Revisionsrapport Faktureringsrutiner

Transkript

1 s revisorer Kommunstyrelsen För kännedom: Kommunfullmäktiges presidium Revisionsrapport Revisionen har via KPMG genomfört en granskning av faktureringsrutiner inom äldreomsorgen. Revisionen hemställer om att kommunstyrelsen lämnar synpunkter avseende de rekommendationer och förslag som lyfts fram i rapportens sammanfattning. Av svaret bör det framgå vilka åtgärder som beslutats om samt när dessa ska vara vidtagna. Vi ser gärna att svaret även skickas till kommunfullmäktiges presidium för kännedom. Revisionen emotser svar senast den 13 oktober 014. För s revisorer Mats Eriksson Vice ordförande

2 Revisionsrapport Offentlig sektor - kommuner och landsting KPMG AB 1 juni 014 Antal sidor: 8 Rapport.docxRapport org.docx

3 Innehåll 1. Sammanfattning. Bakgrund 3. Syfte 4. Avgränsning 5. Revisionskriterier 6. Ansvarig nämnd/styrelse 7. Metod 8. Projektorganisation 9. äldreomsorgen 9.1 Lagar, regler och riktlinjer 9. Rutiner och kontroller

4 1. Sammanfattning Vi har av s revisorer fått i uppdrag att översiktligt granska faktureringsrutinerna avseende äldreomsorgen. Uppdraget ingår som förstudie i revisionsplanen för år 013. Efter beslut från revisorerna avlämnas en skriftlig rapport. Vår uppgift är att bedöma om kommunen har en tillräcklig intern kontroll för att säkerställa att samtliga avgifter inom äldreomsorgen faktureras korrekt. Vår sammanfattande bedömning är att kommunen har en god intern kontroll för att säkerställa att samtliga avgifter faktureras korrekt. Vi har identifierat några områden som behöver förstärkas enligt nedan. Kommunen har från och med år 014 påbörjat arbetet med att införa tidsregistrering genom telefoner eller kort, som påpekas nedan. Sammanfattning av våra rekommendationer: att rutinbeskrivning över de kontrollmoment som finns i faktureringsrutinen upprättas, se avsnitt 9.1 att kommunen, för att säkerställa rätt debitering, inför attest av dagjournaler, se avsnitt 9.1 att att att samtliga avvikelseregistreringar dubbelkontrolleras och att attest sker av kontrollanten, se avsnitt 9.1 avstämning mellan Procapita och faktureringssystemet sker för att säkerställa att allt faktureras, se avsnitt 9.1 kommunen, för att få bättre kontroll över den faktiska tiden som genomförs hos vårdtagaren, överväger att införa tidsregistrering genom telefoner eller kort, se avsnitt 9.1. Bakgrund Vi har av s revisorer fått i uppdrag att översiktligt granska faktureringsrutinerna avseende äldreomsorgen. Vår uppgift är att bedöma om kommunen har en tillräcklig intern kontroll för att säkerställa att samtliga avgifter inom äldreomsorgen faktureras korrekt. 1

5 3. Syfte Syftet med granskningen är att bedöma om kommunen har en tillräcklig intern kontroll för att säkerställa att samtliga avgifter faktureras korrekt. I uppdraget ingår även att ta del av hur många rättelser som sker samt hur många klagomål som inkommer. 4. Avgränsning Granskningen omfattar avgifter inom äldreomsorgen och är översiktlig. 5. Revisionskriterier Vi har bedömt om rutinerna uppfyller Interna regelverk och policys 6. Ansvarig nämnd/styrelse Denna rapport avser vård- och omsorgsavdelningen under kommunstyrelsen. Rapporten är saklighetsgranskad av vik. enhetschef Jeanette Loft samt avdelningschefen för vård och omsorg, Anders Åreng. 7. Metod Granskningen har genomförts genom dokumentstudie av relevanta dokument samt genom intervjuer med berörda tjänstemän. 8. Projektorganisation Granskningen har genomförts av Marlene Olsson, auktoriserad revisor, med stöd av Lena Medin, certifierad kommunal revisor.

6 9. äldreomsorgen 9.1 Lagar, regler och riktlinjer I Bräcke Kommuns föreskrift om avgifter inom äldreomsorgen 1, som baseras på socialtjänstlagen (001:453), finns angivet vilka bestämmelser som reglerar avgifter för hemtjänstinsatser inom äldreomsorgen. Vidare har kommunen ett årligen uppdaterat dokument där avgifterna beskrivs närmare. Om kommunen genom biståndsbeslut beviljar insatser tar kommunen ut de avgifter som beslutats enligt föreskriften ovan. För att kommunen ska kunna ta ut en avgift av en vårdtagare måste kommunen först försäkra sig om att vårdtagaren har ekonomiskt utrymme, s.k. avgiftsutrymme. Beräkningen baseras på nettoinkomst, med avdrag för boendekostnad samt förbehållsbelopp. Syftet är att skydda äldre och personer med funktionsnedsättning från alltför höga avgifter och att dessa grupper ska få behålla en lägsta nivå av egna medel, som ska räcka till nödvändiga och normala levnadskostnader. Nedan ges exempel på beräkning av avgiftsutrymme. Exempel Aktuell inkomst efter skatt Boendekostnad Förbehållsbelopp Avgiftsutrymme kr kr kr kr I ovanstående exempel blir avgiftsutrymmet negativt. Det innebär att vårdtagaren inte har något ekonomiskt utrymme att betala hemtjänstinsatser och därför kan kommunen inte fakturera vårdtagaren. Om ett positivt utrymme nås baseras hemvårdsavgiften på insatsernas omfattning. Kommunen har tre nivåer baserad på uppskattad nedlagd tid hos vårdtagaren. Övriga avgifter som kan faktureras är: Trygghetslarm Matdistribution lunch och/eller middag Matavgift särskilt boende (hel inakordering) Halv inackordering, lunch/middag särskilt boende (Gimsätra) Hyror 1 Föreskrifter om avgifter inom äldre- och handikappomsorg,

7 9. Rutiner och kontroller För att få uppgifter till beräkningen av avgiftsutrymmet tas, vid första besöket av biståndshandläggaren, blanketter med till vårdtagaren för ifyllnad av de uppgifter som behövs. Vid besöket gör biståndshandläggaren även en bedömning om hur mycket hjälp vårdtagaren är i behov av och lägger in hemvård i någon av de tre nivåerna. Om vårdtagaren inte vill lämna de uppgifter som efterfrågas debiteras maxavgift. I systemet Procapita registreras ovanstående uppgifter av avgiftsansvariga. Uppgift om vilket boende och samtliga behov läggs upp och dessa hamnar då också i dagjournalen. Utifrån uppgifterna från vårdtagaren beräknas sedan avgiftsunderlaget (inkomster med avdrag för boendekostnad och förbehållsbelopp) automatiskt i systemet. Parametrar för beräkning ligger inlagda i systemet och kan inte ändras av andra än systemadministratörer. Maxbelopp ligger inlagt i systemet om en vårdtagare kommer över detta belopp begränsas avgiften automatiskt till max beloppet. Avgiftsunderlaget skickas sedan ut till vårdtagaren som då har chans att gå igenom beslutet och eventuellt överklaga. Vid varje årsskifte går avgiftshandläggarna igenom samtliga vårdtagare och uppdaterar inkomster och bidrag i systemet. Uppdatering sker automatisk i systemet genom att uppgifter hämtas från försäkringskassan. Under löpande år är det vårdtagarens ansvar att meddela förändrad boendekostnad m.m. Uppdateringar av inkomster/bidrag kan även ske under löpande år av avgiftshandläggaren. Varje gång uppdatering sker räknas ett nytt avgiftsunderlag fram och skickas till vårdtagaren. Hemtjänsten har olika priser beroende på i vilken utsträckning vårdtagaren har behov. Trygghetslarm har ett fastpris som är lika för samtliga. Matdistribution har ett fastpris per portion, och även matavgift/hel inackordering och halvinackordering har också ett fastpris. Även hyror har fastpris men här beror hyran på vart vårdtagaren bor och hur stor lägenhet vårdtagaren har. Priser för avgifter uppdateras årligen av en systemadministratör och kan inte ändras på annat sätt än reducering av avgiftshandläggarna. Avgifter som kan reduceras om vårdtagaren inte nyttjar dem fullt ut är hemtjänst, matavgift/hel inackordering och halvinackordering. Hyran är alltid fast. Hemtjänst, matavgift/hel inackordering och halv inackordering, reduceras endast om vårdtagaren är borta i mer än 14 dagar, förutom om vårdtagaren har varit på sjukhus då avgiften reduceras från första dagen. Reducering av avgifter fångas upp genom att avgiftshandläggaren inför varje månadsskifte skickar ut en dagjournal till respektive enhetschef. I journalen finns samtliga vårdtagare på boendet med uppgift om vilka avgifter som är rörliga och som därmed kan reduceras. Detta kan t ex. röra sig om att vårdtagaren varit på sjukhus, att vårdtagaren har avlidit eller flyttat, hur många matportioner vårdtagaren ätit m.m. Dagjournalen ska senast den 5:e varje månad ha fyllts i av enhetscheferna och skickats tillbaks till avgiftshandläggarna för fakturering. Det finns inget krav på attest av dagjournalerna. Enligt avgiftshandläggaren är det vissa som attesterar och andra inte. 4

8 Efter verkställande av insatserna ovan kommer dessa över till planeringsverktyget Lapscare (som används inom hemtjänsten). Den som ansvarar för planeringen lägger in nya uppgifter och skapar besök utefter detta och anger den beräknade tiden. Efter avslutad planering skrivs dagschema ut till varje personal som beskriver vem som ska besökas, vad som ska göras och hur lång tid besöket beräknas ta. Personalen signerar på dagschemat och intygar att besöket är utfört samt om någon avvikelse är aktuell t.ex. var inte hemma, tackat nej till insats eller om vårdtagaren har behov av mer eller mindre tid/insatser. Dagschema lämnas vid dagens slut alltid åter till enhetschefen som i sin tur kontaktar biståndshandläggaren vid förändring av behov. Biståndshandläggaren tar i sin tur kontakt med vårdtagaren angående förändrade behov och fattar ett nytt beslut enligt socialtjänstlagen. Då hanteringen är manuell finns en viss risk att vårdtagaren blir debiterad fel antal timmar eller att vårdtagaren inte har rätt nivå avseende antal timmar bistånd. Kommunen har enligt uppgift från och med år 014 påbörjat arbetet med att införa tidsregistrering genom telefoner eller kort. Rutinbeskrivning och flödesschema för planeringsverktyget Lapcare finns och arbete pågår med att uppdatera dessa riktlinjer. När avgiftshandläggarna fått tillbaka journalerna lägger de in alla förändringar och avdrag i systemet. När detta är klart går en av handläggarna igenom det den andre lagt in och tvärtom. Det är dock inte alla förändringar som kontrolleras av två personer utan främst vid sjukhusvistelse, avlidna och vid korttidsboenden. När registreringen är klar tar avgiftshandläggaren ut en logglista från systemet. På listan framgår avvikande belopp och där det inte skett någon fakturering för t.ex. en hel månad (framförallt avlidna och inflyttade), eller om det är något som inte har fakturerats (belopp < 100 kr faktureras inte utan får då ligga kvar till nästa månad) samt om det saknas avgiftsberäkning på någon person. På detta sätt uppmärksammas eventuella felaktigheter samt att kommunen uppmärksammar om fakturering saknas för någon vårdtagare. Efter genomgångarna upprättar avgiftshandläggaren en fil för fakturering som läggs upp på servern. Därefter skickas ett mail till faktureringsansvarig på ekonomiavdelningen om att filen är klar för fakturering. Faktureringsansvarig går alltid igenom översiktigt för att fånga upp sådant som ser konstigt ut innan faktureringen går iväg. Efter genomgången skickas ett mail tillbaks till avgiftshandläggarna och säger att filen är ok eller om det är något som ska kontrolleras och ändras. Det sker ingen avstämning mellan Procapita och faktureringssystemet. Varje månad efter fakturering skett plockar avgiftshandläggaren ut en lista från systemet för att se om faktureringen är rimlig jämfört med föregående månad. Kontroll sker bland annat av antal fakturor och summa fakturering på totalnivå. Listan analyseras enligt ovan och skickas vid större avvikelser till avdelningschefen för vård och omsorg med kommentarer och förklaringar. Enligt avgiftshandläggaren är det sällan kreditering sker och om det behöver göras så upprättas aldrig en kreditfaktura utan antingen får vårdtagaren beloppet utbetalt på sitt konto (framförallt vid avflyttning) eller i annat fall så korrigeras felaktigheten på nästkommande faktura. Korrigeringar sker enligt uppgift max två till tre gånger varje månad. Klagomål på fakturering eller avgiftshanteringen i övrigt sker väldigt sällan enligt avgiftshandläggaren. Enligt uppgift har under de senast fem åren endast ett klagomål inkommit. Klagomålet ska enligt uppgift ha rapporterats till närmaste chef. Alla klagomål diarieförs enligt avgiftshandläggaren. Kommunen har utifrån detta upprättat en rutin beskrivning för samtliga steg för fakturering. 5

9 Kommentarer Vi anser att kommunens rutinbeskrivning för avgiftshantering och fakturering är välutformade samt att rutinen för Planering är väl utformad. Rutinbeskrivningen saknar dock en redogörelse över de kontrollmoment som ska utföras. Vi rekommenderar att dessa inarbetas i rutinbeskrivningen. Då dagjournalerna inte attesteras kan kommunen inte veta om underlaget är slutligt godkänt eller inte. Vi bedömer att då avvikelser rapporteras manuellt att det finns en viss risk för att felaktiga uppgifter rapporteras. Vidare finns en viss risk för felaktig registrering av avvikelser då registreringen sker manuellt. Genomförda stickprov har inte visat på några felaktigheter, dock borde samtliga avvikelser dubbelkontrolleras av någon annan än den som lagt in avvikelsen samt att listan efter detta signeras (attesteras) av kontrollanten. Vi rekommenderar att en rutin för avstämning mellan Procapita och faktureringssystemet i syfte att säkerställa att allt faktureras implementeras. Det finns också en viss risk att vårdtagarna inte erhåller den vård som beviljats samt att kommunen går miste om intäkter då rapprotering av eventuella avvikelser sker manuellt. Om kommunen istället skulle använda sig av telefoner eller kort så skulle man få bättre kontroll över den faktiska tiden som genomförs hos vårdtagaren. Vi rekommenderar att kommunen överväger sådana lösningar. Enligt uppgift har kommunen under 014 påbörjat arbetet med att införa tidsregistrering genom telefoner eller kort. Vi har inte kunnat se huruvida krediteringar/rättelser är vanligt förekommande eller inte då kreditfakturor inte upprättas utan korrigering sker på nästkommande faktura. KPMG, dag som ovan Marlene Olsson Auktoriserad revisor Lena Medin Certifierad kommunal revisor 6