Arvika kommun. Intäkter Revisionsrapport. Offentlig sektor KPMG AB Antal sidor: 11. Rapport Arvika intäkter.docx

Transkript

1 ABCD Arvika kommun Intäkter Revisionsrapport Offentlig sektor KPMG AB Antal sidor: 11 Rapport Arvika intäkter.docx

2 ABCD Arvika kommun Intäkter Innehåll 1. Sammanfattning 2 2. Bakgrund 3 3. Syfte 3 4. Avgränsning 3 5. Revisionskriterier 3 6. Metod 4 7. Projektorganisation 4 8. Oberoende och integritet 4 9. Kvalitetssäkring Resultat Skatteintäkter Driftbidrag till enskilda vägar Intäkter gymnasiet Intäkter för arbetsmarknadsåtgärder Omvårdnadsavgifter Bostads- och lokalhyror Måltidsersättning och försäljningsmedel inom öppen verksamhet LSS-ersättning från Försäkringskassan Intäkter från Ingestrands camping Intäkter simhall Barnomsorgsavgifter KPMGs synpunkter 10 1

3 ABCD Arvika kommun Intäkter Sammanfattning Vi har av Arvika kommuns revisorer fått i uppdrag att belysa kommunens rutiner för intäkter. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år Kommunens intäkter består huvudsakligen av skatter och olika statsbidrag samt egen fakturering av kommunala avgifter. Till detta kommer även intäkter förknippade med bl a EU-projekt och annan mer eller mindre tillfällig bidragsberättigad verksamhet. Under 2013 uppgick intäkterna till Mkr varav skatter uppgick till 925,5 Mkr, statsbidrag 302,1 Mkr och övriga intäkter till 249,7 Mkr. Kommunens skatteintäkter framräknas hos Skatteverket medan bidragen i varierande grad är baserade på uppgifter som lämnas av kommunen. Avseende faktureringen så skapas underlagen till denna i allt väsentligt internt. En viktig del i kommunens interna kontroll utgörs av att säkerställa att de underlag som ligger till grund för intäkterna är korrekta och att inbetalade belopp är i överensstämmelse med lämnade uppgifter. I samband med granskningen så har vi valt ut ett antal olika intäkter som vi granskat. Kommunen har sedan dokumenterat en processbeskrivning av de olika intäkterna. Vi har sedan gått igenom vilka kontroller som sker i processen och hur de dokumenteras. Vid urvalet har vi utgått från intäkter som är av väsentlig storlek samt där vi bedömt att kommunens rutiner har stor betydelse för intäkten. Utifrån vår granskning har vi kunnat se att de granskade processerna innehåller kontroller som ska säkerställa att rätt intäkter kommer kommunen till del. Vår bedömning är dock att det finns ett antal åtgärder som bör genomföras för att förbättra den interna kontrollen i de olika intäktsprocesserna. I vissa av processerna saknas en tydlig ansvarsfördelning rörande de olika momenten. Ansvarsfördelningen bör upprättas så att det finns en dualitet i väsentliga moment. Det saknas i de flesta fall beskrivning över hur de inbyggda kontrollerna skall utföras samt hur de ska dokumenteras. Vissa av kommunens intäkter är beroende av brukarens inkomst. Det sker dock ingen generell avstämning av att denna är korrekt uppgiven. Här bör en årlig avstämning ske mot taxerad inkomst för att minska risken för fel. I några av processerna saknas en uppföljning, utöver den som sker automatiskt i datasystemet, av att samtliga brukare har debiterats. Någon form av stickprovskontroller bör införas för att säkerställa att systemet fungerar. Det saknas ett system för att säkerställa att de inbyggda kontrollerna sker. Det kan exempelvis ske genom att den interna kontrollplanen utökas med granskning av detta. 2

4 2. Bakgrund 3. Syfte Vi har av Arvika kommuns revisorer fått i uppdrag att belysa kommunens rutiner för intäkter. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år Kommunens intäkter består huvudsakligen av skatter och olika statsbidrag samt egen fakturering av kommunala avgifter. Till detta kommer även intäkter förknippade med bl a EU-projekt och annan mer eller mindre tillfällig bidragsberättigad verksamhet. Under 2013 uppgick intäkterna till Mkr varav skatter uppgick till 925,5 Mkr, statsbidrag 302,1 Mkr och övriga intäkter till 249,7 Mkr. Kommunens skatteintäkter framräknas hos Skatteverket medan bidragen i varierande grad är baserade på uppgifter som lämnas av kommunen. Avseende faktureringen så skapas underlagen till denna i allt väsentligt internt. En viktig del i kommunens interna kontroll utgörs av att säkerställa att de underlag som ligger till grund för intäkterna är korrekta och att inbetalade belopp är i överensstämmelse med lämnade uppgifter. Arvika kommuns revisorer har i sin risk- och väsentlighetsprövning gjort bedömningen att en granskning av dessa omfattande och kommunövergripande rutiner ska genomföras. Syftet med granskningen är att överskådligt kartlägga och belysa kommunens väsentliga intäktsflöden samt att översiktligt bedöma de rutiner som ligger till grund för beräkningen av respektive intäkt liksom den interna kontroll som utförs i kommunen kopplat till beräkningar och inbetalningar av intäkter. 4. Avgränsning Granskningen har omfattat hanteringen av intäkter under Granskningen har syftat till att belysa kommunens rutiner, inte primärt till att hitta enskilda felaktigheter. Granskningen har att fokuserat på intäkter av väsentlig ekonomisk betydelse för kommunen. Granskningen har inte omfattat finansiella intäkter. 5. Revisionskriterier Vi har bedömt om rutinerna uppfyller Lag Föreskrifter Interna regelverk och policys 3

5 6. Metod Granskningen hart genomförts genom: Dokumentstudie av relevanta dokument Intervjuer med berörda tjänstemän Kartläggning av flöden Användning av befintliga, inbyggda kontroller Stickprov på bokföringsunderlag 7. Projektorganisation Granskningen har utförts av Peter Rosengren auktoriserad revisor, under ledning av Anders Naeslund, certifierad kommunal yrkesrevisor. 8. Oberoende och integritet Vi har i enlighet med Skyrevs rekommendation nr 4 prövat vårt oberoende. Vi har inte funnit några sådana omständigheter som tyder på att vårt oberoende och integritet kan ifrågasättas. 9. Kvalitetssäkring Kvalitetssäkring av granskningen och revisionsrapporten har skett i enlighet med KPMGs gällande rutiner. 4

6 10. Resultat I Arvika kommun uppgick intäkterna under 2013 till Mkr varav skatter uppgick till 925,5 Mkr, statsbidrag 302,1 Mkr och övriga intäkter till 249,7 Mkr. Detta var cirka 14 Mkr lägre än budgeterade intäkter på totalt Mkr varav skatter budgeterades till 928,2 Mkr, statsbidrag till 303,4 Mkr och övriga intäkter, som hade den största avvikelsen, budgeterades till 259,5 Mkr. När det gäller skatteintäkter och statsbidrag har kommunen små möjligheter att påverka utfallet utöver att kommunfullmäktige beslutar om den kommunala skattesatsen. Övriga parametrar beror på befolkningen i kommunen samt på beslut som fattas av staten. När det gäller de övriga intäkterna så har kommunen större möjligheter till påverkan även om vissa av de övriga intäkterna är beroende på beslut som fattas utanför kommunen. I samband med granskningen så har vi valt ut ett antal olika intäkter som vi granskar. Kommunen har sedan dokumenterat en processbeskrivning av de olika intäkterna. Vi har sedan gått igenom vilka kontroller som sker i processen och hur de dokumenteras. Vid urvalet har vi utgått från intäkter som är av väsentlig storlek samt där vi bedömt att kommunens rutiner har stor betydelse för intäkten. Utifrån detta har vi valt ut följande intäkter: 1. Skatteintäkter 2. Driftbidrag till enskilda vägar 3. Intäkter gymnasiet 4. Intäkter för arbetsmarknadsåtgärder 5. Omvårdnadsavgifter 6. Bostads- och lokalhyror 7. Måltidsersättning och försäljningsmedel i öppen verksamhet 8. LSS-ersättning från Försäkringskassan 9. Intäkter från Ingestrands camping 10. Intäkter simhall 11. Barnomsorgsavgifter Vi kommer nedan att kortfattat beskriva de olika processerna utifrån kommunens processbeskrivningar. Därefter kommer vi att kommentera eventuella brister och förbättringsmöjligheter Skatteintäkter Kommunens budgetberedning lämnar förslag till skattesats Kommunfullmäktige fastställer skattesatsen senast december året innan.. Inrapportering till skatteverket av beslutad skattesats sker av ekonomichef Befolkningsunderlaget per 1 november utgör underlag, SCB rapporterar i december och kommunen gör en avstämning mot vad som budgeterats. Skatteverket skickar ut en specifikation vilken kontrolleras av ekonomiavdelningen mot underlaget. Skatten bokas sedan upp och periodiseras. 5

7 Under året sker löpande förändringar enligt skatteprognoser från SKL. Kommunen bokar upp dem Vid årets slut görs en avstämning av beräknade medel och utbetalda medel Driftbidrag till enskilda vägar I Arvika kommun finns ett antal kilometer vägar klassificerade som enskilda vägar. Fastighetsägare kan ansöka om intagande av väg hos Trafikverket. Arvika kommun är behjälpliga med ansökan. Beslut om ersättning fattas av Trafikverket. Kopia av beslutet går till Arvika kommun. Driftbidrag utgår årligen från Trafikverket för aktuellt vägnät med utbetalning i januari för aktuellt år. Arvika kommun ansvarar för skötseln av enskilda vägar i kommunen och är den part som erhåller driftbidraget. Kommunen har ett skötselavtal med Arvika Teknik som utför skötseln av vägarna. Ersättningen i skötselavtalet baseras på bidragets storlek. Arvika Teknik AB ansvarar för skötseln av enskilda vägar enligt en norm som rekommenderas av Trafikverket. Eventuella avvikelser mellan kostnader och driftbidrag rapporteras till kommunen. Trafikverket gör regelbundna besiktningar av vägnätet som är bidragsberättigat. I Arvika kommun finns ett projekt kring att starta upp vägföreningar som själva skulle kunna sköta om vägarna Intäkter gymnasiet Förvaltningen tar årligen fram förslag på ersättning till fristående skolor och interkommunal ersättning för gymnasieskolan vilken grundar sig på fastställd budget för nästkommande år. Utskotten tar sedan beslut om ersättning till friskolor och interkommunal ersättning för gymnasieskolan. En lista över samtliga värmlandskommuners bidragsbelopp publiceras på Region Värmlands hemsida. Skolverket publicerar en riksprislista. Den 15 september görs en avstämning där det framgår vilka elever i Arvika kommuns gymnasieskola som är folkbokförda i andra kommuner. Dessa kommuner debiteras därefter. Gymnasieskolan ansvarar därefter för att uppdatera systemet med uppgifter om elever som börjar och slutar gymnasiet. Kontroll utförs därefter löpande i systemet om en elev börjar eller slutar en utbildning och om eleven fortfarande är bokförd i den egna kommunen. Om ändringar skett sker korrigering av debiteringen till andra kommuner. Framöver kommer samtliga värmlandskommuner att använda samma system vilket kommer att underlätta kontroll av att rätt ersättningar debiteras mellan kommunerna. 6

8 10.4 Intäkter för arbetsmarknadsåtgärder Enhetschefen för arbetsmarknadsenheten sluter avtal för varje deltagare som omfattas av arbetsmarknadsåtgärder med arbetsförmedlingen. I avtalet regleras bl.a. omfattning, tidsperiod och bidrag till kommunen. Deltagare i arbetsmarknadsåtgärder registreras i systemet Rekvirera av arbetsförmedlingen. Varje månad går personalsekreterare in i systemet Rekvirera och fyller bl.a. i arbetad tid. Arbetsförmedlingen betalar ut bidrag till kommunen efter att ha kontrollerat uppgifterna. När bidragen från arbetsförmedlingen kommer in till kommunen görs en avstämning och erhållna bidrag stäms av mot beslut från arbetsförmedlingen Omvårdnadsavgifter Underlag inkommer i form av en ansökan om omvårdnadsinsatser från en brukare. Omvårdnadsinsatser beviljas av biståndshandläggare i enlighet med socialtjänstlagen samt hälso- och sjukvårdslagen. Den enskilda avgiften fastställs med den aktuella inkomsten som grund för att säkerställa att ett minimibelopp för normala levnadsomkostnader och boendekostnader kvarstår. Avgifterna är dessutom knutna till en maxtaxa. Den enskilda avgiften omräknas årligen utifrån aktuell inkomst för brukaren. Beslut om omvårdnadsavgifter tas i kommunfullmäktige och de är knutna till prisbasbeloppet. Brukaren informeras om avgifterna och när insatser utförts skickas fakturor ut månadsvis. Inbetalningar kontrolleras och bokförs löpande. Obetalda fakturor hanteras enligt kommunens vanliga kravrutin. Periodens redovisning stäms av mot budget varje månad av controller vilken rapporterar till budgetansvarig. Avgifterna följs upp i månadsrapporten och rapporteras till utskottet för Vård och Omsorg Bostads- och lokalhyror Kommunen har blockhyresavtal med Arvika Fastighets AB. Arvika Fastighets AB beslutar om hyreskostnader. Vård- och omsorgsförvaltningen informerar sina brukare om månadshyror. Hyrorna följer de som Vård- och omsorgsförvaltningen själva betalar till Arvika Fastighets AB. Fakturor skickas ut månatligen till förvaltningens brukare. Inbetalningar kontrolleras och bokförs löpande. Obetalda fakturor hanteras enligt kommunens vanliga kravrutin. Uppföljning av avgifter sker löpande under året i samband med månadsrapport samt tertialbokslut. Periodens redovisning stäms av mot budget varje månad av controller vilken rapporterar till budgetansvarig. Avgifterna följs upp i månadsrapporten och rapporteras till utskottet för Vård och Omsorg. 7

9 10.7 Måltidsersättning och försäljningsmedel inom öppen verksamhet Försäljningsmedel inom öppen verksamhet avser matservering vid servicehusen Smedsberg och Korpralen. De hanteras på samma sätt som måltidsersättning inom övriga verksamheter. Kostverksamheten tar fram kostnaden som utgår för att framställa en matportion. Denna kostnad ligger sedan till grund för den portionskostnad som brukaren får betala. Det är verksamhetschefen samt chef för kostenheten som beslutar om avgiften för måltiden. Brukaren informeras om avgifterna för måltiderna. När insatser utförs skickas fakturor ut månadsvis. Inbetalningar kontrolleras och bokförs löpande. Obetalda fakturor hanteras enligt kommunens vanliga kravrutin. Uppföljning av avgifter sker löpande under året i samband med månadsrapport samt tertialbokslut. Periodens redovisning stäms av mot budget varje månad av controller vilken rapporterar till budgetansvarig. Avgifterna följs upp i månadsrapporten och rapporteras till utskottet för Vård och Omsorg LSS-ersättning från Försäkringskassan Underlag inkommer i form av en ansökan om personlig assistans från brukaren. Beslut om antal timmar med personlig assistans tas av Försäkringskassan. Är beslutet på mindre än 20 timmar per vecka får kommunen stå för kostnaden för att bedriva verksamheten.. Är beslutet på fler timmar betalar Försäkringskassan ut ersättning till kommunen för överskjutande tid. Under 2013 var ersättningen 275 kr/bevilja timme. När Försäkringskassan fastställt antalet timmar fördelas dessa över året och betalas ut efter en schablon. Brukaren väljer om denne ska anlita kommunen eller en extern anordnare. Var sjätte månad sker en formell avstämning av beviljade och utnyttjade timmar. Om färre timmar än beslutat utnyttjas avräknas dessa och medel betalas i tillbaka till Försäkringskassan om bidrag erhållits. Om fler timmar använts kan korrigering ske framåt eller så kontaktas Försäkringskassan för att få en ny bedömning av behovet Intäkter från Ingestrands camping Budgetberedning sker där förslag på campingavgifter tas fram. Avgifterna utgår ifrån full kostnadstäckningsgrad. Taxor och avgifter fastställs av kommunfullmäktige i samband med att den strategiska planen antas. Taxor och avgifter publiceras på webben, i incheckningsfolder, hos Sveriges Campingvärdars Riksförbund, i Swecamps folder samt i campingens eget informationsblad. 8

10 Avgifterna programmeras i kassasystem och bokningsprogram utifrån beslut och aktuell momssats. Uthyrning av stugor betalas vid ankomst och markeras då som betalda i bokningsprogrammet. Uthyrning av stugor är tidsbestämda. Uthyrning av campingtomter betalas vid avresa och markeras som betalt vid utcheckning. Campingtomter är tillsvidarebokning och uppdateras dagligen i systemet. Redovisning sker: - Dagrapport tas ut från kassasystemet varje kväll och behörig person skriver på den. - Kassan räknas och stäms av mot dagrapporten - Kassan förvaras inlåst i kassaskåp under natten - Insättning på bank sker normalt minst en gång per dag. - Dagrapport inklusive kontrollista (z-rapport) med löpnummer lämnas till ekonomiavdelningen för bokföring och avstämning mot insättning på bankkonto. - I de fall som fakturering ska ske lämnas fakturaunderlag till ekonomiavdelningen som fakturerar. Inbetalningar kontrolleras och bokförs löpande. Obetalda fakturor hanteras enligt kommunens vanliga kravrutin Uppföljning sker månatligen av bokförda intäkter mot kostnader Intäkter simhall Budgetberedning sker där förslag på taxor och avgifter tas fram. Avgifterna utgår ifrån 50 % kostnadstäckningsgrad. Taxor och avgifter fastställs av kommunfullmäktige i samband med att den strategiska planen antas. Publicering av taxor och avgifter sker på Arvika kommuns hemsida, i lokalpressen samt i simhallen på skyltar och i broschyrer. Avgifterna programmeras i kassasystemet. Hänsyn tas då till vilken momssats som gäller. I simhallen sker såväl momsfri som momspliktig försäljning. Redovisning - Dagrapport tas ut från kassasystemet vid personalbyte mitt på dagen samt vid stängning. - Kassa och kortförsäljning räknas och stäms av mot dagrapporten varje kväll. Beslutsattest sker av behörig person. - Kassan förvaras inlåst i kassaskåp under natten. - Insättning på bank sker minst en gång per vecka. - Dagrapport inklusive kontrollista (z-rapport) med löpnummer lämnas till ekonomiavdelningen för bokföring och avstämning mot insättning på bankkonto. Uppföljning sker månatligen av bokförda intäkter mot kostnader. Avstämning sker även av antalet besök. Vid bokslut sker en uppföljning av kostnadstäckningsgraden. 9

11 10.11 Barnomsorgsavgifter Arvika kommun tillämpar så kallad maxtaxa och erhåller då intäkter avseende barnomsorgsavgifter dels via statsbidrag och dels från barnens vårdnadshavare. Barnomsorgsavgifter tas ut för barn i förskola, familjedaghem och fritids. Statsbidrag: Skolverket beslutar och informerar årligen (i december) hur stort statsbidrag som kommunen kommer att erhålla kommande år. Utbetalning av statsbidraget sker vid två tillfällen under året, i mars och september. Statsbidraget intäktsförs i redovisningen med 1/12-del per månad. Utbetalningarna av statsbidraget avstäms av controllern mot Skolverkets beslut Vårdnadshavarens barnomsorgsavgift: Vårdnadshavaren ansöker om barnomsorg. Ansökan handläggs och beslut tas av enheten för lärande och stöd. Barnomsorgsavgiften styrs av maxtaxan men kan även reduceras och bli lägre än maxtaxan beroende på vårdnadshavarens hushållsinkomst samt antal barn i vårdnadshavarens familj som har barnomsorg Fakturor skickas ut månatligen i efterskott. Inbetalningar kontrolleras och bokförs löpande. Obetalda fakturor hanteras enligt kommunens vanliga kravrutin. Uppföljning av avgifter sker löpande under året i samband med månadsrapport samt tertialbokslut. 11. KPMGs synpunkter Utifrån vår granskning har vi kunnat se att de granskade processerna innehåller kontroller som ska säkerställa att rätt intäkter kommer kommunen till del. Vår bedömning är dock att det finns ett antal åtgärder som bör genomföras för att förbättra den interna kontrollen i de olika intäktsprocesserna. I vissa av processerna saknas en tydlig ansvarsfördelning rörande de olika momenten. Ansvarsfördelningen bör upprättas så att det finns en dualitet i väsentliga moment. Det saknas i de flesta fall beskrivning över hur de inbyggda kontrollerna skall utföras samt hur de ska dokumenteras. Vissa av kommunens intäkter är beroende av brukarens inkomst. Det sker dock ingen generell avstämning av att denna är korrekt uppgiven. Här bör en årlig avstämning ske mot taxerad inkomst för att minska risken för fel. 10

12 I några av processerna saknas en uppföljning, utöver den som sker automatiskt i datasystemet, av att samtliga brukare har debiterats. Någon form av stickprovskontroller bör införas för att säkerställa att systemet fungerar. Det saknas ett system för att säkerställa att de inbyggda kontrollerna sker. Det kan exempelvis ske genom att den interna kontrollplanen utökas med granskning av detta. Dag som ovan Peter Rosengren Auktoriserad revisor Anders Naeslund Certifierad kommunal revisor 11