PROJEKTIL ver 1.4 Projektplan Förberedelser regionbildning

Transkript

1 Projektplan Förberedelser regionbildning 1(21) Projektnamn: Förberedelser regionbildning Projektägare: Ägs gemensamt av Norrbottens läns landsting, Västerbottens läns landsting, Landstinget Västernorrland och Region Jämtland Härjedalen främst företrädda av landstingsråd/regionråd och landstingsdirektörer/regiondirektörer Projektperiod

2 Projektplan Förberedelser regionbildning 2(21) INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. GRUNDLÄGGANDE INFORMATION Bakgrund Syfte 5 2. MÅL Effektmål Projektmål 6 3. KRAV PÅ PROJEKTET Förutsättningar Avgränsningar Förhållningssätt 7 4. KOPPLINGAR TILL ANDRA PROJEKT OCH VERKSAMHETER Beroende 1 Norrlandstingens uppdrag och verksamhet 8 5. PLANER Beslutspunkter och milstolpar inkl tidplan i projektet Projektgrupp, personer och budget Projektfinansiering Lokala projektledare PROJEKTORGANISATION Organisationsplan Externa kontakter KOMMUNIKATION 16

3 Projektplan Förberedelser regionbildning 3(21) 8. KVALITET Kvalitetsstrategier Projektrutiner Dokumentationsplan RISKER OCH MÖJLIGHETER LEVERANS OCH ÖVERLÄMNINGSPROCEDUR PROJEKTAVSLUT REFERENSER RISKBILAGA 19

4 Projektplan Förberedelser regionbildning 4(21) 1. Grundläggande information 1.1. Bakgrund Regeringen tillsatte den 2 juli 2015 En kommitté, -Indelningskommittén, bestående av en ordförande och en vice ordförande. Av direktiven (Fi 2015:09) framgår att kommittén ska föreslå en ny läns-och landstingsindelning som innebär att Sverige delas in i väsentligt färre län och landsting. Kommittén ska utgå från vilka behov medborgare och näringsliv har i olika frågor bl.a. transporter, arbetsmarknad, hälso-och sjukvård, utbildning, kultur och en god miljö. Om kommittén finner att det är möjligt att genomföra en eller flera indelningsändringar som kan träda i kraft den 1 januari 2019 ska kommittén lämna ett delbetänkande senast den 30 juni Uppdraget ska slutredovisas senast den 31 augusti Norrlandstingen har avlämnat svar till Indelningskommittén dels i december 2015 och dels i februari 2016 och respektive landsting/regions kontaktpersoner har deltagit i flera möten med Indelningskommittén under hösten 2015 och våren Indelningskommittén presenterade den 9 mars ett diskussionsunderlag i form av en karta. Den 31 mars lämnade Indelningskommittén besked i en promemoria kallad Sammanfattning efter första omgången av sonderande samtal. Där skriver Indelningskommittén: Utifrån de sonderande samtal som vi nu har slutfört drar vi slutsatsen att det finns stöd för vårt förslag till länsindelning för landet som helhet. Det förslag till indelning av Sverige som vi presenterade den 9 mars kommer därför att vara utgångspunkten för kommitténs kommande betänkanden. Vi gör också bedömningen att det finns förutsättningar att genomföra flera förändringar per den 1 januari Därför går vi nu vidare i processen att ta fram ett delbetänkande till den 30 juni Vi genomför nu en andra samtalsrunda i syfte att konkretisera utformningen av en ny regional samhällsorganisation och ta fram förslag till delbetänkandet i juni. En regionbildning kräver betydande förberedelser såväl inom politikområden som vad gäller förberedelser för regionens praktiska funktionalitet. Diskussionen om hur förberedelsearbetet ska organiseras har därför skett under våren 2016, för att skapa förutsättningar för att en projektorganisation kan börja sitt arbete efter sommaren Mot den bakgrunden har fullmäktigebeslut tagits under juni/juli 2016 i Norrbottens läns landsting, Västerbottens läns landsting, Landstinget Västernorrland och Region Jämtland Härjedalen om deltagande i förberedelser för en regionbildning för de fyra länen i Norrland, samt beslut om finansiering av en projektorganisation. Besluten innefattade också en inbjudan till partierna i Norrland att nominera ledamöter till en politisk styrgrupp och fyra politiska arbetsgrupper. Den 30 juni överlämnade Indelningskommittén sitt delbetänkande till Regeringen. Delbetänkandet Regional indelning tre nya län (SOU 2016:48) har skickats ut på remiss.

5 Projektplan Förberedelser regionbildning 5(21) Betänkandet innehåller förslag på att bilda tre nya län, och motsvarande landsting, för en stark samhällsorganisation med förutsättningar för att skapa utveckling och välfärd i hela landet. De nya län som föreslås är Norrlands län, Svealands län och Västra Götalands län. Kommittén förslår att ändringarna i länsindelningen ska träda i kraft den 1 januari 2018 och landstingsindelningen den 1 januari Remitteringen går ut till 347 instanser. Remissvaren ska ha kommit in till Finansdepartementet senast den 6 oktober Indelningskommittén kommer i sitt slutbetänkande 31 augusti 2017 att återkomma till återstående län. I och med fullmäktigebesluten i Norrbottens läns landsting, Västerbottens läns landsting, Landstinget Västernorrland och Region Jämtland Härjedalen och delbetänkandet från Indelningskommittén finns nu de förutsättningar som krävs för att starta ett förberedelsearbete för regionbildning mellan de fyra norrlandstingen. Därmed startar projektet som beskrivs i detta dokument Syfte Projektets syfte är att genomföra de förberedelser som krävs för att kunna verkställa en regionbildning mellan de fyra norrlandstingen 1 januari 2019 om riksdag och regering beslutar enligt Indelningskommitténs avlämnade delbetänkande Regional indelning tre nya län (SOU 2016:48). 2. Mål 2.1. Effektmål Projektet ska skapa förutsättningar för att en ny region/sekundärkommun ska fungera 1 januari Effekterna ska bli: En region som kan främja att Norrland blir en livskraftig och konkurrenskraftig region. En region med en långsiktigt hållbar organisation för regional utveckling, kultur, kollektivtrafik och hälso- och sjukvård i Norrland. En region med beredskap och möjlighet att ta på sig också nya uppgifter (flytta ansvar från staten till regionen). En region som är en god samarbetspart till kommunerna. En region som av medborgare, näringsliv, beslutsfattare och anställda uppfattas som begriplig, rättvis och effektiv. Projektet ska också ge förslag på hur underlag från förberedelserna ska tas tillvara för den händelse inget beslut om regionbildning 2019 tas av riksdag och regering, dvs hur ska identifierade samarbetsvinster kunna tas tillvara även utan organisatorisk förändring.

6 Projektplan Förberedelser regionbildning 6(21) 2.2. Projektmål Projektet har följande mål för ett antal politiska områden och ett antal verksamhetsområden (se mer detaljer kapitel 5) Hösten 2016 Förändringar och åtgärder som behöver genomföras före 1 januari 2019 är analyserade, dokumenterade. Likheter och olikheter mellan norrlandstingens verksamheter, är belysta och dokumenterade, baserade på analys av vad som behöver vara klart före 1 januari Ledning och styrning i en gemensam region, både politisk organisation och tjänstemannaledning inklusive verksamhetsorganisering är dokumenterad. Inomregional balans är definierad och direktiv för det fortsatta arbetet har beslutats. Våren 2017 Planering av verkställande av de åtgärder som måste ske före 1 januari 2019 är påbörjad Planering av hur likheter/olikheter ska hanteras en gemensam organisation med beaktande av direktiv och definition av inomregional balans är påbörjad Planering av hur ledning och styrningsförändringar ska genomföras är påbörjad Hösten 2017, eller så snart riksdag och regering beslutat om ny läns- och landstingsindelning - Planering av verkställande av de åtgärder som måste ske före 1 januari 2019 är slutförd - Beslutsunderlag för sådant som kräver politiska beslut, aningen av de fyra norrlandstingen eller av indelningsdelegerade är framtagna. Uppdrag lämnade för verkställande enligt godkända planer av det som ska vara klart före 1 januari 2019 Plan för hur verkställandet ska följas upp är fastställd Våren 2018 Indelningsdelegerade fattar beslut utifrån framtagna beslutsunderlag Hösten 2018 Val till politisk organisation sker vid allmänna val Nya regionfullmäktige fattar beslut som krävs inför regionens start 1 januari 2019, dvs i november beslut om den nya regionens första regionplan och utdebitering 2019.

7 Projektplan Förberedelser regionbildning 7(21) 3. Krav på projektet 3.1. Förutsättningar Projektet har dessa övergripande förutsättningar: Inga förändringar kan beslutas innan riksdag och regering fattat beslut om ny läns- och landstingsindelning till 1 januari 2019, och indelningsdelegerade etablerats. Dock ska planering ske. Projektets uppdrag är att skapa underlag för de beslut som indelningsdelegerade och därefter regionfullmäktige ska ta All planering ska utgå från att även om det inte blir regionbildning 1 januari 2019 ska utökat samarbete och samordningsvinster ändå kunna verkställas, då med beslut i alla fyra norrlandstingen Avgränsningar Geografisk och innehållslig service till medborgare ska inte beröras av projektet Ansvarsfördelning mellan nya regionen och nya länsstyrelsen ska inte hanteras av projektet Ansvarsfördelning mellan nya regionen och andra statliga myndigheter med samma regionindelning ska inte hanteras av projektet När formellt beslut är fattat och verkställighetsfasen startar ingår inte ansvar för verkställandet. Däremot ansvarar projektet för uppföljning av att verkställandet sker enligt plan under perioden fram till Alla ovanstående avgränsningar ska i den mån de blir aktuella hänvisas till linjeorganisationerna och befintliga beslutsorgan Förhållningssätt De fyra landstings/regiondirektörerna är överens om att följande förhållningssätt ska prägla arbetet. Arbetet med regionbildning i Norra Sverige ska genomsyras av självförtroende, nyfikenhet och gemenskap. Det innebär i vårt förändringsarbete att: Vi griper oss an detta med tryggt självförtroende och i förvissning om att: Alla fyra vill denna förändring Alla fyra har bra verksamheter och arbetssätt att bidra med Alla fyra ska aktivt dela med sig tankar och idéer för framtiden Vi har förtroende för varandras kompetens Att vi är varandras förutsättningar

8 Projektplan Förberedelser regionbildning 8(21) Vi ska göra denna förändring genom att Vara nyfikna på vad de andra gör och kan Ha respekt för varandras åsikter Vara lyssnande Vara påhittiga I detta förändringsarbete vill vi Förstärka det samarbete vi redan har Prestigelöst utveckla en fördjupad gemenskap Att alla litar på att alla gör sitt bästa Med gemensamma krafter skapar vi något nytt! Även om regionbildningen av någon anledning inte genomförs behöver vi arbeta tillsammans för att lösa våra utmaningar. 4. Kopplingar till andra projekt och verksamheter 4.1. Beroende 1 Norrlandstingens uppdrag och verksamhet Beskrivning av beroende 1 Norrlandstingens ordinarie verksamhet ska fortsätta som tidigare, men ta hänsyn till att utvecklingsfrågor och ambitioner stäms av mot detta projekts arbete. Detta ska också ske omvänt dvs frågor som bäst kan hanteras inom ramen för Norrlandstingens regionförbunds (NRF) ordinarie verksamhet och arbetsformer ska fortsätt ligga där och inte påverkas av detta projekt. Synergier i samarbete mellan NRFs ordinarie verksamhet och projektet ska tas tillvara. Projektledningen ska ha i åtanke att de regionala arbetsgrupper som finns etablerade inom NRFs uppdrag kan nyttas som sakkunniggrupper i projektet om det är lämpligt. Detta bör också beaktas i NRFs verksamhetsplan för Tidpunkt för överlämnande av beroende 1 Detta beroende finns fram till den tidpunkt när beslut tas om framtiden för NRF Kostnad för beroendet Ingen extra kostnad, men tid för samordning ska ges inom detta projekt och inom NRFs beredningsgrupps arbete Ansvarig för framställning av underlag för beroende 1 NRFs förbundsdirektör och huvudprojektledaren har ansvar för hantering av ovan beskrivna förhållande.

9 Projektplan Förberedelser regionbildning 9(21) 5. Planer 5.1. Beslutspunkter och milstolpar inkl tidplan i projektet BP = Beslutspunkt, MS = Milstolpe Beslut Benämning Kommentar Datum BP1 BP2 Beslut att starta projektet. Alla fyra fullmäktigeförsamlingar har beslutat delta i förberedelsearbetet och finansiera en projektorganisation Politisk styrgrupp och direktörsstyrgrupp godkänner projektdirektiv och projektplan BP3 Politisk styrgrupp och direktörsstyrgrupp godkänner kommunikationsplan MS1 Pol.org Styrgruppen har enats om förslag till politisk organisation för en gemensam region MS2 Likheter/ olikheter Politiska arbetsgrupper och sakkunniggrupper har belyst likheter och olikhet i verksamheterna mellan de fyra norrlandstingen MS3 Analys Politiska arbetsgrupper och sakkunniggrupper har gjort en analys av vad som måste vara verkställt 1 jan 2019 för att en regionbildning ska kunna ske MS4 Beslut om åtgärder före 1 jan 2016 Direktörsstyrgruppen/styrgruppen har identifierat vad nuvarande landsting/regioner ska säkerställa i förändringsprocessen. MS5 Plan för åtgärder Politiska arbetsgrupper, tjänstemannagrupper och verksamhetsgrupper har gjort en plan för det som måste vara verkställt 1 jan 2019 MS6 BP4 BP5 MS 7 Godkänna projektdirektiv och projektplan Godkänna kommunikationsplan Riksdag- och regerings beslut Indelningsdelegerade utses Indelningsdelegerade Regionplan Finansplan fastställda Klartecken för verkställande kan ges Formella beslut kan börja fattas Regiondirektör utses med tillträde våren 2018 Dessa dokument sammanfattar organisation, vision, värdegrund, verksamhetsinriktning, inomregional balans, ekonomiska ramar, utdebitering mm MS 8 Allmänt val Nytt fullmäktige för den nya regionen tillträder BP6 Projektet avslutat Lista allt som bör vara klart innan man kan avsluta projektet och om det är något speciellt man bör ha i åtanke när man fattar beslutet juni och juli 2016 sept 2016 nov Hösten 2017 Januari 2018 Juni 2018 Okt

10 Projektplan Förberedelser regionbildning 10(21) 5.2. Projektgrupp, personer och budget Namn Uppdrag % av heltid Period Muntligt /Skriftligt Ingela Jönsson Huvudprojektledare % Skriftligt Ulrika Johansson Projektkommunikatör 50% Skriftligt Ej utsedd Projektsekreterare 50% Skriftligt Årsbudget för projekt förberedelsearbete inför regionbildning samt fördelning per landsting/region Ca Månadslön Lönekostnad inkl soc avg mm/ år Projektledare 100% kr kr Projektsektreterare 100% kr kr Kommunikatör 50% kr kr Totalt lönekostnader kr kr Notering Konsultarvoden ca/år kr/år kr Hotellkostnader kr Genomsnittlig hotellkostnad kr * 100 hotellnätter (2 pers som i genomsnitt har 1 hotellnatt/ vecka) Resekostnader kr Flyg genomsnitt 1500 kr tor * 100 ggr samt tåg/buss 700 kr tor * 100 ggr samt hyrbil kr samt div taxi/lokaltrafik 5000 kr. Övriga kringkostnader kr kontorsutrustning mm Totalt kostnader kr kr Summa kostnad per år 5.1. Projektfinansiering Kostnadsfördelning per landsting/region enligt bef befolkning Andel befolkning Kostnadsfördelning per landsting/region 22 Västernorrlands län ,6% kr 23 Jämtlands län ,4% kr 24 Västerbottens län ,8% kr 25 Norrbottens län ,2% kr Totalt ,0% kr

11 Projektplan Förberedelser regionbildning 11(21) 5.2. Lokala projektledare Namn Uppdrag % av heltid Period Muntligt /Skriftligt Sara Engström Lokal PL i NLL 50 % Skriftligt Margit Håkansson Lokal PL i VLL 50% Skriftligt Monika Johansson Lokal PL i LVN 50% Skriftligt Marit Nilsson Lokal PL i RJH 50% Skriftligt Respektive landsting finansierar kostnaden för dessa lokala projektledare utöver projektgruppskostnaderna 6. Projektorganisation 6.1. Organisationsplan Den Politiska styrgruppen består av upp till 27 ledamöter. Styrgruppens främsta uppdrag är att svara för insyn och förankring. Fördelningen av ledamöter är därför inte rakt proportionell mot partiernas andel av valmanskåren. Styrgruppens utformning styrs mer av att varje parti ska tillförsäkras minst två ledamöter, vilket sannolikt behövs för att klara dialog/återkoppling till partierna. Socialdemokraterna 8 ledamöter, Moderaterna 3, Vänsterpartiet 3, Centerpartiet 3, Sjukvårdspartiet 2, Sverigedemokraterna 2, Liberalerna 2, Miljöpartiet 2, Kristdemokraterna 2. 1 Därutöver 50% som huvudsekreterare till den politiska arbetsgrupp som NLL ska ta ansvar för och andra uppgifter gällande regionbildning i Norrbotten.

12 Projektplan Förberedelser regionbildning 12(21) Partierna har erbjudits att utse representanter till styrgruppen enligt fördelningen ovan. I sin nominering av ledamöter har de haft att beakta representation från kommunerna och även koppling till de representanter som deltar i samtal med Indelningskommittén om regionbildningen, på SKL. Representanterna har utsetts bland partiernas representanter i landstings-/eller kommunfullmäktige. Respektive landsting/region ansvarar för arvoden och omkostnader för sina ledamöters deltagande. Den politiska styrgruppens uppdrag är att följa och överblicka förberedelsearbetet; att ge synpunkter på underlag som presenteras och att kontinuerligt informera och återkoppla till sina egna organisationer. Styrgruppen behöver inte vara enig om underlagen. Avvikande åsikter dokumenteras och redovisas till det forum som har att fatta eventuella beslut. Styrgruppen har inget formellt mandat att företräda någon av parterna i regionen. Styrgruppen utser eventuella beredande organ. Se vidare fastställt direktiv för styrgruppens uppdrag. De politiska arbetsgrupperna består av fem förtroendevalda från varje län d.v.s. arbetsgruppens storlek blir 20 förtroendevalda därutöver utses en ordförande. Varje län har totalt 20 förtroendevalda (från kommun/eller landsting) i de fyra arbetsgrupperna. Respektive län utser sammankallande för en av arbetsgrupperna. Arbetsgrupperna kan vid behov adjungera personer med särskild kompetens. De finns fyra politiska arbetsgrupper: Samverkan kommuner-region Regional utveckling Infrastruktur och kultur Trafik Dessa gruppers uppdrag är att inom sitt särskilda område analysera vad som krävs för att kunna bilda en gemensam region 1 januari Förslag och beslutsunderlag framtagna av de politiska arbetsgrupperna ska förankras hos den politiska styrgruppen. De fyra norrlandstingen ansvarar för sammankallande för vardera en av dessa politiska arbetsgrupper. Det län som har sammankallande i denna grupp ska utse en huvudsekreterare (tjänsteman). Huvudsekreterarens uppdrag är att ta fram underlag till den politiska arbetsgruppens möten enligt gruppens önskemål. Detta sker med hjälp av en eller flera sakkunniggrupper som består av lämpliga kompetenser (tjänstemän) från alla fyra norrlandstingen. Huvudsekreteraren ansvarar för att föra protokoll vid den politiska arbetsgruppens möten. De lokala projektledarna kan utifrån respektive landstings vilja också vara huvudsekreterare i den politiska arbetsgrupp som landstinget har ansvar för. Huvudsekreterare utses av respektive landstings-/regiondirektör. Se vidare fastställda direktiv för de politiska arbetsgruppernas uppdrag.

13 Projektplan Förberedelser regionbildning 13(21) Direktörsstyrgruppen är beredande organ för frågor från och till den politiska styrgruppen och är högsta tjänstemannaledning för projektet och styr projektgruppens arbete. De regionala utvecklingsdirektörerna adjungeras vid behov. Direktörerna för regionala utvecklingsfrågor har en samordnande roll för de fyra politiska arbetsgrupperna och dess tjänstemannagrupper inom det regionala utvecklingsområdet. Direktörerna med ansvar för hälso- och sjukvård kommer att utifrån direktörsstyrgruppens direktiv få samordnande uppdrag inom hälso- och sjukvården. Projektgruppen har följande sammansättning: Huvudprojektledare Övergripande ansvarig för hela projektets genomförande enligt direktiv från direktörsstyrgupp och politisk styrgrupp och projektets syfte och mål. Ansvarar för framtagande av underlag för politiska styrgruppen och direktörsstyrgruppen. Samordnar projektets sakkunniggruppers arbete genom tydliga direktiv, tidsplaner och kontinuerlig uppföljning av sakkunniggruppernas arbete. Ansvarig för uppföljning av det som sker i projektet. Lokala projektledare Driver på och följer upp arbetet i det egna landstinget utifrån de olika sakkunniggrupperna uppdrag, tidplaner och projektets syfte och mål. Hjälper huvudprojektledaren att hålla ihop helheten i projektet och bevakar med hemmakunskap att inga viktiga frågor hamnar mellan stolarna Hjälper huvudprojektledaren att se vilka frågor som kräver särskild uppmärksamhet eller beslut från direktörsstyrgruppen eller den politiska styrgruppen. Hjälper huvudprojektledaren att analysera de underlag som sakkunniggrupperna skapar och göra tydliga beslutsunderlag till direktörsstyrgruppen och/eller den politiska styrgruppen. Sakkunniggrupperna ska kunna få stöd under arbetets gång från den egna lokala projektledaren, dvs stöd kring frågor om projektdirektiv, leveransproblem etc Är ambassadör/informatör på hemmaplan för projektet i sin helhet Har kontakter med det egna landstingets ledningsgrupp och politiska styrelse så att projektet blir förankrat under hela projekttiden. Detta kan ske av den lokala projektledaren själv eller genom att påpeka för huvudprojektledaren vad som behöver göras. Projektkommunikatör Ansvarar för utformning av kommunikation i projektet utifrån givna underlag/beslut. Tar fram kommunikationsplan, och följer upp att kommunikationsplanen följs. Följer löpande projektet och bevakar kommunikationsbehov.

14 Projektplan Förberedelser regionbildning 14(21) Ansvarar för att det som kommuniceras från projektet samordnas med de fyra landstingens kommunikationsavdelningar för synkroniserad information. Ansvarar för framtagande av förslag till projektets nyhetsbrev, pressmeddelanden etc. Håller projektets webbsida uppdaterad och bevakar via resp landstings kontaktperson att information på de fyra landstingens hemsidor om projektet är korrekt. Projektsekreterare Sammanställer, tillsammans med huvudprojektledaren, handlingar till politiska styrgruppen och direktörsstyrguppen. För protokoll från politiska styrgruppen och minnesanteckningar från direktörsstyrgruppen och projektgruppens möten. Sakkunniggrupper Det kommer att finnas minst fyra (troligen flera) sakkunniggrupper (tjänstemän) som är styrda av motsvarande politiska arbetsgrupper. Sakkunniggrupperna leds av huvudsekreteraren som utsetts som stöd till var och en av de politiska arbetsgrupperna.. Sakkunniggrupperna med styrning från de politiska arbetsgrupperna är: Samverkan kommuner-region (kan behövas flera grupper med olika fokus t ex hemsjukvård, hälsoval, regional utveckling, uppdrag angåeden mellankommunala frågor). Regional utveckling Infrastruktur och kultur här är det två olika sakkunniggrupper (infrastruktur resp kultur) som styrs av samma politiska arbetsgrupp, eventuellt också en tredje grupp gällande folkhögskolefrågor Trafik (kan behövas flera grupper med olika fokus t ex kollektivtrafikmyndighet, organisering av driftsfrågor, skatteväxlingsfrågor) Uppdrag till dessa grupper kommer främst från den politiska arbetsgrupp som sakkunniggruppen ska stödja, men även uppdrag från direktörsstyrgruppen kan bli aktuella. Utöver dessa sakkunniggrupper kommer det också att finnas sakkunniggrupper inom områdena hälso- och sjukvård, administration, service och ledning/styrning. Sakkunniggrupperna har en utsedd sammankallande. Den sammankallande ansvarar för att starta upp arbete och kalla till möten. Därefter har alla i gruppen samma ansvar för att gruppen gemensamt kommer fram till ett resultat i utsatt tid. Sakkunniggrupperna ska kunna få stöd under arbetets gång från den egna lokala projektledaren, dvs stöd kring frågor om projektdirektiv, leveransproblem etc. Sakkunniggrupperna rapporterar avvikelser mot uppdraget och slutresultatet till huvudprojektledaren som i sin tur rapporterar till direktörsstyrgruppen. Beslut och prioritering sker av direktörsstyrgruppen eller den politiska styrgruppen beroende på frågornas art. Dessa sakkunniggrupper kommer att få skriftliga uppdrag där krav på vad som ska göras specificeras, tidplan för uppdraget samt uppmaning att beakta samverkan med andra som kan vara berörda av frågorna.

15 Projektplan Förberedelser regionbildning 15(21) Alla startar inte samtidigt. Sakkunniggrupper med styrning från de politiska arbetsgrupperna får sina uppdrag och startar när de politiska arbetsgrupperna startat. Sakkunniggrupperna inom administration, service och ledning/styrning kommer att starta så snart direktiven godkänts av direktörsstyrgruppen. Sakkunniggrupperna inom hälso- och sjukvården får avvakta tills analyser är gjorda och direktiv utformats kring ledning/styrning. Anledningen är att inte ta för stora resurser i anspråk innan slutligt beslut i regionfrågan har fattats av riksdag och regering. I grova drag kommer uppdragen under hösten 2016 främst att handla om att Analysera vad som måste göras före 1 januari 2019 för att kunna bilda region, och för dessa delar belysa likheter och olikheter mellan norrlandstingens verksamheter Under våren 2017 kommer uppdragen att handla om att Planera hur det som måste ske före 1 januari 2019 ska kunna verkställas och hur likheter/olikheter ska hanteras. I sammanhanget identifiera nuvarande landsting regioners ansvar för genomförande Planera av hur ledning och styrningsförändringar ska genomföras Under våren 2017 kommer också analyser att krävas angående Former för samarbete mellan de fyra länens verksamheter som är av likartad form både de som ska förändras och de som inte ska förändras. Det handlar om hur vi kan bygga ihop verksamheterna, och hur samverkan i den nya regionen kan se ut, hantering av olika driftformer alltså interna relationer i organisationen. Kontaktvägar avseende våra kärnverksamheters kontakter med medborgare, kunder patienter mm, dvs externa kontakter inkl samverkansformer med externa parter. Utformning av flexibla arbetsformer utifrån den nya geografin, under projektet och som slutprodukt i den nya regionen, OBS för prioriterade verksamheter eftersom projektet inte kommer hinna allt. Hösten 2017 och hela 2018, handlar uppdragen om att slutföra planeringen och utse ansvariga för verkställande. Där politiska beslut krävs innebär det att ta fram beslutsunderlag, antingen till de fyra norrlandstingen eller till indelningsdelegerade. Se också under 5.4 angående beslutspunkter och milstolpar. När beslut är fattade som innebär klartecken för verkställighet är det linjeorganisationernas ansvar. Projektets ansvar är att följa upp att verkställigheten sker enligt beslut i politisk styrgrupp, politiska arbetsgrupper och direktörsstyrgruppen. Många av sakkunniggrupperna kommer att behöva ha undergrupper för specifika sakområden. Ansvarig för att utse dessa är resp sakkunniggrupp. Respektive landsting och Region Västerbotten finansierar kostnaden för deltagande i sakkunniggrupperna.

16 Projektplan Förberedelser regionbildning 16(21) Ett dilemma som kommer att finnas under hela projektet är att de personer som behövs i sakkunniggrupper redan är upptagna i det ordinarie arbetet. Det kommer att innebära ansträngningar och hårda prioriteringar för att både det löpande arbetet och projektets behov ska kunna verkställas. Sakkunniggrupperna har själva ett ansvar för att göra denna prioritering. Vid problem med prioriteringen är det direktörsstyrgruppen och/eller den politiska styrgruppen som fattar beslut. Exempel på detta kan vara att det krävs externa resurser för att arbetet ska kunna genomföras, eller beslut om vilka arbetsuppgifter/uppdrag som inte ska genomföras Externa kontakter Som stöd till processen för inomregional balans och lednings- och styrningsorganisation sker köp via Sveriges Kommuner och Landsting, SKL, av processtöd, Anna Sandborgh. Se särskilt utformat uppdrag. Huvudprojektledare Ingela Jönsson är kontaktperson för Anna Sandborgh när det gäller samordningen av arbetet inom projektet. Norrbottens landstingsdirektör Veronika Sundström är regionens kontaktperson i frågan om avtalet med SKL om tjänsteköpet. 7. Kommunikation Se projektets kommunikationsplan 8. Kvalitet 8.1. Kvalitetsstrategier Projektplanen bygger på det projektdirektiv som den politiska styrgruppen godkänner. Projektplanen fastställs av direktörsstyrgruppen. Projektplanen ska ha tydlig versionshantering så att direktörsstyrgruppen revideringar av projektplanen enkelt kan följas. Fastställd projektplan och revideringar av den ska anmälas till den politiska styrgruppen för kännedom. Godkända/fastställda dokument har versionsnummer 1.0 (med ev tillägg vid revidering), övriga dokument är arbetsmaterial Huvudprojektledaren ska aktivt bevaka vad som händer i regionbildning i Sverige, Tröndelag och Finland för att erfarenheter och samarbete med SKL och andra landsting/regioner i denna fråga ska kunna nyttjas. Direktiv för de politiska arbetsgruppernas uppdrag och för den politiska styrgruppen ska vara skriftligt utformade och fastställda av den politiska styrgruppen. Uppdrag och tidplaner till sakkunniggrupper ska vara skriftliga och godkända av direktörsstyrgruppen.

17 Projektplan Förberedelser regionbildning 17(21) Analyser, planer och andra underlag från sakkunniggrupperna ska vara skriftliga och följa en gemensam mall för att förenkla sammanställningar och läsbarhet. Uppdrag för externa konsulter/uppdragstagare ska vara skriftliga och godkända av direktörsstyrgruppen. Projektgruppens uppdrag ska vara utformade i ett skriftligt avtal mellan de fyra landstingen för att säkerställa uppdrag och finansiering. Ansvar för facklig samverkan åvilar respektive landsting. Inför beslut med anledning av projektet ska samordning av samverkan med de fackliga organisationerna ske både i tid och innehåll. Direktörsstyrgruppen beslutar vilken samverkan som ska samordnas och huvudprojektledaren samordnar att underlag och tidplaner för detta finns Projektrutiner ProjektiLs mallar för projektplan mm ska användas Direktiv till sakkunniggrupper ska innehålla mallar för hur arbetet ska återrapporteras Alla dokument ska ha versionshantering Alla politiska grupper ska föra protokoll som justeras Alla projektmöten och direktörsstyrgruppsmöten ska föra minnesanteckningar. Alla möten ska föra minnesanteckningar 8.3. Dokumentationsplan Senast april 2017 kommer en dokumentationsplan att upprättas så att alla beslutsunderlag finns väl strukturerade. Syftet är att i väntan på att den nya regionen och de indelningsdelegerade finns på plats ha kontroll på beslutsunderlag trots att inget gemensamt ärendehanteringssystem eller ledningssystem kommer att finnas tillgängliga. 9. Risker och möjligheter I bilaga finns en riskanalys. Riskanalys och prioritering är baserad på en bedömning av hur allvarliga konsekvenserna är av en händelse och hur stor sannolikheten är att denna inträffar. Riskens prioritet har en färgskala utifrån nedanstående matris. Konsekvenser som följer av händelse Mycket allvarlig Allvarlig Lindrig Riskanalysvärde röd=mycket kritisk gul=kritisk grön=ingen åtgärd nödvändig Sannolikhetsbedömning Osann olik Mindre sannolik Sannolik Mycket sannolik

18 Projektplan Förberedelser regionbildning 18(21) Möjligheter Kompetensutveckling och lärande Verksamhetsutveckling och sprida goda exempel Samnyttja kompetens och expertis, effektiviseringar inom bl a administration Samordningsvinster vid investeringar, upphandling etc Kulturresa Både längre och kortare beslutsprocesser beroende på hur organisationen utformas Tvingas ta tillvara ny distansoberoende teknik Ökad närhet t ex tillgänglighet till varandras kompetenser Samutnyttjande av varandras teknik och lokaler En vårdgivare = färre legala spärrar Nya samarbetsmöjligheter för kommuner, utöver nuvarande gränser Ökade möjligheter till sjuktransporteffektiviseringar över gränserna Gemensamma strategier 10. Leverans och överlämningsprocedur Projektets främsta uppdrag är att ta fram beslutsunderlag som är förankrade i den politiska styrgruppen och de politiska arbetsgrupperna som godkänner underlagen, samt underlag för beslut och ageranden från respektive organisations landstings/regiondirektör. Det är dock respektive landsting/region som beslutar fram tills dess att indelningsdelegerade finns som då tar över beslutsfattandet och slutligen efter valet 2018 tar det nya regionfullmäktige över de sista besluten. Formellt överlämnade till ny regiondirektör ska ske. 11. Projektavslut Projektet avslutas Slutrapport skrivs under våren Referenser Uppdragsbeskrivningarna till politiska grupperna Uppdragsbeskrivning till Anna Sandborgh Kommunikationsplan

19 Projektplan Förberedelser regionbildning 19(21) Version 0.7 Datum Dnr PROJEKTIL ver RISKBILAGA Projektaktivitet / Sannolik- Effekt Prioritet Åtgärder Nr omvärldsfaktor Beskrivning av risk het Ansvarig Riksdag och regering fattar inget beslut Nedlagt arbete kommer att uppfattas som förgäves Mindre sannolikt Mycket allvarligt Så mycket som möjligt av samarbetsvinsters ska ändå säkras och nyttjas Pol styrgrupp och dir.styrgr 1 2 Något av ska ej delta nu - får avvakta 2023 och mellanliggande val Nedlagt arbete kommer att uppfattas som förgäves Mindre sannolikt Allvarligt Så mycket som möjligt av samarbetsvinsters ska ändå säkras och nyttjas. Övriga landsting fortsätter processen Pol styrgrupp och dir.styrgr Sent beslut i riksdag och regering Sent beslut i riksdag och regering Sent beslut i riksdag och regering Förseningar och osäkerheter som påverkar det formella beslutsfattande som krävs i landsting,och kommuner Kommunernas ställningstaganden kring de mellankommunala frågornas placering försenas ( tex bildande av nya kommunförbund) Valkretsindelning och partierna nomineringsprocess försvåras, brukar vara klar för årsskiftet dvs Sannolikt Mindre sannolikt Lindrigt Lindrigt Agera utan formella beslut, dvs förbered ändå beslutsunderlag så att besluten kan fattas när sammanläggningsdelegerade slutligen finns Hantera flera olika alternativ så länge som möjligt Pol styrgrupp och dir.styrgr Pol styrgrupp och pol/tjm arbetsgrupp samverkan kommun-region Sannolikt Lindrigt Agera utan formella beslut Pol Styrgrupp

20 Projektplan Förberedelser regionbildning 20(21) Version 0.7 Datum Dnr PROJEKTIL ver 1.4 Projektaktivitet / Sannolik- Effekt Prioritet Åtgärder Nr omvärldsfaktor Beskrivning av risk het Ansvarig Klart 6 Inga beslut om politisk organisation och inomregional balans före Indelningsdelegerade finns Sena beslut ger otydlig information och villkor för personalen Sannolikt Allvarligt Förbered utan formella beslut så långt det är möjligt Dir.styrgr/HPL 7 dito Tidsbrist vad gäller förhandlingar om överförande av personal och ev uppsägningstider. Sannolikt Allvarligt Påbörja diskussionerna i god tid, gör så mycket av förutsättningarna klars så tidigt som möjligt så att barar verkställande återstår när beslut kommer Dir.styrgr/HPL 8 dito Ett sent beslut kan också medföra en "personalflykt" vilket kan leda till en kompetensbrist. Mindre sannolikt Allvarligt Håll personalen infomerad om alla steg i projektet Dir.styrgr/HPL 9 10 dito Sena besked angående juridik och formalia Förtroendet hos de vi är till för minskar när beslut dröjer och inga svar kan ges Fomalian kring hur sammanslagningen ska ske behöver vara känd i tidigit skede för förberedelserna, fackliga förhandlingar mm. Sena besked ger problem i verkställandet Sannolikt Mindre sannolikt Allvarligt Allvarligt Information och förankring i breda lager och många former Förbered utan formella beslut så långt det är möjligt Pol styrgrupp och dir.styrgr Dir.styrgr/HPL

21 Projektplan Förberedelser regionbildning 21(21) Version 0.7 Datum Dnr PROJEKTIL ver 1.4 Projektaktivitet / Sannolik- Effekt Prioritet Åtgärder Nr omvärldsfaktor Beskrivning av risk het Ansvarig Övertalighet De fyra landstingens ekonomiska resultat fram till 2019 Översyn och ev ihopläggning av vissa adm processer kan innebära övertalighet. Ekonomiska konsekvenser Sannolikt Mycket sannolikt Lindrigt Mycket allvarligt Påbörja diskussionerna i god tid, gör så mycket av utredningarna klar så tidigt som möjligt Alla fyra agerar ansvarsfullt och långsiktigt Dir.styrgr/HPL Pol styrgrupp och dir.styrgr 13 Resursproblem i arbetsgrupperna Regionbildniningsarbetet ska ske samtidigt med ordninarie verksamhet - det kräver hårda prioriteringar av arbetsuppgifter och kan innebära behov av extra resurser Sannolikt Allvarligt Tydliga realistiska uppdrag, ledningens stöd för de prioriteringa som måste ske, beredskap för eventuella extra kostnader Pol styrgrup, dir.styrgr och HPL 14 Ny majoritet när valet sker hösten 2018 Sammanläggningsdelegerade har under våren fattat en del beslut som då kan komma att förändras som påverkar regionens start Mindre sannolikt Lindrigt Svårt att riskminimerar - blir att "laga efter läge", det mesta ska då vara så genomarbetat att det blir som en "vanlig" majoritetsförändirng Pol styrgrupp dir.styrgr