Linda Svahn (S) ordförande Linda Andersson (S) v. ordförande Bengt Evertsson (MP) Pär-Ove Lindqvist (M) Anders Persson (C)

Transkript

1 LINDESBERGS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Plats och tid Kindla, kommunhuset, Lindesberg, kl ande Övriga deltagande Linda Svahn (S) ordförande Linda Andersson (S) v. ordförande Bengt Evertsson (MP) Pär-Ove Lindqvist (M) Anders Persson (C) Irene Eriksson, t.f. förvaltningschef Jessica Andersson, förvaltningsekonom Peter Lundell, verksamhetschef grundskolan Björn Österby, nämndsekreterare Utses att justera Justeringens plats och tid Bengt Evertsson (MP) med Anders Persson (C) som ersättare Förvaltningskontoret, Underskrifter Sekreterare... Paragrafer Björn Österby Organ Ordförande Linda Svahn Justerare... ANSLAG - BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Barn- och utbildningsnämndens Anslaget sätts upp Anslaget tas ned Förvaringsplats för protokollet Förvaltningskontoret Underskrift

2 LINDESBERGS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Ärendeförteckning LIV & HÄLSA UNG Plan för skolplacering av asylsökande elever i Gusselby... 4 Månadsuppföljning per den 31 augusti Barnomsorgsuppföljning... 7 Information om tillsättning av förvaltningschef... 8 Information - beslut barn- och elevombudsmannen... 9 Information om skolskjutsar Vedevåg Ändrade regler för barnomsorg vid nattarbete Revisionsrapport Statsbidrag inom flyktingområdet Revisionsrapport Intern kontroll fakturahantering Pedagogiska priset läsåret kriterier Konsekvensanalys sammanslagning av IT-teleenheten och BUF-IT Fristående förskola i centralorten... 19

3 LINDESBERGS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 3 AU 93 LIV & HÄLSA UNG 2014 Arbetsutskottet föreslår barn- och utbildningsnämnden besluta att, - Arbetsutskottets ledamöter får åka på seminarium om LIV & HÄLSA UNG Ersättning för förlorad arbetsinkomst utgår. Barn- och utbildningsnämndens ledamöter får åka utan ersättning för förlorad arbetsinkomst. Varje deltagare ansvarar själv för sin anmälan. Vid ets möte den 9 september 2014 informerar verksamhetschefen för grundskolan om den genomförda undersökningen LIV & HÄLSA UNG Rektorerna på högstadieskolorna har utifrån resultaten identifierat olika områden att arbeta vidare med. - På Fröviskolan kommer man att arbeta vidare med elevers upplevelser av stress och den upplevda arbetsron samt deras sömnvanor. - På Stadsskogsskolan går arbetet vidare med kommunikation kring elevers kunskaper om vad om krävs för att nå målen i skolan, trakasserier på nätet samt arbetsro. - På Storåskolan arbetar man med resultatet kring elevernas vanor vad gäller rökning, alkohol och narkotika. På nämndens sammanträde den 25 september 2014 kommer ett par av rektorerna att berätta mer om arbetet med LIV & HÄLSA UNG Resultaten av undersökningen kommer att presenteras på ett seminarium den 3 oktober 2014.

4 LINDESBERGS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 4 AU 94 Plan för skolplacering av asylsökande elever i Gusselby Arbetsutskottet tackar för informationen och vidarebefordrar den till barn- och utbildningsnämnden. Vid ets möte den 9 september 2014 informerar verksamhetschefen för grundskolan om planen för skolplacering av asylsökande elever i Gusselby. Bakgrund: Sedan sommaren 2014 finns ett boende för asylsökande i Gusselby. Målet från migrationsverket är att placera vuxna utan barn i asylboendet. Vid akutsituationer kan barn komma att placeras i Gusselby. Totalt är det 76 platser på boendet i Gusselby. Utifrån den informationen vi fått har vi dragit slutsatsen att antalet barn som är i åldern 6-16 år inte kommer att vara alltför många. Det innebär att det inte är försvarbart att hyra extra lokaler för att bedriva undervisning i. Plan: Planen för skolplacering av asylbarn placerade i Gusselby ser ut enligt följande: När ett större antal barn, minst 10 st, i åldern 6-16 år är placerade på boendet i Gusselby kommer dessa att placeras på Hagabackens skola eller Storåskolan. Skolskjuts kommer då att behöva anordnas. Skolorna i Guldsmedshyttan och Storå har idag väl fungerande mottagning och undervisning av asylsökande elever. Det skulle inte bli någon inkörningsperiod utan verksamheten i Guldsmedshyttan och Storå skulle fortsätta som vanligt och i och med detta skulle eleverna möta rutinerade pedagoger som är vana att möta asylsökande elever. Om antalet barn är färre än 10 st, kommer dessa att placeras på skolor i Lindesberg utifrån plats och möjlighet. I dagsläget handlar det främst om Kristinaskolan och Björkhagaskolan för åk F-6 och Stadsskogsskolan för åk 7-9. Skolskjuts finns idag mellan Gusselby och Lindesberg. Om antalet överstiger ca 10 kommer behovet av utökad skolskjuts att finnas.

5 LINDESBERGS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 5 AU 95 Månadsuppföljning per den 31 augusti 2014 Arbetsutskottet föreslår barn- och utbildningsnämnden uppdra åt förvaltningschefen att arbeta vidare för att i första hand sänka kostnaderna på Lindeskolan. Vid ets möte den 9 september 2014 redovisar förvaltningsekonomen månadsuppföljningen av budgeten per den 31 augusti Verksamhet Feb Mars Apr Maj Aug Sep Okt Nov Dec 51 Gymnasieskola Gymnasiesärskola Central verks Gemensam verks Förskoleklass Fritidshem Grundskola Förskola Särskola Fritidsgård Kulturskola Totalt Prognosen för barn- och utbildningen 2014 är ett överskott mot budget med 2 miljoner kronor. Lindeskolan har ett underskott på 2 miljoner kronor varav 1 miljon är på IM. 400 tkr på gymnasiet är uteblivna statsbidrag från Migrationsverket för 13 elever som är över 18 år. Denna del går inte att rymma i budget 2014 eller kommande år. Skolledning har ett underskott på 350 tkr medan det finns flera små avvikelser mot budget i verksamheterna lokaler, måltid, elevvård och skolskjuts, tillsammans en avvikelse med +200 tkr. 44 asylelever läser på Lindeskolan. Central verksamhet och gemensam verksamhet har överskott på vakanta tjänster, kompetensutveckling, administration och förvaltningskontor. Totalt 2 miljoner kronor. Grundskolans snäva budgetprognos är tkr där 2 högstadieskolor aviserar tkr.

6 LINDESBERGS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 6 På förskolan aviserar 3 enheter underskott på 900 tkr medan 4 förskolor aviserar ett överskott på 300 tkr. Omsorg på obekväm tid, förskole-modellen och IKE har överskott 2 miljoner.

7 LINDESBERGS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 7 AU 96 Barnomsorgsuppföljning Arbetsutskottet tackar för informationen och vidarebefordrar den till barn- och utbildningsnämnden. Vid ets möte den 9 september 2014 informerar förvaltningsekonomen om barnomsorgsuppföljningen för förskola och fritidshem. Barnomsorgsbehovet i förskola och på fritidshem redovisas ett par gånger per år till barn- och utbildningsnämnden. Budget till de egna enheterna och bidrag till fristående huvudmän sker månadsvis med avstämning den 15:e varje månad. Sommarmånaderna är lite avvikande då julimånads bidrag utgår från junimånads barn- /elevantal. Augusti sker på liknande sätt och utgår från september. Den 1/7 flyttas barnen och eleverna upp och blir ett år äldre oavsett när under året födelsedagen firas. Fritidshemmen i kommunen har under ett par år tagit emot stora åldersgrupper från förskolan till höstens skolstart. Bemanningen utifrån modellen anses vara tight. Prognosen i modellen 2014 är 300 tkr. Hösten 2014 blir det extra viktigt att följa elevutvecklingen då enheternas prognos på antal elever antingen är väl tilltagen eller kommer att innebära ett underskott med ytterligare 500 tkr Ekonomin i förskolan ser god ut De båda modellerna förskolemodellen och flyktingförskola lämnar tillsammans tillbaka en budget på 1 miljon kronor. Barnantalet i förskole-modellen december 2014 är 960 barn i prognosen. Flyktingförskolan hade i januari 2014 ett barnantal på 16 och prognosen är att ytterligare ett tiotal barn är inskrivna i höst. I separat tabell redovisas barnantalet i förskolemodellen utan flyktingbarn och asylbarn.

8 LINDESBERGS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 8 AU 97 Information om tillsättning av förvaltningschef Arbetsutskottet tackar för informationen och vidarebefordrar den till barn- och utbildningsnämnden. Vid ets möte den 9 september 2014 informerar förvaltningschefen om tillsättningen av ny förvaltningschef för barnoch utbildningsförvaltningen. Henrik Arenvang, nuvarande chef för arbetsmarknadsförvaltningen, blir ny chef för barn- och utbildningsförvaltningen från och med den 1 januari 2015.

9 LINDESBERGS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 9 AU 98 Information - beslut barn- och elevombudsmannen ( :3119) Arbetsutskottet tackar för informationen. Vid ets möte den 9 september 2014 redovisar förvaltningschefen om ett enskilt ärende som gäller en anmälan till Barn- och elevombudsmannen.

10 LINDESBERGS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 10 AU 99 Information om skolskjutsar Vedevåg Arbetsutskottet tackar för informationen och vidarebefordrar den till barn- och utbildningsnämnden. Vidare föreslår et att barn- och utbildningsnämnden uppdrar åt förvaltningschefen att genomföra en översyn av skolskjutsreglementet. Vid ets möte den 9 september 2014 redovisar nämndsekreteraren om möjligheten till kostnadsfri skolskjuts för de elever som gjort skolval från Fröviskolan till Stadsskogsskolan. Länstrafiken har meddelat att det finns plats på befintlig linjebuss och eftersom detta inte innebär en ökad kostnad för huvudmannen så har eleverna beviljats grundskolekort. Vidare diskuterar et de olika avståndsgränserna i skolskjutsreglementet.

11 LINDESBERGS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 11 AU 100 Ändrade regler för barnomsorg vid nattarbete Arbetsutskottet föreslår barn- och utbildningsnämnden att uppdra åt förvaltningschefen att ändra i praxis kring barnomsorg. - Nattarbetande vårdnadshavare ska erbjudas fyra timmar barnomsorg före sitt första arbetspass. Lämplig tid för omsorgen avtalas med respektive förskolechef. - Omsorgen ska erbjudas inom ramen för respektive förskolas öppettider. - Omsorgen ska ej erbjudas de familjer där den andre vårdnadshavaren är hemma då omsorgen erbjuds. - Den erbjudna omsorgen ska utvärderas och redovisas för barn- och utbildningsnämnden vad avser volym och nöjdhet hos föräldrarna i juni Vid ets möte den 9 september 2014 redovisar förvaltningschefen effekterna av en förändring av reglerna kring barnomsorg vid nattarbete. Vid sammanträde 6 maj 2014 gav et förvaltningen i uppdrag att presentera ett antal typfall för att tydliggöra vad en förändring avseende reglerna för barnomsorg vid nattarbete skulle innebära. Idag tillämpas följande praxis Förälder har rätt att, efter genomfört nattskift, lämna sina barn för tillsyn under 8 timmar för att få sova. Utöver de 8 timmarnas sovtid har förälder rätt till skälig restid från arbetet och/eller tid för lämning och/eller hämtning. Ovanstående gäller under förutsättning att den andre föräldern också har ett behov av tillsyn under de 8 timmarna. Barnomsorg erbjuds alltså inte före ett nattskift. I kommunen finns nattarbetande föräldrar med barnomsorg. För av dessa kan det finnas ett önskemål om sovtid före nattskift d.v.s. det finns inte en annan förälder som kan ta hand om barnen. Tänkbara situationer

12 LINDESBERGS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 12 Ensamstående förälder som arbetar natt och vill ha sovtid under förskolans öppethållandetid. Ensamstående förälder som arbetar natt och vill ha sovtid under kvällen i anslutning till nattpasset. Två föräldrar, en arbetar eftermiddag och en natt och vill ha sovtid eftermiddag alt. kväll. Två föräldrar, en arbetar dagtid och en natt och vill ha sovtid på eftermiddag på grund av svårigheter att sova när familjen kommit hem. Vid kontakt med ett antal kommuner framkom att de flesta inte har några regler angående sovtid. En kommun hade tiderna

13 LINDESBERGS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 13 AU 101 Revisionsrapport Statsbidrag inom flyktingområdet Arbetsutskottet tackar för informationen. Ärendet kommer att behandlas vid det extra et om Lindeskolan den 16 september 2014.

14 LINDESBERGS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 14 AU 102 Revisionsrapport Intern kontroll fakturahantering Arbetsutskottet tackar för informationen. Ärendet kommer att behandlas vid det extra et om Lindeskolan den 16 september 2014.

15 LINDESBERGS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 15 AU 103 Pedagogiska priset läsåret kriterier Arbetsutskottet tackar för informationen. Ärendet kommer att behandlas vid det extra et om Lindeskolan den 16 september 2014.

16 LINDESBERGS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 16 AU 104 Konsekvensanalys sammanslagning av IT-teleenheten och BUF-IT Arbetsutskottet föreslår barn- och utbildningsnämnden besluta att lämna följande yttrande: Det är av yttersta vikt att den goda servicenivån för användarna bibehålls. Det bör även tydliggöras vem som är uppdragsgivare i den nya organisationen. Vid ets möte den 9 september 2014 informerar förvaltningschefen om den konsekvensanalys som tagits fram avseende en sammanslagning av barn- och utbildningsförvaltningens IT-enhet och kommunens IT-teleenhet. Bakgrund Sedan tidigt 90-tal har IT-driften inom Lindesbergs kommun (och naturligtvis alla andra organisationer) genomgått många och stora förändringar. Under 90-talet var det svårt för IT-avdelningen att få till enhetliga och standardiserade lösningar. Ofta berodde detta på att skolor och skolområden anställde egna datatekniker med egna lösningar eller som vurmade för speciella plattformar/lösningar. Skolor och skolenheter hade vid denna tid egna servrar placerade på skolenheterna vilket gjorde att backup- och säkerhetslösningar var eftersatta. I början av 2000-talet centraliserades till slut driften av servrar styrdes IT-driften inom BUF upp och skoldatateknikerna samlades under BUF-IT med IT-samordnare som enhetssansvarig. Under genomfördes nätsäkringsprojektet och därmed centraliserades och standardiserades hela kommunens nätverk. Nätsäkringsprojektet öppnade för ett utökat samarbete mellan BUF-IT och IT-och teleenheten då en stor del av kommunens nät betjänar just BUF. Samarbetet mellan avdelningarna fördjupas nu mer och mer och tankar om sammanslagning för att möta dels det snabbt ökande antalet datorer, läsplattor och mobila enheter samt de ökande kraven på säkerhet föds. Bägge avdelningarna känner oftare och oftare av hög arbetsbelastning. Tid för kompetensutveckling och gemensamma utvecklingsprojekt saknas eller måste prioriteras bort då den dagliga driften tar större och större utrymme av arbetstiden. I syfte att kartlägga dagsläget och identifiera kommunkoncernens kommande behov vad avser IT utfördes under 2013 en utredning. Utredningen fastslog bland annat att en sammanslagning av BUF-IT,

17 LINDESBERGS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 17 IT- och teleenheten samt Masugnens It-tekniker är nödvändig för att kunna bibehålla kvaliteten och möta framtida behov. Den här analysen fokuserar på konsekvenserna av sammanslagna IT-avdelningar. Observera att punkterna nedan inte är rangordnande. Analys av konsekvenser 1. För att den nya IT-enheten ska kunna arbeta effektivt krävs att hela avdelningen är placerad i samma lokal. Det kommer att finnas en bemannad helpdesk som hanterar alla supportsamtal på samma sätt som gör idag. Detta kommer att innebära ett förändrat sätt att felanmäla för många då det nu är vanligt man ringer till sin teknikers mobiltelefon. Några skolor (Lindeskolan, Stadsskogsskolan, Fröviskolan och Björkhagaskolan) och Masugnen har hitintills haft IT-tekniker lokaliserade på plats. Det finns en risk att servicen kommer att uppfattas som mindre personlig då man inte kan kontakta sin tekniker direkt. Det kan komma att uppfattas som en försämring av servicen när sammanslagningen slutförts och man inte längre har någon tekniker på plats. 2. En sammanslagen IT-avdelning, i en gemensam lokal, innebär att man kan använda kompetenserna mycket mer effektivt. I en större personalgrupp är det också lättare att styra om resurser vid behov. 3. Helpdesken som tar emot felanmälan registrerar ärendet och tilldelar det till lämplig tekniker. Det gör att rätt person alltid arbetar med rätt saker. Antal ärenden som glöms bort minimeras då de dokumenteras och följs upp. Det finns en risk att det nya helpdesknumret inte kommer att användas utan att man fortsätter att ringa till sin Ittekniker. Det kan innebära en snedbelastning i arbetsbördan hos tekniker om inte alla inkommande arbeten går via helpdesk. Om inte alla felanmälningar kommer in via helpdesk finns en risk att arbeten glöms bort och inte blir utförda. 4. I det ursprungliga förlaget förordades en placering på Lindeskolan. Detta för att Lindeskolan har ett stort antal datorer och användare vilket gjorde att bemanning på plats bedömdes som nödvändigt. Lokalresursutredningen kom dock fram till att Stafettgatan, där IT-och

18 LINDESBERGS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 18 teleenheten finns, är den bästa placeringen. Man har dock nyligen börjat renovera kontor på Stafettgatan för att BKT behöver expandera. Lokalerna är inte tillräckligt stora för att hysa både den nya ITavdelningen och ett expanderat BKT. Här återstår att lösa bemanningen på Lindeskolan. En uppenbar risk finns att den nya IT-avdelningen inte får plats. Det bästa hade kanske varit att starta upp den nya avdelningen på ett nytt ställe. Då blir alla personer nya och inga ev. gamla revirtänkanden finns. En klar fördel med placeringen är närheten till riksväg 50 vilket gör att man snabbt kan ta sig till de olika delarna i kommunen. 5. Vid tillsättning av IT-chef och IT-strateg finns en risk att avdelningen dräneras på viktig kompetens. 6. Under åren som gått har löneskillnaderna mellan olika avdelningarna blivit stora. Detta gör att lönerna behöver harmoniseras. Den tekniska utvecklingen är enorm och erbjuder ofta nya fantastiska möjligheter. Många av kommunens anställda har ett stort och genuint intresse för den nya tekniken och också för hur den ska kunna användas i deras yrkesutövning. Självklart är det viktigt och välgörande med personal som arbetar för utveckling och förbättring av verksamheterna men vi ser också att det ibland saknas relevans, struktur och genomtänkta säkerhetslösningar i önskemålen. Den nya IT-avdelningen kommer att ha en gemensam, strikt hållning i frågor som rör IT-säkerhet i allmänhet och PUL-relaterad säkerhet i synnerhet. Genomtänkta och strukturerade säkerhetslösningar är oerhört viktiga inom en så stor och viktig organisation som en kommun. Det är viktigt att alla anställda får information om säkerhetsrisker, inte minst för att få en förståelse för de säkerhetslösningar som finns.

19 LINDESBERGS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 19 AU 105 Fristående förskola i centralorten Arbetsutskottet tackar för informationen. Vid ets möte den 9 september 2014 informerar förvaltningschefen om planerna på att starta en fristående förskola i Lindesbergs kommun. Enligt de senaste planerna arbetar företrädarna för Solberga förskola nu för att starta verksamheten i en före detta företagslokal i de västra delarna av Lindesberg.