En plattform för hantering av utskrift, kopiering och scanning. you can

Transkript

1 En plattform för hantering av utskrift, kopiering och scanning you can

2 Få en mer styrd och effektiv scannings- och utskriftsmiljö Vad är uniflow? uniflow är en programvaruplattform som har konstruerats för att företaget ska få full utdelning av sina MFD-enheter (multifunktionella enheter) så att er investering utnyttjas fullt ut. uniflows modulära struktur och den tajta integrationen med Canons maskinvara gör att systemet kan byggas exakt efter företagets behov. Genom att styra MFD-enhetens utskrifts- och scanningsrutiner gör uniflow att IT-chefen bara behöver administrera ett enda system med en uppsättning användarkonton och en databas. Användare interagerar enkelt med MFDenheten och har tillgång till alla funktioner utan att behöva lära sig ett nytt användargränssnitt. Det är inte heller nödvändigt för användare att styrka sin behörighet varje gång han eller hon vill använda en ny funktion. Detta gör systemet utomordentligt användarvänligt och ökar företagets produktivitet. Skalbart till valfri storlek uniflow passar perfekt för organisationer i alla storlekar. Det finns i versioner för 10, 50, 150 och ett obegränsat antal användare för att ge skalbarhet och flexibilitet oavsett verksamhetsområde. Tack vare den webbaserade arkitekturen kan programmet köras över flera byggnader, lokaler eller platser och alla data sparas på en central SQL Server-databas. Arkitektur att växa i Kärnan i uniflow kan byggas ut med olika tilläggsmoduler. Varje modul lägger till spännande nya funktioner i systemet som gör att fördelarna med uniflow kan tillämpas i andra delar av företaget. uniflow är verkligen ett heltäckande kontorsadministrationssystem det omfattar allt från att tillhandahålla skyddad utskrift för mobila enheter till att låta användarna skicka dokument direkt till Microsoft SharePoint. På företag där det finns ett tryckeri eller där man har höga yrkesmässiga krav på utskrifterna kan uniflow integreras med Helix Production Workflow för att erbjuda s.k. job ticketing, utskrifter via Internet, utskrift av variabla data och tryckkapacitet.

3 Att införa uniflow i dokumentprocesserna leder till faktiska förbättringar samt effektiviserar och ger kontroll över MFD-enheterna. Den här kraftfulla och modulära programvaran kan konfigureras och anpassas efter specifika behov inom olika verksamheter som stora företag, mindre kontor, utbildningsinstitutioner, lokal förvaltning, kopieringsbyråer och tryckerier. My Print Anywhere Universell drivrutin Följa upp alla produktionskostnader Kontrollera kostnadsbesparingar Dirigera utskrifter till lämplig enhet Skriv ut och frisläpp jobb från en mobil enhet Scanna dokument till e-post eller SharePoint Slutanvändare uniflow förslag Ekonomidirektör Grafiska rapporter Hantering av enheter på flera plattformar Kontrollera miljöpåverkan Styra dokumentproduktionen Begränsa åtkomst till enheter IT-chef Integrera med back office-system Nätverk med hög servicenivå Skapa anpassade arbetsflöden

4

5 Komplett kontroll över dina MFD-enheter, oavsett affärsbehoven Rapportering och revision Alla utskrifter och all kopiering kan följas upp och sparas tillsammans med tillhörande kostnader. Det inbyggda rapporteringssystemet gör att administratören eller ekonomiavdelningen kan se och styra hur mycket varje enskild skrivare och användare kostar företaget. De här uppgifterna kan ingå i en utskriftsrevision eller MPS-tjänster och användas som underlag då man ska besluta om framtida skrivarinköp eller för att identifiera var kostnadsbesparingar kan göras. Gör om hela stycket, konfidentiella vadå? Vilken enhet? Användare kan skicka konfidentiella jobb från skrivbordet, eller en mobil enhet, som sedan sparas centralt på utskriftsservern. Jobben frisläpps sedan först när användaren bekräftar sin behörighet vid valfri skrivare eller multifunktionsenhet. Användaren kan vara säker på att hans eller hennes utskrift skrivs ut säkert. Avfallet minimeras och inga pengar slösas bort i onödan eftersom dokumenten raderas automatiskt om de inte har frisläppts efter en angiven tid istället för att samla damm i skrivarens utmatningsfack. Genom att låta användare skicka och frisläppa jobb via sina smarta telefoner eller andra mobila enheter så kan den totala användarproduktiviteten förbättras. Dirigera utskrifterna till den billigaste enheten Det är bekvämt för användarna med laserskrivare i närheten av arbetsplatsen, men skrivarna är dyra i drift. uniflow kan konfigureras så att användarna kan skriva ut små utskrifter på laserskrivaren, men bli ombedda att överföra utskriften till den billigare Canon MFD-enheten eller en skyddad utskriftskö då utskriften överskrider en viss storlek. Utskriftsalternativen kan ändras enligt vissa regler, t.ex. så kan e-postmeddelanden alltid skrivas ut i svartvitt medan större dokument alltid kan skrivas ut dubbelsidigt så att kostnaderna sänks och slöseriet minimeras. Förbättrad enhetssäkerhet Genom att uniflow integreras med Canon MFD-maskinvara kan obehörig användning av enheterna stoppas. Där tillgång bekräftas kan all användning av enheten loggas för senare rapportering. Användare kan även få olika behörighet till olika enhetsfunktioner baserat på sin befattning. Vissa användare kan t.ex. endast ha behörighet att kopiera i svartvitt medan andra får kopiera i färg. En bild av allt som kopieras, skrivs ut, faxas eller scannas på Canon-enheten kan sparas och analyseras för att identifiera nyckelord eller fördefinierade dokumentstrukturer. Hantera registrering av dokument Att använda papper och information på papper förblir en viktig del av alla användares dagliga arbete. Med uniflow kan användarna scanna dokument direkt till sina e-postkonton, nätverksmappar eller dokumenthanteringssystem, t.ex. Microsoft SharePoint, i form av mycket komprimerade bildfiler. Inscannade dokument kan bearbetas för att ta till vara den information som de innehåller, så att indexinformationen kan fyllas i automatiskt eller så kan de konverteras till ett format som t.ex. Microsoft Word, så att användaren kan redigera dokumentet när han eller hon kommer tillbaks till sin dator.

6 Skyddad utskrift, rapportering och dirigering slutanvändarens upplevelse Det är slutanvändarens upplevelse av kontorsadministrationssystemets funktioner som räknas. Interaktiv uppmaning till dirigering Skriva ut på den vanliga skrivaren Lokalt anslutna laserskrivare eller laserskrivare för mindre arbetsgrupper är vanligtvis placerade mycket närmare användaren än MFD-enheten, men tyvärr är de också dyrare att underhålla. Användarna brukar inte fundera på vilken skrivare som är mest lämplig för deras utskrifter de trycker bara på Skriv ut-knappen oavsett om en billigare skrivare kunde ha använts. Detta kanske är acceptabelt för små utskrifter som inte kostar så mycket, men större utskrifter kräver uppmärksamhet. Med uniflow kan du få det bästa av två världar lokala skrivare kan användas för att skriva ut små utskrifter medan större utskrifter kan dirigeras till en skyddad utskriftskö eller direkt till MFD-enheten för att minska utskriftskostnaderna. Slutanvändarna trycker fortfarande bara på knappen Skriv ut, men om utskriften uppfyller vissa villkor ombeds de dirigera utskriften till en mer kostnadseffektiv skrivare. Vilka villkor som tillämpas för att dirigera utskriften kan variera mellan olika skrivare och t.ex. omfatta kriterier som antal sidor, utskriftskostnad, om utskriften är i färg eller vilket program som används för att skriva ut. Användaren kan välja att ignorera uppmaningen om att dirigera utskriften till en mer kostnadseffektiv skrivare om administratören tillåter detta. Utskrifterna kan också dirigeras till den mest kostnadseffektiva enheten automatiskt utan att användaren har något val. Inbäddad skyddad kö Mobil skyddad kö Hämta skyddade utskrifter på valfri skrivare En nackdel med att använda en MFD istället för en lokal skrivare är att någon av misstag kan ta någon annans utskrift. Med uniflow kan utskrifterna sparas på en server och endast frisläppas då användaren står bredvid skrivaren. Användarna kan skicka utskrifterna direkt till den skyddade utskriftskön eller så kan de dirigeras från bordsskrivarna. Användare som arbetar utanför företagets nätverk kan skicka jobb till en skyddad e-postkö via e-post, via en webbaserad portal eller direkt från sina mobila enheter. Eftersom användarna kan välja valfri skrivare i nätverket för att frisläppa sina utskrifter, oavsett skrivarens modell och tillverkare, ser den universella uniflow-skrivardrivrutinen till att resultatet blir precis vad användaren förväntar sig. När användaren är redo att hämta sina skyddade utskrifter måste han eller hon bekräfta sin identitet vid skrivaren med passerkort, smartkort, kort med magnetremsa, PIN-kod, fingeravtryck eller användarnamn och lösenord. En lista över användarens väntande utskrifter visas på MFD-panelen där användaren kan bestämma om han eller hon vill ändra hur utskriften ska skrivas ut innan den frisläpps. Användare med mobila enheter kan även visa och frisläppa skyddade utskriftsjobb direkt från den smarta telefonens appletprogram.

7 1 3 2 Utskriftens namn Mitt dok.doc Pappersformat A4 Antal sidor 15 Dubbelsidig utskrift Nej Färg Ja Häfta ihop Nej Papperskällor Fack 1 4 Kostnads- 2, Dirigera en utskrift till den skyddade utskriftskön 1 Användaren skriver ut sina dokument på laserskrivaren 2 uniflow analyserar utskriften 3 Om utskriften är längre än fem sidor ombeds användaren att dirigera utskriften till den skyddade utskriftskön 4 Den omdirigerade utskriften läggs i kö på servern 5 Användaren bekräftar sin identitet vid skrivaren och hans eller hennes utskriftslista visas. Användaren kan vid behov ändra inställningarna före utskrift. 6 Utskriftskostnaderna och eventuella besparingar sparas i databasen 1 Skyddad utskrift från en mobil enhet eller via Internet 1 1 Internet Gateway Brandvägg uniflow Användarna kan skriva ut jobbet från sitt hotell, skicka jobbet via e-post eller få åtkomst till dokumentet från molnet. 2 uniflow hämtar den skyddade utskriften från Internet Gateway eller e-postservern 3 Användaren bekräftar sin identitet vid skrivaren och hans eller hennes utskriftslista visas. Användaren kan vid behov ändra inställningarna före utskrift. E-postserver Dokumenthanteringssystem Scanna till e-post- och dokumenthanteringssystem 1 Användaren identifierar sig vid MFD-enheten och väljer att scanna jobbet 2 uniflow hämtar indexkategorier från dokumenthanteringssystemet 3 uniflow använder teckenigenkänning på dokumentet för att automatiskt identifiera indexinformation 4 Användaren bekräftar indexinformationen på displaypanelen 5 uniflow komprimerar dokumentet 6 Inscannade dokument skickas till användarens e-post i ett redigerbart MS Word-format och till dokumenthanteringssystemet som en mycket komprimerad PDF-fil Dynamiskt scanningsgränssnitt Scanna till ett e-postsystem i ett redigerbart format När användarna har bekräftat utskriften på MFD-enheten kan de även enkelt scanna pappersdokument till sin e-post eller till företagets dokumenthanteringssystem. Om användarna väljer att scanna till sin e-post fungerar det på ungefär samma sätt som när de skickar e-post från skrivbordet (tack vare inbyggd integration med Microsoft Exchange) och de kan välja mottagare från de globala adresslistorna och det inscannande dokumentet sparas i användarens mapp Skickat. uniflow kan tillämpa optisk teckenigenkänning (OCR, Optical Character Recognition) på dokumentet och konvertera bilden till ett redigerbart format, t.ex. Microsoft Word, samt extrahera text och streckkoder så att de kan användas som indexeringsinformation. Dokumentet kan komprimeras ordentligt för att minska filstorleken och behovet av lagringsutrymme. Interaktionen med scanningsgränssnittet är dynamisk och anpassas efter respektive användare. Användarens anpassade knappar och scanningsarbetsflöden fungerar på alla MFD-enheter som han eller hon väljer att använda, så att användarens miljö ser likadan ut oavsett vilken enhet som används.

8 Komplett enhets- och dokumentsäkerhet IT-chefens synvinkel uniflow är den saknade länken inom enhets- och dokumentsäkerhet och möjliggör total kontroll över MFDmiljön. Styra hur utskrifter skrivs ut Information som fås via uniflow gör att IT-chefen kan definiera utskriftsprinciper i nätverket. IT-chefen kan, förutom att förhindra att större utskrifter skrivs ut på små laserskrivare, också se till att utskrifterna skrivs ut på ett visst sätt. IT-chefen kan t.ex. bestämma sig för att göra så att alla e-postmeddelanden skrivs ut i svartvitt eller att användaren ska uppmanas att skriva ut dubbelsidigt om utskriften överskrider en viss storlek. Begränsa åtkomsten till MFD-enheter Av olika skäl kanske IT-chefen vill att olika användare ska ha tillgång till olika funktioner på samma enhet. Eftersom uniflow och Canon MFD-enheten är så väl integrerade kan IT-chefen ställa in behörigheten till enheterna. Exempelvis kan företagets gäster endast tillåtas att göra svartvita kopior, medan personalen kan använda alla funktioner för att kopiera, scanna och faxa. Alternativt kan personalen endast tillåtas att kopiera i färg på MFD-enheterna bredvid vd:ns kontor medan cheferna kan kopiera i färg på alla enheter. Integrera med back office-system Åtkomst till enheten regleras med passerkort, smartkort, kort med magnetremsa, fingeravtryck, PIN-kod eller användarnamn och lösenord. uniflow kan integreras med företagets befintliga användarkatalog eller så kan det lära sig själv vilket kort som hör till vilken användare och därmed avlasta IT-avdelningen. I scanningsmiljön innefattar uniflow inbyggd integration med bl.a. Microsoft Exchange, Microsoft SharePoint och Therefore. Inscannade dokument kan komprimeras rejält så att behovet av hårddiskutrymme på servern minskar. Eventuell obligatorisk indexinformation kan registreras av användaren eller direkt från själva dokumentet via dess streckkoder eller genom zon-ocr.

9 Anpassade arbetsflöden Olika avdelningar och användare behöver olika funktioner när det handlar om att skriva ut och scanna dokument. Ekonomiavdelningen kan t.ex. ha särskilda krav vid scanning av fakturor till ett dokumenthanteringssystem, medan försäljningsavdelningen vill kunna konvertera pappersbeställningar till Microsoft Excel för vidare bearbetning. uniflow omfattar ett verktyg för grafisk redigering av arbetsflöden som administratören kan använda för att bestämma exakt vad som ska hända när användare skriver ut eller scannar ett dokument. En användare kan även ha personliga arbetsflöden som följer med om man byter enhet på företaget. Detta administreras enkelt genom att dra användare till nya grupper i admin-verktyget. Nätverk med feltolerans uniflow har konstruerats för att företaget ska påverkas så lite som möjligt vid nätverksproblem. Skrivare och scannrar kan konfigureras så att de fungerar med fjärranslutna skrivarservrar som inte behöver ha någon koppling till huvudservern för att fungera. Servrarna kan också klustras för att få ytterligare en feltoleransnivå. Själva MFD-enheten kan komma ihåg användarnas inloggningsuppgifter så att de fortfarande kan komma åt vissa funktioner, t.ex. kopiera, trots att nätverket inte fungerar. Komplett dokumentsäkerhet Skyddad utskrift förhindrar att känsliga dokument lämnas i utmatningsfacket där vem som helst kan läsa dem. Men tänk om dokumentet inte skulle ha skrivits ut överhuvudtaget? uniflow kan registrera allt som kopieras, skrivs ut, scannas och faxas och behandla bilddata för att ta fram nyckelord eller dokumentstrukturer innan data sparas i ett dokumenthanteringssystem.

10 Följa upp kostnader och besparingar ekonomiavdelningens synvinkel uniflow kan följa upp alla kostnader, besparingar och miljöeffekter för utskrifter, kopiering, faxning och scanning. Följ upp alla produktionskostnader och -besparingar uniflow hjälper ekonomiavdelningen att följa upp och beräkna företagets aktuella utskriftskostnader så att interna kostnader kan debiteras och den aktuella användningen granskas. Lokala skrivare, nätverkslaserskrivare, storformatsskrivare och MFD-enheter kan alla följas upp. På Canons MFD-enheter kan inte bara utskrifter registreras utan även allt som kopieras, faxas och scannas. uniflow kan hantera allt oavsett hur litet eller stort företaget är. Varje skrivare kan kopplas till flera prisstrukturer så att såväl kostnaderna för enskilda användare som de interna utskriftskostnaderna kan följas upp. Budgeten kan begränsas så att användarna inte skriver ut mer än vad de har rätt att göra. Chefens godkännande kanske behövs innan stora eller dyra utskrifter skrivs ut. Kostnadskoder på flera nivåer kan tilldelas till utskrifter och vid kopiering så att rätt kostnad debiteras för arbetet. Alla besparingar som görs tack vare att uniflow har installerats registreras också, så att ekonomiavdelningen kan visa vad man har tjänat in genom investeringen. Exempelvis kan besparingar göras genom att en utskrift dirigeras till en billigare skrivare eller genom att en skyddad utskrift som inte har hämtats raderas. Avancerad maskinparkshantering Den kompletta maskinparken i ett företag kan övervakas genom uniflow vilket ger större möjligheter för rapportering. Mätaravläsningar och historiska ändringar av enhetsstatus för alla enheter, oavsett tillverkare, kan hämtas och rapporter kan genereras. Rapportkort som ännu är vanligt med vissa leverantörer kan ni nu glömma, en automatisk rapport kan enkelt skickas en gång per kvartal till Canon för den faktiska förbrukningen. Grafiska rapporter Ekonomiavdelningen kan visa hur mycket alla enheter används inom hela företaget och ta fram rapporter per användare, enhet och grupp eller kostnadskod på flera nivåer. Standardrapporterna omfattar all information som behövs, t.ex. vilken enhet som används mest och vem som står för de största utgifterna. Besparingsrapporterna visar alla besparingar och potentiella besparingar som har gjorts under perioden. Rapporterna med utskriftsinformation kan visa utskriftsmiljöns aktuella status tillsammans med en trendanalys och en detaljerad analys av all användning. Miljöinformation, t.ex. antalet träd som har sparats tack vare dubbelsidig utskrift eller jobb som har raderats av användaren utan att skrivas ut, visas även i rapporterna med utskriftsinformation. Om ekonomiavdelningen behöver mer information kan anpassade rapporter enkelt läggas till.

11 Användaren skriver ut på huvudutskriftsservern eller från en fjärransluten plats 2 Utskriften analyseras, kostnaderna tas fram och besparingarna beräknas 3 Utskriften kan skrivas ut på valfri enhet 4 Administratören kan visa rapporter och digram över kostnader, kostnadsbesparingar och miljöpåverkan för alla utskrifter, oavsett var de skrivs ut

12 En plattform för hantering av utskrift, kopiering och scanning Den här broschyren och produktspecifikationerna har tagits fram innan produkten lanserades. Slutgiltiga specifikationer kan ändras utan föregående meddelande. och : alla företag och/eller produktnamn är varumärken och/eller registrerade varumärken som tillhör respektive tillverkare på sina marknader och/eller länder. uniflow är ett varumärke som tillhör NT-ware Systemprogrammierung GmbH. Canon Inc. canon.com Canon Europe canon-europe.com Canon Svenska AB Solna Tel canon.se Swedish Edition 0158W582 Canon Europa N.V. 2011