Svenska kyrkan åtgärder att vidta i samband med ny mandatperiod november 2017

Transkript

1 Svenska kyrkan åtgärder att vidta i samband med ny mandatperiod 2018

2 #kunskapsdagar Ny mandatperiod dokument att uppdatera

3 #kunskapsdagar Styrande dokument Tydlighet kring roller och ansvar Grundläggande bestämmelser finns i kyrkoordningen Kyrkoordningen behöver kompletteras med ett antal andra styrande dokument Kyrkofullmäktige Kyrkoråd Utskott Operativ ledning Kyrkofullmäktiges arbetsordning Reglemente för medelplacering Arvodesreglemente Kyrkorådets arbetsordning Delegationsordning Delegation Uppvaktning Repersentation Attestinstruktion Ekonomihandbok

4 #kunskapsdagar Kyrkofullmäktiges arbetsordning Kyrkofullmäktiges uppgifter beskrivs i kyrkoordningen Delegation Kyrkofullmäktiges arbetsordning ej obligatorisk Instrument för tydliggörande av roller Begränsa giltigheten till t ex 1/4 år 1 på mandatperioden till 31/3 år 1 på nästa mandatperiod

5 #kunskapsdagar Reglemente för medelsplacering Kyrofullmäktige ska upprätta ett medelsförvaltningsreglemente (KO 47:2) Församlingen skall förvalta sina medel på ett sådant sätt att kravet på god avkastning och betryggande säkerhet tillgodoses. Medlen ska därtill förvaltas på ett etiskt försvarbart sätt i enlighet med kyrkans grundläggande värderingar. Kyrkofullmäktige skall utfärda närmare bestämmelser om hur medlen skall förvaltas. Placeringspolicy detaljerad beskrivning av förvaltningen Begränsa giltigheten till t ex 1/4 år 1 på mandatperioden till 31/3 år 1 på nästa mandatperiod översyn varje år

6 #kunskapsdagar Arvodesreglemente Kyrkofullmäktige ska besluta om grunder för ersättning för förtroendevalda enligt KO 3:2 6p. Vilka är förtroendevalda? ledamöter, ersättare och ordförande i beslutande och verkställande organ inom Svenska kyrkan dvs fullmäktige, kyrkoråd och församlingsråd. Begränsa giltigheten till kalenderår - Fastställs årligen i samband med budgeten

7 #kunskapsdagar Kyrkorådets arbetsordning Kyrkorådet ska fastställa en arbetsordning för sitt arbete (KO 4 kap 3 ) Förslag på punkter i arbetsordning för kyrkorådet: - Styrelsens årsplanering - Beskrivning av organ och dess uppgifter - Beskrivning av övriga delegationer - Rapportering - Vilka styrande dokument som finns upprättade - Andra principfrågor som bör dokumenteras Begränsa giltigheten till t ex 1/4 år 1 på mandatperioden till 31/3 år 1 på nästa mandatperiod

8 #kunskapsdagar Delegationsordning KO saknar bestämmelser om delegation med ett undantag (gäller upplåtelse av kyrka KO 41 kap 6 ) Hjälpmedel finns på Svenska kyrkans arbetsgivarorganisations hemsida. Vad som delegeras anpassas till organisationen Modell för återrapportering Begränsa giltigheten till 1/2 år 1 till 31/1 år 2

9 #kunskapsdagar Utskott Utskott/kommittéer regleras inte i KO Vanligast är kanske arbetsutskott men även andra utskott kan förekomma Regler om tillsättning av utskott/kommittéer vem har kompetens att göra det Klokt att utskotten har en arbetsordning för sitt arbete med grund i den delegationsordning som kyrkorådet tagit fram Begränsa giltigheten till t ex 1/4 år 1 på mandatperioden till 31/3 år 1 på nästa mandatperiod

10 #kunskapsdagar Attestinstruktion och Ekonomihandbok Regler för uppvaktning av förtroendevalda, anställda och fritidsmedarbetare begränsa giltighet till mandatperiod Representationsregler begränsa giltighet till mandatperiod Attestinstruktion - Förenkla det löpande arbetet i församlingen - Tydliggöra förväntan Ekonomihandbok - Dokumentera och utveckla rutiner - Säkerställ att kunskap stannar kvar i församlingen

11 #kunskapsdagar Vem äger fastigheterna i församlingen/pastoratet?

12 #kunskapsdagar Lagstiftning Lag (1998:1592) om införande av lagen (1998:1591) om Svenska kyrkan Egendomsfrågor 9 Från och med den 1 januari 2000 skall Svenska kyrkan eller församling eller kyrklig samfällighet som avses i 3 ha äganderätten till sådan egendom som avses i 38 kap. 1 och 2 3, 39 kap. 1, 41 kap. 1 första stycket 2-6 samt 24 och 26 kyrkolagen (1992:300). Därvid skall gälla att 1 2. kyrkor och domkyrkor med tillhörande inventarier, kyrkotomt och kyrkogård, uppförda före år 1817 på landet eller före år 1843 i stad, skall ägas av den församling där kyrkan är belägen och, tills annat beslutas av Svenska kyrkan, användas för samma ändamål som tidigare, 3. kyrklig jord vars avkastning är avsedd för församlingskyrkas behov (församlingskyrkas fastighet) och för domkyrkas behov (domkyrkas fastighet) skall ägas av den församling där kyrkan är belägen och, om inte annat beslutas enligt andra stycket, användas för samma ändamål som tidigare,

13 #kunskapsdagar Lagstiftning Lag (1998:1592) om införande av lagen (1998:1591) om Svenska kyrkan Egendomsfrågor 4 5. kyrklig jord där tjänstebostad är anvisad åt en kyrkoherde eller komminister (prästgård) skall ägas av den kyrkliga samfällighet eller, om sådan inte finns, den församling där egendomen är belägen, 6. kyrklig jord där tjänstebostad är anvisad åt en biskop (biskopsgård) skall, med undantag av sådan tjänstebostad som hyrs enligt särskilt avtal, ägas av Svenska kyrkan.

14 #kunskapsdagar Problem - exempel Borgvattnets kyrka Håsjö pastorat sedan 2010 Fastigheter registrerade på 1. Borgvattnets församling inga 2. Håsjö pastorat inga

15 #kunskapsdagar Åtgärder i församlingar och pastorat 1. Kontrollera lagfarten för samtliga fastigheter som ägs av församlingar och pastorat 2. Kontrollera att samtliga fastigheter finns i anläggningsregistret oavsett om det finns bokfört värde 3. Kontrollera att samtliga fastigheter har registrerats om i samband med att församlingar har gått samman

16 #kunskapsdagar Prästgårdar och församlingshem med ändrad användning Prästgård definition: Kontrollera att Fastighet där det finns upplåtet tjänstebostad åt kyrkoherde eller komminister 1. prästgårdar, fastigheter där det finns upplåtet tjänstebostad åt kyrkoherde eller komminister är taxerad som bostadsfastighet 2. prästgårdar som övergått till att används som församlingshem är taxerade som specialenhet 3. församlingshem som inte längre används i den egna verksamheten utan hyrs ut till 100% är omtaxerade

17 #kunskapsdagar Kyrka och prästgård på samma fastighet i pastorat I de fall kyrkan och prästgården ligger på samma fastighet innebär detta att det finns två ägare enligt Lag om införande av lag om Svenska kyrkan Kyrkan församlingen Prästgården pastoratet Kontakta för hjälp!

18 #kunskapsdagar K3 Gåvor, bidrag och offentliga bidrag

19 #kunskapsdagar K3 Gåvor, bidrag och offentliga bidrag Inga pengar försvinner! Förändringen är enbart en redovisningsteknisk förändring!

20 #kunskapsdagar Definitioner

21 #kunskapsdagar Egen räkning vidareförmedlade bidrag K3 36.6, 37.7 Endast det inflöde av ekonomiska fördelar som en förening erhållit eller kommer att erhålla för egen räkning får redovisas som intäkt. Kommentar i K3 En intäkt rår endast redovisas om de ekonomiska fördelar som är förknippade med transaktionen sannolikt kommer att tillfalla företaget i framtiden.

22 #kunskapsdagar Gåva och bidrag K3 36.7, 37.9 En transaktion i vilken en förening tar emot en tillgång eller en tjänst som har ett värde utan att ge tillbaka motsvarande värde i utbyte är en gåva eller ett erhållet bidrag. Bidrag Om tillgången eller tjänsten erhålls därför att föreningen uppfyllt eller kommer att uppfylla vissa villkor och om föreningen har en skuld till motparten om villkoren inte uppfylls, är det ett erhållet bidrag. Gåva Det som inte är bidrag är gåva. KRED När villkor finns men är allmänt hållet och avser den normala verksamheten inom Svenska kyrkan betraktas tillskottet som ett bidrag där villkoret redan är uppfyllt vilket innebär att bidraget ska intäktsredovisas i sin helhet när det erhålls.

23 #kunskapsdagar Offentligt bidrag K Stöd från EU, staten, kommuner och formellt fristående organ som bildats av dessa och som lämnas i form av överföringar av resurser till ett företag i utbyte mot att företaget uppfyllt eller kommer att uppfylla vissa villkor rörande sin verksamhet.

24 #kunskapsdagar Ändamålsbestämda medel KRED:s syn Ändamålsbestämda medel ska redovisas i egen post i eget kapital. Enligt KRED:s tolkning är det endast Församlingskyrkas/ Domkyrkas fastighetsfond som omfattas av denna definition. Förändringen av ändamålsbestämda medel redovisas som en omföring mellan posterna Ändamålsbestämda medel och Årets resultat med tillförda och använda medel specificerat. Förekommer i allmänhet inte i Svenska kyrkan från och med 2017

25 #kunskapsdagar Beslutsträd Erhållna tillskott Gåvor, kollekter, bidrag, insamlade nedekm testamenten, avkastning från stiftelser etc. Beslutsträd för klassificering och redovisning av erhållna tillskott inom Svenska kyrkan. Tillämpas av församlingar, pastorat, samt stift Bedömning A. För egen räkning? Nej Förmedlade medel Balansräkningen Ja B1. Gåva intäktsförs Nej B. Finns villkor? Resultaträkningen Ja C. Kan vi acceptera villkoret? Nej Tacka nej Nej D1. Villkorade bidrag Ja D. Är villkoret uppfyllt? Balansräkningen Ja Regelbunden prövning D2. Bidrag till driftskostnader -intäktsförs Resultaträkningen D3. Bidrag till anläggningstillgång minskar anskaffningsvärdet Balansräkningen

26 #kunskapsdagar Åtgärder under 2017 Gamla gåvor - städning Ta fram gåvobrev/testamente för de gåvor som finns redovisade under Ändamålsbestämda medel Pröva posten mot gåvoträdet för att identifiera om det är gåva, bidrag eller villkorat bidrag dokumentera klassificeringen Tillskott under löpande redovisningsår 1. Beslut om mottagande av tillskottet 2. Diarieför gåvobrev/testamente saknas handling dokumentera händelsen på annat sätt 3. Pröva posten mot gåvoträdet för att identifiera om det är gåva, bidrag eller villkorat bidrag dokumentera klassificeringen 4. Redovisa som intäkt respektive skuld För om till Balanserat resultat respektive Villkorade bidrag I årsredovisningen ska förändringen i redovisas not G

27 #kunskapsdagar Redovisning vid användning av gåvor inom eget kapital Vad gäller? Hur håller vi reda på dessa medel? Redovisas i balanserat resultat Sidoordnad redovisning/ systemstöd För de gåvor som är bestämda att användas till visst ändamål, men inte uppfyller kriterierna för villkorade bidrag, gäller fortfarande att ändamålet ska uppfyllas Sidoordnad uppföljning av användningen t ex genom projektkoder, Excel-ark eller systemstöd Gåvor som är destinerade till viss församling alternativt tidigare församling ska användas i detta området T

28 #kunskapsdagar Tänk på att Villkorade bidrag är en skuld som kräver att det finns en skuld till tredje man Ändamålsbestämda medel kan aldrig finnas efter UB årsredovisning 2016 Saknas en urkund i form av ett testamente finns möjligheten att få ut testamentet från Tingsrätten

29 #kunskapsdagar Vill du veta mer? Kontakta oss gärna Klas Björnsson Gert Wilkens Läs mer på: Följ oss på 2017 PricewaterhouseCoopers i Sverige AB. All rights reserved. In this document, refers to PricewaterhouseCoopers i Sverige AB which is a member firm of PricewaterhouseCoopers International Limited, each member firm of which is a separate legal entity.