Erfarenhetsdokumentation av tre händelser i Stockholms län 2013

Transkript

1 Erfarenhetsdokumentation av tre händelser i Stockholms län 2013 Ett arbete inom: Program för samverkan Stockholmsregionen Slutrapport, version 1

2 Sammanfattning Introduktion Som ett led i utvecklingen av samverkan har Program för Samverkan Stockholmsregionen under hösten 2013 genomfört en erfarenhetsdokumentation avseendes samverkan vid tre större händelser i Stockholms län 2013 genomförts. Händelserna som erfarenhetdokumenterats är: 1) Social oro, vilka utbröt den 19 maj ) Nato-mötet, juni ) USA:s president Barack Obamas bilaterala besök, 4-5 september Anledningarna till att dessa händelser har valts ut som analysobjekt är flera: dels representerar de både en plötsligt uppkommen händelse samt på förhand känd händelse. Dels ansågs de tre större händelserna ha en hög påverkan på länet och dessa aktörer. Händelserna utgjorde också startskott för att i skarpt läge testa modellen för regional samverkan med regional inriktande och samordnande nivå. Dessutom ställdes särskilda krav på samverkan i länet i samband med händelserna. Bedömning var alltså att dessa anledningar sammantaget utgjorde skäl nog för att använda dessa tre händelser som analysobjekt i syfte att särskilt studera och erfarenhetsdokumentera samverkan på regional nivå. Dessa händelser har analyseras enligt i länet tidigare beprövad metod för erfarenhetsdokumentation av större händelser, med anpassning till att primärt fokusera på samverkansmönster. Projektet har genomförts i form av två huvudsakliga aktiviteter: intervjuer med berörda aktörer samt iakttagelser i existerande samverkansforum. På sikt är det övergripande syftet med rapporten att stärka Program för samverkan Stockholmsregionen och visa på faktiska effekter av det arbete som hittills åstadkommits. Att erfarenhetsdokumentera tre större händelser syftar också till att kunna dra lärdomar av skarpa händelser kopplat till samverkan inom regionen, och därmed kunna lösa det gemensamma effektivare. Det är också ett steg på vägen mot att bli en mer lärande organisation genom att systematiskt och regelbundet erfarenhetsdokumentera i samband med större händelser. Övergripande resultat Arbetet med att stärka länets samlade förmåga att hantera större händelser har genom Program för samverkan - Stockholmsregionen de senaste tre åren tagit ett stort steg framåt, och det råder ingen tvekan om att de åtgärder som vidtagits för att förbättra samverkan har gett resultat. Genomförd erfarenhetsdokumentation pekar på att samverkansförmågan i länet stärkts inom flera områden. Ett exempel är de gemensamma inriktningar som koordinerats mellan aktörerna och som för första gången nyttjades vid dessa händelser. Men erfarenhetsdokumentationen ger också en indikation om att det finns mer arbete att göra. Arbetet med att dokumentera erfarenheter i samband med större händelser bygger på strävan att ständigt förbättra regionens förmåga. Att förbättra kräver i sin tur en process av ständigt lärande, vilket är en förutsättning för att skapa En trygg, säker och störningsfri region. Ambitionen är att ta resultaten som redovisas i rapporten vidare till åtgärd. Detta kommer att göras genom diskussion och analys i styr- respektive samordningsgrupp för Program för samverkan Stockholmsregionen. Några av resultaten fångas upp i redan pågående eller planerade projekt. 2

3 Innehåll 1 Inledning Erfarenhetsdokumentation Syfte och mål Avgränsningar och definitioner Definitioner Avgränsningar Koppling till modell för regional samverkan Metod Arbetsgång Intervjufas Analysfas Resultat Resultat från intervjuer Dokumenterade erfarenheter Utbildning Process Struktur Kultur Avslutning och reflektion Bilagor

4 1 Inledning Under hösten 2013 har ett arbete med att erfarenhetsdokumentera större händelser i Stockholms län gjorts på initiativ från Program för samverkan Stockholmsregionen. Erfarenhetsdokumentationen har till syfte att i stort bidra till den fortsatta utvecklingen av Program för samverkan Stockholmsregionen genom att återföra kunskap till organisationen i form av erfarenheter. En grundläggande förutsättning för att kunna lösa de uppgifter, som en enskild aktör har som åtagande att lösa på ett så resurseffektivt sätt som möjligt, är samverkan med andra aktörer. Därför är det viktigt att dra lärdom från gjorda erfarenheter. Att erfarenhetsdokumentera faktiska händelser, både på förhand kända och plötsligt uppkomna, ger en bra möjlighet till insikt om den egna förmågan, och därigenom förbättring genom ett lärande från upplevda erfarenheter. Nedan ges en kort beskrivning av de händelser som har legat till grund för erfarenhetsdokumentationen. 1) Social oro, maj 2013 I maj blossade plötsligt oroligheter upp i Husby. Bilar stacks i brand och oron bland invånarna växte. När räddningstjänsten och polis kom till platsen attackerades dessa systematiskt med bl.a. stenkastning. Oroligheterna i Husby blev omedelbart en stor nyhet, som på sikt även fick internationellt genomslag. Liknande händelser uppstod senare på fler platser i Stockholms län. Den sociala oro som detta medgav på olika platser i länet krävde omfattande insatser från aktörerna. Förmågan att samverka under plötsligt uppkommen händelse sattes därmed på prov. Insatsen blev även betydande i termer av kostnader. Under händelsen koordinerades initialt ingen gemensam inriktning för de inblandade aktörerna, men efterhand uppstod emellertid spontan samverkan eftersom det var nödvändigt för att lösa uppgiften. Insatsen var helt beroende av samverkan, som i denna händelse blev relativt komplex då antalet samverkande aktörer växte i antal. För att lösa uppgiften krävdes god samverkan mellan de regionala och lokala nivåerna. Samlad lägesbild togs fram för regionens aktörer dagligen. 2) Nato-mötet, juni 2013 Mellan den 25 och 27 juni 2013 samlades överbefälhavarna från Nato-länder och partnerländer för den årliga konferensen Strategic Military Partner Conference i Stockholm. Konferensen genomfördes på Radisson Blu Waterfront Hotel. Händelsen var på förhand känd och inget oförutsett inträffade. Beträffande samverkan så var denna händelse den som utifrån ett länsperspektiv var minst ansträngande. Värt att notera är dock att detta var första gången som den regionala chefsgruppen sammanträdde i ett regionalt inriktningsforum. Det var också första gången man på förhand lade fast en koordinerad inriktning för arbetet. En gemensam lägesbild presenterades i det samordnande forumet på daglig basis från den 24 juni till och med den 27 juni. 3) Besök av USA:s president Barack Obama, september 2013 President Barack Obama besökte Sverige och Stockholm under ett bilateralt besök i början av september Presidentbesöket blev känt ca tre veckor i förväg, och planeringsarbetet inleddes omedelbart. Händelsen är alltså att betrakta som på förhand känd. Genomförandet gick mycket bra och flera aktörer i Stockholms län har blivit berömda för sin goda insats. Den regionala chefsgruppen sammanträdde vid ett regionalt inriktningsforum där det beslutades att ytterligare sammanträden på inriktande nivå endast skulle ske vid behov. Istället hamnterdes samverkan i det regionala samordningsforumet. Den regionala samordningsgruppen sammanträdde dagligen i telefonkonferens. Efter avslutat möte sammanställdes en regional lägesbild som distribuerades till länets aktörer. Samverkan mellan aktörer utgör en central del av det svenska krishanteringssystemet. En effektiv samverkan i vardagen skapar beredskap för att viktiga samhällsfunktioner fungerar även vid större händelser och kriser. Samverkan mellan aktörer ökar förmågan att hantera extraordinära händelser före, under och efter det som inträffat. För att koordinera arbetet med att stärka samverkan i Stockholms län skapades under 2011 Program för samverkan Stockholmsregionen, vars övergripande mål är att säkerställa förmågan att effektivt samordna samhällets resurser för att förebygga och minimera kända eller plötsligt inträffade händelser, olyckor och kriser. 4

5 Bild 1. Social oro, maj 2013 Plötsligt uppkommen händelse. Inga planerade inriktande möten hölls. Samverkan koordinerades i det samordnande forumet på daglig basis. Bild 2. Nato-möte, juni 2013 På förhand känd händelse. Inriktande möte där gemensam inriktning för första gången togs. Därefter hanterades händelsen inom ramen för det samordnande forumet. Bild 3. Besök av USA:s president Barack Obama, september 2013 Initialt hölls ett möte på inriktande nivå. Därefter hanterades samverkan på samordnande nivå. Händelseutvecklingen krävde ingen ytterligare hantering på inriktande nivå. 5

6 2 Erfarenhetsdokumentation 2.1 Syfte och mål Erfarenhetsdokumentation av tre händelser i Stockholms län syftar till att återföra kunskap om gjorda erfarenheter kring samverkan mellan länets aktörer, för att på sikt kunna utveckla och förbättra förmågan att hantera större händelser. Detta har gjorts genom att erfarenheter har inhämtats, dokumenterats och organiserats. Att erfarenhetsdokumentera är en viktig del i att vara en lärande organisation och en förutsättning för att utveckla förmågan att hantera större händelser i länet framöver. Projektets mål kan i punktform sammanfattas till att: Inhämta information Dokumentera och organisera erfarenheter Identifiera områden för vidare utveckling Projektet ska ses som ett erfarenhetsdokument med avstamp i faktiska händelser och skeenden. Genom att identifiera samverkansmönster och former för samverkan för de krishanterande aktörerna i regionen, väntas denna dokumentation ge ett underlag för Program för samverkan - Stockholmsregionen att fortsätta arbeta med utvecklingen av samverkansvägar. Detta är viktigt eftersom underlaget kan ge stöd till implementeringen av den samverkansmodell som har tagits fram inom ramen för Program för samverkan Stockholmsregionen, och som kommer att implementeras under 2014 för att övergå i full drift under Andra beröringspunkter som kan nämnas är till det projekt för Utvärdering och lärande som startades upp under december Avgränsningar och definitioner I projektet har ett antal definitioner och avgränsningar varit centrala för arbetet Definitioner Erfarenhetsdokumentation Med erfarenhetsdokumentation avses att för framtiden dokumentera gjorda erfarenheter i syfte att identifiera framgångar och faror i samband med hanteringen av den specifika händelsen, för att på sikt stärka möjligheterna att dra nytta av dessa vid framtida hantering av händelser. Det innebär i praktiken att erfarenheter samlas in, organiseras, och presenteras på ett överskådligt sätt vilket gör det möjligt att ta hjälp av dessa erfarenheter i det framtida arbetet. Användning av en erfarenhetsdokumentation Att genomföra erfarenhetsdokumentationer är värdefullt eftersom det är ett effektivt sätt att lära från praktisk erfarenhet. Genom att dokumentera upplevda erfarenheter ges möjligheten att identifiera inte bara utvecklingsområden, utan också områden där förmågan redan är god. Återkoppling till dessa ska ske inom ramen för andra delprojekt i Program för samverkan - Stockholmsregionen Avgränsningar Denna erfarenhetsdokumentation har avgränsats till att behandla samverkan i samband med större händelser. För att avgränsa projektet har endast de erfarenheter som genom intervjuer kommit fram dokumenterats. Andra möjliga erfarenheter kan ha gjorts av enskilda aktörer, men har de inte getts uttryck för under intervjuerna så förekommer de heller inte i dokumentationen. Därefter har erfarenheterna organiserats efter tematiska områden, vilka i sin tur analyserats. Möjligheten att ytterligare arbeta med den insamlade informationen finns, och som nästa steg torde en analys av vad de dokumenterade erfarenheterna mynnar ut i för vidare aktiviteter och produkter göras. 2.3 Koppling till modell för regional samverkan Inom ramen för Program för Samverkan Stockholmsregionen har det tagits fram en modell vars syfte är att utgöra den grundläggande plattformen för samverkan i regionen. Modellen och målsättningen med densamma återfinns i överenskommelsen En trygg, säker och störningsfri region med tillhörande bilaga. 6

7 Eftersom dokumentationen av samverkan aktörerna emellan under dessa händelser, har skett utifrån de strukturer som skapats genom modellen, beskrivs dessa i korthet nedan. Modellen kan ses som en struktur med sex fält uppdelat på tre samverkansnivåer (vertikalt) och två aktivitetslägen (horisontellt). Denna struktur (illustreras i bild 1.) beskrivs kortfattat nedan. Bild 4. Modell för regional samverkan Forum på tre nivåer Modellen utgår från en struktur som bygger på tre olika samverkansnivåer, som var och en har sitt specifika fokus när det gäller den gemensamma hanteringen av regionala frågor. På varje nivå finns ett antal forum som arbetar utifrån två perspektiv ordinarie läge respektive aktiverat läge. De tre nivåerna beskriver huruvida forumen inriktar, samordnar eller verkställer den gemensamma hanteringen av regionala frågor. Den regionalt inriktande nivån utgörs av forum med en övergripande policy- och ramsättande agenda utifrån ett regionalt perspektiv. I dessa forum är långsiktighet och strategiskt arbete nyckelord för verksamheten. De inriktande forumen inriktar övriga forums fortsatta hantering av en händelse eller fråga, och kan vid behov aktivera forum på andra nivåer för att stärka hanteringen av ett ärende. Forumen inom den regionalt samordnande nivån har också ett regionalt perspektiv, men har ett större fokus på att inom givna ramar implementera, aktivera och eskalera gemensamma åtgärder eller resurser i regionen. Dessa forum samordnar resurser, koordinerar arbetet med en specifik händelse eller fråga och kan vid behov aktivera forum inom såväl den inriktande som den verkställande nivån. Forumen inom den verkställande nivån fokuserar både på hanteringen av vardagshändelser och på faktisk krishantering. Med ett naturligt utförar-/aktörsperspektiv hanterar dessa forum normalt sett händelser med relativt korta tidsskalor. Vid behov kan samordnande forum aktiveras, för att bistå med koordinering och övergripande samordning av det gemensamma arbetet med en händelse eller fråga. Aktivitetslägen ordinarie läge eller aktiverat läge Modellen är även uppdelad i två aktivitetslägen, här kallade ordinarie läge samt aktiverat läge. Ordinarie läge anger det löpande samverkansarbete som pågår före och/eller efter en händelse. Här sker sannolikt det mesta arbetet, som till stor del handlar om att planera, genomföra föreslagna förbättringar samt följa upp. Arbetet bidrar även till möjligheten att bygga upp en gemensam kompetens inom ett specifikt område. Aktiverat läge avser samverkansarbete som sker med koppling till direkt hantering av särskilda händelser, det vill säga löpande arbete samt planering inför- och utvärdering av händelser. 7

8 3. Metod 3.1 Arbetsgång Studien av samverkansmönster och effekterna av dessa har genomförts med hjälp av intervjuer med företrädare för berörda organisationer i länet. Arbetsgången för projektet kan delas in i tre huvudfaser: Intervjufas, Analysfas och Resultat. Dessa faser beskrivs i detalj nedan Intervjufas Representanter från de aktörer som verkar inom Program för samverkan har intervjuats. Vid intervjuerna har öppna frågor rörande samverkan, innehåll och kommunikation, samt effekter av dessa ställts kopplat till de tre händelserna. Respondenterna fick i samband med intervjubokningen en kortare information om intervjuns övergripande frågeställningar samt tillvägagångssätt. Intervjuerna var av samtalskaraktär och genomfördes vid merparten av tillfällena som individuella intervjuer. Vid ett fåtal tillfällen har intervjuer genomförts i par eller i grupp. De individer som intervjuats representerar såväl modellen inriktande och samordnande nivå. Detta har gjort att ett brett spektrum av synpunkter har fångats upp. Intervjuerna genomfördes under perioden 14 oktober november Totalt intervjuades 33 personer från 19 organisationer vid 15 intervjutillfällen. Se bilaga 4 för en förteckning över samtliga intervjuer som genomförts Analysfas Intervjufasen efterföljdes av en analysfas där det insamlade materialet sammanställdes och kategoriserades för att få en översikt över den information som lämnats i intervjuerna. Erfarenheterna har först förts upp på en bruttolista för att därifrån kategoriseras i enlighet med de för Program för samverkan vedertagna delområdena Utbildning, Process, Struktur. I tillägg till det har kategorin Kultur lagts till eftersom behovet att lyfta erfarenheter kopplade till organisationskultur adresserats i intervjuerna. Se bild 2. Utifrån den information som inkommit vid intervjuerna genomfördes en analys av materialet, varpå tentativa resultat sammanställdes och presenterades för projektets kravställare. i början av september, november samt i början av december Resultat Det samlade resultatet av det arbete som beskrivits ovan redovisas i kapitel 4. I kapitel 5 förs en avslutande diskussion kring hur erfarenhetsdokumentationen kan tas vidare och komma det framtida arbetet i regionen till gagn. De dokumenterade erfarenheterna i denna rapport är uppdelade i två huvudsakliga delar: En övergripande sammanställning av erfarenheter från genomförda intervjuer, samt en diskussion kring förslag på fortsatt arbete med utgångspunkt i dessa. Denna diskussion förs avslutningsvis i rapportens sista del. Det är i sammanhanget också viktigt att nämna att denna rapport redovisar egenupplevda erfarenheter från personer verksamma vid händelserna. Bilagt finns också en tabell med de erfarenheter som framkommit i intervjuerna. Se bilaga 3. Den slutliga rapporten presenterades för merparten av länets aktörer vid Forum för samhällsskydd och beredskap, som arrangerades av Länsstyrelsen i Stockholm, på Lidingö den 13 december Bild 5. Modell för tematisk indelning av erfarenheter 8

9 4. Resultat från intervjuer För att på bästa sätta åskådliggöra den inhämtade informationen samt sammanställa den på ett sådant sätt att den blir överblickbar, redovisas först de erfarenheter som framkommit i intervjuerna. Därefter har erfarenheterna sammanställts i tematiska kluster för att till sist lista i vilka aktiviteter och produkter de kan utmynna i. I Program för Samverkans Stockholmsregionens målbildsformulering uttrycks tre delområden; Utbildning, Process och Struktur. I arbetet med att fånga upp och organisera de insamlade erfarenheterna har det varit hjälpsamt att använda denna modell för att ge struktur åt de inhämtade erfarenheterna. Utöver de tre delområdena som omnämns ovan har också kultur lagts till som område. 4.1 Dokumenterade erfarenheter Följande avsnitt syftar till att ge en aggregerad bild av de erfarenheter som framkommit i intervjuerna. Den övergripande synpunkten från de intervjuade är att arbetet inom Program för samverkan - Stockholmsregionen bidragit till en höjd förmåga till samverkan, vilket i sin tur lett till att regionen faktiskt löser uppgifter på ett bättre och resurseffektivare vis idag än för tre år sedan. Som särskilt positiva erfarenheter kan nämnas: - En tydlig förbättring i samverkan har skett över tid Den generella förmågan till samverkan inom länet har definitivt höjs. Flera av de om intervjuats menar att det inte hade gått att lösa uppgifterna vid de tre händelserna med samma goda resultat utan de framsteg som gjorts inom Program för samverkan Stockholmsregionen. - Gemensam inriktning Efter hanteringen av den sociala oron i länet, framträdde ett tydligt behov av att i ett tidigt skede skapa en gemensam inriktning för verksamheten i länet. Vid händelsen med den sociala oron uppstod den gemensamma inriktningen spontant, men till efterkommande händelser lades den gemensamma inriktningen fast redan i planeringsfasen. - Inkallningssystem via SOS Alarm har förenklat De praktiska förutsättningarna för att kunna genomföra ett möte över telefon har avsevärt förbättrats genom införandet av nytt inkallningssystem. Tidsbesparingen är betydande och risken för felaktigheter minimeras. - Nätverk och kontaktytor Ett flertal nätverk och kontaktytor har skapats och förbättrats genom de veckovis återkommande torsdagsmötena, samt genom de månatliga mötena hos Länsstyrelsen i Stockholms län. Detta har gjort att de olika aktörerna fått en bättre förståelse för varandras verksamheter samt att personliga kontakter knyts Utbildning I syfte att höja den generella kunskapssnivån, går det utifrån listade erfarenheter (se bilaga 3) inte att göra någon annan tolkning än att kunskapsfrämjande insatser bör prioriteras. Detta går också att koppla till den avsiktsförklaring som är framtagen mellan programmets aktörer, och som säger att det vilar ett ansvar på varje deltagande aktör att identifiera och genomföra gemensamma utbildningsinsatser, samt att löpande pröva möjligheten att dela resurser och kompetens. Områden inom vilka vidareutbildning skulle vara förtjänstfull för utvecklingen av samverkan är enligt flera av de intervjuade aktörerna; praktisk tillämpning av den regionala modellen för samverkan, d.v.s. utbildning i hur de olika nivåerna ska användas samt vilken typ av frågor som avhandlas på respektive nivå. Detta går också att koppla till att flera aktörer i intervjuerna nämner att ett bättre strategiskt perspektiv i arbetet vid större händelser skulle underlätta. 9

10 Det finns stora skillnader i hur Tjänsteman i Beredskap från de olika organisationerna agerar och löser sin uppgift i de regionala samverkansforumen, vilket bottnar i olika kunskap och vana. Detta är inget konstigt eftersom aktörernas olika ordinarie verksamheter skiljer sig åt avsevärt, men för att främja en effektiv samverkan så är en insats med syfte att säkerställa en gemensam nivå något som bör tas med i planeringsarbetet framöver. Frågor som med fördel bör lyftas i en sådan utbildning är enligt de intervjuade aktörerna bl.a. vad som förväntas av en Tjänsteman i Beredskap, ordförandeskap i möten Länsstyrelsen, samt erfarenhetsdelning. En sådan insats skulle ge både en utjämning och en höjning av kunskapen i modellen för regional samverkan. Ett gemensamt utbildningstillfälle skulle också ge möjligheten att utbilda i Program för Samverkans syfte och mål i stort, då även detta upplevs som ett område där utvecklingspotential finns. Att samlas för gemensam utbildning leder också till att aktörerna lär känna varandra bättre, vilket är något som flera av de intervjuade uttrycker önskemål om eftersom detta är en förutsättning för att kunna bidra på ett konstruktivt sätt vid samverkansmötena Process Hur arbetet bedrivs och vilka upparbetade processer som finns på plats för att hantera det. Den övergripande erfarenheten är att förmågan till samverkan bara blir bättre och bättre. Det finns dock ett par områden som genom ganska enkla åtgärder kan bidra till effektiviseringar. Exempel på detta är att samlokalisera funktioner hos olika aktörer efter behov, och att koppla in den inriktande nivån i ett tidigare skede i planeringen av en särskild händelse. Att samlokalisera blåljusfunktioner har genom tidigare försök (Vardagssamverkan blåljus) visat sig fungera mycket bra. En viss otydlighet finns kopplad till existerande samverkansforum vid särskild händelse, vilket troligtvis är en fråga som bör adresseras framöver eftersom det berör hela samverkansarbetet. Det måste vara tydligt i vilket skede av arbetsprocessen som den inriktande respektive samordnande nivån kopplas in. Det är en entydigt positiv erfarenhet att vid större händelse utse en samverkansperson som representerar Program för Samverkan-gruppen vid polisens orienteringar. Erfarenheten av att låta företrädare för berörda samhällsaktörer representera länets aktörer och därigenom minska kontaktytorna är entydigt god, och den enda frågan är egentligen hur denna funktion kan byggas in i strukturerna och därmed nedärvas, och på så sätt fungera oavsett person. Modellen för att ta fram ett koordinerat inriktningsbeslut upplevs som väldigt berikande. Även fast innehållet inte alltid ger något specifikt att förhålla sig till, så är processen och andemeningen något som ger styrka in i det fortsatta gemensamma arbetet. Det är ett gott exempel på en fungerande process som bör drivas vidare. Några av de intervjuade aktörerna menar dessutom att innehållet bör göras mer stringent i syfte att tydliggöra vad som krävs för att nå det gemensamma målet. Likaså är UMS-funktionen via SOS Alarm en funktion i processen som upplevs både underlätta och fungera mycket bra en teknisk lösning som gör genomförandet av de regelbundna telefonkonferenserna lättare. När det gäller arbetssätt så uttrycks det olika åsikter kring vilken roll länsstyrelsen ska ha baserat på gjorda erfarenheterna. Å ena sidan stipuleras länsstyrelsens ansvar genom det geografiska områdesansvaret för regionen tydligt. Ansvar att verka för samordning Å andra sidan finns det processer som bör hanteras på kommunal nivå. För att motverka otydlighet, så bör områdesansvaret på regional och lokal nivå tydliggöras ytterligare. Att det bör finnas en sammanhållande kraft runt strukturerna kom fram tydligt i intervjuerna, och mer om det diskuteras i nästkommande avsnitt Struktur Det finns idag effektiva forum som fungerar. Dessutom är strukturerna för hur dessa är tänkta att fungera stipulerade i modellen för regional samverkan. En stark önskan ifrån flera av de intervjuade har framkommit om att det nu är dags att ta nästa steg inom ramen för programmet, och genom det sträva efter att få bli bekväm i de arbetssätt som strukturerna inbjuder till. Detta innebär att de strukturer som finns måste komma på plats och implementeras. Det innebär också att formerna för det måste hittas, och det görs troligtvis bäst genom att öva. 10

11 Det finns också en styrka som inte kan bortses från i att det under en längre tid har varit samma personer hos de olika aktörerna som fungerat i samverkansposition. Genom en kontinuitet i deltagande byggs också trygghet och förtroende vilket är viktiga inslag för att få samverkan att fungera bra. Det finns också erfarenheter som pekar på behovet av att koordinera uttalanden och budskap i den externa kommunikationen, och därför skapa ytterligare ett forum som samverkar och samordnar denna. I samband med att få gällande strukturer att fungera bör det också enligt några av respondenterna, göras en analys om inte en sektorsindelning av samverkansområden skulle höja effektiviteten. Det finns också erfarenheter gjorda som understryker behovet av en sammanhållande kraft runt aktiviteterna kring samverkan. Troligtvis är det en önskan om mer struktur i genomförandet som påkallas. Hur man går vidare med detta är en fråga som diskuteras med anledning av att Program för samverkan under förväntas bli en del av den ordinarie verksamheten. Exempelvis diskuteras förslag om att skapa ett programkontor som kommer att driva frågorna vidare och om då också kan bli utsett att ansvara för samordning Kultur Att genom arbetssätt tillsammans åstadkomma en önskvärd kultur är ett starkt verktyg. En organisations kultur påverkar möjligheten att både internt och externt kommunicera och sprida information. Genom kulturen kan legitimitet skapas åt organisationen och dess arbete. Dessutom kan kulturen påverka organisationens förmåga till samverkan och utveckling vilket överensstämmer bra med hela syftet i Program för samverkan. Många erfarenheter går att härleda eller på annat sätt göra till en fråga kopplad till rådande organisationskultur, men ett konkret exempel på en erfarenhet som kan kopplas till kultur är vilken information som bör delas i samverkansforumen. Konkret kan några erfarenheter kopplas till organisationskultur. Det tydligaste exemplet är nog hur fokus ska sättas på det gemensamma. Det finns en upplevelse att det varit mycket fokus på det polisiära, vilket på ett sätt är naturligt då Polisen ofta är den aktör som äger händelsen. Men, för att få störst utväxling av samverkan behöver alla bidra. Vikten av att alla bidrar till det gemensamma har nämnts av många av de intervjuade som en avgörande faktor för att nå resultat. Därför vore det förtjänstfullt att hitta ett arbetssätt och en kultur för hur detta åstadkoms. 11

12 5. Avslutning och reflektion I denna rapport har resultaten från projektet Erfarenhetsdokumentation av tre större händelser i Stockholms län 2013 redovisats. Projektet har bestått av att inhämta, dokumentera och åskådliggöra erfarenheter gjorda i samband med: 1) Social oro, vilka utbröt den 19 maj ) Nato-mötet, juni ) USA:s president Barack Obamas bilaterala besök, 4-5 september Arbetet med denna rapport har fungerat som en temperaturmätare på ståndpunkt i programmet. Eller annorlunda uttryckt, en kvalitetssäkring av vilka framsteg som gjorts, och som dessutom gjorts med utgångspunkt i faktiska händelser. Sammantaget ger det en indikation om riktningen på vägen framåt för att nå den uppsatta målsättningen. Om den stora bilden kan sägas att den i stort är väldigt enad. Uppfattningen i stort är att Program för samverkan lett till avsevärda framsteg avseende länets samverkansförmåga vilket i förlängningen ger positiva effekter på samhället och för dess medborgare. Det kan konstateras aktörerna inom Program för Samverkan Stockholmsregionen, är på rätt väg och att tiden nu är kommen för att ta ytterligare ett utvecklingssteg. Helt i linje med den överenskomna modellen för regional samverkan som klargör att förankring och en kontinuerlig utveckling av gemensamma rutiner och processer står som gemensam utgångspunkt. Detta är ett bra tillfälle att än en gång belysa vikten av att de erfarenheter som dokumenterats har ett värde i att arbetas vidare med inom ramen för övriga delprojekt i Program för samverkan. Det är också en förhoppning att denna rapport kommer att användas praktiskt i det kommande arbetet. Det vinner den allra mest på. Kunskapsåterföring baserat på erfarenheter bör göras regelbundet och strukturerat i varje lärande organisation. Det är en del av ständigt lärande och en förutsättning för att utvecklas. Genom att göra det under strukturerade former kan man dra mesta möjliga nytta av det. Hur ofta och i samband med vilka händelser är något som den framtida diskussionen får ge svar på. Projektet slutredovisades med presentation vid Forum för samhällsskydd och beredskap på Lidingö den 13 december 2013, då också frågor från deltagande aktörer gavs möjlighet att ställas. 12

13 6. Bilagor Bilaga 1 Intervjufrågor och arbetsprocess Erfarenhetsdokumentationen har genomförts med hjälp av intervjuer där öppna frågor rörande tjänsteutövande, samverkan, kommunikation samt effekter har ställts. Till stöd för intervjuerna har ett underlag med en bruttolista över intervjufrågor tagits fram. Dessa återfinns i bilaga 2. Intervjuobjekten har valts ut genom att uppdragsgivaren sammanställde en bruttolista över tänkbara personer att intervjua. Därefter har vi gemensamt och inom givna ramar, sökt hitta en så bred bas av intervjuobjekt som möjligt för att möjliggöra en så mångfacetterad informationsinhämtning som möjligt. 13

14 Bilaga 2 Intervjuunderlag (bruttolista) Basinformation Normal funktion och uppgift under händelsen? Vid vilken/vilka av dessa tre större händelser deltog med? Vilka samverkansforum deltog du i? Tjänsteutövande Hur påverkade händelsen din organisations förmåga till ordinarie tjänsteutövande? Kände du till det koordinerade inriktningsbeslutet? Hur förmedlades det i din organisation? Anpassade ni din enhets mål efter det koordinerade inriktningsbeslutet? Hur var er organisation förberedd på hantering av händelsen? I förväg känd händelse (Nato och Obama)? Plötsligt uppkommen händelse (Husby) Samverkan I vilka forum skedde samverkan? Deltog din organisation i länsstyrelsens samverkanskonferenser? Hade ni nytta av de arbetssätt som tagits fram inom ramen för Program för Samverkan? Avseende: Verktyg (agenda, handbok, kontaktlistor)? Samverkansvägar? (inriktande och samordnande möten) Övrigt stöd? Utnyttjades andra samverkansvägar? Vilka? Anser du att samverkan inom länet bidrog till ökad nytta för medborgaren alternativt minskade konsekvenserna för medborgaren? Upplever du att samverkan gjorde att det gemensamma löstes bättre eller var samverkan en belastning? Inriktande och samordnande möten Vad är din uppfattning om samverkansmötena (alfa/beta) Hur upplevde du samverkansmötena (alfa/beta)? Bidrog mötena till säkert, tryggt och framkomligt? Hur upplevde du strukturen i mötena? Sker det någon återföring av information mellan inriktande och samordnande möten? Hur upplever du att övergången mellan lägen (normalt/aktivt) och nivåer (alfa/beta) fungerar? Upplever du att systemet kring hur ni samverkar vid särskild händelse är tydlig? Upplever du att din organisation relaterar sitt arbete till gällande ramverk vid särskilda händelser? Finns det några rutiner som du skulle vilja införa? Innehåll och kommunikation Vilken information delades inom forumet för samverkan? Vilken information delades utom forumet för samverkan? Med vem, när och hur (vilka kanaler)? Fick du den information du behövde? Fick du den i tid, på lämpligt sätt och av förväntad källa? Vilken information spreds från er organisation, hur (genom vilka kanaler), när och till vem? (Andra myndigheter, allmänheten, etc.) Är det någon information som du tycker saknades och borde ha belysts bättre under mötena? Kunde din organisation ha gjort något annorlunda avseende informationsspridning och kommunikation och i så fall vad(organisation/process/system)? Hur kommunicerade ni externt? Såg du något behov för länsvis koordinerad extern kommunikation? 14

15 Effekter Vad anser du övergripande om hanteringen av dessa tre händelser i länet? Hur anser du att din organisation hanterade respektive händelse? Vill du lyfta fram något särskilt kring respektive händelse? Upplever du att det skett någon utveckling över tid? Förbättring i samverkan? Har vi lärt något utifrån användandet av framtagna ramverk? Anser du att samverkan bidrog till några effekter för samhället med hänsyn till säkert, tryggt och framkomligt? Anser du att samverkan gav några andra effekter på samhället? Vilka tror du är de huvudsakliga effekterna för medborgaren? Bidrog samverkan till att din uppgift löstes lättare, Bidrog din insats till att den totala insatsen blev effektivare? Är det något som du i övrigt skulle vilja framföra? 15

16 Bilaga 3 Erfarenheter i tabellformat Nedan presenteras de konkreta erfarenheter som framkommit. I den mellersta kolumnen kopplas respektive erfarenhet till ett tematiskt område som är hämtat från Program för samverkans målbildsformulering. Längst till höger finns ett fält där egna anteckningar kan göras för att ta arbetet vidare. Det bjuder också in till att arbeta med rapporten och låta den bli ett instrument, och förhoppningsvis även en inspiration till att jobba vidare med dessa frågor. Erfarenhet Delområde Hur fånga upp? Bättre strategiskt perspektiv Utbildning behövs generellt i mötena. En förskjutning från bakåtblickande mot framåtblickande behöver komma till stånd. TIB-funktionen behöver utvecklas. Utbildning En gemensam nivå behöver hittas. Aktörerna känner inte till Utbildning programmets syfte i tillräcklig utsträckning. Det gör att det inte blir så operativt gångbart. Viktigt att veta vad man ska bidra Utbildning med, vilket bygger på kunskap om varandras förmågor och behov. Allt för stor spridning på Utbildning kompetensnivån. Svårt att avgöra vem som ska Utbildning representera i de olika samverkansforumen. Samverkan fungerar bättre och Process smidigare i takt med tiden. Modellen med att ta fram en Process gemensam inriktning är mycket bra. Kan man vässa strukturen på innehållet ytterligare? Modellen för samverkansforum vid Process särskild händelse är otydlig. Samlokalisering är bra. Process Inkallningssystem via SOS Alarm Process har förbättrat enormt. Det är viktigt att komma Process förberedd till de olika samverkansforumen. Att ha en samverkansperson från Process PFS på polisens stabsmöten (Obama) var en styrka. Detta bör man fortsätta med. Mycket av samverkan hänger på Process personberoende. Det gäller att skapa processer för att bygga in detta i organisationen. Den inriktande nivån måste Process komma in i ett tidigare skede. (Obama kom in efter 2 v.) Uppdatering via SMS är bra men Process 16

17 bör utvecklas. Listorna med vem som får SMS bör ses över. Det knapphändiga informationsläget under presidentbesöket hade gjort att det vid incident hade krävts omfattande samverkan och upparbetade kommunikationskanaler. Det finns ingen systematiserad kontaktlista. Viktigt att Länsstyrelsen behåller regionalt fokus. Detta kan åstadkommas genom att rätt funktioner på Länsstyrelsen respektive kommun samverkar. Att komma in tidigt i planeringsprocessen är viktigt. Att den sociala oron blev en så stor händelse gjorde att många aktörer, och även nya för sammanhanget, blev involverade. Det gjorde det svårare eftersom modellen för regional samverkan inte täcker in det. Redan existerande strukturer som fastställts i modellen för regional samverkan måste implementeras. Det finns en god ambition till bättre samverkan inom PFS, men det är svårare att hitta formerna. Länsstyrelsen borde ta en mer framträdande roll som den samordnande. Viktigt att koordinera uttalanden i den externa kommunikationen. Samverkande från de olika aktörerna är ofta samma personer vilket underlättar kommunikationen. Det är dock viktigt att se till att den kunskapen nedärvs. Utveckla samverkansområden för olika sektorer. Ex. snöröjning Det är viktigt att dela information utan att på förhand tolka den åt andra. Vilket mandat krävs för respektive forum. Stort fokus på det polisiära. Hur får vi mer fokus på det gemensamma? Process Process Process Process Struktur Struktur Struktur Struktur Struktur Struktur Struktur Kultur Kultur Kultur 17

18 Bilaga 4 Genomförda intervjuer Aktör Person Datum Typ MSB Alexandra Nordlander Individuell intervju Polisen Erik Widstrand Individuell intervju Polisen Lotta Lutteman Parintervju Petra Sjölander Polisen Lena von Sydow Individuell intervju SBFF Lars-Göran Uddholm Individuell intervju SSBF Magnus Wallin Telefonintervju (Skype) Trafikverket SL SLL REK Regeringskansliet (Socialdepartementet) Försvarsmakten SSBF SSBF Norrtälje Räddningstjänst Stockholms stad Länsstyrelsen i Stockholms län Solna stad Järfälla kommun Haninge kommun Danderyd och Vaxholms kommuner Nacka kommun Per-Arne Olsson Kent Martin Parintervju Håkan Lindberg Gruppintervju Jessica Lindberg Ulla Hedström Mats Kryhl Individuell intervju Torbjörn Engelkes Edvard Sohl Anders Tegnborg Mikael Robertsson Tomas Strandman Lars Anderman Patrik Åhnberg Sara Lind Ann-Marie Falk Johan Beckman Rickard Daxner Per Lindenor Thomas Sjödin Kerstin Hägg Tommy Söderström Leif Blomkvist Bo Jensen Lars Winberg Jan Landström Gruppintervju Gruppintervju Parintervju Gruppintervju Gruppintervju SOS Alarm Ulf Andersson Individuell intervju 18