förvaltningshuset, Nybro, klockan Beslutande Mikael Svanström, ordförande (S) Peter Lilja, vice ordförande (M) Kaj Göransson (S) Christina Davidson (C) Anders Lundell (S) Övriga deltagande Martina Aronsson, ersättare (S) Brith-Louise Fagerstrand, ersättare (S) Jonny Andersson, ersättare (KD) Carina Åresved-Gustavsson, ekonomichef Jan Lagerqvist, kommundirektör Peter Mattsson, nämndsekreterare Utses att justera Kaj Göransson Justeringens plats och tid Kommunstyrelseförvaltningen Underskrifter Sekreterare Ordförande Justerande Peter Mattsson Mikael Svanström Kaj Göransson Paragrafer Organ Sammanträdesdatum Bevis Justeringen har tillkännagivits genom anslag på kommunens officiella anslagstavla i förvaltningshuset. Kommunstyrelsens arbetsutskott Datum för anslagsuppsättande Datum för anslagsnedtagande Förvaringsplats för protokollet Nybro kommunstyrelseförvaltning, förvaltningshuset, Nybro Underskrift Mikael Svanström G:\Samarbete\Protokoll\Kommunstyrelsen\Kommunstyrelsens arbetsutskott\2014\ Protokoll från arbetsutskottet.docx

2 Sammanträdesdatum 113 FÖLJANDE ÄRENDEN BEHANDLAS PÅ SAMMANTRÄDET: 67 Redovisning av arbetsmarknadsläget i Nybro kommun samt kommunens åtgärder. 68 Aktuella kommundirektörsfrågor. 69 Aktuella arbetsgivarfrågor. 70 Skriftlig delrapport: Projekt Framtidens administration. 71 Aktuella frågor. 72 Anmälning a).

3 Sammanträdesdatum Dnr 2014/ Redovisning av arbetsmarknadsläget i Nybro kommun samt kommunens åtgärder Sysselsättningsstatistik juli 2014 Arbetsförmedlingens månadsstatistik för juli 2014 redovisas. Arbetslösa i åldern år var 308 personer, vilket är 77 personer färre än samma period I procent var arbetslösheten 2,7 (3,3 procent), vilket är lägre än riket (3,4) och lika med länet (2,7). Antalet sökande i program eller som har arbete med stöd var 321 personer, vilket är 22 mer än föregående år. Arbetslösa i åldern år var 49 personer, vilket är 31 färre än samma period I procent av befolkningen år var antalet arbetslösa 2,6 (4,3), vilket är lägre än riket (4,3) och länet (3,7). Beslutsunderlag Arbetsmarknadsstatistik för Kalmar län juli 2014 Beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar att notera informationen till protokollet. Utdrag till: Akten

4 Sammanträdesdatum Dnr 2014/ Aktuella kommundirektörsfrågor Föredragande: Jan Lagerqvist, kommundirektör Under ärendet informeras om följande aktuella kommundirektörsfrågor och uppdrag. Rapport Pukeberg Fastighetsförsäljning, processinformation Tas upp som eget ärende vid kommunstyrelses arbetsutskott den15 oktober Utvecklingsinsatser, Orrefors Kährs lager Nybro Fastfood Örsjö servicepunkt Regionförbund, studieresa till Bryssel Beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar att notera informationen till protokollet. Utdrag till: Jan Lagerqvist, kommundirektör Peter Mattsson, nämndsekreterare Akten

5 Sammanträdesdatum Dnr 2014/ Aktuella arbetsgivarfrågor Föredragande: Mats Dalberg, personalchef Under ärendet redovisas följande aktuella arbetsgivarfrågor: Personalpolitiskt program På grund av sjukdom tas ärendet upp på nytt vid kommunstyrelsens arbetsutskott den 15 oktober Beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar att notera informationen till protokollet Utdrag till: Mats Dalberg, personalchef Peter Mattsson, nämndsekreterare Akten

6 Sammanträdesdatum Dnr 2012/ Skriftlig delrapport: Projekt Framtidens administration Sammanfattning Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade den 14 maj 2014, 42, att godkänna projektdirektiv för Framtidens administration samt att delrapport av projektet görs vid kommunstyrelsens arbetsutskott i september Projektledare Jeanette Madeling lämnar skriftlig delrapport om projektet: I maj 2014 fastställde kommunstyrelsens arbetsutskott direktiv och utsåg projektledare. Beslutet grundades på tidigare insatser på området samt en under våren genomförd förstudie. Projektmål 1. Förvaltningsöverskridande översyn av administrativt arbete i Nybro. kommun. 2. Optimera tekniska möjligheter för att skapa intressanta och attraktiva arbetsplatser. 3. Förslag till ny effektiv organisation, där kostnadseffektiva lösningar prioriteras. Effektmål 1. Servicen håller minst samma nivå som tidigare, men till lägre kostnad. 2. Nybro kommun är en attraktiv arbetsgivare. För att nå tidiga effekter ska projektet omedelbart arbeta med de konkreta förslag till åtgärder som framkommit i förstudien. Projektledaren deltog i konferensen Framtidens kontor och arbetssätt i Stockholm maj Vid första styrgruppsmötet i mitten av juni 2014 konstaterades att minskade administrativa kostnader inte är ett projektmål i sig. Den finansiella faktorn är en orsak till projektet och ska få påverkan på effektmålen. Gruppen diskuterade även om effektmålen är tillräckligt utmanande.

7 Sammanträdesdatum (forts) Projektets möjligheter att nå framgång är i högsta grad avhängigt arbetet i flera parallella redan påbörjade projekt och aktiviteter, såsom Effektiv och säker IT, Processtyrd dokument- och ärendehantering, e-arkiv, Diariehantering, Inköpshantering, Nytt Intranät/Hemsida, Självservice på webben, Elektronisk fakturering m fl. Det är därför av största vikt att dessa på något sätt samordnas med arbetet i Framtidens administration. Arbetet i projektgruppen påbörjades efter sommarens semesterledigheter. I arbetsgruppen ingår en representant från varje förvaltning och Nybro Bostads AB (5 procent av deras arbetstid). Fokus har initialt lagts på att avgränsa projektet dels för att finna en hanterbar utgångspunkt för den kommande processkartläggningen, dels för att få klarhet i vilka övriga närliggande projekt som pågår, dess ägare och dess status. Begreppet Administration kan definieras på många sätt. Enkelt uttryckt handlar det om att producera, handlägga och vidareförmedla information, oftast i form av ett skrivet dokument. Beställare är politiken, medborgare/ kunder, anställda, leverantörer/samarbetspartners, myndigheter m fl. Informationen ska, efter leverans till mottagaren, oftast även arkiveras enligt olika krav. Nationell statistik anger följande: 15 procent av tiden letar vi information. 45 procent av dokumenten finns på mer än ett ställe (version?). 85 procent av dokumenten används aldrig. 60 procent av vår arbetstid ägnas åt att återställa, ändra och leta efter information. Vi använder endast 10 procent av funktionerna i outlook. Ett självklart sätt att effektivisera är alltså att förenkla för oss själva och även förstå vad som blir enklare för övriga användare av informationen. En ökad samsyn och samverkan mellan förvaltningar, prioritera och göra rätt från början och göra färdigt. Omedelbara aktiviteter under hösten 2014 av de förslag som framkommit i förstudien: - Optimalt utnyttjande av bemanningsenheten, fler förvaltningar bör kunna använda sig av tjänsten.

8 Sammanträdesdatum (forts) - Utveckling av leverantörsfakturahanteringen, med ökad e-handel och e- faktura. - Mer centraliserad nämndadministration och kunskap om styrdokument. - Mer centraliserad posthantering/diarieföring och utnyttja de stöd och verktyg som finns. - Ändra blanketter på Intranätet så att de kan sparas. - Översyn av resebokning, bättre avtal. - Optimering av bilpoolen. Ökat LEAN-tänk i organisationen Projektgruppen har konstaterat att vi har minst anställda, som mer eller mindre utför ett administrativt arbete. I första delen av processkartläggningen läggs fokus på det 100-tal medarbetare som kan klassificeras Samordnare, Handläggare, Projektledare, Ekonomer, Administratörer och Sekreterare. Dessutom kartläggs ett 80-tal medarbetare med chefsposition. Övergripande kommunikationsplan - Styrgruppsmöten en gång per månad. - Projektmöten var 14:e dag. - Projektledaren deltar i informationsgruppen var 14:e dag och STRUTgruppen en gång per månad. - Inslag i månatligt Nyhetsbrev, som når medarbetare och politiker. - Egen plats på webben. - Tidningsartikel i slutet av hösten Hitta en logga/slogan för projektet, som ska bli ett mantra i hela organisationen. Dessutom ska projektet visualiseras med hjälp av en kortfilm som visar hur vi arbetar 2016, hur ett förändrat arbetssätt har förenklat vårt administrativa arbete och skapat intressantare arbetsuppgifter.

9 Sammanträdesdatum (forts) Grindar strategiska kontrollstationer DECEMBER 2014 Vad gör vi med resultatet från processkartläggningen, vilka effekter kan uppnås? Beslut om fortsatta arbetets inriktning. Beslut om resurser/investeringar. MARS 2015 Beslut om plan för mer förvaltningsövergripande, aktivitetsbaserat arbetssätt. OKTOBER 2015 Beslut om plan för implementation och utbildning. DECEMBER 2016 Utvärdering Det är i dagsläget oklart hur vi mäter måluppfyllnaden när projektet avslutas. Av bokföringstekniska skäl är det i nuläget svårt att finna ekonomiska referenspunkter. En viktig del av förändringsarbetet handlar om attitydförändringar i hela organisationen. Attityd till såväl det egna arbetet, som övriga organisationen och dess intressenter; förtroende, tillit, kunskap, samarbete, långsiktighet, hållbarhet, ekonomi m m. Förändringsarbetet måste få påverkan på alla nivåer, såväl enskilda medarbetare, som chefer och övriga beslutsfattare. Stuprör och särintressen har ingen plats i framtidens administration. Kommunstyrelsens arbetsutskotts behandling Jonny Andersson (KD) påpekar och lämnar det som förslag till projektet att en utformning av en e-postpolicy är av värde för en bra framtida administration. Beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar

10 Sammanträdesdatum (forts) att godkänna lämnad delrapport om Framtidens administration och lägga den till protokollet samt att ny delrapport av projektet görs vid kommunstyrelsens arbetsutskotts i februari Utdrag till: Jeanette Madeling, projetledare Kommunstyrelsens arbetsutskott i februari 2015 Akten

11 Sammanträdesdatum Dnr 2014/ Aktuella frågor Designregion Småland Meddelas att ingen förening kommer att bildas. Jämställdhetspris Dessvärre finns inga nomineringar idag. Tidplan för kommundirektörens nyrekrytering Beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar att notera informationen till protokollet. Utdrag till: Akten

12 Sammanträdesdatum Anmälning Anmäles och läggs till handlingarna: a) Meddelande om att nätverksförening Designregion Småland inte kommer att bildas (Dnr 09/0192). Utdrag till: Akten