Dokumentation från distriktsträff inom Svensk Bridge den 16 oktober 2004 i Jönköping

Transkript

1 Dokumentation från distriktsträff inom Svensk Bridge den 16 oktober 2004 i Jönköping Dokumentationen är skriven av Karin Karlsson SISU Idrottsutbildarna Oktober

2 Uppgift 1 Deltagarna tog var och en ställning till följande fyra påståenden. Därefter noterades motiv och kommentarer till ställningstagandet. 1. I allmänhet är avståndet stort mellan förbundet och klubben! Ja, definitivt! Stämmer i stort Stämmer delvis Absolut inte Geografiska avståndet har betydelse Tidning och hemsida kan minska avståndet Avståndet FB-klubb Individuellt, kontakten är avgörande Alla klubbar ska känna delaktighet Bra distrikt är ett mellanled Närhet till Stockholm Ute i landet är avståndet stort. Kontakterna sker via ett fåtal personer Medlemmarnas ointresse Inaktiva kontaktmän Uppdatera kontakterna För dåliga informatörer och nätverksbyggare Avståndet mellan Svensk Bridge och klubbarna minskar om distrikten fungerar Mindre än i andra SF Skillnad på stora aktiva klubbar och små Kan vara stort om länken DBF fallerar 2. I allmänhet har distrikten en mycket diffus roll! Ja, definitivt! Stämmer i stort Stämmer delvis Absolut inte Oklarhet om ansvar för annat än DM tävlingar DFB diffus roll Personlig kännedom I stort sett är rollen väldefinierad Det är klubbarnas behov, önskemål och krav som definierar distriktets roll Distriktens uppgift är tydlig I Stockholm speciellt Diffus roll eftersom vad som åligger DBF varierar väldigt mycket 2

3 3. Klubbarna har i allmänhet mycket liten nytta av förbundet! Ja, definitivt! Stämmer i stort Stämmer delvis Absolut inte Ruter och spader har ökat nyttan och även kunskapen om den Liten nytta av FB Medlemmarna tycker att det är långt bort Viktigt med nytt folk i styrelsen Behovet är inte så stort Konsulentverksamheten värdefull Klubbarna har mer nytta av förbundet än vad medlemmarna i allmänhet tror Klubbarna har omedvetet stor nytta av Svensk Bridge Nytta om man bara vill Ruter största enskilda nyttan Skeptisk till utbildningsmaterial för nybörjare 4. Klubbarna är i allmänhet omedvetna om de uppgifter och den roll distrikten har! Ja, definitivt! Stämmer i stort Stämmer delvis Absolut inte Klubbarna vet tämligen väl Geografin har betydelse Där distrikten fungerar bra, är klubbarna medvetna om distriktens roll De klubbarr som behöver distriktens hjälp är oftast inte de som söker den Respirator? Ska man sätta in hur mycket hjälp som helst i en klubb som håller på att självdö? Alla klubbar måste ha en eldsjäl de behöver erkännande Distriktets funktionärer håller igång verksamheten regionalt och aktiverar klubbarna Klubbens ena spelkväll lever utan DBF inblandning Klubbarna har ett ojämnt intresse för DBF:s åtaganden Part i målet Ja, man vet inte alltid om det är DBF eller FSB som ska göra en viss uppgift 3

4 Uppgift 2 Deltagarnas uppgift var att i mindre grupper identifiera klubbens, distriktets och förbundets roll, uppgift och funktion idag och i framtiden Detta är klubbens roll, uppgift och funktion idag och i framtiden Idag Framtiden Utbildning, speaker, funktionärer, lärare, TL 2,0 4 Trivsel 3,0 5 Tävlingar 4,0 4 Social gemenskap Service Utveckling 0,5 3 Ungdomsverksamhet 0 2 Dagbrideg 1 4 Länk medlem-förbund 2 2 Rekrytering 1,5 4 Idag Anordnar tävlingar och kurser Framtiden Rekryterar och vårdar medlemmar Vidareutbildning av bridgefolk Klubbarna måste lära sig att nyttja distriktet Klubbarna bör delegera arbetsuppgifter till medlemmar Klubbar ska övergå till Ruter! Få bridgelagarna accepterade Vett och etikett Etik o Moral Detta är distriktets roll, uppgift och funktion idag och i framtiden Idag Utbildning av klubbfunktionärer Organisera tävlingar * DM, allsvenskan div 4, distriktsserier, Försök till ungdomsverksamhet Uppdatera hemsidan Att representera klubbar vid riksstämman Att förmedla information från förbundet Att arrangera tävlingar, DM/SM Att sanktionera tävlingar Ansvara för utbildningar Ansvar för distriktets hemsida 4

5 Spelprogram för distriktet och dess klubbar Rekrytering av funktionärer Bridgetävlingar, arrangera och samordna Info till klubbar Länk mellan förbund-klubb Utbildning, TL och kursledare Framtiden Kontaktperson som direktpåverkar anmälningar Tätare klubbkontakter för att hjälpa till med deras interna verksamhet Ökat informationsutbyte mellan närliggande distrikt Ordna klubbträffar för utbyte av erfarenheter (2 årsmöten) Översyn av stadgar och bestämmelser Utbildning av distriktsfunktionärer Arbetsbeskrivning - distriktsfunktionärer Juniorverksamhet, förbundet vi unga, aktiv ungdom, helgläger Ta hand om nybörjare - mentorsbridge Nyttja konsulenterna bättre Länken mellan klubb - förbund behöver stärkas, kommunikationen viktig Arrangera klubbfunktionärsträffar, intern kompetensutveckling, erfarenhetsutbyte, lära känna varandra Arrangera tävlingar, nya tävlingsupplägg DP-stöd vid icke diciplinära åtgärder Distriktets hemsida Detta är förbundets roll, uppgift och funktion idag och i framtiden Idag Stödja och samordna distrikt och klubbar Kontaktorgan MK+DN, rekryering, utbildning, arrangera riksstämma o distriktsträff, marknadsföring, information, utb.material, tidning, juniorverksamhet TK+LK, SM festival, allsvenskan, landslag, lagar, övriga tävlingar, MP sanktioner Informera Underhålla medlemsregister Arrangera SM Landslagen Mästarpoäng Utveckla och tillhandahålla hjälpmedel såsom kursmaterial Utbildning (helg o konsulenter) Framtiden Juniorverksamhet Fungerande hemsida Stabil ekonomi Förbättrad marknadsföring 5

6 Fungerande informationsflöde Billigare kansli Konsulenternas roll Förbättra och utveckla befintliga och nya produkter kanske förbundets viktigaste uppgift. Utbildningshelger, lokalt i distrikten med material och ev folk frånförbundet Tveksamt med rikskonsulenter bättre med lokala förmågor Nya informationskanaler, just nu i ett övergångsskede Sköts av medlemmen själv eller klubben Fler SM tävlingar, senior Mixed, Senior Vecka, System SM Bättre arrangemang, lockar fler med, högre status Skaffa stor sponsor till landslagen Utveckla och förbättra MP-systemet Platinapoäng Konstateranden och aha-upplevelser Efter att ha tagit del av övriga gruppers redovisningar reflekterade grupperna och gjorde följande kommentarer och konstateranden För dåligt engagemang i allt utom kortspelet Engagera och entusiasmera Delegera mera Kontaktpersoner DFB-Klubb Samsyn Resultatet? och sedan? Kontaktpersoner FSB styrelse och DFB Juniorverksamheten prioriteras inte Rikskonsulenterna skapar diskussioner bra/dåligt behovsanpassa Pensionärsförbund eller nya spelare Medvetenhet hos kursledare rikta sig mot deltagarna. Anpassa nivån Mindre klubbar får problem med gruppindelning vid kursutbildningar Mera kostnadseffektivt, bättre att hålla utbildningar på distriktsnivå. Bättre sammanhållning, gemenskap Distriktshandbok, olika på distrikten, arbetsbeskrivning utarbetas, grund över hela Sverige kan finnas. Vissa grundregler måste finnas. Information och distriktsresurser är dåliga, klubbarna måste nyttja dessa resurser Vi tror på Vi unga Engagera fler medlemmar i verksamheten för större deltagande Ruter ska användas av alla klubbar Nyttja distrikten bättre Ordna klubbträffar för utbyte av erfarenheter Utbildning av distriktsfunktionärer Många gör lite Översyn av stadgar och bestämmelser Ta fram en arbetshandbok för distrikten Vårda medlemmar och skapa trivsel Juniorverksamhet. JA men hur? 6

7 Bridgespelande föräldrar som mentorer Klubbfunktionärsträffar i distrikten Trivsel och högkvalitativa arrangemang Utbildning av distriktsfunktionär Uppgift 3 Deltagarna fick i mindre grupper i uppgift att identifiera vad som talar för och mot 8 regioner respektive 21 distrikt. Detta talar för 8 regioner Lättare att fylla en styrelse Kansliet får färre kontaktpersoner Billigare på riksnivå Nya åsikter sprida bra idéer Små distrikt vill ha fler spelare kan vin a på detta Förbundet mindre administration Regionkansli Inget förbundskansli! Enbart materialcentral Ökad kompetens Bättre och färre möte Minskad administration Förbund distrikt ökad kompetens Hjälp för idag svaga distrikt Svaga distrikt Röra om Bättre ekonomi (möjlighet till anställd) Lättare informationsutskick för förbundet Styrelserekrytering Detta talar mot 8 regioner Arbetsbördan större Större ansvarsområden Arvode? Geografiskt tappa spelare Konkurrenter seriespel Högre kostnader för enskild spelare Antal lag kommer antagligen att minska Inte så stora regioner Närkontakt försvinner Ökade kostnader för deltagarna i tävlingar, utbildningar och möten Ökade personella resurser Ökade avstånd för deltagande i regionsarrangemang Minskad demokrati Få gör mycket Risk för ytterligare en nivå i förbundet För stora avstånd 7

8 Trögare administration Längre avstånd till mästerskap, möten Risk för färre deltagare vid möten arrangemang Problem med storstadsregionerna Minskat engagemang Ökade kostnader Delning har medfört positiv effekt Minskat deltagande i DM/SM Sämre kontakt och kommunikation Avstånd DM-kval Utökad hierarki? Politiskt svårt Medlemmarna kommer för långt bort Risk för att DM/SM tävlingar minskar Stor risk att engagemanget minskar Risk: Idealitet anställning Avståndet mellan DBF-Klubbar Längre resor Mindre personlig kontakt Detta talar för 21 distrikt Lättare informationsutskick till klubbarna Enklare anordna tävlingar Styrelserekrytering Närhet Tveksamhet mot att bygga upp en ny stor kostsam verksamhet Avstånd DM-kval Svaga distrikt dör Lägre kostnader Bättre kommunikation, kontakt, demokrati Delning av mellersta Norrland medförde ökat medlemsantal från st Större deltagande i DM/SM Förhållandevis korta avstånd Personkännedom Klubbkännedom Fler deltagare i mästerskap Närkontakt Många gör lite Distrikten har rimligt många kubbar att arbeta med Inget hindrar distrikten att samarbeta idag! Demokratin är bättre, klubb och medlemmarnas åsikter kommer lättare fram 8

9 Detta talar mot 21 distrikt Tröghet mellan Svensk Bridges beslut och genomförande Ev kan kostnaderna minska marginellt för FSB En nivå till kan bildas Högre kostnader för distrikten Svaga distrikt dör För mycket i gamla hjulspår Förutom det grupperna identifierade gjordes följande noteringar på blädderblocken. Kommentarerna var av allmän karaktär samt att några grupper valde att särskilt kommentera kansliet. Kommentarer: Ekonomin oförändrad vid omorganisation (8 blir inte billigare) 21 kan minskas vid behov, klubbar kan byta distrikt Undersök och gör ev en mindre förändring av distriktsgränserna Var flexibel till distriktsbyte Skrota nuvarande arbete! Projektgrupp med distriktsrepresentanter arbetar fram förslag till uppgifter för FSB och kansli Frivillig hopslagning av distrikt och klubbar Förbundsstyrelsen ska innehålla suppleanter Kommentarer till kansliet Vad ska förbundet och kansliet göra? Utflyttning till billigare lokal, alternativt virtuell Rationalisering av lagerfunktion Strukturering av konsulenternas arbete Bör vara en billigare lokal För stor makt åt trojkan Kansli och lagerlokal i Jönköping för att ha det på samma ställe som festivalen! Viktigt att det finns, att man kan nå dem, men var? Där SM-veckan ligger? Materialet? Hur fungerar samarbetet mellan styrelse och kansli? Konsulenter eller inte? Ett kansli -Bra med kollegor/bollplank Ett kansli-tillgång till pärmar Ett kansli-dyrt Virituellt-flexibet Virituellt-Billigare Virituellt-ensamt Virituellt-gemensamt arbetsmaterial 9

10 Förslag till kansliet organisation Denna skiss utarbetades av en grupp. VD MM ansvarig Tävlingsansvarig Kontorist Ekonomisansvarig, ansvarig inför styrelsen, delegera arbetsuppgifter, Medlem, marknadsföring, information. Projektanställd/konsulentuppgift LK, SM/DM, Bridgefestivalen Bokföring, per.uppföljning Uppgift 4 Som sista uppgift för dagen gavs deltagarna i mindre grupper möjlighet att göra medskick till den fortsatta processen kring förbundets framtida organisation. Följande med skick gjordes; Tydliggör ekonomiansvar och uppföljning Se över distriktsgränserna Billigare kanslilokaler (ny ort)? TL licens Tillsätt en projektgrupp som arbetar fram en kanslistruktur Slopa fältarbetarna och lägg pengarna på distrikt (klubbar) som vill rekrytera Titta på snabbutredning, Skånemodellens medlemsavgifts förslag Ta fram och förverkliga en vettig modell för juniorrekrytering Bilda projektgrupp med representanter från förbund/distrikt/klubb-spelarnivå, 6-8 personer Rollbeskrivning anställda Arbetsuppgifter som utförs med distriktsansvar Utredning av framtida kansli, alternativ/kostnader (styrelsen inför riksstämman) Lägg ner regionsprojektet Lyssna på distrikten och ge hjälp och stöd där det behövs Bevara ett fysiskt kansli Fortsätt arbeta med förtroendevalda (kommittér) Satsa på fria projektmedel, (hellre än anställda) involvera distrikten Distriktsträffens synpunkter sammanställs till nytt förslag (arbetsgrupp) Minst ett remissförfarande innan riksstämmoförslag Kansliet ska ha ekonomisk kompetens Informera klubbar och distrikt att klubb kan få tillhör granndistriktet Sammanslagning av distriktet på frivillig grund Fortsätt utreda kanslifunktionen ordentligt, kostnadsanalys Kansli och materialcentral på samma ort som bridgefestival Medlemsvård och medlemsrekrytering stöd till klubbar 10

11 Skrota nuvarande arbete och tillsätt en projektgrupp bestående av 7 DFB representanter samt 2 representanter från FSBs styrelse. Dess uppgift är att ta fram organisation och arbetssätt för FSB och kansli Förändring Klar rollfördelning mellan styrelsen och anställda Projektgrupp tillsätts, utreds av representanter, DFB, kansli och FSB Remiss till distrikten senast 2 april 2005 Efter ovanstående redovisning tillsattes en arbetsgrupp bestående av; Lars Hed Stefan Jansson Björn Sörlin Göran Mattsson Claes Lenander Calle Regvans Peter Johansson 11