Slutrapport. Projekt Boka Västra Värmland

Transkript

1 Slutrapport Projekt Boka Västra Värmland Projektägare: Säffle kommun Deltagande kommuner: Arvika kommun, Eda kommun, Säffle kommun och Årjängs kommun Christine Öquist, projektledare

2 Innehållsförteckning: 1. Sammanfattning.. sid 3 2. Inledning och bakgrund.... sid 4 3. Syfte och målgrupper.. sid 5 4. Mål och resultat. sid 5 5. Genomförande och aktiviteter.. sid 9 6. Spridning och information av resultatet. sid Kostnader och finansiering sid Slutsatser. sid Kontaktuppgifter.. sid Startsida sid Bilagor 2

3 1. Sammanfattning Det är ofta svårt för småföretagare att på egen hand genomföra större satsningar för att locka nya kunder och marknader. Då allt fler bokningar sker över Internet krävs att såväl små som stora företag är bokningsbara online. Projektets syfte har varit att förbättra förutsättningarna för en konkurrenskraftig besöksnäring på landsbygden genom att öka tillgängligheten och attraktiviteten hos företagen för att bli mer synliga för bokningar på Internet. Projektledarens huvudsakliga arbetsuppgift har varit att motivera företagare att bli delaktiga i projektet samt att vara behjälplig med det praktiska arbetet att lägga in företagets produkter på webbplatsen Det har också lagts stor vikt vid att personalen på turistbyråerna har utbildats så att övergången från projekt till ordinarie verksamhet ska underlättas. Utbildningarna har bestått både av praktiskt arbete i systemet och hur man bokar. Sammantaget har detta resulterat i att antalet bokningsbara leverantörer och produkter på webbplatsen har ökat enligt målsättningen. Turistbyråpersonalen har fått ökad kunskap och förståelse för bokningssystemet och har därför blivit säkrare i hanteringen och bokningsförfarandet. Därigenom medverkar de till att antalet leverantörer, produkter och bokningar fortsatt ökar. Erfarenheter som kan vara till nytta för liknande projekt eller arbete i fortsättningen är att det är viktigt att både personal och leverantörer får relevant utbildning och att det tydliggörs vilket ansvar som ligger på respektive part. Detta är en förutsättning för det fortsatta arbetet efter projekttidens slut. Man kan konstatera att trots att det finns flera företag, inklusive kvinnliga företagare eller/och med utländsk härkomst, som ännu inte är med i systemet. Detta har olika förklaringar och är även en mognadsprocess. Till exempel är det många av de små företagarna som inte känner sig redo att bli onlinebokningsbara utan vill ha den personliga kontakten med gästen. De olika kommunerna har också olika förutsättningar vad gäller antal och typ av leverantörer. Även organisationen och resurser på de olika turistbyråerna har betydelse. Hur mycket arbete som lagts ner innan projektet startade har också varierat mellan de olika kommunerna. I det fortsatta arbetet måste även vikt läggas på marknadsföring av webbplatsen så att leverantörerna och turistbyråpersonalen blir fortsatt positivt inställda och därigenom aktiva att arbeta med webbplatsen. Christine Öquist Projektledare Projekt Boka västra Värmland 3

4 2. Inledning och bakgrund Inom besöksnäringen och i arbetet på turistbyråerna blir det allt viktigare att vara tillgänglig och bokningsbar på Internet. Turister och övriga besökare utgår numera ifrån att information och onlinebokningsmöjligheter finns att tillgå när man planerar sin resa. Det är ofta svårt för småföretagare att på egen hand genomföra större satsningar för att locka nya kunder och marknader. Då allt fler bokningar sker över Internet krävs att såväl små som stora företag är bokningsbara online. Det är viktigt för företagarna att kunna presentera sitt företag på ett säljande sätt så att kunden hittar dem och blir inspirerade att boka. I Värmland finns sedan i maj 2008 webbplatsen Den ägs av turismverksamheten i Karlstads kommun och systemleverantör är Visit Technology group. Bokningssystemet heter Citybreak och används av många stora destinationer i Sverige och i övriga världen. Sedan start har samtliga kommuner i Värmland bjudits in att delta på platsen och använda den för att respektive kommuns leverantörer i besöksnäringen ska kunna bli onlinebokningsbara. Så gott som alla kommuner i Värmland deltar och turistbyrån i varje kommun ansvarar för att erbjuda och hjälpa sina leverantörer att bli bokningsbara Information, införsäljning och utbildning till leverantörerna kräver tid och kunskap om bokningssystemet. Varje turistbyrå hade sedan starten 2008 erbjudit leverantörerna i sina kommuner att bli bokningsbara på De fyra kommunerna i västra Värmland har sedan flera år tillbaka samarbetat kring olika aktiviteter och projekt i området. För att få fart och mer aktivt bearbeta företagen kom man fram till att projektet Boka västra Värmland skulle startas och beslutade sig för att samarbeta kring onlinebokning och Genom projektet ges företagarna i besöksnäringen i västra Värmland en möjlighet att bli bokningsbara online och samtidigt marknadsföra vad de har att erbjuda. Då alla företagare inom besöksnäringen är upplagda med information på kommer det även att finnas länkar därifrån till deltagande företags bokningsvy på Företagarna uppmanas också att lägga in länkar från sina egna webbplatser. Företag på landsbygden och företag som drivs av kvinnor och av människor med utländsk härkomst är prioriterade. Projektledare Christine Öquist anställdes från den 19 april 2010 till den 30 november 2011 och styrgruppen har bestått av turistcheferna i respektive kommun. 4

5 3. Syfte och målgrupper Projektets syfte är att förbättra förutsättningarna för en konkurrenskraftig besöksnäring på landsbygden genom att öka tillgängligheten och attraktiviteten hos företagen för att bli mer synliga för bokningar på Internet. Detta ska på sikt medföra ökad lönsamhet för företagarna och därigenom större möjligheter att driva och utveckla verksamheten. Särskild vikt ska läggas på företag som drivs av kvinnor och/eller personer med utländsk härkomst Målgrupperna är i första hand företag på landsbygden inom besöksnäringen samt personalen på turistbyråerna. Indirekt är också alla turister och övriga besökare också målgrupper då de erbjuds ett större utbud som är onlinebokningsbart. 4. Mål och resultat Målet är att motivera så många turismföretagare som möjligt på landsbygden att tydliggöra och utveckla sitt utbud samt att bli bokningsbara på Internet i syfte att öka sin lönsamhet. Det blir projektledarens huvudsakliga arbetsuppgift att motivera företagare att bli delaktiga i projektet samt att vara behjälplig med det praktiska arbetet att lägga in företagets produkter på webbplatsen. För att öka samverkan mellan företagen kommer paket med flera olika leverantörer att skapas. Genom att företagen blir bokningsbara i systemet underlättar det för personalen på turistbyråerna att kunna ge information och boka boenden, aktiviteter och paket när gästen besöker turistbyrån. För att projektet och de åtgärder som gjorts, ska få förutsättningar att kunna leva vidare och utvecklas har det varit av stor vikt att kompetensutveckla turistbyråpersonalen. Kvantitativa mål: 40 st (ca st enligt kompletteringarna) Deltagande företag: Varav 20 %, (ca företag) ska drivas av kvinnor eller av personer med utländsk härkomst. Antal bokningsbara paket: 10 st/kommun Företagsbesök: 100 st Seminarier: 4 st Deltagare per seminarium (genomsnitt) 25 st Ökning av antalet bokningar 100 % 5

6 Resultat: Deltagande företag Antal Varav antal som drivs av kvinnor/personer med utländsk härkomst Arvika Eda 13 6 Säffle 12 6 Årjäng 5 0 Totalt: Specifikation Bilaga nr 1: företagsförteckning Kommentar: Målet var att ca 50 % av det totala antalet företag, det vill säga, cirka 60 företag skulle vara bokningsbara och att minst 20 % av dessa skulle vara kvinnliga entreprenörer och/eller vara av utländsk härkomst. Med 60 deltagande företag är målet uppnått och eftersom antalet företagare som är kvinnor och/eller av utländsk härkomst är 22 stycken, är också detta mål uppnått. Arvika är den största kommunen i västra Värmland och har därigenom flest antal leverantörer och besökare i kommunen. En hel del boendeanläggningar var redan upplagda och turistbyrån hade sedan säsongen före lagt upp de privata stugorna i systemet. De övriga kommunerna är mindre och har därigenom färre antal leverantörer och antal besökare på turistbyråerna. Några boenden fanns upplagda från start och här bestämde sig turistbyråerna att de privata stugorna också skulle läggas upp. I Arvika, Säffle och Eda fanns en hel del boendeanläggningar som inte var bokningsbara ännu. I Årjäng var de största boendeanläggningarna upplagda och i övrigt finns här en hel del aktivitetsföretag och campingar. Aktivitetsföretagarna har svårt att lägga upp onlinebokningsprodukter och här har det varit trögt att få campingarna och övriga företagare positiva till systemet. Bokningsbara paket Antal Arvika 10 Eda 6 Säffle 7 Årjäng 1 Totalt: 24 Specifikation Bilaga nr 2: Bokningsbara paket 6

7 Kommentar: De flesta paket har en leverantör men i några av paketen medverkar flera företagare, såsom t. ex. skidpaketet i Valfjället och golfpaketet i västra Värmland. En förklaring till att målet vad gäller antal paket inte uppnåtts är att de flesta företag från början var obearbetade. Arbetet fick inledas med att få in boendeleverantörerna först och därefter aktiviteter och evenemang. Då det är svårare att få aktiviteter bokningsbara, eftersom det krävs att aktiviteteten måste kunna erbjudas per specifika datum och eventuella klockslag, är antalet aktiviteter som man sedan kan bygga paket med, inte tillräckligt många i nuläget. När det gäller evenemang som till exempel konserter och teaterföreställningar är det många gånger svårt att få tillgång till biljetter från arrangörerna. Oftast har de redan avtal med till exempel Ticnet vilket gör att de inte kan få loss biljetter till andra bokningskanaler. Målsättningen att det skulle vara 10 paket i varje kommun är inte helt relevant eftersom det är stora skillnader mellan de olika kommunerna avseende antal leverantörer och typ av företag. I Årjäng finns det inte så många boendeleverantörer men många aktivitetsföretagare medan det i Arvika finns betydligt fler boendealternativ. För att bygga paket är boendet oftast det första steget som ingår i paketet. Företagsbesök (inkl. telefonmöten och Antal besök i samband med rundresor) Arvika 32 Eda 20 Säffle 20 Årjäng 15 Totalt: 87 Specifikation Bilaga nr 3: Månadsrapport Kommentar: En del företag har tyckt att det räckt med telefonkontakt och telefonmöten varför det inte varit nödvändigt att besöka varje deltagande företag. Projektledaren deltog i de rundresor som personalen på turistbyråerna genomförde inför säsongen 2010 och träffade därigenom också en del företag. Ytterligare företag har kontaktats men ej varit intresserade. Seminarier Antal Seminarier 0 Antal deltagare/seminarium 0 Mottagningar Antal/deltagare Totalt 9/ 31 Arvika Antal mott/ Antal deltagare 4/ 17 Eda Antal mott/ Antal deltagare 2/ 6 Säffle Antal mott/ Antal deltagare 2/ 5 Årjäng Antal mott/ Antal deltagare 1/ 3 7

8 Specifikation Bilaga nr 3: Månadsrapport Kommentar: Planering av seminarier/informationsmöten gjordes under hösten 2010 och inbjudningar skickades ut. Intresset visade sig vara lågt och det beslutades gemensamt att avvakta med detta. Under början av 2011 skickade turistcheferna e mail till företagare i sina kommuner och erbjöd dem att kunna boka in en timmes information med projektledaren för Boka västra Värmland på respektive turistbyrå. Detta visade sig passa de flesta bra och gensvaret blev ganska stort. De fyra kommunerna skiljer sig åt vad gäller antalet leverantörer samt hur aktiva de är. Därav det ojämna resultatet. Förutom dessa mottagningar har flertalet telefonmöten hållits Ökning av antalet bokningar Projekstart: Projektslut: Resultat: Antal bokningar Ökning med 413 % Specifikation Bilaga nr 4: Antal bokningar Kommentar: Onlinebokningssidan startades i maj I perioden maj april 2010 var antalet bokningar 185 hos leverantörer i västra Värmland. Under projekttiden har antalet bokningar ökat till 949. Målet med en ökning av antalet bokningar med 100 % under projekttiden har alltså uppnåtts med råge. Förklaringen till detta är i första hand, att antalet leverantörer och bokningsbara produkter har ökat i västra Värmland. Utbildning av personal i västra Värmland och övriga turistbyråer i Värmland, har bidragit till att bokningarna back office, det vill säga att personalen bokar produkter åt gästerna när de besöker eller ringer turistbyråerna, också har ökat. På sikt bör antalet bokningar öka i snabbare takt allt eftersom leverantörerna blir mer aktiva genom att lägga upp nya produkter och paket. Personalen blir också allt bättre på att boka i systemet. Det är viktigt att personalen hela tiden, och framförallt inför sommarsäsongen, är väl insatta i vilka produkter som finns bokningsbara så att man aktivt kan sälja in produkterna till gästerna när de kommer till turistbyrån. Vid jämförelse av bokningsvolymen i kronor säsongen 2010/2011 konstaterar vi att bokningsvolymen hos leverantörerna i västra Värmland har ökat med ca 30 % medan det för Värmland totalt är ungefär densamma för de båda säsongerna. Bilaga nr 5 : bokningsstatistik aug 11 Övriga resultat: Företagarna har under projekttiden fått möjlighet att få en inblick i systemet och ska därmed själva bli aktiva och producera fler bokningsbara produkter och paket. De har 8

9 också blivit informerade om att ansvaret för, att tillgänglighet och priser alltid är uppdaterade, ligger på företagarna. De är också informerade om att manualer finns att tillgå via deras inloggningssidor. Personalen på turistbyråerna ska efter projekttidens slut vara support och närmaste kontakt till företagarna och alltså träda in i den roll som projektledaren haft under projekttiden. Personalen har fått utbildning i systemet och har därigenom fått bättre kunskaper och ska kunna vara behjälpliga gentemot leverantörerna. Nya manualer har kompletterats och delats ut till personalen på turistbyråerna. Personalen på turistbyråerna kan, genom att företagarna är bokningsbara back office, (alla produkter som är bokningsbara på är också bokningsbara för personalen genom inloggning på speciell back office sida) aktivt boka hela utbudet när besökaren är på plats på turistbyrån eller via telefon. Personalen har fått utbildning i bokningsförfarandet i systemet och kommer därigenom att kunna genomföra fler bokningar back office. 5. Genomförande och aktiviteter Genomförande: Vid tre tillfällen har planeringsmöten hållits tillsammans med turismansvariga och turistbyråpersonal. Aktivitetsplaner har upprättats och avstämning med sammanfattningar har gjorts. Styrgruppen har ansett att detta varit tillräckligt då avstämningar regelbundet har gjorts när projektledaren besökt de olika turistbyråerna i samband med företagsbesök och mottagningar i de respektive kommunerna. Bilaga nr 6 10 : minnesanteckningar sammanfattn. aktivitetsplaner mm. Från början var anställningstiden för projektledaren bestämd att upphöra den 19 augusti I april 2011 framfördes önskemål från styrgruppen om en eventuell förlängning av projektet. En ansökan om revidering av budgeten skickades in till Länsstyrelsen och den godkändes i juni Bilaga nr 11 : beslut revidering av budget Efter att projektledaren avslutat sin anställning framkom önskemål från samtliga kommuner om att delta i Reiselivsmässan i Oslo 2 4 mars Detta i syfte att marknadsföra de leverantörer och dess produkter som nu är bokningsbara på Då datumet låg efter slutdatum för projekttiden skickades en ansökan om förlängning av projekttiden till den 30 april 2012, in till Länsstyrelsen. Den godkändes i februari Bilaga nr 12 : beslut förlängning av projekttiden 9

10 Personal som varit delaktig i projektet: Christine Öquist projektledare Eva Aasum turistchef, Arvika styrgrupp Stephanie Dellman turistinformatör, Arvika Ann Louise Axelsson turistchef, Eda styrgrupp Helén Danielsson turistinformatör, Eda Cathrine Gustafsson turistbyråchef, Säffle styrgrupp Elisabet Johansson vik.turistbyråchef, Säffle styrgrupp Daniel Olsson turistinformatör, Säffle Elenor Karlsson turistchef, Årjäng styrgrupp Therese Sjöstedt turistinformatör, Årjäng Annika Myrell turistinformatör, Årjäng Genom telefon och mailkontakter informerades alla leverantörer i besöksnäringen om det pågågående projektet. Ett informationsbrev skickades ut. Bilaga nr 13 : informationsbrev Uppföljning per e mail och telefon gjordes och därefter bokades företagsbesök eller telefonmöte in. Företagsbesök och telefonmöten genomfördes löpande genom hela projektet. Nyhetsbrev, totalt 7 st, skickades ut med jämna mellanrum till leverantörerna. Bilaga nr 14 : Nyhetsbrev Varje månad har en månadsrapport där alla händelser dokumenterats skickats till respektive turistbyrå. Rapporten består av ett dokument som har fyllts på med aktuella händelser månadsvis och är uppdelad per kommun. Bilaga nr 3 : Månadsrapport Aktiviteter Planeringsmöten, antal: 3 16 september 2010, 2 februari 2011 och 23 augusti 2011, bilagor nr 6 9 Företagsbesök, antal: 87 bilaga nr 3 : Månadsrapport Mottagning, antal: 9 bilaga nr 3 : Månadsrapport Rundturer inklusive företagsbesök, antal: 4 bilaga nr 3 : Månadsrapport Utbildningar, antal 15 * bilaga nr 15 : Utbildningar Möten, styrgruppsmöten och CB möten med systemägare bilaga nr 3 : Månadsrapport Deltagande på Reiselivsmässan i Oslo 2 4 mars 2012 bilaga nr 16 : Reiseliv * Totalt 15 utbildningstillfällen har hållits. En del har riktat sig till turistbyråpersonalen och en del har riktat sig till både personal och leverantörer. Tyvärr har intresset hos leverantörerna varit svagt och i slutet av projektet erbjöds de att få en timmes genomgång på respektive 10

11 turistbyrå för att säkerställa att tillgänglighet och priser blir uppdaterade. En del bokade tid men det mesta fick uppdateras genom telefonmöten. Agenda för utbildningarna bestämdes på planeringsmötena och rubriken på respektive kurs beskriver innehållet. Undervisningen har skett i datasalar och deltagarna har fått övningsuppgifter och manualer att praktiskt arbeta med. Projektledaren har varit kursledare. Övrigt arbete: Systemarbete: En stor del av det praktiska arbetet i projektet har varit att hämta in leverantörernas uppgifter, lägga upp dem i systemet och koppla dem så att de blir bokningsbara på Alltså att göra grundarbetet. En viktig del har varit att samtidigt introducera leverantörerna i systemet, framförallt att lära dem hur de har kontroll på tillgängligheten i systemet. Grundtanken är att leverantören alltid ska lägga in alla uppgifter i systemet, det vill säga, göra grundarbetet. Då det har visat sig att det finns många detaljer och parametrar som måste ställas in för att produkterna ska kunna bli bokningsbara på rätt sätt och på grund av ovana och tidsbrist hos företagarna, behövs en hel del hjälp och handledning. Tack vare projektet har detta underlättat arbetet och därigenom fått företagarna bokningsbara. Målsättningen ska dock vara att nya leverantörer ska göra detta arbete själva, med hjälp av manualer eller genom att köpa tjänsten. Vem man i så fall köper tjänsten av och vad detta ska kosta är frågor som man får ta ställning till i respektive kommun. Övrigt systemarbete: Bokningssystemet har flera olika komponenter, såsom Citybreak Professional (backofficevyn), Citybreak Easy Access (leverantörens inloggningsvy) och Citybreak Financials (ekonomimodulen) Eftersom kommunerna i västra Värmland tillsammans med övriga kommuner i Värmland nyttjar systemet har även projektet fått bidra med en del tid till gemensamma problem som uppstått under tiden. Bland annat gicks inställningarna för privata stugor igenom av projektledaren då detta ansågs speciellt angeläget eftersom även privata stugor på landsbygden i våra fyra kommuner planerades att läggas in för att bli bokningsbara på Samarbeten med andra kommuner och organisationer: För att optimalt utnyttja fördelarna med onlinebokningssystemet är det av stor vikt att samtliga kommuner och anställda på turistbyråerna är väl insatta i och har stor kunskap om hur man bland annat bokar i systemet. Det är också viktigt att alla är säljinriktade och väl insatta i vilka produkter som finns och aktivt använder systemet som ett hjälpmedel i verksamheten. Eftersom alla turistbyråer kan boka alla kommuners leverantörer och dess produkter har det alltså varit viktigt att även involvera övriga kommuner. Detta har skett genom att övriga kommuners turistbyråpersonal har blivit inbjudna till de tillfällen då vi hållit bokningskurser, och därigenom har detta också gynnat företagarna i västra Värmland. Projektledaren har också deltagit i styrgruppen och möten som anordnats av systemägaren Karlstads kommun där organisationsfrågor och andra praktiska frågor har behandlats. 11

12 Samarbete med SCR, STF och Svenska Golfförbundet har uppstått på ett naturligt sätt då även dessa organisationer använder Citybreak. Detta förenklar arbetet med kopplingar och tillgänglighet mm. Kopplingar till andra projekt och kvalitetssäkring: Vid start av projektet Boka västra Värmland pågick Klarälvsprojektet. En del i detta projekt bestod av att Anders Olsson hade som arbetsuppgift att få besöksnäringens leverantörer i Klarälvdalens kommuner bokningsbara på Ett naturligt utbyte av erfarenheter och kunskaper har skett under den tid de båda projekten löpte parallellt. Klarälvsprojektet avslutades i februari I samarbete med projekten Barnens Gränsland, Den företagsamma utvecklingen och UTEV har kvalitetscertificering från Tour Quality erbjudits. Tyvärr har gensvaret varit svagt. Övrigt Projektledaren har deltagit i följande möten och aktiviteter: Sopplunch anordnat av Visit Värmland, Arvika Bilaga nr. 17 Regionala tillväxtdagen, Karlstad Bilaga nr. 18 Turismens Dag, Morokulien Infocenter Bilaga nr. 19 Förtur föreläsning, Arvika Bilaga nr. 20 Stugägarträff, Arvika turistbyrå Bilaga nr. 21 Föredrag om fisketurism, Säffle Bilaga nr. 22 Studieresa till Skåne Bilaga nr. 23 Turismting, Karlstad Bilaga nr. 24 Föreläsning Sociala medier, Göteborg Bilaga nr. 25 Värdskapsseminarium, Karlstad Bilaga nr. 26 Förtur föreläsning, Säffle Bilaga nr. 27 Värmland spanar, Karlstad Bilaga nr Spridning av information om resultatet För att allmänheten och andra intressenter ska få information om pågående projekt har under hela projekttiden funnits information på respektive kommuners webbsidor: samt I samarbete med turistbyråerna har slutrapporten skickats ut till företagarna inom besöksnäringen i respektive kommun med information om projektets resultat. Slutrapporten finns också på samt 12

13 7. Kostnader och finansiering: Enligt beslut : KOSTNADSBUDGET: Faktiska kostnader Beskrivning Kronor Övriga kostnader Resor, workshop, egen kompetensutbildning, kontorsadm, förbrukningsmaterial Löner Projektledarlön, traktamente Summa kostnader FINANSIERINGSPLAN Faktisk finansiering Kronor Projektstöd Övrig offentlig medfinansiering Summa finansiering Enligt beslut : Reviderad budget: KOSTNADSBUDGET: Faktiska kostnader Beskrivning Kronor Övriga kostnader Resor, workshop, egen kompetensutbildning, kontorsadm, förbrukningsmaterial Löner Projektledarlön, traktamente Summa kostnader FINANSIERINGSPLAN Enligt ursprungligt beslut Se bilaga nr 11 revidering av budget 13

14 PROJEKTETS TOTALA KOSTNADER Kostnadsslag Beskrivning Kronor Löner Lönekostnad för projektledare Indirekta kostnader Investeringar Övriga kostnader Summa faktiska kostnader Slutsatser: Tillsammans med styrgruppen har följande slutsatser utformats: Vilka slutsatser kan du dra från projektet? Vad har varit svårt, oförutsett, intressant eller nytt? Arvika: Det är en stor fördel att ha en organisation för att stödja både turistbyråer och leverantörer i systemet. Projektet har bidragit till att vi har avtal med i princip alla boendeföretag och även många andra företag/organisationer. Svårt: För många leverantörer har det varit positivt, man har visat vilja att vara med, men det har ändå varit svårt att boka in tider. Många är extremt upptagna. Att jobba med sökoptimering har varit svårt, eller rent av omöjligt då systemet måste uppgraderas för att förbättra detta Nytt: Vi har fått inspiration via andra och via vår projektledare, utan den kunskap och inspiration vi fått under projekttiden, hade vi inte alls haft så många bokningsbara produkter. Årjäng: Trots att de flesta företag är medvetna om att man behöver vara lättillgänglig och bokningsbar för att nå sina kunder har det ändå varit mycket svårt att motivera dem att ansluta sig till bokningssystemet. En anledning till detta kan vara att vi har en företagsstruktur med många små företag som driver verksamheten som en bisyssla. Det är också tydligt att aktivitetsföretagen har svårt att få sina produkter att passa in i systemet. Därtill är många inte redo att binda upp sig till visa tider och klockslag, de gör sig ofta tillgängliga för kunden på tider/dagar som kunden föreslår. Upplever även att många ser den lilla kostnaden som systemet genererar vid en bokning som ett problem, detta handlar också till viss del om mognad. Företag som har längre erfarenhet ser detta som en helt naturlig del för marknadsföringen av produkten samt att de själva inte får några administrativa kostnader vid bokningen. Jag är dock övertygad om att denna satsning var rätt, vi måste börja lyfta frågan och få så många som möjligt att ta del av den gemensamma bokningsplattform som nu finns inom länet. Säffle: Det är svårt att motivera företagen att fortsätta vara knutna till Citybreak när det inte får bokningar. Även de som har fått bokningar hoppar av med olika anledningar som till exempel att 14

15 det är för dyrt, att de är för små anläggningar, att avbokningsreglerna inte gynnar den enskilde företagaren, systemet är svårt, de har kontoret på fickan och sköter bokningarna via mobil. Eda: Tack vare projektet har vi fler onlinebokningsbara boende/produkter i Eda/Västra Värmland. Utan projektet har vi inte haft möjlighet att sälja in systemet och fått så många bokningsbara produkter. Detta stärker hela bokningsportalen Och har därmed ökat omsättningen online. Svårigheten har varit att få aktörerna att förstå vikten av att vara bokningsbar online. Det har varit nytt och skrämmande för flera. Små företag och föreningar visar ett större intresse än medelstora företag som klarar sig på egen hand. Svårt att få samarbete mellan olika företag som i sin tur kan bilda attraktiva paket. Vilka mervärden har projektet tillfört? Arvika: Värdet av att ha tillgänglig hjälp alla dagar har varit ovärderligt. Det har haft stor betydelse både för turistbyrån och för leverantörerna att ha tillgång till hjälp när man kör fast och när man behöver hjälpen. Det har också varit ett stort värde i att kunna utbilda personalen vid flera tillfällen, även sommarpersonal. Årjäng: Att det i dag finns en tydlig plattform för våra företag där de kan sälja sina produkter. Projektet har satt fokus på en fråga som är mycket aktuell och i framtiden helt avgörande för hur man lyckas inom besöksnäringen. Säffle: Vi, Värmland, syns tillsammans. Vi är en Destination. Det är här vi kan sälja allt mer då bokningar online ökar (men vi har lång väg kvar om man ser till ex Västra Götalandsregionen som idag har omsättning på 19 milj.) Att ha en person som bara arbetat med att sälja in systemet, hjälpa företagare och som har haft flertal utbildningar för turistbyråpersonal har gett fantastiska resultat. Eda: Mervärdet har bland annat varit att våra kontakter med aktörerna har stärkts, vi har ökat kunskapen om befintliga produkter och bidragit till att nya har kommit till. Personalen har ökat kunskapen om systemet, och blir därmed bättre säljare. Vilka rekommendationer kan du ge till andra som vill genomföra ett liknande projekt? Det mesta tar mycket längre tid än vad man tror och att sälja in systemet till företagarna tar oftast längre tid än vad man kanske förväntar sig då företagen har kommit olika långt i sin mognadsprocess när det gäller onlinebokning. Det är därför av stor vikt att lägga en stor del av tiden på detta arbete. Det är också mycket viktigt att personalen på turistbyråerna är delaktiga i arbetet och lär sig systemet, både för att kunna fortsätta arbetet med att vara behjälplig för företagarna/leverantörerna, fortsätta införsäljningen till nya leverantörer och för att kunna boka i systemet. 9. Kontaktuppgifter Styrgruppens kontaktuppgifter Bilaga nr 29: kontaktuppg. 15

16 Projekt Boka Västra Värmland Bilagor 16