Partnering i byggbranschen vad är det och gör det någon skillnad?

Transkript

1 Institutionen för Infrastruktur Bygg- och fastighetsekonomi Kungliga Tekniska Högskolan Examensarbete nr 282 Partnering i byggbranschen vad är det och gör det någon skillnad? Författare: Nina Lindkvist Handledare: Hans Lind Stockholm 2005

2 Examensarbete Titel: Partnering i byggbranschen vad är det och gör det någon skillnad? Författare Nina Lindkvist Institution Institutionen för Infrastruktur Bygg- och Fastighetsekonomi Examensarbete nummer 282 Handledare Hans Lind Nyckelord Partnering Byggbranschen i Sverige, om inte i hela världen, har under en längre tid haft lönsamhetsproblem. Man har inte lyckats hålla jämna steg med kostnadsökningar vilket till stor del beror på ineffektivt samarbete och misstro mellan parter, vilket leder till lojalitetsproblem och konflikter. I Storbritannien har regeringen tagit initiativ för att lösa problemen och har tillsatt The Construction Task Force för att utreda byggsektorns behov av utveckling. Deras slutsatser har presenterats i form av en rapport kallad Rethinking Construction, färdigställd Rapporten fokuserade bl a på samspelet mellan aktörer beställare, projektörer, entreprenörer, produkt- och materialleverantörer etc, och man nämnde partnering som en av de viktigaste metoderna att lyfta byggindustrin till önskad nivå. (Kadefors, 2002) I Sverige tillsatte regeringen i februari 2002 den Svenska Byggkommissionen med uppgiften att utifrån Rethinking Construction granska bygg- och anläggningssektorn. I deras utlåtande angavs att många av byggbranschens aktörer har ett defensivt förhållningssätt till byggfel och andra problem, vilket leder till revirtänkande, lågt omvandlingstryck och höga byggkostnader. Med inspiration från framgångarna i bl a Storbritannien, där partnering blivit allt mer vanligt, har en försiktig ökning av partneringprojekt skett i Sverige. Partnering kan kort förklaras som ett nytt arbetssätt genom vilket aktivt relationsbyggande mellan ett byggprojekts aktörer skapar bättre samarbete för att minska konflikter, tidsfördröjningar och därigenom sänka kostnader. I den här rapporten undersöks begreppet och metoden partnering genom ett inledande försök till definition följt av en praktisk studie där ett antal utförda partneringprojekt jämförs med ett antal projekt utan partnering som arbetssätt. Detta görs för att hitta de verkliga skillnaderna och möjligheterna till mervärde med partnering. Fokus ligger på upphandling, workshops, konflikthantering och ersättningsmodeller. Det är svårt att vetenskapligt dra några slutsatser av det insamlade materialet, men man kan anta att det inom upphandlingsprocessen och i modellen för ersättning kan finnas fördelar med partnering, som positivt påverkar ett byggprojekts resultat. Kanske mer intressant i denna studie är de frågor som under min arbetsprocessens kommit upp. Både hos mig själv och hos personer jag varit i kontakt med. Bland dessa frågor märks bl a funderingar om vilka som egentligen kan anses delaktiga i ett partneringsamarbete, om branschen är mogen och besitter nödvändig kompetens för förändring och om långtgående partneringsamarbeten kan sätta den viktiga konkurrensen ur spel. 2

3 Master of Science thesis Title: Partnering in the construction industry what is it and does it make a difference? Authors Nina Lindkvist Department Department of Infrastructure Building and Real Estate Economics Master Thesis number 282 Supervisor Hans Lind Keywords Partnering The construction industry in Sweden, if not in the whole world, has during a considerable time had profitability problems. A project s profit has not measured up to increased costs, which is mainly due to inefficient collaboration and mistrust between the contracting parties that lead to loyalty issues and conflicts. In the UK the government took action to solve these problems and appointed The Construction Task Force to examine the construction industry s need of improvement. Their conclusions were presented in a report named Rethinking Construction, publiced in The focus of the report was on the collaboration between the industry s actors the clients, consultants, contractors, suppliers etc, and partnering was held considered one of the core methods to improve the processes of the construction industry to the required level. (Kadefors, 2002) In Sweden, in february 2002, the government appointed the Svenska Byggkommissionen to, considering Rethinking Construction, review the construction industry. In their statement they claimed that many of the industry s actors have a defensive attitude towards construction errors and such issues. An attitude that leads to protecting of one's preserves, limited efforts to change and considerable construction costs. Inspired by the success in the UK where partnering is increasingly used, an increase in the use of partnering has been seen also in Sweden. Partnering can basically be explained as a new approach to management through which active improvements of relations across contractual boundaries facilitates teamworking to prevent conflicts, time delays and as a consequence of this - lower the costs. In this report the concept partnering is beeing reviewed first by an attempt to a definition followed by a practical study where projects carried out with partnering are compared to projects not carried out with partnering in order to track to real differences and potential benefits. Focus is on procurement, workshops, conflict resolution and economic compensation. It is difficult to draw any scientific conclusions from the collected data. However, one can suppose that there, within the procurement process and models for economical compensation, are benefits to serve to a project s profitability. Perhaps more conclusive in this study are the questions raised throughout working with it, i.g. by myself and other people involved in the process. Among these questions are noticed thoughts about who can really be considered included in a project managed with partnering, whether the industry is ripe to and hold the required skills to perform the innovation of partnering management and whether strategic longterm partnering can constrain competition in the industry market. 3

4 Förord Detta examensarbete har utförts mellan oktober 2004 och januari 2005 vid avdelningen för Byggoch fastighetsekonomi på Institutionen för infrastruktur vid Kungliga Tekniska Högskolan i Stockholm. Jag vill tacka Hans Lind, docent på Institutionen för infrastruktur, för insiktsfull och konkret handledning under genomförandet av mitt examensarbete. Dessutom vill jag tacka Johan Nyström, doktorand vid samma institution, som kommit med tips på litteratur och andra informationskällor om partnering. Rapporten bygger till stor del på material från intervjuer utförda på projektutvecklings- och byggföretag runt om i landet. Tack även till de personer, med namn nämnda i kapitel 4 och 5, som ställt upp och berättat om sina erfarenheter av partnering eller av traditionellt utförda projekt. Stockholm 30/ Nina Lindkvist 4

5 Innehållsförteckning 1. Inledning Bakgrund Syfte Metod och disposition Definitioner...9 Del 1 - Teori Problem i byggbranschen bakgrunden till partnering Storbritannien USA Sverige Vad är partnering och vad vill man uppnå? Allmänt Partnering enligt NCC Partnering enligt Anna Kadefors Partneringblomman Kritik av partnering Sammanfattning

6 Del 2 - Praktik Projekt partnering Projekturval partnering Upphandling Workshops Konflikthantering Ersättning Positiva erfarenheter Negativa erfarenheter Projekt utan partnering Projekturval utan partnering Upphandling Mötesteknik Konflikthantering Ersättning Partnering eller inte partnering sammanfattning och jämförelse Upphandling Workshops/Mötesteknik Konflikthantering Ersättning

7 7. Slutsats 44 Källförteckning 46 Bilaga Intervjufrågor 48 7

8 1. Inledning 1.1 Bakgrund Byggbranschen i Sverige har länge dragits med effektivitets- och lönsamhetsproblem. Marknadens prisökningar har inte kunnat matcha kostnadsökningar, och man har haft svårt att möta kundernas krav. Exempel på problem man har upplevt är enligt Kadefors, (2002): - att de medverkandes kompetens inte utnyttjas fullt ut för projektets bästa - dåliga relationer mellan beställar/konsultsidan och entreprenörer - bristande flexibilitet förändringar blir dyra och leder till konflikter - ineffektivt utnyttjande av projekttiden - höga byggkostnader - låg lönsamhet för entreprenörer - bristande arbetstillfredsställelse En viktig orsak till tidsfördröjningar i produktionen och därmed kostnadsökningar är konflikter. Under de senaste åren har man internationellt börjat intressera sig för att utveckla samarbetsformerna i byggprojekt för att förbättra samarbetet mellan byggbranschens olika aktörer. Initiativ till förbättringar har tagits i framförallt Storbritannien, där en statlig kommission har lagt fram förslag på hur branschen kan förnya sig. En av de nya metoder som föreslås kallas partnering och är ett arbetssätt som bygger på ökat samarbete genom ökat förtroende parter emellan. Se vidare i kapitel Syfte Syftet med rapporten är att utreda skillnader mellan att i byggprojekt använda traditionella arbetssätt och att arbeta med partnering. Partnering är någonting nytt på marknaden, och de är många som undrar vad det egentligen är och vilka fördelar och nackdelar arbetssättet för med sig. Därför har jag valt en frågeställning som försöker belysa detta. Det görs först ett försök att definiera partnering med en genomgång av de enligt litteraturen viktigaste teoretiska beståndsdelarna; vad man vill uppnå och hur man med partnering ska uppnå detta. Fokus i rapporten är dock studier av enskilda fall där partnering använts för att försöka hitta de i praktiken största fördelarna och nackdelarna användandet av partnering kan medföra till ett projekts ekonomi, kvalitet samt arbetsmiljö för aktörerna. Dessa två infallsvinklar ska tillsammans visa vad partnering är och om användandet av det gör någon skillnad i praktiken. 8

9 1.3 Metod och disposition Som bakgrund till hur begreppet partnering uppkom redogörs först kort för hur byggbranschens problem har lett till statliga initiativ i olika länder. Dessa initiativ till effektivisering av byggbranschen och förbättring av arbetsmiljön ger grunden för de nya begrepp och arbetssätt där partnering är en av de viktigaste nyheterna. För att ge en bild av vad partnering är redogörs sedan för hur begreppet partnering teoretiskt definieras i litteraturen. Genom en grundlig genomgång av forskningsrapporter, myndighetsutlåtanden, artiklar, företagsinformation samt material från konferenser växer en beskrivning av vad partnering är fram. Syftet med rapporten är dock som tidigare nämnts att utreda hur användandet av partnering ter sig i praktiken. Detta undersöks genom en rad intervjuer med aktörer i olika byggprojekt. Först studeras projekt utförda med partnering, där tre aktuella projekt har valts ut som referensobjekt. Nyckelpersoner under planerings- och byggprocessen har identifierats och intervjuats. Fokus ligger på upphandling, workshops, konflikthantering och ersättningsmodeller, de parametrar som efter den inledande definitionen kan anses vara de mest centrala i arbetssättet partnering. I nästa steg intervjuas nyckelpersoner i projekt som inte är utförda med partnering. Fokus ligger fortfarande på upphandling, workshops, konflikthantering samt ersättningsmodeller. 1.4 Definitioner Detta arbete handlar som nämnt ovan om partnering i byggbranschen. Jag har valt att undersöka detta genom en jämförande studie där jag förutom partneringprojekt även tittar på byggprojekt där man inte använder partnering som arbetssätt. De senare benämner jag traditionella, i den meningen att aktörerna samarbetar på ett traditionellt sätt. Partnering benämns vara ett arbetssätt. Det är dock vikigt att ha klart för sig att arbetssätt inte betyder entreprenad, och att partnering fungerar under traditionella entreprenadformer såsom totalentreprenad, generalentreprenad osv. 9

10 Del 1 - Teori 10

11 2. Problem i byggbranschen bakgrunden till partnering 2.1 Storbritannien I Storbritannien, där man haft samma problem som i Sverige, har regeringen och byggindustrin gemensamt tagit initiativ för att utveckla byggsektorn. Man ansåg att byggbranschen, jämfört med andra branscher, var lågpresterande och saknade omvandlings- och utvecklingskraft. Brister som därigenom ansågs ha uppstått är okänslighet för kundönskemål, låg kvalitet, låg leveranssäkerhet, höga produktionskostnader, låg produktivitet, bristande konkurrens, svart arbetskraft, hög ohälsonivå och låg lönsamhet. (Andrén, 2004) Problemen låg bl a i att man i Storbritannien löste konflikter med hjälp av jurister. Det blev lätt dyrt, och man ville därför hitta bättre konflikthanteringmodeller färdigställdes en utredning som fokuserade på ett behov av bättre samarbete. Denna rapport, Latham-rapporten, gav ett nytt tankesätt med förbättrat samarbete stort genomslag i Storbritannien. Regeringen tillsatte till följd av detta the Construction Task Force som skulle utreda byggsektorns behov av utveckling. Deras utlåtanden publicerades i rapporten Rethinking Construction som färdigställdes 1998 och fokuserade på byggsindustrins verkningssätt, byggprocessen samt samspelet mellan aktörer beställare, projektörer, entreprenörer, produkt- och materialleverantörer etc. (Kadefors, 2002) Rapportens rekommendationer för högre kvalitet, kortare byggtider och lägre kostnader var att genom nya organisatoriska och logistiska metoder som partnering, bl a få en bättre sammanhållen projektorganisation. Rapporten lyfte fram partnering som en av de mest viktiga metoderna att lyfta byggindustrin till önskad nivå. Idén har har sedan utvecklats och förfinats i flera av följdoch demonstrationsprojekten. De nya tankarna har haft stor genomslagskraft i Storbritannien och många företag har engagerat sig för förändring. (Andrén, 2004) För att ytterliggare förenkla processen har man i Storbritannien börjat använda sig av ett standardiserat kontrakt, The New Engineering Contract, NEC, som specificerar hur ett projekt praktiskt ska genomföras med partnering, där de inblandades roller definieras tydligt för att medverka till samarbete. (Kadefors, 2002) 2.2 USA Även i USA har man utarbetat ett nytt sätt att lösa konflikter. Man använder sig av en Dispute Resolution Board, DRB, som består av 3 oberoende personer som ska vara väl uppdaterade om projektet och vid en konflikt kunna kallas in med kort varsel. (Kadefors, 2002) 2.3 Sverige I Sverige är konfliktnivån i byggandet låg jämfört med i många andra länder. De flesta konflikter kan hanteras av de inblandade själva, och inte som i Storbritannien, av jurister. Detta gör att det inte finns lika stora drivkrafter för införandet av mer samarbetsinriktade genomförandeformer. Dock finns det ett intresse för förnyelse och nya samarbetsformer för bl a bättre arbetsmiljö och kostnadssänkningar. 11

12 2.3.1 Skärpning gubbar I Sverige har några offentliga initiativ för en effektivare byggbransch tagits. I februari 2002 tillsatte regeringen den Svenska Byggkommissionen med uppgiften att utifrån Rethinking Construction granska bygg- och anläggningssektorn. Tanken var att kommissionen skulle komma med förslag till åtgärder för att främja konkurrens, motverka kartellbildningar, stoppa användandet av svart arbetskraft, höja kvaliteten, sänka kostnaderna och tydliggöra ansvarsroller vid entreprenader. (Skärpning gubbar!, SOU 2002:115). I sitt arbete intervjuade kommissionen representanter för offentliga och privata företag i branschen, intresseorganisationer, universitet, högskolor samt övriga berörda myndigheter och verk. Enligt Linda Andersson (Kommunförbundet ) såg kommissionen att de intervjuade inte såg sin egen roll i problemen som uppstod och inte heller i dess lösning. Detta trots att samtliga intervjuade instämde i problembeskrivningarna. Kommissionen skriver i sitt utlåtande att De flesta har ett alldeles för defensivt förhållningssätt som innebär att de flesta problem, som t ex byggfel, faller mellan stolarna. Kommissionen såg allvarligt på denna brist på ansvarstagande från branschens sida och hävdar i sitt utlåtande att det är just det förhållningssättet... som, förutom konkurrensförhållandena, bidrar till bristande omvandlingstryck, revirtänkande, låg beställarkompetens samt höga byggkostnader. Kommissionen presenterade sitt utlåtande i december Gällande byggherrens ställning, konkurrens, byggfel, tillsyn och kontroll, kom byggkommissionen med bl a följande åtgärdsförslag; 1) Tillkalla en särskild utredare med uppdrag att föreslå tvingande minimiregler för parternas ansvar för fel vid projektering och utförande av byggnadsentreprenader. 2) Ge Statens fastighetsverk i uppdrag att utarbeta en allmän statlig byggherrepolicy. 3) Ge Boverket att tillsammans med högskolor och universitet i uppdrag att utforma en utbildning på högskolenivå för byggherrar 4) Ge Konkurrensverket ansvar för tillsynen av hur lagen om offentlig upphandling (LOU) efterlevs samt för information om hur lagen tilllämpas. (Anderssons, 2003) Under hösten 2004 har regeringen tillsatt en byggsamordnare Sonny Modig, och en samhällsbyggnadsminister Mona Sahlin. Byggsamordnaren ska leda ett framtagande av ett utvecklingsprogram för slutredovisning i december 2007, och han ska ha regelbunden kontakt med en referensgrupp på regeringskansliet. Vid STD s konferens 1 nov 2004 nämnde Sonny Modig att man vill lära av den fasta industrin och standardisera byggandet inte vad man gör men hur man gör, ibland kallat lean production. Man måste göra samma sak med samma 12

13 kvalitet på mindre tid för att sänka kostnaderna. Sonny påpekade att mänskliga attityder och beteenden är de svåraste hindren på vägen, och att man måste se framåt och sluta skylla ifrån sig. Ett annat initiativ har tagits av några stora företag i anläggningsbranschen som har gått ihop i ett samarbete initierat av Vägverket och Banverket. Samarbetet i FIA - förändring i anläggningsbranschen syftar till att gemensamt identifiera problem och tillsammans diskutera förnyelsefrågor, riskhantering och konfliktslösningsmetoder. (STD Konferens Förändring i byggbranschen, 2004) 13

14 3. Vad är partnering och vad vill man uppnå? 3.1 Allmänt Det finns ingen officiell definition av partnering. Begreppet partnering började användas i byggsammanhang av US Army Corps of Engineers under 1980-talet. Man försökte då utveckla ett nytt arbetssätt med syftet att undvika rättstvister och på så sätt sänka kostnaderna för offentliga anläggningsprojekt. Partnering är det ledningssätt som används mellan beställare och leverantör för att enligt avtal samverka och ömsesidigt informera varandra i syfte att uppnå ett bättre gemensamt resultat i ett projekt (Fernström, 2003) Partnering is a structured management approach to facilitate teamworking across contractual boundaries. Its fundamental components are formalised mutual objectives, agreed problem resolution methods, and an active search for continuous measurable improvements. (Construction Industry Board, 1997) Kort sagt är partnering en fördjupad relation där beställare, entreprenörer och leverantörer söker en gemensam effektiv form av samarbete med syftet att skapa mervärde för alla parter i ett projekt. Man brukar skilja på projektpartnering, som avser samarbete mellan parter i enstaka projekt, och strategisk partnering, som avser regelbundet samarbete mellan två eller flera parter under en längre period. Projektpartnering har använts i Sverige i begränsad skala. Strategisk partnering är däremot inte så utbrett, och svårt att uppnå för offentliga beställare som styrs av LOU. (Andrén, 2004) Ett exempel på strategisk partnering är dock samarbetet mellan McDonald och Wästbygg, där Wästbygg byggt närmare 140 restauranger åt McDonald sedan 1995, sänkt byggkostnaden med 20 procent netto samt förkortat byggtiden från 16 till 8 veckor. Ett annat av få exempel är Arconas sätt att arbeta med lean construction, där de i mer än 10 år samverkat på detta sätt med BSK arkitekter, Energo konsult, ABB Contracting samt NBN Rör plus glasleverantörer och andra. (Fernström, 2003) Nedan följer en genomgång av hur aktörer i byggbranschen och hur man i litteraturen förklarar begreppet partnering. 14

15 3.2 Partnering enligt NCC NCC är det företag som använts sig mest av partnering i Sverige hittills. NCC delar på ett pedagogiskt sätt in ett partneringprojekt i ett antal faser. Dessa beskrivs i en artikel i Väg- och vattenbyggaren nr , skriven av Alf Göransson, VD NCC AB, och Olle Ehrlén, VD NCC Construction Sverige AB. Jag citerar; Ett partneringprojekt kan enligt vår modell delas upp i fyra faser. Samarbetet startar. Innan projektet startas måste deltagare och medarbetare väljas. Rätt lag ska tas ut med bra personkemi. En privat kund väljer samarbetspartners helt fritt, medan offentliga kunder måste göra det inom ramen för Lagen om offentlig upphandling (LOU). I denna fas diskuteras gemensamma värderingar och mål. Projektets utformning. När projektdeltagarna skrivit kontrakt om samarbete och tillsammans lagt fast en ekonomisk ram inträder denna fas. Nu stakas de gemensamma målsättningarna ut och deltagarna slår fast förutsättningarna för samarbetet. Projektteam tillsätts och ansvaret fördelas. Parterna kommer överens om kostnadsram och om incitamentsstruktur för att göra det lönsamt för parterna att underskriva kostnadsramen. Denna fas är ett integrerat och öppet samarbete, en dialog mellan beställare, användare, arkitekt, konstruktör och entreprenör som går både kors och tvärs. Här utväxlas åsikter, vetande och visioner i en flexibel och lyhörd avvägning av användarnas behov och byggnadens utformning. Projektering och genomförande. Nu bestäms detaljer i projektet. Ofta börjar själva byggproduktionen samtidigt med detaljprojekteringen. Leverans och utvärdering. Detta är den dag beställaren får nyckeln till projektet, då hela projektgruppen ser den framtida användaren ta projektet i bruk. Vid leverans görs en utvärdering av hur målsättningarna uppfyllts. Om projektet har blivit dyrare delar alla på de ökade kostnaderna enligt den överenskommelse som skrivits. Blir kostnaderna lägre delar parterna på överskottet. På så sätt skapas ett gemensamt incitament 15

16 3.3 Partnering enligt Anna Kadefors Med utgångspunkt från ovan beskrivna grundläggande faserna görs i detta avsnitt ett försök till djupare analys av vad partnering är. Anna Kadefors beskriver i kapitlen 3, 4 och 5 i sin rapport Förtroende och samverkan i byggprocessen förutsättningar och erfarenheter vad man vill uppnå med partnering och hur man kan gå till väga för att uppnå detta. Som de viktigaste målen nämner hon: - Bättre upphandling - Bättre samarbete genom ökat förtroende och bättre konflikthantering - Ökad måluppfyllelse - Ekonomisk effektivitet Nedan beskrivs hur Anna Kadefors och andra inom partneringlitteraturen anser att man med hjälp av partnering kan uppnå dessa mål Bättre upphandling För att lyckas med partnering måste man välja rätt person på rätt plats och det är viktigt att nyckelpersoner är motiverade och intresserade. På grund av att partnering än så länge är något nytt krävs det extra hög kompetens och samarbetsvillighet hos de inblandade. Problem med förtroende vid traditionell upphandling Vid totalentreprenader specificeras utförandet ofta på detaljnivå, och den entreprenör med lägst angivna pris vinner uppdraget. Det är inte lönsamt för en entreprenör att öppet påpeka problem och fel på handlingarna vid den konkurrenssituation som anbudsperioden är, vilket kan ställa till problem senare i samarbetet. Beställaren kan uppleva det så att entreprenörens bemötande skiljer sig från det under själva upphandlingen vilket kan signalera att den andra parten inte gör mer än som gagnar honom själv. Strukturen på anbudsförfarandet kan göra så att beställaren och entreprenören har motsatta intressen. Alltså, den traditionella upphandlingsprocessen kan motverka sunt förnuft och samarbete. Förtroende och upphandling med partnering Upphandlingen av ett projekt där man vill använda partnering ska inte gå till som en traditionell upphandling. Beställaren ska förutom anbudspriset även fokusera på kvalitet och förtroende för uppdragstagaren. Dessa parametrar måste därför på ett eller annat sätt finnas med i förfrågningsunderlag och anbud. Anbudsgivaren ska inte heller känna sig låst att föreslå förbättringar av handlingarna utan uppmanas till delaktighet på ett tidigt stadium. En viktig skillnad mot traditionell upphandling är att man vid upphandling med partnering vill upphandla entreprenören så tidigt som möjligt för att på så sätt få så stort samarbete som möjligt. 16

17 3.3.2 Bättre samarbete genom ökat förtroende och bättre konflikthantering Det främsta hindret för ett bra samarbete mellan olika parter i ett byggprojekt är de traditionella rollerna aktörerna emellan. Dessa roller kan delas in i organisationsrelaterade, attitydrelaterade och traditionsrelaterade. Man tenderar att misstro den andra parten och därmed förstörs möjligheten till ett bra samarbete. Bra förtroende är grundläggande för ett bra samarbete. Detta förtroende kan komma från bra rykte eller från egna positiva erfarenheter av en annan part. Om dessa två möjligheter inte finns kan förtroende möjligen skapas utifrån vetskapen att den andra parten har allt att vinna på att samarbeta mot samma mål, och det är en grundläggande idé med partnering. Förtroende Kadefors, 2002 citerad s 35: Förtroende är mycket viktigt vid partnering. Förtroendet och samarbetet mellan två parter är beroende av många olika faktorer, som personliga egenskaper och kompetens hos de medverkande individerna, formella kontrakt och incitamentsstrukturer, kontroll av det utförda arbetet, kommunikationen och interaktionen mellan parterna, samt sociala normer och andra institutioner i branschen och samhället i stort. Ändrings- och tilläggsarbeten orsakar lätt konflikter när beställaren lätt kan uppfatta extraräkningar som att entreprenören drar fördel av deras och konsulternas misstag i projekteringen. Att beställaren kontrollerar och övervakar entreprenörens arbete är en annan känslig aspekt. Kadefors skriver Det finns en ömsesidighetsregel i mänskliga relationer som gör att visat förtroende återgäldas med samarbete, medan detaljkontroll signalerar misstro och kan leda till en kultur där enbart det som specificeras och kontrolleras utförs. Workshops För att ta beslut, upprätta gemensamma mål och lösa konflikter använder man sig av workshops där representanter för alla aktörer ska vara delaktiga. Dessa workshops är dessutom bra för att bygga upp en förtroendebaserad relation och projektkultur. Det är viktigt att alla centrala aktörer medverkar vid workshopen. Vilka är då de centrala aktörerna? I Storbritannien har man fokuserat på beställare och entreprenör (Fisher och Green 2001). I Danmark fokuserar man mer på konsulternas roll. Men varken i Storbritannien eller i Danmark deltar underentreprenörerna direkt i partnering. (Byggeriets Arbejdsgivere m fl 2001) Generellt kan sägas att det anses vara viktig är att ledningsfunktioner på nivån över den operativa projektledningen medverkar. Detta gäller alla medverkande organisationer men särskilt beställaren, huvudentreprenören och de viktigaste projektörerna. En första workshop kan vara uppbyggd enligt följande; - En presentationsrunda. - Teambuildingövningar, rollspel, personlighetstest etc. 17

18 - En session där de olika parterna beskriver sina målsättningar, förväntningar och förhoppningar. - Upprättande av en partneringdeklaration (se nedan). - En diskussion av motsägande intressen och vilka åtgärder som behöver vidtas för att undvika problem och för att förbättra relationer och resultat i projektet. - Tillsättande av ett projektteam Efter den inledande workshopen bör man anordna uppföljande workshops var tredje eller fjärde månad under projektets genomförande. När mindre entreprenörer och leverantörer introduceras senare under arbetet bör man ha mindre workshops för att introducera även dessa. En avslutande workshop bör genomföras för en sista utvärdering av de tidigare uppsatta partneringmålen i partneringdeklarationen, se vidare nedan. Denna utgör grund för erfarenhetsåterföring och för att identifiera möjligheter till mer långsiktiga förbättringar. Konflikthantering Under ett projekts genomförandetid kan behov komma att förändras, vilka kan göra att man är tvungen att förändra projektets utformning efter de nya förutsättningarna. När sådana förändringar uppstår är man tvungen att omförhandla. Det är viktigt att principer för omförhandlingar samt konflikthanteringsmodeller är utarbetade i början av projektet och finns med i partneringdeklarationen. En sådan modell kan betyda att man upprättar team på olika nivåer i organisationen. När sedan en konflikt uppstår försöker man lösa den på den nivån den uppkom. De inblandade har en begränsad tid på sig, t ex 2-7 dagar, att lösa konflikten och om de inte lyckas flyttas frågan vidare uppåt i hierarkin för en lösning. (Bennet och Jayes 1995) Förutom att upprätta konflikthanteringsplaner jobbar man i partnering förebyggande. Man bygger upp förtroende genom övningar och utbildning i samband med workshops Ökad måluppfyllelse Kvaliteten i ett byggprojekt förväntas bli högre om alla aktörer har ett gemensamt mål. Det kan uppnås genom skapandet av en win-win-situation som gör att det ligger i allas bästa att uppnå detta mål. Målet formuleras, som nämnts ovan, i början av samarbetet vid en inledande workshop. Man formar tillsammans en så kallad partneringdeklaration, ett informellt kontrakt med mjuka parametrar. Partneringdeklaration Partneringdeklarationen kan enligt Kadefors, 2002 innehålla regler för följande: -allmänna förutsättningar -överenskomna värderingar och målsättningar -specifikation av de handlingar som föreligger och de handlingar som skall utarbetas under olika skeden -organisation och kommunikationsformer 18

19 -specifikation av parternas uppdrag och skyldigheter under olika skeden -budgetramar samt principer för ersättning och uppföljning -hävande av avtal -tidplaner -ansvarsförhållanden -försäkringar -principer för konfliktlösning Uppföljning av partneringdeklarationen För att kontrollera att de mål man satt upp också uppfylls måste man utarbeta ett uppföljningssystem att använda sig av vid kommande workshops under projektets genomförandeperiod. Med hjälp av detta ska man inte bara stämma av kontraktet utan också utvärderar de mjuka parametrarna i partneringavtalet/målet, hur samarbetet har upplevts osv. Resultatet ska komma till allas kännedom. Kontrakt I Storbritannien har ett standardkontrakt för partnering tagits fram. PPC 2000 (Project Partnering Contract), ECC (Engineering and Construction Contract) för ny- och ombyggnationer och TPC 2000 (Term Partnering Contract) för underhållsarbeten. Man kan ha ett samarbete liknande det med partnering, men med traditionellt upprättade kontrakt, men det har visats sig att vanliga kontrakt kan innehålla regler som motverkar ett samarbete, och att det därför är bra med ett formellt partneringavtal. Ett standardavtal utformades 2000 i Storbritannien under Rethinking Construction. (Loraine och Williams 2000) Ekonomisk effektivitet Ersättningsmodeller med en fast och en rörlig del, öppna böcker och ekonomiska incitament anses mest lämpade vid partneringsamarbeten. (Bennet och Jayes, 1995) Vid den inledande workshopen fastställs efter kalkylarbete projektets så kallade riktpris. Ersättning till entreprenören kan ske genom en fast räkning och en rörlig räkning. Den fasta delen ska täcka grundläggande fasta kostnader för entreprenören. De löpande kostnaderna i den rörliga räkningen ska redovisas öppet med kvitton så kallade öppna böcker. Om den totala kostnaden understiger riktpriset kan entreprenören i vissa fall få en procentandel av vinsten, och samtidigt vara skyldig att stå för en del av kostnaden om den överstiger riktpriset. Detta fungerar som ett ekonomiskt incitament även om vissa kritiker menar att personlig utveckling och upplevd uppskattning från andra människor har större betydelse för individen och ge högre kvalitet. Förutom möjligheter till ökad vinst kan partnering medföra ökade kostnader. För dessa står bl a upphandlingskostnader, workshops och projekteringskostnader (ökad kreativitet med mer utredningsarbete). 19

20 3.4 Partneringblomman Ovan är beskrivet hur Anna Kadefors sammanfattat branschens generella definition av partnering. Även andra har försökt definiera partnering och Johan Nyström, doktorand på Institutionen för infrastruktur på Kungl Tekniska Högskolan har utvecklat den så kallade Partneringblomman. Denna är beskriven i examensarbetet Partnering i bostadsbyggande? av Niklas Hammarskjöld och Tommy Lindblom, och nedan återges kort vad de skrivit. Johan Nyström utgår i sin avhandling från nödvändiga förutsättningar, beståndsdelar och effekter av partnering. Han implementerar sedan Wittgensteins idé om familjelikhet vid definitionen av relationen mellan dessa komponenter och partnering och får på detta sätt en mängd definitioner av partnering som kan särskiljas på ett strukturerat sätt. De viktigaste komponenterna hamnar i mitten som en kärna och de komponenter som inte är grundläggande men som ingår i något typ av partneringsamarbete hamnar runt kärnan. Denna modell med kärna med blad runt är ett schema som kan liknas vid en blomma. Utifrån detta kan man sedan definiera olika typer av partnering, där kärnan alltid finns med, men inte alltid alla blad. Fördelen med denna definition är att partnering kan definieras även om olika projekt med partnering inte alltid innebär att alla parametrarna är med men ändå alla fungerar som partneringprojekt. Med hjälp av partneringblomman kan man även identifiera nya typer av partnering. Bilden finns på sidan 17 i rapporten. 20