Ansvarig: Johan Strömbäck

Transkript

1 1 (7) Ansvarig: Johan Strömbäck

2 2 (7) Under senaste åren har varumärket SOF fått en sig en törn i sidan, detta har lett till att SOF inte längre är den populäraste händelsen under läsåret och att SOF säljer slut inte längre är en självklarhet. Med tanke på ovanstående startades SUG (en utvecklingsgrupp för SOF) och i dokumentet SOF-utredningen 13/14 (nedan benämnt utredningen) ställdes det upp mål för hur SOF skall utvecklas till att åter igen vara den största och roligaste händelsen under studietiden, nedan presenterar Generalen sina idéer för hur dessa mål och slutsatser skall konkretiseras. I texten nedan redovisas svaren på utredningen i punktform, uppdelat på samma vis som utredningen. Nedan presenteras Generalens tankar för de uppsatta målen rörande SOF15. SOF är en studentfestival: Det alltid är studenternas nytta och nöje som vägs tyngst när beslut skall fattas, om det sedan leder till att det gynnar vanligt folk och leder till att dessa sedan besöker festivalen är därför inte negativt. Tvärtom bör det ses som positivt om Linköpingsbor och tillresta får en god uppfattning om Linköpingsstudenter, SOF och förhoppningsvis på detta vis även LinTek. SOF ska vara vårens höjdpunkt: Mycket skall förändras, förstoras och utvecklas sedan senaste SOF. Med ett större utbud av aktiviteter, mer fokus på bättre byggda bidrag i kårtegen och förhoppningsvis längre öppettider, med insläpp från redan på eftermiddagen, skall det vara omöjligt för studenten att missa festligheterna kring SOF 15. SOF ska inte vara en vanlig kravall: Genom många småaktiviteter och fokus på annat än bara alkohol och dans till discomusik, blir känslan för besökarna helt annorlunda än under en vanlig kväll på Kårallen eller annan festlighet i Linköping. SOF ska vara för alla: Generalen har en idé om att områdesansvarig skall ha två eller tre förslag på hur området skall vara utformat. Detta så att området kan anpassas efter antalet besökare. Sedan är det även här småaktiviteter och den stora variationen av vad som händer på området som skall dra besökare från hela skalan av studenter och deras vänner. SOF ska vara en samlingspunkt för studentlivet: Då SOF skall ha det största besöksantal av alla event under läsåret kommer det för de potentiella gästerna vara uppenbart att detta är arrangemanget man skall vara på för att träffa vänner, bekanta och främlingar. Genom att slå rekord i biljettförsäljning efter en

3 3 (7) fantastisk marknadsföring kommer alla studenter förstå vikten av att uppleva SOF, för att på riktigt kunna säga att man studerade vid LiU SOF ska ha en karnevalskänsla: Genom att ta inspiration från andra studentarrangemang, exempelvis Lundakarnevalen och Cortégèn, är förhoppningen att SOF utvecklas på ett sådant vis att studenter ser detta som en helhelgsupplevelse och inte bara tre festkvällar. Förhoppningsvis kommer det under helgen finnas aktiviteter vilka är öppna från 15 eller 18, där mycket beror på antalet jobbare och föreningar som vill samarbeta med SOF. Nedan presenteras hur kringarbetet och genomförandet av SOF15 kommer leda till en festival som svarar mot de uppställda mål för hur arrangemanget långsiktigt skall bli. Studentlivet ska leva upp när det är SOF: Genom ett väl utfört SOF 15, där både det interna arbetet och kommunikationen utåt fungerar bra, återfår SOF ryktet enligt glansdagarna och att få bära en SOF-rock blir åter igen något lika eftertraktat som att ha fadderistkläder för en nyupphöjd etta. Det som både fadderier och festerier har är den goda och glada stämningen. Detta syns både under tiden då personerna är aktiva och även efter de gått av sitt uppdrag. Om organisationen kan visa att även här finns denna goda stämning ökar intresset för personer att vara med. Även om gruppens sammanhållning kan ses som en liten sak, är den extremt viktigt för att höja moralen och arbetsbelastningen. Tillsammans med en bra grupp spelar marknadsföringen en sjukt stor roll för hur arrangemanget blir. Enligt Generalens tidigare erfarenheter som festerist är det så att en slagkraftig och oväntad PR säljer många biljetter samt att arrangemanget blir omgett av en slags mystik och pratet börjar gå på campus. Sveriges studenter ska vallfärda till SOF: Efter att SOF återigen intagit scenen som det största i Linköping, är nästa steg Sveriges studenter. Genom att snegla mycket på vad som säljer bra på andra lärosäten tillsammans med de traditioner som redan finns i Linköping, skapas en stark grund till att få SOF att växa till de proportioner som Forsränningen och Lundakarnevalen idag har. För SOF 15 skall inte så mycket energi läggas på att nå ut till de studenter som inte är Linköpingbaserade eller tillhör en orkester, detta då det troligen skulle ta för mycket tid och energi att planera för den kommitté som är tillsatt. Året efter det år SOF igen börjar gå riktigt bra, ekonomiskt och socialt, bör en post i kommittén möjligen vara utlandsansvarig, som innebär att arbeta med kontakt mot andra lärosäten och marknadsföra mot dessa. Även skulle posten kunna innebära ansvar att lösa det logistiska för dessa besökare, så som posten Ljud och orkester gör för de tillresta orkesterbesökarna. Alla studenter ska uppleva SOF-känslan: Genom att lyckas med alla andra mål, som marknadsföring, biljettförsäljningen, möjligtvis flytta området och skapa en riktigt härlig stämning kring kårtegebygget

4 4 (7) kommer studenterna inte kunna göra annat än bli indragen i den härliga känsla av vår och att det äntligen är dags för SOF. Nedan presenteras redan genomförda förändringar, planerade förändringar samt varför vissa förslag valdes att bortses/prioriteras ned av Generalen. - Viktigt med en ordentlig överlämning så man inte behöver börja om från 0 varje år: En diskussion har inletts mellan Generalen och styrelsen, för att skrivande General skall sitta 14 månader på sitt uppdrag, just för att hinna med mer överlämning och författa dokument för hur nästkommande General kan påbörja sitt arbete för att så snabbt som möjligt komma in i uppdraget. Om man jämför med LARM där PL har nästan ett halvår att avsluta sitt uppdrag och planera för nästkommande PL (även om all tid inte läggs på detta finns det en lång tid att revidera tidigare dokument, fundera över vad som verkligen spelar roll samt lägga en grund för nästa PLs arbete). Detta kanske inte är ett optimalt tillvägagångssätt, men efter diskussioner med tidigare General har en bild skapats av att dennes uppdrag avslutades utan möjlighet till ett riktigt avslut och en riktig chans till att ge en ordentlig överlämning. - Lägga till en post som ansvarar för allt som rör Norrköping I år valdes att inte lägga till denna post, även om det nog skulle vara bra på förhand, har kommittén i dagens utförande varit svår att fylla: Om man även väger in att nästa General troligen kommer ha lika mycket i studierna är det nog relevant att arbeta fram en ny plan för rekrytering innan fler poster läggs in. En möjlighet i detta är att tidigare kårledning är drivande i rekryteringen och de nyvalda närvarar efter förmåga. - Inte använda ordet Putte, förvirrar mest folk, försök att komma på något bättre Inget nytt ord är påkommet - Hämta inspiration från andra större studentfester och vanliga festivaler utanför Linköping Ett besök gjordes till Cortégèn på chalmers, detta mest för kårtegedelen av SOF. Förhoppningsvis kan även en kontakt tas med 2014 års Lundakarneval kommitté för att se hur detta arrangemang genomförs. - Utnyttja att det är en stor organisation i marknadsföringssyfte Ja. Finns inte så mycket mer att säga, en bra planering och ett bra schema med roliga aktiviteter är ett måste. - Fördelaktigt med bonusstege, kanske ska vara mer fördelaktigt Som nämns i projektplanen är förhoppningen att jobbare skall få ett tack genom att gå gratis på festivalen redan vid två arbetade pass. Möjligtvis redan vid ett. Det blir inga faktiska kostnader att genomföra detta, utan bara förlorad inkomst. - Tydligare arbetsuppgifter för jobbare Här krävs att en bra kommunikation finns mellan de olika kommittémedlemmarna, med personal som spindeln i nätet. - Något mer tack än ett förköp (eftersom vi ändå vill att alla ska få gå) Som tidigare nämn, att jobbarna får gå gratis är målet. Detta innebär uteblivna intäkter från biljettköp, men jobbarna har då mer pengar i plånboken att spendera under

5 5 (7) festivalen och förhoppningsvis får de även tveksamma vänner att köpa biljetter. Så om korten spelas rätt kan detta leda till ökade intäkter. Dessutom ökar snackisen om ca tusentalet nöjda jobbare går och peppar inför festivalen! - Låt SOF-organisationen vara med och göra utediscot, men fortsätt att kalla det LinTek & Fortes Lite sent att göra något åt detta nu. Eftersom det varit på detta vis tidigare bör anledningen till att det togs bort då undersökas innan beslut fattas, om inte Generalen är missinformerad så fick SOF del av dessa pengar för att sedan spendera fritt på festivalen, istället för att de går till LinTek och på detta vis var det värt att kämpa för för Kommittén. - Ha biljettsläppet tidigare kanske släppa några biljetter i taget som riktiga festivaler. T.ex. i första vändan för ett visst pris, sen ökar det ju närmare inpå eventet, dvs early bird-biljetter. Att sälja biljetter tidigt är absolut bra, dock bör inte studenter som köper senare blir bestraffade, innan varumärket är tillräckligt starkt tror jag inte det leder till något annat än minskat besökarantal om folk behöver spendera dyra pengar för att spontanköpa veckan innan och under helgen. Däremot minskar den fasta kostnaden/biljett med fler sålda. Så en idé Generalen arbetat fram är att priset sänks på alla biljetter då fler säljs (om biljetterna faktureras binder alltså köparna bara upp sig på det dyraste pris, men för varje såld biljett sänks detta). - Inte färre biljetter än tidigare år, alla borde kunna få gå Som tidigare nämnt, genom att ha olika storlekar på området kan det byggas ut om besökarantalet höjs. - Trycka på att det inte är och behövs någon köhets för att gå på SOF Inget att diskutera, det är självklart att det skall stoltseras med att detta är den köfria festen. - Det är bra att byggveckorna börjar tidigt, är bra reklam Generalen har funderingar på att bara ha en byggvecka. Detta då byggområdet kräver väldigt många mantimmar av organisationen och många bidrag bygger inte mer än en vecka hursom. På Chalmers pågår byggandet i sju dagar och många bidrag är mycket mer genomtänkta och väl utförda där än på SOF 13, vilket då kan ses som en pålitlig källa för att det även bör fungera i Linköping. - Byggstartsfesten var bra och det var bra att de tagit bort anmälningsavgiften till den Absolut. - Fler bidrag som inte kräver lastbilar Även här finns inspiration hämtad från Chalmers. Där fanns det fribyggen, dessa var fria från temat och deras roll var egentligen bara att vara imponerande byggen roliga att se på. Många av fribyggena hade en grund av en gammal bil, med eller utan fungerande motor, där ett imponerande bygge placerades ovanpå även fanns byggen med grund på ett gäng cyklar. Detta är ett billigt och lätt sätt att få in fler bidrag, som även är

6 6 (7) imponerande och roligt. Samtal har redan påbörjats med M-verkstan för att ha några verkare vilka hjälper till under byggveckan med bidrag som vill svetsa och arbeta i stål. - Några extra bidrag som är till för att alla som känner för det kan bygga på. Något att tänka på och skall föras vidare till kårtegeansvarig. - Ha ett bidrag för alla funkisar? Då kan alla ej jobbandes funkisar gå kring och bygga på det Samma svar som ovan. - Eventuellt ta bort Trappanfesten, den fyller en mycket liten funktion (men glöm inte bort Norrköping för det) Generalen har pratat med föregående General som hade samma uppfattning. Ett alternativt koncept har funderats på, vilket innebär att en fest mellan husen arrangeras av personalen på trappan, men under varumärket SOF, festen hålls ett tag innan SOF. - Artist? Skulle vara en möjlighet, dock är risken att SOF blir mer som en kravall vilket ingen vill. Dessutom saknas stöd i budget för detta. - Sittning för LinTek aktiva? Absolut intressant, mer än bara Generalssittningen som sker under helgen. Även borde möjligheterna för att låta annat folk ha sittningar undersökas, där bara lokal tillhandahålls och med mat caterad från exempelvis [hg] skulle detta knappt innebära något merarbete för organisationen. - Happenings som bara finns på torsdagen Personligen tror inte jag på aktiviteter som bestraffar folk för att de inte besökte en kväll. Om det roligaste tas bort efter första kvällen säljs inte fler biljetter. Det bästa som kan göras är att överträffa alla förväntningar och på så vis använda torsdagen som en del av marknadsföringen så att ännu fler biljetter säljs till kommande kvällar. - Inkludera en mindre camping i närheten för de som vill köra festival fullt ut? Möjligen ett koncept för kommande år. Det som först måste koncentreras på är att stärka varumärket, har svårt att se att en camping blir full innan varumärket är starkt. Kombinerat med att festivalen är ganska tidigt på året borde istället utlandsansvariga införas på samma vis som under de stora festhelgerna, dvs en lagfaddder som tar hand om och hushåller besökarna med ett tack att de får gå gratis på allt som utlänningarna går på. - Arbetet att bygga upp området flöt på förvånansvärt bra Kul att höra ;) - Ta bort det stora tältet ersätt med två mindre Redan gjort, enligt budget. Arbetet med att ha SOF beläget på centralare delar av campus går även bra. Så förhoppningsvis kan mycket pengar sparas in där. - Fler nischade tält, mer bar- scen koncept Många funderingar har gått kring detta, och ska absolut bli av! - Minska orkesterområdet tvinga ut dem bland folk skulle även spara på antal jobbare

7 7 (7) Som jag ser det bör inte området vara mer än en instrumentsgarderob som bör finnas för att underlätta för orkestrarna, allt annat tar bara bort fokus från att göra det bästa området för alla deltagare! - Bra med mycket saker att göra, ofta ganska billiga Detta är något som skall jobbas på under året och aktiviteterna hjälper till att öka på nöjesfältsstämningen. - Skumgummihav Detta var tydligen ganska jobbigt att hålla igång förra året och krävde många jobbare. - Bollhav En aktivitet att titta vidare på. - Hoppborg Absolut! - Sumobrottning Samma som ovan. - Ju mer desto bättre Garanterat, som tidigare uttryckt kommer alla aktiviteter bidra till en god stämning och bättre minnen. - Olika tält med stationer Absolut! Många funderingar finns även kring detta. - Kanske en förslagslåda på hemsidan där studenter får önska vad som ska göras Något att fundera på! - Sektionskamp? Som ovan. - Orkestrarna är säkra intäkter (flera hundra besökare varje dag) och gratis underhållning Inget att prata om. Dessutom kan de ses som personal ur STIM syfte och har lägre fasta kostnader än de vanliga besökarna. - Kanske få dit andra typer av musik inte enbart forte! som DJ:s Detta är absolut ett intressant koncept. - Försök att få billig underhållning kanske fler amatörband? I-bandet? Redan under Ölstopet 2014 skapades av Generalen en kontakt med en kille som hade ett band och gärna ville synas, troligen finns många liknande personer på universitetet och att komma i kontakt med dem vore kanon! - Se till att få in offerter tidigt så att det märks om saker börjar gå över budget. Absolut, i år skall det sparas in pengar på onödiga utgifter för att kunna flyttas till konton som gynnar studenterna!

8 (5) Förankring av gemensam vision för SOF15 Ansvarig: Johan Strömbäck, SOF-General Version /9 2014

9 (5) Vad Beskrivning Detta dokument beskriver hur Generalen skall arbeta med sin organisation för att befästa visionen som han har blivit tilldelad och själv funderat ut för SOF. Även skall arbetet som beskrivs i dokumentet underlätta för nästkommande Generaler, genom att alla studenter till SOF17 minns hur bra SOF15 organisationen arbetade. Varför Med kombinationen att många förändringar skall genomföras och delar av kommittén aldrig varit på SOF, är det viktigt att hela organisationen har samma vision av vad de arbetar mot för mål. Projektmål Att ha en enhetlig bild för hur arrangemanget skall bli förenklar både arbetet och kommunikationen, såväl internt som externt: om alla har samma bild är det lättare att gå mot samma mål. Arbetet som utgår från detta dokument kommer att belasta LinTeks ekonomi minimalt, med möjliga utlägg som transport. Tyvärr kommer inte förtjänsten vara direkt mätbar, största delen märks internt, med bland annat hur stämningen mellan de olika delarna av gruppen blir och förhoppningsvis hur kommunikationen utåt sköts samt hur arrangemanget slutligen blir. Förhoppningarna för hur organisationen förbättras genom detta arbete beskrivs nedan. Nr Projektmål Koppling till LinTeks värdeord och eller måldokument 1 Skapa en gemensam vision för Kommittén (och puttar). 2 Skapa och hålla en god stämning inom organisationen. 3 Hålla ett gott samarbete inom organisationen. 4 Förenkla arbetet för nästkommande General, genom att ha en grupp som alla vill vara med i till SOF15 Alla teknologer skall vilja, och ha möjlighet att, vara en del av studentlivet. Alla teknologer skall känna stolthet och samhörighet med varandra. Alla teknologer skall känna stolthet och samhörighet med varandra. Alla teknologer skall vilja, och ha möjlighet att, vara en del av studentlivet.

10 (5) Aktiviteter/åtgärder I tabellen nedan syns vilka aktiviteter och åtgärder Generalen skall genomföra för att uppnå projektmålen. Tabell 1. Aktiviteter för att nå projketmålen. Nr Aktiviteter Koppling till projektmål 1 Generalen genomför en presentation av sin vision. 1,3 2 Gemensam helg. 2,3 3 Värdeordsgenerering 1,3 4 Teambuilding 2,3 5 Utvärderingstillfälle och avslutningsaktivitet 2,4 Hur Omfattning och delmoment Detta dokument är menat för Generalen och de berörda medlemmarna i kårstyrelsen. Aktiviteterna som är planerade skall bidra till en gemensam vision, god stämning i gruppen men också, genom att visa detta utåt, leda till att det nästa gång är lättare att hitta engagerade organisationsmedlemmar. Aktiviteterna och hur lång tid som är planerat för dessa listas nedan: Presentation och dialog, två timmar. Gemensam helg, två dagar. Värdeordsgenerering, en eftermiddag. Utvärderingstillfälle och samkväm för organisationen, en kväll. Resurser och förutsättningar De underlag som finns för den vision som skall förankras är en kombination av den utredning som gjordes under verksamhetsåret 13/14, i SOFs utvecklingsgrupp (SUG). I SUGs utredning finns målsättningar om hur SOF skall bli 2015 men också hur arrangemanget skall utvecklas till senare år. Till teambuilding och tackfest för kommittén finns det i dagsläget budgeterat kr/person. Tanken är att kostnader för helgen, en riktig teambuilding och tackfesten skall rymmas här. Det som behövs för att kunna genomföra dessa små akter för en mer enhetlig organisation är en lokal och möjligen transport till den gemensamma helgen. Samarbete och beroenden Det som är begränsande i detta arbete är logistiken och kommitténs enskilda schema.

11 (5) Tidplan Helgen och värdeordsgenereringen skall genomföras så snart i september som möjligt, dock det av största vikt att så många som möjligt ur kommittén kan närvara, och därför kan det vara så att detta skjuts till slutet av månaden. Presentationen för puttar skall hållas så snart som möjligt efter att dessa blivit värvade. Den riktiga teambuildingen hålls någon gång senare på hösten alternativt tidigt på våren Året avslutas sedan med en utvärderings- och samkvämskväll efter att SOF har varit. En möjlighet är att det fixas som en förfest till exempel SommarX. Generalen svarar mot Kårstyrelsen för arbetet kring en gemensam vision. Ganttschema för detta dokument återfinns i Bilaga 1. Dock kan som det står ovan, vara så att arbetet går från planen då det är av högsta relevans att så stora delar av kommittén som möjlig kan närvara vid de tillfällen som planerats. Avvikelser Avvikelser om detta inte efterföljs rapporteras till Albin Mannerfelt i kårstyrelsen, som är kontaktperson för SOF. Anledningar till att detta inte efterföljs kan vara, som tidigare beskrivet, till exempel om det är för få ut kommittén som kan närvara. Beskrivning av ansvar Ansvaret för att detta efterföljs ligger till fullo på Generalen, även om planerande och genomförande kan delegerats ut till någon i kommittén. Genomförande För att förankra visionen för SOF15 skall en presentation hållas av Generalen. Även är planen att en helg ska planeras och genomföras för kommittén tidigt under hösten, exempel på vad som skulle kunna göras är en två dagars visit i en stuga inom rimlig distans. Möjligtvis i Generalens landställe utanför på Adelsö utanför Stockholm. Uppföljning Rapportering skall ske löpande. Återkoppling för hur aktiviteten gick rapporteras till Albin Mannerfelt senast en kalendermånad efter genomförd aktivitet. Återkoppling Att se hur den gemensamma visionen kan vara svårt annat än känna av hur Kommittén och organisationen jobbar, om dessa börjar glida från målet kan det vara aktuellt att fundera ut fler moment för att få alla att gå mot samma mål. Avslut av projektet Den gemensamma visionen är något som måste jobbas på under hela året men med mest fokus inom detta område skall ligga under de perioder nya personer kommer in i organisationen. Således är arbetet klart samtidigt som organisationens arbete. Förhoppningen är att visionen sprids till övriga studenter och senare till nästa SOF organisation.

12 (5) Bilaga 1 Gantt Tabell 2. Alla deadlines är mjuka då det viktigaste är ett högt deltagarantal och inte att tidsplanen håller.!! aug! sep! okt! nov! dec! jan! feb! mar! apr! maj! jun! jul! okt! Presentation!K.!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!! Gemensam!helg!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!! Värdeordsgenerering!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!! Presentation!P.!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!! Teambuilding!K.!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!! Teambuilding!P.!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!! Utv.!Och!Samkväm!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!