Riskbedömning framtidens skola

Transkript

1 LULEÅ KOMMUN Dnr 1 (10) Riskbedömning framtidens skola Beskrivning Barn- och utbildningsförvaltningen utreder möjligheten till förändrad skolstruktur. Riskbedömning har påbörjats inom varje delprojekt; IT, elevtransporter, kommunikation, pedagogisk idé, samhällsplanering och fastigheter, ekonomi, kompetensförsörjning. Respektive projektledare ansvarar för att överlämna sin del av riskbedömningen till den projektgrupp som omhändertar det fortsatta arbetet med framtidens skola. Efter beslut i Barn- och utbildningsnämnden samt kommunfullmäktige omhändertas identifierade risker i detaljerade handlingsplaner. Riskbedömning och handlingsplaner är ett ständigt pågående arbete på alla nivåer och sker under ledning av respektive chef. Dialog sker kontinuerligt inom ram för facklig samverkan på alla nivåer. Risker identifierade i delprojekt IT Risk att utvecklingen inom IT går så fort att vi inte vet vad vi bygger för. För att undvika detta krävs omvärldsspaning samt att arbeta med den strategiska planeringen, ha en aktuell, uppdaterad IT-strategi. Risk finns att stora kompetensutvecklingsinsatser behöver göras med avseende att kunna nyttja IT-stödet. För att tillmötesgå en kompetensutvecklingsinsats ska analys av behovet av eventuell kompetensutveckling starta tidigt. Ett ökat IT-stöd i framtidens skola kommer att krävas en förändrad supportorganisation. För att skapa en bra supportorganisation ska arbetet med att klargöra vad IT-kontoret kontra Barn- och utbildningsförvaltningen själva gör inom IT-support. Hur den framtida IT-supportorganisationen ska se ut ska vara ett uppdrag i det fortsatta arbetet i delprojektet. Risker som identifierats som höga Risk finns att vi får ökade drift- och investeringskostnader. Ökade behov av IT medför ökade kostnader, både investeringar och årliga driftkostnader. Noggranna investeringskalkyler och nyttovärderingar

2 LULEÅ KOMMUN Dnr 2 (10) behöver göras och planeras i god tid för att ha en beredskap för ökade kostnader. Risk att kopplingen mot den pedagogiska idén är svår att se. Risken och handlingsplanen är svårbedömd då den pedagogiska idén inte är färdigutformad. Risk att IT-stödet inte är anpassat till den kompetensnivå som finns hos medarbetarna. För att möta det eventuella behovet av kompetensutveckling ska behovet av "rätt" IT-stöd ses över. Kompetensutvecklingsinsatser kan krävas både initialt men också kontinuerligt. Positiva aspekter av förändringen inom IT Vi får möjligheter att göra en modern skola Vi ser möjligheter med distansteknik Enklare support i större skolenheter Större enheter medför snabbare utvecklingstakt inom IT Risker identifierade i delprojekt elevtransporter Risker identifierade som låga Risk att skolvägen blir längre och att barnen på grund av det inte orkar med övriga aktiviteter. Beroende på i vilken del av kommunen som eleverna bor så kan färdsträckan variera. För merparten av de elever som får skolskjuts bedöms sträckan ta 5-10 minuter med buss morgon och eftermiddag. Några områden kommer få en längre sträcka att färdas, cirka minuter morgon och eftermiddag. Risk att det blir en negativ miljöpåverkan. Eleverna ska i så stor utsträckning som möjligt åka med den kollektivtrafik som finns i kommunen. Vid behov kommer fler bussar sättas in, men det bedöms inte ha så stor påverkan på miljön. Förändringen kan medföra att fler Luleåbor väljer att ta bussen om det går tätare turer, vilket i sig minskar miljöpåverkan. Risk att det blir en otrygg miljö i bussen. Alla elever i Luleå kommun som nyttjar skolskjuts ska ha en trygg miljö på bussen.

3 LULEÅ KOMMUN Dnr 3 (10) Risker som identifierats som medelhöga Risk att skolvägen blir otrygg. Barn- och utbildningsförvaltningen har redan i dagsläget elever som åker skolskjuts till skolan. Tryggheten och säkerheten kommer tillses på samma sätt för de elever som åker skolskjuts efter förändringen. Åtgärder ska vidtas för att skapa säkra gång- och cykelvägar mellan skolan och hemmet på de platser som elever inte har rätt till skolskjuts. Barnen kan utsättas för risk i och med osäkra busshållplatser. De busshållplatser som finns i kommunen ska uppfylla säkerhetskraven så att eleverna kan vänta på bussen tryggt och säkert. Skolvägsvandringar ska genomföras för att säkerställa detta. Risk att det inte finns tillgång till bussar till alla turer. Nya upphandlingar ska göras på de sträckor som kräver utökning av trafik på grund av ökade elevtransporter. Samarbete sker kontinuerligt med berörda trafikbolag. Risk att transportkostnaderna ökar. Transportkostnaderna kan öka något, men som helhet kommer den bli oförändrad i och med minskade verksamhetsresor till och från gymnastik, hemkunskap, bad med mera. Risker identifierade i delprojekt Måltidsservice Risker som identifierats som låga Risk att barn/elever med luftburen allergi påverkas mer i den stora skolan. För att undvika att elever utsätt för allergener så ska det finnas beredskap och handlingsplaner för dessa lever. Det finns redan i dagsläget på de skolor som har barn med allergier. Respektive skola ansvarar för att upprätta dessa handlingsplaner. Risker som identifierats som medelhöga Risk att kökskapaciteten i restaurangerna inte räcker till. Barn- och utbildningsförvaltningen ska fortsätta utredningen av kök på de skolor som växer. Risk att barn och elever med hörselnedsättning påverkas negativt i stora matsalar. De nya matsalar som byggs utifrån framtidensskola ska följa alla byggregler inklusive akustikkrav. De matsalar som finns i verksamheten idag anpassas efter behov.

4 LULEÅ KOMMUN Dnr 4 (10) Positiva aspekter av förändringen inom Måltidsservice Närhetsteam kökspersonal i förskolor och skolor är med i närhetsteam i de geografiska områden, där man kan rotera mellan köken. För att kunna tillskapa dessa närhetsteam mellan förskola och skola är det viktigt att köksverksamheterna i förskola och skola har gemensam arbetsledning. Buffélösningar på förskolan, där maten placeras på ett ställe minimerar risk för förslitningsskador på grund av färre lyft, disk etc. Fler kompetenser kan rekryteras till kök som producerar större volymer. Köken kan ha en samlad tillgång till kock, måltidsbiträde och dietkock. Bättre möjlighet till kompetensutveckling, kollegial samverkan. Större enheter ger möjlighet till fler heltider inom måltidsorganisationen. Vilket är en målbild i Luleå kommun, rätt till heltid möjlighet till deltid. Miljöpåverkan blir mindre när större leveranser kan transporteras till enheterna. Lättare att få tag på vikarier då köken kan erbjuda heltid. Fler leverantörer svarar på upphandlingar då de kan leverera större volymer till respektive kök. Detta medför att elever med allergier kan och anpassad kost få ett utökat sortiment. Större enheter kan erbjuda ett ökat utbud av maträtter. Risker identifierade i delprojekt samhällsplanering och fastigheter Risker identifierade som låga Risk att det blir ökad trafik vid hämtning/lämning av barn/elever. Se över möjligheten att skapa bättre trafiklösningar för att hämta och lämna vid Stadsöskolan och andra skolor vid nybyggnationer. De lösningar som inte är funktionella idag ska ses över i anslutning till projektet framtidens skola. Generellt i alla områden bedöms det att det inte behövs några omfattande investeringar för att klara god trafiksäkerhet. Däremot behöver kommunen genomföra ett antal mindre förbättringsåtgärder på gång- och cykelvägnätet samt hållplatser. Risken är att det inte finns investeringsmedel för dessa åtgärder. En investeringsplan ska läggas upp som följer planen för framtidens skola.

5 LULEÅ KOMMUN Dnr 5 (10) Risk för att Öhemsskolan blir kvar då den idag strider mot gällande detaljplan, idag är ytan planlagd för bostäder. Skolgården är för liten för att kunna användas optimalt. Om förslaget framtidens skola antas i Barn- och utbildningsnämnden och Kommunstyrelsen som det ser ut i dagsläget kommer ny skola byggas i anslutning till Stadsöskolan för de elever som idag går på Öhemsskolan. Risk finns att förslaget om framtidens skola inte överstämer med vision 2050 och de målbilder som finns där vad gäller levande byar och stadsdelar, ökad möjligheter att åka kollektivtrafik och att använda gång-och cykelvägnätet samt andra sociala aspekter, mångfald integration osv. Risk finns att kan uppstår nya socioekonomiska områden och att det inte finns möjlighet att genomföra projektet med befintliga resurser. När arbetet med Framtidens skola påbörjas ska hänsyn tas till vision På landsbygden äger inte kommunen vissa delar av vägnätet, utan det är statliga vägar eller enskilda vägar. Detta får konsekvenser för vilka åtgärder kommunen kan göra för säkra skolvägar. Gällande ombyggnationer men även gällande lokala trafikföreskrifter för hastigheter osv har kommunen inte rådighet över frågorna. Det krävs en kontinuerlig dialog med Trafikverket om att lyfta vikten av säkra skolvägar på det statliga vägnätet. Att bygga nya skolor får ekonomiska konsekvenser för fler än Barn- och utbildningsförvaltningen, det blir konsekvenser för Stadsbyggnadsförvaltningen vad gäller nya detaljplaner och ny infrastruktur samt projektledarresurser för de nya skolorna. Det finns även en risk att det inte finns personella och ekonomiska resurser för att ta fram detaljplanerna som krävs. Utifrån beslut i Barn- och utbildningsnämnden och Kommunfullmäktige tas ny plan fram för infrastruktur Luleå och framtidens skola. Efter beslut finns möjlighet att lägga upp en längre plan för förändring av infrastrukturer och koppla den till vision För att klara av ett eventuellt arbete med att ta fram nya detaljplaner ska prioriteringsordning skapas för de detaljplaner som kommunen är i behov av. Om en skola läggs ner kan kostnaden för lokalbanken öka om det inte finns andra användningsmöjligheter. För att undvika detta ska möjligheter att nyttja lokalerna till andra ändamål ses över. Risk att kapitalkostnaderna inom kommunen ökar. Initialt kan det medföra en ökning av kapitalkostnaderna men på sikt med nya byggnader medföljer annan typ av underhåll, reinvesteringsmedel kan nyttjas effektivare med bättre och nyare lokaler.

6 LULEÅ KOMMUN Dnr 6 (10) Risker identifierade som höga Risk att det inte finns investeringsmedel till de trafiksäkerhetshöjande åtgärder som behövs. En plan ska läggas upp i tid för att möta de behov som finns av prioritering mellan kommunala och externa projekt. Risk med nedläggning av Kyrkbyskolan och andra kulturhistoriska byggnader som idag nyttjas som skolor är att byggnaderna har ett kulturhistoriskt värde. Kyrkbyskolan ligger exempelvis i direkt anslutning till världsarvet och detta är mycket viktigt att ta hänsyn till om skolan flyttar från denna byggnad. För att säkerställa att byggnaderna även i framtiden används på ett ändamålsenligt sätt ska en handlingsplan utarbetas för att hitta andra användningsområde för byggnaderna. Även de ekonomiska konsekvenserna om byggnaderna hamnar i lokalbanken ska ses över. Risker identifierade i delprojekt kommunikation Risk att Framtidens skola inte upplevs som ett kommungemensamt projekt utan enbart som ett projekt som berör och beslutas av Barn- och utbildningsnämnden. Skolstrukturen uppfattas inte som en del av samhällsplaneringen. Övriga förvaltningar kan fatta beslut som kan motverka införandet av en ny skolstruktur. För att skapa gemenskap i projektet ska fortsatt nära samverkan med samtliga förvaltningar i kommunen fortgå. Kontinuerlig avrapportering av hur arbetet fortsätter via kommundirektörens ledningsgrupp och andra mötesforum. Risk att ansvaret för olika åtgärder hamnar fel, eller åtaganden faller mellan stolarna samt att resurser inte nyttjas optimal. Tydliggöra roller och ansvar mellan Barn- och utbildningsförvaltningen och övriga förvaltningar i kommunen. Risker identifierade som höga Risk för otydlig kommunikation, ingen känner sig berörd, ingen dialog förs ute på arbetsplatserna. Otydlig kommunikation kan skapa otrygghet hos chefer och medarbetare, det kan försvåra för cheferna i arbetet med att bidra i det fortsatta arbetet med Framtidens skola. För att möta upp detta skapas kommunikationsplan med aktiviteter och specificerade målgrupper. I dessa planer ska chefers ansvar för kommunikationen tydliggöras. Risk att förvaltningens chefer, alternativt kommunens chefer som har det yttersta ansvaret för den interna och externa kommunikationen inte klarar av att ta sitt ansvar. Medarbetare saknar tillgång till relevant information, innebär bristande kunskap om mål och helhetssyn. För att ge chefer

7 LULEÅ KOMMUN Dnr 7 (10) möjlighet till god kommunikation ska behov av stöd till chefer med särskilt fokus på att det kommunikativa ledarskapet ses över. Arbetsbelastningen, hos chefer och övriga medarbetare, påverkar kommunikationen kring Framtidens skola. Kommunikation kring Framtidens skola prioriteras inte. Skapa utrymme för att informera och diskutera med medarbetarna. Ledningen stöttar chefer att prioritera om samt eventuellt om annat behov av stödinsatser. Risk finns att inte alla chefer inom Barn- och utbildningsförvaltningen är delaktiga för att de inte känner till uppdraget. Dialog kan saknas ute på arbetsplatserna vilket gör att ingen dialog förs med medarbetarna. De får då inte den information de har rätt till och behöver. Riktad information till chefer ska ske kontinuerligt. Cheferna ska få stöd med presentationsmaterial att använda vid arbetsplatsträffar. Risk att vi inte når ut med kommunikation kring Framtidens skola till kommunens medborgare. Detta skapar oro och missnöje bland föräldrar och vårdnadshavare, det kan skada tilliten till den politiska ledningen, såväl för skolan som för kommunen. Kommunens samtliga kommunikationskanaler ska nyttjas och media ska förses med relevanta underlag, möten med föräldrar och vårdnadshavare ska genomföras för att skapa dialogyta. Risker identifierade i delprojektet pedagogisk idé Risk att den pedagogiska idén (grundad på statlig styrning och kommunal ambitionsnivå) inte ligger till grund för ett fortsatt arbete med Framtidens skola. Den pedagogiska idén går, som en del av Framtidens skola, till politiskt beslut. Risk att den pedagogiska idén inte upplevs ge stöd för förändrad skolstruktur inom ramen för framtidens skola. För att realistiskt kunna riskbedöma Den pedagogiska idén i relation till framtidens skola måste förändrad skolstruktur utifrån ökad volym lyftas in. Den pedagogiska idén utgör stöd för skolutveckling och systematiskt kvalitetsarbete. Risk att Barn- och utbildningsförvaltningen inte klarar av att organisera verksamheten på ett kvalitativt sätt, ur ett lärande perspektiv. Prioriteringar i och uppföljning av Barn- och utbildningsnämndens styrkort säkerställer styrning. Risk att Barn- och utbildningsförvaltningen inte klarar av att upprätthålla dialog och delaktighet i fortsatt process. Förvaltningsledningen prioriterar

8 LULEÅ KOMMUN Dnr 8 (10) tid och rum samt resurser för att säkerställa dialog och delaktighet i fortsatt process. Risk att Barn- och utbildningsförvaltningen inte klarar av att hantera oro och stress i förändringsprocessen. Förvaltningsledningen prioriterar tid och rum samt resurser för att säkerställa dialog och delaktighet i fortsatt process. Risker identifierade i delprojekt ekonomi Risk att delprojekt ekonomis roll inte blir tydlig. För att skapa god struktur ska tydliga avgränsningar avseende övriga delprojekt skapas i rapporten. Risker identifierade som höga Risk att det medför ökade kostnader för Barn- och utbildningsförvaltningen och Luleå kommun. För att undvika ökade kostander ska prioriteringar i internbudgeten ske på både lokal och central nivå. Risk att det inte finns möjlighet att genomföra projektet med befintliga resurser. För att säkerställa att projektet kan genomföras ur ett ekonomiskt perspektiv ska prioriteringar i internbudgeten ske på både lokal och central nivå. Risk att det blir större krav på prioriteringar inom Barn- och utbildningsförvaltningen och Luleå kommun. Effektiv organisation och tydliga processer ska skapas. Risk att resursfördelningsmodellen måste göras om. Om resursfördelningsmodellen måste omarbetas krävs tydlig dialog med verksamheten. Risk att det blir ökade miljöavgifter på mattransporter. Nya upphandlingar medför att transporterna kan användas mer effektivt, större enheter kräver färre transporter. Risk att det måste göras nya upphandlingar. De upphandlingar som måste genomföras i anslutning till projektet ska tas med i prioriteringen av upphandlingar i stort. Risk att kostnaderna ökar för annan pedagogisk omsorg på landsbygden. Risken kan medföra att det blir begränsa servicenivån ex, skolbarnsomsorg i närhet av skolan. Positiva aspekter av förändringen inom delprojekt ekonomi

9 LULEÅ KOMMUN Dnr 9 (10) Lokalvårdskostnaden minskar per elev/kvadratmeterytan Rektor kan bedriva verksamheten inom tilldelad ram. Det blir effektiv resursanvändning och minskade reskostnader för medarbetarna. Risker identifierade i delprojekt kompetensförsörjning Risker identifierade som låga Risk att tjänsterna inte blir lika attraktiva i stora skolor. Många faktorer bidrar till att öka attraktiviteten i att arbeta på en större skola till exempel bättre förutsättningar för kollegial samverkan och kompetensutvecklig mellan och över professioner. Möjlighet till heltid på en och samma skola ökar om elevunderlaget är större. Fler elever ger förutsättningar till att anställa fler vilket kan resultera i att det blir fler vuxna som möter eleverna. Bemanningen blir stabilare på en skola med större elveunderlag och kontinuiteten ökar om förvaltningen minskar antalet ambulerande lärare. Risk att Barn- och utbildningsförvaltningen saknar medarbetare inom vissa yrkeskategorier. Framtidens skola ger möjlighet att rekrytera medarbetare till mer attraktiva befattningar. Risken att förvaltningen kommer att sakna medarbetare i vissa yrkeskategorier finns dock oberoende av förändringen och beror på den kommande nationella lärarbristen. Risk att eleverna inte får den utbildning de har rätt till på grund av avsaknad av rätt kompetenser i förvaltningen. Framtidens skola ger möjlighet till mer kollegial samverkan mellan professioner för att eleverna ska uppnå sina mål bättre än idag. Risk att oron ökar för enskilda medarbetare och/eller i arbetslag inom förvaltningen. Tydlig information om förändringsprocessen ska gå ut till alla chefer, som i sin tur informerar personalen kontinuerligt. För att upptäcka var eventuella risker finns, till exempel var oro kan uppstå, ska riskbedömning längre fram i processen ske på alla nivåer i organisationen. Möjlighet finns också till individuell riskbedömning vid behov. Risk att en eventuell förändringsprocess skulle innebära förflyttningar av medarbetare och därmed bristande kontinuitet i verksamheten. För att bibehålla så hög kontinuitet som möjligt läggs till utredningen en princip för bemanning som ska följas vid varje eventuell förändring. Positiva aspekter av förändringen inom kompetensförsörjning

10 LULEÅ KOMMUN Dnr 10 (10) Antalet heltidstjänster ökar. Det skapas möjligheter för fler kompetenser i skola och förskola. Möjlighet till kollegial samverkan. Möjligheten att rekrytera fler legitimerade lärare bidrar till en bättre arbetsmiljö för medarbetare och elever. Antalet ambulerande tjänster minskar.