Nedan följer några kommentarer kring det som nämns och inte nämns i broschyren (utan inbördes rangordning) som vi vill göra er uppmärksamma på.

Transkript

1 Strukturbrev 3 Tillsammans med detta brev kommer broschyren Indelningsändrad 2010 nu går vi vidare. Den är framtagen av Kyrkokansliet och Församlingsförbundet som en hjälp i arbetet inför den indelningsförändring som ska träda i kraft Det är många beslut som ska tas och många frågor som väcks. I denna broschyr berörs ett antal frågeställningar som kan vara/bli aktuella i samband med en indelningsförändring. Allt berör inte alla och de frågor som berörs här gäller huvudsakligen vid pastoratsförändringar. Det arbetet som nu utförs inför den nya organisationen är viktigt eftersom det påverkar förutsättningarna för det kyrkliga livet. Därför är det viktigt att det inte bara blir organisatoriska frågor som blir aktuella utan att hela tiden det pastorala tänkandet finns med. Organisationen är ju till för att vara stöd och hjälp i församlingens uppgift att fira gudstjänst, bedriva undervisning samt utöva diakoni och mission. Det perspektivet måste stå i centrum vid planering av personalorganisation och andra organisatoriska beslut som ska fattas. Nedan följer några kommentarer kring det som nämns och inte nämns i broschyren (utan inbördes rangordning) som vi vill göra er uppmärksamma på. Lagfarter Om lagfart inte finns måste man söka om det. Man behöver då en s.k. fångeshandling som anger vem som är ägare av fastigheten så att en lagfart sedan kan utfärdas. Om lagfart redan finns men ägandeförhållanden ändras p.g.a. pastorats- eller församlingssammanläggning ansöker man om ny lagfart efter det att den nya ändringen trätt i kraft, dvs då ägandeförhållandena ändras. Ansökan ska göras för varje fastighet och till ansökan ska man bifoga utdrag ur stiftsstyrelsens protokoll där det framgår vilka församlingar/pastorat som läggs samman samt vilken den nya enheten är. Även utdrag ur trossamfundsregistret som visar den nya enhetens organisationsnummer ska bifogas. Ansökan om lagfart görs hos Inskrivningsmyndigheten i Eksjö, tel Prästlönetillgångarna berörs inte av detta så för de fastigheterna behövs inga nya lagfarter. Andra (skogs)fastigheter som församlingen/samfälligheten själv förvaltar är däremot berörd och ny lagfart behövs. Stiftelser, gåvor och fonder. På Församlingsförbundets hemsida ( finns information om stiftelser, gåvor och fonder. Rent allmänt kan sägas att om den förvaltande enheten upphör ska kyrkorådet/kyrkonämnden meddela till länsstyrelsen att man frånträder förvaltningen och den nya enheten meddela länsstyrelsen att man åtar sig att förvaltningen. Den nya förvaltande enheten måste givetvis respektera stiftelsens ändamål. Detta kan vara bra att informera om i t.ex. församlingsblad. Det kan finnas risk att oro sprids att pengar skänkta till en viss kyrka kommer att användas till annat när den egna församlingen inte finns längre. Vad gäller geografiskt område för stiftelsens ändamål är det självklart att även om inte församlingen finns kvar så används medlen till personer/verksamhet inom den gamla församlingens gränser. Det var ju detta donator avsåg med gåvan. Det kan vara läge att fundera rent allmänt kring sina stiftelser och om det är möjligt/lämpligt att permutera, dvs avveckla eller förändra ändamålet till vilket stiftelsens medel kan betalas ut. Ansökan om permutation gör man hos Kammarkollegiet. Är stiftelsen minst 50 år och

2 ingen utbetalning kunnat göras de senaste fem åren samt att det bundna stiftelsekapitalet understiger ett prisbasbelopp (2009: 42800:-) kan länsstyrelsen bevilja permutation. Anmälan till kammarkollegiet om ändrad förvaltning av stiftelser bör göras i så god tid som möjligt. Framgår det i stiftelsens stadgar att en viss församling, som upphör, är förvaltare av stiftelsen måste detta anmälas till kammarkollegiet så att det kan ändras så att den nya församlingen blir förvaltare. Det som ska meddelas kammarkollegiet är att det förvaltande subjektet upphör och att ett nytt subjekt påtar sig uppdraget att vara förvaltare. Det ska finnas med kopia på stiftsstyrelseprotokollet där det fram att församlingarna läggs samman och vilken som är den nya enheten samt ett beslut från ID:s AU att den nya enheten tar på sig uppdraget att vara förvaltare. Stiftelser brukar man säga ägs av sig själva, de är egna juridiska personer, och det är församlingen/pastoratet som förvaltar dem. Gåvor däremot ägs av församlingen, här kan man använda hela summan och behöver inte fondera kapitalet. Även om församlingen som fått gåvan upphör att finnas till ska givetvis pengarna gå till det som de är skänkta för, t.ex. en viss kyrka eller verksamhet inom den tidigare församlingen. Många församlingar har ett mycket stort antal fonder, de flesta mycket små, med behållningar på några hundra kronor vardera. Dessa förvaltas av något av kyrkoråden. Ofta är det inte fonder i egentlig mening utan gåvokonton till kyrkans prydande etc, det som rätteligen benämns ändamålsbestämda medel. Det vore lämpligt att resp. kyrkoråd innan en sammanläggning avvecklade så många som möjligt av dessa konton (utom ett var) och använde pengarna till de ändamål de hade. Lämpligen kunde det bli kvar en gåvofond för varje enskild kyrkas prydande, och gåvogivare hänvisades till denna. Dessutom kan man naturligtvis ha en gemensam fond för hela den nybildade församlingens verksamhet. När församlingar läggs samman övergår förvaltningen av fonder som är knutna till en församling från denna församlings kyrkoråd till den större församlingens kyrkoråd. Man bör tillskapa en tydlig och nedskriven ordning för hur fondens medel används och knyts till ändamål i den ursprungliga församlingen. En tydlig utredning bör ske som underlag för beslut i de skilda kyrkoråden och i den nya församlingens kyrkoråd. Tydliga och formulerade anvisningar för de kvarvarande fondernas användning underlättar kyrkorådets arbete i framtiden. Det viktiga är att förvalta medlen, precis som i en stiftelse, med hänsyn till givarnas intentioner. Det kan vara bra att man gör en sammanställning och kanske t o m fastställer ett reglemente för alla sådana medel som man förvaltar kanske också om hur man inhämtar information om behovet av utdelning eventuella lokala råd etc bör få ett viss inflytande. Lån, hyresavtal mm Upphörande enheters avtal måste flyttas över till den nya ekonomiska enheten. Det gäller bl.a. bankkonton, eventuella lån, hyresavtal, el- och telefonabonnemang, fastighets- och fordonsförsäkringar, registreringsbevis och eventuella samarbetsavtal. Anställningsbevis När det nya pastoratet/samfälligheten trätt i kraft bör nya anställningsbevis utfärdas. Kanske kan det i början på 2010 vara läge att se över befattningsbeskrivningar o dyl i de fall som tjänster kommer att förändras.

3 Firmatecknare Firmatecknare för den nya ekonomiska enheten ska väljas. Flyttkort, kuvert och reklamprylar En församling/pastorat har kontakter med många, både personer och företag. Skicka i god tid information om eventuella nya adresser och telefonnummer. Meddela vart man ska vända sig i olika ärenden. Detta kan vara särskilt viktigt när enförsamlingspastorat uppgår i flerförsamlingspastorat så att det som ska till pastoratet respektive församlingen kommer rätt. De flesta församlingar/pastorat använder kuvert med tryckt adress och logotyp. Ny enhet innebär att man bör beställa nya kuvert med aktuell adress. De gamla fungerar utmärkt att använda om man klistrar över inaktuell adress med etikett med gällande adress. Att kasta fungerade kuvert bara för att det är felaktig adress är inte gott skapelseansvar. Adressangivelser och trycksaker bör ha det namn som är fastställt, annars blir det förvirring, eftersom myndigheter etc använder det formella registrerade namnet. Många församlingar/pastorat har pennor, kylskåpsmagneter, isskrapor mm med församlingens/pastoratets namn på. Det kan vara läge att dela ut dessa så länge de är gällande. Samtidigt kan det vara ett bra sätt att lansera det nya med den här typen av användbara ge bort prylar. Församlingsinstruktion a) Domkapitlets anvisningar ( ) e. I samband med ändringar i församlingsorganisationen gäller följande: Året före förändringen skall indelningsdelegerade eller andra representanter för de tidigare församlingarna (alt. representanter för de nya församlingar som bildas genom församlingsdelning) förbereda en församlingsinstruktion för den nya församlingen. Senast 6 månader efter indelningsändringen skall kyrkoherden och den nya församlingens kyrkoråd sända in en av båda beslutad församlingsinstruktion, för domkapitlets utfärdande. En församlingsinstruktion för sammanslagna församlingar skall innehålla: * i den pastorala planen ett särskilt avsnitt om hur de tidigare församlingarna skall integreras - med en tidsplan * i avd. E en tydlig reglering av hur den nya församlingens gudstjänstliv skall fördelas sig geografiskt. Dessa avsnitt skall prövas särskilt varje ny mandatperiod. f. I samband med ändringar i pastorats- och samfällighetsorganisationen gäller följande: Året före förändringen skall förberedas nya församlingsinstruktioner för alla berörda församlingar.

4 Senast 6 månader efter indelningsändringen skall kyrkoherde och kyrkoråd i varje församling i det nya pastoratet/samfälligheten sända in en av båda beslutad församlingsinstruktion, för domkapitlets utfärdande. b) Kommentarer till anvisningarna: Att den nya FIN skall vara klar inom 6 månader efter indelningsändringen har ofta visat sig vara en optimistisk tidsplan. I ett fåtal fall är de förändringar i FIN, som strukturändringen ger anledning till, bara formella eller mycket små (exempel: enbart pastoratsändring eller sammanläggning av två församlingar med likalydande FIN). Då kan ett halvår räcka, om man har tänkt igenom de pastorala frågorna under tiden innan förändringen. I allmänhet visar sig behov av större förändringar vara större än så, och det är bättre att man gör ett ordentligt arbete, och då kan man behöva ett år på sig. Man bör då skriva två rader till domkapitlet (med vad som formellt blir en dispensönskan) och ange när man räknar med att vara färdig. c) Obs att det skall utarbetas och utfärdas en ny FIN också om det är enbart en samfällighets/pastoratsförändring församlingen får en annorlunda roll i en ny enhet och måste pröva sin verksamhet i relation till de nya samverkanspartnerna. Fr. a. kyrkoherdens delaktighet i FIN är föranledd av denna sorts överväganden. d) När man arbetar med den nya FIN skall man göra en genomtänkt omvärldsanalys (som inte är bara en beskrivning av församlingens kontext). Ett arbete med att skapa bra redskap för omvärlds-, närvärlds- och församlingsanalys pågår i ett antal pilotförsamlingar i stiftet. Det är viktigt att dra strategiska slutsatser av de förändrade förhållanden som regleringen medför. Redskap för detta arbete kan vara häftet Vägvalen (finns på stiftswebben); Jonas Bromander: Församlingens guide till omvärldsanalys (Verbum); Sven Thidevall: Folkkyrkans tid (Ordbruk förlag); boken från präst- och diakonmötet mötet Församling Här! Nu! (finns på stiftskansliet). För stiftets behov planeras en bearbetning av Klas Lundström: Församlingen och närsamhället (Ingång 3/07; Johannelund); kan vara klar hösten e) Församlingarnas manual för hur en FIN skall se ut är fortfarande Vägen (2000; finns på stiftswebben och kan beställas från kansliet). Till detta skall läggas den samling anvisningar som finns samlade i Så FIN den är! Vägen vidare med församlingsinstruktionen (2005; finns på stiftswebben). Där finns bl.a. de anvisningar som återgavs ovan under punkt a. I manualen Vägen finns bl.a. mallar med blanketter för vissa uppgifter som skall vara med i en FIN (avd. A, B och E). Under avd. B behöver inte avsnittet om årtal för prästers tjänstgöringsföreskrifter fyllas i detta är obsolet. Avd. F, G och H (motsvarar KO 57 5, p.3-5) är i allmänhet likalydande för alla församlingar i pastoratet, men de gäller församlingslivet och skall finnas med i den FIN som kyrkorådet fattar beslut om. f) Vad gäller avd. F och G är det för många församlingar så att det räcker med standardformuleringar: Avd F att församlingen för sin verksamhet bland teckenspråkiga och i det sverigefinska arbetet(så som termen nu lyder) använder de resurser som stiftet ställer till förfogande. Avd. G bl.a. att präster och diakoner anställda i församlingen skall delta i sådan fortbildning som biskopen och kontraktsprosten kallar till. Avd. H (KO57 5p.5) avsåg ursprungligen hur man fr.a. i enprästpastorat anordnade prästens tjänstefria dagar, något som i dagens situation i allmänhet ordnas inom pastoratet. Däremot

5 kan man gärna på denna punkt tänka igenom i övrigt vilka samarbetsförhållanden man står i : ekumeniskt, föreningslivet, samhällsinstitutioner etc. g) I arbetet med avd. E, om det normala gudstjänstlivet under ett år, är det viktigt att beakta: * Där skall avspeglas det normala antalet gudstjänster i olika former som man förväntas ha alltså inte bara ett minimum för att uppfylla kraven i kyrkordningen * Där skall också finnas angivet i vilken utsträckning gudstjänsterna firas i de olika kyrkor/gudstjänstrum som den nybildade församlingen ofta har * Det är angeläget att de upphörda församlingarnas lokala traditioner, som man vill skall fortsätta, finns angivna här. * I några fall anges i domkapitelsbeslutet att man skall fira flera huvudgudstjänster söndagligen i en nybildad församling; detta skall då anges och specificeras. h) F.n. håller man på att arbeta ut en förnyad manual (i samverkan med de nämnda pilotförsamlingarna) som kan vara möjlig att använda under När det gäller den pastorala planens uppbyggnad kommer den rimligen att vara lika fri som tidigare, där kommer att finnas en tydligare förväntan på (och hjälpmedel till) omvärlds-, närvärlds- och församlingsanalys. Det är alltså ingen spilld möda att börja arbeta på FIN redan nu; dessutom kommer det rimligen att vara möjligt att under en övergångstid använda Vägen. i) Frågor om FIN kan ställas till den stiftskanslimedarbetare som man haft kontakt med i visitationsarbetet, eller till stiftsadj. Peter Bexell, tel Att avsluta det gamla och inleda det nya En fråga som har aktualiserats är hur man utformar avslutning/inledning vid församlingsrespektive pastoratsregleringar. Vid en församlingsreglering är det naturligt att markera detta i gudstjänster. Att man t.ex. vid nyårsbönen markerar detta med att församlingen upphör och kommer att ingå i en ny enhet, lika så att man på nyårsdagen markerar det nya i en gemensam gudstjänst. Vi på stiftskansliet kommer under sommaren att sammanställa förslag till hur dessa gudstjänster kan utformas och tar gärna emot förslag kring hur sådana gudstjänster kan gestaltas mm. Det kan också vara läge att beakta detta inför planeringen av höstens gudstjänstschema. Även att ett pastorat upphör bör markeras, dock kanske inte liturgiskt men väl med en fest. Den arbetsenhet som pastoratet utgjort upphör och samarbetet förändras både för förtroendevalda och anställda. En avslutningsfest för alla engagerade är ett sätt att markera förändringen och att något nytt väntar. Övertaliga kyrkorum? Strukturarbete handlar inte om att stänga kyrkor men frågor kan väckas kring små gudstjänstrum eller gudstjänstlokaler man använder mycket sporadiskt (t.ex. församlingshem eller gamla missionshus i församlingens ägo). Även en kärvare ekonomi kan aktualisera denna typ av frågor. Hur hanterar vi dessa frågor? Hur tar man ett kyrkorum ur bruk? Här handlar det inte bara om hur man liturgiskt utformar den sista gudstjänsten utan hur hanterar man detta på ett pastoralt klokt och genomtänkt vis. Kring dessa frågor behöver vi samråda och dela erfarenheter och tankar och där vi på stiftskansliet kan fungera som sammanhållande.

6 Framtiden Inför det nya kan mycket verka otydligt och osäkert. Tillsammans får vi församlingar och stift finna former för kyrkans framtid och där vi kan samspela med varandra för att finna goda lösningar. Må fridens Gud, som i kraft av ett evigt förbunds blod har fört fårens store herde, vår herre Jesus, upp från de döda, styrka er i allt gott, så att ni kan göra hans vilja. Så önskar oss aposteln i Hebreerbrevet 13:20 och i den vissheten får vi verka i tider av förändring. Växjö i påsktiden 2009 Peter Bexell Mikael Glimsjö Jens Linder