1(5) Minnesanteckningar kl Revisionssammanträde. Närvarande revisorer. Rolf Elamsson

Transkript

1 1(5) Minnesanteckningar kl Revisionssammanträde Ordförande Sekreterare Rolf Elamsson Håkan Olsson Närvarande revisorer Rolf Elamsson Jörgen Jörgensen Siv Strömbergson Sirpa Sirviö Gert-Inge Andersson Anders Karlzon Ej närvarande Maysoon Murad Ulla Karlsson Ingela Lundberg PwC Håkan Olsson 1. Sammanträdet öppnas och dagordningen Dagordning godkänns. 2. Föregående minnesanteckningar Minnesanteckningar godkänns. Revisorerna uppdrar till Håkan Olsson att upprätta en skrivelse till omsorgsnämnden med frågan om varför det finns så många ej verkställda beslut från omsorgsnämnden enl SoL och LSS.

2 2(5) 3. Inkomna frågor, svar och handlingar Svar på rapporter. Svar till berörda diskuteras. Bordläggs till augusti mötet. 4. Protokollsläsning Alla revisorer redogör för läsning av nämndernas protokoll 5. Information av IT-chefen Thomas Vennersten IT-chefen redogör för revisorernas frågor om risk för intrång och åtkomst av sekretessuppgifter samt möjlighet till att ändra uppgifter t ex betyg. Övriga frågor som togs upp var; - Nya system och programvaror utan ok från IT - Virusskydd - Back up och tekniskt skydd, brand, vatten etc - Spärr av olika hemsidor Staden har tillräckligt med skalskydd och brandväggar i systemen som kan försvaras utifrån ekonomi och tillgänglighet. Absolut skydd är inte försvarbart. Men störningar är vanligt avs massattacker som stör användande, därför har man nyligen köpte ett IT-system/skydd mot detta. Ett annat sätt att arbeta är information och regler för alla anställda arbetar med IT-systemen och datorer. IT-avdelningen har inte synpunkter på skolans IT-program eftersom de har en egen kompetens/samordnare för detta, men de måste enligt de intern reglerna första tala med IT-avdelningen vilket tyvärr inte alltid (sällan) sker gjordes en säkerhetsgranskning av revisorerna och alla där påtalande brister är inte åtgärdade ännu, men arbete pågår med hjälp av extern konsult. IT-utredningen är klar men inte presenterad för revisorerna. En handlingsplan är upprättad men under beredning. På mötet den 21 september kommer revisorerna att med IT-chefen diskutera; - Revisionsrapport från Utredningen - Handlingsplan - Inventering av verksamhetssystem - Informationssäkerhetsfrågorna (av säkerhetschef Kristina Hedman)

3 3(5) IT-avdelningen översänder dokumenten och informerar säkerhetschefen och revisorerna förberedelse sker på augustimötet. Revisorerna diskuterar stadens kameraövervakning, vilket de önskar ta upp med säkerhetschefen som inbjuds till mötte den 21 september. 6. Upphandling av revisionstjänster återkoppling kontakten med upphandlingsavdelningen Rolf Elamsson redogör för kontakter med upphandlingsavdelningen ang upphandling av revisionstjänster i höst inför Återkoppling av Rolf Elamsson om stadens säkerhetsarbete Rolf Elamsson har inte fått svar ännu av säkerhetschefen. Ärendet bordläggs. 8. Återkoppling från möten med stadens nämnder Gert-Inge redogör för mötet med omsorgsnämnden och problem med bl a rekrytering av sköterskor. De klarar målen på att bra sätt och prognostiserar ett överskott på 6 mkr. Rolf redogör för utbildningsnämnden som också är positiv avs både ekonomi och mål. Revisorerna diskuterar huruvida fördelning av statliga medel är rättvis men anser att det i första hand är en politisk fråga. Jörgen Jörgensen redogör för arbetsmarknads- och socialnämnden som prognostiserar ett underskott med 18 mkr varav institutionsplaceringar utgör 12 mkr. Nämnden planerar nu för utveckling av sk hemmaplanslösningar. 9. Nämndernas Intern kontroll Håkan Olsson redogör för granskning och rapport med missiv. Revisorerna godkänner rapporten med missiv. Revisorerna beslutar närvara på nämndernas rapportering av intern kontroll för 2016 nästa år på våren 2017, för att på plats kunna säkerställa att ärendet hanteras och beslutas på ett bra sätt och inte bara som ett anmälningsärende. 10.Stadens Tertialrapport Uppföljningsrapporten diskuteras. Inga synpunkter eller beslut fattas. 11.Ekonomisk uppföljning 2016 Bordläggs

4 4(5) 12.Revisionsplan 2016 Anders Karlzon redogör för stadens utredning om en ny kostorganisation som han anser inte tar upp huvudfrågan för revisorerna dvs hur maten levereras och serveras. Denna fråga togs också upp vid mötet med omsorgsnämnden den 25 maj, som förstår invändningen och delar uppfattningen att plastförpackningen är oaptitlig och att de gamla har rätt att få hjälp med servering och uppdukning. Förvaltningen har regelbundna samtal med pensionärsorganisationerna som dock inte framfört klagomål på maten. Anders Karlzon uppdras undersöka frågan ytterligare på bl a Blåvingens äldreboende och återkomma 24 augusti. Revisorerna diskuterar risken för att överförmyndarnämnden inte har kontroll över att gode män och förvaltare utför sin uppdrag korrekt. Frågeställningen och risken ha har dock observerats av nämnden som haft med frågan i sin interna kontrollplan. Vidare handläggning av ärendet bordläggs till 24 augusti då Brakeflo inbjudits att medverka. 13.Övriga ärenden Revisorerna diskuterar regler för och hur staden hanteras bl a bygglovsärende med hänsyn till detaljplaner. Finns det möjlighet till förenklingar i syfte att öka bostadsbyggandet? Revisorerna beslutar inbjuda chefen för byggnadsnämnden för information 14.Nästa möte ( ). Håkan uppdras föreslå lokal och program för dagen. Förslag är Spiken eller Victoriahuset (Läcköstiftelsen) vid Läckö kl Johanssonrummet kl Stenströmsrummet inkl kf:s presidium kl Stenströmsrummet kl med jullunch och möte i Stenströmsrummet inkl kf;s presidium. Revisorerna diskuterar samordning av resan till spiken vid augustimötet. Rolf kör en bil och tar med Gert-Inge, Jörgen och Ulla. Anders kör den andra bilen där övriga revisorer erbjuds åka med. Ej deltagande revisorer på dagens möte uppdras kontakt honom för besked.

5 5(5)