Kompetensförsörjning. Mats Wistrandh

Transkript

1 Kompetensförsörjning Mats Wistrandh

2 Kompetensförsörjningens utmaningar & att vara attraktiv på arbetsmarknaden Vi vet, från otaliga forskningsrapporter, undersökningar och praktisk verksamhet att medarbetarnas kompetens är avgörande för hur ett företag eller en organisation skapar resultat. Vi vet att kompetens ger företag bättre vinster, högre kvalitet, större marknadsandelar och framgång. Vi vet att beslut som fattas i frågor om kompetensförsörjning påverkar organisationen i hög grad och under lång tid. Vi vet också att brist på kompetens kan göra att såväl organisationer som individer tappar sin position. Källa IPF Organisationer behöver såväl marknadsstrategi som verksamhetsstrategi men lika viktigt är en strategi för kompetensförsörjning.

3 VÄSTERÅS STAD miljarder

4 Därför är det viktigt med kompetensförsörjning!! Anttila (2005) menar att den viktigaste faktorn för organisationers framgång är medarbetarnas förmåga att lösa de uppgifter de står inför. Kompetensförsörjning är ett samlingsbegrepp som innefattar utveckling och säkerställande av denna förmåga hos medarbetarna. Att möta framtiden med rätt kompetens är den största och viktigaste utmaningen i arbetslivet och en strategisk fråga för alla organisationer oavsett bransch, storlek eller verksamhet. Genom ett förhållningssätt som innebär att man arbetar med systematik, medvetenhet och proaktivitet i sin process för kompetensförsörjning skapar organisationen möjlighet att: Utföra sitt uppdrag och visa sin förmåga att uppnå korta och långsiktiga mål Stärka sin attraktionskraft mot kund/brukare, befintliga och potentiella medarbetare samt andra intressenter Öka beredskap för och förmåga att effektivt hantera förändringar 4

5 Vilken kompetens behöver vi i morgon? Vilken kompetens behöver vi idag? och hur löser vi glappet däremellan? Nr Beskrivning med mätbarhet Riktning Tidpunkt Prioritet E1 E2 E3 Västerås stad har en tydligt identifierad kompetensförsörjningsprocess Västerås stad har styrdokument som beskriver organisationens syn på kompetens och tydliggör styrning av kompetensförsörjningsprocessen Västerås stad har väl fungerande stödsystem för kompetensförsörjningsprocessens olika steg Inåt Inåt Inåt % 15% 35% Hur tar vi hand om pensionsavgångarna? Hur blir vi attraktiva som arbetsgivare? Hur kan vi rekrytera dom vi behöver? Hur kan vi behålla dom vi behöver? Behöver alla i en grupp kunna allt eller hur kan olika kompetenser komplettera varandra? Vad måste vi vara bra på? Tar vi vara på dem som kan lära andra? Kan ledarskapet fördelas på fler och administrationen minska? Vad kan vi egentligen och hur hittar vi talangerna? Vilken kompetens behöver vi egentligen? Samband Sammanhang Prioriteringar

6 Kompetensförsörjningsprocessen Begrepp Syfte Mål Process Ägarskap Uppföljning

7 Definition av begrepp Kompetens är att : förvärva, använda, utveckla och sprida Kunskap, Färdigheter och Erfarenhet Formell kompetens Är den som vi har intyg på som är värderad, bedömd och fäst på papper. Reell kompetens Innefattar de kunskaper och färdigheter vi faktiskt har oavsett hur vi lärt oss det. Mina egenskaper jag är Mitt beteende jag visar

8 Kompetensförsörjningsprocessen Omvärld Affärs & Verksamhetsidè Vision Strategi Kompetens Behov & Krav Arbetsgivarmärket Ekonomi Politik Lagstiftning Teknik Socialt Miljö Marknad Media Opinion Kommunikation Plan & Mål Flerårsplan Verksamhetsplan Lokala planer Analys Val av strategi och handling Attraktionskraft Rekrytering Kompetensutveckling Omställning MÅL Invärld Uppföljning Mål & Resultat Leveranser Kompetens profiler Utvecklingsplan Befintlig Kompetens Lärande Organisationen som kompetent kravställare av kompetens 8

9 Ägarskap i Kompetensförsörjningsprocessen Förvaltningar Respektive förvaltningschef och därmed linjeorganisationen har det yttersta ansvaret för att skapa förutsättningar för och att aktivt arbeta med kompetensförsörjningsprocessen. Identifiera och specificera krav på medarbetarnas kompetens Vilka kompetenser krävs för att kunna uppnå verksamhetens mål? Inventera befintlig kompetens i organisationen Vilka kompetenser har våra medarbetare idag? Genomföra gap-analyser Vilka är gapen mellan befintlig och önskvärd kompetens? Genomföra kompetensförsörjningsinsatser Vilka är våra åtgärder hur ska gapen fyllas? Vilka medel och metoder ska vi välja för att fylla gapen? Analysera effekterna av genomförda insatser Vad fick åtgärderna för effekt och varför? Vad lärde vi oss, vad behöver förändras? Västerås stad HR-funktionen Stöd till linjen vid genomförande - Processkompetens - Metoder och verktyg - Analysarbete - Stödsystem - Best practice HR direktören har som processägare för kompetensförsörjnings-processen ansvaret för att vidmakthålla, utveckla processen. I detta inkluderas styrdokument, stödsystem och verktyg samt uppföljning av respektive förvaltnings arbete i processen. 9

10 Kompetensförsörjningsprocessen Omvärld Vilka förändringar står vi inför Affärs & Verksamhetsidè Vision Strategi Kompetens Behov & Krav Vilken kompetens behöver vi Arbetsgivarmärket Ekonomi Politik Lagstiftning Teknik Socialt Miljö Marknad Media Opinion Kommunikation Plan & Mål Flerårsplan Verksamhetsplan Lokala planer Analys Vilken kompetens har vi Val av strategi och handling Hur kan vi skaffa den kompetens vi behöver Attraktionskraft Rekrytering Kompetensutveckling Omställning MÅL Invärld Uppföljning Mål & Resultat Leveranser Kompetens profiler Utvecklingsplan Befintlig Kompetens Lärande Är vi på rätt väg 10

11 Vilka förändringar står vi inför Omvärldsfaktorer - ingångsvärden i Kompetensförsörjningsprocessen Omvärld Affärs & Verksamhetsidé Vision Strategi Förändringar i omvärlden - exempelvis nya behov och krav från kunder ekonomiska och politiska ambitioner innebär och kräver att organisationen för att nå ovanstående ständigt skapar sig en bild av och en förståelse för sin omvärld och invärld det som påverkar verksamheten och leder till behov & krav måste ställas mot vår uppfattning om den befintliga situationen hos oss. Ekonomi Politik Lagstiftning Teknik Socialt Miljö Marknad Media Opinion Kommunikation Invärld Plan & Mål Flerårsplan Verksamhetsplan Lokala planer Uppföljning Mål & Resultat Leveranser Kompetens profiler Utvecklingsplan 11

12 Vilka förändringar står vi inför Vilka förändringar i vår omvärld tror vi kommer att påverka vår verksamhet under de närmsta 1-2 åren Vilken effekt och vilka följder tror vi att de eventuella förändringarna kommer att innebära för vår verksamhet & hur kommer detta att påverka våra strategier Scenario byggande att förstå och tolka omvärldsfaktorers påverkan över tid i relation till egna strategier och planer för att få bilder av vad som kan vänta Kund och Intressent/Aktör - perspektiv/krav/återkoppling analyseras Intervjuer med nyckelpersoner i olika positioner på skilda nivåer inom verksamheten Analys och kritisk granskning av strategier och verksamhetsplaner Resultat: Bilder av förändringsbehov som är begripliga och kommunicerbara

13 Vilken Kompetens behöver vi - Vilka är de huvudsakliga strategierna i verksamheten under de närmsta 1-2 åren månaderna - Vilka övergripande kompetenskrav på organisationen kan ställas utifrån dessa strategier APT arbetsplatsträffar Benchmarking Intervjuer med nyckelpersoner i olika positioner på skilda nivåer inom verksamheten Workshops med chefer och nyckelpersoner för analys av verksamhetsplaner Resultat: Bilder av kompetensbehov/krav som är begripliga, kommunicerbara, förankrade och möjliga att såväl agregera som bryta ned Fastställda och dokumenterade kompetensbehov som är möjliga att styra mot i Verksamhetsplaner och vara del i äskande av investeringsbudget samt i lönebildningsprocessen 13

14 Vilken kompetens har vi - Inventera befintlig kompetens i organisationen - Identifiera och specificera krav på medarbetarnas kompetens - Genomföra gap-analyser Resultat: Bilder av kompetensläge på organisations och individnivå som ger möjligheter till prioritering av områden och målgrupper, val av åtgärder, uppföljning och utvärdering av vidtagna åtgärder Säkrare kunskap av I vilken utsträckning verksamheten har förmåga att möta nuvarande och kommande krav utifrån strategier, mål & planer

15 Vilken kompetens har vi Kartläggning - lärarbehörighet Värde Uppfylla lag krav Kompetensinventering Personalplanering Kompetensutveckling Gemensam kompetensprofil - Medarbetare Affärsmässighet Organisationskompetens Innovation Bemötande Kommunikation Befattnings specifik kompetensprofil - Chef Medarbetarutveckling Arbetsgivare ansvar Resultatorientering Värde Anställningsbarhet individ Påverka sin egen utveckling Nå Vision & Mål

16 Vad behöver vi förändra Vilken kompetens behöver vi Vilken kompetens har vi Analys - Vilken kompetens behöver vi - Vilken kompetens behöver vi förändra - Vilken kompetens behöver vi eventuellt fasa ut Resultat : Huvudsakliga förslag och inriktning för val av handling / aktiviteter Attraktionskraft Hur kan vi skaffa den kompetens vi behöver Rekrytering Kompetens utveckling Omställning 16

17 Best Practice Återkoppla Återkoppla/förankra resultatet med medarbetarna på enheten Lokal arbetsplan För in enhetens kompetensförsörjningsplan i den lokala arbetsplanen Utgångspunkt Intervju VC Syfte: - Kartlägga behovet av kompetens för verksamhetsblocket - Underlag för workshop - Befintlig kompetens - Ekonomiska förutsättningar - Flerårsplan, verksamhetsplan - Omvärld - Strategisk plan, HR-plan - För verksamheten aktuell lagstiftning Workshop ledarforum/ledningsgrupp Syfte: - Fastställa kompetensbehov för resp. enhet - Fastställa kompetensbehov för verksamhetsblocket Sammanställning/ Återkoppling - HR samanställer materialet per verksamhetsområde. - Återkoppling till VC. Resultat: Kompetensförsörjningsplan - Enhet - Verksamhetsområde - proaros Lärande Uppföljning, analys Vad har genomförda insatser fått för effekt

18 Utföra sitt uppdrag och visa sin förmåga att Är vi på rätt väg Utföra sitt uppdrag och visa sin förmåga att uppnå korta och långsiktiga mål Stärka sin attraktionskraft mot kund/brukare, befintliga och potentiella medarbetare samt andra intressenter Öka beredskap för och förmåga att effektivt hantera förändringar Förbättrad/Tydligare bild av utmaningar per förvaltning Förbättrad/Tydligare bild av pågående och/eller planerad respons för att möta utmaningar Vår uppfattning är att det varierar från systematik, helhet och involvering i ledningsgruppen till mer av parallell processer, där verksamhet/affärsplan sätts för sig och kompetens strategi/plan för sig gällande processen kring hur man konkret Följa hur processen genomförs i organisationen - att strategier för kompetens är kopplade till arbetar med att skapa kopplingen Utföra sitt uppdrag och visa sin förmåga att 18

19 Sammanfattning Ramverk Användning Förutsättningar Identifierad process för Kompetensförsörjning Existerande riktlinje och styrdokument Väl fungerade stödsystem Förutsättningar Integrerat styrsystem & verksamhetsplanering Ledningsförankring Politisk förankring Övergripande Strategisk fråga - & förutsättning för organisationers långsiktiga framgång Vi behöver en kompetent organisation för att kunna vara en kravställare av Rätt kompetens HR kunskap och färdigheter för att kunna navigera rätt & agera trovärdigt Mod och uthållighet för att utmana och driva frågan Förvaltningsnamn / Datum

20 3 sätt att börja.. Ögonöppnare som kanske fungerar för att skapa en kritiskhet i detta arbete. Medarbetarna står för ca. 70% av kostnaderna i varje verksamhet/organisation - hur kan vi i så stor utsträckning välja och bortse från att maximera effekterna av den kostnaden genom att inte vara kompetenta kravställare av kompetens? Kopplingar Vi kanske kan undvika att köpa så stor volym från bemanningsföretag för att lösa kompetenssituationen Vi kanske kan minska sårbarheten i våra verksamheter samtidigt som vi minskar kostnaderna Vi kanske kan nå våra mål och uppnå resultat och effekter på ett mer effektivt vis Vi kanske kan känna en större trygghet i att möta och hantera förändring Vi kanske kan känna att våra medarbetare är anställningsbara även i framtiden Skapa bundsförvanter i arbetet Organisationer behöver såväl marknadsstrategi som verksamhetsstrategi men lika viktigt är en strategi för kompetensförsörjning, skapa förståelse och liera dig med nyckelpersoner från verksamhet & politik Hitta en Ekonomichef som förstår konsekvenser av om vi inte är kompetenta kravställare av kompetens Kroka arm med Kvalitet / Verksamhetsutveckling Nätverka utanför egen enhet/verksamhet/organisation Att få stenen i rullning Få någon från Ledning/Politik att fråga efter och följa upp -hur vi säkrar att vi har RÄTT kompetens som organisation och som individ Öka - Din egen och Dina medarbetares/kollegors kompetens inom området - bli en kompetent kravställare av den Egna organisationen Du börjar sällan helt från år Noll

21 Handling & Aktiviteter

22 Hur kan vi skaffa den kompetens vi behöver Attraktionskraft Lag & Avtal, Lön/Villkor, Tjänstgöringsgrad, Arbetsmiljö, Karriärvägar, Praktik & Examensjobb, Mångfald, Rekryteringsprocess, Omställning Uppdrag, Värderingar, Ledarfilosof & Ledarskap, Ledarförsörjning, Ledarutveckling Medarbetarfilosofi, Kompetenssyn & Kompetensförsörjning Organisationsidentitet Vi måste anstränga oss hårdare för att skapa en attraktiv helhet som medarbetarna gärna berättar om. Gör vi det skapas en intern samsyn, stolthet och glöd som får medarbetarna att stanna, vilja utveckla sig själva och verksamheten i stort.

23 Hur kan vi skaffa den kompetens vi behöver Strategier Arbetsgivare varumärke Externt fokus synliggöra Universitet/Högskola arbetsmarknadsdagar & riktade engagemang Arbetsmarknad mässor Yrkesambassadörer SYV öka kunskap om en arbetsmarknad i förändring Arbetsmarknadskunskap JIV Praktik och Ex jobb utveckla förutsättningar för en hållbar process Attraktiv PRAO Stärka vår identitet & image tydliggöra och medvetandegöra Öka vår organisations förmåga till att kommunicera samband och sammanhang genom att utarbeta, paketera och visualisera en helhet: Uppdrag Värderingar Ledarfilosofi Ledarförsörjning Ledarutbildning Medarbetarfilosofi Kompetensprofil - medarbetare Lag /Avtal Lön/villkor Karriärvägar Tjänstgöringsgrad Mångfald Praktik/Ex-jobb Arbetsmiljö Rekryteringsprocess bärare av varumärket Bästa möjliga rekryteringsprocess - genomföra vår rekryteringsprocess i varje rekrytering

24 Hur kan vi skaffa den kompetens vi behöver Rekrytering Några exempel på viktiga områden att tänka på: En rekrytering är ett utmärkt tillfälle att genomlysa sin organisation och skapa förutsättningar för att möta framtida utmaningar. Var står vi och vart ska vi? Att utgå från en genomarbetad behovsanalys som mynnar ut i en kravprofil för att matcha organisationens behov och den sökandes kompetens Professionella rekryteringskonsulter oavsett om de är interna eller externa Att söka öka och stärka våra chefers kompetens inom området

25 Hur kan vi skaffa den kompetens vi behöver Kompetensutveckling Systematisk undervisning Lärarledd lektion, Demonstration, Övningar, Story Telling, Roll-spel E- utbildning Standard, Skräddarsytt Webb, Video, Virtuella klassrum Simulering, Scenario, Dilemma, Spel, Podcast Assessment Lär från andra / benchmark Konferenser,Studiebesök, Seminarier, Event Coach Mentor Handledare Föreläsare Nätverkande, Lärande grupper Samverkan Samarbete 25

26 Hur kan vi skaffa den kompetens vi behöver Kompetensutveckling Bredda och/eller fördjupa nuvarande jobb Job rotation Projektdeltagande, Delprojektledning, Projektledning Skugglärande var ryggsäck till någon som är högpresterande Skugglärande låt någon högpresterande vara ryggsäck och ge konstruktiv feedback till Dig Delegering Hitta best practice och analysera lessons learned i egen verksamhet dokumentera och sprid kunskap Delad kunskap är Dubbel kunskap Presentera organisation, team, funktion 26

27 Hur kan vi skaffa den kompetens vi behöver Omställning Förändring kostar (Birgitta Södergren) förändringens osynliga kostnader & Individen påverkas Oro, stress Informationssökande rykten Yrkesroll och professionell identitet utmanas. Nätverksfrakturer, och relationer ansträngs. Internpolitik och maktspel. Kompetensförluster bra personer slutar. Kompetensomställning tar resurser. Kompetensutvecklingsvacuum utveckling stannar av. Samarbetsmönster oklara vem har ansvaret nu? Handlingsförlamning I väntan på Godot. Internfokus i stället för kund-fokus.