Vi har efter en risk-och väsentlighetsbedömning genomfört en granskning av kommunens momshantering med hjälp av PwC.

Transkript

1 Falköpings kommuns revisorer FALKÖPINGS T J thviijm Kcmmuttstyr l ; ^ i Kommunstyrelsen Kommunfullmäktige Samtliga nämnder, för kännedom Diarienr Plarlbét. Revis onens granskn nu av mer /ärdesskatt Vi har efter en risk-och väsentlighetsbedömning genomfört en granskning av kommunens momshantering med hjälp av PwC. Granskningen syftar till att pröva om redovisningen är rättvisande och om den interna kontrollen är tillräcklig avseende ingående mervärdesskatt, momsmässiga avdragsförbud och avdragsbegränsningar samt särskild ersättning (kommunal momskompensation). Efter avslutad granskning bedömer vi att kommunens interna kontroll för momshanteringen i stora delar fungerar bra, men att det finns klara förbättringsområden. Avseende den särskilda ersättningen förekommer det kostnader som inte blivit föremål för ansökan om särskild ersättning. Sammantaget är det fråga om bidragsgrundande kostnader om mellan och tkr som inte blivit föremål för ansökan om särskild ersättning. Bidraget kan översiktligt beräknas till tkr. När det gäller den särskilda ersättningen vill vi även peka på möjligheten till retroaktiva ansökningar omfattande innevarande år och tre år tillbaka i tiden. En genomgång av tidigare år kan m a o öka det angivna beloppet ytterligare. Det förekommer i mindre omfattning brister för kostnader där den ingående momsen inte blivit avlyft, avlyft av moms med hela beloppet när det gäller leasing och korttidshyra av personbil där endast halv moms får lyftas liksom att felaktigheter förekommer kring moms för såväl extern som intern representation. Som också framgår i bifogade revisionsrapport bör kommunen, för de hyresförhållanden som avser lokaler och där hyran är av väsentlig omfattning, undersöka möjligheten att få hyresförhållandet "momsat" och samtidigt förhandla möjligheten att få en lägre hyra. Vi rekommenderar att kommunens ekonomihandbok kompletteras med information om det kommunala momssystemet och att berörda personer får kompletterande information och utbildning avseende momssystemet. Mot bakgrund av gjorda iakttagelser bör momshanteringen också uppmärksammas i kommande internkontroller. Ett flertal nämnder är på ett eller annat sätt berörda i momsfrågan men vi vill att kommunstyrelsen lämnar ett yttrande över åtgärder med anledning av de iakttagelser och rekommendationer som anges i vårt granskningsresultat. Kommunstyrelsens skriftliga svar ska vara revisionen tillhanda senast under juni För Falköpings kommuns revisorer T /"H Stina Linnarsson ordförande f Anm vice ordförande Bilaga: PwC:s revisionsrapport" Mervärdesskatt Falköpings kommun, 20 febr 2014"

2

3 Revisionsrapport Granskning av mervärdesskatt raf i/f*-p5 ; -if -O 1 M L? V.iiviUN Kommur.sty efe JH 2UU Diarienr Planbet. Lars Edgrert ig januari 2014 Falköpings

4

5 Innehållsförteckning 1 Sammanfattning i 2 Inledning Bakgrund Revisionsfråga Underlaget Metod och avgränsning 3 3 Granskningsresultat Ingående moms Särskild ersättning (momskompensation) 10

6 i Sammanfattning Mot bakgrund genomförd granskning kan konstateras att kommunens interna kontroll avseende momshanteringen i stort sett fungerar bra, men kan förbättras. Falköpings kommun har en ekonomihandbok upplagd på intranätet. Momsavsnittet i handboken behöver kompletteras med information om det kommunala momssystemet. Det förekommer i mindre omfattning kostnader där den ingående momsen inte blivit avlyft. Avseende den särskilda ersättningen har nämnderna ansvariga personer med god kunskap om ersättningskonstruktionen. Trots detta förekommer det kostnader som inte blivit föremål för ansökan om särskild. Sammantaget är det fråga om bidragsgrundande kostnader om mellan och tkr som inte blivit föremål för ansökan om ersättning. Bidraget kan översiktligt beräknas till tkr. När det gäller den särskilda ersättningen vill vi även peka på möjligheten till retroaktiva ansökningar omfattande innevarande år och tre år tillbaka i tiden. En genomgång av tidigare år kan m a o öka beloppet ytterligare. När det gäller leasing och korttidshyra av personbil förekomer avlyft av moms med hela beloppet i mindre omfattning. Berörda bör informeras om gällande regelverk om gällande avdragsbegränsning Falköpings kommuns representation är begränsad. Felaktigheter i momshantering förekommer dock såväl för extern som intern representation trots att avdragsramen har varit föremål för höjning under Berörda bör informeras om gällande regler om avdragsbegränsning. Kommunen bör, för de hyresförhållanden som avser lokaler, och där hyran är av väsentlig omfattning undersöka möjligheten att få hyresförhållandet "momsat" och samtidigt förhandla möjligheten att få en lägre hyra. Sammanfattningsvis och mot bakgrund av revisionsfrågan och den därpå följande granskningen konstaterar vi att redovisningen i allt väsentligt är rättvisande men att den interna kontrollen kan förbättras. 1

7 2 Inledni 2.1 Bakgrund Falköpings kommuns revisorer har efter en riskbedömning beslutat att genomföra en granskning inom området moms med inriktning mot tillämpning av lagstiftningen och egna styrdokument för momsens hantering. Den kommunala momsredovisningen är delad i två delar. En del avser den moms som redovisas mot bakgrund av kommunens skattepliktiga verksamhet, den andra delen avser den moms som redovisas i det s k kommunkontosystemet. Kommunens skattepliktiga verksamhet regleras i Mervärdesskattelagen (ML 1994:200). Med skattepliktig verksamhet i detta sammanhang avses i första hand kommunens eventuella försäljning av varor och tjänster som inte utgör myndighetsutövning och inte omfattar områden som är undantagna från beskattning (undantagna områden är bl a utbildning och social omsorg). Den del av kommunens verksamhet som inte omfattas av skattplikt omfattas av det som tidigare benämndes "kommunkontosystemet". Denna del regleras enligt Lag (2005:807) om ersättning för viss mervärdesskatt för kommuner och landsting (LEMK eller ersättningslagen) och avser i första hand ingående moms och s k momskompensation avseende externa kostnader uppkomna i löpande verksamhet där skatteplikt saknas. Felaktigheter i hanteringen av den del som avser den skattepliktiga verksamheten kan medföra bl a skattetillägg. Då SKV (skatteverket) from tagit över tillsynen av kommunkontosystemet kan en felaktig hantering innebära sanktioner även i det system som gäller ersättningslagen (ränta). 2.2 Revisionsfråga Granskningen syftar till att genom kontrollmålsteknik granska och pröva om redovisningen är rättvisande och om den interna kontrollen är tillräcklig avseende ingående mervärdesskatt, momsmässiga avdragsförbud och avdragsbegränsningar samt särskild ersättning (kommunal momskompensation). Granskningen omfattar följande områden/kontrollmål: Ingående moms Avlyft ingående moms Uthyrning av rörelselokal Leasing och korttidsförhyrning av personbil Representation Bostadsanpassningsbidrag 2

8 Stadigvarande bostad Samfälligheter Kommunal momskompensation (sjukvård, tandvård, social omsorg och utbildning) - Tjänsteköp inom ovan angivna områden (ersättning 6 %) - Tjänsteköp och lokalkostnad inom ovan angivna områden (ersättning %) Hyra SoL och LSS-boenden (ersättning 18 %) (alternativregel II) 2.3 Underlaget För granskningen av in- och utgående moms och momskompensation har underlag tillhandahållits av kommunledningskontoret. Utöver detta har kommunens ansökningsunderlag för momskompensation erhållits. Underlaget består av registerutdrag från ekonomisystemet. Utdraget är av transaktionskaraktär och närmast att likna vid grundbok (redovisningsinformation i kronologisk ordning). Underlaget består i sin grundform av två delar i form av kostnader, ingående moms omfattande bokföringsposter (rader). Underlaget som avser kostnader och ingående moms är summerade på verifikationsnivå. 2.4 Metod och avgränsning Granskningen har omfattat: Möten och telefonkontakter med handläggare på förvaltningarna och för kommunens samlade återsökning av särskild ersättning Genomgång av dokument såsom ekonomihandbokens anvisningar avseende momshanteringen Registeranalys av erhållna underlag Verifiering av eventuellt avvikande poster från kontrollmålen. Avvikelser beträffande momskompensation har stämts av med ansvariga för återsökning. Därtill har ett utkast till revisionsrapporten lämnats till berörda för synpunkter på sakinnehåll i rapporten. Granskningen avser samtliga nämnders verksamhet och 2013 års räkenskaper till och med september månad. 3

9 3 Granskningsresultat 3.1 Ingående moms Avlyft moms Granskningen avseende avlyft av ingående moms är i första hand koncentrerad till verifikationer bokförda utan momsbelopp. Anledningen till att verifikationerna saknar moms kan vara: å-contofakturor (leasingavgifter och hyror) bostadshyror (stadigvarande bostad; moms ej fakturerad) lokalhyror (lokalen har inte momsregistrerats) fakturor från stat, landsting eller andra kommuner (oftast momsfritt, ex vis interkommunala ersättningar, myndighetsutövning, köp av sjukvård, tandvård eller utbildning) fakturor från enskilda, föreningar, stiftelser, företag mm avseende ej skattepliktiga kostnader (i första hand sjukvård, tandvård eller utbildning) andra undantag från skyldighet att redovisa eller lyfta moms De beloppsmässigt största kostnadsposterna har systematiskt granskats med undantag för kostnader där annan kommun, landsting eller stat varit motpart eller där kostnaderna avser köp av momsbefriade tjänster. Verifieringen omfattar belopp ner till 5 tkr. Verifiering med kommentarer Granskningen visar att det finns ett mindre antal fakturor där momsen inte varit föremål för avlyft. Momsbeloppen är marginella. Det finns inget som talar för att de missade momsavlyften skulle vara av systematisk karaktär. Uthyrning av rörelselokal Det finns exempel där kommunen hyr lokaler och där hyresförhållandet inte varit föremål för momsregistrering och där hyran således faktureras exklusive moms., Förekommer sådana hyresförhållanden (lokaler) bör möjligheten att få hyresvärden att registrera lokalen/lokalerna till frivillig skattskyldighet undersökas för att på så sätt få en lägre hyra. För hyresvärden innebär en registrering att avlyftningsrätt av ingående moms erhålls vilket innebär en lägre kostnad där tanken är att detta också skall komma hyresgästen till del. 4

10 Skatteverkets motkrav på hyresvärden är att hyran momsbeläggs. En moms som sedan hyresgästen, kommunen, genom sin generella avdragsrätt lyfter av. I sammanhanget kan noteras att regelverket för uthyrning av rörelselokal har förändrats från Hur förändringen kommer att påverka kommunernas möjlighet till förhandling om hyressättningen vid registrering är f n oklart. Hyresförhållanden som avser bostäder, oavsett boendeform, går inte att registrera (särskilda boenden eller ordinära boenden) för uthyrning av rörelselokal däremot hyresförhållanden som av ser lokaler. Verifiering med kommentarer I registeranalysen har sorterats fram hyresförhållanden där moms inte förekommer samtidigt som någon särskild ersättning inte sökts (inhyrda boenden enligt SoL och LSS). Kommunen bör, för de hyresförhållanden som avser lokaler, och där hyran är av väsentlig omfattning undersöka möjligheten att få hyresförhållandet "momsat" och samtidigt förhandla om möjligheten att få en lägre hyra. Leasing och korttidsförhyrning av personbilar Bilar indelas i personbilar, lastbilar och bussar. Definitionsmässigt enligt momslagen är en personbil: - ett fordon som enligt vägtrafikdefinitioner är en personbil - lastbilsregistrerade bilar med skåpskarosseri utan separat förarhytt och med en totalvikt av högst kilo - minibuss Vid inköp av personbil medges inget momsavlyft alls. Nuvarande regelverk vid leasing eller korttidshyra anger att halva (50 %) skatten kan lyftas av. Regelverket för leasing och korttidsförhyrning av personbil förändrades för ett femtontal år sedan. Innan dess kunde inget momsavdrag medges för sådana kostnader. En förutsättning för reducerat momsavlyft är att bilen används i mer än ringa omfattning i skattepliktig verksamhet eller en verksamhet som medger återbetalning av moms. Mer än ringa omfattning anges till mer än 100 mil per år. Vid korttidsförhyrning (en eller några dagar) får användningen relateras till hyrestiden vilket normalt innebär att reducerad moms alltid kan lyftas. En verksamhet som medger återbe 5

11 talning av moms riktar sig uteslutande mot den kommunala verksamheten. Tidigare var begreppet enbart "skattepliktig verksamhet" (ur mervärdesskattesynpunkt). Det är inte tillåtet att dela upp ersättningen så att ex vis räntekostnaderna vid leasing debiteras separat och utan moms. Enligt ett förhandsbesked går det heller inte att upprätta ett separat hyresavtal för extrautrustning för att hyrestagaren skall få avdrag med mer än 50 %. Skattemyndighetens uppfattning är att allt som uthyraren debiterar omfattas av avdragsbegränsningen. Undantaget utgörs av serviceavtal som även om det ingåtts med uthyraren, kvalificerar till hela momsavlyft. Förutsättningen för avdragsrätten är att det upprättas ett separat avtal för denna tjänst. Kostnader för kort- och långtidshyra (leasing) av fordon återfinns på konto De bokförda kostnaderna på kontot uppgår till ca 400 tkr. Antalet verifikationer uppgår till ett hundratal. På konto 6141 förs kostnader för leasing och korttidsförhyrning av bilar och andra transportmedel. Kostnaderna för dessa i första hand leasingkostnader uppgår till ca tkr. Verifiering med kommentarer Verifieringen visar att på konto 6141 förekommer det hyrbilskostnader med såväl fulla som begränsade momsavlyft. Ett representativt antal verifikationer med fulla momsavlyft har granskats. Av verifieringen framgår det att det förekommer fulla momsavlyft trots att kostnaden avser leasing eller korttidshyra av personbil. I en del fall förekommer det kostnader som gäller inköp av vara (material, däck mm) där det kan ifrågasättas om inte kostnaderna borde bokförts på annat konto. Även kostnader med reducerade momsavlyft har kontrollerats på motsvarande sätt. Av verifieringen framkommer att momsavlyften är korrekta Representation Vid måltidsrepresentation, såväl extern som intern, gäller speciella avdragsregler. Från och med 1997 är den avdragsgilla momsgrundande kostnaden för extern representation 90 kronor per person exklusive moms. Detta har fram till 1 januari 2012 inneburit en avdragsgill ingående moms om 22,50 kronor per person/kuvert. Momsen på restaurangtjänster sänktes den 1 januari Sänkningen innebar att 10:80 kr per deltagare/kuvert är avdragsgill. 6

12 Kammarrätten har dock i en nyligen avgjord dom konstaterat att momsavdraget för representation kan beräknas enligt den avdragsram som gällde vid Sveriges inträde i EU Avdragsramen var då 300:00 per person exklusive moms. Efter den nyligen avkunnade kammarrättsdomen är gränsen 36:00 per deltagare. Några särskilda momsregler för representation finns inte utan reglerna är baserade på de regler som styr inkomstbeskattningen. Reglerna för intern representation följer de som gäller för extern representation. Representation kan också utgöras av annat än mat och dryck. Mat och dryck kan även vara tillhandahållen på olika sätt. Representation kan även utgöras av biljetter till evenemang, musik och underhållning, lokalhyror mm. Momsavdraget varierar med typ av representation. Mat och dryck är dock normalt sett den vanligaste representationsformen. Det är vanligt att många verifikationer som klassas som representation inte avser representation. Av dessa består den största delen av sådant som kan klassas som "intern kurs eller konferens". Det finns även andra typer av kostnader som heller inte utgör representation (utbildning ex vis). I sammanhanget kan påpekas att interna kurser och konferenser med lunch eller middag av normal karaktär inte utgör representation (varken extern eller intern). I stället betraktas de som allmänna omkostnader och som ett led i arbetet och någon begränsning i den momsmässiga avdragsrätten finns inte. Förutsättningen är att det är ett internt arrangemang, sammankomsten varar minst den huvudsakliga delen av en arbetsdag (enligt skatteverket är det 6 timmar), högst en vecka, inte regelbundet (ex vis var- och varannan vecka) och att det omgärdas av ett gemensamt måltidsarrangemang. Interna kurser eller konferenser ska inte förväxlas med vad som i dagligt språkbruk brukar kallas interna möten. Informationsmöten är en variant på samma tema. Vad som menas är exempelvis: personalmöten planeringsmöten budgetmöten utvecklingssamtal avdelningsmöten Med tanke på avdragsrätten kan det vara betydelsefullt att skilja mellan interna kurser/konferenser och interna möten. Interna kurser/konferenser 7

13 räknas inte som representation ur avdragssynpunkt medan däremot interna möten omfattas av reglerna om intern representation. Den praktiska skillnaden består i att interna möten kan förekomma frekvent (inte så ofta som varje eller varannan vecka dock) och avser oftast en mindre del av en dag. Kaffe och förfriskningar vid interna möten är en avdragsgill personalvårdsförmån. Om det däremot är fråga om en måltid i anslutning till mötet gäller representationsreglerna. Inkomstskattemässigt krävs i näringsverksamhet att det man yrkar avdrag för har ett samband med den bedrivna verksamheten. För kommuner är motsvarande krav främst betingade av kraven på tillräckligt god intern kontroll inom den kommunala verksamheten. Mot bakgrund av detta och när det gäller representation är uppgift om syfte och deltagare av väsentlig karaktär och sådant som lämpligtvis kan "antecknas" som komplement till verifikationsmaterialet. Stickprov visar att det finns brister avseende detta i kommunens verifikationsmaterial. När det gäller inköp av sådant som gäller olika typer av gåvor rekommenderas att typ av gåva antecknas till verifikationsmaterialet. Den momsmässiga avdragsrätten är kopplad till typ av gåva och en beloppsmässig begränsning (2012 års värden uppgår till för jubileumsgåva 1 350:-, minnesgåva :- och julgåva 450:-). Verifiering med kommentarer Falköpings kommuns representation är ur en kommunal jämförelseaspekt begränsad. Verifikationerna med högst kostnad avseende såväl intern som extern representation har kontrollerats. Kontrollen visar att flera verifikationer inte utgör representation utan i första hand konferens (se ovan) där momsen inte är föremål för någon avdragsbegränsning. Full moms har också lyfts på konferenskostnaderna. Konferenskostnader är inte representation utan borde bokförts på annat konto. Av de verifikationer som avser representation har ingen hänsyn tagits till den skattemässiga avdragsbegränsningen utan all moms har lyfts av. I de flesta fall ligger individkostnaden inom den höjda avdragsramen. Något eller några undantag finns dock. 8

14 Försörjningsstöd Sedan länge har ansetts att momsen på kostnader för kommunala inköp inom ramen för försörjningsstöd inte varit förenad med avdragsrätt. Enligt ett ställningstagande av RSV (särskilda skattekontoret Ludvika), på fråga från Göteborgs stad, anses denna typ av kostnad numera vara förenad med avdragsrätt. En förutsättning är att kostnaden faktureras kommunen. Den förändrade synen på avdragsrätt inom det sociala området tillämpas i dagsläget av de flesta kommuner. Verifiering med kommentarer Enligt uppgift har kommunen en rutin som säkerställer att all moms på fakturerade kostnader som gäller försörjningsstöd blir föremål för avlyft. Stadigvarande bostad Falköpings kommun har utöver det normala fastighetsbeståndet med förvaltningsbyggnader, skolor och omsorgsinrättningar även ett mindre antal bostäder (genomgångslägenheter ex vis). Boendena (lägenheterna) omfattas av löpande kostnader för ex vis drift och underhåll. Ur en momsaspekt är det inte tillåtet av lyfta av ingående moms på dessa kostnader då kostnaderna utgör kostnad för "stadigvarande bostad". Verifiering med kommentarer Förekomsten av inhyrda eller ägda lägenheter som klassas som stadigvarande bostad är av liten omfattning. Någon speciell rutin som säkerställer att momsen på ev drift eller underhållskostnader inte lyfts av finns inte. Granskningen visar att momsen på sådana kostnader dock är av mindre omfattning. Rutin som säkerställer en riktig hantering bör dock tillskapas. Bostadsanpassningsbidrag Kostnader för åtgärder av bostadssocial karaktär bokförs på konto Enligt gällande regelverk kan en kommun inte utnyttja möjligheten med generell avlyftningsrätt när det gäller åtgärder av bostadssocial karaktär (bostadsanpassningsbidrag). Enligt en tidigare uppfattning har mervärdesskatt på kostnader för bostadsanpassningsåtgärder där kommunen förbehållit sig äganderätt till inventarier mm som inmonterats i privatbostad, berättigat till avlyft. 9

15 Ett antal kammarrättsdomar visar dock att detta förfaringssätt inte längre accepteras av skatteverket utan den bokförda kostnaden skall omfatta även momsdelen. Bakgrunden till skattemyndighetens uppfattning är att åtgärden utförs i vad som betecknas som stadigvarande bostad. Verifiering med kommentarer Verifieringen visar att det på kontot 4522 bokförts kostnader om ca tkr Är inte momsen bokförd direkt som kostnad är den omförd i efterhand. All moms är m a o bokförd som kostnad. Samffällighetsföreningar Falköpings kommun är bidragsgivare till såväl vägsamfälligheter, vägföreningar och enskilda vägar mm. Kommunen har själv, enligt uppgift, också andelstal i vissa av samfälligheterna. Enligt ML (Mervärdesskattelagen) får andelshavare i samfällighet, i sin egen redovisning, göra avdrag motsvarande den del av samfällighetens moms som svarar mot delägarens andelstal (gäller skattepliktig verksamhet eller sådan verksamhet där rätt till återbetalning av moms föreligger). Kommentar Enligt uppgift har samhällsbyggnadsförvaltningen kunskap om förhållandet och den moms som är genererad i samfälligheter lyfts av enligt regelverket. 3.2 Särskild ersättning (momskompensation) För vissa ur momssynpunkt skattefria tjänsteköp, kan kommunen komma att belastas med s k dold moms (köp av tjänster från i första hand näringsidkare inom områdena utbildning, social omsorg, sjukvård och tandvård). För att kompensera för denna dolda moms, som kommunen genom sin generella avdragsrätt inte kommer åt att lyfta av, har tillskapats en ersättning (bidrag/kompensation) baserad på bokförd kostnad. Storleken på ersättningen är baserad på antagandet att en upphandlad tjänst har en materialdel om 30 % på vilken mervärdesskatten utgör 20 % = 6 % (huvudregeln). From finns möjlighet i de fall kommunen köper en momsbefriad tjänst, inom ovan angivna områden, där lokalkostnad ingår, att som alternativ, söka ersättning med 18 % på lokalkostnaden och 5 % på tjänstekostnaden (alternativregeln). Vidare finns även en möjlighet till ersättning avseende hyra av lokaler inrättade mot bakgrund av SoL (socialtjänstlagen) och LSS (lag om stöd och ser 10

16 vice till vissa funktionshindrade) att söka ersättning med 18 % av hyreskostnaden (bostad och lokal). Detta gäller inte om hyresvärden är stat, landsting, annan kommun eller kommunalförbund. I de fall där kommunen äger motsvarande boende har kommunen rätt till återbetalning från kommunkontosystemet för uppkommen momskostnad. De beloppsmässigt största momsbefriade kostnadsposterna har systematiskt granskats med undantag för kostnader där annan kommun, landsting eller stat varit motpart. Verifieringen omfattar belopp överstigande 20 tkr. Verifiering med kommentarer Underlaget för kommunens ansökningar baseras på speciella förvaltningsvisa sammanställningar av ersättningsgrundande kostnader. Ekonomiavdelningen sammanställer slutligt förvaltningarnas information och svarar för själva ansökningsförfarandet. Ansökan upprättas en gång per månad. Vi har gått igenom ansökningsunderlag och ställt dessa i relation till redovisningen och gällande regelverk. I samband med genomgången har vi hittat ersättningsgrundande kostnader för tjänsteköp som inte blivit föremål för ansökan. Kostnaderna omfattar utbildning, social omsorg och hyreskostnader för inhyrda omsorgsboenden. Sammanlagt är det fråga om tkr i ersättningsgrundande kostnader som inte blivit föremål för ansökan om momskompensation. Bidraget eller ersättningen kan översiktligt beräknas till ca tkr för granskningsperioden. I sammanhanget kan göras den noteringen att regelverket om momskompensation ger möjlighet till retroaktiv ansökan. Regelverket föreskriver för retroaktiv ansökan innevarande år och tre år tillbaka i tiden. 11