RAPPORT OM. Landstingens och regionernas lagbevakning inom miljö

Transkript

1 Landstingens och regionernas lagbevakning inom miljö 2007

2 INNEHÅLL Förord...3 Sammanfattning...4 Kartläggning miljölagbevakning...5 Syfte och metod...5 Definitioner...5 Analys...6 Nuläget...6 Allmänt om landstingens laglistor (fråga 1,2 och 5)...6 Uppdatering och kommunikation av nyheter (fråga 3 och 4)...6 Kostnad och arbetsinsats (fråga 6 och 7)...7 Miljöcertifierade enligt ISO (fråga 8)...7 Uppföljning av att verksamheten uppfyller lagkraven (fråga 9)...8 Önskemål för framtiden...8 En framtida gemensam laglista (fråga 10, 11 och 12)...8 Förväntade förbättringar och egna önskemål (fråga 13 och 14)...9 Goda exempel (fråga 15) Övriga synpunkter och kommentarer (fråga 16) Slutsatser Bilagor FORMGIVNING OCH ILLUSTRATION: HENELL GRAFISK FORM 2

3 Förord Denna rapport bygger på en enkät om landstingens och regionernas bevakning av miljölagarna. Enkäten genomfördes i maj 2007 och ställdes till samtliga miljöchefer i Sveriges landsting och regioner. Svars frekvensen var 100 procent. Syftet med enkätundersökningen har varit att kartlägga hur lagbevakningen inom miljö området ser ut på en övergripande nivå, samt undersöka hur landstingen/ regionerna ställer sig till ett samarbete kring denna fråga. Bakgrunden är att den internationella miljö ledningsstandarden, ISO 14001, förtyd ligat kraven på dokumentering och uppföljning av hur lagarna efterlevs. Rapporten har sammanställts av en arbetsgrupp som tillsatts av landstingens och regionernas miljöchefer (LMC). I arbetsgruppen ingick Kristina De Geer, Region Skåne, Christl Kronfeld, Stockholms läns landsting, Liselott Sjöholm, Landstinget i Kalmar län och Annika Christensson, Landstinget Blekinge. Enkätsvaren sammanställdes av jur kand Linnea Rosenlöf. Arbetet genomfördes i samarbete med Andreas Hagnell och Germund Persson, Sveriges Kommuner och Landsting (SKL). Stockholm i oktober 2007 Arbetsgruppen för lagbevakning i nätverket för landstingens miljöchefer. 3

4 Sammanfattning Samtliga av landets 21 landsting/regioner har helt eller delvis besvarat enkäten om bevakning av lagarna på miljöområdet. Alla har ett system för bevakning av miljölagarna och de allra flesta är positiva till att samverka i detta arbete. En gemensam bevakning av dessa lagar skulle innebära en effektivare administration av de många gånger komplexa miljölagstiftningsfrågorna. Idag har över hälften (57 %) av landstingen/regionerna miljöcertifierade verksamheter enligt ISO och fler är på gång. Ett par landsting är 100 procent miljö certifierade. Enligt ISO standarden bör organisationen identifiera de lagkrav som är tillämpliga på den egna verksamheten. Kraven sammanställs oftast i en laglista och kan inkludera nationell och internationell lagstiftning, regionala och lokala/kommunala bestämmelser. Vid enkätundersökningen framkom vidare att landstingen/regionerna främst använder webbaserade tjänster för sin bevakning och att laglistorna som används antingen är branschspecifika (60 %) eller generella (40%). Drygt en tredjedel av landstingen/regionerna uppger att uppdateringen av laglistorna sker online. 10 procent uppger att det sker i inter valler och närmare hälften uppdaterar laglistorna på annat sätt. Drygt hälften av landstingen/regionerna svarade att de följer upp lag be vakningen i verksamheterna, medan 43 procent uppgav att de inte har någon uppföljning alls. Sammanställningen av enkätsvaren visar att det är en angelägen fråga att arbeta vidare med. De senaste årens fokus på miljö- och klimatfrågor kan innebära att fler lagar och regler kommer att ses över både nationellt och internationellt. 4

5 Kartläggning miljölag bevakning Hösten 2006 utsåg landstingens miljöchefer (LMC) en arbetsgrupp för att undersöka hur lagbevakningen, på övergripande nivå, inom miljöområdet ser ut i landstingsvärlden. Kartläggningen har genomförts med en enkät (finns i bilaga 1) som har skickats ut till samtliga miljöchefer i landsting och regioner, varefter svaren har analyserats och sammanställts till denna rapport. Arbetet har skett i samverkan med Sveriges Kommuner och Landsting (SKL). Anledningen att frågan kommit upp är ISO standardens förtydligade krav på dokumentering och uppföljning av lag efterlevnaden. Idag har 57 % av landstingen/regionerna miljöcertifierade verksamheter och fler är på gång. Ett par landsting är 100 % miljöcertifierade. ISO standarden säger att organisationen bör identifiera de lagkrav som är tillämpliga på organisationens verksamhet. Sådana krav kan inkludera: a) nationell och internationell lagstiftning b) regionala och lokala bestämmelser c) kommunala bestämmelser I standarden ingår också krav på uppföljning; Organisationen bör kunna visa att organisationen utvärderat att verk - sam heten uppfyller de lagkrav som man har identifierat. Syfte och metod Syftet med enkäten och rapporten är att kartlägga hur lagbevakningen på övergripande nivå inom miljöområdet ser ut i landstingsvärlden idag, samt utreda intresse och möjligheter för ett framtida samarbete mellan landstingen kring miljölagbevakningen. Enkäten skickades ut till samtliga 21 miljö chefer i landsting och regioner, i maj 2007 och avser verk samheterna: hälso- och sjukvård transporter av varor och tjänster (exklusive lokaltrafik, ambulans och färdtjänst) lokal- och fastighetsförvaltning. Samtliga enkätsvar har kommit in i tid för att kunna tas med i denna rapport. I rapporten finns en analys av lagbevakningen i landstingen och slutsatser med kommentarer utifrån svaren i enkätundersökningen. Inga enheter nämns här vid deras riktiga namn, utan kallas istället för enkelhetens skull landsting 1, landsting 2 osv. Några enheter är stora till sin omfattning, en omständighet som bör beaktas i läsningen och tolkningen av enkätsvaren. Det handlar här om landsting 5 och 21, som utgör regioner, och landsting 16 som är ett förhållandevis stort landsting. Enkätsvaren presenteras i tabellform i bilaga 2. I tabellerna har delar av svaren tagits med i citatform. Fråga ett, två samt fem behandlas där under samma rubrik eftersom de sammantaget ger en övergripande bild av respektive landstings system för miljölagbevakning. Ett landsting (nr 21) har pga att deras lagövervakning inte sker centralt, inte besvarat de enskilda frågorna 1 15, utan istället lämnat en mer utförlig kommentar under fråga 16. De uppgifter och procentsatser som anges i analysen omfattar även svaren från landsting 21. Definitioner I enkäten och i denna rapport avser ordet laglista en laglista för miljöområdet, och ordet lagbevakning bevakningen av lagar på miljöområdet. Med formuleringar såsom att kommunicera ändringar i laglistan avses den interna kommunikationen. För att förenkla används benämningen landsting här som ett samlingsnamn för både regioner och landsting. 5

6 Analys Nuläget Allmänt om landstingens laglistor (fråga 1,2 och 5) 19 (90 %) av landstingen tillämpar webbaserade tjänster för lagövervakning på miljöområdet. Två (10 %) landsting använder sig enbart av icke-webbaserade system. När det gäller nöjdheten med det system som används har åtta (38 %) svarat att de är nöjda, sex (29 %) att de är mycket nöjda, medan fyra (19 %) har svarat att de inte är nöjda. Av dem som svarat att de inte är nöjda har två (landsting 1 och 5) angett att laglistan uppdateras för sällan, samt att den inte är tillräckligt verksamhetsanpassad, medan ett (landsting 20) uppgett att systemet är för omfattande och alltså inte tillräckligt verksamhetsanpassat. I ett landsting (nr 16) har en del verksamheter angett att de är nöjda, medan några angett att de inte är nöjda eftersom vissa system inte är tillräckligt verksamhetsanpassade. I landsting 21 har förvaltningarna angett att de är nöjda eller mycket nöjda. Tolv (57 %) har angett att deras lag bevakningslista enbart är branschspecifik medan åtta (38 %) svarat att den är generell. Vidare har ett landsting (nr 7) angett att de använder en generell laglista som kompletteras med lagtolkning för olika områden såsom avfall, vatten och lokaler. En del landsting har också angett vilket webbaserat system som används och följande finns nämnda bland svaren i fråga 1-16: Natlikan, WSP, Miljö Guiden från Minasa AB, Notisum, Grontmij AB, IVF Industriforskning AB och SjöFS. Uppdatering och kommunikation av nyheter (fråga 3 och 4) I åtta (38 %) landsting sker all uppdateringen av laglistan online, direkt vid lagändring, i tio (48 %) landsting sker den på annat sätt och i två (10 %) görs den i intervaller. Ett landsting (nr 14) har uppgett att man är osäker på om uppdateringen sker manuellt eller inte; uppdateringen sker emellertid dels genom utskick om lagändringar via e-post, och dels genom att olika guider ändras online. Vidare lämnar leverantören en sammanställning av nyheter na varje kvartal. Hos ett landsting (nr 16) sker uppdateringen dels i intervaller och dels online direkt vid lagändring, och i ett annat landsting (nr 21) sker den både i intervaller och på annat sätt. Tabell 1 resultat fråga 1, 2 och 5 Webbaserat system? Nöjdhet med nuvarande system Generell eller branschspecifi k laglista Webbaserat 90 % Nöjda/mycket 75 % Generell 40 % nöjda Icke webbaserat 10 % Inte nöjda 25 % Branschspecifi k 60 % Tabell 2 resultat fråga 3 och 4 Uppdatering Kommunikation av nyheter Online direkt vid lagändring 38 % Varje månad 19 % Intervaller 10 % En gång per kvartal 14 % På annat sätt 48 % Varje halvår 14 % En gång per år 14 % På annat sätt 33 % 6

7 När det gäller att kommunicera nyheter i laglistan uppger fyra (19 %) landsting att detta sker varje månad, tre (14 %) att det sker en gång per kvartal, tre (14 %) att det sker varje halvår, tre (14 %) att det sker en gång per år och sju (33 %) att det sker på annat sätt. Ett landsting (nr 16) har uppgett att det både sker på annat sätt och en gång per kvartal. När det gäller kommunikation på annat sätt görs detta bland annat genom att den centrala förvaltningen skickar ut information (landsting 16). Nyheter inom miljölagsstiftningen kommuniceras i årlig miljöredovisning (landsting 18). Kostnad och arbetsinsats (fråga 6 och 7) Tolv (57 %) landsting har uppgett att de betalar mindre än kr per år för webbaserade laglistor, medan sex (29 %) uppgett att de betalar kr per år. Ett landsting (nr 21) har angett att de betalar mer än kr per år, och ett landsting (nr 16) har uppgett att den lokala kostnaden ligger på mindre än kr per år, medan den centrala förvaltningens sida för miljölag över vakning kostar kr per år att hålla uppdaterad. Ett landsting har inte besvarat frågan eftersom det inte har en webbaserad laglista. Arbetsinsatsen för egen personal eller konsulter för att hålla laglistan aktuell, samt kommunicera nyheter och ändringar, anges i tolv (57 %) landsting vara mindre än 40 timmar per år, i sex (29 %) landsting mellan 40 och 100 timmar per år och i ett landsting (nr 12) mer än hundra timmar per år. I landsting 1 uppges arbetsinsatsen på tim/år inte vara tillräcklig, utan en hel del måste även göras ute i verksamheterna. Landsting 16 anger att det tar omkring två timmar varje månad för att hålla den centrala förvaltningens sida för miljölagövervakning uppdaterad. Två landsting har inte uppgett något antal. Miljöcertifierade enligt ISO (fråga 8) Tolv (57 %) av landstingen har uppgett att de har verksamheter som är miljöcertifierade enligt ISO 14001, medan de resterande nio (43 %) alltså inte har sådana verksamheter. I tre fall (14 %) uppges alla landstingets verksamheter vara certi fierade enligt ISO 14001, medan två landsting anger att all deras verksamhet troligen kommer att vara certifierad vid årsskiftet 07/08. När det gäller landsting som hittills enbart har vissa verksamheter som är certifierade enligt ISO handlar det bland annat om olika kliniker, tandvård och lokaltrafik. Tabell 3 resultat fråga 6 och 7 Kostnad Arbetsinsats < kr 57 % < 40 tim/år 57 % kr 29 % (med landsting tim/år 29 % 16 blir det 33 %) > kr 5 % > 100 tim/år 5 % Ej svar 5 % Ej svar 10 % Tabell 4 resultat fråga 8 Finns verksamheter som är miljöcertifi erade enligt ISO 14001? Nej 43 % Ja 57 % En del verksamheter 43 % Samtliga verksamheter 14 % 7

8 Önskemål för framtiden Uppföljning av att verksamheten uppfyller lagkraven (fråga 9) Elva (52 %) av landstingen har svarat att man har en uppföljning av att verksamheten uppfyller relevanta lagkrav, medan nio (43 %) angett att man inte har det. I landsting 20 använder man inga checklistor eller mallar, utan uppföljningen sker i samband med revision. Landsting 16 har svarat både ja och nej; det finns nämligen inte uppföljning av alla landstingets verksamheter. Den uppföljning som sker genomförs dock bland annat genom check listor, webbaserade enkäter, miljö ronder, miljödialoger med avdelnings chefer, miljörevision och miljörapporter etc från både ledning och medarbetare. En framtida gemensam laglista (fråga 10, 11 och 12) 20 (95 %) landsting säger att de är intresserade av att LMC verkar för en gemensam rikstäckande övergripande laglista på miljöområdet. Ett landsting (nr 9) påpekar dock att man enbart är intresserad om laglistan görs i olika nivåer anpassade till olika stora verksamheter, dvs så att exempelvis en liten vårdcentral inte har samma laglista som ett universitetssjukhus. Landsting 16 vill att en eventuell gemensam laglista skall utgöra ett komplement till de egna lagbevakningssystemet. Landsting 21 menar att det mest tidskrävande arbetet med lagbevakning idag sker ute i landstingets förvaltningar, men att det måste vara på det sättet eftersom varje förvaltning där har sitt eget miljöledningssystem. Man ser därför inte att det skulle underlätta med en laglista från annat håll. Vidare påpekar man att man idag är nöjd/mycket nöjd med nuvarande system och därför enbart är intresserad av en gemensam rikstäckande övergripande laglista om den ger minst samma kvalitet och spridning i verksamheterna som vårt system idag. Tabell 5 resultat fråga 9 Uppföljning Ja 52 % (med landsting 16 blir det 57 %) Nej 43 % (med landsting 16 blir det 48 %) Tabell 6 resultat fråga 10, 11 och 12 Intresse för gemensam laglista? Ja 95 % Intresserad 90 % Ja 67 % Nja 5 % (landsting 21 är bara intresserat under vissa förutsättningar) Laglista enligt kraven inom SS EN ISO 14001? Inte intresserad Kvalitetskrontrollerad av certifi erad miljörevisor/miljöjurist/? Nej/Annan kvalitetskontroll 29 % Ej svar 10 % Ej svar 5 % 8

9 Sju landsting har angett en önskad tidpunkt för en gemen sam laglista. Sex vill se en sådan redan år 2007, och ett vill se den år (90 %) av landstingen säger sig vara intresserade av att en sådan laglista är i linje med de krav som finns inom SS EN ISO Ett av dessa landsting (nr 3) är intresserad men vill inte ge ett definitivt besked innan man fått veta hur en sådan laglista skulle se ut och vilka kostnader och resurser det skulle krävas av det enskilda landstinget. Två landsting har inte besvarat frågan. När det gäller synen på om en framtida gemensam laglista skall vara kvalitetskontrollerad av en certifierad miljörevisor eller miljöjurist har 14 (67 %) angett att de tycker att det bör vara ett krav, medan sex (29 %) menar att detta inte bör krävas. Bland annat landsting 2 och 19 påpekar att annan kvalitetskontroll bör godtas om kompetensen är tillräcklig. Ett landsting (nr 20) har inte besvarat frågan. Förväntade förbättringar och egna önskemål (fråga 13 och 14) När det gäller vilka förbättringar en gemensam laglista kan medföra har flertalet landsting (åtminstone tio stycken dvs 48 %) belyst möjligheten till en effektivare administration, dvs en inbesparing på både tid och pengar vilket, som ett landsting påpekar, skulle frigöra resurser till annat miljöarbete. Andra tänkbara fördelar som lyfts fram är hjälp vid bedömningen av vad som måste göras för att anpassa den egna verksamheten till lagkraven, att laglistan alltid kan hållas uppdaterad och samtidigt vara heltäckande, samt att man skulle få en mer enhetlig bevakning av miljölagstiftningen och att man kan komma fram till gemen samma lösningar vid nya lagkrav. Ett landsting (nr 14) påpekar att en gemensam övergripande laglista skulle underlätta genom att de enskilda landstingen då slipper den första utgallringen av relevanta lagkrav och på så vis enklare kan verksamhetsanpassa den egna laglistan. Ett landsting (nr 5) efterfrågar branschspecifika laglistor för hälsooch sjukvård, transporter av varor och tjänster samt fastighets förvaltning. Angående landstingens önskemål på en övergripande laglista har ett par av landstingen angett att det bör finnas någon form av lagtolkning eller lättförståeliga lagkommentarer som beskriver den praktiska tilllämpningen ur ett landstingsperspektiv. Andra önskemål är att laglistan är enkel, att den uppdateras kontinuerligt och gärna online direkt vid lagändringar, samt att lagändringar och förslag till ny lagstiftning etc, på både nationell och gemenskapsrättslig nivå, kommuniceras innan de träder ikraft. Ett landsting (nr 7) menar att laglistan bör vara sökbar enligt både ämnesområde, verksamhetsform och typ av föreskrift. Några landsting (nr 1, 2 och 10) anser att laglistan dels bör vara generell för alla landstingsverksamheter och dels vara uppdelad enligt olika verksamhetsområden. Landsting 13 poängterar att relevant tvingande lagstiftning måste finnas med i listan, och landsting 14 menar att även lagar som angränsar till lagar på miljöområdet bör finnas med, t.ex. föreskrifter från Socialstyrelsen, Läkemedelsverket, Räddningsverket, Arbetsmiljöverket etc. Landsting 16 poängterar att en gemensam laglista måste vara kostnadseffektiv, samt anpassad till de olika verksamhetsområdena. 9

10 Goda exempel (fråga 15) Tre av landstingen lyfter fram Miljö Guiden (från Minasa AB) och två av landstingen lyfter fram WSP:s laglista som exempel på välfungerande hjälpmedel när det gäller den över - gripande lagbevakningen. Landsting 2 kompletterar sin tjänst med interna arbetssätt och landsting 6 med egna verksamhetsanpassade kommentarer och förvaltningsanpassade laglistor. Landsting 4 har en skild lista för sjukhusen och en för tandvården. Listorna har skapats av WSP i samarbete med Natlikan och är enkla att överblicka. För certifierade verksamheter är listorna dessutom enkla att revidera mot. Dessa listor uppdateras kontinuerligt. Landsting 7 har bifogat exempel på hanteringen av lagar och andra krav (bilaga 4). I landsting 16 har man god erfarenhet av att tillämpa checklistor och genomföra miljöronder. Övriga synpunkter och kommentarer (fråga 16) Landsting 5 poängterar att det för deras del är viktigt att alla medarbetare har tillgång till laglistorna via webben. När det gäller en framtida gemensam laglista föreslår man att det skall finnas en webbsida där det kontinuerligt läggs ut meddelanden om lagändringar etc med direktlänk till den aktuella bestämmelsen. Vidare efterfrågar man en årlig lathund över laglistor enligt ISO för hälso- och sjukvård, samt checklistor för uppföljning. I bilaga 3 finns landsting 5:s förslag till layout för en gemensam laglista. Landsting 6 påpekar att man är intresserad av information om kostnaderna för en gemensam lagbevakning. Enligt landsting 16 medför lagbevakningen idag inte några problem rent tidsmässigt. Däremot menar man att det kan vara svårt att kommunicera anpassad information om relevanta lagändringar till den enskilde mottagaren. 10

11 Slutsatser Sammanfattningsvis använder de allra flesta av landstingen webbaserad lagbevakning på övergripande nivå (17 st använder enbart webbaserad, medan två använder både webb- och icke-webbaserad, dvs sammanlagt 90 %). Den största delen (sammanlagt åtminstone 15 st, dvs 75 %) är nöjda eller mycket nöjda med sina nuvarande system. Drygt hälften (åtminstone tolv, dvs. 60 %) av landstingen har branschspecifika laglistor, medan drygt en tredjedel (åtminstone åtta, dvs. 38 %) har generella laglistor. I drygt en tredjedel av landstingen sker uppdateringen online direkt vid lagändring och när det gäller önskemålen för en gemen sam laglista har två landsting uppgett att uppdateringen bör ske online direkt vid lagändring. Sammantaget betalar 18 landsting (86 %) under kr per år för sin webbaserade laglista och när det gäller arbetsinsatsen avsätter 18 landsting (86 %) mindre än 100 timmar per år. Det landsting som betalar mer än kr per år och ett av landstingen som betalar kr kr per år, utgör regioner. Landsting 16, som generellt sett betalar kr kr per år, är ett relativt stort landsting. De högre kostnaderna bör alltså åtminstone delvis kunna förklaras av att man har mer omfattande verksamheter. Drygt hälften av landstingen har verksamheter som är certifierade enligt ISO Om man jämför vilka landsting som har certifierade verksamheter med vilka som har uppföljning av att olika verksamheter uppfyller lagkraven, framkommer att åtta av de elva landsting som har certifierade verksamheter även har uppföljning. Vidare har enbart tre av de nio landsting som saknar certifierade verksamheter en sådan uppföljning. Två landsting (nr 4 och 7) har uppgett att man främst/enbart har uppföljning för certifierade verksamheter. Enbart ett (nr 21) av alla landsting ställer sig tveksam till en gemensam laglista. Sju, dvs en tredjedel av landstingen, vill se ett samarbete redan år Två av landstingen (nr 1 och 20) har för övrigt kommenterat att de ser mycket positivt på en samverkan kring lagbevakningen. Samtliga landsting som har besvarat fråga 11 är intresserade av en rikstäckande laglista som är i enlighet med SS EN ISO När det gäller goda exempel på lagbevakning i det egna landstinget har tre landsting lyft fram Miljö Guiden i kombination med andra webbaserade tjänster och interna arbetssätt, såsom egna verksamhetsanpassade lagkommentarer, checklistor och andra rutiner. Två landsting har lyft fram WSP:s webbaserade tjänster för bevakning av miljölagarna. De mest framträdande förväntningarna på en gemensam laglista är att den kan effektivisera arbetet med lagövervakning. Detta eftersom ett samarbete gör att man inte uppfinner hjulet på 21 platser, som landsting 18 uttrycker det. Man ser alltså fördelar såsom tids- och kostnadseffektivitet, gemensam utveckling, gemensamma lösningar och stöd vid olika bedömningar. Miljö- och klimatfrågorna har varit i fokus de senaste åren och det kan framöver innebära att fler lagar och regler kommer att ses över nationellt och internationellt. 11