Verksamhetsplan Snabbt, innovativt och relevant. Stockholms universitetsbibliotek

Transkript

1 -2016 Snabbt, innovativt och relevant

2 Innehåll Verksamhetsplan 2014 Inledning... 3 Bibliotekets infrastruktur och organisation stöder användarna att hitta relevanta resurser... 5 Biblioteket ger användarna snabb åtkomst till informationsresurser... 5 Biblioteket bidrar till öppna nationella och internationellt gångbara infrastrukturella lösningar för vetenskaplig kommunikation... 6 Stockholms universitet har sammanhållna och väl fungerande tjänster för publiceringsstödet... 7 Organisationskulturen är resultatinriktad och innovativ... 6 Vår organisation anpassar sig snabbt efter förändrade krav och förutsättningar... 8 Bibliotekets omvärldsbevakning är strategisk och systematisk... 9 Arbetet med vetenskaplig kommunikation på biblioteket är förankrat hos universitetsledningen och på institutionerna... 9 Riskanalys Stockholms universitet 2

3 Inledning ska tillhandahålla snabba, innovativa och relevanta tjänster inom vetenskaplig kommunikation, som bidrar till Stockholms universitets forskning och undervisning i världsklass. Biblioteket ska ständigt förändras utifrån universitetets behov och i takt med förändringar i omvärlden. För att få en tydligare verksamhetsstyrning kommer vi från och med januari att arbeta med mätbara mål. Vi kommer att arbeta i ett verktyg som heter STRATSYS för att tydliggöra kopplingen mellan våra strategiska mål och de aktiviteter som sedan utförs på bibliotekets avdelningar. Verksamhetsplanen innehåller våra strategiska mål för och mätbara mål för De mätbara målen kommer att fördelas ned till de avdelningar som berörs och i STRATSYS kommer avdelningarna att lägga in aktiviteter som korresponderar med målen. Varje aktivitet kommer att vara tidsatt och innehålla uppgift om vem som är ansvarig. I verktyget kommer vi att regelbundet följa upp hur det går med olika aktiviteter samt den totala måluppfyllelsen. Bakgrunden till vår strategiska inriktning är snabbt förändrade förutsättningar i vår omvärld. Fem viktiga förändringar vi redan har initierat är: 1. att förvärvet av såväl tryckt som elektroniskt material är samordnat. 2. att inriktningen för förvärvet från och med januari 2013 är behovsstyrt snarare än styrt av bibliotekets bedömningar av framtida behov. 3. en anpassning av verksamheten och organisationen så att vi kan hantera nya uppdrag som forskningsutvärdering och stöd till vetenskaplig kommunikation. 4. en satsning på strategisk kommunikation. 5. ett systematiskt arbete med kompetensutveckling och kompetensväxlingsfrågor. 6. en påbörjad ombyggnad av biblioteket. När det gäller punkt ett, tre och fyra bildades avdelningar 1 oktober 2012 med syfte att organisera hanteringen av de olika uppdragen: Avdelningen för media, Avdelningen för kvalitet samt Kommunikationsavdelningen. När det gäller punkt två har vi tagit fram en ny mediepolicy som började gälla 1 januari Från och med den 8 november 2013 innefattas även förvärvet som tidigare skett ute på filialerna av den nya mediepolicyn, vilket för med sig nya arbetssätt för dessa. När det gäller punkt fem har vi en tydligare beslutsgång när det gäller kompetensutveckling, nu med tydliga beslutsunderlag som föregås av strategisk diskussion på ledningsnivå. En personalspecialist har också rekryterats på tillfällig basis för att se över hur vi på bästa sätt ska arbeta med personalfrågor i samband med våra organisationsförändringar. Punkt sex, ombyggnaden av biblioteket syftar till att anpassa det fysiska biblioteket så att yta frigörs till bibliotekets användare och att elförsörjning, uppkopplingsmöjligheter, ljus och ventilation förbättras. Möjligheterna att exponera större delar av våra fysiska bestånd kommer också att förbättras väsentligt. Vi ser idag allt tydligare krav på Open Access-publicering från forskare och forskningsfinansiärer. Detta ställer direkta krav på vår befintliga infrastruktur för publicering. Rektors beslut (dec 2012) att ge biblioteket helhetsansvar för universitetets publiceringsstöd och etablerandet av Stockholm University Press är en följd av denna utveckling. Kungliga biblioteket(kb) har ansvarat för nationell samordning av universitetsbiblioteken, samtidigt är våra verksamheter idag så komplexa och behoven av olika samarbetskonstellationer så stora att det blir svårt för KB att ensamt hålla ihop ett nationellt forskningsbiblioteksväsende. Vetenskapsrådet har fått uppdraget att samordna forskningsinfrastruktur i Sverige, och kan på några års sikt bli en lika viktig nationell aktör för oss som KB är. Då forskningen är internationell bör våra samarbeten vidare också vara det. Oavsett vad vi gör i framtiden, kommer vi att behöva relevant kompetens på de områden vi arbetar inom, och ju svårare det är att förutsäga framtiden desto svårare är det att avgöra vilken kompetens som behövs. Vi måste därför hitta bra vägar både för att rekrytera och fortbilda den personal vi behöver. Vi måste kunna specialisera oss och bli experter, samtidigt som vi måste vara beredda på att det som är en viktig expertkompetens för oss idag inte självklart är det imorgon. Bibliotekets ledningsgrupp arbetar för att vår verksamhet på ett tydligt sätt knyter an till visionen för Stockholms universitet 3

4 Stockholms universitet. Vi arbetar för att beslutsvägarna inom biblioteket ska vara korta och snabba, att det finns utrymme för innovativa arbetssätt och att vi hela tiden utvärderar om det vi prioriterar är det som är mest relevant. Under det kommande verksamhetsåret kommer vi att prioritera arbetet med utbyggnaden av det infrastrukturella stödet till universitetets vetenskapliga kommunikation. Vi kommer också att arbeta med att förbättra stödet för våra användare att hitta vad de söker, oavsett var resurserna finns, samt förbättra våra rutiner ytterligare så att det går snabbare att få tillgång till materialet som eftersöks. Vidare kommer vi att fokusera på organisationens arbetskultur. Verksamhetens mål och syften ska förankras hos medarbetarna och vi ska ha en god kommunikation med våra uppdragsgivare. Det är viktigt med ett uthålligt och gott ledarskap och biblioteket ska vara en attraktiv arbetsplats som lockar kompetenta medarbetare. Arbetssättet ska präglas av prestigelöshet, trovärdighet och transparens. Ett arbetsklimat med "högt i tak" är en förutsättning för att alla ska trivas och bidra till utvecklingen. Stockholms universitet 4

5 Bibliotekets infrastruktur och organisation stöder användarna att hitta relevanta resurser Användarna har tillgång till medieresurser via externa söktjänster Vi ska hjälpa användarna att hitta relevanta medieresurser oavsett vem som äger dem Kundnöjdhet Indikation på måluppfyllelse framgår i takt med att kunderna är nöjda Biblioteket ger användarna snabb åtkomst till informationsresurser Förkortad leveranstid för medieresurser från beställning till tillgänglighet Oavsett om användaren beställer elektronisk eller tryckt resurs ska bibliotekets hantering och leveranstid förkortas Tid mellan beställning och användarens tillgång Det användarstyrda förvärvet av elektroniska resurser har ökat Den del av förvärvet av elektroniska resurser som styrs av användarna ska öka. Kunskapen om att användarna har stort inflytande över förvärvet är förankrat hos målgrupperna. Antal via PDAmodellerna Antalet inköpsförslag via beställningsformuläret Medieresurserna är relevanta för användarna Relevant för användarna måste ses i relation till både inköp av tryckta medieresurser och den strategiska riktningen att fokusera på elektroniska medieresurser. Det går alltså inte att bara öka inköpen i syfte att öka relevansen. Nya format ger nya möjligheter och är relevanta för fler användare. Efterfrågan och användning Kundnöjdhet Antal E-pub3-filer Antal utlån, nedladdningar, klick, turn aways, unik karaktär och kostnad Stockholms universitet 5

6 Biblioteket bidrar till öppna nationella och internationellt gångbara infrastrukturella lösningar för vetenskaplig kommunikation Verksamhetsplan 2014 Bibliotekets medarbetare är efterfrågade i nationella och internationella aktiviteter kring infrastrukturella lösningar inom vetenskaplig kommunikation Vi har nationellt inflytande i frågor som är viktiga för Stockholms universitet vilket förutsätter att vårt arbete håller hög kvalitet och att vi har bra kompetens att erbjuda. Representation i aktiviteter Organisationskulturen är resultatinriktad och innovativ Verksamhetsplanen har en tydlig målfokusering och hjälper medarbetarna att prioritera arbetet utifrån uppställda mål Medarbetarna använder Stratsys som rutin Medarbetarna uttrycker att VP och målen är stöd i det vardagliga arbetet Arbetsmiljöarbetet är proaktivt och systematiskt Arbetsmiljö är ett prioriterat arbete för biblioteket och ska följa de riktlinjer som finns Publicerade enkätresultat Användarna känner till bibliotekets nya tjänster Vi vill kommunicera att biblioteket går från att bygga samlingar till att leverera tjänster till målgrupperna så att målgruppernas förväntningar på biblioteket är balanserade. Detta säkras genom god kommunikation kring tjänsterna vid olika servicepunkter. Användarundersökning kring tjänsteutbud Användarnas uppfattning om tjänsteutbudet ska överensstämma med utbudet Stockholms universitet 6

7 Stockholms universitet har sammanhållna och väl fungerande tjänster för publiceringsstödet Det är lätt att identifiera forskare och forskning vid SU Andelen ORCID har ökat Publikationer av Stockholms universitets forskare är globalt synliga och tillgängliga De vetenskapliga publikationer som ges ut i samarbete med universitetsbiblioteket eller de system som biblioteket använder, exempelvis DiVA, ska vara globalt tillgängliga Open Access Print on Demandförsäljning Nedladdningar av fulltexter Antal Creative Commons-licenser Antal OApublikationer Global spridning som mäts med Alternative metrics Publiceringsprocessen är enkel via Stockholm University Press Att publiceringsprocessen är enkel avses att de tekniska aspekterna är användarvänliga och elektroniskt lättillgängliga Publiceringsstödet används av disputerade forskare Publiceringsstödet används av doktorander Biblioteket erbjuder ett publiceringsstöd med rådgivande tjänster till forskare Ett generellt publiceringsstöd med APC, juridisk rådgivning, visualisering av information ur publiceringsdatabaser, stöd kring både individuell och institutionell publiceringsstrategi Publiceringsstödet uppskattas av disputerade forskare Publiceringsstödet uppskattas av doktorander Stockholms universitet 7

8 Vår organisation anpassar sig snabbt efter förändrade krav och förutsättningar Verksamhetsplan 2014 Personalens kompetens motsvarar organisationens behov Ombyggnationens genomförande har präglats av god beredskap av bibliotekets personal Vi tar till vara och uppmuntrar medarbetares förslag till förbättringar och rationaliseringar Organisationen är anpassad efter verksamhetens behov Arbetssätt anpassas efter behov Biblioteket har effektivare administrativa rutiner Personalen har haft möjlighet att flexibelt, effektivt och med den framförhållning som varit möjlig, utföra sina arbetsuppgifter trots rådande ombyggnation Utifrån kontinuerlig utvärdering av personalens arbetssätt kan förbättringar presenteras och implementeras. Förbättringsförslag kan identifieras genom kvalitetsbrister uttryckta i kundundersökning. Medarbetarna upplever sig ha tillräcklig kompetens för de aktiviteter och uppgifter de arbetar med Kundnöjdhet Medarbetarnöjdhet Beslut utifrån medarbetares innovation Medarbetares kunskap om organisationsstrukturen Det presenteras konstruktiva och motiverade förbättringsförslag Handläggningstider Medarbetare upplever att rutinerna motsvarar deras förväntningar Stockholms universitet 8

9 Bibliotekets omvärldsbevakning är strategisk och systematisk Omvärldsbevakning är ett förhållningssätt som är integrerat i de interna processerna på biblioteket Vi har kunskap om användares uppfattning om bibliotekets tjänster Omvärldsbevakningen har inget definierat uppdrag, utan ska vara ett naturligt reflexivt inslag i de vardagliga uppgifterna. Exempelvis kompetensutvecklingsrutinen fokuserar på att utveckla medarbetarnas kompetens, vilket är påtagligt beroende av bibliotekets mål och omvärldens föränderlighet. Benchmarking i samband med att vi utvärderar vårt arbete och driver utvecklingsarbete Kundnöjdhet Arbetet med vetenskaplig kommunikation på biblioteket är förankrat hos universitetsledningen och på institutionerna Universitetsledningen informeras kontinuerligt om utvecklingen av publiceringsstödet Målgrupperna är delaktiga i utvecklingen av publiceringsstödet Upptaget i protokoll från styrelsemöten Synpunkter från målgrupperna Antal utgivna publikationer Stockholms universitet 9

10 Riskanalys Verksamhetsplan 2014 Vi har, genom att sätta upp ambitiösa mål, försökt formulera en tydlig riktning för vårt arbete men vi har också diskuterat faktorer som kan begränsa hur långt vi hinner nå under Det gäller främst sådant som vi inte har fullständig kontroll över. Arbetet med att bygga om biblioteket kommer att pågå under hela Buller och ständiga omflyttningar av personal och bokbestånd påverkar givetvis också vår arbetstakt. Liksom oväntade förändringar som är oundvikliga i ett stort byggprojekt som detta Vi har försett samtliga medarbetare med bärbara datorer för att öka flexibiliteten och minska sårbarheten i samband med händelser som är kopplade till bygget. Andra områden som vi bedömer som osäkra är framförallt rekryteringar och kompetensväxling för berörda medarbetare. Dels gäller det eventuella svårigheter att rekrytera ytterligare en IT-utvecklare, dels gäller det vårt arbete med att identifiera vad vi behöver rekrytera för kompetens till vårt stöd till universitetets vetenskapliga kommunikation. Vi betraktar rekryteringar för framtiden som strategiskt betydelsefulla, vilket kräver diskussion och eftertanke. Det handlar också om att finna en realistisk nivå för hur snabbt en kompetensväxling kan genomföras på områden som behövs. För att stärka arbetet med rekryteringar och arbetet med kompetensväxling har vi rekryterat personalspecialistkompetens till biblioteket. Ett annat område där vi har svårt att bedöma tidsåtgången för implementering är införandet av ORCID (författarindikatorer). Orsaken är att en implementering kräver en koppling till universitetets personaldatabas (SUKAT) för vilken vi uppfattar organisationen som otydlig i dagsläget. När det gäller kopplingen mellan DiVA och forskardatabasen pågår diskussioner med Avdelningen för forskarservice. Vi kommer att inleda motsvarande diskussioner med ansvarig för SUKAT. Ytterligare ett område gäller publiceringsstödet som förutsätter en upphandling av en tryck- och distributionstjänst som eventuellt innebär att vi måste söka efter aktörer utanför Sveriges gränser. Vidare är vårt arbetssätt när det gäller verksamhetsplanering nytt och kräver förankring i hela organisationen. När vi nu dessutom adderat STRATSYS som verktyg för planering och uppföljning ökar vi kraven på organisationen. Slutligen finns det en viss osäkerhet när det gäller nya administrativa rutiner för e-handel. Biblioteket deltar i ett pilotprojekt vilket gett oss fördelen att vi kan vara med och påverka rutinernas utformning. I dagsläget har vi identifierat ett problemområde som kan motverka målet att köpa in och leverera eftersökta medieresurser snabbare. Vi arbetar för att hitta ett alternativt sätt för att hantera inköp som kan rymmas inom ramen för de nya rutinerna gällande e-handel. I arbetet med att utöka universitetets publiceringsstöd för Open accesspublikationer kommer vi att behöva säkerställa att upphovsrättslagen beaktas på ett korrekt sätt. Vi kommer därför under 2014 stärka bibliotekets juridiska kompetens genom att rekrytera en person som ska arbeta med rådgivning bland annat upphovsrätt. Stockholms universitet 10

11 Stockholms universitet 11