Koncept. Beslutsunderlag för nytt IT-system GK GOLF.SE

Transkript

1 Beslutsunderlag för nytt IT-system GK GOLF.SE Innehållsförteckning Bilaga 1 IT-beslut på Förbundsmötet 2000 och 2001 Bilaga 2 Bilaga 3 Bilaga 4 Bilaga 5 Bilaga 6 Bilaga 7 Bilaga 8 Bilaga 9 Omvärlden Kundnyttoanalysen Utbildning De nya funktionerna WM-data som IT-partner övriga affärspartners Det nya systemet teknik och finansiering Förvaltning och avveckling av GK96 När är de nya modulerna tillgängliga? Bilaga 10 Vad ska funktionärer och anställda använda sin nyvunna tid till? Bilaga 11 IT-seminarium Sid 1 (24)

2 BILAGA 1 Grunden är lagd - IT-strategin ligger fast: SGF s förbundsmöte beslöt 2001 om en IT-strategi för åren Denna är grunden för all fortsatt verksamhetsutveckling som kräver IT-stöd. Beslutet innebar: Rekommendationer på lång sikt: Ta hänsyn till SGF s övergripande mål. Fokus på människan ej på tekniken. Fokus på användarnytta. Gemensam lösning för grund- och klubbmodul. Gemensam finansiering av utvecklingsarbetet. Bygg på standardlösningar. Utbildningsplaner klara då system tas i bruk ALLA SOM VILL SKA FÅ MÖJLIGHET ATT SPELA GOLF EFTER SINA FÖRUTSÄTT- NINGAR A Björlin 2 Grunden är lagd - IT-strategin ligger fast: Rekommendationer på kort sikt: Starta upphandlingen av GK GOLF.SE. Sträva efter en GK standard för hårdvara, mjukvara, operativsystem och nätverk. Gör IT-strategier på klubbarna till grund för deras fortsatta verksamhetsutveckling. Fortsätt installation av kommunikationslösning bl a för uppdatering av den centrala databasen. Fortsätt att erbjuda utbildning i GK96 till Fortsätt att erbjuda nya klubbar GK96 och Bandata till Förbundsstyrelsen har fullgjort uppdraget att med upphandling ta fram möjligheterna att införa ett nytt IT-system och ger Förbundsmötet ett underlag för beslut A Björlin 3 Sid 2 (24)

3 IT-beslut på Förbundsmötet 2000 och 2001 Sammanfattning uppdraget till Förbundsmötet 2000 Här nedan ges en sammanfattning av grunden för uppdraget. Blekinge Golfdistriktsförbund föreslår i en motion, daterad den 22 december 1999, att det snarast möjligt tillsätts en grupp, som har till uppgift att utforma en ny ITstrategi för SGF. Strategin bör omfatta en tidsperiod på ca 1-2 år och en långsiktig strategi på 3-5 år. Med hänvisning till ovanstående föreslår FS FM besluta: att tillstyrka motionärens yrkande att tillsätta en grupp, som har till uppgift att utforma en IT-strategi för de närmaste 5 åren. Gruppen ska redovisa arbetet både avseende kort, 1-2 år, som lång sikt, 3-5år. I det korta arbetet bör frågan om konvertering av befintliga system prioriteras. att uppdra till FS att tillsätta en utredningsgrupp enligt motionärens förslag. att gruppen ska redovisa principförslag till IT-strategi, tidplan för arbetet samt finansieringslösning av utvecklingsarbete och implementering på GDF-konferensen hösten år Förbundsstyrelsen föreslår Förbundsmötet 2001 att besluta följande: Mötet beslöt att: Att godkänna föreslagna rekommendationer på kort sikt (1-2 år). Att godkänna föreslagen IT-strategi på längre sikt (3-5 år). Att uppdra åt FS att sammankalla till ett extra FM före beslut om ekonomisk ram och finansiering, när upphandlingsunderlag finns för beslut. avslå Göteborgs GDF:s återremissyrkande avseende punkt två i FS förslag. godkänna föreslagna rekommendationer på kort sikt (1-2 år). godkänna föreslagen IT-strategi på längre sikt (3-5 år).uppdra åt FS att sammankalla till ett extra FM för eslut om ekonomisk ram och finansieringnär upphandlingsunderlaget finns för beslut. Sid 3 (24)

4 Rekommendationer på kort sikt Arbetsgruppen har kommit fram till nedanstående rekommendationer på kort sikt 1-2 år: Starta upphandlingsprocessen av ett nytt administrativt stödsystem som är tekniskt körbart både som en central ASP-driftlösning och som en lokal tillämpning. Ingen konvertering sker av befintliga system. Kvalitetssäkra den centrala databasen (CFS) så att den kan utgöra navet i framtida lösningar. Gör egna IT-strategier på klubbarna och låt detta ligga till grund för den fortsatta utvecklingen. Fortsätt att installera befintligt GK96 och Bandata lokalt till nya klubbar. Erbjud installation av GK96 på lokal server enligt WTS-konceptet till de klubbar som upplever/alternativt kommer att uppleva problem med sina nätverksinstallationer, dock längst till år Fortsätt att erbjuda utbildningspaket, dock längst till år Fortsätt att fastställa rekommendationer avseende standardiseringskrav för hård- och mjukvara. Fortsätt att verka för att minimera varianterna av antalet operativsystem och nätverk. Fortsätt att installera ISDN/analoga modem för att klara uppdateringen av den centrala databasen (CFS) via kommunikationslinje istället för datamedia. IT-strategi på lång sikt Sammanfattning av föreslagen IT-strategi på lång sikt 3-5 år: Ta hänsyn till SGF:s övergripande mål. Fokus på människan - ej på tekniken. Fokus på användarnytta istället för tillvägagångssätt. Minimera de centrala funktionerna och komplettera med lokal valfrihet. Följa, inte leda, IT-utvecklingen. Gemensam lösning som omfattar grund- och klubbmodulen av IT-stöd. Gemensam finansiering via SGF:s medlemsavgifter av grundmodulen. Sid 4 (24)

5 Varje klubb som vill använda den nya klubbmodulen debiteras separat. Behåll nuvarande användargränssnitt i möjligaste mån. Använd system och lösningar som har position som industristandard och tillse att det samma gäller våra leverantörer. Utvärdera ASP som en huvudmodell för drift och komplettera med lokala nät och lokala applikationer. Utbildningsplaner ska finnas klara både för ledare och anställda innan ett nytt system tas i bruk. Sid 5 (24)

6 BILAGA 2 Omvärldsbilden 80 % av alla svenskar har tillgång till en dator. Idag är det pensionärer som snabbast lär sig e-handel Mer än hälften av alla svenskar gör bankaffärer på Internet. Ideellt aktiva ställer krav: en rationell arbetsmiljö är en förutsättning för medverkan. Värna återväxten av ideella insatser med rationella arbetsredskap för administration och banskötsel. Ge golfspelare och administratörer tillräckligt bra IT-hjälpmedel så att de känner igen sig. Ett fåtal gamla sätt att kommunicera försvinner, de nya kanalerna kommer till A Björlin 5 2 Omvärlden På några år mellan 1996 och 1999 försvann faxen från våra bord. Istället har vi fått , ett sätt att skicka små och stora meddelanden. Det är idag ingen som ifrågasätter denna funktion. Med den utveckling som fortgick under slutet på 1990-talet trodde många att såväl blyertspenna som böcker snart skulle försvinna. Forskarna har visat att de flesta traditionella kommunikationsmedier; radio, böcker, tidningar, finns kvar och kommer att finnas kvar under överskådlig tid. Under sista året har försäljningen av vinylskivor ökat med 27%, vilket är ett klart trendbrott. Nya medier och nya kanaler kan ses som komplement. Alla är överens om att det personliga mötet är och förblir den viktigaste kanalen för kommunikation mellan människor. En mycket intressant sammanfattning av forskning och utveckling inom informationsområdet från det att Bell uppfann telefonen fram till våra dagar - finns i boken Märk Världen av Tor Nörretranders. Där framgår att med: läsning tar vi in upp till 40 tecken/sekund vårt bildseende ökar farten till cirka 1 miljon tecken/sekund med alla våra sinnen helt öppna når vi 10 miljoner tecken/sekund. Sid 6 (24)

7 Det är därför vi gillar SMS och korta mail, musikvideos på MTV och vårens ljus, fåglarnas kvitter och den varma doften från vänliga varelser - bättre än ett fax. Forskningen säger oss att vi måste skapa informationsmiljöer som är tidseffektiva inte för att öka stressen, utan för att minska den. Vi måste ge människor tid att höra fågelsången istället för att de ska ha en telefon i örat i väntan på kontakt med en funktionär här eller där. Vi måste också göra detta solidariskt så att alla kan få nytta av de nya medierna. SICS Sweden Institut for Computer Science i Kista forskar i detta för att styra utvecklingen mot riktigare lösningar. För att få nästa stora grupp att börja använda datorer måste tangentbord och mus tas bort och ersättas med andra tekniker. Idag har vi dessa och kommer i framtiden att kunna bygga nya kanaler med en mänskligare pedagogik. Trots att vi inte har tillgång till denna nya kommunikationspedagogik, blir nya grupper allt mer förtrogna med den nya ekonomin. Mätningar visar att just pensionärsgruppen snabbast ökar sin användning av IT-baserade tjänster. De har tid och pengar. Den grupp som växer näst snabbast är ungdomar mellan år. De kan teknologin sedan barnsben och får allt bättre ekonomi vilket gör att de får tillgång till de nya kommunikationskanalerna. Även dessa grupper ser det personliga mötet som den viktigaste formen för informationsutbyte. De vill inte ersätta mänsklig service med automatisk, de vill ha båda systemen. Allt detta gäller även golfen den snabbast växande individuella idrotten. Många använder väsentliga belopp av sina inkomster för nöjen och fritidssysselsättning. Detta kommer att öka ytterligare i takt med att vi även på våra breddgrader tycker om utelivet, t ex det på golfklubbarna. Vi ser att golfspelarna tillhör alla yrkeskategorier och alla socialgrupper. Intresset för den kommersiella delen är ofrånkomligt Det handlar om alltför stora pengar för att marknadens aktörer ska kunna lämna detta av några idealistiska skäl. De stora klubbarna blir allt mer affärsmässiga och bildar aktiebolag. De har allt svårare att få ideell arbetskraft eftersom medlemmarna vill ha valuta för sina medlemsavgifter och anser att servicen ska vara professionell. Det är säkert så att servicen på de små klubbarna är lika professionell, men som kund gör man spontant en annan värdering om man vet att personen på andra sidan disken jobbar gratis. Det är därför än viktigare för de mindre klubbarna att få bra hjälpmedel för att hålla samma servicenivå som de stora klubbarna. Det förväntar sig golfspelarna. Sid 7 (24)

8 BILAGA 3 Kundnyttoanalysen: Nytta för : Medlem Klubb Klubbpartner Nummer 1 Att söka speltider och göra tidbokning över internet är det som prioriteras högst. Ja Ja Ja Nummer 2 En SGF-gemensam databas med professionell drift och tillgänglig över internet Nummer 3 Tävlingsanmälan och tävlingsadministration över internet. Jämför Bankboken Tour ungdomar. Ja Ja Ja Ja Ja Ja A Björlin 6 Kundnyttoanalys På distriktsordförandekonferensen i Stenungsund oktober 2001 presenterades tankar kring upphandlingen av nästa generations IT-system. På uppdrag av konferensen har denna kundnyttoanalys tagits fram. Analysen ger ingen vetenskaplig grund för att fatta beslut på utan ger endast indikativa tendenser till beslutsunderlaget. Om man ska tolka analysen som den ser ut så visar den att Internet, tidbokning och tävlingsanmälan bör ses som tre mycket starka kort i det framtida systemet. För att kunna erbjuda denna funktionalitet till alla klubbar och medlemmar som vill ha den, måste grundförutsättningarna byggas in i framtidens system redan på ett tidigt stadium. Att ansluta sig och använda funktionerna ska vara frivilligt för klubbarna. Kundnyttoanalysen finns som en egen bilaga som också går att hämta på Sid 8 (24)

9 BILAGA 4 UTBILDNING; - i samverkan med IT-strategibeslut FM 2001 o FM 2002 På Förbundsmötet i april 2001 beslutades att utbildningsplaner ska finnas klara både för ledare och anställda innan ett nytt system tas i bruk. Det finns två typer av utbildningar vi måste beakta med anledning av IT-strategibesluten. Den ena är en ren IT-utbildning den andra utbildningen fokuserar mer på förändringsarbete i den enskilda klubben. 1. Ren procedurutbildning, d v s kurser i handhavande av datorer samt funktioner i programmen. Dessa utbildningsplaner ska ligga färdiga i samband med att det nya systemet släpps som release 1.0. Uppdras åt FS (ansvarig tjänsteman för utbildningsfrågor) att tillsätta en projektgrupp med uppgift att i samarbete med WM-data och framtida systembyggare dels kartlägga behovet ute på golfklubbarna både avseende ledare och anställd personal samt efter kartläggning framlägga förslag till utbildningsplaner som omfattar minst: - Kansliutbildning - Receptionsutbildning - Tävlingsutbildning/hcp - Systemansvarig - Banpersonal - Tränaradministration. Utbildningarna kan gärna ges status som golfens datorkörkort. Kostnaden för utbildningarna bekostas av respektive klubb. Kostnaden ska hållas nere på lägsta möjliga nivå utifrån ett idrottsligt perspektiv och om möjligt inte ett rent marknadsmässigt. Hänsyn ska också tas till skillnaderna i resekostnader och kursplatser och möjlighet ska ges till distansutbildning via Investeringskostnaden för utbildning via ska tas som en del av den totala finansieringen för IT-systemet. 2. Processutbildning som arbetar med frågeställningar utifrån verksamhetsutveckling i GK. Utbildningarna kan ses som en fortsättning på tidigare genomförda Bättre GK-IT kurser. Utbildningarna ska leda till att deltagarna vet vad som förväntas av dem som ledare (anställda och ideella) i en ideell förening och hur man konkret arbetar med verksamhetsutveckling. Utbildningarna blir obligatoriska i den bemärkelsen att de subventioneras för en person per klubb. Fler personer från klubben kan gå utbildningen, men då till självkostnadspris. Subventionen ska finansieras av samma medel som beslutas för IT-strategins genomförande på FM Genomförs hösten 2002-hösten Beräknad kostnad: 400 golfklubbar x sek= sek. Uppdras åt FS (tjänsteman ansvarig för utbildning) att tillsätta en projektgrupp med uppgift att ta fram utbildningsplaner senast hösten Sid 9 (24)

10 BILAGA 5 Grundmodul och klubbmodul Grundmodul Medlemsdata med HCP Klubbdata Distriktsdata Central databas Prenumerationsregister golf.se Tidbokning över internet (utveckling) Tävlingsmodul (utveckling) Kommunikation Golfkortet och kortläsare Klubbmodulen: Bandata Debitering/kassa Fakturering Statistik Obemannad golf- och betalterminal Tidbokning över internet (driftskostnad) Tävlingsmodul (driftskostnad) A Björlin 4 De nya funktionerna Att införa ett nytt golfsystem som ersättning för det nuvarande GK 96 är nödvändigt av tekniska skäl. Se bilaga 8. Men det är också nödvändigt av funktionsskäl och i det fallet kommer vi naturligtvis också att återanvända erfarenheter från det bästa ur GK96. Den beslutade IT-strategin rekommenderar ett gemensamt system för medlemsuppgifter, klubbuppgifter, distriktsuppgifter och centrala uppgifter. Med ett sådant system kan man åstadkomma en rationell förvaltning och uppfylla legala krav. Fortfarande kan den enskilda klubben ha en kopia av sin andel av medlemsregistret för lokala applikationer. De vikigaste administrativa verksamheterna: uppdatering av medlemsinformation bokning av speltider arrangera tävlingar anmäla till tävling hantera tävlingsresultat I det nya systemet: kan göras av medlemmen själv kan göras av medlemmen själv kan göras av funktionär på en hem-pc kan göras av medlemmen på en hem-pc kan göras via mobila kanaler Sid 10 (24)

11 fakturering betalningar manuella beställningar betalningar kan göras on-line, nästan inga fakturor med det nya systemet ny inköpsfunktion i klubbmodulen rationaliserar hanteringen av leverantörsfakturorna Tillval i klubbmodulen. system för baninformation/banskötsel som tillval i klubbmodulen. Skalfördel kan utnyttjas vid inköp. Genom att utveckla ett system för traditionella administrativa klubbfunktioner som medger att medlemmen själv kan uppdatera sin personinformation och att medlemmen kan beställa och betala service på många sätt detta är just vad som utvecklades under ett antal år för.com-företagen. Som vi kan se idag är det de traditionella företagen och deras kunder som fått störst nytta av IT-utvecklingen. Tekniken är mogen, affärspedagogisk kompetens har tillförts och verksamhetsnytta är ett krav. Grundmodulen omfattar: 1. Medlemsinformation persondata om medlemmen som finns i databasen på ett helt legalt sätt. Här finns också handicapinformation, information om utbildningar m m. 2. Klubbinformation faktainformation om klubbarna, styrelse, anställda, m m. 3. Distriktsinformation faktainformation om distrikten, styrelse, anställda m m. 4. Prenumerationsdatabas för Svensk Golf. 5. Tjänster på golf.se. 6. Infrastruktur för golfkortet. All information görs tillgänglig över Internet, en webblösning. Det innebär praktiskt att medlemmarna själva kan lägga in sina medlemsdata, stå i kö för medlemskap, uppdatera medlemsdata o s v. Systemet omfattar lokala säkerhetssystem i händelse av avbrott i kommunikationen. Det gör det möjligt att använda intilliggande datorer med Internetuppkoppling för administration. Exempelvis att ta fram en tävlingslista i en laptop eller en hem-pc om strömmen har gått på klubben. Arbetsmiljön i det nya systemet kan göras snarlik nuvarande system om det inte finns önskemål om en modernare design av arbetsmiljön. Klubbmodulen omfattar: Tidbokningssystem. Tävlingssystem. Debitering/kassa som kan komma att omfatta en komplett kassaterminal. Betalning över internet med golfkortet under förutsättning att beslut om infrastruktur för det nya golfkortet tas. Sid 11 (24)

12 Det innebär också: Bandata d v s information om banans underhåll och drift. Detta är initialt ett lokalt system tills ett tillräckligt antal klubbar har intresse av att utbyta erfarenheter om driftsdata och eventuellt göra gemensamma inköp. Statistik med anpassning till organisationen. Klubben får sin statistik, distriktet sin och centralorganisationen sin. att medlemmarna kan boka speltider och anmäla till tävlingar över Internet. att medlemmar och administratörer använder samma system (naturligtvis med olika behörighet). att klubben själv avgör i vilken omfattning tider ska vara bokningsbara över Internet. att om medlem inte kan boka utifrån då kommunikationen till klubben är bruten, kan tiden bokas som vanligt på klubben. att databaserna uppdateras så snart kommunikation finns tillgänglig. att funktionärer kan administrera verksamheter från sin hem-pc eller sin arbetsplats det enda som krävs är en Internet-uppkoppling att flera klubbar kan samarbete med golfadministrationen. att medlemmarna kan använda obemannade terminaler för sin personliga golfadministration, inte bara sådana som finns på golfklubbarna. Alla dessa funktioner i grundmodulen och klubbmodulen nämns i IT-strategin. Det finns också ett antal intressanta funktioner som kan läggas till och utvecklas i takt med lokala och centrala behov, t ex: gemensam inköpsmodul som förenklar hanteringen av leverantörsfakturor och utbetalningar. system för elektroniska fakturor där faktura behövs. geografisk baninformation. m fl. Dessa ingår dock inte i den utvecklingsinvestering som beslutas ovan. Som framgår av sista punkten på funktionerna i grundmodulen så innebär denna lösning inte bara att medlemmarna kan använda alla sorters publika terminaler varifrån GK GOLF.SE kan nås. Man kan också använda självbetjäningsterminaler på golfklubben. Dessa kan vara av olika typ, allt från små enkla terminaler som endast kan visa GK GOLF.SE, till publika terminaler med fler funktioner liknande dem som SL nu introducerar i Stockholm och Föreningssparbanken introducerar i Linköping. Sid 12 (24)

13 BILAGA 6 WM-data som IT-partner övriga affärspartners WM-data är SGF s IT-partner i utvecklingen av GK GOLF.SE SGF har valt WM-data som partner eftersom Golfsverige behöver en stark och stabil IT-partner i många år framåt. Som starka komplement till SGF och WM-data har också ett antal affärspartners knutits upp till projektet. Detta innebär att WM-data medverkar både i analyser av verksamheten och dess utveckling, utveckling av nya verksamhetsmodeller med SGF:s affärspartners, den tekniska lösningen och införandet. Dessutom har WM-data erfarenhet, kompetens och kapacitet när det gäller komplexa integrationsarbeten. WM-data har också väl grundade affärsrelationer med övriga affärspartners. WMdata blir vad man i byggbranschen skulle kalla en generalentreprenör. WM-datas roll Golf Sverige IT-rådet SGF - ordförande Inriktning Finansiering Det gagnar också golfklubbarna genom att de får möjligheter till en bättre och mer anpassad dialog med medlemmar och golfspelare och på så vis får underlag för en gynnsam versksamhetsutveckling. Verksamhetsutveckling Telia kommunikation golffunktioner SGF WM-data Avtalspart för SGF Projektledare Systemarkitekt Systemarkitektur AH-partner WM-data & Partners MS Compaq FSPA klubbfunktioner Integration WM-data systemplattform HW-plattform golfkortet Affärspartners Gruppen av affärspartners har valts för att gynna golfspelarna. De kommer att få tillgång till nya kanaler och nya medier som de gärna vill använda för att få bättre tillgång till golfspel i olika former. Som homogen grupp kan golfspelarna också ges förmånligare priser för tjänsterna som SGF:s affärspartners levererar. Kravet är att golfklubbarna medverkar i utbyggnad av infrastrukturen. Sid 13 (24)

14 Den kapacitet som den nya infrastrukturen skapar ger affärspartners utvidgade affärsmöjligheter genom samverkan. Man kan använda gemensam marknadsföring m m. Därför vill affärsparterna medverka till att golfklubbarna får en infrastruktur som kan hantera den service golfspelare vill ha. SGF har sedan tidigare samarbetsavtal med Föreningssparbanken, Telia och Compaq. Samarbetet med Föreningssparbanken är omfattande och har lett till att det nu finns ett modernt bankkort för golfare som också kan innehålla medlemsinformation och handicapinformation. Samarbetet med övriga parter har varit mer traditionellt. SGF har valt affärspartners för sin IT-utveckling utifrån vars och ens kompetens inom sitt teknikområde och framtida unika affärsmöjligheter för golfspelare och klubbar: Föreningssparbanken har valts för att kunna lansera det nya golfkortet brett över hela golfsverige och hantera betalningar elektroniskt. Telia har valts för att få bästa tänkbara kommunikation, dels mellan klubbarna och ett centralt system, och dels för att kunna ge golfarna en väsentligt bredare service. Compaq har valts för att de kan erbjuda golfarna beprövade tillämpningar i handdatorer och serverlösningar som kan arbeta i realtid. Microsoft har valts för att de täcker 80% av marknaden med sina produkter och därför kan erbjuda ett långsiktigt och säkert stöd för mjukvaror. Meningen är att affärsparterna ska få en bättre marknad för sina produkter genom att samverka och dessutom ge SGF den kompetens som behövs för att bygga en infrastruktur som gagnar golfspelarna och som stöds av parternas produkter och tjänster. Att vara affärspartner förpliktigar En affärspartner ingår och deltar i SGF:s IT-råd. Detta innebär dels att medverka i ett antal möten varje år, och dels att vid behov utföra arbetsinsatser för att åtgärda problem som tas upp i IT-rådet. En affärspartner deltar också i arbetet med den gemensamma marknadsplanen. Detta omfattar arbetet att ta fram själva marknadsplanen och dess innehåll i form av annonsering, medverkan i events, marknadsföring på klubbnivå, direktreklam till medlemmar, m m. Marknadsplanens omfattning beslutas av parterna gemensamt, och genomförandet finansieras solidariskt av parterna. En affärspartner deltar också aktivt i marknadsplanens genomförande. Varje år förekommer ett antal evenemang där affärspartnern kan använda sin relation till SGF och övriga affärspartners för att marknadsföra sig. SGF avser att tillsätta en person som har som enda uppgift att genomföra den beslutade marknadsplanen. Sid 14 (24)

15 BILAGA 7 Det nya systemet teknik och finansiering Det nya systemet GK GOLF.SE ska ersätta det befintliga GK96. Systemet ska innehålla samma grundfunktioner som tidigare. Se bilaga 5. Klubbarna kommer alltså att få ett system som innehåller samma funktioner som nuvarande system, men som går att bygga vidare på för att främst öka tillgängligheten. Systemet ska följa kraven: En arkitektur som gör det möjligt att ge golfare tillgång till service via många kanaler, gamla och nya, t ex via golfkortet, sin hem-pc, publika terminaler, handdatorer o s v. Modern teknik som passar moderna programvaror, moderna datorer och modern kommunikation. Skalbar uppbyggnad så att det finns kapacitet för tillväxt och utökad funktionalitet. Möjlighet till rationella bokningar och betalningar även via fristående självserviceterminaler där detta är aktuellt. Systemet sa vara både ett klubbsystem och ett medlemssystem. I enlighet med rekommendationerna i IT-strategin förordas ett webbaserat system, eftersom det ger golfspelarna bästa möjliga lösningar. Genomförandet Arbetssättet: beslut steg för steg; bygga på lång sikt, undvika låsningar. Utveckling och utbyggnad av nytt IT-system Kom 1 Betala Kom 1 utrullning IT-strategi Prototyp 1 Utrullning 1 P 2 Utrullning 2 Grunden sätts ihop av WM-data Microsoft Compaq Telia FSPA Beslut om varje modul - funktion pris Öppen redovising År A Björlin 9 Sid 15 (24)

16 Det nya systemet ger klubbarna säkrare möjligheter att arbeta lokalt eftersom det är webbaserat, och kan nås via vilken Internet-ansluten PC som helst av användare med rätt behörighet. Detta är ett projekt med ett långt tidsperspektiv ur IT-synpunkt. Under 1-2 år hinner mycket förändras t ex inom kommunikation, mjukvaror och hårdvaror. Det innebär att det finns en del faktorer som har hög benägenhet att förändras. I dessa frågor vill vi fatta beslut så sent som möjligt för att ta tillvara utvecklingen. Andra faktorer har låg benägenhet att förändras. Dessa kommer att ingå i en pilot. WM-data kommer att konfigurera piloten utifrån nu tillgängliga produkter, som med liten modifikation kan leverera önskvärd funktionalitet. Vi har inte tagit ställning till vilken databasteknik som ska användas, eller vilka typer av kommunikation som ska rekommenderas till klubbarna. Även om valet av kommunikationslösning är ett lokalt beslut har vi valt att samordna diskussionen med Telia. På så vis kommer vi att kunna erbjuda klubbarna bästa tänkbara lösning vid den tidpunkt då det blir aktuellt att ta uppkopplingen i bruk. På detta sätt använder vi golfsveriges storskalighet för att erbjuda även små klubbar den bästa lösningen. Idag kan Telia erbjuda så hög tillgänglighet som 99.8 procents i befintliga lösningar. Där det behövs kommer vi att ge klubbarna en lokal databas för att säkerställa och skapa trygghet. Att vi kommer att förorda en central databas är vi idag helt överens om. Det finns just nu ingen annan prisvärd lösning som kan ge de önskade funktionerna och som kan leda till att IT-strategin genomförs. Till detta kommer vi lägga en replikering till en lokal databas i sådan omfattning att klubbarna alltid kommer att ha tillgång till angiven funktionalitet, även i händelse av avbrott i kommunikationen. Det är respektive klubbs ansvar att se till att man har nödvändig och tillräcklig elbackup. För att få bästa kvalitet och bästa kostnad (pris/prestanda) väljer vi en steg för steg-teknik som beskrivs figuren nedan. Sid 16 (24)

17 Finansieringen av utvecklingen av grundmodulerna och klubbmodulerna hanteras genom beslut om en finansiell ram som är en garanti gentemot SGF och SGF:s affärspartners. Kundnyttoanalysen visar att det nya systemet måste ge golfarna mycket bättre funktionalitet, service och tillgänglighet till golfspel än nuvarande lösningar. SGF och WM-data har förankrat att de valda affärspartnerna är beredda att ge SGF del av de affärsintäkter som tillkommer genom att det nya systemet genomförs. Dessa intäkter kommer att återföras till den finansiella ramen för att minska behovet av utdebitering, eller för användning på annat sätt. Detta förutsätter givetvis en öppen redovisning, vilket är legio inom konsortier. En fullt normal affärssituation för WM-data. Projektgruppen etableras efter positivt beslut på Förbundsmötet, och kommer att successivt sammanställa åtaganden från respektive affärspartner inom ramen för detta projekt. Arbetsgången innehåller också kontinuerliga avstämningspunkter, ett konkret tekniskt beslut och ett affärsbeslut innan nästa boll slås ut. Den finansiella ramen som behandlas på Förbundsmötet är exakt vad det låter som; en rambudget. Vi kan idag inte säga hur mycket utvecklingen av ovanstående system kommer att kosta. Vi tror oss veta att ramen är väl tilltagen. Den slutledningen drar vi efter att ha inhämtat kunskap från upphandlingsarbetet och inlämnade offerter. Vi kan idag inte heller säga exakt hur stor driftoch förvaltningskostnad som kommer att debiteras ut på klubbarna. Det är en uppgift som den föreslagna IT-styrgruppen får sätta sig in i när den tiden är mogen och föreslå lämplig lösning på. Den garanti som kan ställas till klubbarna är att ett IT-konto öppnas bildas och att IT-styrgruppen har löpande insyn och kontroll av hela IT-utvecklingen. Alla eventuellt överblivna medel i IT-fonden tillfaller klubbarna. Ekonomi Finansiell ram Kommunikation Utvalda Grundmoduler Plattform Driftskostnad IT Driftskostnader IT A Björlin 11 Sid 17 (24)

18 Finansiering Extern finansiering tillförs ramen Besluta om en finansiell ram Ett särskilt IT-konto Solidariskt uppbyggd 168 kr/medlem fördelat på 3 år = 56 kr/år Väl tilltagen med vad vi vet idag Öppen redovisning Rätt beslutsordning FM har sista ordet Utbetalning för varje del portioneras ut; Är ett eget beslut A Björlin 10 Organisation av projektet IT-råd med affärspartners Golf Sverige FM SGF / WM-data Referensgrupp Klubbar Styrgrupp styrelse Utbildning Verksamhetsutveckling Projektledare Teknikutveckling Inflytande för uppdragsgivarna och sakkunskap från partners A Björlin 8 Sid 18 (24)

19 BILAGA 8 Avveckla GK96 Intäkter i Mkr till SGF/klubb Nuvarande villkor GK96 klarar inte gemensam tidbokning. Kostnad 10 kr/bokning exkl adm: 0 kr 20 Mkr Driftkostnader; support 4 tim/klubb telefonhelpdesk rättning av fel a kr A Mkr GK96 klarar delvis gemensam tävlingshantering. + X kr + Y Mkr GK96 kan inte förverkliga SGF s IT-strategi för GK GOLF.SE -XX kr YY Mkr A Björlin 7 Förvaltning och avveckling av GK96 Vid förbundsmötet i 2001 beslutades att GK96 ska leva kvar tom Att leva kvar innebär att förvaltning och support upprätthålls med samma kvalitet som idag. Att försöka leva kvar med GK96 efter innebär ett antal konsekvenser för golfadministrationen och golfspelaren. Golfsverige splittras Om vi försöker leva kvar med GK96 ytterligare några år efter 2003 kommer golfadministrationen i Sverige gå åt olika håll i både kvalitet och utveckling. Nya aktörer kommer att komma in och erbjuda varianter av program till klubbarna. Detta får i sin tur både ekonomiska konsekvenser för klubbarna samt olikheter i utbud och service till alla golfspelare. Döende produkt GK 96 är idag en tekniskt föråldrad 16 bitars-applikation. Vi har utrett möjligheten att konvertera systemet till 32 bitars-applikation och konstaterat att detta inte är en framkomlig väg. Vi kommer sannolikt inom en ganska nära tid få ytterligare problem med nya operativsystem och andra programvaror i kombination med vår gamla 16 bitars-applikation. Vi kan ej kombinera GK96 med nya tjänster och produkter såsom t ex Golfkortet, godtagbar Internetfunktionaliet etc. Vi vet också att GK96 nått sin vägs ände när det gäller kompletteringar och utvecklingar i befintlig programvara. Ett bra exempel på detta är tävlingsmodulens komplexitet. Det nya systemet ett medlemssystem Det nya systemet innehåller precis som GK96 klubbadministrationsfunktioner. Det som skiljer det nya från det gamla är att det även blir ett medlemssystem. GK96 är inget medlemssystem! Sid 19 (24)

20 BILAGA 9 När är nya moduler tillgängliga? SGF:s arbete med offertunderlaget och det offertarbete som WM-data lagt ner och som motsvarar cirka 12 manmånader, har skaffat oss en tydlig bild av situationen i Golfsverige. Denna kunskap kommer vi nu att återanvända. Därför kommer vi att kunna göra grundmodulens funktioner tillgängliga i en prototyp för ett antal utvalda klubbar redan under hösten Urvalet kommer att baseras på intresse för det nya systemet, förändringsbehov, nuvarande kommunikation och typ av klubb. Den första funktisnivån är medlemsmodulen, klubbmodulen och distriktsmodulen. Dessa utgör basen för alla andra funktioner. Den andra funktionsnivån är tidbokningssystemet. Den tredje funktionsnivån är tävlingsbokningen. I alla dessa funktionsnivåer kommer vi att ta vara på erfarenheter från tidigare konstruktioner både i Sverige och i andra länder. Man bör besinna att vi ska skapa IT-stöd för funktioner som vi ser kommer att finnas under överskådlig tid. Den fortsatta tidplanen är en konsekvens av den första arbetsperiodens analys; dels av vilka funktioner som kan anses långsiktigt stabila, och dels vilka klubbar som kan enkelt kan använda dessa funktioner. Beslut om funktioner som har hög benägenhet att förändras kommer om möjligt att tas i den senare delen av processen. Detta gäller design, konstruktion, och val av mjukvara och hårdvara. Syftet är att så långt som möjligt ta vara på leverantörernas nyvunna erfarenheter. Den övergripande tidplanen framgår av helhetsbilden. Den nya funktionaliteten testas och analyseras och parterna kommer överens om kompletteringar av olika slag. Det är oerhört viktigt att vi under hela utvecklingens gång har ett mycket nära samarbete med användarna av systemet. Sid 20 (24)