WORKSHOP 3 SAMVERKAN IT BRANSCH OCH MITTUNIVERSITETET

Transkript

1 WORKSHOP 3 SAMVERKAN IT BRANSCH OCH MITTUNIVERSITETET

2

3 SAMVERKAN IT BRANSCH OCH MITTUNIVERSITETET LEDNING, STYRNING OCH ORGANISATION Dokumentation från workshop 3. Fredag 10 oktober 2014, Campus Sundsvall. Introduktion Fokus för denna workshop var att komma fram till hur ledning, styrning och arbetssätt ska se ut. Som inspiration till detta presenterades erfarenheter från nätverket CER inom bank, försäkring och fastighet. Inför grupparbeten presenterades också den preliminära beskrivning av arenan som tagits fram. Ett antal inbjudna gäster bidrog med olika perspektiv på projektet. Professor Mattias O Nils, styrgruppens ordförande Mattias berättade om att Mittuniversitetet har beslutat att tillsätta en tjänst för att driva arenan efter projektavslut. Ambitionen är att tjänsten bemannas under november. Han berättade också om likheterna med det genomförda projektet i Östersund. En viktig erfarenhet från Östersund är att verkligen tillsätta en person som har tid och möjlighet att driva nätverket. Mattias som också är ordförande i nystartade innovationssystemet inom IT, BRON, betonade att denna kompetensarena på tydligt sätt samspelar med BRON. Avslutningsvis hälsade och tackade Mattias från hela styrgruppen för det engagemang som finns. Docent Peter Öhman, centrumledare vid Centrum för ekonomiska relationer, CER Peters presentation bifogas. Summering och guldkorn Eldsjäl är viktig en roll som också har tid och möjlighet att aktivt driva nätverket. Alla företag inte med på alla aktiviteter. Vissa företag kommer att vara mer aktiva det är inte antalet företag som är det viktiga utan engagemanget. Denna region har stora förutsättningar att driva branschnätverk, tillräckligt stort men inte en storstad som Stockholm.

4 Studenterna är viktiga ambassadörer samverka med kåren, få med dem på aktiviteter Bjuda in till dialoger med företagen ett par gånger per år. Framöver ses möjligheter att göra skillnad och åstadkomma utveckling genom samspel mellan CER och IT arenan. Många i CER har stor IT-verksamhet även om den inte är förlagd i vår region. SPV, Bolagsverket och Sundsvalls kommun är också med i båda nätverken. Att verkligen åstadkomma saker och berätta om det är viktigt. Dokumentera och kommunicera resultaten av mötena. Företagen ska inte visa upp sig för lärarna, endast för gymnasieleverna. Branschindex är en viktig komponent för att mäta hur framgångsrik en bransch är i en region relativt andra regioner. Inom bank och försäkring så har Sundsvall det näst högsta indexet i Sverige, bara Stockholm ligger före. En aktion till projektgruppen för samverkan IT är att försöka ta fram branschindex för IT. Kommunikatör Linda Andersson, Mittuniversitet Studentportalen och mejl är viktigaste kommunikationskanalen i dag med studenter. Personlig information via programansvariga är effektivt. Mittuniversitetet finns på Facebook och Linkedin och vi får tillsammans bestämma hur vi ska använda dessa på bästa sätt mot respektive målgrupp. Projektstatus Fokus för denna workshop var ledning, styrning och arbetssätt för den nya arenan. ANGREPPSSÄTT Axplock på aktiviteter Introduktionsdag 4 september stort engagemang från 15 talet företag Arbetsgrupp bransch Miun för att systematiskt besök gymnasieskolor, pågår Branschträff med programansvariga, 24 oktober Erfarenhetsutbyte med Östersund Förslag finns kring finansiering och administration inför workshop 3 Mall för beskrivning av företag/myndighet att fylla i samband med medlem beskrivning för studenter att förstå företaget, hitta rätt praktik, ex-jobb, möjligheter till jobb (roller) En preliminär arena beskrivning har tagits fram och utvecklas i och med workshop 3 Beskrivning arenan så här långt Tommy presenterade arenabeskrivningen så här långt, presentationen bifogas.

5 Intresseanmälan styrelse Styrelsen utses av Mittuniversitetet. Följande förslag till sammansättning presenterades Styrelse består av personer från Mittuniversitetet samt branschens företag och organisationer. Mittuniversitetet ansvarar för sammansättning och leder styrelsen. Minst en (1) representant från Hudiksvallområdet och minst en från Sollefteå/Härnösand/ Kramfors området Styrelsen bör representera en bredd i både geografi men också verksamhetsinriktning, förslagsvis deltagare från industri, myndigheter, konsultföretag samt produktföretag Som person brett intresse Två representanter från Mittuniversitetet, ordförande och affärsutvecklare branschsamverkan Intresseanmälan sänds till Karl-Anders Eriksson, karl-anders.eriksson@miun.se senast 24 oktober. Kommunikatör Linda Andersson REDOVISNING AV GRUPPARBETEN Grupparbete 1 Grupparbete 1 bestod av följande frågeställningar: Konkreta frågeställningar kring information och kommunikation Inspel till utformning av och arbetssätt för styrgrupp Förslag på namn för nätverket Grupperna fick ta del av ett antal påståenden inom ovanstående områden och komma med egna inspel.

6 Information och kommunikation Nyhetsinformation: Informationsutskick sänds regelbundet första veckan i följande månader. September till december och februari till maj. Aktivitetskalender, information från arbetsgrupper, rapportering och utvärderingar från hållna event samt nyheter på Mittuniversitetet. Nyhetsbrevet riktas till medlemmar men även till en bred grupp. All info i nyhetsbrevet ska också finnas på webbplats med möjlighet till prenumeration Affärsutvecklaren får som första uppgift att ge förslag på övriga kanaler. Företagen kan även i fortsättningen mejla programansvarig eller affärsutvecklaren som vidarebefordrar till lämpliga studenter. Skriv även in uppdrag i databasen Karriärsök. Bra med länk till webbsidan i mejlet. Bra med mejl för att sprida vidare. Bra med regelbundenhet, samma information läggs på webben RSS flöde om något händer Aktivitetskalender - bra att veta vad som kommer i förväg. Under universitetstiden universitetets kanal, efter studierna, innan Ha ngt att rapportera om, beroende på vad företag har erbjuda. Regelbundenhet, omfattning mer eller mindre. Blänkare om ngt nytt kommer in på hemsidan?/ Komma ifrån mailutskick. Mailutskick info från nätverket: följ länken Bra med samlad info ex. infobrevet, vad är på gång? Sociala media: Linkedingrupp föreslås, Facebook grupp ska vi ha det? Främst föreslås en facebook-grupp där affärsutvecklaren är moderator Vill kunna kommunicera/dialog med studenterna Studentportalen vill ha dialog Facebook mer privat Linked in på företag titta till potentiella arbetsgivare mer offentligt (mitt visitkort)- kan skapa grupper, en idé Via programansvariga (Linda) Studentportalen för befintliga studenter Bredare grupp för övriga Grupper i LinkedIn för att nå ut bredare. Hur ska vi träffas: Ett (1) större event per halvår. I övrigt träff i arbetsgrupper. Mötesform i arbetsgrupper föreslås stödja deltagande på distans. Okay till påståendet Studenterna måste vara med, inte bara vi i näringslivet. Tajma med andra saker som händer PÅ universitetet, ta fram en kalender där man kan se aktiviteter som kan vara intressanta för nätverket Bra med regelbundenhet, blir känt att vi gör något Kan bli olika målgrupper man träffar i de olika aktiviteterna. Hur organisera sig? Ska alla företag vara med aktivt? Träffas i olika arbetsgrupper. Varje företag har kontaktperson, arbetsgrupper går att ersätta med kollegor som ersätter. Hur bjuder vi andra? 2 event per år för studenter räcker bra. Höst och vår. Företag håller föreläsning Hur önskas inbjudan? Outlook i arbetsgrupper. I övrigt mail och länk för anmälan Mejl och Outlook-kalenderinbjudningar inom arbetsgrupperna. Facebook-event till studenter (Studenter går med i linked-in först i slutet av utbildningen) Nyhetsbrev och eventuellt Facebookgrupp till andra anställda. Måste ha en outlookkallelse eller liknande, i både arbetsgrupper och för gemensamma aktiviteter för nätverket. Länk med anmälningsformulär/knappar för önskad feedback kring övrigt. Mail och länk, deltagarlista se vilka som anmält sig. Ej stora bilagor.

7 Hur informerar vi varandra? Via nyhetsbrev alternativt att själv sända till medlemmarna. Tillgång till allas kontaktuppgifter finns. Affärsutvecklaren modererar nyhetsbrevet. Brevet riktas till medlemmar och arbetsgrupperna, men även andra kan prenumerera på det. Arbetsgruppen sprider info inom företaget. Affärsutvecklaren avgör om hen också vill skapa en facebook-grupp riktad till en stor kategori IT-folk, där nyhetsbrevet och event-inbjudningar också kan pridas. Kontaktuppgifter får detta via Linked In. Försvinner inte i bruset på samma sätt som i mejlen. Google drive är också ett alternativ, där man kan lagra dokument. Vill kunna lagra dokument som nätverket kan ta del av. Studentportalens teknik? Skapa mailgrupp för involverade. Lätt att skicka mail. Hemsidan Hitta enkla kontaktvägar Hur gör CER? Samarbetsportal Kontaktuppgifter handpåläggning Övrigt inspel: Mejla ej word och excel, mejla PDF Kontaktlista Kalender, kan man få som mejl? Evenemangskalender Nyheter Karriärsök Formalisera deltagandet i nätverket. Vad innebär det att var med? Inspel till utformning av och arbetssätt för styrgrupp Syfte och fokus: Vision och strategi. Örat mot rälsen, helikopterperspektiv, samspel med andra initiativ och övergripande verksamhetsplan Föreslå namnet Styrelsen (styrgrupp mer projekt) kommunicerar mot den som blir anställd och vad den ska göra i en typ av VD-instruktion. VD rapporterar vad som händer mot styrelsen, avgränsningar mot VD positionen Styrelsen ansvarar för inriktning (vad ska vi göra/prioritera) och ekonomiska och personella resurser Arbetsgrupper tydligt med vad respektive grupp ska göra och inte Samordning av flera arbetsgrupper övergripande aktivitet, viktigt att det då kan hamna som en styrelsefråga Jobbar övergripande Uppföljning Vilka typer av beslut? Övergripande verksamhetsplan Operativt stöd till affärsutvecklaren Strategiskt, långsiktigt, fånga idéer Verksamhetsplan Vilka aktiviteter som ska genomföras beslutas av styrgrupp Fritt att bilda arbetsgrupper, förmedla till styrgrupp Alla initiativ ska gå genom styrgruppen, Arenans mål

8 Antal medlemmar, 2 (affärsutvecklare + linjeansvarig Miun) Miun, 5 företagsrepresentanter Styrgruppen finns representerad i olika arbetsgrupper och verksamheter (programklusterråd, innovationsprojekt, mentorprogram) bl.a. via affärsutvecklaren Linjeansvarig Patrik Ö Antal beror på engagemang Låter spontant stort Hittar man eldsjälar så ska man ta till vara på dem! linjen (Miun) Linjeansvarig bör ha god kunskap om program. Bra alternativ 5:2 Affärsutvecklare upprättar övergripande verksamhetsplan. Affärsutvecklare har operativ dialog med alla intressenter för att fånga in behov och föreslå plan. Okay till påståendet Ja! Operativ dialog Samordna mellan arbetsgrupperna Gå till styrgrupp när det krävs mer ekonomiska resurser Sitter i styrgruppen Okej till påståendet Protokoll och verksamhetsplan distribueras och finns tillgänglig på hemsida. Presentation och samtal kring verksamhetsplanen sker på större samlingar. Protokollen borde inte vara känsliga, okej till påståendet. Ja till påståendet Samordna så att man kan ta detta i samband med andra träffar. Räcker att ha på hemsidan Övrigt inspel Inte bygga organisation för stor org. innan man vet hur stort det bli. Beror på antal eldsjälar och engagemanget. Inspel till namn Viktiga ord: Samverkan, kompetensförsörjning, IT, campus Sundsvall Några förslag: o Kompetensförsörjning IT-branschen Sundsvallsregionen (KITS) o IT-arena campus Sundsvall o IT-samverkan campus Sundsvall Målgruppen:? SMKI samverkan Mittuniversitetet kompetenssamverkan IT SIM Samverkan IT Mittuniversitetet (Branschsamverkan IT) Kompetenssamverkan IT Mittregionens IT-samverkan KI-mitt GRUPPARBETE 2 Varje grupp fick i uppgift att göra en prioritering av aktiviteter tillhörande ett fokusområde samt föreslå fortsatt arbete. Föreslå prio/plan, max 3 aktiviteter innan sommaren 2015 Arbetssätt inom gruppen Nästa steg, hur kommer vi vidare med arbetet får nå målet

9 Miuns erbjudande Prioriterad plan Inventera möjligheter till gästföreläsningar från näringslivet lista över lämpliga kurser Arrangera studiebesök Ragga näringslivs-case till projektkurser, t.ex. Demola Identifiera behov av uppdragsutbildning i regionen Förankra ändringar av utbildningsplanerna i näringslivet Arbetssätt Programansvarig kommer överens med ett företag om klassfadder, för att identifiera vad ett specifikt företag kan göra för en viss utbildning En paraplyarbetsgrupp för Miuns olika erbjudanden utser ansvariga projektgrupper som håller i aktiviteter. Affärsutvecklaren sammanställer inventerade listor över kurser där Nästa steg Arbetsrelationer Prioriterad plan Ta fram ett koncept, utveckla delad vårdnad Inför i utbildningen. Varje student skriva ned intresseområde. För 1 års studenter. Aktivitet höst 2015 Utveckla arbetssätt att behålla/ locka tillbaka studenter,. KTH. Utveckla återkommande spännande träffar, studenter, forskare, lärare. Finns koncept i branschen för föreläsningar. Först till kvarn-anmälan. (Vidare utveckla konceptet med innovativa projekt görs redan genom Demola). Grupparbete

10 Arbetssätt Första träffen fysiskt, ansvarig och uppdrag åt medlemmarna i arbetsgruppen, samla in resultat. Sammankallande roll, ngn som driver och samordnar. Öppen anmälan till arbetsgrupper, kan komplettera med ex. myndighet annan kompetens/ intresseområde. Nästa steg Lista på aktiviteter verksamhetsplan presentera 3 dec. Anmäla som deltagare i arbetsgrupperna Bearbetning och kommunikation Prioriterad plan Mäta - Alumnundersökning för att visa på vart de tog vägen osv! o Öka status USP o Visa företagsloggor= xxxx arbetstillfällen o Visa på att XX av XX får jobb efter studietiden. Fokusera på de studenter som är på väg ut, de är snart rekryterbara. Fokusera på att erbjuda Ex-jobb, trainee erbjudande osv. på så sätt kan vi också kommunicera de Goda exemplen externt och det i sin tur rekryterar fler studenter och skapar attraktiv utbildning! Lättare att motivera detta inom den egna organisationen/företaget att satsa på Sucess stories! Så här tänker jag- Sprida kunskapen om nätverket, öka medvetandegraden om att på Miun och It-branschen och regionen finns ett bra samarbete och det resulterar i att de får jobb. Ambassadörer Synas publikt Medvetengöra utbildningarnas innehåll för branschen sucess stories, samma info som Alumner som drar iväg och vill åter hur håller vi kontakten och kan locka tillbaka dem. Arbetssätt Ge Miun uppdrag att börja mäta alumn, jobb. Nätverket plockar fram bra ambassadörer som tidigare studerat på Miun och de nu anställt var och en funderar ut en eller fler alumner som är anställda Hjälpa till att formulera success stories tillsammans med kommunikatör sprid dessa även på företagen (klassa miun som en strategisk partner) Vad särskiljer Miunstudenterna/alumnerna mot andra studenter från andra universitet Företaget/organisationen gör en resa inåt för att förmedla syftet med nätverket och den utbildning och forskning som Miun har. Önskar att studenterna kan: Projektledning och projektstyrning, att få saker att hända direkt användbara vid anställning Personlighetsprofiler på studenterna Sundsvall unik: o Stora systemen, data och telekom, Big data och telekomkompetens, vi är tunga på detta! Nästa steg Etablera nätverkets organisation-arbetsgruppens och roll och individerna inom den! En gruppansvarig/sammankallade Var pragmatiska och tänk resultat Tydligt koppla till mål, uppföljning/utvärdering för att se resultat. Aktion, saker måste hända

11 SUMMERING OCH AVSLUTNING Lars Persson Sundsvalls kommun Lars berättade om den enade ambitionen inom politiken om stark samverkan med universitet. Det är en grundsten i att vara en attraktiv region med tillväxt. Lars betonade också hur viktigt engagemanget från företagen är för att i samspel med universitetet bli framgångsrika i attraktion av studenter och kunna leverera kompetens till företagen. Dekan Hans-Erik Nilsson Hans-Erik kunde inte vara närvarande då han var i Östersund för en akademisk högtid i samband utnämning av doktorer och professorer. Han hälsade via en video och framförde där sin syn på vikten av ett systematiskt samarbete mellan arbetsliv och universitetet. Det avtal som nu finns mellan Mittuniversitetet och Sundsvalls kommun är en viktig plattform för att lyckas. Han tackade också alla för stort engagemang i projektet. Kick off och mingel med studenter 3 december Inbjudan till Kick off för arenan och mingelträff med studenter kommer att sändas ut under oktober. Vi från projektgruppen vill tacka er för ert deltagande och stora engagemang i projektet! Karl-Anders, Romana och Tommy

12