Styrelsemöte Protokoll 16/2015

Transkript

1 Föredragningslista Inledning 180 Kallelse och beslutförhet 181 Val av protokolljusterare för dagens möte ÅDA Upphandling av laptops Upphandling av intranät Riskbedömning Budget 2015 Budget 2016 Budget och verksamhetsplan för 2017 Uppdrag att anordna sysselsättningsfrämjande utbildning inom restaurangoch cafébranschen Uppdrag att anordna utbildning till läkarsekreterare Sysselsättningsfrämjande utbildning inom städbranschen

2 Arbetsvärdering Inköp av blandningsmaskiner Centralkök för Ålands gymnasium Utannonserande av tjänster Avtalstillämpning Yrkesråd Från LR Förvaltningschefens beslut Nästa möte Avslutning Christina von Hertzen Styrelsens ordförande

3 Styrelsemöte 16/2015 Plats och tid Neptunigatan 21, kl Beslutande Ordinarie medlemmar Ersättare Christina von Hertzen, ordf. x Nina Lindfors Anita Husell-Karlström, vice ordf. x Thommy Fagerholm Stig Grönlund x Viveka Landgärds Martin Nilsson x Karl-Johan Nyholm Annika Karlsson x Annette Holmberg-Jansson Cia Numelin Kari Granberg Tage Eriksson Dan Roberts Studeranderepresentanter Marcus Clausen x Elin Abrahamsson Conny Viento Ivan Akkuratov Lärarrepresentanter Michael Gunell x Anna-Lena Groos Dan Nordman x Tove Waller Personalrepresentanter Susann Råstedt Övriga Anders Göransson Marcus Koskinen-Hagman Inger Rosenberg-Mattsson Ronny Holmström-Wall Ralf Lundberg x x x x

4 179 Inledning Ordförande Christina von Hertzen hälsade alla välkomna till mötet. 180 Kallelse och beslutförhet Kallelse till möte skedde genom e-post den Föredragningslistan skickades ut den Förslag: Då minst hälften av styrelsens medlemmar och ordförande är närvarande konstateras att mötet är beslutfört. Beslut: Beslutet omfattades. 181 Val av protokolljusterare för dagens möte Protokoll från föregående möte har tillsänts styrelsens medlemmar, representanter och ersättare i styrelsen. Förslag: Protokoll nr 13/2015 antecknas för kännedom. Till protokolljusterare för dagens möte utses Cia Numelin och Martin Nilsson. Beslut: Martin Nilsson och Anita Husell-Karlström utses till protokolljusterare. 182 ÅDA Styrelsebeslut 155, IT-chefen informerar om det aktuella läget. Förslag: Styrelsen antecknar informationen för kännedom. Styrelseledamot Annika Karlsson anmäler jäv och avlägsnar från rummet under ärendets behandling. Beslut: Förvaltningen ges i uppdrag att bereda ärendet med en beskrivning av situationen samt komma med förslag till åtgärder till följande sammanträde. Styrelsebeslut 168, Bilaga: 168A-2015 I bilaga 168A beskrivs läget angående Ålands gymnasium och ÅDA. Förslag: Styrelsen antecknar redogörelsen för kännedom.

5 Beslut: Styrelsen antecknar redogörelsen för kännedom. Ålands gymnasium ska enligt gymnasielagens 53 ha behövlig administrativ förvaltning avseende bl.a. informationsteknik. Styrelsen kan inte medverka till ett överförande av all personal på IT-avdelningen till ÅDA utan att ersättande resurser ges för utförande av det arbete som IT-personalen idag utför men som inte kan tas över av ÅDA. Styrelsen konstaterar att landskapsregeringens hantering av frågan om gymnasiets anslutning till ÅDA inger stora bekymmer. Den skrivelse med farhågor och frågor, som styrelsen riktade till finans- och utbildningsministrarna (styrelsebeslut bilaga ) har inte besvarats. Alla handlingar av intresse kring gymnasiets IT-verksamhet har överlämnats till ÅDA, men inget gensvar har givits från ÅDA eller landskapsregeringen i sakfrågorna eller intresse visats för hur utbildningsorganisationernas IT ska hanteras av ÅDA. Dessa fanns inte med i eller var ens omnämnda i den digitala agendan, som lagtinget beslutat om. Vi har förlorat en mycket kompetent IT-systemansvarig, eftersom det tog ett år för landskapsförvaltningen att bevilja honom dispens för en mindre brist i hans formella utbildning och pga hotet om överflyttning till ÅDA. Styrelsen emotser snarast ett klargörande från landskapsregeringen. IT-chefens redogörelse samt detta beslut översändes till landskapsregeringen för kännedom. Bilaga: 182A-B-2015 Ålands landskapsregering har i skrivelse den svarat på den skrivelse som Ålands gymnasium styrelse beslutade om den , se bilaga 182A I beslutet ger Ålands landskapsregering Ålands gymnasium i uppdrag att i ett projekt utreda hur IT-drift och IT-personal ska överföras till ÅDA. På uppdrag av förvaltningschefen har IT-chefen framtagit ett förslag till projektdirektiv, se bilaga 182B Förslag: Styrelsen beslutar genomföra det av landskapsregeringen ålagda projektet i enlighet med det föreslagna projektdirektivet. Beslut: Styrelsen beslutar genomföra projektet i enlighet med det föreslagna projektdirektivet. Detta är ett utvärderingsprojekt och omfattar inte ett beslut om överföring av IT-resurser till ÅDA

6 183 Upphandling av laptops Bilaga: 183A-2015 Ålands gymnasium har inbegärt anbud på 80 stycken bärbara datorer. Under anbudstiden har tre stycken anbud inkommit. Förslag: Styrelsen antar anbudet från Mariehamns kontorsmaskiner Ab i enlighet med bilaga 183A. Beslut: Styrelsen antar anbudet från Mariehamns kontorsmaskiner Ab om att upphandla 80 st. Dell Latitude 3340 Education till ett pris om 707 euro per enhet. Reservation: Martin Nilsson reserverar sig mot beslutet. 184 Upphandling av intranät Styrelsebeslut 32, Bilaga: 32A-2015 Ålands gymnasium saknar idag ett intranät vilket försvårar den interna kommunikationen. Förvaltningschefen har därför givit t.f. kvalitetskoordinator Marica Eliasson och IT-chef Ronny Holmström-Wall i uppdrag att utreda om det finns ett behov av ett intranät inom Ålands gymnasium och hur detta i så fall skulle kunna vara utformat, se bilaga. Förslag: Ålands gymnasiums styrelse beslutar uppdra åt förvaltningschefen att utifrån den kravspecifikation som gjorts se över möjligheterna att upphandla ett intranät för Ålands gymnasium. Bilaga: 184A-F-2015 Ålands gymnasium har den inbegärt anbud för en intranätplattform, se bilaga 184 A Tre leverantörer har avgivit anbud, se bilaga 184B-D Anbuden har öppnats den , se bilaga 184E En utvärdering av anbuden har gjorts och alla anbud har lämnats i rätt tid och alla anbud bedöms möte ska-kraven i anbudsbegäran, se bilaga 184F Förslag: Styrelsen ger förvaltningschefen i uppdrag att inleda avtalsförhandlingar med Strax kommunikation om leverans av intranätplattformen. Under förhandlingarna behöver klargöras tidtabeller, arbetsformer, mötesfrekvenser, betalningsplan och specificeringar vad gäller en del av punkterna i anbudet. Styrelsen ger förvaltningschefen mandat att teckna avtal såtillvida förhandlingarna utmynnar i överenskommelse om dessa punkter.

7 Beslut: Styrelsen ger förvaltningschefen i uppdrag att inleda avtalsförhandlingar med Strax kommunikation om leverans av intranätplattformen. Under förhandlingarna behöver klargöras tidtabeller, arbetsformer, mötesfrekvenser, betalningsplan och specificeringar vad gäller en del av punkterna i anbudet. Förvaltningschefen ges dock inget mandat att i det här läget teckna avtal, utan styrelsen önskar se ett färdigt avtalsförslag innan ytterligare beslut fattas i ärendet. 185 Riskbedömning Styrelsebeslut 131, Bilagor: 131A-B-2015 Ålands gymnasiums arbetarskyddschef Ari Wolff och Caroline Öhman från Cityläkarna presenterar resultatet från riskbedömningen som gjordes under Förslag: Styrelsen antecknar riskbedömningen för kännedom, samt ger förvaltningschefen i uppdrag att ta fram en åtgärdsplan till styrelsemötet den Beslut: Styrelsen antecknar riskbedömningen för kännedom, samt ger förvaltningschefen i uppdrag att i samråd med chefsforum ta fram en åtgärdsplan som görs i dialog med alla personalgrupper. En första rapport presenteras på styrelsemötet den Bilaga: 185A-B I arbetet med att ta fram en åtgärdsplan för riskbedömningen som gjordes 2014 har bildats en åtgärdsgrupp som består av arbetarskyddskommissionens medlemmar, förvaltningschefen, förvaltnings- och informationssekreteraren, kvalitetskoordinatorn samt en representant för företagshälsovården. Gruppen har tagit fram en rapport med förslag till åtgärdsplan, se bilaga 185A. Förslag: Styrelsen beslutar anteckna informationen för kännedom och ger förvaltningschefen i uppdrag att till nästkommande möte att tillsammans med åtgärdsgruppen ta fram ett färdigt förslag till åtgärdsplan. Styrelsen beslutar även att anteckna arbetarskyddsfullmäktig Michael Gunells information för kännedom, se bilaga 185B.

8 186 Budget 2015 Bilaga: 186A-2015 Förvaltningschefen informerar om den ekonomiska situationen. Förslag: Förvaltningschefen föreslår att styrelsen för Ålands gymnasium antecknar informationen för kännedom. 187 Budget 2016 Förvaltningschefen informerar om hur arbetet med budget för 2016 fortskrider. Förslag: Förvaltningschefen föreslår att styrelsen för Ålands gymnasium antecknar informationen för kännedom. Beslut: Beslutet omfattades. Bilaga: 187A-C-2015 Förvaltningschefen har tillsammans med ekonomichefen uppgjort tre skrivelser som behandlar budget 2016, se bilaga 187A-C Förslag: Förvaltningschefen föreslår att styrelsen för Ålands gymnasium antecknar informationen för kännedom och beslutar översända skrivelsen gällande budgetprocessen (bilaga 187B-2015) till landskapsregeringen. 188 Budget och verksamhetsplan för 2017 Styrelsebeslut 171, Förvaltningschefen önskar styrelsens anvisningar gällande arbetet med budget och verksamhetsplan för Beslut: Styrelsen beslutar att bordlägga ärendet. Beslut: Styrelsen beslutar ge förvaltningschefen i uppdrag att ordna ett budgetoch verksamhetsseminarium för styrelsen och ledande tjänstemän i slutet av januari eller början av februari 2016.

9 189 Uppdrag att anordna sysselsättningsfrämjande utbildning inom restaurang- och cafébranschen Bilagor: 189A-B-2015 Ålands landskapsregering har gett Ålands gymnasium i uppdrag att arrangera en ca. 3 veckor lång sysselsättningsfrämjande utbildning inom restaurang- och cafébranschen under våren Förslag: Ålands gymnasium arrangerar en sysselsättningsfrämjande utbildning inom restaurang- och cafébranschen i enlighet med anbudet, bilaga 189B. 190 Uppdrag att anordna utbildning till läkarsekreterare Bilagor: 190A-B-2015 Ålands landskapsregering har gett styrelsen för Ålands gymnasium i uppdrag att utforma ett förslag till upplägg för en kompletterings-och vidareutbildning till läkarsekreterare. Vuxenutbildningen planerar att genomföra denna utbildning enligt systemet för fristående examen som finns beskrivet i bilaga 190A samt i den föreslagna läroplanen, bilaga 190B. Förslag: Styrelsen omfattar förslaget till upplägg och läroplan för en kompletterings- och vidareutbildning till läkarsekreterare samt översänder denna till landskapsregeringen för fastställelse. 191 Sysselsättningsfrämjande utbildning inom städbranschen Bilagor: 191A-C-2015 Ålands landskapsregering har gett Ålands gymnasium i uppdrag att planera och arrangera en sysselsättningsfrämjande utbildning inom städbranschen. Eftersom Ålands gymnasium inte har examensrätt gällande yrkesexamen för anstaltsvårdare, har man begärt in anbud från samtliga svenskspråkiga utbildningsanordnare med examensrätt i Finland. Inget anbud lämnades dock in. Landskapsregeringen har nu fått en offert på den förberedande teorin för yrkesexamen för anstaltsvårdare från Vasa vuxenutbildningscenter. Ålands gymnasium har i och med det fått i uppdrag att bistå med vissa saker, se bilaga 191A. Vuxenutbildningen har därmed tagit fram ett anbud gällande handledning och LIAkoordinering gällande yrkesexamen för anstaltsvårdare.

10 Förslag: Styrelsen delger landskapsregeringen bifogade anbud gällande handledning och LIA-koordinering gällande yrkesexamen för anstaltsvårdare. 192 Arbetsvärdering Bilaga: 192A-C-2015 Landskapsregeringen har beslutat att hela förvaltningen ska arbetsvärderas. För Ålands gymnasium startade detta i vecka och Ålands gymnasium ska senast den skicka in sina svar, se bilaga 192A-B För att klara detta har förvaltningschefen uppgjort ett förslag till tidsplan för arbetet, se bilaga 192C Förslag: Styrelsen beslutar anta den fastslagna tidsplanen. 193 Inköp av blandningsmaskiner Bilaga: 193A-G-2015 Ålands gymnasium har den inbegärt anbud för två blandningsmaskiner, se bilaga 193 A Fyra leverantörer har avgivit anbud, se bilaga 193B-E Anbuden har öppnats den , se bilaga 193F En utvärdering av anbuden har gjorts och alla anbud har lämnats i rätt tid, men två av anbuden bedöms inte möta ska-kraven i anbudsbegäran, se bilaga 193G Förslag: Styrelsen beslutar anta Metos Ab:s anbud om euro och ger ekonomichefen mandat att teckna avtal. 194 Centralkök för Ålands gymnasium Bilaga: 194A-2015 Ålands gymnasium har idag tre kök varav två är tillagningskök. Inget av dessa lever idag upp till de krav som myndigheterna ställer varför köken måste renoveras. I den byggnad där restaurang Oasen är belägen finns inte utrymme för en ombyggnation så att Oasen skulle godkännas som tillagningskök för det antal personer som idag serveras i restaurangen. Ålands gymnasium är alltså i behov av ett centralkök och Oasen behöver göras om till ett serveringskök.

11 Förslag: Styrelsen uppdrar åt fastighetsverket att utreda möjligheten att göra om köken i enlighet med ovanstående. 195 Utannonserande av tjänster Bilaga: 195A-D-2015 Ålands gymnasium har i förslag till budget för 2016 föreslagit att bl.a. följande tjänster ska inrättas: schemasamordnare, skolbibliotekarie, förvaltnings- och informationssamordnare samt vuxenutbildningssamordnare, se bilagor 195A-D Enligt 65 landskapslag (2011:13) om gymnasieutbildning får tjänster endast inrättas efter att landskapsregeringens utlåtande inhämtats. Enligt biträdande avtalschef är förhoppningen att dessa ska komma under vecka Då flera av dessa tjänster kommer vara obesatta efter årsskiftet och för att Ålands gymnasium inte ska behöva belastas av den onödiga administration som två rekryteringsrundor för samma tjänst skulle innebära önskar förvaltningschefen att styrelsen ger förvaltningschefen mandat att utannonsera tjänsterna med förbehållet att de tillsätts endast under förutsättning att erforderliga beslut tas. Förslag: Styrelsen ger förvaltningschefen mandat att utannonsera tjänsterna som schemasamordnare, skolbibliotekarie, förvaltnings- och informationssamordnare samt vuxenutbildningssamordnare med förbehållet att de endast tillsätts under förutsättning att erforderliga beslut tas. 196 Avtalstillämpning Bilaga: 196A-2015 Samordningsgruppen på Ålands gymnasium har tagit fram ett förslag till avtalstillämpning gällande det tjänstekollektivavtal för lärare med årarbetstid, se bilaga 196A Förslag: Styrelsen beslutar anta förslaget gällande avtalstillämpning av tjänstekollektivavtalet för lärare med årsarbetstid. 197 Yrkesråd Bilaga: 197A-2015

12 Styrelsen godkände förslaget till yrkesråd för Ålands yrkesgymnasium den Det förekom dock ett fel bland de föreslagna namnen till yrkesråd för programmet Livsstil och hälsa. Ordinarie studeranderepresentant är Jesscia Häggblom. Detta är korrigerat i bilaga 197A. Förslag: Styrelsen utser yrkesråd i enlighet med bilaga 197A. 198 Från LR Bilaga: 198A-2015 Förslag: Antecknas för kännedom. 199 Förvaltningschefens beslut Bilaga: 199A-2015 Förslag: Antecknas för kännedom. 200 Nästa möte Nästa styrelsemöte hålls den kl Avslutning Mötet avslutades Christina von Hertzen Styrelsens ordförande Anders Göransson förvaltningschef Protokollet justerat Anita Husell-Karlström Martin Nilsson