FÖRSKOLEPROCESSEN. En kort beskrivning av processen och de olika delar som bygger upp kommunikationen med föräldrarna under barnets första fem år.

Transkript

1 FÖRSKOLEPROCESSEN En kort beskrivning av processen och de olika delar som bygger upp kommunikationen med föräldrarna under barnets första fem år. Förskoleprocessen

2 1. Bakgrund Förskolan är en mötesplats för små barn och deras föräldrar i kyrkans lokaler. Ofta är det här som vi som kyrka träffar det nyfödda barnet första gången i samband med att föräldern/föräldrarna kommer på besök. Vi ser Öppna förskolan som en synnerligen viktig verksamhet för att skapa kontakt och dialog både med barnet och föräldrarna. Ur ett medlemsvärvningsperspektiv är det viktigt för oss att vara aktiva under barnets första sex månader. Det är under denna tid som det stora flertalet föräldrar tar beslut om dop och vår ambition är att göra mötet i Öppna förskolan eller i de digitala kanalerna så bra och intressanta att föräldrarna får en positiv känsla för kyrkan och dopet. Våra mål med Förskoleprocessen är därför att dels ge relevant och riktig information om de olika aktiviteter vi genomför inom Öppna förskolan och dels se Öppna förskolan som ett bra ställe att informera föräldrarna om dopet. Vår tanke är att Öppna förskolan är en bra mötesplats och ett bra forum att diskutera dopet och göra föräldrarna intresserade av dopet och informera om vad vi i kyrkan kan göra för att skapa ett minnesvärt barndop i någon av våra kyrkor. Den nya Förskoleprocessen som beskrivs i detta dokument bygger på att vi ser vår hemsida och vår Öppna förskole-facebookgrupp som det kommunikativa navet för spridning av information till föräldrarna. Vi använder utskick av postala vykort och personliga samtal med föräldrarna till att skapa nyfikenhet och intresse hos föräldrarna att registrera sig hos oss och därigenom ge oss rätten att kommunicera med dem digitalt. 2. Ansvarig för Förskoleprocessen Inom vår församling har vi beslutat att den som ansvarar för Ägaren av Förskoleprocessen är: Stina Processlund (sätt in rätt namn) Andra personer i församlingens organisation som jobbar med processen är: Nisse Systemman (sätt in rätt namn) Eva Bokare (sätt in rätt namn) Jenny Skribent (sätt in rätt namn) Förskoleprocessen 1

3 3. Beskrivning av processen Till att börja med vill vi säga att Förskoleprocessen bygger på följande grundstenar: A. Vi ser vår hemsida, Facebook-gruppen och mobiltelefonen som navet i kommunikationen med föräldrarna. B. Vi registrerar de besökare som besöker oss i våra lokaler, så att vi kan börja kommunicera med dem via de digitala kanalerna. C. Vi följer PUL och etiska regler för kommunikation med barn i vårt värvningsarbete av nya deltagare till Öppna förskolan. D. Kommunikationen bygger på att vi på ett riktat sätt, via alla våra kanaler (personliga möten, postala utskick hemsidan, sociala medier, affischering etc) förmedlar relevant information till nyblivna föräldrar och försöker få dem att säga ja till att få information från oss och/eller besöka våra Öppna förskolor. När föräldrarna sedan besöker oss, är målet att registrera dem och, naturligtvis, ha det så trevligt tillsammans att de tycker om oss och vill rekommendera oss till sina kompisar. Om vi gör allt detta på ett relevant och personligt sätt kommer föräldrarna att uppskatta det vi gör och förhoppningsvis närma sig vår värdegrund de blir våra ambassadörer. Vår process består av tre delar Den kommunikationsprocess vi arbetat fram genom workshoppande med berörda inom församlingar, består grovt av tre olika perioder, nämligen: 1. Passiv inbjudan till Öppna förskolan. Denna period gäller fram till dess barnet är åtta veckor. Studera Förskoleprocess-ritningen för att få mer detaljerad kunskap om hur kommunikationen byggs upp. I Sverige finns det en etisk regel som säger att man inte aktivt skall kontakta och kommunicera med föräldrar till barn under åtta veckor, om det inte är så att det är föräldern som tar kontakt. Vad vi alltså gör under denna period är att försöka synas med relevanta budskap på de platser och arenor där föräldrarna är, så att föräldrarna av eget intresse söker upp oss i Öppna förskolan, på hemsidan eller på Facebookgruppen. Sättet vi använder för att ge relevant information är att erbjuda intressant och användbar information på hemsidan och på Facebook Förskoleprocessen 2

4 1 mån vilket förhoppningsvis gör att de blir intresserade av vår verksamhet och registrerar sig. Erfarenheter från andra branscher säger att vi här kan vara både detaljerade och mångordiga så länge vi håller oss till fakta. Detta är också i allra högsta grad ett levande och föränderligt område där berörda i församlingen behöver jobba med innehållet (tänk här på faktatexter, bilder, filmer och länkar till andra bra hemsidor) och hur vi vill sprida informationen. Målet för oss under denna period är alltså att få föräldrarna att registrera sig antingen genom att besöka Öppna förskolan eller att göra det på hemsidan eller Facebook. Har vi fått namn, kontaktinformation och medgivande om att de vill ha löpande information från oss, har vi alltså fått grönt ljus för att fortsätta en givande dialog under lång tid. 2. Aktiv inbjudan till Öppna förskolan. Denna period gäller från det att barnet fyllt 8 veckor till 26 veckor (ca ett halvår). Statistik säger, se nedan, att majoriteten av alla barn som döps är under åtta månader Ålder vid dop 2014/2015 Totalt döptes 262 st Vår tanke är alltså att föra en intensiv kommunikation kring dopet och Öppna förskolan med föräldrarna under denna period och därmed skapa intresse och engagemang. Ett intresse och engagemang som leder till ett aktivt beslut om dop. Vårt sätt att göra detta är att samordna Dopprocessen med Förskoleprocessen och därigenom säkerställa att våra budskap kommer fram på ett bra sätt. Studera Förskoleprocess-ritningen för att få mer detaljerad information. Vad som är viktigt i utformningen av kommunikationen är att vi syns ofta och i olika kanaler, men samtidigt ser till att vi inte gör intrång i föräldrarnas Förskoleprocessen 3

5 integritet eller blir sedda som spammare. Vi uppnår detta genom att skapa en kommunikation som är riktad och relevant för målgruppen/målgrupperna med bra och användbar information. Bra och användbar information ses aldrig som reklam eller spam. Vår metod bygger på att vi i alla lägen inför ett nytt utskick, göra en kontroll i K-bok och vårt förskoleregister (Kyrksam?). Kontrollen går ut på att undersöka om föräldern har kontakt med bokningen om dop eller har registrerat sig på Öppna förskolan. Om den kontrollen är positiv (det finns en kontakt) så gör vi inte utskicken. Våra utskick skulle för denna grupp föräldrar ses som förvirrande, ointressant och orelevant. Våra postala utskick börjar med ett vykort som hälsar välkommen till världen och ger lite information om hemsidan. Därefter följer en serie utskick i form av brev kring dopet och vykort om Öppna förskolan. Tanken är alltså att föräldern med jämna mellanrum under dessa drygt fyra månader får påminnelser om Öppna förskolan och den glädje/nytta de kan ha av den verksamheten. När barnet uppnår 16 veckors ålder tappar vi informationen om dem i K-bok i det fall de inte är döpta eller bokat dop. Det är alltså synnerligen viktigt för oss att vara aktiva i alla våra kanaler under barnets första fyra månader, så att vi kan fånga föräldrarnas kontaktinformation och medgivande till att få information från oss. Har vi fått det kan vi ju fortsätta att informera om aktiviteter och det som sker inom kyrkan. Dessutom kan vi flytta över dialogen med föräldrarna till de kanaler de föredrar (troligen sociala medier och mobilen). I vår process genomför vi två utskick (vid 20 veckors ålder och vid 26 veckors ålder) av vykort till föräldrar med döpta barn, men där föräldrarna ännu inte registrerat sig på Öppna förskolan. Detta gör vi för att försöka aktivera föräldrarna i förskole-gemenskapen och få föräldrarna att tänka kyrka. 3. Underhålla relationen. Efter det att barnet blivit drygt 6 månader drar vi ner på frekvensen i den postala kommunikationen. Vår uppfattning är nämligen den att om föräldern inte tagit kontakt med Öppna förskolan innan dess, så kommer de sannolikt inte göra det senare heller. Vi går nu in i en lång fas där vi med enkla postala utskick försöker överraska och glädja föräldrarna/barnet vid speciella tillfällen. Dessa postala utskick skall ses som komplement till den information som föräldrarna får via vårt nyhetsbrev och Facebook. De postala utskicken skall ge lite guldkant i relationen och visa att vi bryr oss Förskoleprocessen 4

6 I vår processritning har vi tagit med några olika utskick som har att göra med bemärkelsedagar. Detta kan vara en bra startpunkt. Vår tanke är sedan den att ansvariga för Förskoleprocessen i samarbete med pedagogerna utvecklar denna kommunikation med andra aktiviteter. Nedan har vi sammanställt en lista på olika aktiviteter som har kommit upp i olika möten med pedagoger och som kan ligga som grund för en utökning av kommunikationen under denna fas. Baby öppet (0 till 1 års ålder) Baby rytmik (0 till 1 års ålder) Barnens Kyrka (0 till 5 år) Läger (inklusive resa) för förälder och barn (0 till 10 år) Stora & Små Mässa (0 till 10 år) Detta är i grunden söndagsöppet i ÖF där också en gudstjänst läggs in i programmet. Ensamstående med barn (0 till 18 år) Minisång (3 till 5 år) Kyrkskoj (6 till 10 år) Dagläger med program (6 till 13 år) Sommarprogram (juni och juli var år) Två mycket viktiga perioder att jobba vidare med är när barnet blir 18 månader samt 5-6 år. Vid 18 månader börjar oftast båda föräldrarna jobba och barnet börjar på förskola. Detta leder till ett nytt beteende i familjen som bryter den regelbundna relationen med Öppna förskolan. Här vill vi på ett naturligt sätt bevara relationen med både barnet och föräldrarna. Vid 5-6 års ålder närmar sig barnet skolåldern vilket igen medför helt nya rutiner och intressen. Även här vill vi på ett naturligt sätt behålla relationen med föräldrarna och barnet. Förskoleprocessen 5

7 Riktad och anpassad information Vi vet att om vi gör massutskick med generell information så betraktar oftast mottagaren det som ointressant reklam och kanske rent av integritetskränkande. Och det vill vi ju inte skall hända i vårt arbete! Om vi å andra sidan gör riktade utskick till en tydlig målgrupp och anpassar informationen så att föräldern känner igen sig i informationen, ser man det oftast inte som reklam utan som värdefull information. Exakt det vi vill uppnå! För att nå vårt syfte att vara riktade och relevanta delar vi ofta in målgruppen i olika grupper där varje grupp har en tydlig beskrivning av särdrag, intressen och preferenser. I Dopprocessen har vi ju till exempel delat in föräldrarna i fyra grupper: medlemmar och förstföderskor, medlemmar med tidigare barn som är döpta, medlemmar med tidigare barn som inte är döpta samt ickemedlemmar med nyfött barn. När det gäller Förskoleprocessen skulle man naturligtvis kunna tänka sig att göra en målgruppsindelning av föräldrarna, men vi bedömer att det till att börja med är viktigare att få igång processen i sin helhet. Till frågan om segmenterade målgrupper kan vi sedan återkomma till när processen är i drift och vi intervjuat föräldrar för att förstå hur de upplever dialogen och informationen. 4. Hur vi jobbar med processen Förskoleprocessen är tänkt att vara en av de automatiserade processerna i FörsamlingsPortalen. Processen löper över hela året och postala utskick och aktiviteter sker var vecka. Något manuellt arbete kring urval och de postala utskicken behöver inte genomföras i det fall dessa tjänster är outsourcade. Om församlingen önskar genomföra urvalsarbetet med egna resurser kan StreamStone ge en arbetsbeskring på hur detta arbete kan genomföras. 5. Brev- och vykortsmallar När detta dokument skrivs har ännu inte underlagen för innehållet i vykorten tagits fram. När detta arbete är genomfört bör materialet bifogas detta dokument. Se bilagorna i slutet på denna processbeskrivning. 6. Samtal och registrering I Förskoleprocessen finns inga schemalagda samtal inlagda. Tanken är att processen skall driva trafik till våra olika öppna förskolor och att det där blir mer spontana möten mellan pedagoger och föräldrarna. Förskoleprocessen 6

8 Dessa möten mellan föräldrar och pedagoger är synnerligen viktiga då det är här som relationen förankras. Hur dessa samtal och möten genomförs är naturligtvis svårt att beskriva då det är frågan om personliga samtal mellan individer, men det finns anledning att rekommendera att pedagogerna gemensamt diskuterar igenom nedan punkter och beslutar om ett förhållningssätt och en arbetsmetod. Anledningen till detta är att det är först när vi har en grund att arbeta utifrån som vi kan börja mäta utfall och testa nya saker. Utifrån målen med Förskoleprocessen och vår önskan om att öka antalet dop vill vi rekommendera att Öppna förskolepedagogerna diskuterar igenom följande punkter: Hur hälsar vi välkomna till nya föräldrar som besöker Öppna förskolan för att ge föräldrarna ett varmt och hjärtligt välkomnande (tänk på detta med första intrycket)? Hur registrerar vi föräldrarna och får önskad kontaktinformation och medgivande till att skicka information? I detta ligger också att prata om den typ av information vi ger och hur föräldrarna kan nå den via hemsidan, mobilen och/eller på Facebook. Hur affischerar vi intressant information i och kring våra öppna förskolor? Hur får vi igång en bra dialog med föräldrarna om dopet och hur kan vi få föräldrarna att dela sina erfarenheter och rekommendationer? Vad behöver vi i form av bordspratare, broschyrer, informationsblad, filmer och annat för att öka informationsutbytet med föräldrarna kring vår verksamhet, olika aktiviteter samt dopet? Hur får vi en levande och engagerande dialog via Facebook? 7. Bilagor Se följande sidor för ytterligare information: Bilaga 1: Processritning Bilaga 2: Utformningen av de olika postala utskicken Förskoleprocessen 7