GRUNDKURS I DOKUMENTHANTERING OCH ARKIVFUNKTION

Transkript

1 GRUNDKURS I DOKUMENTHANTERING OCH ARKIVFUNKTION Tid: Plats: Föreläsare: Statens ämbetshus, auditorium Präntöö, Wolffskavägen 35, Vasa Karin Gref, forskare, Riksarkivet Jussi Jääskeläinen, överinspektör, Vasa landsarkiv Elina Nurminen Spett, konservator, Vasa landsarkiv, forskare, Vasa landsarkiv PROGRAM Tisdag Modul 1 Grunderna för dokumenthantering och arkivfunktion Den första modulen har som mål att presentera centrala begrepp, kännetecken och funktioner som anknyter till hanteringen av handlingar och dokumentinformation. Modulen fungerar som en inledning till de följande modulerna. Vi behandlar ämnet översiktligt och ger riktlinjer. Till dokumenthanteringen och arkivfunktionen kopplas olika perspektiv, skyldigheter och roller (en på lagstiftning baserad verksamhetsmiljö, offentlighet, behandling av personuppgifter, dataskydd etc.), vilka behandlas översiktligt. I de följande modulerna görs bara hänvisningar till det som behandlats i modul 1, medan huvudvikten läggs på planering av dokumenthanteringen och arkivfunktionen samt praktiska tillämpningar. Efter genomgången modul 1 skall kursdeltagaren känna till skillnaden mellan dokumentär information och övrig information de mest centrala uppgifterna inom informationshanteringen och dokumenthanteringen de viktigaste lagarna som inverkar på verksamhetsmiljön uppgifter, ansvarsområden och förpliktelser inom dokumenthanteringen och arkivfunktionen som är av central betydelse för arkivverket och den egna organisationen vad god informationshantering innebär, mål, förpliktelser och innehåll regelverket för dokumenthanteringen och arkivfunktionen mål och skyldigheter avseende offentlighet och datasekretess kraven på dataskydd och delområden inom dataskyddet

2 Inledning och presentation av kursdeltagarna Forskare Grunderna för dokumenthantering och arkivfunktion arkivbranschens kunnande, arbetsplatser och titlar speciella kännetecken för dokumentinformation, dess betydelse och en handlings livscykel begrepp inom dokumenthantering och arkivfunktion arkivverkets och myndigheternas roller, ansvar och uppgifter god informationshantering Kaffe Handlingars offentlighet offentlighetslagstiftningens centrala innehåll Jussi Jääskeläinen Dataskydd och informationssäkerhet centralt innehåll i dataskyddslagstiftningen centralt innehåll i förordningen om informationssäkerhet informationssäkerhetens mål, delområden och ansvar krav på informationssäkerhet och praktiska åtgärder för att säkerställa informationssäkerhet Lunch Gallring och utgallring av handlingar Jussi Jääskeläinen Kaffe Föregående tema fortsätter Onsdag Modul 2 Planering av dokumenthantering och arkivbildning Modul 2 har som mål att visa på arkivbildningsplanens och annat dokumentärt informationsmaterials betydelse som styrinstrument och på deras inbördes samband i organisationens dokumenthantering. Genom föreläsningar och övningsuppgifter går vi i detalj igenom innehållet i en arkivbildningsplan och dess tillkomst. Vi bekantar oss också med registreringen av dokumentär information i ett

3 ärendehanteringssystem. Modulens centrala tema är den dokumentära informationens livscykel. Efter genomgången modul 2 skall kursdeltagaren behärska den dokumentära informationens livscykel och förstå dess olika skeden och vilka krav som kan ställas känna till styrmedlen för dokumentär information och förstå de inbördes relationerna mellan dessa förstå betydelsen av arkivbildningsplanen och känna till vilket informationsinnehåll denna bör ha känna till betydelsen av att verksamhetsprocesser och dokumentprocesser kartläggs förstå offentlighets- och sekretessfrågor samt kunna ta personuppgifternas karaktär i beaktande i arkivbildningsplanen i samarbete med andra kunna fastställa förvaringstiderna, förvaringsordningen, förvaringsformen och förvaringsplatsen för dokumentär information förstå registreringens betydelse för ärendehanteringen förstå speciella frågeställningar vad gäller information som förvaras i elektronisk form Dokumentinformationens styrinstrument Forskare Karin Gref Kaffe Upprättande av en arkivbildningsplan definition av organisationens uppgifter, de verksamhetsprocesser som hör till uppgifterna samt dokumentprocesser registrering av handlingar demonstration av ett ärendehanteringssystem offentlighetsfrågor och hantering av personuppgifter bestämning av förvaringstider arkiveringsordning/förvaringsordning förvaringsform ansvarsfrågor skyddsklass arkivsignum övningsuppgift Karin Gref Lunch Föregående tema fortsätter Kaffe Föregående tema fortsätter

4 Torsdag Modul 3 Säkerställande av att handlingar bevaras och är tillgängliga Den tredje modulen har som mål att lyfta fram nyttan med en ändamålsenlig förvaring och hantering av handlingar som ska förvaras lång tid eller förvaras varaktigt. Vi ser på hanteringen både ur ett rationalitetsperspektiv, med avseende på arkivbildarens verksamhet, och med tanke på det dokumentära kulturarvet. Angreppssättet är pragmatiskt och kryddat med praktiska exempel. I modulen går vi igenom de åtgärder som säkerställer att handlingarna är tillgängliga och bevaras under det passiva skedet i handlingarnas livscykel. Det betyder att arkivbildarens handlingar skall förtecknas, och vid behov ordnas och iståndsättas, inför leverans till ett slutarkiv. Då arbetet görs systematiskt står de resurser som reserverats för verksamheten i proportion till fördelarna handlingarna är lätta att hitta och hanteringen (användning, gallring, utgallring, leverans) sker smärtfritt. När vi behandlar teman som direkt rör bevarande och tillgänglighet (användning av dokumentmallar och standarder vid upprättandet av handlingar) kommer vi att hänvisa till teman som rör tidigare skeden i en handlings livscykel. Undervisningens primära mål är dock att kursdeltagaren i första hand skall behärska de mera omfattande grundbegrepp och definitioner som behandlats i de föregående modulerna. Efter genomgången modul 3 skall kursdeltagaren kunna ta anvisningar och standarder i beaktande när handlingar skapas och se till att kriterierna för varaktig förvaring uppfylls ordna och förteckna handlingar enligt det uppgiftsbaserade arkivschemat och principerna för förtecknande skydda och etikettera handlingarna och sammanföra dem i arkivkartonger så att förvaringen och tillgängligheten tryggas förvara och hantera handlingar i enlighet med arkivtekniska anvisningar och dataskyddsanvisningar ta miljöskydd, dataskydd och datasäkerhet i beaktande vid utgallring av handlingar samt kunna upprätta en gallringsförteckning överföra och ta emot handlingar enligt anvisningarna för överlåtelse, leverans, förvaring och märkning ordna material som är i oordning eller återställa materialet i ursprunglig ordning identifiera ett konserveringsbehov och kunna vidta ändamålsenliga åtgärder

5 Förutsättningar för bevarandet av analoga handlingar förvaringsformer och förvaringssätt arkivbeständighet Konservator Elina Nurminen Spett Kaffe Arkivlokaler krav på arkivlokaler Elina Nurminen Spett Placering av handlingar i slutarkiv slutarkivets uppgifter hantering av handlingar, skydd och utgallring Lunch Ordnande av arkiv kartläggning och inventering retroaktiv gallring rengöring och iståndsättning skyddad förvaring och etikettering Förtecknande och beskrivande av arkiv Kaffe Överföring av handlingar till arkivverket/kommunens centralarkiv syftet med överförandet av arkiv begränsning av det material som ska överföras förberedande arbeten inför leveransen uppgörande av leveransreversal arkivleverans Repetitionsförhör Arkivutbildning och arkivexamina Utvärdering och avslutning