SALTSJÖBADENS SLALOMKLUBB

Transkript

1 båda PROTOKOLL Sammanträde: Styrelsemöte Tid: Tisdagen den 26:e januari 2016, kl 19 Plats: Sveavägen Närvarande: Paul Morel Dan Sone Pia Rotsman Jessica Lindquist J oanna Hummel Håkan Nyman Caroline Löfgreen Ohrn Göran Ekman Kristofer Kling Torbjörn Ström 1. Mötets öppnande Paul Morel hälsade välkommen och förklarade mötet öppnat 2. Val av sekreterare Styrelsen beslutade att välja Joanna Hummel att föra protokoll under mötet. 3. Val av justerare Styrelsen beslutade att välja Paul Morel att justera protokollet 4. Godkännande av dagordning Styrelsen godkände dagordningen 5. Föregående protokoll Föregående protokoll godkändes. 6. Drift och Backe Vad är en lämplig organisation för drift och anläggning? Vi bör se på att ha två övergripande ansvariga för drift och anläggning representanter i Styrelsen. Under

2 fl klubben med engagemcng drift och anläggning så sorterar fern områden, snöläggning, lift, teknik, pistrnaskin och säkerhet. Vi ger i uppdrag till Henrik Alrnstedt, valberedning, att se på förslag till styrelsen för drift och backe. Styrelsen önskar återkoppling till nästa möte för att få en organisation på plats i god tid före nästa säsong. Erfarenheter från årets snöläggning. Vi måste lägga föräldramöte tidigare under säsongen. Styrelsen tar beslut om att snöläggningen ska bli obligatorisk för samtliga medlemmar nästa år. Hur de exakta formerna ska se ut får vi se över. Pistmaskinen är trasig och styrelsen tar beslut om att den investeringen som måste ske genomförs så snart som möjligt. liften är besiktigad och klar. Kod nere vid liften/lumphuset är A. Kod uppe vid klubbhus A. Det är den första koden som ska kommuniceras för där återfinns nycklar till anläggning och kafeterian. Vi måste markera skåpen vilken nyckel som ska förvaras i vilket skåp. Styrelsen godkänner att vi köper in ett nytt nyckelskåp till lumphuset. Torbjörn informerar lagledare och huvudtränare om vilken kod som gäller. Srelsen tar beslut om att samtliga ska ha liftkort som åker lift. Vi ska ta fram en skylt där det tydligt framgår. Sedan informerar vi tydligt vid Saltiscup att principen frångås för att föräldrar ska kunna fullgöra sina uppgifter. Information ska återfinnas åtminstone i klubbhuset. Torbjörn ansvarar för att informera lagledare så information kan gå ut i utskick inför tävling. Liftkortspris för övriga tävlingar i backen ska höjas från 120 kr till 130 1cr då övriga klubbar har den nivån. 7. Ordning och reda Vi behöver ta fram ansvars fördelning för roller i föreningen. Caroline och Joanna tar ansvar för att ta fram ett dokument efter avstämning med respektive styrelseledamot. Det behövs en kortare beskrivning för varje roll. 1 dagsläget har medlemmarna möjlighet att lägga ut kafeteriapass på ungdomar mot betalning. Vi behöver reda ut ansvarsfrågan för att se om det är styrelsen, den familjen som ursprungligen har passet eller om det är ungdomen som har ansvaret om något händer. Jessica återrapporterar till nästa möte. Caroline informerar också tydligare vid kommande utskick att återrapportering ska ske i de fall som pass läggs ut på ungdom samt även varför återrapportering krävs.

3 förslagsvis a. Liigeradrninistration J essica presenterar befmtligt material för lägerplanering. Styrelsen önskar att dokumenten hamnar på hemsidan. Vi behöver också uppgradera dokumenten i standardmallar så en inbjudan alltid känns ingen över tid. Fabian Hildén får i uppdrag att se på detta. b. Strukturkapital Det fmns mallar framtagna för kafeteriatjänst. Dessa instruktioner bör vi publicera på hemsidan. Vidare ska vi lägga ut samtliga dokument som finns framtagna för snöläggningen. Vi nyttjar olika bokningssystem och olika sätt för anmälan beroende på vilken åldersgrupp som du tillhör. Det är för många personer som kommunicerar mot våra medlemmar. Styrelsen tar beslut om att sportadmin ska nyttjas för anmälan till träning och till tävling. Torbjörn ansvarar för att informera respektive lagledare om detta. Lina och Ellen är två engagerade lagledare. Vi kanske bör ge i uppdrag till dem att ta fram en instruktion för lagledare. c. Kommunikation Grundprincipen måste vara att all information ska återfinnas på hemsidan. Det behövs tydliga ramar för när vi nyttjar mail. Det handlar både om att förenkla för oss som att förenkla för våra medlemmar. Vi behöver se på en mindre grupp i varje årskull som stöttar upp respektive lagledare. Det är en roll som redan i dagsläget har en hög arbetsbelastning en gemensam mailadress så det blir mer enhetligt med avsändare. Caroline ser på ett utkast för att se hur vi kommunicerar med våra medlemmar till nästa styrelsemöte. 8. Ekonomi Vi ligger på budget vad gäller medlems- och anmälningsavgifter. Vi har redan nu en hög kostnad för pistmaskinen på 50 tkr och här ser vi att vi kommer få tillkommande kostnader. Möjligen behöver vi se över möjligheten att få sponsringintäkter för att täcka kommande kostnader. Inför nästa år behöver vi se på ett nytt avtal med kommunen för att få bidrag för elkostnaden.

4 flo 9. Marknad Torbjörn och Kristofer har börjat arbetet med att planlägga Saltisparallellen. Utlottningspriser finns, det som kvarstår är att planlägga för en skivillage. Generellt behöver vi få in mer pengar och mindre priser. Klubbkläder. Klubbställen är vi nöjda med avseende kvalitet. Vi behöver i närtid bestämma om det är samma leverantör nästa år och när i tid vi behöver beställa för att få dem till säsongen. Vi har en utmaning med att göra tydligt för barnen i backen vilka som är tränare. De jackor som fmns sedan tidigare går inte att fylla på så vi behöver se på annat alternativ. Sponsringintäkterna är ungefär i nivå med föregående år borträknat de byglar som såldes. Byglarna genererade 111 tkr föregående år. Som inriktning tar styrelsen beslut om att köp av bygel är aktuellt för en tvåårsperiod. Därefter kan bygeln säljas på nytt. 10. Freeride SLAO rekommenderar att vi avgränsar parken med staket eller flaggor och vi har valt att nyttja avspärrningshnor. Vidare är det önskvärt med en skylt med åkregler vid infart till parken. Dan tar frågan med skylt via Kristofer. 11. Träning Läget för träningsgrupperna. Generellt sätt har alla utom Freeride kommit igång. Vi har fått viss återkoppling från föräldrar till barn i Skidlekis 1 om att det fanns en annan förväntan kopplat till tränarledd träning. Vi kommer inför nästa år liksom i år ha en väldigt liten U16 grupp. Vi kommer behöva förhålla oss dli antal tränare och hur vi planlägger nästa år. Vi kanske behöver se på samarbetsformer med övriga klubbar i Stockholm för att fä till bra träningsmöjligheter. Vi ser ett stort frånfall i U14 när vi har fartläger. Det är primärt första års som väljer att avstå. Det diskuteras en dcli förbundet för hur vi kan introducera fart längre ner i åldrarna. Att introducera fart behöver inte betyda att det går fort. Implementering av IGLO har inte jobbats ut sedan förra mötet. Torbjörn kontaktar Joanna för att få del av materialet för vidare distribution till tränare och lagledare. Kvalitet på träning. 1 dagsläget finns det barn som väljer att anmäla sig på andra läger än de som klubben anordnar. Det är viktigt att vi har som ambition som har de bästa tränarna. Torbjörn ansvarar för att informera tränarna om att vändkorset ska upp inför varje träning.

5 men ji) klubben med engagemang 12. Kommunen Paul ska till kommunen till 16:e februari. Vi behöver till det mötet ha en bild om vad vi vill. Ett team fmns framtaget som ska ta fram presentationen vi behöver öka intensiteten för att få presentationen på plats. 13. Lägerpianering Vemdalen kan ta emot samtliga på Klubbläger även Sälen är positiva. Styrelsen behöver se på vilka direktiv som vi önskar ska vara grundläggande för att planera läger framöver. Sofie Hjort får i ansvar tillsammans med Caroline och Joanna att ta fram förslag. Detta blir sedan input till våra planering inför säsongen 16/17. Nästa möte 24:e februari protokollet: Joanna Hummel Justeras: Paul Mord