Handledning för upprättande och upprätthållande av en arkivbildningsplan

Transkript

1 Handledning för upprättande och upprätthållande av en arkivbildningsplan En arkivbildningsplan (förkortning ABP) är organisationens anvisningar för registrering, hantering och upprätthållande av information av handlingskaraktär innehåller organisationens alla handlingar och informationsmaterial samt system och metoder som gäller deras registrering och hantering är en del av organisationens dokumentförvaltningshandbok. Den här handledningen som Riksarkivet har producerat är avsedd som ett arbetsredskap och som en guide för att skapa och upprätthålla en arkivbildningsplan. Handledningens processchema konkretiserar arbetsfaserna för arkivbildningsplanen, nödvändiga förkunskaper och slutresultatet för varje fas. Processchemat kompletterar rekommendationen som Riksarkivet gett ut våren 2000 om principerna för upprättandet, bruket och upprätthållandet av en arkivbildningsplan. För handledningen har skapats blankettmodeller, med vilka arkivbildningsplanen kan dokumenteras: en AMS-blankett, som kan bearbetas (MS Excel 2000 fil) en AMS-blankett, som kan skrivas ut (Pdf fil) en inventeringsblankett, som kan bearbetas (MS Excel 2000 fil) en inventeringsblankett, som kan bearbetas och skrivas ut (Pdf fil) Vi utvecklar vår service kontinuerligt och vi tar gärna emot respons. Sänd dina kommentarer eller ändringsförslag till adressen Dokumentet uppdaterat Informationsinnehåll och upphovsrätt: Riksarkivet

2 En arkivbildningsplan varför och hur? En tidsenlig och funktionell arkivbildningsplan som följs i det praktiska arbetet rationaliserar behandlingen av organisationens uppgifter och handlingar. Genom hanteringen av uppgifternas och handlingarnas livscykel undviker man också att arkivet behöver ordnas i efterhand och att material som skall utgallras sparas i onödan. Arkivbildningsplanen skall bearbetas och uppdateras när organisationens uppgifter och rutiner för hanteringen av handlingar ändras och när nya informationssystem och register tas i bruk. Planen skall fylla kraven på en god informationshantering. Processen genom vilken arkivbildningsplanen utarbetas rör hela organisationen, varför ansvar och arbetsfördelningar beträffande processen skall avgöras på en så hög nivå som möjligt. Processen lyckas desto bättre ju bättre den kan knytas till övrig utveckling av organisationen, t.ex. till revideringen av organisationens informationsförvaltningsstrategi eller till kvalitetsprocesser. I arkivbildningsplanens processchema konkretiseras vad en god informationshantering innebär inom dokumentförvaltningen och särskilt i arkivbildningsplanen. Processen för utarbetande av en arkivbildningsplan 1. Kartläggning av uppgifter och verksamhetsprocesser 2. Kartläggning av handlingsgrupper/förteckning över informationsmaterial 3. Beaktande av offentlighets- och sekretessynpunkter 4. Utredande av personuppgiftskaraktären 5. Utredande av registreringsbehovet 6. Fastställande av ansvariga personer/förvaringsplats 7. Livscykeln och dess inverkan på valet av förvaringsform 8. Fastställande av förvaringstider 9. Förvaringsordning 10. Fastställande av skyddsklass 11. Utarbetande av arkivschema 12. Godkännande och ibruktagande av arkivbildningsplanen 13. Förvaring av arkivbildningsplanen 14. Upprätthållande av arkivbildningsplanen

3 Arkivbildningsplanens = i ett elektroniskt datasystem eller i en elektronisk omgivning Förkunskaper Åtgärd Resultat Lagar 1. Kartläggning av uppgifter och ABP: Uppgiftsschema Förordningar verksamhetsprocesser Verksamhetsberättelse Arbetsordning ABP: Uppgiftsschema 2. Kartläggning av handlingsgrupper Inventeringsförteckning /Förteckning över informationsmaterial Precisering av inventeringsförteckningen Offentlighetslagen 3. Beaktande av offentlighets- ABP: offentliga och Speciallagar och sekretessynpunkter sekretessbelagda Personuppgiftslagen handlingar, grund för sekretess och sekretesstider ABP: säkerhetsklassificering av handlingar datasäkerhetsplan förteckning över åtkomsträttigheter Personuppgiftslagen 4. Utredande av personuppgiftskaraktären Förteckning över system som kräver registerbeskrivning ABP: Ärendegrupper som skall registreras Registreringsanvisning 5. Utredande av registreringsbehovet Diarieschema Registerförteckning Arbetsordning 6. Fastställande av personer Antecknas i ABP Lagar och förordningar som ansvarar för handlingarnas förvaring i de aktiva skedet och fastställande av Medier som används: 7. Livscykeln och dess inverkan på ABP: förvaringsformer hårddisk valet av förvaringsform för i olika skeden av on-line massminne information av livscykeln (optiska skivor bandrobotar) konverteringsplan off-line massminnen COM plan för hanteringen av papper hierarkisk lagring Gallringsnorm 8. Fastställande av ABP: förvaringstider Speciallagar förvaringstider

4 9. Förvaringsordning ) Antecknas i ABP Skyddsanvisning 10. Fastställande av skyddsklass skyddsplan ABP: skyddsklassificering återhämtnings- och beredskapsplan för databehandlingen ABP uppgiftsgruppering 11. Utarbetande av arkivschema ABP: signum i arkivschemat Arkivschema 12. Godkännande och ibruktagande Arkivbildningsplan av arkivbildningsplanen 13. Förvaring av arkivbildningsplanen 14. Upprätthållande av arkivbildningsplanen

5 Lagar 1. Kartläggning av uppgifter och ABP: Uppgiftsschema Förordningar verksamhetsprocesser Verksamhetsberättelse Arbetsordning 1. Kartläggning av uppgifter och verksamhetsprocesser Förkunskaper Som utgångspunkt för uppgifternas och verksamhetsprocessernas kartläggning behövs: lagar, förordningar och reglementen som gäller organisationen verksamhetsstrategier, kvalitetshandböcker, verksamhetsberättelser och arbetsordningar eventuella processbeskrivningar och arbetsflöden offentliga förvaltningens rekommendation JHS 152 Prosessien kuvaukset. Yleinen rakenne, esitysmuoto ja käsitteet (Processbeskrivningar. Allmän struktur, presentationsformer och begrepp; finns endast på finska.) En god informationshantering förutsätter att organisationen har uppdaterade varaktiga beskrivningar av sina uppgifter och av handlingar och information som samlas i samband med skötseln av uppgifterna. Med beskrivningar avses kartläggningar av uppgifts- och verksamhetsprocesserna samt utredandet av arbetsflöden och handläggningsfaser inom processerna. Vanligen har organisationerna beskrivit processer och arbetsflöden t.ex. i ärendehanteringssystemens planerings- och definieringsskede. Om processkartläggningen inte gjorts tidigare är det värt att inleda arbetet med att beskriva stödfunktionernas (allmän förvaltning samt ekonomi-, fastighets- och personalförvaltning) processer och uppgifter och sedan övergå till organisationens lagstadgade egentliga processer och uppgifter. I samband med kartläggningen avgörs vilka som är organisationens huvuduppgifter och hur huvuduppgifterna delas upp på deluppgifter. Arbetsflödena och handläggningsfaserna definieras på deluppgiftsnivå. Det rekommenderas att antalet huvuduppgifter inte överstiger tio för att uppgifts- och ärandegrupperingarnas funktionalitet och ändamålsenlighet skall kunna garanteras. En alltför finfördelad gruppering av deluppgifterna skall undvikas, eftersom upprepade grupperingsändringar försvårar användningen av informationen av handlingskaraktär. Processerna och uppgifterna ges tydliga och begripliga namn. Vid numreringen och grupperingen av huvuduppgifterna använder man en grupperingsmetod, som används allmänt inom den offentliga förvaltningen (speciellt statsförvaltningen): allmän förvaltning får signum 0 personalförvaltning signum 1 ekonomiförvaltning (och fastighetsförvaltning) signum 2 organisationens lagstadgade uppgifter enligt deras antal signum 3-9. Deluppgifternas numrering grundar sig på decimalklassificering. En enhetlig gruppering underlättar informationssökningen. Process- och uppgiftskartläggningen samt utredandet av arbetsflödena görs som grupparbete, i vilket handläggare, arkivarien, registratorn samt datasystemspecialister deltar. Före den slutliga kartläggningen färdigställs, arrangeras en kommentaromgång. Slutresultat: uppgiftsschema Slutresultatet är arkivbildningsplanens uppgiftsschema, i vilken organisationens processer, uppgifter och arbetsflöden har kartlagts, namngetts och grupperats tydligt och begripligt organisationens uppdaterade och entydiga processbeskrivningar bildar arkivbildningsplanens uppgiftsgruppering och ärendenas handläggningsfaser har beaktats i uppgiftsgrupperingen.

6 ABP: Uppgiftsschema 2. Kartläggning av handlingsgrupper Inventeringsförteckning /Förteckning över informationsmaterial 2. Kartläggning av handlingsgrupper/förteckning över informationsmaterial Utgångspunkten för förverkligandet av en god informationshantering är att organisationen kartlägger alla sina handlingar och datasystem. I praktiken genomförs detta genom att man inventerar informationen av handlingskaraktär. Inventeringen skall omfatta förutom pappershandlingar och elektroniska data också kartor, ritningar, mikrofilmer, fotografier, videoband, ljudband och filmer som samlas i samband med organisationens uppgifter. (Jfr arkivlagen 831/1994). Efter kartläggningen av uppgifter, verksamhetsprocesser och arbetsflöden utreds vilka handlingar som samlas i samband med dem. Materialet inventeras inom varje enhet med tjänstemännen enligt process eller arbetsflöde. I samband med inventeringen namnges informationen av handlingskaraktär som anknyter till processerna och uppgifterna samt utreds de faktorer som påverkar livscykeln och behandlingen: vilka uppgifter som ingår i en handling tillväxten av handlingar hur åtgärder och med dem förknippade handlingar registreras om det finns andra handlingsregister vilket är förvaringsbehovet av handlingarna inom den egna verksamheten och om handlingarna har senare forskningsvärde. Inventeringen kan göras med hjälp av en särskild inventeringsblankett processvis och uppgiftsvis varvid antecknas: handlingarnas/handlingsgruppernas namn om handlingarna som samlas i skötseln av uppgifterna är originalhandlingar eller kopior vilken information som eventuellt har antecknats på förvaringskartongen handlingarnas förvaringsgrund/förvaringsordning för tillfället (enligt ärende, kronologisk, alfabetisk, numerisk eller annan ordning) handlingarnas förvaringsform (papper, elektronisk, mikrofilm) handlingarnas förvaringsbehov (i arbetsenheten, den totala förvaringstiden) om handlingarna kopieras handlingarnas årstillväxt ansvarig person samt eventuella tilläggsuppgifter. Inventeringsblanketterna fylls ofta i vid intervjuer. Vid inventeringen och i processbeskrivningarna kan det komma fram att vissa arbetsrutiner i samband med hanteringen av handlingar kunde förenklas. Likaså kan man upptäcka obehövlig eller överlappande diarieföring eller annan registrering inom organisationen. I samband med inventeringen av handlingsmaterial kan på så sätt funktioner rationaliseras och hela organisationens arbetseffektivitet och produktivitet förbättras. Vid inventeringen av datasystem kan man ha nytta av beskrivningarna av datasystem och personregister som offentlighetslagen och personuppgiftslagen förutsätter. I arkivbildningsplanen antecknas följande uppgifter rörande datasystemet eller registret enligt rekommendationen om utarbetandet av beskrivningar av datasystem: datasystemets namn datasystemets upprätthållare för datasystemet ansvarig enhet eller person en kort beskrivning av innehållet datakällor tidsperiod från vilken uppgifterna är eller uppgifternas begynnelseår (om uppgifterna i systemet är kumulativa) uppgifternas uppdateringsfrekvens uppgifternas offentlighet och sekretess grunderna för sekretessen de offentliga uppgifterna indelade i grupper de sekretessbelagda uppgifterna indelade i grupper eller som en större helhet samt datasystemets offentliga adress. Av ovan nämnda är följande uppgifter obligatoriska: namn, upprätthållare, ansvarig enhet eller person, användningsändamål, datakällor, offentlighet/sekretess samt grupperna av offentliga uppgifter.

7 Ytterligare antecknas i arkivbildningsplanen om det är fråga om ett personregister om systemet upprätthålls av mer än en organisation utskrifter och tidpunkt för utskrifter de betydande förändringar som gjorts efter att systemet tagits i bruk uppgifter som överlämnas till andra organisationer program, databärare och apparatur samt den tekniska upprätthållaren. Om datasystembeskrivningen fogas till arkivbildningsplanen skall förutom ovanstående uppgifter även förvaringstiderna för uppgifterna som ingår i systemet antecknas i beskrivningen. Länkar: Julkisuuslain mukaisen tietojärjestelmäselosteen laadintasuositus (VM 7/01/ ) [Rekommendation om utarbetande av beskrivning av datasystem, Finansministeriet]; finns endast på finska eller [Delegationen för informationsförvaltningen inom den offentliga förvaltningen], finns endast på finska Henkilörekisteriselosteen laadintasuositus [Rekommendation om utarbetande av beskrivning av personregister, Dataombudsmannens byrå], finns endast på finska Slutresultat: en inventeringsförteckning Som slutresultat bildas en förteckning över grupper av handlingar och information av handlingskaraktär som samlas inom processerna och i skötseln av uppgifterna, samt deras handläggningsfaser förhållandena mellan handlingsgrupper de datasystem som organisationen upprätthåller och använder samt uppgifter som ingår i dem.

8 Offentlighetslagen 3. Beaktande av offentlighets- och sekretessynpunkter ABP: offentliga och Speciallagar sekretessbelagda Personuppgiftslagen handlingar, grund för sekretess och sekretesstider ABP: säkerhetsklassificering av handlingar datasäkerhetsplan förteckning över åtkomsträttigheter 3. Beaktande av offentlighets- och sekretessynpunkter Förkunskaper Som förkunskaper behövs lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999), förordningen om offentlighet och god informationshantering i myndigheternas verksamhet (1030/1999), personuppgiftslagen (523/1999), lagen om integritetsskydd i arbetslivet (477/2001), eventuella andra speciallagar (t.ex. matrikellagen 1010/1989) Valtionhallinnon tietoaineistojen käsittelyn tietoturvallisuusohje [Finansministeriets datasäkerhetsanvisning för statsförvaltningens informationsmaterial], finns endast på finska organisationens egna anvisningar om tillämpningen av offentlighetslagen organisationens personregister och andra informationssystem. Offentlighetslagstiftningen understryker rätten att ta del av information om organisationens offentliga handlingar. Å andra sidan förutsätter lagstiftningen att det sekretessbelagda materialet skyddas och klassificeras. Därtill skall organisationen fastställa beslutanderätten när det gäller utlämnande av handlingar. I arkivbildningsplanen skall i fråga om varje handlingsgrupp antecknas om handlingarna som hör till gruppen är offentliga, sekretessbelagda eller delvis sekretessbelagda (handlingen innehåller sekretessbelagda uppgifter). Särskilt känsligt datamaterial skall säkerhetsklassificeras enligt finansministeriets anvisningar. Organisationen definierar själv materialets konkreta klassificering. I arkivbildningsplanen skall antecknas grunden för sekretess och sekretesstiden. Arkivbildningsplanen innehåller också anteckningar om vem som ansvarar för behandlingen och förvaringen av sekretessbelagda handlingar samt vem som beslutar om utlämnandet av sekretessbelagda uppgifter. I en manuell dokumentförvaltning inverkar informationssekretessen också på planeringen av förvaringsordningen, eftersom offentliga och sekretessbelagda handlingar skall förvaras skilt från varandra i delakter. I elektroniska system skall användningen av sekretessbelagda uppgifter regleras med åtkomsträttigheter. Slutresultat: en datasäkerhetsplan och en förteckning över åtkomsträttigheter Slutresultat av beaktandet av offentlighets- och sekretessynpunkter: arkivbildningsplanen innehåller uppgifter om organisationens offentliga och sekretessbelagda handlingar, grunderna för sekretess och sekretesstiden för sekretessbelagda handlingar en förteckning över åtkomsträttigheter gällande elektroniska material arkivbildningsplanen innehåller uppgifter om säkerhetsklassificerat och övrigt sekretessbelagt material samt ger anvisningar om informationens handläggningsfaser och stöder sålunda upprättandet av en datasäkerhetsplan.

9 Personuppgiftslagen 4. Utredande av personuppgiftskaraktären Förteckning över system som kräver registerbeskrivning 4. Utredande av personuppgiftskaraktären Förkunskaper För att reda ut om handlingarna innehåller personuppgifter behöver man följande förkunskaper: personuppgiftslagen (523/1999) och i särskilda fall speciallagstiftning vid bestämmandet av eventuella sekretesstider och grunder för sekretess för sekretessbelagda personuppgifter används i regel lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999) de existerande beskrivningarna av personregister och datasystem. I personuppgiftslagen talas om en god informationshantering 1, i vilken ingår principer som gäller behandlingen av personuppgifter, uppgifternas art, behandlingen av känsliga personuppgifter samt datasäkerhet. Beträffande god informationshantering är det viktigt att personuppgifterna skyddas, hanteringen av personuppgifter planeras på förhand, förvaringsvärdet bestäms samt att personuppgifter som blivit onödiga förstörs. Handlingarnas personuppgiftskaraktär (de register och datasystem som innehåller personuppgifter) samt processerna för behandlingen av personuppgifter reds ut i samband med inventeringen av information av handlingskaraktär. I detta sammanhang bestäms förvaringstiderna för personregistren utgående från eventuell speciallagstiftning som gäller registren, organisationens administrativa behov samt registrens datainnehåll. I arkivbildningsplanen antecknas beträffande registren och datasystemen uppgifter om huruvida registren och datasystemen innehåller personuppgifter och om uppgifterna är sekretessbelagda. Samtidigt uppgörs registerbeskrivningar eller alternativt uppdateras de befintliga beskrivningarna. Länkar Registerbeskrivningens datainnehåll [Dataombudsmannens byrå], finns endast på finska Slutresultat: en förteckning över system som kräver en registerbeskrivning Genom att man reder ut handlingarnas personuppgiftskaraktär i samband med utarbetandet av arkivbildningsplanen får man en förteckning över organisationens personregister, register som innehåller känsliga personuppgifter och deras sekretesstider. 1 I den svenskspråkiga översättningen av personuppgiftslagen har både hyvä tietojenkäsittelytapa och hyvä tiedonhallintatapa översatts med god informationshantering. Översättarens anmärkning.

10 Registreringsanvisning 5. Utredande av registreringsbehovet ABP: Ärendegrupper som skall registreras Diarieschema Registerförteckning 5. Utredande av registreringsbehovet Förkunskaper Som förkunskaper behövs: organisationens aktuella registreringspraxis och registreringsbehov rutiner som gäller organisationens elektroniska kommunikation och organisationens e-post samt eventuella utvecklingsbehov rörande dem arkivverkets föreskrifter och anvisningar som gäller diarieföring/registrering lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999) förordningen om offentlighet och god informationshantering i myndigheternas verksamhet (1030/1999), lagen om elektronisk kommunikation i myndigheternas verksamhet (13/2003) personuppgiftslagen (523/1999) Valtionhallinnon tietoaineistojen käsittelyn tietoturvallisuusohje (VM 23/01/2000) [Datasäkerhetsanvisning för statsförvaltningens informationsmaterial]; finns endast på finska 88_fi.pdf) I samband med inventeringen av information av handlingskaraktär utreds behovet av registrering. I arkivbildningsplanen skall antecknas skilt beträffande varje handlingsgrupp eller enstaka information av handlingskaraktär i vilket register ifrågavarande handling eller information eventuellt skall registreras. I arkivbildningsplanen antecknas också ärendegruppens signum i fråga om varje handling, som registreras i förvaltningsdiariet eller i ärendehanteringssystemet. Planeringen och utvecklingen av registreringen i samband med arkivbildningen är viktiga, eftersom man då kartlägger register, diarium, kataloger och förteckningar som organisationen upprätthåller eller använder utreder i vilka olika register information lagras och effektiverar ärendehanteringsprocesserna. På så sätt undviker man i enlighet med kraven om god informationshantering överlappande registrering och arkivering och säkerställer medborgarnas rätt att få aktuell information om de offentliga ärenden som organisationen handlägger och deras handläggningsfaser. Speciellt skall man utreda vilka ärenden som skall behandlas i ärendehanteringssystemet och vilka ärenden som ingår i andra datasystem eller i specialregister. Vid planeringen och utvecklingen av ärendehanteringssystemet utreds om ärenden som behandlas i specialregister kan behandlas i ärendehanteringssystemet eller om specialregister fortfarande behövs. Verkställandet av och metoderna för elektronisk kommunikation ställer särskilda krav på diarieföringen/registreringen. Ärendegrupperingen i diariets/ärendehanteringssystemets registerdel skall uppgöras så att den motsvarar uppgiftsgrupperingen i arkivbildningsplanen. För handlingar som registreras i samma ärendegrupp bestäms en enhetlig förvaringstid. Information av handlingskaraktär som förvaras endast en viss tid kan förstöras efter att förvaringstiden har löpt ut utan att någon särskild plockgallring av handlingarna måste göras. I planeringen av registreringen skall man beakta offentlighets- och sekretessynpunkterna samt skyddet av känsliga personuppgifter, varför registrets olika fält vid behov måste kunna täckas och tillgängligheten till handlingar som ingår i systemet skall kunna begränsas. Det förutsätter att åtkomst- och hanteringsrättigheterna bestäms samt att användningen och hanteringen kan kontrolleras i tillräcklig grad. Av arkivbildningsplanen framgår de sekretessbelagda och känsliga personuppgifter som ingår i ärendegrupperna. Ifall ytterst hemliga (säkerhetsklass I) eller hemliga uppgifter (säkerhetsklass II) samt sekretessbelagda personuppgifter registreras, används för dem ett särskilt hemligt register (diarium). Registrets minimiinformationsinnehåll skall motsvara kraven gällande diarieföring och registrering i arkivverkets föreskrifter och anvisningar. Då kan man trygga att i registret införd information av handlingskaraktär är användbar också i handlingarnas historiska skede och är oberoende av eventuella variationer i informationens fysiska form. Handlingsregistret skall fungera som förteckning över informationen av handlingskaraktär under hela dess livscykel.

11 Slutresultat: ärendegrupper som skall diarieföras/registreras samt diarieschema och registerförteckning Som slutresultat har arkivbildningsplanen och diarieschemat en enhetlig uppgifts- och ärendegruppering får man från arkivbildningsplanen förteckningar över organisationens datasystem och systemens och registrens informationsinnehåll i enlighet med bestämmelserna i offentlighetslagen är det lätt att med hjälp av uppgifterna som ingår i arkivbildningsplanen lägga upp och upprätthålla datasystembeskrivningar i enlighet med bestämmelserna i offentlighetslagen och registerbeskrivningar i enlighet med personuppgiftslagen visar arkivbildningsplanen sambandet mellan olika datasystem, varvid överlappande registrering kan undvikas.

12 Arbetsordning 6. Fastställande av personer som Antecknas i ABP Lagar och förordningar ansvarar för handlingarnas förvaring i det aktiva skedet och fastställande av förvaringsplats 6. Fastställande av personer som ansvarar för handlingarnas förvaring i det aktiva skedet och fastställande av förvaringsplats Förkunskaper Som förkunskaper behövs organisationens arbetsordning gällande de ansvariga personerna organisationens datasystem organisationens arkivutrymmen och lagar och förordningar. En god informationshantering förutsätter att handlingarnas och datamaterialens tillgänglighet garanteras. Det här uppnås genom att handlingarnas och datamaterialens fysiska förvaringsplats antecknas i arkivbildningsplanen. På samma sätt förutsätter offentlighetsförordningen att organisationen fastställer beslutanderätten som gäller utlämnande av handlingar. Därför utser organisationen de personer som ansvarar för förvaringen av handlingarna i deras aktiva skede och som beslutar om bl.a. utlämnandet av sekretessbelagda uppgifter. I arkivbildningsplanen antecknas beträffande varje handlingsgrupp vilken arbetsenhet som arkiverar originalhandlingen. På så sätt samlas inte duplikat av handlingar i arbetsrummen när man vet vilken arbetsenhet/funktionär/anställd som är ansvarig för arkiveringen av handlingarna. Samtidigt undviker man att onödiga kopior placeras i slutarkivet. Ansvaret för överlåtelsen av en handlingsgrupp är förknippad med tjänsteställningen eller befattningen, inte med person. Slutresultat Som slutresultat av den här åtgärden har de ansvariga personerna och förvaringsplatserna fastställts och uppgifterna antecknats i arkivbildningsplanen.

13 @ Medier som används: 7. Livscykeln och dess inverkan på ABP: förvaringsformer hårddisk valet av förvaringsform för i olika skeden av on-line massminne information av handlingskaraktär@ livscykeln (optiska skivor bandrobotar) konverteringsplan off-line massminnen COM plan för hanteringen av papper hierarkisk lagring 7. Livscykeln och dess inverkan på valet av förvaringsform för information av handlingskaraktär Förkunskaper Som förkunskaper behövs: arkivverkets föreskrift och anvisning om hantering av informationssystem och -material i elektronisk form ( , KA 126/40/01, ) arkivverkets förteckning över arkivbeständiga material och metoder, ( de förvaringsmedel och utrymmen som organisation använder för informationsmaterial. Livscykeln för information av handlingskaraktär börjar från sammanställandet eller mottagandet av informationen och slutar efter olika handläggningsfaser antingen i utgallringen av informationen efter att förvaringstiden löpt ut eller i att informationen förvaras varaktigt. I praktiken fastställs informationens livscykel och dess behandlingsskeden under beskrivningen av processerna och uppgifterna. Livscykeln för information av handlingskaraktär indelas i ett aktivt skede, ett passivt skede och ett historiskt skede. Information som skall förvaras varaktigt övergår i ett historiskt skede. Förvaringsformen för information av handlingskaraktär kan variera under livscykeln. Information som ingår i elektroniska datasystem eller register skrivs ofta ut på papper eller mikrofilm för långvarig förvaring. När man planerar vilken förvaringsform som skall användas, skall man beakta att registren fungerar som förteckningar över den information av handlingskaraktär som ingår i dem under hela livscykeln. Förvaringsformerna för information av handlingskaraktär, ändringar i förvaringsformerna under livscykelns olika skeden och tidpunkterna för ändringarna antecknas i arkivbildningsplanen. Slutresultat: en plan för hanteringen av hierarkisk lagring och en konverteringsplan Som slutresultat visar arkivbildningsplanen förvaringsformerna för datamaterialet av handlingskaraktär i livscykelns olika skeden samt beskriver de åtgärder som ansluter sig till ändringar av förvaringsformerna.

14 Gallringsnormen 8. Fastställande av ABP: förvaringstider Speciallagar förvaringstider 8. Fastställande av förvaringstider Förkunskaper Som förkunskaper behövs: arkivverkets gallringsbeslut normen rörande gallring och utgallring av statsförvaltningens handlingar ( , KA 216/40/03), i vilken bestäms vilken av den information av handlingskaraktär som allmänt samlas vid skötseln av allmän förvaltning, ekonomi- och personalförvaltning samt i organisationens huvudfunktioner (administrativ korrespondens, datateknik, kartor och teckningar, audiovisuella upptagningar) och som inte skall förvaras varaktigt bokföringslagen (1336/1997) arkivverkets beslut om varaktig förvaring av bokföringsmaterial vid statens ämbetsverk och inrättningar , KA 122/43/2005 statskontorets föreskrift om förvaringstider för bokföringsmaterial (122/03/2005) bestämmelser om förvaringstider som ingår i speciallagstifning, t.ex. föreskrifter om bouppteckningars förvaring (lag om ändring av 20 kap. ärvdabalken 733/ a), utgallring av uppgifter ur befolkningsdatasystemet (befolkningsdatalagen 507/1993 7, befolkningsdataförordningen 886/ ), utplånande av uppgifter ur straffregistret (straffregisterlagen 770/ ) och utplånande av uppgifter ur Brottspåföljdsverkets personregister (lagen om behandling av personuppgifter vid verkställighet av straff 422/ ). En god informationshantering förutsätter att organisation bedömer vilken betydelse dess handlingar och uppgifter som lagras i organisationens datasystem har. I praktiken betyder det att man bedömer förvaringsvärdet (förvaringstidens längd) för information av handlingskaraktär. Utgångspunken för värdebestämningen är att skilja central och betydelsefull information från mindre viktig och betydelselös information. Fastställandet av förvaringstider och utgallringen av datamaterial som blivit obehövliga är viktiga för användbarheten samt med tanke på kostnaderna för förvaring och användning. På fastställandet av förvaringstider för information av handlingskaraktär inverkar i första hand hur länge uppgifterna behövs i organisationens verksamhet. En organisation som utarbetar en arkivbildningsplan är förtrogen med författningar och föreskrifter som gäller inom dess verksamhetssektor samt hur de inverkar på förvaringsbehovet för information av handlingskaraktär för att rättsskyddet skall kunna tryggas. Vidare måste man beakta de gällande förvaringstiderna för organisationens handlingar och arkivverkets allmänna anvisningar. Fastställandet av förvaringstider för information av handlingskaraktär är beroende av ärendenas behandlingstider, organisationens verksamhetsrutiner, extern och intern kontroll och uppföljning, datasäkerhet och dataskydd, styrningen och statistikföringen inom den offentliga förvaltningen, individernas och samfundens rättsskydd samt informationens betydelse för forskningen. Värdebestämningen bör göras enligt ärendegrupp så att handlingar som gäller samma uppgifter förvaras lika länge. Med ärendenas behandlingstid avses den tid under vilken ärendena är anhängiga och innefattar även besvärstiden och tiden för överklagande. Ärenden som tidigare beslutats och avgjorts kan ofta användas senare i beslutfattandet och i verksamheten. Externa och interna inspektörer av verksamhet och ekonomi kan behöva olika handlingar för att utreda och granska verksamhetens ändamålsenlighet samt för att kontrollera att medlen använts på rätt sätt. Eventuella missbruk kan påvisas med hjälp av information av handlingskaraktär. Statistik som gäller organisationens verksamhet används bl.a. i resultatförhandlingar, i verksamhets- och ekonomiplaner samt i verksamhetsberättelser. För att individens rättskydd skall kunna garanteras skall filer som gäller bl.a. pensionsförmåner, äganderätt samt hälso- och sjukvård förvaras tillräckligt länge. Också samfundens rättskydd skall kunna garanteras. Det är även viktigt att organisationen bedömer vilken betydelse informationen av handlingskaraktär har för forskningen. Man skall sträva efter att fastställa konkreta förvaringstider för varje grupp av handlingar så att handlingar som förvaras endast en viss tid enkelt och behändigt skall kunna utgallras och förstöras. I arkivbildningsplanen antecknas hur länge handlingarna förvaras i arbetsrummen samt handlingarnas totala förvaringstider. I arkivbildningsplanen antecknas beträffande varje grupp av handlingar de författningar, föreskrifter eller regler som förvaringstiderna grundar sig på. Det lönar sig att låta organisationens jurist granska förvaringstiderna. Uppgifter som skall förvaras varaktigt belyser organisationens utvecklingsskeden, principer och rutiner i verksamheten och i beslutfattandet, uppnådda resultat samt personal. Syftet är att förvara varaktigt centrala helheter som beskriver detta. Överlappande förvaring av samma uppgifter skall undvikas. Varaktigt förvaras cirka procent av en organisations

15 information av handlingskaraktär. Angående de uppgifter som arkivverket har beslutat att skall förvaras varaktigt antecknas som grund för förvaringstiden en hänvisning till arkivverkets beslut. I arkivbildningsplanen skall beträffande varje handlingsgrupp anges årstillväxten av handlingar inom ifrågavarande grupp. Slutresultat: förvaringstider i arkivbildningsplan Som slutresultat har konkreta förvaringstider och grunderna för förvaringstiderna angetts för information av handlingskaraktär som samlas som ett resultat av organisationens verksamhet har förvaringstiderna angetts dels för det aktiva skedet (förvaringstiden i arbetsrummet), dels den totala förvaringstiden framgår handlingsgruppernas årstillväxt av arkivbildningsplanen.

16 9. Förvaringsordning ) Antecknas i ABP 9. Förvaringsordning En god informationshantering förutsätter att handlingarnas tillgänglighet och användbarhet kan säkerställas i de olika skedena av handlingarnas livscykel. Med planeringen av förvaringsordningen garanteras också att de handlingar som inte registreras kan hittas snabbt och lätt. I arkivbildningsplanen antecknas vilka handlingar som arkiveras i samma grupp (serie) och i hurudan ordning handlingarna inom varje grupp (serie) arkiveras. När förvaringsordningen bestäms skall handlingarnas förvaringstid och eventuella sekretesstid beaktas. Man bör sträva efter att förvara de handlingar som skall förvaras varaktigt och de som utgallras efter en viss tid i egna grupper och att hålla sekretessbelagda handlingar skilt från offentliga, då det är möjligt. Handlingarna arkiveras inom gruppen antingen i formell, dvs. kronologisk, alfabetisk, numerisk eller geografisk ordning, eller i en ordning som grundar sig på sakinnehåll. Diarium eller register styr arkiveringen av handlingar som registrerats i dem, dvs. handlingarna arkiveras i diarie- eller registernummerordning. När handlingar förvaras enligt informationsinnehåll (sakinnehåll) som bestäms enligt uppgifterna blir tillgängligheten och användbarheten bättre och effektivare (sakakter). Vid arkivering av pappersbaserade sakakter skall arkiveringen planeras så att det i samma grupp arkiveras endast information av handlingskaraktär som har samma förvaringstid. Då kan handlingar som förvaras en viss tid lätt förstöras utan att man retroaktivt behöver utgallra enskilda handlingar. Om sakakterna innehåller sekretessbelagda handlingar förvaras dessa handlingar som delakter i sakakten, varvid de sekretessbelagda handlingarna lätt kan skiljas från de offentliga handlingarna. I en elektronisk omgivning framhävs också betydelsen av enhetligheten mellan systemets ärendegruppering och arkivbildningsplanens uppgiftsgruppering, eftersom man med hjälp av dem kan utgallra handlingar på ett ändamålsenligt sätt. Om handlingar och uppgifter skrivs ut från datasystemet för varaktigt förvaring skall utskrifts- och förvaringsordningen, tidpunkterna för när utskrifterna skall tas samt ansvaret för utskrifterna bestämmas. Slutresultat Som slutresultat hittas organisationens information av handlingskaraktär enkelt och utan besvär är gallringen av information av handlingskaraktär lätt att verkställa har offentliga och sekretessbelagda handlingar skiljts åt från varandra har behovet av utskrifter av handlingar och information av handlingskaraktär för varaktig förvaring avgjorts.

17 Skyddsanvisning 10. Fastställande av skyddsklass ABP: skyddsklassificering skyddsplan återhämtnings- och beredskapsplan för databehandlingen 10. Fastställande av skyddsklass Förkunskaper Som förkunskaper behövs: Arkivverkets anvisning om skydd av handlingar i undantagsförhållanden En god informationshantering förutsätter att informationens användbarhet och förvaring är tryggad i krissituationer och undantagsförhållanden. I detta syfte fastställs skyddsklasser för information av handlingskaraktär och de antecknas i arkivbildningsplanen. Handlingarna delas i tre klasser utgående från användningsbehov och säkerhetssynpunkter: handlingar som är nödvändiga för den fortsatta verksamheten handlingar som bör skyddas med tanke på forskningen eller av juridiska eller ekonomiska skäl övriga handlingar. Handlingar som är nödvändiga för den fortsatta verksamheten härleds från de lagar, bestämmelser och administrativa direktiv som styr varje organisations verksamhet. Med handlingar som hör till klass ett tryggas basfunktionerna i undantagsförhållanden. I undantagsförhållanden flyttas handlingar från kontorsutrymmena i säkerhet och i evakueringsskedet evakueras handlingar som tillhör denna grupp först. Om handlingar som hör till skyddsklass två är placerade i slutarkivet så som anvisningarna förutsätter, kräver de inga åtgärder i undantagsförhållanden, såvida man inte under krigstillstånd (i krissituationer) blir tvungen att flytta dem till annan plats. Skyddet av handlingar som hör till skyddsklass tre kräver inga specialåtgärder i undantagsförhållanden. Handlingarnas placering i ovannämnda klasser kan variera beroende på ålder och eventuell giltighetstid. Vid upprättandet av skyddsplanen bör man beakta att arkivet kan innehålla handlingar och filer som är viktiga för rikets eller enskilda individers säkerhet och i fråga om vilka datasäkerheten särskilt måste beaktas. Då det gäller de allra viktigaste uppgifterna skall man avgöra om det eventuellt finns behov av säkerhetskopiering för att trygga dem. När det gäller elektroniska material hänför sig skyddsklassen till tryggandet av materialets användbarhet. Med hjälp av skyddsklassificeringen kan viktiga delar av det elektroniska materialet avskiljas och deras beständighet kan med datatekniska metoder tryggas på ett bättre sätt än då det gäller andra material. I nuvarande förhållanden är det emellertid skäl att skydda ett viktigt datasystem i sin helhet och då också beakta upprätthållandet av systemets funktioner. För det elektroniska materialets del planeras i praktiken säkerhetskopiering av kritiskt viktiga datamaterial. I en elektronisk omgivning förbereder man sig för skadorna med en återhämtningsplan och för undantagsförhållanden med en beredskapsplan. Länkar: Statsrådets principbeslut om informationssäkerheten inom statsförvaltningen (FM 0024:00/02/99/1998) Se också Allmän anvisning om datasäkerhetsarbetet vid statliga myndigheter, VAHTI 1/2001 Slutresultat: skyddsklassificering och en skyddsplan Som slutresultat har i arkivbildningsplanen antecknats uppgifter om handlingarnas och informationens skyddsklass och en återhämtningsplan och beredskapsplan för datahanteringen då det gäller information av handlingskaraktär.

18 ABP uppgiftsgruppering 11. Utarbetande av arkivschema ABP: signum i arkivschemat Arkivschema 11. Utarbetande av arkivschema Förkunskaper Som förkunskaper behövs arkivbildningsplanens uppgiftsgruppering och ett diarieschema. En god informationshantering förutsätter att användbarheten beträffande information av handlingskaraktär skyddas och säkerställs under informationens hela livscykel. Förtecknandet och arkiveringen av handlingarna planeras så att handlingar som förvaras en lång tid (över 10 år) eller varaktigt kan användas lätt och behändigt. I praktiken betyder det att datamaterial som skall förvaras en lång tid eller varaktigt avskiljs i arkivbildningsplanen och att man gör upp ett arkivschema, som styr hanteringen av dem i slutarkivet. Arkivschemat följer uppgiftsgrupperingen i arkivbildningsplanen. I arkivbildningsplanen antecknas ett arkivsignum för varje handlingsgrupp som ingår i arkivschemat. Arkivschemat skall avspegla den kontext, inom vilken handlingen har upprättats eller där den placerats med hänsyn till sin uppgift (proveniensprincipen). Arkivschemat är en direkt fortsättning på uppgiftsgrupperingen i arkivbildningsplanen och på ärendegrupperingen i diariet. Den senare är en delmängd av den förra. Endast när ett gammalt arkiv ställs i ordning är det motiverat att använda det s.k. ABC-schemat. I ett elektroniskt system kan arkivschemat härledas från arkivbildningsplanens informationsinnehåll. Slutresultat: signum i arkivschemat och ett arkivschema Som slutresultat ett arkivschema som följer arkivbildningsplanens uppgiftsgruppering.

19 12. Godkännande och ibruktagande Arkivbildningsplan av arkivbildningsplanen 12. Godkännande och ibruktagande av arkivbildningsplanen En färdigställd arkivbildningsplan godkänns i enlighet med organisationens egna rutiner för beslutsfattande. Planen sänds som en framställan om förvaringstider till arkivverket, som beslutar om varaktig förvaring av organisationens handlingar och deras slutliga förvaringsformer. Om arkivverket i sitt gallringsbeslut gör ändringar i de föreslagna förvaringstiderna och -formerna antecknas dessa i arkivbildningsplanen. Inom organisationen informeras därefter effektivt om arkivbildningsplanen och utbildning i användningen arrangeras. I utbildningen går man noggrant igenom ansvarsfördelningen och de anvisningar som gäller arkivbildningsplanen. Varje anställd följer arkivbildningsplanen till de delar som gäller de egna arbetsuppgifter. Slutresultat: en arkivbildningsplan Som slutresultat har organisationen en arkivbildningsplan som fungerar som ett dagligt arbetsredskap och som innehåller organisationens totala information av handlingskaraktär och som personalen är förtrogen med och kan tillämpa tillämpas arkivverkets gällande beslut om varaktig förvaring av handlingar undviker man att arkivet behöver ordnas i efterhand kan obehövligt material gallras och förstöras effektivt och på rätt tidpunkt.

20 13. Fastställande av arkivbildningsplanens förvaring 13. Förvaring av arkivbildningsplanen Arkivbildningsplanen är en handling som skall förvaras varaktigt. Allra enklast uppgörs arkivbildningsplanen på arkivbeständigt papper och arkivbildningsplanens förvaringsplats antecknas i arkivförteckningen. Om arkivbildningsplanen upprätthålls elektroniskt, tas vid ändringar en pappersutskrift för varaktig förvaring. Ändringstidpunkten dokumenteras. Eftersom arkivbildningsplanen uppdateras kontinuerligt är det ändamålsenligt att en arkivutskrift av arkivbildningsplanen tas 1-5 gånger om året samt vid eventuella större ändringar. Arkivbildningsplanen kan publiceras i organisationens intranät, varvid den är tillgänglig för alla anställda. Rätt att bearbeta och uppdatera arkivbildningsplanen har endast en för denna uppgift utsedd person. Om arkivbildningsplanens informationsinnehåll lagras i ett datasystem, kan uppgifterna till denna del åtminstone i det aktiva skedet förvaras som en del av organisationens elektroniska informationssystem.

21 14. Upprätthållande av arkivbildningsplanen 14. Upprätthållande av arkivbildningsplanen Arkivbildningsplanen skall vara uppdaterad. Utarbetandet eller uppdateringen av arkivbildningsplanen är inte ett projekt av engångsnatur, utan ansvaret för dess upprätthållande skall fastställas och betraktas som en del av organisationens dagliga verksamhet. I annat fall lämnas en del av informationen av handlingskaraktär utanför hanteringssystemen för information av handlingskaraktär och informationshanteringen blir godtycklig. Varje process som handhar information av handlingskaraktär skall därför sörja för att informationen och informationshanteringen upptas i arkivbildningsplanen. På så sätt säkerställs att dokumentförvaltningen täcker organisationens hela informationskapital och att det hanteras på ett hållbart och planmässigt sätt. Slutresultat: en god informationshantering Som slutresultat följer organisationen arkivlagen och förverkligar god informationshantering i sin verksamhet Se (finns endast på finska).