IT som förändringskraft i en lärande organisation

Transkript

1 Pär Larsson 1 (8) IT som förändringskraft i en lärande organisation Om skolutveckling för skolledare Pär Larsson i Stockholm Det pedagogiska ledarskapet ur ett organisationsperspektiv Denna skrift handlar om IT-baserade skolutvecklingsprojekt och skolledares pedagogiska ledarskap. Den är skriven ur ett organisationsteoretiskt och arbetslivspedagogiskt perspektiv. Det betyder att skolan som en organisation står i fokus. Det är en idébok som baseras på erfarenheter från satsningar på skolutveckling med stöd av IT. Ambitionen är att diskutera skolledares pedagogiska ledarskap ur ett organisationsperspektiv. Pedagogiskt ledarskap i det avseendet handlar om skolledares arbete med att skapa bra betingelser för lärares och hela organisationens lärande. Det är inte tekniken i sig som förändrar Även om IT öppnar många nya vägar till utveckling är det ändå viktigt att inledningsvis slå fast att erfarenheterna från olika branscher och verksamheter är samstämmiga: Införandet av ny teknik leder inte automatiskt till några omvälvande förändringar av en organisation. Många olika faktorer påverkar hur organisationer förändras av ny teknik, och varje teknisk förändring motsvaras av en stor variation av organisatoriska lösningar. Detta gäller även för skolan. Införandet av IT leder inte självklart till en förändring av skolans arbetsorganisation eller till en utveckling av skolans arbete med eleverna. Det som avgör om en IT blir en positiv förändringskraft för hela skolan har främst att göra med människorna och deras relationer och förståelse av arbetet. Det är i det sociala systemet, inte i det tekniska, som potentialen för framgångsrik skolutveckling (och misslyckande) är störst då det är här som människors intresse och interaktionsmönster påverkas. Det är även här som lärande och utveckling har sin grund. Tekniken kan bara underlätta. Utmaningen för skolledare är inte tekniken, utan att utveckla och stödja det organisatoriska lärande som skolutvecklingen skall bygga på. Det pedagogiska ledarskapet i ett IT-baserat skolutvecklingsprojekt handlar därför till stor del om att skapa goda förutsättningar för personalens lärande och erfarenhetsutbyte. Först när detta uppnås kan IT bidra till en mer bestående utveckling som inte stannar vid ett projektet. Detta styrks av att IT främst har blivit en förändringskraft i skolor som utvecklat väl fungerande lärprocesser i personalstyrkan, dvs i skolor som kan betraktas som lärande organisationer.

2 Pär Larsson 2 (8) Skolutveckling kräver organisatoriskt lärande Begreppet lärande organisation används ofta i skoldebatten som något eftersträvansvärt. Sällan ges dock någon närmare definition av vad som avses, och ännu mer sällan specificeras vad detta skulle motsvara i ledningens agerande eller lärarnas arbete. Sanningen är nog den att det inte finns någon enhetlig definition att luta sig mot. Det är därför bättre att prata om en strävan mot ett organisatoriskt lärande, dvs ett lärande som sker gemensamt och berör hela personalstyrkan, samt leder till att hela organisationens arbete utvecklas. En lärande organisation skulle då vara en organisation med väl utvecklad förmåga till organisatoriskt lärande. En vanlig missuppfattning är att skolor är lärande organisationer av det enkla faktum att de sysslar med lärande. Inget kan vara mer fel. Arbete med utbildning är ingen garanti för organisatoriskt lärandet. Snarare har skolor visat sig vara organisationer som är svåra att förändra. Diskussionen om organisatoriskt lärande utgår från tre kriterier. För det första betonas det informella lärandet, dvs det lärande som sker erfarenhetsbaserat i arbetet, och inte det lärande som sker på kurser eller formell utbildning i skolan, vars kärnverksamhet är det formella lärandet, har det inte varit lika självklart att uppmärksamma och utveckla det lärande som sker hos personalen vid sidan av kurser och formell kompetensutveckling. För det andra inkluderas aktiviteter och processer som skapar goda förutsättningar för medarbetares lärande. Samarbete och tid för reflektion är två fundamentala betingelser för detta individuella lärandet, vilka heller inte alltid varit optimala i Skolan som en Lärande Organisation: Betonar det erfarenhetsbaserade lärandet. Skapar goda förutsättningar för medarbetares lärande. Sprider erfarenheter och gör dem till föremål för gemensam reflektion. skolan. Traditionellt har lärare arbetet relativt isolerat från varandra och därför sällan tagit del av varandras erfarenheter. Lärare upplever dessutom ofta att de inte har tid för reflektion över gjorda erfarenheter. Även om det håller på att förändras har lärares lärande i hög utsträckning byggt på fortbildning och egna erfarenheter från den egna undervisningen. Det tredje kriteriet på organisatoriskt lärande är att enskilda individers lärande används för att kontinuerligt förbättra hela organisationens förmåga och anpassning till omgivningen. Centralt är då att enskilda lärares erfarenheter och kunskap sprids till andra lärare så att en gemensam kunskap skapas. Detta är något många skolledare bortser från när de betecknar sin skola som en lärande organisation. Den viktigaste grunden för dessa tre kriterier är att enskilda lärares arbete, exempelvis med datorer i undervisningen och de erfarenheter som detta genererar, görs synliga och tillgängliga för kollegerna. Detta kan ske genom samtal och gemensam reflektion över konkreta erfarenheter, men kanske framför allt genom att lärare kan se varandra utföra arbetsuppgifterna genom att arbeta ihop. Samarbete och gemensamt lärande kräver att erfarenheter görs synliga och tillgängliga för andra Erfarenheten visar att skolor som varit framgångsrika i förändringssatsningar just karaktäriseras av att de erfarenheter som genereras görs synliga och tillgängliga för kollegerna för gemensam reflektion. De har alltså utvecklat arbetsformer som bidrar till ett organisatoriskt lärande. Jämför kriterierna för en lärande organisation med hur din skola fungerar.

3 Pär Larsson 3 (8) Organisatoriska strukturer som stödjer IT-användning När vi talar om organisationsförändring inom skolan menar vi att något skall förändras, frågan är bara vad? Kanske tänker vi främst på den formella organisationsstrukturen, dvs hur något är tänkt att genomföras så som det anges i planer, organisationsscheman eller regler. Införandet av datorer i verksamheten förändrar å andra sidan den fysiska omgivningen för elever och lärare. Den fysiska strukturen förändras. Med strukturer avser vi här stabila mönster i en organisation. Men varken förändringar i den formella strukturen eller den fysiska är sällan tillräckliga för att skolutveckling skall komma till stånd. Skolutveckling innebär att förändra skolans arbetssätt hur arbetet de facto normalt genomförs. För att nå dit är det oftast nödvändigt med förändringar även kring hur vi tänker om arbetet och hur vi för samtal och utbyter idéer. Skolutveckling med hjälp av IT handlar således om förändringar i många olika organisationsstrukturer i fysiska- och formella strukturer, i handlings- och tankestrukturer och i dialogstrukturer. Det är dock vanligt att dessa olika strukturer sammanblandas och förändringar i en typ av strukturer görs med avsikt att skapa förändring i en annan. Exempelvis skapas en organisationen med arbetslag (formell struktur) i syfte att förändra hur arbetet skall utföras (handlingsstruktur). Datorer förs in verksamheten (fysisk struktur) med förhoppningen att berörda förändrar sitt sätt att tänka om lärande och undervisning (tankestruktur). Organisationsstrukturer Fysiska strukturer Vad som finns; Byggnader, lokaler, datorer osv. Formella strukturer Hur något är tänkt att fungera; Planer, scheman, regler osv. Handlingsstrukturer Vad som faktiskt sker; Hur arbetet normal genomförs. Tankestrukturer Dominerande tankegångar föreställningar och idéer om arbetet. Dialogstrukturer Hur man talar med varandra och utbyter idéer. För att uppnå mer stabila förändringar i handlings-, tanke- och dialogstrukturer på en skola behövs diskussioner som skapar mening i det som sker. Det som verkar logiskt och klart för skolledningen när det gäller IT i skolan behöver inte alls ha samma innebörd för lärarna. Mer information eller formell utbildning är inte alltid lösningen, snarare behövs gemensam reflektion över konkreta erfarenheter för att vi skall kunna börja tänka och handla på ett nytt sätt. Följande frågor blir därför viktiga att lyfta upp till diskussion när man vill utveckla IT-användningen i skolan: Varför vill vi arbeta med IT? I samband med IT-baserade projekt har många lärare erfarenhet av att man på skolan ordentligt diskuterat vad projektet går ut på och vilket resultat som förväntas, men sällan varför. Ofta uppfattas denna typ av projekt som något som kommer uppifrån, visserligen som ett erbjudande eller en möjlighet, men ändå som något man inte varit med och initierat. Trots att lärare gärna vill vara med i projektet finns ett stort behov av att diskutera varför vi är med, vad vi själva vill uppnå (vid sidan om de formella målen i projektbeskrivningen). Man skulle ju vilja ha den här pedagogiska diskussionen om varför vi är med och inte bara vad vi ska uppnå. Det har vi efterlyst många gånger. (SO-lärare) Det som efterfrågas är dialoger som gör det som sker begripligt och förståeligt. En diskussion om vad vi vill med projektet, och varför, ger en bra grund för ambitionen att dra åt samma håll. I det sammanhanget har det varit viktigt för skolledare att tydliggöra kopplingen mellan IT och den egna visionen om den goda skola.

4 Pär Larsson 4 (8) Hur platsar IT i din idé eller vision om vad skolan står för, och i din strävan att skapa en bra arbetsplats för medarbetarna? På vilket sätt styr planerna? I skolan finns många handlingsplaner, speciellt i samband med utvecklingsprojekt. Dessa planer fyller en viktig funktion, men riskerar alltför ofta att bli pappersprodukter som inte är styrande för vad som verkligen sker i verksamheten. Det kan bli ett ytterligare papper som ligger där och som man garvar åt i efterhand. Hos oss har den inte haft någon större betydelse än. (Lärare åk 4) Det är inte planerna i sig som styr. Det som betyder något är människors personliga skapande av mening med dessa planer. Även om skolledare eller projektledare tydligt kan uttrycka projektets mål och strategi, varierar ofta tolkningen av projektet och dess mening bland lärarna. Så har det kanske alltid varit i skolan, styrdokument har tolkats och omsatts i den egna undervisningen. Men idag, när arbetet i arbetslag blivit viktigare och det decentraliserade skolsystemet gjort att den enskilda skolan måste hitta sin egen väg att nå målen, blir den gemensamma tolkningen så mycket viktigare. För att IT skall bli en förändringskraft i skolutvecklingen är det betydelsefullt att ITanvändningen uppfattats som en gemensam uppgift för arbetslagen, att laget har en gemensam uppgift att lösa. Det organisatoriska lärandet kräver också att människor uppfattar och löser gemensamma uppgifter. Uppfattar arbetslaget någon gemensam uppgift att lösa när det gäller hur IT skall användas i skolans undervisning? Vad är skolledarens uppgift? Det yttersta ansvaret för skolutveckling vilar på skolans ledning. Det är därför av betydelse hur skolledare uppfattar sin uppgift i IT-baserade skolutvecklingssatsningar. Hur uppgiften uppfattas styr vad man som skolledare faktiskt kommer att göra. I tidigare IT-projekt har vissa skolledare inte sett någon egen uppgift utan delegerat ansvaret för IT-arbetet till annan personal på skolan, ofta på grund av egna svaga kunskaper om teknikens möjligheter. Andra skolledare har sett det som sin uppgift att bevaka ekonomin, eller stödja lärarnas arbete genom att inta en allmänt positiv attityd till satsningen. Min uppgift??? Många skolledare har således antagit något av följande två lägen abdikera eller leda beroende på hur de uppfattat sin uppgift. Skolledare som abdikerat menar att det är upp till arbetslagen som självstyrande enheter att organisera sitt utvecklingsarbete. Andra skolledare har själva mer aktivt deltagit i projektet, utmanat erfarenheter från sättet att arbeta, och lett förändringsprocessen. Det pedagogiska ledarskapet på en organisatorisk nivå har handlat om att skapa förutsättningar för nya arbetsformer. Vilken roll som antas beror på många faktorer som exempelvis eget intresse, kunskap om organisatoriskt förändringsarbete, storleken på skolan, antalet lärare, lokalers beskaffenhet osv. Uppfattningen av uppgiften styr också vilken kompetens som utvecklas. En skolledare som inte ser det som sin uppgift att engagera sig i IT går till exempel inte på ITfortbildning (om han/hon inte är tvingad ).

5 Pär Larsson 5 (8) Hur ser du som skolledare på din uppgift i IT-satsningar? Skall varje lag självständigt organisera genomförandet av egna IT-projekt, eller på vilket sätt kan skolledaren vara med och driva förändringen? Vilken kompetens skall vi utgå ifrån? Det är vanligt att skolutvecklingsprojekt inleds med formell utbildning och träning, speciellt när IT är ett av verktygen. Erfarenheten visar dock att effekten av sådan utbildning varierar avsevärt mellan skolor. I vissa skolor blir det något som hela skolan har nytta av, medan andra knappt märker att någon eller några varit på utbildning. Som skolledare kan man stimulera utvecklingsprojekt på andra sätt än det gängse med inledande kompetensutveckling. Ett alternativt sätt är att initialt undersöka frågor som: Vilken kompetens har vi själva på skolan? Hur kan vi utnyttja de resurser och den kunskap vi redan har på ett mer Vi började med att undersöka vad varje lärare kunde och var villig att hjälp till med. Nu har nästan alla lärare ett eget ansvarsområde för IT. (Skolledare) effektivt sätt? Hur kan vi lära av varandra? Detta gäller såväl kompetensen att använda IT i undervisningen som förmågan att utveckla arbetsformer där lärare arbetar tillsammans och kan lära av varandra. Att på detta sätt identifiera tillgängliga resurser underlättar valet av en genomförandestrategi som passar den egna skolan. Åter blir det viktigt att omdefiniera lärandet från en ensidig fokusering på kurser, till lärsituationer i det dagliga arbetet. Samtidigt finns det en risk med att allt för mycket utnyttja den kompetens som eldsjälar och kompetenta lärare besitter. Får de inte avlastning i andra avseenden riskerar deras arbetssituation att bli alltför tung, och det blir svårt att behålla dem på skolan då de blir attraktiva på arbetsmarknaden. Vilken kompetens har vi idag på skolan för att använda IT i undervisningen och för att utveckla arbetsformer, och hur kan vi på bästa sätt ta tillvara denna? Hur hanterar vi den samlade kunskapen? De flesta organisationer är överens om att kunskap är centralt för företag och organisationer, och idag ställs alla ledare förr eller senare inför frågan: hur skall man kunna ta tillvara människors samlade kunskap för att utveckla och förbättra verksamheten i en organisation? För skolans del betyder detta att den pedagogiska diskussionen flyttas från eleverna till lärarna. Möjligheten att hantera och sprida personalens kunskap kommer i fokus. Sedan början av 1990-talet har begreppet Knowledge Management, eller på svenska kunskapshantering, växt fram som ett samlingsnamn på dessa ambitioner att bättre ta till vara, hantera och sprida kunskap i organisationer. Det har handlat om att använda IT för att lagra och sprida information, men även om att sätta samman team för maximalt erfarenhetsutbyte, kompetensgrupper över avdelnings- eller ämnesgränser för reflektion och erfarenhetsutbyte, faddersystem för lärare, gemensam utbildningsverksamhet, praktikfallsdiskussioner, rotation osv. Framför allt är det dock frågan om ett tankesätt där det väsentliga i en organisation är medarbetares kunskaper och kompetens, och att kunskapshanteringen blir centralt i det strategiska tänkandet.

6 Pär Larsson 6 (8) Hur har detta då fått fäste inom skolan? Där borde frågor om hur man hanterar och sprider kunskap i högsta grad vara relevanta. I närmare 150 år har ju skolan haft fokus på att hantera kunskap och systematisera lärandet. Även om beteckningen Knowledge Management sällan används finns inom skolor ett nyvaknat intresse för frågor som handlar om att hantera och ta tillvara personalens samlade kunskap. Arbetslag och gemensam planering är försök att skapa tillfällen till erfarenhetsutbyte och gemensamt lärande, men formen ger inte innehållet av sig självt. Även om det finns undantag är det ännu på många skolor långt till att kunskapsspridning och gemensamt lärande genomsyrar lärarnas kollegiala vardag. Det är heller inte vanligt att skolor har utveckla någon form av system för att bevara enskilda lärares kunskap när de slutar på skolan. Det kan vara berättigat att ställa sig frågan: Är vi så speciella i skolan, eller kan vi lära av det som sker i andra branscher? Vad kan vi överföra och tillämpa på vår organisation när det gäller tankarna kring att bättre ta tillvara, hantera och sprida kunskap? Och hur kan vi göra det? Arbetslag för erfarenhetsutbyte eller administration Betydelsen av att hantera den samlade kunskapen framstår tydligt när vi ser att det är skolor som förändrat sin organisation och arbetssätt för att underlätta kommunikation, gemensam reflektion och delade erfarenheter som bäst lyckats med att utnyttja potentialen med IT. Detta betyder att skolorna har lämnat den individuella lärarrollen där lärare undervisar isolerat från varandra, för en mer lag- eller teambaserad organisation. Det blir väldigt mycket praktiska saker på mötena. Vi har inte suttit direkt och kommit med bra förslag om vad som fungerar, hur man kan lägga upp en viss typ av arbete. Det har vi inte gjort, någonsin. (Lärare, åk 4) Så gott som alla skolor har i och för sig idag organiserat sin verksamhet i arbetslag, i alla fall på papperet. Lagarbetet kan dock få väldigt olika utformning, och det är inte självklart att arbetslagen blir ett forum för att utbyta erfarenheter och gemensamt utforma innehållet i undervisningen. Viss studier pekar snarare på att arbetet i lärarlag mer handlar om att hantera praktiska arrangemang och administration runt undervisningen, än att samverka kring själva undervisningsinnehållet och lära av varandra. Skolledare kan behöva utforska om detta stämmer på den egna skolan, och inte utgå från att formerandet av arbetslag i sig blir ett forum för erfarenhetsutbyte. Hur vanligt är det att arbetslagen på din skola diskuterar medarbetarnas konkreta erfarenheter från undervisningen när de har sina möten? Från organisation till organisering I diskussionen om skolutveckling har stor vikt fästs vid form och organisation. Det har ofta funnits tydliga föreställningar om önskvärda verksamhetsformer. En viss pedagogik eller organisation, t ex decentraliserat beslutsfattande eller arbetslag, har lyfts fram som eftersträvansvärt. Det är modellerna för de pedagogisk arbetssätten och verksamhetens formella organisation som stått i fokus för reformer och förändringsambitioner, inte hur vi skall ta oss från där vi är idag till hur vi vill ha det i framtiden. I skolutveckling blir frågan om hur arbetsformer och arbetsinnehåll utvecklas och förändras lika relevant att diskutera som hur målbeskrivningen eller den formella

7 Pär Larsson 7 (8) organisationen ser ut eller ska se ut. Speciellt vad gäller IT i skolan fokuseras utvärderingar gärna på de effekter (eller brist på effekter) som tekniken i sig kan ha på elevernas inlärning. Jag vill hävda är att den förändringskraft som IT kan ha är avhängig hur den pågående organiseringen kring datorerna fungerar. Det blir därför angeläget att även utvärdera de arbetsformer och den förändringsstrategi som valts för att utveckla användningen av IT i skolan. Vad som utmärker en arbetsorganisation där människor trivs och utvecklas samtidigt som verksamheten är effektiv har beskrivits i många olika sammanhang. De viktigaste dimensionerna av en arbetsorganisation som skapar arbetstillfredsställelse och lärande/utveckling kan med viss variation summeras som: Variation och kvalifikation i arbetet, dvs att få utveckla olika färdigheter. Helhet och sammanhang, genom delaktighet i beslut och information i god tid. Egenkontroll av uppläggning och genomförande av arbetsuppgifterna. Socialt stöd från ledning och arbetskamrater. Återkoppling på sina arbetsprestationer, dvs att genomförande och resultat är synligt för andra och därmed möjliga att kommentera. En viktig iakttagelse från förändringar i organisationer är att samma faktorer som utmärker en bra arbetsorganisation också karaktäriserar en bra förändringsprocess. En IT-satsning är en organisering på den lokala skolan som kan utformas på en mängd olika sätt, mer eller mindre i överensstämmelse med de faktorer som utmärker en bra arbetsorganisation, mer eller mindre ledd av genomtänkta modeller för hur förändring skall ske. I förändringsprocessens genomförande finns val att göra som man inte alltid tänker på. Strategin för att genomföra en förändring tas dock ofta för givet. Tänk igenom (eller diskutera på skolan) vad som utmärker en skolan som en bra organisation att arbeta i. Hur stämmer detta med hur ni har organiserat eller tänkt genomföra satsningar på IT i skolan?

8 Pär Larsson 8 (8) Checklista för skolledare Som en avslutande summering finns nedan en lista med punkter som kan vara viktiga för skolledare att tänka kring om IT skall bli en förändringskraft att räkna med. Den kan användas som en idébank att plocka ur eller som en checklista att gå igenom i samband med att skolan är med i en IT-satsning eller genomför andra skolutvecklingsaktiviteter. Vilka av punkterna som är relevanta och genomförbara i varje enskild skola beror givetvis på de lokala förutsättningarna. Organiserandet av satsningen på IT genomförs efter principer som vi tycker bör gälla för en bra organisation Vi har på skolan en någorlunda gemensam uppfattning om varför vi satsar på IT. Skolledaren är tydlig med hur han/hon ser på kopplingen mellan IT och sin vision om den goda skolan. Jag har funderat över hur jag uppfattar min uppgift som skolledare i IT-projekt, och vad detta konkret betyder att jag skall göra. Vi har inventerat vilken kompetens vi har på skolan och bestämt hur vi på ett effektivt sätt skall utnyttja de resurser och den kunskap vi redan har. Lärarna ser på IT-satsningen som en gemensam uppgift att lösa i arbetslagen. Vi har organiserat arbetet på skolan så att det tydligt och synligt framgår för kollegerna i arbetslaget/gruppen vad enskilda lärare gör i undervisningen. Det finns tid avsatt för arbetslaget att utbyta och diskutera konkreta erfarenheter. Arbetslagens möten blir ett forum där vi på en konkret nivå kan reflektera kring vad olika medarbetare faktiskt gör i undervisningen. Vi har sett till att eldsjälarna som driver utvecklingen fått en dräglig arbetssituation. Är var och en så speciell inom vår skolan, eller kan vi lära av varandra?