S.K.A.P.A GUIDEN. En eventplanerare i fyra steg! För dig som vill arrangera events på Brygghuset!

Transkript

1 S.K.A.P.A GUIDEN En eventplanerare i fyra steg! För dig som vill arrangera events på Brygghuset!

2 S.K.A.P.A-guiden är framtagen för att inspirera och vägleda er som vill arrangera lite större event på Brygghuset. Oavsett vad ni vill arrangera, får ni hjälp av någon i personalen med att forma er idé till en konkret och genomförbar plan. Brygghuspersonalen har mycket erfarenhet och ställer gärna upp som bollplank inför ert event. S.K.A.P.A-guiden är indelad i fyra delar. Beroende på vad ni arrangerar, kommer de olika delarna att ta olika lång tid, men alla är lika viktiga för helheten. DEL 1. UPPSTART I uppstarten vill vi ha en kort presentation av er idé. Vi vill veta vem/vilka ni är, vad och när ni vill arrangera och varför. Använd eventformuläret, fyll i det ni kan... Det behöver inte vara helt ifyllt eller perfekt, men ju tydligare desto bättre. DEL 2. PLANERING Vi bokar en tid och ses för en genomgång av vad ni har skrivit i formuläret, och ni får feedback på er idé. Om vi ser att er idé är genomförbar här på Brygghuset, börjar det roliga, själva planeringen! Det kan vara till exempel; Att-göra-listor, tidslinjer, ritningar, logistik, körschema, mat, söka pengar, tillstånd. Fråga oss gärna och använd oss som bollplank. DEL 3. GENOMFÖRANDE Allt går inte som planerat. Oavsett hur stort ert event blir, är det alltid bäst om planeringen är välgjord. Om ni som arrangerar har koll på läget, finns det goda förutsättningar att eventet blir lyckat för både crew och besökare. Det ska vara kul att genomföra ett event! DEL 4. UPPFÖLJNING Eventet är klart, men glöm inte att utvärdera! Är ni nöjda? Blev det som ni hade tänkt er? Ni kanske vill göra fler event? Då kan det vara bra att skriva ner vad som var bra och mindre bra. Ni hjälper oss även att bli en bättre D.I.Y-arena om vi får feedback från er. ÄR NI REDO ATT SÄTTA IGÅNG?

3 DEL 1. UPPSTART Innan ni fyller i era uppgifter, har ni koll på Våra lokaler och Bokningspolicy (finns på hemsidan). Här kan ni ta del av värdefull information och se om just er idé hör hemma på Brygghuset. 1. VILKA ÄR DU/NI SOM ARRANGERAR? Ge oss en kort beskrivning så att vi förstår vilka och hur gamla ni är. Är ni ett kompisgäng, en skola, ett företag, en förening etc? Är det kanske första gången ni arrangerar något på Brygghuset? 2. VAD? Beskriv er idé Vad vill ni arrangera? En föreläsning, en konsert, en festival, ett LAN etc. Hur många vill ni ska komma? Finns det idéer om att få hit artister, föreläsare eller liknande? 3. VARFÖR? Vad är syftet? Exempelvis att få människor att mötas, ha kul, samla in pengar, utvecklas etc.

4 DEL 1. UPPSTART (forts) 4. VAR? Ta en titt på lokalerna Under Våra Lokaler finns bilder, husritningar och information om lokaler och teknik. Behöver ni boka mer än en lokal? 5. FÖR VEM? Besökare, deltagare, publik Att rikta sig till alla går inte. Vilka tror ni är intresserade av det ni arrangerar? Är det ett öppet event eller endast för speciellt inbjudna? Vilken åldersgrupp riktar ni er till? Brygghuset prioriterar de bokningar som involverar och riktar sig till unga år. 6. NÄR? Datum och tider När passar det bäst för er publik? Om ni redan nu vet datum, tid och hur ofta ni vill boka lokal, så är det bra. Tips! Förbered er gärna med flera förslag på datum och tider, om i fall huset skulle vara bokat på ert första val. 7. HUR? Vilka ingår i ert crew? Hur många är ni? Vem gör vad? Ju mer som händer under ett event, desto fler behöver ni vara i ert crew.

5 DEL 2. PLANERING Det är nu vi tar en genomgång av vad ni har skrivit i formuläret, och ni får feedback på er idé. Om vi ser att er idé är genomförbar här på Brygghuset, börjar det roliga, själva planeringen! Det kan vara till exempel; Att-göralistor, tidslinjer, ritningar, logistik, körschema, mat, söka pengar, tillstånd. Fråga oss gärna och använd oss som bollplank. OMFATTNING HUR STORT TÄNKER NI? Vilka delar av huset behöver ni boka för att eventet ska bli så bra som möjligt? Vi tittar på husritningarna och grovskissar lite. EVENTDAGEN VI SKAPAR EN TIDSLINJE Vad händer timmarna innan, under och efter eventet? Vilka roller bör finnas i ert crew och vem gör vad för att allt ska fungera? PLANERING ATT-GÖRA-LISTA Klarar ni av detta? Kan en och samma person verkligen vara DJ samtidigt som hen ska ta betalt i entrén? Behöver ni vara fler i ert crew? På vilket sätt bör ni marknadsföra eventet? Med hjälp av oss utvecklar ni tidslinjen och ser vad behöver fixas innan eventet. EKONOMI VAD HAR NI FÖR KOSTNADER? Lokalen på Brygghuset är oftast kostnadsfri för unga mellan år. Finns det några andra kostnader? Det är viktigt att ni inte planerar ett event som går med förlust. MATCHMAKING Att få olika arrangörer att mötas och dra nytta av varandra blir ofta bra för resultatet. Vilken typ av innehåll och andra arrangörer skulle stärka ert event? Här hjälper vi ofta till med att hitta lämpliga personer/arrangörer som har arrangerat på Brygghuset tidigare. BOKA NYTT MÖTE MED BRYGGHUSET Nästa möte blir en avstämmning innan själva eventet, alltså genomförandet. Här uppdaterar vi tidslinjen en gång till och stämmer av att-göra-listan. Har ni koll eller inte? CHALLENGE ACCEPTED?

6 DEL 3. GENOMFÖRANDE Genomförandet ser givetvis olika ut, men planeringen fastställs alltid i planeringen. Allt går inte som planerat. Oavsett hur stort eventet blir, en bra planering är ofta anledningen till varför vissa event blir mer lyckade än andra. Om ni som arrangerar har koll på läget, finns det bra förutsättningar för att även ert event blir lyckat! Uppdatera och sätt upp körschemat, så att alla i crewet kan ta del av upplägget. Vad händer innan, under och efter eventet? Ha kul och hjälps åt. Ta hand om crew och alla inblandade. Attityd: Challenge accepted!

7 DEL 4. UPPFÖLJNING Eventet är klart! Är ni nöjda? Blev det som ni hade tänkt er? Fyll i formuläret och utvärdera er själva. Om ni har möjlighet gör vi gärna utvärderingen tillsammans med er på Brygghuset. 1 = Uselt. 10 = Fantastiskt! För- och Efternamn: E-post: Arrangör: Namn på eventet: Datum för eventet: 1. PERSONALEN PÅ BRYGGHUSET: Hur upplevde ni bemötande och stöttning från personalen på Brygghuset? 2. D.I.Y DO-IT-YOURSELF PÅ BRYGGHUSET: Hur fungerade ert eget ansvar som arrangörer? 3. LOKALER: Hur upplevde ni lokalerna på Brygghuset? Var de tillräckligt enkla att anpassa för ert event? 4. TEKNIK: Hur fungerade Brygghusets teknik? Till exempel projektor, ljudanläggning, WiFi etc? 5. ON STAGE CAFÉ: Om ni anlitade caféet, motsvarade det era förväntningar?

8 DEL 4. UPPFÖLJNING (forts) 6. ER EVENTIDÉ: Uppskattades ert event av de som kom? 7. ER EGEN ARBETSINSATS: Är ni nöjda med er själva som arrangörer? Gjorde ni ett bra jobb? 8. EGEN UTVECKLING: Var det roligt och lärorikt att skapa innehåll på Brygghuset? 9. BESÖKARANTAL: Är ni nöjda med besöker och/eller deltagarantal? 10. MARKNADSFÖRING: Lade ni ner tillräckligt med tid och arbete på marknadsföring? Övriga kommentarer till Brygghuset: Er feedback är viktig! Vi vill veta hur vi kan bli bättre.

9 Tel: E-post: Besök: Bryggaregatan 14 Webb: brygghuset.boras.se