PROTOKOLL. Styrelsemöte 4/2013. Plats Ålands gymnasium, Neptunigatan 21. Tid

Transkript

1 1 PROTOKOLL Styrelsemöte 4/2013 Plats Ålands gymnasium, Neptunigatan 21 Tid Närvarande Christina von Hertzen, ordförande Anita Husell-Karlström, viceordförande Annika Karlsson Martin Nilsson Cia Numelin Studeranderepresentant Viktor Lönnroth Fredrik Karlsson Gabriela Jurgina Lärarrepresentant Personalrepresentant Kallade Meddelat förhinder Jana Ekebom Anne Adolfsson Marcus Koskinen-Hagman Inger Rosenberg-Mattsson Ralf Lundberg Kari Granberg Stig Grönlund Dan Nordman 44 Inledning Ordförande Christina von Hertzen hälsade alla välkomna till mötet. 45 Kallelse och beslutförhet Förvaltningschefen har sammankallat mötet per e-post Kallelse och föredragningslista har gått ut per e-post med tillägg Förslag: Då minst hälften av styrelsens medlemmar och ordförande är närvarande konstateras att mötet är beslutfört. Kallelsen godkänns. Beslut: Förslaget godkändes. Styrelsen beslöt att till agendan foga två extra ärenden.

2 2 46 Val av protokolljusterare för dagens möte Protokoll från föregående möte har tillsänts styrelsens medlemmar, representanter och ersättare i styrelsen. Förslag: Protokoll nr 3 antecknas för kännedom. Till protokolljusterare för dagens möte utses Anita Husell-Karlström och Cia Numelin. Beslut: Förslaget omfattades. 47 Sökandestatistik 2013 Årets ansökningsperiod avslutades Vissa förändringar kan ännu ske, men de preliminära ansökningarna är ändå tämligen tillförlitliga. Program Studieplatser Antal förstahandssökande Byggteknik El och data, data Företagsekon Fordons- och transportteknik Hotell- och rest Närvårdare Sjöfart Verkstads- o. produktionstek 14 9 Ålands lyceum Fjolårets statistik Program Antal förstah.sök Antagna aug Stud 2013 El och data, data Företagsekon Fordons- och transportteknik Hotell- och rest Närvårdare Sjöfart Verkstads- o. produktionstek Ålands lyceum Förslag: Antecknas för kännedom. Beslut: Informationen antecknades för kännedom.

3 3 48 Budgetläget 2013 Ålands gymnasium har en utgiftsbudget för 2013 på Av utgifterna är reserverade för löner, dvs. 73,15 %. Under perioden januari mars har varje månad betalats ca i löner. I april stiger lönerna med 1,4 % varför lönesumman per månad fr.o.m. april stiger till De budgeterade medlen kommer således inte att räcka. Förvaltningschef Gyrid Högman, rektorerna Inger Rosenberg- Mattsson och Marcus Koskinen-Hagman, ekonomiassistent Carita Gröndahl, personalhandläggare Erica Borg och Susann Råstedt samt ekonomichef Ralf Lundberg har kontrollerat och gått igenom beräkningen av löner för lärare och personal vid Ålands gymnasium budgetåret Genomgången har visat att det underlag för lönebudgetering som lämnades in till landskapsregeringen hösten 2012 inför uppgörandet av budget 2013 inte var korrekt. I de excel-tabeller som använts för löneberäkningen har också funnits formler som inte gett exakta siffror, vilket har försvårat arbetet. Carita Gröndahl, Susann Råstedt och Erica Borg har gemensamt utarbetat ett korrekt löneunderlag för alla löner under Den totala summan för löner (samordningsenheten och de båda skolorna) för 2013 är (per ), vilket innebär att budgetmedlen för löner överskrids med Det kan också konstateras att i summan inte ingår medel för vikarier och arbetskläder för lärare på yrkesgymnasiet. Det är också ca för litet budgeterat för läraress ob-tillägg. I de löneunderlag som utarbetats och som visar att budgetmedlen överskrids med är följande besparingsåtgärder inräknade: Samordningsenheten: - en tjänst som utbildningsplanerare lämnas vakant , - en befattning som städare indragen, - en befattning som kokerska vakant, - en befattning som vaktmästare (57,5 %)hålls vakant, - ett sjukvikariat som vaktmästare (50 %) under våren 2013 har ingen vikarie, Ålands lyceum: - utökat antal studerande ( ) finansieras inom löneramen, 20 studerande beräknas till ca 36 kurser, motsvarande 1,6 lärare. Ålands yrkesgymnasium: - en tjänst som utbildningsledare indragen fr.o.m ,

4 4 - resursen för studiehandledning minskat (ca 50 %) - på sjöfart har lärarresurserna skurits ned med motsvarande ½ lärartjänst, - på teknik har lärarresurserna skurits ned med motsvarande 4 lärartjänster, - på livsstil och hälsa har lärarresurserna skurits ned med motsvarande 1 lärartjänst, - på ekonomi och media har lärarresurserna skurits ned med motsvarande 1 lärartjänst, - för lärare i allmänna ämnen har samordningen gett vinster motsvarande1,2 lärartjänster, - på yrkesträningsprogrammet måste lärarresurserna ökas med en tjänst pga utökat antal studerande. Rektor Inger Rosenberg-Mattsson refererade två skrivelser från två olika lärargrupper som beskriver lärarnas oro över besparingarnas konsekvenser. Förslag: Styrelsen noterar utredningen för kännedom. Styrelsen beslutar att rektorerna vid uppgörandet av lärarnas arbetsplaner för läsåret kan använda maximalt 1000 timmar för programansvariga lärare och maximalt 500 timmar för lärare som ingår i Q-team. Styrelsen beslutar att rektorerna ska vara mycket restriktiva med övrigt lärararbete och följa gemensamma regler för ersättning av ansvar för laboratorier, verkstäder och annan utrustning. Styrelsen beslutar att de av ledningen företagna åtgärder som finns beskrivna ovan ska verkställas i syfte att minska lönemomentets budgetöverskridningar. Beslut: Förslaget omfattades. 49 Övriga budgetbesparingar Förvaltningschef Gyrid Högman och ekonomichef Ralf Lundberg har diskuterat möjligheten att minska råvarukostnaderna för studerandes lunch. En möjlig besparing på finns. Det ses också som realistiskt att minska annonseringskostnader med och att minska för maskiner och inventarier. Det finns också en möjlighet att nå en kostnadsvinst genom att anställa en lärare på 52 % för att sköta de förstahjälpkurser som ingår i läroplanen för hotell- och restaurang, sjöfartsprogrammet och teknikprogrammen. Tillsammans kan man genom dessa åtgärder uppnå en nedskärning av kostnader på Förslag: Styrelsen beslutar att ovanstående åtgärder vidtas. Styrelsen konstaterar att dessa åtgärder innebär att

5 5 budgetöverskridningen därmed minskar från till Beslut: Förslaget omfattades. 50 Verksamhetsförändringar Det kan konstateras att trots många och för personalen mycket kännbara åtgärder uppnås inte målet att få en budget i balans. Styrelsen har till uppgift att erbjuda undervisning, lärare och undervisningsmaterial för de utbildningar och det antal studerande som landskapsregeringen tagit beslut om i sin dimensionering. Om ytterligare åtgärder ska vidtas krävs därför verksamhetsförändringar. Förslag: Styrelsen beskriver för landskapsregeringen olika förslag, kostnadsberäkningar och konsekvenser enligt följande: a) Den förberedande utbildningen för grundläggande yrkesutbildning yrkesstarten läggs på is under läsåret Utgående från befintlig sökandestatistik kan man prognostisera att det inte finns 12 sökande till yrkesstarten hösten Ålands folkhögskola brukar ha lediga studieplatser och ungdomsprojektet Katapult, arrangerat av Ungdomsresursen r.f. och finansierat av Ams, kan också erbjuda platser åt ungdomar som inte hittat studieplats. Men konsekvensen är dock att Ålands gymnasium inte kan erbjuda ungdomar utan studieplats alternativet yrkesstarten hösten Besparing 1,2 tjänster = för perioden b) Antalet studieplatser på hotell- och restaurangprogrammet beskärs till 30 som indelas i två grupper. Det finns f.n. 39 förstahandssökande till programmet; 21 sökande med Åland som hemort och 18 sökande från riket. Erfarenheter från 2012 års antagning ger en indikation om att det inte borde bli så många studerande utan studieplats om antalet studieplatser beskärs till 30. Det blir dock två stora grupper och detta kräver troligen, åtminstone tidvis, resurs i form att två lärare som undervisar parallellt under det praktiska arbetet. Besparingen har därför räknats till 1 tjänst = för perioden Om man tar in enbart två grupper i stället för som planerat tre kommer det att kräva förändringar i planeringen på hotell- och restaurangprogrammet, problem att hitta serveringspersonal till restaurang Hjorten m.m.

6 6 Ovanstående nedskärningar skulle innebära att överskridningen minskar till Det kvarstår således ytterligare ca i kostnadsnedskärningar för att uppnå en budget i balans. För fem månader är lönekostnaderna för en anställd Det krävs således en minskning på anställda för att uppnå en budget i balans. Styrelsen meddelar landskapsregeringen att skolans ledning får i uppdrag att på alla sätt hitta besparingar, men att det i dagsläget inte finns realistiska möjligheter att minska personalen med ytterligare personer, vilket innebär att åtminstone 6 av planerade 19 nybörjargrupper inte kan starta sin utbildning hösten Martin Nilsson föreslog att studerande involveras i arbetet att hitta inbesparingsmöjligheter. Förslaget vann inte understöd. Beslut: Styrelsen godkände förslaget. 51 JK-anmälan Förvaltningschef Gyrid Högman har via Högskolan på Åland fått en skrivelse från Justitiekanslersämbetet med uppmaning att senast inkomma med upplysningar gällande upphandling av advokattjänster. Justitiekanslersämbetet vill ha en utredning med anledning av en skrivelse av Ingemar Ackrén med JK-klagan över förvaltningschef Gyrid Högmans upphandling av advokattjänst. Upphandlingen av advokattjänst skedde i samband med en arbetsrättslig utredning av lektor Päivi Nyman-Ackréns tjänsteutövning. Lektor Päivi Nyman- Ackrén är anställd vid Ålands gymnasium och tjänstgör vid Ålands yrkesgymnasium. Ingemar Ackrén är Päivi Nyman-Ackréns make. Kopia av Ingemar Ackréns JK-klagan, Justitiekanslerämbetets skrivelse, förvaltningschef Gyrid Högmans svar till Justitiekanslersämbetet och en kopia av sammanställningen av de fakturor som utbetalats till DKCO advokatbyrå Ab bifogas protokollet. Förslag: Styrelsen antecknar ärendet för kännedom. Beslut: Förslaget omfattades. 52 Valbara ämnen för studerande på Ålands yrkesgymnasium Enligt gällande läroplansgrunder ska yrkesgymnasiets studerande i sitt studieprogram ha 80 sv yrkesämnen, 21 sv allmänna ämnen och 19 sv valbara ämnen.

7 7 Det utbud av valbara ämnen som erbjuds finns i läroplan för programmet. Enligt gällande läroplansgrunder kan styrelsen på initiativ av den studerande fastställa ett ämne som valbart om ämnet stöder den studerandes personliga utveckling eller är relevant för ett yrkesutövande under förutsättning att omfattningen enligt styrelsens bedömning motsvarar omfattningen på studierna i en studievecka. Förslag: Styrelsen beslutar att en studerande i Ålands yrkesgymnasium har rätt att till den personliga studieplanen foga maximalt 5 sv i ämnen/undervisning som stöder den personliga utvecklingen och som är av nytta för den framtida yrkesutövningen. Dessa ämnesstudier ges av andra arrangörer än skolorna i Ålands gymnasium och kan vara a) körkortsutbildning (som inte ges i Ålands yrkesgymnasiums regi), b) studier i Ålands musikinstitut, c) studier i Medborgarinsitutet, d) relevanta kurser som arrangeras av Folkhälsan, Frivilliga brandkårer, församlingar och Röda korset och e) olika former av idrott som arrangeras av ÅIF Dessa valbara ämnesstudier ska ske under handledning av namngiven/namngivna ledare som med sin namnteckning ska bestyrka att studerande slutfört uppgiften. Studierna ska omfatta minst 40 h för att motsvara en studievecka. Studier i Ålands musikinstitut eller teoretiska kurser i Medborgarinstitutet ska omfatta minst 30 lektioner och motsvarande 10 h eget arbete. Ålands musikinstitut har rätt att göra beräkningen av studieveckor. Studerande ska till angiven person i skolan i början av varje läsår lämna in uppgifter om valbara studier enligt ovanstående modell. Biträdande rektor eller studiehandledare ska ge respons om ansökt aktivitet kan godkännas. För att dessa valbara studier ska tillgodoräknas som en del av studerandes personliga studieplan på minst 120 sv ska studerande lämnar in en egenhändigt skriven dagbok som beskriver aktivitet bestyrkt med handledares namnteckning senast 30.4 under det första och andra läsåret och senast vid höstterminens utgång under det tredje läsåret. Studerande kan, om det inte av planeringsskäl är omöjligt att förverkliga, ansöka om dessa valbara studier fr.o.m. läsåret , men ska tillämpas fr.o.m Beslut: Styrelsen omfattade beslutet.

8 8 53 Föredragning av styrelsens ordförande rekrytering av ny förvaltningschef Under diskussionerna om hur förvaltningschefens uppgifter kan skötas under Gyrid Högmans ledighet har framkommit att det vore en fördel om en blivande förvaltningschef kunde tillträda på en tillfällig tjänst redan från För detta kan budgeteras. Det har också framförts att en utannonsering av förvaltningschefstjänsten skulle kunna ske redan under innevarande vårtermin. Ordförandens förslag: En rekryteringsgrupp bestående av styrelsens ordförande Christina von Hertzen, vice ordförande Anita Husell-Karlström, ledamot Stig Grönlund och Martin Nilsson samt personalchefen vid landskapsregeringen Terese Åsgård tillsätts med följande uppgifter: - uppgöra en tidplan för rekryteringsprocessen, - utgående från de formella kraven på förvaltningschefen för Ålands gymnasium utforma en kravprofil för tjänsten, - utannonsera förvaltningschefstjänsten i lämpliga media, - sköta gallringen bland de sökande, - intervjua utvalda kandidater och - presentera förslag för styrelsen. Rekryteringsgruppens arbete ska följa landskapets regelverk för personalrekrytering. Till rekryteringsgruppens möten kan nuvarande förvaltningschef och rektorer kallas. Gruppen skall regelbundet informera styrelsen om processen. Beslut: Förslaget omfattades 54 Nästa möte Nästa möte hålls måndagen den 6 maj Avslutning Ordförande avslutade mötet kl Christina von Hertzen Styrelsens ordförande Gyrid Högman Förvaltningschef Protokollet justerat Anita Husell-Karlström Cia Numelin