NOW Integrerad telefonistarbetsplats för MD110/MX-ONE. Handbok NOW 2007 MD110/MX-ONE

Transkript

1 NOW Integrerad telefonistarbetsplats för MD110/MX-ONE Handbok NOW 2007 MD110/MX-ONE

2

3 2008 Aastra Technologies Limited. All rights reserved. This document contains proprietary information, which is protected by copyright. No part of this document may be reproduced or transmitted in any form or by any means, electronic or mechanical, including photocopying, recording, or by any information storage and retrieval system, or translated into another language, without prior written consent of Aastra Technologies Limited, Concord, Ontario, Canada. NOTICE The information in this document is subject to change without notice. AASTRA MAKES NO WARRANTY OF ANY KIND WITH REGARD TO THIS MATERIAL, INCLUDING, BUT NOT LIMITED TO, THE IMPLIED WARRANTIES OF MERCHANTABILITY AND FITNESS FOR A PARTICULAR PURPOSE. AASTRA shall not be liable for errors contained herein nor for incidental or consequential damages in connection with the furnishing, performance or use of this material. Aastra Technologies Ltd. Concord, Ontario, Canada Aastra Technologies Ltd, 2008

4 Innehåll Läs detta... 1:1 Allmänt om handboken... 1:2 Viktiga funktioner och tangenter... 1:3 Starta och avsluta NOW... 1:5 Fönsterhantering i NOW... 1:8 Fylla i fält... 1:10 Redigera text... 1:12 Sökning... 2:1 Det här bör du veta om sökning... 2:2 Så här söker du en abonnent... 2:4 Visning av sökresultatet... 2:6 Visa abonnentuppgifter... 2:8 Gå direkt till nästa abonnent... 2:9 Föregående sökning... 2:9 Sökning på Organisation... 2:10 Visa abonnenter i samma organisation... 2:12 Visa abonnenter som har samma sökord... 2:16 Söka något gemensamt... 2:17 Passningsställe... 2:18 Visa telefonnummerförteckning... 2:20 Byta Katalog... 2:22 Aktiviteter... 3:1 Det här bör du veta om aktiviteter... 3:2 Symboler för aktiviteter... 3:4 Registrera aktivitet... 3:5 Visa aktivitet... 3:9 Visa aktiviteter grafiskt... 3:12 Visa dolda aktiviteter... 3:14 Ändra aktivitet... 3:15 Ta bort aktivitet... 3:17 1

5 NOW 2007 Gruppvis inmatning av aktivitet... 3:18 Gruppvis ändring av aktivitet... 3:20 Meddelande... 4:1 Det här bör du veta om meddelanden... 4:2 Skriva meddelande... 4:3 Visa meddelande... 4:5 Kvittera meddelande manuellt... 4:8 Ändra meddelande... 4:9 Ta bort meddelande... 4:12 Meddelande via SMS eller personsökare... 4:13 Lista meddelanden på skärmen... 4:15 Ge flera personer samma meddelanden... 4:15 Skriv ut meddelande... 4:15 Webbläsaren... 5:1 Det här bör du veta om Webbläsaren... 5:2 Starta Webbläsaren i NOW... 5:3 Gå till en webbsida... 5:4 Avsluta Webbläsaren... 5:5 Quick Info... 6:1 Det här bör du veta om Quick Info... 6:2 Söka i Quick Info... 6:3 Visa uppgifter... 6:6 Koppla samtal från Quick Info... 6:7 Ändra text på ett kort i Quick Info... 6:8 Webblänkar i Quick Info... 6:9 2

6 Innehåll Inställningar... 7:1 Byta teckensnitt och textstorlek... 7:2 Skicka Loggfiler... 7:3 Progressiv sökning... 7:5 Tidszoner... 7:6 Övriga inställningar... 7:6 Samtalshantering... 8:1 Det här bör du veta om samtalshantering i NOW... 8:2 Arbetsytan - växeldelen... 8:3 Dagkoppla Öppna ditt bord... 8:4 Nattkoppla Stänga ditt bord... 8:4 Ringa ett samtal... 8:5 Besvara inkommande samtal... 8:7 Koppla samtal... 8:9 Telefonnummerförteckning... 8:11 Koppla till nummer i Uppgifterbilden... 8:13 Koppla till nummer i Quick Info... 8:15 Växla mellan samtalsparter... 8:16 Avsluta samtal... 8:17 Avsluta endast en part... 8:17 Sekretess... 8:18 Medlyssning... 8:19 Upptaget... 8:20 Bryta igenom på upptagen anknytning... 8:21 Återanrop... 8:22 Hänvisad telefon... 8:24 Bryta igenom på hänvisad anknytning... 8:26 Parkering... 8:28 Hämta tillbaka ett parkerat samtal... 8:28 Övervakning... 8:29 Hämta tillbaka övervakat samtal... 8:29 3

7 NOW 2007 Återuppringning... 8:30 Tonval... 8:31 Seriesamtal... 8:32 Konferenssamtal... 8:33 Vidarekoppling... 8:35 Hämta upp det senaste samtalet... 8:36 Repetition av senast slagna nummer... 8:37 Samtalsmätning... 8:38 Automatsvar... 8:39 Automatförmedling... 8:39 Kvittera larm... 8:40 Symboler i NOW... 8:41 Bilaga Snabbkommandon i NOW... Tangentbordsbeskrivning... 4

8 Läs detta Läs detta... I det här kapitlet får du hjälp att komma igång med NOW. Du får även tips om viktiga funktioner och tangenter. 1:1

9 NOW 2007 Allmänt om handboken Denna handbok innehåller allt du behöver för att använda NOW. Boken beskriver programmets funktioner och inställningar. Vissa funktioner kan variera på grund av inställningar i CMGservern eller växeln. Variationer kan också förekomma beroende på CMG databasens uppbyggnad, till exempel organisationshanteringen. 1:2

10 Viktiga funktioner och tangenter Läs detta När du arbetar med NOW behöver du kunna fylla i text i fälten på skärmen, hoppa mellan fälten, lagra det du registrerar samt avbryta om du gör något fel eller vill återgå till ett tidigare fönster. Många tangenter har en speciell funktion i NOW. Här följer en genomgång av de viktigaste tangenterna. a b c d e f a. Avbryta: Tryck på Esc för att gå tillbaka till föregående bild. Om du har gjort ändringar i ett fönster lagras inte dessa. Esc är väldigt användbar när du till exempel sitter fast och inte vet hur du ska komma vidare, när du ångrar dig och inte vill registrera en aktivitet eller ett meddelande du just skrivit. b. Hoppa mellan fält: Tryck på Tabb för att flytta markören mellan olika fält. Tryck på Shift + Tabb för att flytta markören bakåt. c. Ctrl: Denna tangent använder du i kombination med någon annan tangent för att utföra en speciell funktion, till exempel Ctrl + L för att logga ut. Håll ner Ctrl och tryck på L. d. Radera: Tryck på Backstegstangenten för att radera tecken till vänster om markören. Vill du radera tecken till 1:3

11 NOW 2007 höger om markören använder du Ta bort (Delete). e. Flytta markören: Använd Piltangenterna för att bland annat flytta markören inom ett textfält. Vill du flytta markören en hel sidbild använder du tangenterna PageUp och PageDown. f. Lagra: Tryck på Lagra (Return) för att spara och bekräfta det du har gjort i NOW, till exempel en ny aktivitet eller ett nytt meddelande. 1:4

12 Starta och avsluta NOW Läs detta På följande sidor finns en steg-för-steg-instruktion som beskriver hur du kommer in i programmet (loggar in), söker en abonnent, tittar på abonnentens frånvarobesked samt avslutar NOW. Börja med att starta programmet och logga in. Dubbelklicka (tryck två gånger i snabb följd på vänster musknapp) på programikonen för NOW. (Om du inte hittar någon ikon kan du starta programmet från startmenyn. Start\Program\Aastra\NOW 2007) Därefter måste du identifiera dig för att kunna använda programmet. Dialogrutan Inloggning visas omedelbart när du startat programmet och visas alltid när du loggat ut och inte använder systemet. 1. Ange ditt användarnamn. Tryck på Tabb för att hoppa till nästa fält. 1:5

13 NOW Ange ditt lösenord (om det används). Det du skriver kommer inte att synas. I stället visas en rad med asterisker (*****). 3. Tryck på Lagra (Return). Du har nu loggat in i NOW och kommer till grundfönstret. Om det finns en anslagstavla inlagd visas denna först. Tryck på Quick Info (Pause/Break) för att lämna Anslagstavlan och komma till grundfönstret. Om du vill ansluta till en annan CMG-server klickar du på alternativ och anger ett annat servernamn. 1:6

14 Läs detta Avsluta med att logga ut När du går hem för dagen, tar lunch, och så vidare, bör du logga ut, så att ingen obehörig kommer åt uppgifterna i systemet. 1. Tryck på Ctrl + L. När du har loggat ut visas dialogrutan Inloggning igen. 1:7

15 NOW 2007 Fönsterhantering i NOW I Windowsprogram talar man om fönster. Grundfönstret ligger alltid i bakgrunden när du arbetar i programmet. Det finns två olika grundfönster i NOW. Ett för Abonnentregistret och ett för Webläsaren. Det är från grundfönstret du startar sökningar. När du utför någon funktion, till exempel registrerar aktiviteter eller meddelanden, placeras andra fönster ovanpå grundfönstret. Du kan alltid komma tillbaka till grundfönstret genom att trycka på Esc. Fönster och dialogrutor Fönstren i NOW ser lite olika ut, beroende på vilken funktion de har. Vi skiljer därför på fönster och dialogrutor. Det finns fönster som visar information som till exempel Aktivitetsbilden (flashbilden). 1:8

16 Läs detta En annan typ av fönster är dialogrutor. De är fönster som alltid begär att du lämnar ett svar, till exempel fyller i ett fält. Du måste alltid avsluta en dialogruta med att trycka på Lagra (Return) eller Avbryt (Esc) innan du kan byta funktion. 1:9

17 NOW 2007 Fylla i fält Det finns olika typer av fält i NOW. Du flyttar alltid mellan fält genom att trycka på Tabb. Så här fyller du i olika fält: Textfält Textrutor kan vara tomma eller ifyllda. De kan innehålla en eller flera rader. Tomt textfält: Skriv in texten i fältet. Ifyllt fält: När du kommer till en textruta som innehåller text, är hela texten markerad. Börjar du skriva direkt ersätter du den markerade texten helt. Vill du bara redigera den befintliga texten, ska du börja med att trycka på en Piltangent. Texten avmarkeras och du kan ställa markören där du önskar redigera texten. Se vidare i avsnittet Redigera text. (Trycker du på Lagra (Return) lagras texten och de övriga uppgifterna i det aktuella fönstret/dialogrutan). 1:10

18 Läs detta Nedrullningsbar lista Det här fältet innehåller en lista med alternativ som du kan välja. Det finns flera sätt att välja alternativ i lista: Använd Piltangenten ner om du vill gå nedåt i texten och Piltangenten upp för att gå uppåt i texten (ett alternativ åt gången visas). Tryck på F4 så visas en lista med alla alternativ. Välj alternativ med Uppåt- respektive Nedåtpil. När det alternativ du önskar är markerat går du vidare med Tabb till nästa fält. Ange första bokstaven i det alternativ som du önskar. Om det finns flera alternativ som börjar på samma bokstav trycker du på bokstaven tills rätt alternativ har markerats. Kryssruta En kryssruta kan markeras eller avmarkeras och representerar alternativ som du kan koppla på eller av. När fältet för kryssrutan är markerad (tunn streckad ram) trycker du på Mellanslagstangenten för att markera respektive avmarkera kryssrutan. Funktionstangent Funktionstangenten utför en viss uppgift och har ett namn som beskriver den funktion tangenten har, till exempel Lagra eller Avbryt. Använd Lagra (Return) för att lagra och Esc (avbryt) för att avbryta. 1:11

19 NOW 2007 Redigera text Att redigera text i NOW fungerar på samma sätt som i ett vanligt ordbehandlingsprogram. Du bör känna till följande tangenter för att kunna redigera text. a b c a. Radera text: Tryck på Backstegstangenten för att radera tecknet till vänster om markören. b. Radera text: Tryck på Ta bort (Delete) för att radera tecknet till höger om markören. c. Flytta markören: Med Piltangenterna flyttar du markören uppåt och nedåt respektive åt vänster och höger. Om du vill flytta markören en hel sidbild använder du PageUp respektive PageDown. Exemplet nedan visar dialogrutan Nytt meddelande. Funktionen beskrivs utförligt i kapitlet Meddelande. Om fältet är tomt skriver du in texten direkt. Om fältet innehåller text är denna markerad när du kommer till fältet. Om du börjar skriva när texten är markerad försvinner den tidigare texten helt. Avmarkera texten genom att trycka på någon av Piltangenterna. 1:12

20 Läs detta Om du behöver ändra i texten du skrivit så flyttar du markören med Piltangenterna. Placera markören där du vill ändra. Texten till höger om markören flyttas automatiskt åt höger när du skriver in ny text. 1:13

21 NOW :14

22 Sökning Sökning I det här kapitlet får du lära dig hur du söker abonnenter. Du kan till exempel söka på namn, organisation, sökord och rum. Du kan även titta på de uppgifter som finns lagrade om en abonnent. I detta kapitel beskrivs även de olika snabbfunktionerna vid sökning. 2:1

23 NOW 2007 Det här bör du veta om sökning I NOW kan du utföra flera olika typer av sökning. Du kan bland annat söka på namn, telefonnummer, sökord och organisation. Du kan kombinera flera sökbegrepp, till exempel söka alla Andersson på ekonomiavdelningen. Exemplet nedan visar en sökning på sökordet Försäljare. Resultatet av sökningen visas i Katalogbilden i grundfönstret. För att starta en ny sökning behöver du inte radera innehållet i katalogbilden. Detta skrivs över av det nya sökresultatet. Det är möjligt att konfigurera sökfälten på annat sätt än som visas i bilden ovan. Detta görs i programmet Configuration Manager. 2:2

24 Inmatning av sökbegrepp Sökning När du gör en sökning kan du skriva både med versaler (stora bokstäver) och gemener (små bokstäver). Systemet skiljer inte heller på V och W. När du ska göra en sökning kan du ange allt från en bokstav/siffra till hela sökordet. Detta gäller samtliga fält. Alternativ stavning Fonetik Om du söker på namn kan du få träff även på fonetiska stavningsalternativ, det vill säga namn som låter som det du söker. Namnen visas med sin korrekta stavning. Söker du till exempel på Carlsson och sökträffen visar Karlsson, så finns det ett fonetiskt stavningsalternativ inlagt på abonnenten som gör att du får träff trots att du stavat annorlunda. Specialtecken för sökning Det finns några olika specialtecken som du kan använda för att söka efter abonnenter. Skriv en asterisk (*) som sökord för att söka alla förekomster. % Skriv ett procenttecken innan sökordet för att söka alla förekomster, även tomma fält. Eller kombinera tecknet med ett sökord. Till exempel, ange Ström% för att söka alla som har ett efternamn som innehåller Ström. < Om du har tillgång till flera kataloger kan du tillfälligt söka i en annan katalog genom att skriva Sökordet<katalognamn. Läs mer om kataloghantering längre fram i kapitlet. 2:3

25 NOW 2007 Progressiv sökning Om progressiv sökning är aktiverad (se kapitel 7, inställningar), visas de överensstämmande resultaten i listan medan du skriver. Varje gång ett nytt tecken skrivs in i sökfältet utförs en ny sökning. Exempel: om du skriver and i sökfältet, visas alla personer vars namn börjar på and i resultatlistan utan att du behöver trycka på retur. Om du fortsätter att skriva er, visas alla personer vars namn börjar på ander och så vidare. Så här söker du en abonnent 1. Flytta markören till fältet för den sökning som du vill göra. Flytta markören framåt till nästa fält med Tabb eller bakåt med Shift + Tabb. Det går även att använda Alt för att flytta markören. 2. Ange ett eller flera sökord. Namn/Telnr: Om du anger en siffra som första tecknet i sökordet söker programmet på telefonnummer, om du anger en bokstav söker det på namn. Abonnenterna söks vanligtvis i formatet (Efternamn mellanslag Förnamn). Med kortkommandot alt + 0 (noll) kan du ändra sökfunktionen i fältet mellan Namn/Telnr, Endast namn eller endast telefonnr. Du kan ange hela eller en del av namnet/telefonnumret, till exempel S, Str, Ström eller 2:4

26 Sökning Strömberg. Du kan också söka på bara förnamn genom att först trycka på Mellanslagstangenten och sedan skriva in förnamnet. Du kan söka på både efternamn och förnamn i fältet med ett mellanslag emellan. Du kan söka på en del av ett namn om du anger % (Procent) innan sökbegreppet. Organisation: Ange hela eller del av organisationsnamnet. Läs mer i avsnittet Sökning på organisation längre fram i detta kapitel. Sökord: Ange sökord eller en kombination av sökord, till exempel inköp,stål för att söka vem som har hand om inköp av stål. Du kan kombinera upp till tre olika sökord. Skiljetecknet mellan sökorden beror på hur ditt system är uppsatt men är vanligtvis, (Komma). Rum: Ange hela eller del av rumsbeteckningen. Fält 1 och Fält 3: Dessa två fält är anpassningsbara och kan till exempel användas för information såsom ort eller land. Kombinerad sökning Du kan göra en kombinerad sökning genom att ange flera sökord, till exempel Persson i fältet Namn och Ekonomi i fältet Organisation. Flytta markören mellan fälten med Tabb. En kombinerad sökning begränsar urvalet och snabbar upp sökningen. 3. Tryck på Lagra (Return) för att påbörja sökningen. 2:5

27 NOW 2007 Visning av sökresultatet När du har gjort en sökning visas sökresultatet på katalogsidan. Om det finns speciell information om abonnenten visas den i informationsraden längst ner på skärmen. Abonnenterna sorteras olika, beroende på vilken typ av sökning du gjort. Framför abonnenterna förekommer ibland symboler. Du kan läsa om de olika symbolerna i kapitlen Aktivitet och Meddelande. 2:6

28 Markera abonnenter Sökning När du har gjort en sökning är den första abonnenten på katalogsidan markerad. Du markerar en annan abonnent genom att flytta markören med Piltangenterna. Vill du flytta markören en hel sidbild använder du PageUp eller PageDown. Microsoft Live Communication Server I söklistan kan du se ikoner som liknar MSN Messengerikoner. Dessa ikoner visar abonnentens närvarostatus på Windows Messenger eller Office Communicator. Systemets konfiguration avgör om du kan se dessa ikoner. Det finns olika ikoner beroende på abonnentens närvarostatus. Följande tabell visar vad de olika statusikonerna betyder. Ikon Närvarostatus Ej närvarande Upptagen Online, närvarande Offline 2:7

29 NOW 2007 Visa abonnentuppgifter Du kan titta på alla uppgifter som finns registrerade på en abonnent. 1. Sök fram och markera aktuell abonnent. Läs om hur du söker en abonnent tidigare i detta kapitel. 2. Tryck på Uppgifter (F9). Fönstret Uppgifter visas. Du kan bläddra i listan med Piltangenterna. Vill du flytta markören en hel sidbild använder du PageUp eller PageDown. 3. Tryck Avbryt (Esc) för att gå tillbaka till abonnentlistan. 2:8

30 Gå direkt till nästa abonnent Sökning När du ska titta på flera abonnenters uppgifter, aktiviteter eller meddelanden kan du direkt gå från en abonnents bild till en annans. Detta är användbart när du till exempel sökt fram alla som har meddelande på skärmen och vill ringa runt till dem. Exempel: Tryck på Visa meddelande (F7) för den första abonnenten och tryck sedan på Alt + Nedåtpil för att bläddra till nästa person i söklistan och på Alt + Uppåtpil för att bläddra till föregående person i söklistan. Du kan använda denna funktion i följande fönster: Aktivitet, Meddelande samt i Uppgifter. Föregående sökning 1. Tryck på Föregående sökning (Insert). Dina senaste åtta sökningar sparas i ett minne så att du enkelt kan gå tillbaka. Detta kan till exempel vara användbart om du vill skriva in ett meddelande till någon som nyss söktes och inte hann med att skriva det just då. 2:9

31 NOW 2007 Sökning på Organisation. Om ert register är uppbyggt hierarkiskt med organisationsträd kan du söka på ett eller flera organisationsnamn för att hitta rätt avdelning. Om du vill söka efter flera organisationsnamn använder du ett kommatecken (,) mellan varje namn. Du kan maximalt ha med tre organisationsnamn i en sökning. Skriv det organisationsnamn du vill hitta först. Exempel: Det finns två avdelningar som heter lager. En är organiserad under avdelningen import och en annan under avdelningen export. Nedan visas en sökning på avdelningen lager som finns under Importdivisionen De organisationsenheter som stämmer med sökningen visas med en rubrik ovanför. 2:10

32 Sökning Om du anger en punkt (.) som skiljetecken i organisationsfältet kommer du istället att söka i fältet Org1. Detta fält används exempelvis för att skriva in avdelningsförkortningar eller alternativa organisationsnamn. De organisationsenheter som stämmer överens med sökningen presenteras. 2:11

33 NOW 2007 Visa abonnenter i samma organisation Du kan söka upp de abonnenter som tillhör samma organisationsenhet som en viss abonnent. Organisationen presenteras enligt organisationsträdet i Directory Manager (se bild nedan). 1. Sök fram och markera aktuell abonnent. Läs om hur du söker en abonnent tidigare i detta kapitel. 2. Tryck på Samma org (F10) I listan visas de personer som tillhör samma organisation som den markerade abonnenten samt eventuella underavdelningar. 2:12

34 Sökning Organisationsenheterna separeras med rubriker. Antalet punkter innan organisationsrubriken symboliserar vilken nivå i organisationsträdet enheten finns på. En enhet med tre punkter finns under en avdelning med två punkter. Sökningen nedan visar samma enheter som visas i organisationsträdet på föregående sida. Om du trycker samma org (F10) en gång till klättrar du uppåt i organisationen. Du kan trycka upprepade gånger på Samma org tills hela organisationen visas. Organisationsenheterna presenteras i den ordning som bestäms av det underliggande organisationsträdet. Abonnenterna inom en organisationsenhet presenteras eligt prioritetsordning Om du trycker Alt + Samma org (Alt-F10) sker ingen klättring i organisationsträdet, endast aktuell enhet visas med eventuella underenheter 2:13

35 NOW 2007 Om en abonnent tillhör flera organisationsenheter visas ett plustecken efter avdelningsnamnet. När du trycker Samma org (F10) visas en dialogruta. Välj organisation med piltangenterna och tryck på Lagra (Return). 2:14

36 Samma organisation utan organisationsträd Sökning Om ni inte har något organisationträd får du fram de abonnenter som tillhör samma Division och Avdelning som den markerade abonnenten. 2:15

37 NOW 2007 Visa abonnenter som har samma Sökord Du kan söka upp de abonnenter som har samma sökord som en viss abonnent. 1. Sök fram och markera aktuell abonnent. Läs om hur du söker en abonnent tidigare i detta kapitel. 2. Tryck på Samma sökord (F 11). En lista med abonnentens sökord visas. Använd Piltangenterna för att markera det ärende du vill söka fler abonnenter på och tryck på Lagra (Return) Tryck på Avbryt (Esc) för att Avbryta. 2:16

38 Söka något gemensamt Sökning Det finns även andra funktionstangenter som du kan använda dig av för att hitta flera abonnenter som har något gemensamt. Vad dessa tangenter ger för resultat varierar, beroende på vad som är sökbart och vilken information som är inlagd i systemet. 1. Sök fram och markera aktuell abonnent. Läs om hur du söker en abonnent tidigare i detta kapitel. 2. Tryck på önskad funktionstangent. Ctrl + T Samma telefonnummer Ctrl + R Samma rum Shift + Alt + Z Samma Övrigt 1 Shift + Alt + X Samma Övrigt 3 2:17

39 NOW 2007 Passningsställe När du har gjort en sökning kan du titta på abonnentens passningsställen. Du kan även välja passningsställe och koppla ett inkommande samtal till detta. Symbolen P i abonnentlistan visar att abonnenten har passningsställe. 1. Sök fram och markera aktuell abonnent. Läs om hur du söker en abonnent tidigare i detta kapitel. 2. Tryck på Visa passn (Scroll Lock). Dialogrutan Passningsställe visas. Abonnenten kan ha två olika passningsställen (Passning 1 och Passning 2). 2:18

40 Sökning När du har dialogrutan Passningsställe framme kan du koppla ett samtal till någon av abonnentens passningsställen. 3. Tryck på Slå nummer. NOW slår automatiskt numret till den abonnent som har en svart prick i alternativringen. Systemet väljer automatiskt första tillgängliga passningsställe. Vill du själv välja vilket passningsställe du ska koppla till, så använder du Piltangenterna för att flytta den svarta pricken. För att avbryta. Tryck Avbryt (Esc). 2:19

41 NOW 2007 Visa telefonnummerförteckning När du har gjort en sökning kan du ta fram en förteckning över den markerade abonnentens alla telefonnummer. Från den dialogrutan kan du sedan låta NOW slå numret åt dig i växeln automatiskt, både internt och externt. 1. Sök fram och markera aktuell abonnent Läs om hur du söker en abonnent tidigare i detta kapitel. 2. Tryck på Alt + Slå nummer. En lista med abonnentens olika telefonnummer visas. 2:20

42 Sökning 3. Markera med piltangenterna det nummer du vill ringa och tryck Slå nummer. NOW slår det önskade numret i växeln. 2:21

43 NOW 2007 Byta Katalog I grundfönstrets titelrad kan du se vilken katalog du arbetar i för tillfället. Om ditt företag har flera olika kataloger kan du snabbt växla mellan dessa. När ett samtal kommer in till en person som är hänvisad, visas abonnentens aktivitet. NOW byter då automatiskt till den katalog som anknytningen finns registrerad i och visar frånvarobeskedet. Du kan söka i andra kataloger tillfälligt eller söka i alla tillgängliga kataloger samtidigt. För att söka i samtliga kataloger skriver du <* efter det sökbegrepp du har angivit. Om du endast vill söka i en av flera kataloger skriver du < + katalognamnet. Om du exempelvis vill söka fram Konradsson i Malmökatalogen skriver du Konradsson<Malmö. Nästa gång du söker är du tillbaka i ursprungskatalogen. Du behöver alltså inte själv byta tillbaka till ursprungskatalogen. (Ovanstående funktioner kan variera beroende på olika serverinställningar.) Om du vill logga in i en annan katalog trycker du Alt + F2. 2:22

44 Sökning Då får du en lista med tillgängliga kataloger. Välj katalog med piltangenterna och tryck Lagra (Enter) för att logga in. 2:23

45 Aktiviteter Aktiviteter När en abonnent är ute på lunch, sammanträde eller semester, registrerar du eller abonnenten själv aktiviteten i CMG. I det här kapitlet får du information om hur du tittar på en abonnents aktiviteter samt hur du registrerar en ny, ändrar och tar bort aktiviteter. 3:1

46 NOW 2007 Det här bör du veta om aktiviteter Vad är en aktivitet? När en abonnent ska på lunch, sammanträde, tjänsteärende, semester eller liknande, kan du eller abonnenten själv registrera aktiviteten i CMG. Beskedet innehåller orsak till aktiviteten, tidpunkt när aktiviteten börjar samt uppgifter när abonnenten kommer att vara på plats igen. Beskedet kan även visa var samtalen tar vägen, till exempel telefonist, mobil eller röstbrevlåda. Även extra information kan läggas till beskedet. Du kan dessutom markera flera abonnenter samtidigt och registrera aktivitet för en hel grupp. Detta är användbart till exempel då en avdelning går på möte eller ska på konferens. Se avsnittet Gruppvis inmatning av aktivitet. 3:2

47 Aktiviteter Automatisk visning av aktivitet När det ringer på en stängd telefon visas fönstret aktivitet automatiskt. Detta fönster visas även om någon ringer internt till växeln. Aktivitetsbeskeden rensas automatiskt Vanligtvis rensas gamla aktivitetsbesked automatiskt 24 timmar efter det att tiden gått ut (beroende på serverinställningar). Du har möjlighet att själv ta bort en aktivitet som till exempel har blivit felaktigt registrerat. Se avsnittet Ta bort aktivitet. Tilläggsinformation om aktiviteten I CMG har du möjlighet att registrera information som hör ihop med aktivitetsbeskedet, till exempel var abonnenten befinner sig. Det hjälper dig att lämna bättre information till den som söker abonnenten. 3:3

48 NOW 2007 Symboler för aktiviteter Symbolerna för ett aktivitetsbesked syns endast när beskedet är aktivt. Röd Grå Röd Grå Röd Blå Blå Abonnenten har ett gällande aktivitetsbesked och telefonen är vidarekopplad. Abonnenten har ett gällande aktivitetsbesked och telefonen är öppen. Abonnenten har ett gällande aktivitetsbesked med tilläggsinformation och telefonen är vidarekopplad. Abonnenten har ett gällande aktivitetsbesked med tilläggsinformation och telefonen är öppen. Abonnentens telefon är vidarekopplad utan att personen har någon registrerad aktivitet. Endast när flera abonnenter finns på samma anknytning. Abonnenten har tilläggsinformation men inget aktivitetsbesked, det vill säga detta besked stänger aldrig telefonen, utan är till för att ge telefonisten extra information om abonnenten. Abonnenten har schema (återkommande aktivitet) registrerat. 3:4

49 Aktiviteter Registrera aktivitet Exemplet nedan visar hur du registrerar aktivitetsbesked för en abonnent. 1. Sök fram och markera en abonnent. Läs om sökning och markering av abonnenter i kapitlet Sökning. 2. Tryck på Ny aktivitet (F6). Dialogrutan Nytt aktivitet visas. Här anger du orsakskod med eventuell tilläggsinformation, tidpunkt för aktivitetens början och slut, samt om telefonen ska vara vidarekopplad eller öppen för inkommande samtal. 3:5

50 NOW 2007 a. Välj aktivitetskod i listan. När önskat alternativ visas, tryck på Tabb för att flytta markören till nästa fält. Det finns flera sätt att välja aktivitetskod. Obs! Fältet måste vara markerat. Använd Piltangenterna för att ändra orsak i fältet. Tryck på F4 så visas alla alternativ. Välj alternativ med Uppåt- respektive Nedåtpil. Ange första bokstaven i det alternativ du önskar, till exempel T för Tjänsteärende. Finns det andra alternativ som börjar på T trycker du på T tills rätt alternativ visas. Om du väljer aktivitetskoden Info kommer ett speciellt informationsbesked att lagras. Detta besked vidarekopplar inte telefonen, utan är till för att ge telefonisten möjlighet att registrera extra information om abonnenten (till exempel Tag alltid meddelande ). b. Ange när aktiviteten börjar. Dagens datum och klockslag är redan ifyllt. Ändra uppgifterna om annan tid ska gälla. Inom fältet flyttar du markören med Höger- respektive Vänsterpil. Om du vill ange egna värden flyttar du markören till det tecken som ska ändras och skriver över texten. Du kan också ändra datum och tid genom att bläddra med pilarna uppåt respektive nedåt, då ändrar du en dag eller månad i taget och tiden med en timme eller 15 minuter i taget. 3:6

51 Aktiviteter Genom att trycka Visa alla (F4) när du har markerat datumfältet får du fram en grafisk kalender. Flytta dig med hjälp av piltangenterna och PageUp eller PageDown till önskat datum och tryck på Lagra. c. Ange när aktiviteten slutar. Beroende på vilken aktivitet du har valt, visas ett förinställt standarddatum eller en förinställd standardtid i fältet. Ändra uppgifterna om annan tid ska gälla. 3:7

52 NOW 2007 d. Hur ska telefonen vidarekopplas? Varje användare kan ha olika profiler för vidarekoppling. Du kan välja att vidarekoppla till telefonist, interaktivt talsvarssystem, röstbrevlåda eller mobil. OBS! Vidarekoppling enligt profiler och till mobil fungerar bara i de system där tjänsten finns installerad. Tryck på Mellanslagstangenten för att bocka för respektive ta bort bocken i rutan Återgå automatiskt. Återgå automatiskt -Telefonen kommer att vara vidarekopplad enligt vald profil under aktiviteten. När aktiviteten är slut återgår telefonen automatiskt till standardprofilen. Telefonen kommer att vara vidarekopplad tills den öppnas eller annan profil anges. Har du valt aktivitetskoden Info, samt Ingen vidarekoppling kommer telefonen att vara öppen. e. Skriv in eventuell tilläggsinformation. Här kan du skriva in ett meddelande som kommer att visas tillsammans med aktivitetsbeskedet, till exempel var man kan finna abonnenten. 3. Tryck på Lagra (Return) för att lagra eller Avbryt (Esc) för att avbryta. Aktivitetsbeskedet sparas och aktuell symbol visas framför abonnenten i katalogbilden. Obs! Symbolen visas endast när aktivitetsbeskedet är aktivt. 3:8

53 Aktiviteter Visa aktivitet När det ringer på en stängd telefon visas abonnentens aktiviteter automatiskt, men du kan även själv gå in och titta på aktiviteterna. Börja med att söka abonnenten. 2. Sök fram och markera en abonnent. Läs om sökning och markering av abonnenter i kapitlet Sökning. Abonnenter med pågående aktiviteter visas med en obruten cirkel eller ett i till vänster om kataloglistan. 3:9

54 NOW Tryck på Visa aktivitet (F5). Fönstret Aktivitet visas med abonnentens aktuella eller framtida aktivitetsbesked. Här ser du bland annat när abonnenten återkommer och vilken aktivitet som är aktivt. a. Abonnentuppgifter: Fönstrets övre del innehåller uppgifter om abonnenten. 3:10

55 Aktiviteter b. Åter datum/tid: Här kan du snabbt se när abonnenten kommer att vara på plats efter aktivitet. Användbart när abonnenten har flera aktiviteterbesked som överlappar varandra. Tiden visar när den senaste aktiviteten slutar. c. Aktivitetsbesked: Endast de besked som är aktuella eller framtida visas. Aktivitetsbeskeden visar Aktivitetskod och tidpunkt för aktivitetens början och slut. d. Tilläggsinfo: Ett tilläggsmeddelande finns kopplat till aktiviteten. Om hela beskedet inte syns kan den avkortade texten läsas i sin helhet i fältet längst ned på bilden när beskedet är markerat. e. Signatur: Efter tilläggsinformationen syns signaturen på den telefonist som lagt in aktiviteten. Om abonnenten hänvisar sig via telefonen så står det Eget. Hänvisar sig abonnenten via Office Web, så står det Office Web. Även andra signaturer kan förekomma. 3:11

56 NOW 2007 Visa aktiviteter Grafiskt Om det finns väldigt många aktiviteter registrerade på en abonnent kan det vara enklare att se aktiviteterna grafiskt. Då kan man på ett överskådligare sätt se vilka dagar abonnenten inte har några aktiviteter registrerade. 1. Sök fram och markera en abonnent. Läs om sökning och markering av abonnenter i kapitlet Sökning. 2. Tryck på Visa aktivitet (F5). 3. Tryck på Visa aktivitet (F5 ) ytterligare en gång. Aktivitetsbilden visas grafiskt. Du kan växla mellan den grafiska vyn och textvyn med tangenten Visa aktivitet (F5) 3:12

57 Aktiviteter Visa fler eller färre dagar med Ctrl+ I för att zooma in och Ctrl + O för att zooma ut. Flytta en dag framåt i kalendern med Ctrl + pil höger, och en dag bakåt med Ctrl + pil vänster. För att flytta en hel vecka i taget trycker du Ctrl + Shift + pil höger eller vänster. Du kan utföra samma funktioner i den grafiska vyn som i textvyn, till exempel Registrera, ändra eller ta bort aktiviteter. Den vy du senast hade i aktivitetsbilden kommer att visas nästa gång du trycker Visa aktivitet eller får en automatisk visning av aktivitet (Flash) 3:13

58 NOW 2007 Visa dolda aktiviteter När du väljer att titta på en abonnents aktiviteter visas vanligtvis endast de besked som gäller nu och framåt i tiden. Andra typer av aktiviteter, vilka normalt inte visas, är de speciella schemabeskeden och gamla aktiviteter. 1. Sök fram och markera en abonnent. Läs om sökning och markering av abonnenter i kapitlet Sökning. 2. Tryck på Visa aktivitet (F5). 3. Tryck på Visa alla (F4). Alla aktiviteter, även dolda, visas i fönstret Aktivitet. 4. Tryck på Visa alla (F4) igen för att återgå till den vanliga aktivitetsbilden. 3:14

59 Aktiviteter Ändra aktivitet 1. Sök fram och markera en abonnent. Läs om sökning och markering av abonnenter i kapitlet Sökning. 2. Tryck på Visa aktivitet (F5). 3. Markera den aktivitet som ska ändras. 3:15

60 NOW Tryck på Ändra (F12). Dialogrutan Ändra aktivitet visas. 5. Ändra aktiviteten. Du gör på samma sätt som när du registrerar en ny aktivitet. Se avsnittet Registrera aktivitet. 6. Tryck på Lagra (Return) för att spara eller Tryck Avbryt (Esc) för att avbryta. 3:16

61 Aktiviteter Ta bort aktivitet Aktivitetsbesked vars tid har gått ut tas normalt bort automatiskt efter 24 timmar. (Beroende på serverinställningar). 1. Sök fram och markera en abonnent. Läs om sökning och markering av abonnenter i kapitlet Sökning. 2. Tryck på Visa aktivitet (F5). 3. Markera aktiviteten som ska tas bort 4. Tryck på Ta bort (Delete). Aktiviteten raderas. 3:17

62 NOW 2007 Gruppvis inmatning av aktivitet I NOW har du möjlighet att registrera aktiviteter för flera abonnenter samtidigt. Funktionen är användbar när till exempel en hel avdelning eller grupp av personer har möte eller åker på konferens. Markera flera rader/abonnenter: Håll ned Shift + Nedåtpil/Uppåtpil. De rader som du markerar fylls med färg. Markering av endast vissa abonnenter: Har du en lista där du vill markera endast vissa abonnenter så kan du hålla ned Ctrl samtidigt som du trycker på Mellanslagstangenten på de abonnenter som du vill markera. De abonnenter i abonnentlistan som du inte vill markera trycker du ned Ctrl + Nedåtpil/Uppåtpil. Du kan också hålla ned Ctrl samtidigt som du klickar med vänster musknapp på de abonnenter du vill markera. 3:18

63 Aktiviteter Avmarkera en rad: Om du vill avmarkera en abonnent så trycker du ned Ctrl + Mellanslagstangenten. Du kan också trycka ned Ctrl samtidigt som du klickar med vänster musknapp på aktuell abonnent. När du har markerat hela gruppen trycker du på Ny aktivitet (F6) och fortsätter på samma sätt som när du registrerar aktiviteter för en person. Se avsnittet Registrera aktivitet. 3:19

64 NOW 2007 Gruppvis ändring av aktivitet Du kan också göra en gruppvis ändring av aktiviteter i NOW. Det gör du på samma sätt som du ändrar en vanlig aktivitet. 1. Sök fram och markera en av abonnenterna som finns med i gruppen du har registrerat aktivitet på. Läs om sökning och markering av abonnenter i kapitlet Sökning. 2. Tryck på Visa aktivitet (F5). Markera aktiviteten du vill ändra. 3:20

65 Aktiviteter 3. Tryck på Ändra (F12). Gör den ändring du vill göra i orsaks-, tids- eller tilläggsinformationsfältet. 4. Tryck Lagra (Return). Du får då frågan: Aktiviteten är gruppvis inlagd. Vill du ändra hela gruppen?. Svarar du Ja ändras aktiviteten på alla i gruppen. Svarar du Nej, ändras aktiviteten endast på den valda abonnenten. Ta bort gruppvis inmatning av aktivitet Du har även möjligheten att ta bort en gruppvis inmatning av aktivitet. Det gör du på samma sätt som när du tar bort en vanlig aktivitet för en abonnent. 1. Sök fram och markera en av abonnenterna som finns med i gruppen du har registrerat aktivitet på. Läs om sökning och markering av abonnenter i kapitlet Sökning. 3:21

66 NOW Tryck på Visa aktivitet (F5). Markera aktiviteten du vill ta bort. 3. Tryck på Ta bort (Delete), för att radera aktiviteten. Du får då frågan: Aktivitet är gruppvis inlagt. Skall alla i hela gruppen tas bort?. Svarar du Ja tas aktiviteten bort på alla som du har registrerat den på. Svarar du Nej, raderas aktiviteten endast på den valda abonnenten. 3:22

67 Meddelande Meddelande Om ett samtal kommer in till en abonnent som inte är närvarande, kan du ta ett meddelande och skriva in det i NOW. Meddelandet kan skickas automatiskt till abonnenten via e-post. I det här kapitlet får du lära dig att skriva in, ändra, titta på, kvittera och ta bort meddelanden. 4:1

68 NOW 2007 Det här bör du veta om meddelanden När det kommer in ett samtal till en abonnent som inte kan ta emot samtalet, kan du ta ett meddelande och skriva in det i NOW. En symbol i form av ett gult pappersark läggs in i katalogbilden framför abonnenten för att visa att ett meddelande finns. Distribution av meddelanden Med NOW finns det också möjligheter att distribuera meddelanden. När ett meddelande har skrivits in, kan det skickas automatiskt till abonnenten via e-post. 4:2

69 Meddelande Skriva meddelande 1. Sök fram och markera en abonnent. Läs om hur du söker en abonnent i kapitlet Sökning. 2. Tryck på Nytt medd (F8). Dialogrutan Nytt meddelande visas med abonnentens namn och anknytning på titelraden. 3. Välj meddelandesystem. Finns det bara ett meddelandesystem hamnar du direkt i textrutan. Finns det flera system att välja på kan du antingen använda Piltangenterna eller trycka den första bokstaven i det önskade systemets namn. Om du vill skicka till samtliga system så markerar du dessa genom att hålla ned Shift medan du markerar med en Piltangent. Du kan också hålla ned Ctrl och klicka med vänster musknapp på de system du vill skicka till. Tryck sedan på Tab för att hoppa till textfältet. 4:3

70 NOW Skriv meddelande eller klistra in förinställt meddelande Skriv meddelandet i textfältet eller välj ett förinställt meddelande från nedrullningslistan. Inställningarna i CMG Server avgör om du kan se nedrullningslistan med fördefinierade meddelanden. Tryck på Ctrl + Retur för att byta rad när du skriver ett meddelande. 5. Tryck på Lagra (Return) för att spara. Symbolen (ett gult pappersark) visas nu framför abonnenten i abonnentlistan. Om meddelandet ska skickas via till exempel e-post så blir symbolen ett stängt kuvert som visar att meddelandet distribueras. 4:4

71 Meddelande Visa meddelande Vill du veta vilka meddelanden en viss abonnent har kan du ta upp och titta på dem. 1. Sök fram och markera en abonnent. Läs om hur du söker en abonnent i kapitlet Sökning. Symbolen framför abonnenten visar om det finns något meddelande. 4:5

72 NOW Tryck på Visa meddelande (F7). a b c d a. Abonnentuppgifter: Fönstrets övre del innehåller uppgifter om abonnenten. 4:6

73 Meddelande b. Meddelanden: Abonnentens meddelanden visas med datum, tid, meddelandesystem, text och signatur. Meddelandet har inte distribuerats. Meddelande har distribuerats. Meddelandet har distribuerats och blivit kvitterat/läst, om kvittering kan göras. c. Meddelande fortsätter: Markera raden så visas meddelandet i sin helhet i fältet Meddelandetext. Meddelandetext: Tryck på Tabb för att flytta markören till fältet. Använd PageDown respektive PageUp eller Piltangenterna för att läsa meddelandet i sin helhet. d. Signatur: Efter meddelandet visas signaturen på den som skrivit in meddelandet. 3. Tryck Avbryt (Esc) för att komma tillbaka till abonnentlistan. 4:7

74 NOW 2007 Kvittera meddelande manuellt. Om abonnenten tar kontakt med växeln för att få sitt meddelande så kan du kvittera meddelandet för att markera att meddelandet nått sin mottagare. Om meddelandet distribueras via e-post kommer meddelandet att kvitteras automatiskt när det når mottagaren. 1. Sök fram och markera en abonnent. Läs om hur du söker en abonnent i kapitlet Sökning. Symbolen framför abonnenten visar om det finns något meddelande. 2. Tryck på Visa meddelande (F7). När du läst upp meddelandet kan du kvittera det. Genom att trycka Ctrl + K kvitterar du det meddelande du har markerat. Du kan plocka fram det kvitterade meddelandet genom att trycka på Visa alla (F4). Meddelandet kommer då att ha det öppna kuvertet som symbol. Ett kvitterat meddelande ligger kvar vanligtvis kvar i 24 timmar. (Beroende på serverinställningar). 4:8

75 Meddelande Ändra meddelande Om ett meddelande blivit felaktigt inskrivet kan du gå tillbaka och ändra meddelandet. Om meddelandet distribueras via e-post kommer abonnenten att få två olika meddelanden om man ändrar det första, därför bör man inte ändra sådana meddelanden utan skriva ett helt nytt som dementerar det första. 1. Sök fram och markera en abonnent. Läs om hur du söker en abonnent i kapitlet Sökning. 2. Tryck på Visa meddelande (F7). 4:9

76 NOW Markera det meddelande som ska ändras. 4. Tryck på Ändra (F12). Dialogrutan Ändra meddelande visas. 5. Ändra meddelandet. Markören står vid den första bokstaven i den skrivna texten. Med Piltangenterna kan du flytta markören till den plats där du vill skriva in ny text. 4:10

77 Meddelande Vill du ta bort text? Med Ta bort (Delete) tar du bort text till höger om markören, med Backstegstangenten tar du bort text till vänster om markören. 6. Tryck på LAGRA (Return) för att spara. Om du ångrar dig kan du avbryta, utan att spara ändringarna, genom att trycka på Esc. 4:11

78 NOW 2007 Ta bort meddelande Meddelanden som har fått symbolen ett öppet kuvert i abonnentlistan tas bort automatiskt nästa dag. (Beroende på serverinställningar). Du kan även ta bort meddelanden manuellt. 1. Sök fram och markera en abonnent. Läs om hur du söker en abonnent i kapitlet Sökning. 2. Tryck på visa meddelande (F7). 3. Markera det meddelande som ska tas bort. 4. Tryck på Ta bort (Delete). Meddelandet tas bort och symbolen för meddelande i abonnentlistan försvinner. 4:12

79 Meddelande Meddelande via SMS eller personsökare Symbolen i abonnentlistan visar att du har möjlighet att skicka meddelanden via SMS direkt till abonnentens mobiltelefon. OBS! Denna symbol visas även om ni har koppling till något personsökarsystem. 1. Tryck på P-sök (Home) för att skriva meddelandet. Dialogrutan Personsökning visas. I den övre delen av fönstret ser du abonnentens namn, vilken typ av system det är samt telefonnumret. Vissa system har begränsningar vad gäller vilka och hur många tecken som kan visas. NOW ger dig automatiskt information om detta. 4:13

80 NOW Välj meddelande i listan eller skriv ett eget meddelande. I fältet Meddelande skriver du in meddelandet. Det kan också finnas förinställda alternativ som du kan välja mellan. 3. Tryck på Lagra (Return) för att skicka meddelandet. Om du ångrar dig kan du lämna fönstret, utan att göra sökningen, genom att trycka på Avbryt (Esc). 4:14

81 Meddelande Lista meddelanden på skärmen Vill du få fram en lista på skärmen med de abonnenter som har odistribuerade eller okvitterade meddelanden trycker du Ctrl + A när du befinner dig i grundfönstret. De abonnenter som har gällande aktivitetsbesked kommer inte att finnas med på listan. Ge flera personer samma meddelande Om det är flera personer som ska ha samma meddelande, kan du skriva in det på samma sätt som man registrerar Gruppvis aktivitet genom att markera flera abonnenter. Skriv ut meddelande. Du kan skriva ut abonnentmeddelande på papper om du har en skrivare tillgänglig från din PC. Alt + P skriver ut alla okvitterade meddelanden. Ctrl + P skriver ut markerade abonnenters meddelanden. Du kan även nå dessa funktioner under menyn Arkiv. Där kan du även förhandsgranska utskriften på skärmen. 4:15

82 NOW :16

83 Webbläsaren Webbläsaren Webbläsaren kan användas för att öppna webbsidor på Intranet eller Internet. Det här kapitlet beskriver Webbläsaren i NOW. 5:1

84 NOW 2007 Det här bör du veta om Webbläsaren Webbläsaren i NOW är en integration med Microsoft Internet Explorer. För att fungera optimalt rekommenderar vi version 5.5 eller högre. Tänk på att vissa webbsidor kan vara långsamma, vilket kan resultera i att NOW tillfälligt låser sig när en sida laddas in. Vissa webbsidor kan öppnas i nya Internet Explorer fönster. 5:2

85 Webbläsaren Starta Webbläsaren i NOW 1. Tryck på Quick Info (Pause) Webbläsaren startar normalt med Quick Info som startsida. Läs mer i kapitlet Quick Info Verktygsknappar i webbläsaren Quick Info (alt + I) Uppdatera sidan Avbryt webbsidan Gå till nästa sida Gå till föregående sida 5:3

86 NOW 2007 Gå till en webbsida 1. Skriv in webbsidans adress i fältet adress 2. Tryck på Lagra (Return) Den valda webbsidan öppnas. För att gå tillbaka till en tidigare webbsida trycker du på backstegstangenten. 5:4

87 Webbläsaren Avsluta webbläsaren 1. Tryck på Quick Info (Pause) Om du inte avslutar NOW kommer den webbsida du senast besökte att finnas kvar nästa gång du startar webbläsaren. 5:5

88 NOW :6

89 Quick Info Quick Info Quick Info kan användas för att lagra olika typer av information, till exempel externa telefonnummer, gatuadresser och länkar till webbsidor på Intranet eller Internet. Det här kapitlet beskriver Quick Info 6:1

90 NOW 2007 Det här bör du veta om Quick Info Quick Info kommer du åt via webbläsaren i NOW. Quick Info kan användas för att lagra externa telefonnummer, gatuadresser, jourtider etc. Quick Info består av ett antal namngivna kataloger. Varje katalog kan innehålla ett eller flera kort. Informationen i Quick Info kan vara registrerad på tre olika sätt. Strukturerade fält, Fritext, eller webblänkar. 6:2

91 Quick Info Söka i Quick Info 1. Tryck på Quick Info (Pause) för att starta webbläsaren. Grundfönstret i Quick Info visas. Om du är inne i Quick Info för första gången sedan du startade NOW visas Anslagstavlan om det finns en sådan, annars visas den sida du senast hade framme. Knappen Quick Info används för att uppdatera Quick Info, eller komma tillbaka om du har besökt en annan webbsida 2. Rullningsbar lista Söktextfält Knapp för QuickInfo 6:3

92 NOW Välj katalog i den Rullningsbara listan. Det finns flera sätt att välja katalog Använd Piltangenterna för att ändra alternativ. Ange första bokstaven i det alternativ du önskar, anger du A så visas den första katalogen på A. Tryck på A igen för att visa nästa alternativ på A. Klicka med vänster musknapp på önskad katalog När önskat register är markerat, tryck på Tabb för att flytta markören till Söktextfältet. 3. Ange sökord. Som sökord kan du ange kortnamn eller ett nyckelord i korttexten. Ange asterisk (*) som sökord om du vill se en lista med alla kort i kortlådan. 4. Tryck på Lagra (Return). Sökresultatet visas på skärmen. Varje rad i resultatlistan visar en sökträff. 6:4

93 Quick Info 6:5

94 NOW 2007 Visa uppgifter 1. Markera det kort du vill titta på med hjälp av piltangenterna. 2. Tryck på LAGRA (Return) Kortets text visas: För att gå tillbaka till listan trycker du på Backstegstangenten. Vill du tillbaka och söka i Abonnentregistret trycker du på Q- Info (Pause). 6:6

95 Quick Info Koppla samtal från Quick Info Om du har telefonnummer inskrivna i Quick Info kan du låta NOW slå numret i växeln åt dig. För att detta ska fungera måste numret vara markerat som en länk. (Vanligtvis blå understruken text) Programmet känner själv igen vilken typ av nummer det är och lägger på rätt prefix. Till exempel en eller flera nollor. 1. Tryck Slå nummer (Num Lock) Numret rings upp i växeln. 6:7

96 NOW 2007 Ändra text på ett kort i Quick Info En del kort kan vara skapade så att du från NOW kan uppdatera textinnehållet. (Korten skapas av driftoperatören i programmet Directory Manager) Om kortet är möjligt att ändra syns vita fält med svart text och du kan skriva i dem. 1. Klicka med vänster musknapp på länken uppdatera. 2. Gör de ändringar du vill göra. 3. Klicka med vänster musknapp på knappen Spara. Om fälten inte går att uppdatera är texten i fälten grå. (dimmade) 6:8

97 Quick Info Webblänkar i Quick Info En del Kataloger kan innehålla webblänkar, dessa syns vanligtvis som understruken blå text. 1. Klicka med vänster musknapp på webblänken 2. Webbsidan öppnas Klicka med vänster musknapp på knappen Quick Info för att återgå till startbilden. 6:9

98 NOW :10

99 Inställningar Inställningar I det här kapitlet får du veta hur man ändrar textstorlek och typsnitt samt andra inställningar som går att göra i NOW 7:1

100 NOW 2007 Byta teckensnitt och textstorlek I NOW har du möjligheten att välja den textstorlek och det teckensnitt som ska användas på skärmen. Pröva att justera textstorleken och/eller teckensnittet om du tycker att det är svårt att läsa texten på skärmen. Välj Inställningar i menyn Redigera. Tryck på Alt + R. Menyn Redigera öppnas. Tryck på I för inställningar. (Du kan också använda musen och klicka med vänster musknapp på menyn du vill öppna och sedan på Inställningar). Klicka på Ändra för det teckensnitt du vill ändra. 7:2

101 Inställningar Skicka Loggfiler Om något fel skulle uppstå i NOW kan du titta på programmets loggfiler. Filerna kan vara bra att ha vid kontakt med supportpersonal. Det går också att skicka loggfiler via mail direkt till Aastra. 1. Välj Inställningar i menyn Redigera. 2. Klicka på Allmänt och välj Loggning. Två olika Logg-nivåer kan ställas in: En för NOW och en för Växeladapter. Växeladapter kan betraktas som ett hjälpprogram till NOW som måste finnas för att NOW ska fungera korrekt. Logg-nivån för NOW måste ställas in till ett av följande alternativ: Info Trace Debug Grundläggande information. Utökad logginformation för felsökning. All logginformation inkluderas i filerna. 7:3

102 NOW 2007 Logg-nivån för Växeladapter måste ställas in till ett av följande alternativ: Error Warning Info Trace Debug Information om irreparabla fel som hindrar NOW från att köras. Information om fel som kan få NOW att förlora funktioner, men där det fortfarande körs. Grundläggande information. Utökad logginformation för felsökning. All logginformation inkluderas i filerna. 3. Klicka på Hantera Loggar. I Hantera Loggar kan du välja att visa loggfilerna, öppna katalogen där loggfilerna finns, eller skicka vald fil som epost. 4. Markera en eller flera filer och klicka på Skicka epost för att skicka loggfiler till Aastra. 7:4

103 Inställningar Progressiv sökning När progressiv sökning är aktiverad, visas de överensstämmande resultaten i listan medan du skriver. Varje gång ett nytt tecken skrivs in i sökfältet utförs en ny sökning. 1. Välj Inställningar i menyn Ändra 2. Klicka på Tangentbord och välj Progressiv sökning Markera kryssrutan Progressiv sökning för att aktivera progressiv sökning. Fördröjning av sökstart: Du kan välja hur lång tid som NOW ska vänta tills sökningen efter texten i sökfältet påbörjas. Minimala antalet söktecken: Ange hur många tecken som sökfältet minst måste innehålla för att utföra den progressiva sökningen. Du vill t ex kanske inte att sökningen påbörjas efter första tecknet utan efter det tredje. 7:5

104 NOW 2007 Tidszoner Som standard ställs din tidszon in till samma som för servern. Du kan ändra tidszonen om du vill, t ex när du reser eller när servern finns i en annan tidszon. 1. Välj Inställningar i menyn Ändra 2. Klicka på Allmänt och välj Avancerat Välj tidszon i nedrullningslistan. Du kan se avvikelsen från Greenwichtid (GMT) för tidszonerna. Om du väljer Serverns tidszon, väljs samma tidszon som för servern, dvs standard. Övriga inställningar Andra inställningar som kan konfigureras eller visas i dialogrutan Inställningar finns i följande avsnitt. Allmänt 7:6

105 Inställningar Inställningar för aktiviteter/meddelanden, meddelandefönster och bekräftelse. Avancerat Avancerat 2 Loggning System Tray-ikon Språk Presence server Aktivera NOW vid påringning, växla till aktivitesvy vid inmatning av ny aktivitet Inställningar som spelar upp hälsningsfraser när du svarar i NOW. Detta kräver särskild hårdvara. Inställningar för loggfiler, se Skicka loggfiler. Visa System Tray ikon med samtalsräknare, avge varningssignal vid visst antal väntade samtal i kö Val av tillgängliga språk för programmet. Inställningar och användardetaljer för närvaroservern (presence server). Synskadeanpassning Visning av textsymboler, punktskriftsutrustning Servern Allmänna Visning av skiljetecken-inställningar serverinställningar m.m. Avancerade Visning av inställningar för funktionen serverinställningar sökning på samma organistation, flashinställning Klocksynkronisering Visning av klocksynkronisering mellan serverklocka och NOW Tillgängliga kataloger Visning av tillgängliga kataloger Sökinställningar Fonetisk sökning: Markera kryssrutan om fonetik ska användas vid sökning i katalogen. Flerfältssökning vid flash *: Ange i vilka fält i databasen NOW ska 7:7

106 NOW 2007 leta efter telefonnummer för inkommande samtal. Standardinställningen är enbart telefonnummerfältet. Växeln Inställningar för namngivna nummer såsom växel, nummerprefix för externa och internationella nummer. Klient-id Anger växelns klient id för identifikation mot talsvarssystem Specialnummerprefix Anger specialnummerprefix (parkeringskod) för att förhindra rensning av skärmen då man slår ett nummer som inte finns i databasen. 7:8

107 Inställningar Tangentbordet Du kan välja om du vill använda standardlayouten på nummertangentbordet eller omvänd (telefon) layout. Du kan också välja alternativ för nedkopplingstangent: Koppla ned alla respektive aktiv part Koppla ned part A respektive part B Det är också möjligt att aktivera eller inaktivera det numeriska tangentbordet för uppringning. Som standard är det numeriska tangentbordet aktiverat för uppringning. Du kan definiera inställningar för hur man använder tangentkombinationer för att skapa snabbkommandon. Du kan t ex bestämma att kombinationen Alt+num2 ringer upp ett särskilt telefonnummer. Du kan definiera kortkommandon för telefonsamtal (välj Ring upp) och för sökningar (välj Sök). 7:9

108 NOW :10